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D.:SAJ!ROLLOCO~PORATIVO

"MANUAL INTERNO DEL SISTEMA DEADMINISTRACiÓN DE BODEGAS"

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RESOLUCiÓN N" O O 3

HOJA 1 d. 20

OTHÓN ZEVALLOS MORENO,

GERENTE GENERAL DE LA EMPRESA PÚBLICA METROPOLITANA DE AGUAPOTABLE Y SANEAMIENTO

CONSIDERANDO:Que,

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el 16 de abril de 2010, el Concejo Metropolitano de Quito, aprobó la Ordenanza'Metropolitana No. 0309, publicada en el Registro Oficial No. 186, de 5 de mayo de2010, a través de la cual se crean las empresas públicas metropolitanas, entre ellas, la"Empresa Pública Metropolitana de Agua Potable y Saneamiento~

el artículo 3, numerales 3 y 6, de la Ley Orgánica de Empresas Públicas, dispone queéstas se rigen, entre otros, por los principios de eficiencia, rentabilidad, preservación ycontrol de la propiedad estatal y empresarial pública;

las Normas de Control Interno para las Entidades, Organismos del Sector Público yPersonas Jurídicas de Derecho Privado que dispongan de Recursos Públicos,expedidas mediante Acuerdo No. 039-CG de la Contraloría General del Estado,publicadas en el Supiemento del Registro Oficial No. 87, del 14 de diciembre de 2009,de manera especial los códigos 406-04, 406-05, 406-06, 406-07, 406-10 Y 406-11,regulan lo relativo a la Administración de Bienes;

es necesario mejorar el sistema de administración, custodia, entrega y control de losbienes de la Empresa, implementando una adecuada gestión de las bodegas;

para mantener el stock de bienes en las bodegas, que pemita proveer al área operativade la Empresa, se requiere el instrumento que nome sus actividades;

la Empresa requiere establecer canales de comunicación entre las bodegas centrales,las periféricas, y entre éstas; y, las gerencias de área, con el propósito de optimizar eluso de los recursos;

es indispensable implementar un sistema de administración de bodegas que mantengapermanentemente un correcto flujo operacional;

En ejercicio de las atribuciones conferidas por los artículos 11, numeral 8, de la Ley Orgánicade Empresas Públicas; 16 inciso segundo y 20 literales b y 1,de la Ordenanza MetropolitanaN° 301, sancionada el 4 de septiembre de 2010; y, 12, literal h, del Reglamento OrgánicoFuncional de la Empresa,

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RESUELVE:HOJA 2 d. 20

Expedir el siguiente MANUAL INTERNO DEL SISTEMA DE ADMINISTRACiÓN DE80DEGAS

CAPITULO I

OBJETO Y AMBITO DE APLICACiÓN

Art. 1. OBJETO

El presente Manual establece el sistema de administración de bodegas por el que sedeterminan los procedimientos de custodia, almacenamiento, entrega y control de lasexistencias de bienes, materiales, suministros, repuestos e insumas; asi como el ingreso demaquinaria, equipo y demás bienes muebles que se utilizan en el desarrollo de las actividadesde la Empresa.

Art. 2. AMBITO DE APLICACiÓN

Las disposiciones contenidas en el presente Manual, regulan tanto, las actividades decustodia, almacenamiento, entrega y control de los bienes, materiales, suministros, repuestose insumas de la Empresa, desarrolladas por el Departamento de Abastecimientos, a través dela Unidad de Bodegas, como el ingreso, transferencia y egreso de estos, según losrequerimientos de las diferentes áreas.

CAPITULO 11

DE LA ORGANIZACiÓN Y FUNCIONES DE LOS RESPONSABLES DE LAS BODEGAS YALMACENES

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Art. 3. DE LA ORGANIZACiÓN DE BODEGAS

La Gerencia de Administración y Gestión del Talento Humano, a través del Departamento deAbastecimientos y de la Unidad de Bodegas, son los responsables de la administración,custodia, entrega y control de los bienes, materiales, suministros, repuestos y/o insumas de laEmpresa. La Unidad de Bodegas está conformada por: Bodega Central, Almacenes yBodegas. Periféricas de Unidades Operativas, de plantas de tratamiento, de suministros y deconexiones domiciliarias, y cuya organización se describe a continuación:

a) La Bodega Central se encuentra ubicada en el Sector de la Chorrera, en la avenidaOccidental y prolongación de la avenida Mariana de Jesús; está organizada enalmacenes por tipo de material, desde los que se realiza la transferencia de losbienes, materiales, suministros, repuestos y/o insumas a las diferentes bodegasperiféricas, en horario de 08hOOhasta las 16h30, de lunes a viernes.

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b) Los Almacenes se encuentran ubicados en la Bodega Central, funcionan de maneraindependiente, y se encuentran organizados de acuerdo a la clasificación,organización y estandarización de los bienes, materiales, suministros, repuestos y/oinsumos que custodian, tal como se describe a continuación:

1. Almacén 111.- uniones mecánicas, válvulas, bridas, hidrantes y tapas.2. Almacén 112.- cemento, productos químicos y papel filtro.3. Almacén 113.- bienes o materiales que se encuentran obsoletos, ínservibles o

que se han dejado de usar y se mantienen para ejecutar el proceso deenajenación o baja.

4. Almacén 114.- bienes y materiales para la reparación de las conexiones deagua potable.

5. Almacén 115.- bienes y materiales para el mantenimiento de equiposespecíficos de construcción de pozos.

6. Almacén 116.- bienes y materiales que son ingresados y entregadosinmediatamente a los usuarios finales, como son los bienes de larga duración(activos fijos), o los bienes que por su naturaleza deben ser instaladosdirectamente en los proyectos que mantiene la Empresa.

7. Almacén 118.- tuberia de honmigón, PVC y materiales para alcantarillado.8. Almacén 119.- tubería de acero y piezas especiales de acero.9. Almacén 120.-lubricantes10. Almacén 121.- suministros, materiales, uniformes, y equipos de protección para

el personal.

c) Las Bodegas periféricas de Unidades Operativas se encuentran distribuidas en lasdiversas dependencias e instalaciones de la Empresa, dentro del DistritoMetropolitano de Quito; en ellas se custodian, almacenan, entregan y controlanbienes, materiales, suministros, repuestos e insumos, para la reparación deconexiones domiciliari~s, redes de agua y alcantarillado de manera descent:alizadaen el DMQ, en horano de 07hOO hasta las 19hOO, de lunes a Viernes, sabados,domingos y días feriados, de 08hOOhasta las 16hOO, los 365 días del año.

Se encuentran distribuidas físicamente de la siguiente manera:

1. Bodega Sur.- Ubicada en el Pasaje S/N y avenida Alpahuasí; interior de laUnidad Operativa Sur de la Gerencia de Operaciones.

2. Bodega Centro.- Ubicada en la calle Niño de Balderrama y avenida Mariana deJesús; interior de la Unidad Operativa Centro de la Gerencia de Operaciones.

3. Bodega Norte.- Ubicada en las calles Juan Barrezueta y Juan de Céliz esquina;interior de la Unidad Operativa Norte de la Gerencia de Operaciones.

