Herramientas de Software - Sesion 4 - Microsoft Access 2007

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4TA SESIÓN

MICROSFT ACCESS 2007

M.E. MANUEL GONZÀLEZ SÀNCHEZ

EMAIL: [email protected]

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INTRODUCCIÓN

Microsoft Access es un sistema de gestión de bases de datos

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INTRODUCCIÓN

Una base de datos es un sistema de almacenamiento masivo de datos estructurados.

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INTRODUCCIÓN

Microsoft Access pertenece a los sistemas de bases de datos relaciónales, en los que los datos se estructuran y organizan mediante tablas, distribuidos en filas y columnas.

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INTRODUCCIÓN

Cualquier tabla de una base de datos relacional se construye mediante registros (las filas de la tabla) que podrían compararse a las fichas de un archivero

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INTRODUCCIÓN

Cada registro de la base está compuesto por campos (las columnas de la tabla) que equivalen a los datos distribuidos en las fichas del archivero y cuya estructura se repite para cada ficha.

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INTRODUCCIÓN

En una estructura de tabla que contiene los campos Nombre, Apellidos y Teléfono, significa que cada registro contendrá un Nombre, unos Apellidos y un Teléfono.

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INTRODUCCIÓN

La forma de representar estos datos mediante bases de datos relaciónales es la tabla, que contiene en sus filas y columnas los datos que la llenan. Por ejemplo, he aquí una sencilla tabla para el almacenamiento de números de teléfono:

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TIPOS DE CAMPOS Texto. Se emplea para contener datos

textuales

Memo (memorándum). Es capaz de contener datos de tipo Texto tal y como hemos descrito antes; sin embargo, difiere del tipo Texto en que su capacidad de almacenamiento es mucho mayor.

Número. Almacena cifras con las que se puede operar matemáticamente.

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TIPOS DE CAMPOS Fecha/Hora. Este tipo de datos se emplea

para almacenar datos horarios o de fecha

Moneda. Con las mismas características que el tipo Número, existe el tipo moneda, que incorpora el detalle de añadir el símbolo monetario

Autonumérico. Los campos de tipo Autonumérico se utilizan para llevar algún tipo de recuento que Access incrementa automáticamente en cada registro nuevo que se incorpore a la tabla

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TIPOS DE CAMPOS Sí/No. Se utiliza para datos que se definen

claramente sólo conteniendo el dato Verdadero (Sí) o Falso (No).

Objeto OLE. El tipo Objeto OLE puede contener información originada en otras aplicaciones de Windows

Hipervínculo. Un campo de tipo Hipervínculo tiene como finalidad contener una dirección URL de Internet, de modo que cuando el usuario haga clic en él, el enlace le llevará hasta la dirección que contenga

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TIPOS DE CAMPOS Datos adjuntos. Permite almacenar archivos

del disco como datos anexos, tal y como se haría en un mensaje de correo en el que se adjuntan archivos de datos.

Asistente para búsquedas. Es un asistente que consigue que un dato de una tabla se pueda rellenar mediante una lista desplegable que ofrezca valores, u otro tipo de control típico de Windows.

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INICIANDO UNA BASE DE DATOS

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ENTORNO AL ACCESS

Navegador

Plantillas

Visor de Bases de

datos

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MI PRIMER BASE DE DATOS1. Abrir Access desde

INICIO – PROGRAMAS – MICROSOFT OFFICES – ACCESS

2. Dar click en el botón de Base de datos en blanco.

3. Dar click en el icono de la carpeta en la sección del visor de las bases de datos y aparece la siguiente ventana. Seleccionar versión 2003

Seleccionar la carpeta de ejercicios

Nombre de la base de datos

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MI PRIMER BASE DE DATOS

1. Cuando se acepta la configuración debe regresar a la ventana de inicio y se verá como sigue:

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1. Dar clic al botón Crear, para iniciar nuestra base de datos, se vera como sigue:

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1. En el botón Ver, seleccionamos la opción Vista de Diseño para dar de alta nuestros campos

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1. Al presionar el botón de Vista de Diseño, nos pregunta el nombre de la tabla, (misamigos)

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1. Al aceptar el nombre de la tabla, aparece la ventana de configuración de la base de datos.

