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BENEMERITA UNIVERSIDAD AUTONOMA DE PUEBLA

FACULTAD DE ADMINISTRACIÒN

LICENCIATURA EN ADMINISTRACIÒN DE EMPRESAS

ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL

FRANCO CASTILLO ALEX HAGI

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El proceso de !d"cc#! de perso!$l

En el medio laboral, es muy común encontrarnos con el ingreso de personas que

llegan a nuestras organizaciones y, por diversas causas, no reciben una adecuada

capacitación básica que favorezca su integración rápida y efectiva a las empresas.

Se sabe que la efectividad de las acciones de un equipo de trabajo (independiente

del área especfica de trabajo!, dependerá de la forma como cada miembro de su

grupo realice el trabajo y lo integre con el resto del proceso productivo.

Esta condición está ntimamente relacionada con la forma como se lleven a cabo

los programas de inducción y entrenamiento en cada una de sus secciones y, la

correspondiente cone"ión entre ellas.

Elementos tan básicos como la presentación general de la organización y de sus

polticas, aspectos de seguridad, situaciones relativas al contrato laboral,

capacitaciones y programas de desarrollo especficos para su oficio, y factores de

riesgo entre otros, pueden presentarse como grandes obstáculos para lograr un

buen acople y facilitar el rápido desarrollo de las actividades para las que fuecontratada una persona# aun cuando es en estos momentos, al inicio de cualquier

labor, que más se necesita del apoyo, seguridad y aceptación para lograr la

adaptación e integración del personal, en pro de favorecer el inicio y desarrollo del

sentido de pertenencia por la empresa.

En este artculo se pretende, además de dar a conocer algunas consideraciones

básicas para la elaboración de procesos de inducción en las organizaciones,

llamar la atención y $acer un gran %nfasis en el compromiso que sobre %ste tienen

los directivos de las organizaciones favoreciendo o no la implementación de %stos.

Descrpc#! %e!er$l de "! proceso de !d"cc#! & pl$!'e$(e!'os !c$les

El propósito fundamental de un programa de inducción, es lograr que el empleado

nuevo identifique la organización como un sistema dinámico de interacciones

internas y e"ternas en permanente evolución, en las que un buen desempe&o de

parte suya, incidirá directamente sobre el logro de los objetivos corporativos.

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'ara que un programa de inducción y entrenamiento sea efectivo, debe permitir

encausar el potencial de la nueva persona en la misma dirección de los objetivos

de la empresa, por lo tanto, se considera que todo proceso de inducción deberá

contener básicamente tres etapas que van en concordancia con la adecuada

promulgación y conocimiento de %stos

)nducción general información general, proceso productivo y las polticas

generales de la organización.

)nducción especfica orientación al trabajador sobre aspectos especficos y

relevantes del oficio a desempe&ar.

Evaluación evaluación del proceso de inducción y toma de acciones

correspondientes.

Es fundamental que se le d% a este proceso un enfoque integral e interdisciplinario

y que se desarrolle en un ambiente de e"celente comunicación y participación,para que se puedan alcanzar los objetivos planteados.

I!d"cc#! %e!er$l

En esta etapa, se debe brindar toda la información general de la empresa que se

considere relevante para el conocimiento y desarrollo del cargo (dependiendo de

%ste, se profundizará en algunos aspectos especficos!, considerando la

organización como un sistema. Sin embargo, es importante considerar que todo el

personal de una empresa son vendedores o promotores (directos o indirectos! de

la misma, lo cual $ace que sea fundamental una orientación de todos $acia unamisma imagen corporativa.

En esta etapa, se deberá presentar entre otros la siguiente información

Estructura (organigrama! general de la compa&a, $istoria, misión, visión, valores

corporativos, objetivos de la empresa, principales accionistas y dimensión o

tama&o de la empresa (ventas en pesos o toneladas al a&o!.

'resentación del video institucional y c$arla motivacional.

'roductos, artculos y servicios que produce la empresa, sectores que atiende y sucontribución a la sociedad.

*ertificaciones actuales, proyectos en los que está trabajando la empresa y planes

de desarrollo.

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 +spectos relativos al contrato laboral (tipo de contrato, $orarios de trabajo, tiempos

de alimentación y marcaciones, prestaciones y beneficios, das de pago, de

descanso y vacaciones entre otros!.

'rogramas de desarrollo y promoción general del personal dentro de la

organización.

eneralidades sobre seguridad social, reglamento interno de trabajo.

-os sistemas de retribución, reglamentos, r%gimen disciplinario y otros aspectos

de inter%s institucional, que sean pertinentes para el caso.

arios (igilancia y seguridad interna, dotación general, ubicación de ba&os,

comedor y vistieres, salidas de emergencia y otros!.