4. Bodega Sur Rural.- Ubicada en las calles el Cisne y San Juan de Dios,esquina; Sector Mirasierra-EI Tingo; interior de la Unidad Operativa SurOrientales de la Gerencia de Operaciones.

5. Bodega Norte Rural.- Ubicada en la calle Las Semillas y Panamericana Nortesector Calderón, interior de la Unidad Operativa Parroquias Norte de laGerencia de Operaciones.

6. Bodega Centro Rural.- Ubicada en la calle Gaspar de Carvajal sector Tumbaco;interior de la Unidad Operativa Parroquias Orientales de la Gerencia deO erac/ones.

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7. Bodega Noroccidente.- Ubicada en las calles Manuel Jordán e Independenciasector Pomasqui.

8. Bodega Mica Quito Sur.- Ubicada en la avenida Mariscai Sucre s/n sector deFundeporte-Chil/ogallo.

d) Las Bodegas periféricas de plantas de tratamiento se encuentran ubicadas en lasplantas de tratamiento de agua potable, en las que se almacena, custodia, entregay controla bienes, materiales, suministros, insumas y repuestos, en horario de07hOOhasta las 15h30, de lunes a viemes.

Se encuentran distribuidas fisicamente de la siguiente manera:

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1. Bodega Bel/avista en la que se almacena, custodia, entrega y controla bienes,materiales, suministros, insumos y repuestos necesarios para la operación dela Planta de Tratamiento de Bellavista, y para el mantenimiento deConducciones y Captaciones, Sistema Papal/acta, Sistema Mica Quito Sur ylas generadoras de energía eléctrica.

2. Bodega El Placer en la que se almacena, custodia, entrega y controla bienes,materiales, suministros, insumos y repuestos necesarios para la operación dela Planta de Tratamiento de El Placer y los Sistemas Menores.

3. Bodega Puengasí en la que se almacena, custodia, entrega y controla bienes,materiales, suministros, insumos y repuestos necesarios para la operación delas Plantas de Tratamiento Puengasí y Conocoto; y, para el mantenimiento delSistema Pitatambo

4. Bodega El Troje en la que se almacena, custodia, entrega y controla bienes,materiales, suministros, insumas y repuestos necesarios para la operación dela Planta de Tratamiento El Troje.

En la Bodega periférica de suministros se almacena, custodia, entrega y contralasuministros de oficma y aseo, se encuentra ubicada en el edificIo Matnz, y atIendeen horario de 08hOOhasta las 16h30, de lunes a viernes.

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f)En la Bodega Periférica de Conexiones Domiciliarias se almacena, custodia, entrega ycontrola los materiales para las conexiones domiciliarias que realiza la GerenciaComercial y se encuentra ubicada en el edificio de la Gerencia Comercial, yatiende en horario de 08hOOhasta las 16h30 de lunes a viernes.

El número de bodegas como los horarios de atención pueden ser modificados de acuerdoa los requerimientos e intereses de la EPMAPS.

Art. 4. FUNCIONES DE LA UNIDAD DE BODEGAS

a) Establecer y controlar los stocks máximos y mínimos por bien, material, suministro,insumo y/o repuesto.

b) Establecer la clasificación de los diferentes materiales con base en criterios técnicos,de utilidad y funcionamiento.

c) Generar las requisiciones, de los bienes (materiales tipo "A"), que son solicitados porlas áreas requirentes, de acuerdo con el Plan Anual de Contrataciones, que garanticensu provisión oportuna a las diferentes unidades de la Empresa y que aseguren suo eración normal.

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Se encuentran distribUidas flslcamente de la siguiente manera .

1. Bodega BeIJavista en la que se almacena, custodia, entrega y controla bienes,materiales, suministros, insumas y repuestos necesarios para la operación dela Planta de Tratamiento de Bellavista, y para el mantenimiento deConducciones y Captaciones, Sistema Papallacta, Sistema Mica Quito Sur ylas generadoras de energia eléctrica.

2. Bodega El Placer en la que se almacena, custodia, entrega y controla bienes,materiales, suministros, insumas y repuestos necesarios para la operación dela Planta de Tratamiento de El Placer y los Sistemas Menores.

3. Bodega Puengasi en la que se almacena, custodia, entrega y controla bienes,materiales, suministros, insumas y repuestos necesarios para la operación delas Plantas de Tratamiento Puengasí y Conocoto; y, para el mantenimiento delSistema Pitatambo

4. Bodega El Troje en la que se almacena, custodia, entrega y controla bienes,materiales, suministros. insumas y repuestos necesarios para la operación dela Planta de Tratamiento El Troje.

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HOJA • de 20 !7.Bodega Noroccidente.- Ubicada en las calles Manuel Jordán e Independenciasector Pomasqui.

I8.Bodega Mica Quito Sur.- Ubicada en la avenida Mariscal Sucre s/n sector de

/Fundeporte-ChillogaIJo.

Id)Las Bodegas periféricas de plantas de tratamiento se encuentran ubicadas en las

Iplantas de tratamiento de agua potable, en las que se almacena, custodia, entregaIy controla bienes, materiales, suministros, insumas y repuestos, en horario de

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e) En la Bodega periférica de suministros se almacena, custodia, entrega y contrala. suministros de oficina y aseo, se encuentra ubicada en el edificio Matriz, y atiendeen horario de 08hOO hasta las 16h30, de lunes a viernes.

f)En la Bodega Periférica de Conexiones Domiciliarias se almacena, custodia, entrega ycontrola los materiales para las conexiones domiciliarias que realiza la GerenciaComercial y se encuentra ubicada en el edificio de la Gerencia Comercial, yatiende en horario de 08hOOhasta las 16h30 de lunes a viernes.

El número de bodegas como los horarios de atención pueden ser modificados de acuerdoa los requerimientos e intereses de la EPMAPS.

Art. 4.FUNCIONES DE LA UNIDAD DE BODEGAS

a) Establecer y controlar los stocks máximos y mínimos por bien, material, suministro,insumo y/o repuesto.

b) Establecer la clasificación ce los diferentes materiales Con base en criterios técnicos,de utilidad y funcionamiento.

c) Generar las requisiciones, de los bienes (materiales tipo "A'), que son solicitados porlas áreas requirentes, de acuerdo con el Plan Anual de Contrataciones, que garanticensu provisión oportuna a las diferentes unidades de la Empresa y que aseguren suooeración normal.

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d) Realizar la recepción física de 105bienes adquiridos, y verificar conjuntamente con eldelegado, administrador del contrato o comisión técnica respectiva, la cantidad,calidad, propiedad y conformidad de los bienes recibidos con las condiciones yespecificaciones técnicas contractuales;' y, legalizar las actas de entrega recepción.

e) Administrar, custodiar y conservar en forma adecuada los inventarios físicos de lasbodegas y almacenes, así como registrar el ingreso y salida de los bienes, materiales,insumas y repuestos almacenados, en base de la información' proporcionada por losresponsables de ceda una de las Bodegas y Almacenes. ".

f) Participar en la toma física de inventarios.g) Determinar con base en criterios técnicos, de utilidad y funcionamiento, los materialesobsoletos que deben sometersa al trámita de baja. ' .'.

h) Coordinar IB3 entregas y devoluciones de materiales en obras que se realizan POi' '_,,administración directa. " '" ,." .• '....,:••.' ''>'. Ii) Las demás que le asigne la Ley, las normas juridicas ,igente.'3,aplic.ab!es y asta lmanual.