Campos

Tipo de Campo

Propiedades del Campo

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1. Campos a utilizar, en este ejercicio.1. Id Autonumerico2. Nombre Texto 503. Direccion Texto 604. Email Texto 305. Telefono Texto 156. Celular Texto 157. Nacimiento Fecha/Hora8. Ciudad Texto 209. Estado Texto 25

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1. Una vez capturados todos los campos y configurados la ventana se verá como sigue:

2. Guardar la tabla creada

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HEZCREAR UN FORMULARIO DE CAPTURA

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FORMULARIOS

Dar click en la pestaña CREAR Seleccionar el asistente para formulario. Paso 1: Seleccionar los campos disponibles, y

click en siguiente.

Botón para seleccionar todos los campos

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FORMULARIOS Paso 2: Seleccionar el tipo de distribución a columnas Paso 3: Agregar el titulo del formulario a crear, como

Agenda Click en Finalizar Se abrirá el formulario, para su captura de datos

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OBJETOS DE CONTROL (MACROS)

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OBJETOS DE CONTROL

Se define a un objeto de control como un lo que realiza una acción predeterminada, es decir, hablamos de acciones de macros, predefinidos

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¿CUÁLES SON ESTOS OBJETOS?

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Cuadro de Texto

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Etiquetas

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¿CUÁLES SON ESTOS OBJETOS?Botón de

acción

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¿CUÁLES SON ESTOS OBJETOS?Control de pestañas

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¿CUÁLES SON ESTOS OBJETOS?Crea un hipervínculo a una pagina web, una

imagen, un correo electrónico o a un

programa

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¿CUÁLES SON ESTOS OBJETOS?Grupo de opciones

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¿CUÁLES SON ESTOS OBJETOS?Inserta un salto de página

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¿CUÁLES SON ESTOS OBJETOS?Cuadro

combinado

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Crea una gráfica

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Inserta líneas

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Botón alternar

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Cuadro de Lista

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Inserta un rectángulo

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Casilla de verificación

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Marco de objeto

independiente

Marco de objeto

independiente

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Botón de Opción

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SubFormulario o Subinforme

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Inserta una imagen

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HEZAGREGAR OBJETOS DE CONTROL AL

FORMULARIO

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MUESTRA DEL FORMULARIO

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PROCEDIMIENTO

1. Del panel lateral izquierdo dar doble click al formulario.

2. En la pestaña del formulario dar click derecho y selecciona, vista de diseño.

3. Dar un click al objeto botón y en la parte inferior de tu formulario dibuja un botón cuadrado.

4. Al abrirse el asistente del botón seleccionar como se muestra la figura.

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PROCEDIMIENTO

5. Seleccionar la opción imagen y el lápiz.6. Dar un nombre al macro, como CmdAgregar.

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PROCEDIMIENTO

7. Da click en finalizar y observa como se inserto el botón.

8. Da click con el botón derecho y selecciona la opción Vista de Formulario y dale click para que observes que hace.

9. Repetir el mismo procedimiento para los botones que te indique.

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EXPORTAR INFORMACIÓN DE ACCESS A EXCEL

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EXPORTACIÓN

En el panel de la derecha, identifica la base de datos llamada misamigos

Da click con el botón derecho y selecciona exportar a excel, siguiendo el asistente

Para verificar la información, abre el archivo que acabas de exportar desde excel.

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EJERCICIO DE COMPRENSIÓN Y DE EVIDENCIA

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EJERCICIO DE COMPRENSIÓN Hacer una base de datos llamada Inter-uane, con la siguiente

información.1. Se desea controlar el registro de los asistentes a un evento

deportivo, para lo cual se pretende, llevar una captura y un control de lo siguiente:

1. Nombre del participante2. Lugar de procedencia3. Escuela4. Disciplina

5. Nombre del Entrenador6. Correo electrónico del entrenador

2. Realizar la estructura de la tabla de datos, a la cual llamaras deportes, todos los campos deben ser tipo texto, la longitud ustedes la asignan, considera lo que vas a capturar.

3. Crear un Formulario llamado Registro4. Exportar la información a Excel con el nombre de Concentrado-

deportes5. Dar presentación en Excel a la información, preparándola en

Hoja tamaño carta, horizontal e impresa en formato PDF.6. El portafolio de evidencias serán el archivo de access y el doc de

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