'olticas y compromiso de la gerencia o de la dirección de la empresa con la salud

y la seguridad, y capacitación general en salud ocupacional y seguridad industrial.

Sobre %ste último punto, es importante resaltar que la salud ocupacional es

responsabilidad de la empresa y está a cargo del personal dirigente# por lo que es

responsabilidad de los funcionarios con nivel de dirección y coordinación, ofrecer

adecuadas condiciones de trabajo, controlar la adopción de medidas preventivas

en el desarrollo de las actividades laborales y velar por la cobertura total del

personal a su cargo.

/e igual forma, la compa&a debe atribuirle tanta importancia a la seguridad como

a la producción, a la calidad y al control de los costos, ya que se trata de

convencer al trabajador de que %l es responsable de la seguridad de su trabajo.

I!d"cc#! espec)*c$

En esta etapa, se debe brindar toda la información especfica del oficio a

desarrollar dentro de la compa&a, profundizando en todo aspecto relevante del

cargo. Es supremamente importante recordar, que toda persona necesita recibir

una instrucción clara, en lo posible sencilla, completa e inteligente sobre lo que se

espera que $aga, como lo puede $acer (o como se $ace! y la forma en cómo va a

ser evaluada individual y colectivamente.

Esta etapa, generalmente es liderada por el personal dirigente del cargo, quien

realizará la presentación del 0efe inmediato, de los compa&eros de trabajo y de las

personas claves de las distintas áreas. Entre otros, se deberá presentar la

siguiente información

El tipo de entrenamiento que recibirá en su oficio breve información sobre la

forma en que será entrenado en su oficio, el responsable y los objetivos del plan.

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Estructura (organigrama! especfica, y ubicación de su cargo y de todas las

personas con las que debe interactuar.

/iagrama de flujo de generación o producción de los productos y subproductos o

servicios, las maquinarias, equipos, instalaciones, $erramientas y materiales

disponibles. En lo posible, $acer un recorrido por el lugar de trabajo.

-a incidencia que tiene el área en que trabajará con relación a todo el resto del

proceso, cuales son los clientes internos y e"ternos con los que tendrá relaciones.

El manual de funciones para el cargo a desarrollar en este se definen con la

mayor claridad posible las responsabilidades, alcances y funciones especficas del

cargo a desempe&ar incluyendo su ubicación dentro del organigrama y del

proceso productivo, sus relaciones e interacciones con otras áreas y

dependencias, los planes de contingencias, los procedimientos para obtener

ayuda de terceros, etc.

El sistema de turnos de producción, las rotaciones y los permisos es necesario

que se le comunique lo relativo a $orarios de trabajo, alimentación, pausas,

permisos para ausentarse del puesto de trabajo, cual es el sistema de rotación de

los turnos, etc.

El panorama especfico de factores de riesgo, de acuerdo a la sección o puesto de

trabajo y el mapa de riesgos de la empresa es indispensable que las personas

conozcan los riesgos a los que se someterán mientras desempe&an sus funcionesy las medidas de control que se implementan en la empresa para mantenerlos en

niveles de baja peligrosidad. Es importante destacar que en el artculo 12 de la

resolución 3245 de 3446, el gobierno nacional a trav%s del 7inisterio de 8rabajo y

Seguridad Social, estableció la obligatoriedad de los empleadores de informar a

los trabajadores propios o contratados, sobre los riesgos a que se e"ponen

durante el desarrollo de sus labores. + esto se le llama el derec$o de saber de los

trabajadores.

-os estándares o normas de seguridad por oficio es recomendable entregar una

copia de los estándares y procedimientos seguros que el trabajador debe poner enpráctica en su puesto de trabajo. Esta información le servirá al empleado como

material de consulta

-as obligaciones y derec$os del empleador y del trabajador en el campo de la

salud ocupacional.

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7ecanismo y proceso para la dotación de ropas de labor aún cuando parezca

evidente, es necesario que el personal dirigente e"plique lo relativo a la ropa de

trabajo. +qu se debe tratar además lo concerniente al uso de los guardarropas o

vestideros, y la reglamentación y procedimientos establecidos para su empleo.

Equipos de protección personal requeridos en la sección es preciso que antes deentregárselos, se desarrolle una capacitación que tienda a generar la

sensibilización y la consciencia necesaria en el empleado, para lograr con mayor

facilidad y grado de compromiso la aceptación de los mismos y la adaptación a su

uso permanente. Esta capacitación debe considerar como mnimo los siguientes

aspectos

El sistema de dotación es decir cómo y bajo que procedimiento puede el

empleado acceder a estos (pr%stamo o de dotación personal!, tanto en $orarios

diurnos como nocturnos y en das feriados.