Art. 5. FUNCIONES DE LA JEFATURA DE LA UNIDAD DE BODEGAS

a) Fomentar, implementar, desarrollar y aplicar la metodología para el control,supervisión y administración de los bienes, materiales, suministros, repuestos einsumos que se manejan en las bodegas y almacenes.

b) Controlar y verificar las transacciones de bienes, materiales, suministros, repuestos einsumos que se efectúen en el Sistema de Inventarios.

e) Supervisar al personal que labora en los almacenes y bodegas, que se encargan de lacustodia, administración, entrega y control de los bienes, materiales, suministros,repuestos e insumo s almacenados.

d) Coordinar la entrega de Jos bienes, materiales, suministros, repuestos e insumas quepor su naturaleza deben ser instalados directamente en los proyectos que mantiene laEmpresa. ; _

e) Tramitar cualquier reclamo o denuncia relacionada con el daño, destrucción o mal uso _del bien, determinando en base a los registros que mantiene la Unidad de Bodegas, ya la información proporcionada por los responsables de cada una de las bodegas yalmacenes.

f) Autorizar el egreso de materiales solicitados, mediante la presentación de la respectivaSolicitud de Bienes, Prestación de Servicios y/o Ejecución de Obras, debidamentelegalizada por el Área requirente.

g) Elaborar el presupuesto de suministros y materiales de conformidad a la determinacióny planificación entregada por las áreas solicitantes e incorporar en el Plan Anual deContratación.

h) Elaborar las Solicitudes de Bienes, Prestación de Servicios y/o Ejecución de Obras,que competen a su planificación y presupuesto para iniciar el proceso de adquisiciónde los mismos.

i) Legalizar y suscribir las actas de entrega recepción de los bienes, materiales, insumos,repuestos y suministros que ingresan a los almacenes y bodegas de la Empresa.

j) Preparar la documentación 8 informes necesarios para iniciar el proceso deenajenación o baja de los materiales que se encuentran obsoletos o que se han (dejado de usar.

k) Solicitar el pago de los contratos que se encuentran bajo administración de la Unidad /i¡.de Bodenas. /1

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FUNCIONES DE LOS SUPERVISORES DE BODEGAS

1) Proponer un mejor manejo en la Administración de inventarios, a través de laaplicación de la normativa establecida para el efecto.

m)Aplicar normas técnicas de seguridad de inventario tales como: justo a tiempo, controlde stocks, stock mínimo de seguridad, entre otras.

n) Receptar bienes por reposición o restitución derivados del acaecimiento de unsiniestro.

o) Las demás que le asigne la Ley, las normas jurídicas vigentes aplicables y estemanual.

Art. 6.

DI!SARROLLOCORPORATIVO

a) Elaborar informes técnicos para adquisición de bienes, materiales, suministros,insumos y/o repuestos.

b) Codificar los bienes, materiales, suministros, repuestos e insumos que ingresen alSistema de Inventarios.

c) Supervisar las transacciones de bienes, materiales, suministros, repuestos e insumosque se efectúen en el Sistema de Inventarios.

d) Supervisar y controlar los procesos que se desarrollen en las Bodegas y Almacenes.e) Coordinar y supervisar al personal que se.desempeña en las Bodegas y Almacenes dela Empresa.

f) Elaborar solicitudes de compras en el Sistema de Inventarios.g) Colaborar en la elaboración del presupuesto de la Unidad de Bodegas.h) Coordinar la entrega de bienes, materiales, suministros, repuestos e insumos para lasbodegas periféricas.

i) Coordinar el proceso de enajenación o baja de materiales obsoletos y que no hantenido movimiento.

j) Verificar la existencia de stock de los bienes, materiales, suministros, insumos y/orepuestos.

k) Determinar stocks de seguridad, que le permitirá mantener el control de los bienes queprecisa la operación de la Empresa y que permitirá establecer límites reales para nollegar a un estado crítico-forzoso.

1) Coordinar la elaboración de actas de entrega recepción de los bienes, materiales,suministros, repuestos e insumos que ingresan y salen de los almacenes y bodegas.

m)Coordinar los arqueos y conteos físicos de los bienes, materiales, suministros,insumas y/o repuestos.

n) Las demás que le asigne la Ley, las normas jurídicas vigentes aplicables y estemanual.

Art. 7. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DE LOS BODEGUEROS YGUARDALMACES

a) Recibir, almacenar, custodiar y entregar los bienes, materiales, suministros, repuestose insumos existentes en la bodega o almacén respectivo y observar losprocédimientos que garanticen la conservación, seguridad y mantenimiento de losmismos. 1)

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d) Realizar la recepción física de los bienes adquiridos, y verificar conjuntamente con eldelegado, administrador del contrato o comisión técnica respectiva, la cantidad,calidad, propiedad y conformidad de los bienes recibidos con las condiciones yespecificaciones técnicas contractuales; y, legalizar las actas de entrega recepción.

e) Administrar, custodiar y conservar en forma adecuada los inventarios fisicos de lasbodegas y almacenes, así como registrar el ingreso y salida de los bienes, materiales,insumas y repuestos almacenados, en base de la información' proporcionada por losresponsables de cada una de las Bodegas y Almacenes. '.

f) Participar en la toma física de inventarios.g) Determinar con base en criterios técnicos, de utilidad y funcionamiento, los materialesobsoletos que deben someterse al trámite de baja.

h) CoordinA' ,,,,,,,"'-"Q'las y devoluciones 06 materiales en ob,a:; que se realizan ¡::Diadministración directa. . •.•...,'.'<,(. '" _.

i) Las. demás que le asig;:e la Ley. las ,Iormas juridicas ''';gen!e.~ :oplicab!esy e::;:¡;manual.

Art. 5. FUNCIONES DE LA JEFATURA DE LA UNIDAD DE BODEGAS

a) Fomentar, implementar, desarrollar y aplicar la metodología para el contrel,supervisión y administración de los bienes, materiales, suministros, repuestos einsumas que se manejan en las bodegas y almacenes.

b) Controlar y verificar las transacciones de bienes, materiales, suministros, repuestos einsumas que se efectúen en el Sistema de Inventarios.

c) Supervisar al personal que labora en los almacenes y bodegas, que se encargan de lacustodia, administración, entrega y control de los bienes, materiales, suministros,repuestos e insumas almacenados.

d) Coordinar la entrega de los bienes, materiales, suministros, repuestos e insumas quepor su naturaleza deben ser instalados directamente en los proyectos que mantiene laEmpresa,

e) Tramitar cualquier reclamo o denuncia relacionada con el daño, destrucción o mal usodel bien, determinando en base a los registros que mantiene la Unidad de Bodegas, ya la información proporcionada por los responsables de cada una de las bodegas yalmacenes.

f) Autorizar el egreso de materiales solicitados, mediante la presentación de la respectivaSolicitud de Bienes, Prestación de Servicios y/o Ejecución de Obras, debidamentelegalizada por el Área requirente.

g) Elaborar el presupuesto de suministros y materiales de conformidad a la determinacióny planificación entregada por las áreas solicitantes e incorporar en el Plan Anual deContratación.

h) Elaborar las Solicitudes de Bienes, Prestación de Servicios y/o Ejecución de Obras,que competen a su planificación y presupuesto para iniciar el proceso de adquisiciónde los mismos.

i) Legalizar y suscribir las actas de entrega recepción de los bienes, materiales, insumas,repuestos y suministros que ingresan a los almacenes y bodegas de la Empresa.

j) Preparar la documentación e informes necesarios para iniciar el proceso deenajenación o baja de los materiales que se encuentran obsoletos o que se handejado de usar.

k) Solicitar el pago de los contratos que se encuentran bajo administración de la Unidadde Bode as.

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manual.

b) Verificar y tramitar la documentación correspondiente, en coordinación con el Jefe dela Unidad de Bodegas, para la entrega de los bienes que por su naturaleza deben serinstalados directamente en los proyectos que mantiene la Empresa.

e) Registrar el ingreso y salida de los bienes, materiales, suministros, repuestos einsumas almacenados en las Bodegas, y remitir periódicamente esta información a laUnidad de Bodegas

d) Acreditar en la guia' de remisión o nota de entrega, su conformidad con los bienes,materiales, suministros, repuestos e insumas que ingresan a la bodega o almacén asu cargo, debiendo verificar el cumplimiento de las especificaciones técnicasrequeridas, así como las cantidades y demás características establecidas conantelación.

e) Verifiear,y acreditar con .el documento de egreso ,emitido perel sistema de inventarios, ,-la salida de bienes, materiales, suministros, repuestos e insumas de la bodega o

,.almacén a su cargo. ' . .. ' ....f) Informar al Jefe de Bodegas acerca de cualquier novedad encontrada en los bienes,materiales, suministros, repuestos y/o insumas que ingresan a la bodega o almacén asu cargo.

g) Vigilar que única y exclusivamente ingresen a la bodega o almacén las personas quelaboran en esa dependencia, restringiendo el acceso a las instalaciones de personasajenas.

h) Ingresar infonmación relacionada con los bienes, materiales, suministros, repuestos einsumas bajo su custodia en el Sistema de Inventarios.

i) Presentar mensualmente un informe sobre la bodega o almacén a su cargo, en el cualse detallarán los ingresos, egresos, movimientos de bienes, materiales, suministros,repuestos e insumas y demás circunstancias que considere necesario poner enconocimiento del Jefe de la Unidad de Bodegas.

j) Atender las solicitudes de egreso de los bienes, materiales, suministros, repuestos y/oinsumas requeridos con la Solicitud de Bienes Prestación de Servicios y/o Ejecuciónde Obras debidamente legalizada para su registro y control.

k) Las demás que le asigne la Ley, las normas jurídicas vigentes aplicables y este