El mantenimiento se refiere a la forma correcta de asearlos y guardarlos, con el

propósito de prolongar su vida útil y mantenerlos en las mejores condiciones de

uso.

Entrenamiento para uso correcto el futuro usuario debe conocer con toda claridad

cuál es la forma t%cnica y correcta para el empleo de los elementos de protección

personal. Es común que debido a la falta de esta información los protectores sean

utilizados en forma incorrecta disminuyendo por esta causa la eficiencia del mismo

con lo cual se somete el trabajador a una falsa protección. Se debe tener en

cuenta que aun cuando la persona manifieste que conoce el modo de usarlos, se

debe efectuar un reentrenamiento para verificar tal afirmación.

Estándares de disciplina aplicados a quien no los emplee el trabajador debe

conocer todo lo relativo al sistema disciplinario usado en la empresa para el

control de los estándares de seguridad establecidos, que se encuentran

establecidas en el reglamento, interno de trabajo, en el reglamento de $igiene y

seguridad de la empresa y en el artculo 22 de la /ecreto ley 3245 de 3446.

'rocedimiento a seguir en caso de accidente de trabajo las principales finalidades

de este espacio son las de lograr que se mejore el registro de los reportes de

accidente de trabajo y que se disminuyan las posibilidades de agravamiento ocomplicación de lesiones aparentemente leves, que resultan como consecuencia

de estos siniestros.

'rocedimientos básicos de emergencia todo personal dirigente debe cerciorarse

de que en la etapa de inducción, el trabajador conozca las emergencias más

comunes que se pueden presentar, las salidas y vas de evacuación, la ubicación

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de los e"tintores y otros aspectos generales que la empresa considere

conveniente tratar en %ste momento, de acuerdo a la clase de riesgo de su

actividad económica.

8oda esta información debe tratarse con especificidad, dado que de ella

dependerá en buena medida el nivel de desempe&o en el proceso del nuevoempleado.

8odos los aspectos tratados en este proceso, deben estar por escrito y se debe de

suministrar una copia al trabajador, para que los use como documentos de

consulta permanente. -a empresa debe guardar registros escritos y firmados por

el nuevo empleado, como constancia de $aber recibido la capacitación en todas

las actividades realizadas en %ste proceso de inducción.

E+$l"$c#!

-uego de finalizar el proceso de inducción, y antes de terminar o durante elperodo de entrenamiento y9o de prueba, el personal dirigente del cargo debe

realizar una evaluación con el fin de identificar cuáles de los puntos claves de la

inducción, no quedaron lo suficientemente claros para el trabajador, con el fin de

reforzarlos o tomar acciones concretas sobre los mismos (reinducción, refuerzos y

otros!.

Esta evaluación se debe de $acer, con base en los documentos de registro donde

consta que se recibió la capacitación por parte del trabajador.

 +dicionalmente, es recomendable, realizar evaluaciones periódicas de algunoscargos y funciones especficas según criterios propios de cada empresa, ya que

en el da a da de la labores y ocupaciones, los procesos pasan a realizarse de

forma mecánica, y pueden ser causal de errores de proceso, da&os de maquinaria

y $asta de promotores de riesgos accidentes.

eneralmente, este tipo de evaluaciones no están consideradas dentro de los

programas del ciclo operativo ':+ ('lanear, :acer, erificar y +ctuar!, pese a

que se llevan algunos indicadores que se ajustan de forma correctiva.

'or último, es importante recalcar que se debe de mantener una motivación

permanente del personal, ya que %sta es el impulso que permite mantener la

continuidad de la acción. ;n buen proceso de inducción, no merece terminar en

una falta de motivación.

2. <esaltando los beneficios de un buen proceso de inducción, y la importancia del

compromiso y acompa&amiento por parte de los directivos de la organización

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Es un $ec$o, que de forma paralela al proceso de inducción, se debe ir

presentando una motivación por parte de los directivos del cargo (jefes

inmediatos!, como acompa&amiento y sostenimiento de un e"celente ambiente

laboral. 'or lo tanto, no se puede definir e"actamente cuándo termina la inducción

ni cuando empieza la motivación# pero independiente de esto, al iniciarse

cualquiera de los dos programas se comienza a integrar al personal al desarrollo

del sentido de pertenencia por la empresa.