CAPITULO 111

ADMINISTRACiÓN DE LAS BODEGAS Y ALMACENES

Art. 8. ADMINISTRACIÓN DE LAS BODEGAS Y ALMACENES

~~~¡

a) La recepción, almacenamiento, control, supervisión, custodia, entrega y administraciónde todos los bienes, materiales, suministros, repuestos e insumas que se manejan enlos almacenes y bodegas, asl como del personal que los custodia, será deresponsabilidad de la Unidad de Bodegas del Departamento de Abastecimientos de laGerencia de Administración y Gestión del Talento Humano. j

b) Las bodegas y almacenes que mantiene la Empresa están bajo la administración y ~control de la Unidad de Bodegas del Departamento de Abastecimientos de la Gerenciade Administración y Gestión del Talento Humano. ¡\.

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1) Materiales tipo A2) Materiales tipo B3) Materiales tipo C

c) Los bienes, materiales, suministros, repuestos e insumas, deberán ser almacenadosde conformidad a los espacios físicos existentes con el propósito de que faciliten lamanipulación y el control de inventarios.

d) Los bienes, materiales, suministros, repuestos e insumas, deberán ser identificadoscon su código y nombre para lo cual se deberá realizar ta~etas de identificación queserán ubicadas en un lugar visible.

e) La administración de los bienes, materiales, suministros, repuestos e insumas serealizará a través del Sistema Automatizado de Inventarios INFOINV o cualquiera quepermita su control, el cual integrará a las Bodegas y Almacenes, a efecto de que eldepartamento de Contabilidad disponga de información actualizada.

f) La programación de bienes, materiales e insumas se basa en la clasificación de losinventarios por tipo de materiales, para esto se ha utilizado la técnica deadministración de inventarios denominado "Sistema ABC" para lo cual se ha definido:

g) Los registros de ingreso, egreso y transferencias que realicen las bodegas yalmacenes serán respaldados con los documentos que genere el sistema deinventarios.

h) La información que se ingrese y mantenga en el sistema de inventarios será deresponsabilidad de cada bodeguero y guardalmacén, que justificará su registro.

i) Los bienes, materiales, suministros, repuestos e insumos que son adquiridos acontratistas domiciliados en provincias, se receptarán en calidad de "ConsignaciónTemporal", hasta la emisión de los informes técnicos de cumplimiento contractual oespecificaciones técnicas, que faculten su ingreso.

D Los registros de ingreso, egreso y transferencia, asi como los reportes de inventariosque manejen los bodegueros o guardalmacenes será únicamente en cantidades.

k) La Gerencia Financiera, levantará inventarios de las existencias en bodegas, medianteverificaciones físicas, por lo menos una vez al año, o cuando lo requieran, en base asaldos contables.

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Art. 9. PLANIFICACiÓN Y PROGRAMACIÓN

El proceso de programación y planificación para la adquisición y control de los bienes,materiales, suministros, insumos y repuestos de la Unidad de Bodegas es el siguiente:

a) El Jefe de Unidad de Bodegas, presentará la programación para la adquisición demateriales tipo A, de redes de agua y alcantarillado, que se requieren para suoperación, basándose para el efecto en los requerimientos efectuados por las áreasoperativas de la Empresa, y en estadísticas de consumo que permitan mantenerstocks de seguridad y garantizar el abastecimiento oportuno de bienes, materiales,suministros, insumas y repuestos, para lo cual se realizará una sola contratación conentregas parciales mensuales dentro de los primeros cinco dias de cada mes.

b) Para la ejecución de proyectos de inversión y de ampliación de redes, lasadquisiciones se sustentarán en los pedidos que formulen las áreas competentes, estoes, las Gerencias Técnica de Infraestructura y de Operaciones, en base a lascantidades determinadas en el presupuesto técnico de estas Gerencias.

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c) El Jefe de Unidad de Bodegas, consolidará la información de los bienes, materialesrepuestos, suministros e insumas necesarios para la operación y mantenimiento, asicomo los de inversión; y, elaborará el Plan Anual de Contrataciones (PAC) delsiguiente año, que será puesto a consideración de la Gerencia de Administración yGestión del Talento Humano, para su aprobación e incorporación al Plan General dedicha dependencia.

CAPITULO IV

PROCEDIMIENTOS PARA EL INGRESO DE BIENES, MATERIALES, SUMINISTROS,REPUESTOS E INSUMaS A BODEGAS Y ALMACENES

Art. 10. DEL INGRESO DE BIENES, MATERIALES, SUMINISTROS, REPUESTOS EINSUMaS A BODEGAS Y ALMACENES

El ingreso bienes, materiales, suministros, repuestos e insumas consiste en la incorporaciónde estos a los inventarios de la Empresa. Estos ingresos se registran a su costo deadquisición o valor en libros, y corresponde a:

a) Adquisiciones que deben ser generadas a través del sistema de compras.b) Devoluciones de materiales no utilizados.c) Donaciones.d) Entrega de bienes por concepto de terminación unilateral o por mutuo acuerdo de

contratos de obra celebrados con contratistas.e) Consignación temporal.

Art. 11. PROCEDIMIENTOS PARA EL INGRESO DE BIENES, MATERIALES,SUMINISTROS, INSUMOS y REPUESTOS A LAS BODEGAS Y ALMACENES

Para el ingreso de bienes, materiales, suministros, insumas y repuestos, se observarán,según el caso, los siguientes procedimientos:

a) PROCEDIMIENTO PARA EL INGRESO DE BIENES, MATERIALES, SUMINISTROS,REPUESTOS E INSUMaS ADQUIRIDOS POR LA EMPRESA

Una vez concluido ei proceso de adquisición de los bienes, materiales, suministros, repuestosy/o insumas, el Departamento de Abastecimientos remite el expediente del mismo aladministrador del contrato y copia del contrato suscrito a la Unidad de Bodegas.

1. El proveedor adjudicado entrega los bienes, materiales, suministros, repuestos y/o /1insumas, objeto del contrato, con el documento "Guía de Remisión o Nota de Entrega" a 'l.la Bodega o Almacén correspondiente. {'.

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2. El administrador del contrato, con el apoyo de un delegado técnico, de ser el caso, emiteel informe de cumplimiento de especificaciones técnicas de los bienes, materiales,suministros, repuestos y/o insumas a recibir en la bodega o almacén.

3. El bodeguero o guardalmacén en coordinación con el supervisor recepta los bienesadjudicados, verificando la cantidad y caracteristicas, firma y registra la fecha derecepción en la Guia de Remisión o Nota de Entrega.

('.

4. El Jefe de la Unidad de Bodegas o Supervisor solicita al Departamento de Contabilidad laaplicación' del ingreso en el Sistema de Inventarios.

5. El Bodeguero o 'Guardalmacén registra en el Sistema de Inventarios el ingreso de losbienes, ..materiales, suministros, repuestos y/o insumas que cumplan con lasespecificaciones técnicas establecidas en el contrato.

6. El bodeguero genera el documento "Ingreso de Materiales' en el sistema de Inventarios yadjunta la Guía de Remisión o Nota de Entrega, fotocopia de contrato e informe decumplimiento de especificaciones técnicas.

7. El Jefe de la Unidad de Bodegas envía a Contabilidad el documento "Ingreso deMateriales' con la información de respaldo, para el registro contable.

8. Para los casos en los que las entregas son parciales, el proceso se repite.

El Jefe de la Unidad de Bodegas, junto con el administrador del contrato, delegado técnico yel proveedor, suscriben el Acta de Entrega Recepción de los bienes, materiales, suministros,repuestos y/o insumas objeto del contrato celebrado.

b) PROCEDIMIENTO PARA EL REINGRESO DE BIENES, MATERIALES,SUMINISTROS, REPUESTOS E INSUMOS NO UTILIZADOS

1. El Jefe Departamental correspondiente, mediante memorando solicita a la Unidad deBodegas la recepción de los bienes, materiales, insumas, repuestos y/o suministros queno han sido utilizados, adjuntando una copia de la Solicitud de bienes, Prestación deServicio y/o Ejecución de Obras y el Egreso del Sistema de Inventarios con la cual seautorizó.

2. El Jefe de la Unidad de Bodegas o el Supervisor, autoriza el reingreso de los bienes,materiales, insumas, repuestos y/o suministros no utilizados.

3. El bodeguero o guardalmacén responsable de la recepción registra el ingreso en elSistema de Inventarios y genera el documento "Ingreso de Materiales' y archiva copia dela documentación de soporte.

4. El Jefe de la Unidad de Bodegas envia a Contabilidad el "!ngrese de Materiales' con ladocumentación de respaldo.

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6. Conforme la valoración entregada por el Departamento de Contabilidad, el Bodeguero oGuardalmacén genera el documento "Ingreso de Materiales" y archiva la documentaciónde respaldo.

7. El Jefe de la Unidad de Bodegas envia a Contabilidad el documento "Ingreso deMateriales" con la información de respaldo.

El Jefe de la Unidad de Bodegas, junto con el contratista suscriben el Acta de EntregaRecepción de los bienes, materiales, suministros, repuestos y/o insumas entregados

CAPITULO V

PROCEDIMIENTOS PARA EL EGRESO DE BIENES, MATERIALES, SUMINISTROS,REPUESTOS E INSUMaS A BODEGAS Y ALMACENES

Art. 12. DE LOS EGRESOS DE BIENES, MATERIALES, SUMINISTROS, REPUESTOSE INSUMOS A BODEGAS Y ALMACENES.-

A efecto de proceder con el egreso de bienes, materiales, suministros, repuestos e insumosde las Bodegas y Almacenes de la Empresa, se observarán de fonma general, los siguienteslineamientos:

1. Los bienes, materiales, suministros, repuestos e insumas serán requeridos por cualquierdependencia de la Empresa, mediante solicitud de bienes, prestación de servicios y/oejecución de obra debidamente autorizada y legalizada.

2. La solicitud de bienes, prestación de servicios y/o ejecución de obra, para la entrega delos bienes, materiales, suministros, repuestos e insumas, contendrá, entre otras, lasiguiente información: destino, cantidad, unidad y descripción de los mismos. La solicitudde bienes, prestación de servicios y/o ejecución de obra no deberá contenercorrecciones, tachaduras o enmendaduras.

3. Los egresos de materiales por procesos de enajenación o baja, se sustentará con el Actade la Junta de Remates o la Resolución de la máxima autoridad o su delegado, según elcaso.

4. Cuando se solicitare el egreso de bienes, materiales, suministros, repuestos e insumaspara efectuar el reemplazo de estos, los sustituidos serán entregados a la bodega oalmacén correspondiente.

5. La bodegas y almacenes realizarán las entregas de bienes, materiales, suministros,repuestos e insumas a través de la requisición de bienes generadas por el Sistema deInventarios INFOINV o cualquier otro sistema automatizado.

La utilización de los bienes, materiales, suministros, repuestos e insumas, cuya salida hasido solicitada, será justificada por. Jefes Departamentales y los Jefes de UnidadesOperativas dentro de las 48 horas posteriores a la entrega de los mismos; caso contrario,no se entre arán nuevas remesas or órdenes de traba'o.

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c) PROCEDIMIENTO PARA EL INGRESO DE BIENES, MATERIALES, SUMINISTROS,REPUESTOS E INSUMOS DONADOS A LA EMPRESA

1. La Gerencia de Administración y Gestión del Talento Humano autoriza el ingreso de losbienes, materiales, suministros, repuestos y/o insumas objeto de donación, debidamentevalorados.

2. El Jefe de la Unidad de Bodegas recepta la documentación y coordina con los donantes laentrega recepción de los bienes, materiales, suministros, repuestos y/o insumas donados,determinando la fecha y verificando de manera previa la cantidad y estado de los mismos.

3. En caso de que los bienes, materiales, suministros, repuestos y/o insumas donados noreúnan las condiciones establecidas en la documentación autorizada, no se procederá asu recepción.

4. Una vez recibida la donación, el Donante y el Jefe de la Unidad de bodegas suscriben elacta entrega recepción de los bienes, materiales, suministros, repuestos y/o insumasespecificando que fueron donados a favor de la Empresa y, entre otras, el origen de losmismos.

5. El bodeguero registra el ingreso de los bienes en el Sistema de Inventarios, genera eldocumento "Ingreso de Materiales" y archiva la documentación.

6. El Jefe de la Unidad de Bodegas envia al Departamento de Contabilidad el documento"Ingreso de Materiales" con la información de respaldo.

d) PROCEDIMIENTO PARA EL INGRESO DE BIENES Y MATERIALES ENTREGADOSPOR CONTRATISTAS EN CASO DE TERMINACION UNILATERAL O POR MUTUOACUERDO

1. Una vez concluido el procedimiento de terminación unilateral o por mutuo acuerdo de uncontrato suscrito por la Empresa, la Gerencia de área, solicita a la Bodega Central, elingreso de los bienes y materiales adjuntando el informe de cumplimiento deespecificaciones técnicas y la documentación legal correspondiente.

2. Ei Jefe de la Unidad de Bodegas verifica la documentación y coordina con el contratista laentrega del material a ser receptado.

3. El contratista entrega los bienes y materiales en la Bodega o almacén correspondiente,mediante una Guía de Remisión/Nota de Entrega y un listado valorado de los bienes,copia del Contrato y del Acta de Terminación Uniiateral o por Mutuo Acuerdo.

4. El Bodeguero o Guardalmacén recibe los bienes o materiales verificando su cantidad ycalidad, para constancia de lo cual suscribe la Guía de Remisión/Nota de Entrega. Encaso de que no cumplan con las especificaciones técnicas, no se recibirán los bienes. I ,El Jefe de Unidad de Bodegas solicita al Departamento de Contabilidad la valoración de /¡~jlos bienes o materiales entreoados. =/

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7. Los Jefes Departamentales y los Jefes de Unidades Operativas son responsables deverificar y controlar la utilización de los bienes, materiales, suministros, repuestos einsumos.

Art. 13. AUTORIZACiÓN PARA PROCEDER CONMATERIALES, SUMINISTROS, REPUESTOSALMACENES.-

EGRESOS DE BIENES,E INSUMOS BODEGAS y

Están facultados para autorizar el egreso de bienes, materiales, suministros, repuestos einsumos los siguientes servidores:

1. Los Jefes Departamentales o Jefes de Unidades Operativas autorizarán el retiro de losbienes, materiales, suministros, repuestos e insumas que se encuentran en las bodegas yalmacenes relacionados con el ámbito de su competencia.

2. Los jefes de las Unidades Operativas de saneamiento autorizarán el egreso de materialespara el mantenimiento de redes de alcantarillado.

3. Los jefes de las Unidades Operativas de agua potable autorizarán los egresos demateriales para el mantenimiento de redes de agua.

4. El retiro de los bienes y materiales de seguridad industrial será autorizado por el Jefe delDepartamento de Seguridad y Salud o su delegado.

Art. 14. PROCEDIMIENTOS PARA EL EGRESO DE BIENES, MATERIALES,SUMINISTROS, INSUMOS y REPUESTOS A LAS BODEGAS Y ALMACENES

Para el egreso de bienes, materiales, suministros, insumos y repuestos, se observarán, segúnel caso, los siguientes procedimientos:

al PROCEDIMIENTO PARA EL EGRESO DE BIENES, MATERIALES, SUMINISTROS,REPUESTOS E INSUMOS CON SOLICITUD DE BIENES, PRESTACiÓN DESERVICIOS Y/O EJECUCiÓN DE OBRA DE ALMACENES Y BODEGAS

1. La Gerencia de Área, mediante la presentación de la Solicitud de Bienes, Prestación deServicios y/o Ejecución de Obras, debidamente legalizada, requiere la entrega de bienes,materiales, suministros, repuestos e insumos, a bodegas.

2. El Jefe de Unidad de Bodegas o supervisor verifica la documentación presentada yautoriza la entrega de los bienes, materiales, suministros, repuestos e insumas, queconstan en la solicitud de bienes, prestación de servicios y/o ejecución de obras,determinando la Bodega o Almacén del cual retirará el requerimiento. En caso de lasBodegas Periféricas, la verificación la realizará el Bodeguero de Planta.

3. El Bodeguero o Guardalmacén deberá ubicar físicamente los bíenes, materiales,suministros, repuestos e ínsumos solicitados; realiza el egreso y lo registra en el sistemade inventarios, considerando el centro de costos al cual se cargarán los mismos, elnombre del responsable que los recibe, así como las observaciones, si es el caso;entre a le aliza la rece ción de estos; , rocede a remitir la Solicitud de Bienes,