=:ubo una %poca en que se crea que la única manera de conseguir que el

trabajador $iciera un esfuerzo adicional era pagándole más, otorgándole mayores

prestaciones y si eso no daba resultado, amenazándole con el despido.

En la actualidad, la administración sabe que ni más dinero, ni más beneficios dan

por resultado una mayor productividad. :oy en da, un número cada vez mayor de

organizaciones llegan a la conclusión de que la forma más segura de obtener la

colaboración plena del trabajador es motivándolo>2 según dice 0esús Encinas, yactuando mediante mecanismos que promuevan un funcionamiento adecuado de

la organización y $aga que las personas se sientan más satisfec$as.

8odo esto parte de un compromiso gerencial por parte de los directivos de la

organización como tal, y es por esto que aqu radica el %"ito o no de todo proceso

de inducción y motivación de una compa&a.

)ndependiente de que e"ista o no la cuantificación real de la incidencia de un

proceso de inducción sobre el estado de resultados de una organización, se puede

considerar de una forma apro"imada la visualización de %ste, mediante la

consideración de los siguientes puntos que se ven favorecidos por un buen

proceso de inducción

Se cuenta con toda una cantidad de documentación escrita, que sirve como

material de consulta permanente por parte de los empleados, la cual disminuye los

tiempos, posibilidades de errores y costos del proceso de inducción y de

capacitación por parte de los empleados mismos de la organización, al evitar la

improvisación de %ste al momento de dictarla. +dicionalmente, y desde el

comienzo, se fomenta y promueve la cultura de la documentación del

conocimiento, en donde se busca que todo quede por escrito, en pro de favorecer

la continuidad y disminuir la concentración de la información.

Se logra una mayor productividad ya que el trabajador estará listo para el

desempe&o completo de sus funciones (para las que fue contratado! en un tiempo

menor comparativamente contra una organización sin un buen proceso de

inducción definido. + nivel de ejemplo, consideremos que un trabajador puede

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comenzar a desarrollarse al 3??@ de su potencial en A? das, contra un perodo

de tiempo de 65 das.

-os manuales y capacitaciones del personal, disminuyen los riesgos y los

accidentes al interior de la organización, y favorecen la promoción de una cultura

segura. Esto a su vez, se puede reflejar en la disminución del valor de las pólizasde seguros, de los costos internos por incapacidades, +<' y otros.

El conocimiento y la capacitación especfica en el área de trabajo, disminuye los

riesgos y da&os de la maquinaria, de los procesos y del personal mismo. Esto se

puede reflejar en los costos de mantenimiento, disminución de producto no

conforme y accidentes de trabajo.

El conocimiento fsico de la organización, evita las p%rdidas de tiempo por

desconocimiento, genera bienestar en las personas (la mayora de la gente no

pregunta por pena!, y favorece el ambiente de trabajo# en cuanto al conocimiento

global de la organización, se favorece la buena imagen corporativa, y en

ocasiones, es generador de ventas indirectas por recomendación del personal de

la empresa.

Se a$orra dinero por el buen uso y mantenimiento de los equipos de protección

personal (seguridad industrial!, ya que independientemente del buen uso o no de

estos equipos, la empresa debe de reponerlos por la seguridad del empleado.

Se favorece el sentido de pertenencia del personal, con lo cual la gente trabaja

mejor y puede ser más efectiva (eficiente B eficaz! al estar más comprometida.

*uando la gente conoce el pasado ($istoria!, el presente, el futuro ($acia dóndevamos!, los objetivos, sabe lo que va a obtener y cómo $acerlo, se pone la

camiseta de la organización.

Se mejora la comunicación interna entre todo el personal, lo cual evita errores,

facilita y agiliza los trabajos interdisciplinarios y favorece el buen ambiente y clima

organizacional. -a idea es lograr generar una cultura de apoyo y ayuda al reci%n

ingresado a la organización.

Es un primer proceso motivador interno, el cual induce a las personas a trabajar

mejor, con más ánimos y empe&o en las funciones para las que fue contratado.

En cierta forma, y como consecuencia de todo lo anterior, de una motivación

permanente, más toda una serie de polticas que favorezcan el crecimiento

personal y profesional de los empleados, se favorece la disminución de la rotación

del personal, evitando as la fuga de conocimiento# lo cual a su vez, induce

indudablemente a incurrir nuevamente en los costos, tiempos y cambios que trae

consigo todo proceso de inducción.

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'ara finalizar, no está de más recordar que todo buen proceso de inducción,

deberá ser actualizado y complementado permanentemente a la altura de la

organización, dado que las empresas, tiempos, objetivos, proyectos y en general

todo es cambiante y se modifica da a da.