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Prestación de Servicios y/o Ejecución de Obras y el egreso de materiales emitido por elsistema, al Jefe de la Unidad de Bodegas y archiva los documentos de respaldo.

4, En caso de no existir el stock, la Solicitud de Bienes, Prestación de Servicios y/oEjecución de Obras será devuelta.

5. El Jefe de Unidad de Bodegas envía la documentación original al Departamento deContabilidad.

b) PROCEDIMIENTO PARA EL EGRESO DE MATERIALES CON ÓRDENES DETRABAJO DE LAS BODEGAS PERIFÉRICAS DE UNIDADES OPERATIVAS

1. El Plomero solicita mediante Orden de TrabaJO, los matenales necesanos para lareparación o mantenimiento de conexiones o redes de agua.

2. El Bodeguero o Guardalmacén elabora el formulario "Registro de Control de Materiales",legaliza con el Plomero y entrega los bienes solicitados.

3. El Plomero, dentro de las 4a horas siguientes, debe justificar la utilización de losmateriales, detallando en la "Orden de Trabajo" los bienes que fueron empleados en lareparación, documento que será suscrito, previa la verificación correspondiente, por partedel Inspector y el Plomero.

4. El Bodeguero o Guardalmacén recepta los materiales no utilizados, liquida la orden detrabajo con el formulario "Registro de Control de Materiales", coordina el ingreso de lainformación al Sistema de Inventarios, generando la "Requisición de Materiales".

5. El Bodeguero o Guardalmacén, con la "Requisición de Materiales" y el formulario"Registro de Control de Materiales" valida el consumo de los materiales utilizados en lareparación establecida en la "Orden de Trabajo".

6. El Jefe.. de la Unidad' Operativa, aprueba y firma la "Requisición de Materiales",documento que es entregado al Bodeguero.

7. El Bodeguero o Guardalmacén elabora y registra el egreso, envía a la Bodegas Central yarchiva los documentos de respaldo.

a. El Jefe de Unidad de Bodegas envia la documentación original al Departamento deContabilidad.

c) PROCEDIMIENTO PARA LA ENTREGA DE SUMINISTROS DE OFICINA

1. El servidor asignado de cada dependencia realiza la requisición de suministros a travésdel sistema de inventarios, indicando la cantidad y el detalle de los suministros.

2. El Bodeguero aprueba la solicitud de los suministros requeridos según el stockdisponible.

3. El servidor asignado imprime la solicitud aprobada por el Bodeguero y requiere laautorización del jefe departamental, jefe de Unidad o Director.

4. El Bodeguero verifica la documentación, entrega los suministros de oficina al servidorasignado, imprime el egreso y lo legaliza con el responsable del retiro de suministros deoficina, envía la documentación al Jefe de Unidad de Bodegas y archiva ladocumentación de respaldo.

5. El Jefe de Unidad de Bodegas remite la documentación original al departamento deContabilidad

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d) PROCEDIMIENTO PARA EL EGRESO DE BIENES, MATERIALES, SUMINISTROS,REPUESTOS E INSUMOS POR TRANSFERENCIAS ENTRE BODEGAS YALMACENES

1. El responsable de la bodega o almacén solicitante verifica los saldos de los bienes,materiales, suministros, repuestos e insumas que necesita y realiza por medio delsistema de inventarios el pedido de los que se encuentran con bajo stock.

2. El Bodeguero o Guardalmacén verifica la solicitud realizada a través del sistema deinventarios, aprueba las cantidades solicitadas o ajusta el pedido de confonnidad con elstock disponible, imprime las transferencias, mismas que serán suscritas por el Jefe de laUnidad de Bodegas o el supervisor, quien además las autorizará en el sistema.

3. El Bodeguero o Guardalmacén genera a través del sistema de inventarios el egreso portransferencia, la suscribe y entrega el pedido.

4. Los bienes, materiales, suministros, repuestos e insumas solicitados serán entregados alas bodegas o almacenes de acuerdo con el siguiente cronograma:

Martes:

Miércoles:

Jueves:

Unidad Operativa Centro Ciudad (La Granja)Unidad Operativa Norte Ciudad (Carcelén)Unidad Operativa Noroccidente (Pomasquí)Unidad Operativa Norte Rural (Calderón)

Unidad Operativa Centro Rural (Tumbaco)Unidad Operativa Sur Rural (EL Tingo)

Unidad Operativa Sur Ciudad (Alpahuasi)Unidad Operativa Mica Quito Sur (Chillogallo)

5. El Bodeguero o Guardalmacén recibe los bienes, materiales, suministros, repuestos einsumas solicitados, suscribe y legaliza la transferencia, envía la documentación al Jefede Unidad de Bodegas y archiva la información de respaldo.

6. El Jefe de Unidad de Bodegas remite la documentación de respaldo al Departamento deContabilidad

e) PROCEDIMIENTO PARA LA ENTREGA DE BIENES, MATERIALES, SUMINISTROS,REPUESTOS E INSUMOS POR ENAJENACiÓN

1. La Junta de Remates, una vez que se hubiere suscrito el Acta de adjudicación, conformea lo establecido en el Reglamento general sustitutivo para el manejo y administración debienes del Sector Público, autorizará la entrega de los bienes, materiales, suministros,repuestos e insumas mediante memorando de la secretaría de la Junta.

2. El Jefe de la Unidad de Bodegas, dispondrá, en base a Jos documentos remitidos, elegreso correspondiente.

3. El Bodeguero o Guardalmacén registra en el sistema de inventarios la salida de losn bienes, materiales, suministros, repuestos e insumas enajenados, entrega al adjudicado\/

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/05 mismos, conforme al detalle constante en el Acta de adjudicación y remite ladocumentación al Jefe de Unidad de Bodegas.El Jefe de Unidad de Bodegas elabora e/ "Acta de Entrega Recepción" de los bienes,materiales, suministros, repuestos e insumas entregados y legaliza con el adjudicatario(persona natural o jurídica).

El Jefe de la Unidad de Bodegas entrega al Departamento de Contabilidad ladocumentación de respaldo.El Jefe de la Unidad de Bodegas envía los documentos que sustentan la entrega de losbienes enajenados a la Junta de Remates, registra el egreso en el sistema de inventariosy archiva la documentación de respaldo.

PROCEDIMIENTO PARA EL EGRESO DE BIENES MATERIALES SUMINISTROS. ,REPUESTOS E INSUMOS POR BAJA (PERDIDA, ROBO O HURTO)El Jefe de la Unidad de Bodegas comunicará a través del Departamento deAbastecimientos por escrito del siniestro al: Gerente de Administración de Gestión delTalento Humano, Gerencia General, Dirección Jurídica y Unidad de Seguros, dentro delos dos días hábiles siguientes al perpetuado el hecho.Una vez que se ha concluido el trámite legal correspondiente, el Jefe de Unidad deBodegas procederá a realizar el registro del egreso en el sistema de Inventarios.E/ Jefe de la Unidad de Bodegas enviará al Departamento de Contabilidad ladocumentación de respaldo y archiva los documentos del proceso de baja.

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g) PROCEDIMIENTO PARA EL EGRESO Y ENTREGA DE BIENES, MATERIALES,SUMINISTROS, REPUESTOS E INSUMOS EN CASOS DE EMERGENCIA

1. El responsable de la atención de la emergencia o el jefe de cuadrilla solicita a la Centralde Radio la localización del Jefe de Unidad de Bodegas para la entrega de materiales.

2. Una vez realizada la petición verbal por parte del responsable de atención de laemergencia o del jefe de cuadrilla, conjuntamente con el Jefe de Unidad de Bodegas,verifican la entrega de material necesario para la reparación emergente.

3. El Jefe de Unidad de Bodegas elabora la "Hoja de Control Despacho de Materiales"entregados por emergencias, en la que consta la siguiente información: unidadsolicitante, fecha, nombre de jefe de la unidad requirente, denominación de la bodega,código del material, descripción del material, unidad, cantidad, nombre y código de quienrecibe los bienes, descripción de la emergencia que se está atendiendo, lugar, dirección yla información necesaria para justificar la entrega. Documento que será suscrito por elJefe de la Unidad de Bodegas y quien recibe los bienes.

4. El Jefe de Unidad de Bodegas, al día siguiente, entrega al responsable del Almacén oBodega una copia de la "Hoja de Control Despacho de Materiales", debidamentesuscrita, para que realice el descargo del material entregado.

5. El Bodeguero o Guardalmacén realiza el registro del ~greso en el sistema de inventarios, .envía al Jefe de Unidad de Bodegas la documentación del egreso y archiva ladocumentación de respaldo.

6. El Jefe de la Unidad de Bodegas remite la documentación de respaldo al Departamentode Contabilidad.

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CAPITULO VI

INVENT ARIOS

Art. 15. TOMA FíSICA DE INVENTARIOS

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La toma física de inventarios se ejecutará como una práctica sana de comprobación delmanejo de los materiales. bienes, repuestos, insumas y suministros almacenados, quepermitirá medir el grado de eficiencia alcanzado por los controles administrativos y eladecuado sistema de almacenamiento. La toma física puede ser parcial o total.

Para la constatación de los bienes se procederá a la identificación, conteo y/o pesado y/omedida de los materiales, bienes, repuestos, insumas y suministros almacenados, según seael caso.

Art. 16. TOMA FíSICA PARCIAL

La toma física parcial es un procedimiento de control interno, mediante el cual se verifica demanera aleatoria los saldos físicos de los materiales, bienes, repuestos, insumas ysuministros almacenados, que será efectuada por lo menos una vez al mes. El Jefe deUnidad de Bodegas designará a los supervisores que realizarán esta actividad, los cuales nopodrán ser los encargados del registro o manejo de los bienes que custodian; y, deberáncontar con la información del corte de inventarios a la fecha de la toma física.

Una vez concluida esta actividad, se elaborará un acta que contenga todas las novedadesencontradas; y, de ser el caso, se tomarán los correctivos necesarios y se efectuarán losregistros del caso.

Art. 17. TOMA FíSICA TOTAL

Este procedimiento tiene como objetivo la verificación física de los materiales, bienes,repuestos, insumas y suministros almacenados, es decir, el levantamiento físico de todas lasexistencias que se encuentren en las bodegas y almacenes de la Empresa, en formameticulosa, determinando su código, cantidad y descripción, de tal manera que los resultadossean absolutamente confiables.

La Gerencia Financiera será responsable de la toma fisica total del inventario con laparticipación de Auditoría Interna.

CAPITULO VII

CODIFICACiÓN Y GLOSARIO DE TÉRMINOS

Art. 18. CODIFICACiÓN DE MATERIALES, BIENES, REPUESTOS, INSUMaSSUMINISTROS

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HOJA 18 je 20

En la codificación de los materiales, bienes, repuestos, insumos y suministros se utilizará elmétodo numérico, de forma secuencial, con cuatro niveles jerárquicos, estructurados de lasiguiente manera:

• 00 Nivel 1• 00 Nivel 2• 00 Nivel 3• 000 Nivel 4

- Nivel 1: determina la Familia, y está compuesto de 2 dígitos,- Nivel 2: determina el grupo del bien, material, suministro, repuesto o insumo, y estácompuesto por 2 dígitos.- Nivel 3: determina las características del bien, material, suministro, repuesto o insumo,yestá compuesto por 2 drgitos.- Nivel 4: que determina al artículo especifico, yestá compuesto de 3 dígitos.

Como es el caso de:

02 Material de Oficina01 útiles de Oficina

01 Papelería001 Papel Bond A-3

Art. 19. GLOSARIO DE TERMINaS

En los téminos de este manual se entenderá por.

1) Acta Entrega - Recepción en Bodega: Documento suscrito por el proveedor y losrepresentantes de la Empresa Pública Metropolitana de Agua Potable y Saneamiento,mediante el cual se verifica la recepción e ingreso en bodega de los bienes quecumplen con las especificaciones técnicas establecidas en el contrato.

2) Bodega: Lugar en donde se almacena, clasifica, custodia y distribuye a losdiferentes almacenes los bienes, materiales, suministros, insumos y repuestos de laEmpresa.

3) Almacén: Es el espacio físico adecuado, donde se reciben y ordenan, periódica ysistemáticamente bienes, materiales, suministros, insumos y repuestos de una mismanaturaleza, para su custodia y posterior entrega a las diferentes áreas de la Empresa

Bodeguero o Guardalmacén: Constituye el servidor, caucionado, responsable de larecepción, almacenamiento y custodia de los bienes, existentes en bodegas yalmacenes de las difeientes dependencias que confoffil8n la estn..!ctüra organizativa 1l.'

de la Empresa.

5) Consignación Temporal: Consiste en la recepción temporal de bienes, materiales,suministros insumos re uestos ue son entre ados or contratistas domiciliados

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HOJA 19 d. 2D

fuera del Distrito Metropolitano de Quito, que no son ingresados al sistema deinventarios y que están sujetos al control de calidad de la EPMAPS.

6) Control de inventarios: Método utilizado para mantener el control sobre el tamaño ycomposición de los inventarios, con la finalidad de surtir los pedidos de los clientes enforma oportuna, total y exacta, que permita reducir al mínimo la inversión y fluctuaciónde inventarios.

7) Custodia: Conservación, control, cuidado y vigilancia de los bienes, materiales,suministros, insumas y repuestos almacenados, para el desempeño de las actividadesadministrativas o productivas en la EPMAPS.

8) Egreso de materiales.- es la salida de bienes, materiales, suministros. insumas y '.repuestos de las Bodegas o Almacenes para gasto o inversión.

9) Emergencia: es una circunstancia que sobreviene de forma inesperada eimprevista, derivada la actividad humano o de sucesos naturales, o de ambos; quedebe ser determinada como tal por el Jefe de la Unidad Operativa de Turno.

10) Materiales tipo A: son aquellos productos de mayor rotación, que son requeridosfrecuentemente. que requieren controles estrictos de la Unidad de Bodegas;verificación constante de los stocks y mantener stocks de seguridad; por consiguiente,en este grupo se encuentran los materiales destinados al mantenimiento de redes deagua potable de hasta 8" de diámetro, hidrantes de hasta 4"; conexiones domiciliariasde hasta 1 y," Y los suministros de materiales de oficina.

11) Materiales tipo B: son aquellos que son requeridos con poca frecuencia, que cuentancon controles menos rigidos por parte de la Unidad de Bodegas ya que son adquiridosy requeridos sobre la base del consumo definido por cada unidad de la Empresa ytienen una mínima rotación. En este grupo se ubican los materiales paramantenimiento de redes con diámetros superiores a 8" y conexiones domiciliarias endiámetros superiores a 1 y," (debido a que los trabajos de reparación se contratan conmateriales).

12) Materiales tipo C: son aquellos que se requieren para un proyecto específico y que elpedido lo genera la unidad ejecutora del proyecto o área respectiva. Se incluyen eneste grupo, aquellas piezas y repuestos que por ser exclusivas deben mantenersepara solventar emergencias o daños imprevistos en ciertos equipos.

13) Solicitud de Bienes, Prestación de Servicios y/o Ejecución de obras: Documentomediante el cual las diferentes dependencias de la Empresa Pública Metropolitana deAgua Potable y Saneamiento, solicitan los bienes, materiales, suministros, insumas y/orepuestos.

DISPOSICIONES GENERALES

PRIMERA. Derógase las disposiciones de igualo menor jerarquía que de alguna manera seopongan a este Instructivo.

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HOJA 20 d. 20

SEGUNDA.- Encárgase a la Gerencia de Administración y Gestión del Talento Humano, laaplicación del presente Manual, que entrará en vigencia a partir de la presente fecha.

TERCERA.- La presente Resolución deberá publicarse en la página web institucional.

Dada en Quito, Distrito Metropolitano, el o 9 ENE. 2012

!'. h' Zevallos MorenoGERENT GENERAL DE EMPRESA , .

HOJA 1 d. 20 RESOLUCiÓN N OO3 OTHÓN ... - Agua de Quito · El presente Manual establece el...

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