Herramientas 2.0 para Grupos de Trabajo

“ H E R R A M I E N TA S D E T R A B A J O G D T W E B 2 . 0 ”

TECNOLOGÍAS COMUNICACIÓN PARA GRUPOS DE TRABAJO

J. Javier Blanquer Juan Quintana

GdT ITSI

29-11- 2017

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SoVaMFiC 2017

HABLAREMOS DE…


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HABLAREMOS DE…

• Correo electrónico.

• Gmail

• Outlook

• Mail

• Hotmail

• Herramientas para quedar.

• Doodle

• StageHQ

• Uso del WhatsApp

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ALGO DE…

• Documentos compartidos:

• Ggogle Drive.

• Dropbox

• WeTransfer

• DocsToGo.

• Quedamos para hablar:

• Hangouts

• Skype

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NO NOS DARA TIEMPO …

• Redes Sociales:

• Facebook

• Twitter.

• Blogs.

• Herramientas de trabajo Corporativo.

Zyncro Groupspaces Hall

Wyev Wiggio Ubidesk

Columbus BscW

• IFTTT: automatiza todas tu tareas.

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E-MAIL


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10 CONSEJOS DE USO CORREO

• Si utilizas un email de Grupo de Trabajo:

• Sé formal. La recomendación más puntual en este sentido es

tener un correo que sea de la siguiente forma:

[email protected].

• Evita a toda costa poner diminutivos, apodos o utilizar correos que

sean difíciles de transmitir de manera rápida.

• Consejo: si tienes que deletrear tu correo cada vez que alguien te lo

pide, considera cambiarlo.

• Escribe bien tu nombre al configurar la cuenta de correo.

• Revisa que el asunto del correo exprese

concretamente el contenido del mismo; así será más

fácil que el destinatario le dé la prioridad necesaria.

7http://ollinac.org/10-consejos-para-el-uso-correcto-del-correo-electronico/ SoVaMFiC 2017


• Aprende a administrar a tus destinatarios:

• “Para” escribimos el correo de una o varias personas

principales, a las que nos queremos dirigir directamente;

• “Correo con Copia” (CC) ponemos a otras personas que

pueden estar interesadas en el contenido de nuestro correo pero

no son el remitente principal

• Correo con Copia Oculta (CCO) escribimos direcciones de

correo que también pueden estar interesadas en el contenido

pero que nadie podrá ver. Antes de enviar tu correo, pregúntate

qué personas son las que necesitan interactuar y a quiénes sólo

les vas a informar.


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No envíes mensajes a muchas

personas en el campo "Para”

• Si envías un correo a una larga lista de personas en el

campo "Para" está contribuyendo a que estas

personas reciban más correo no solicitado.

• Además puede que algunos de ellos no deseen que

su dirección sea conocida por terceras personas.

• Utilice para ello el campo CCO (copia oculta).

11SoVaMFiC 2017



• El contenido debe estar constituido por un saludo,

cuerpo y despedida.

• En el cuerpo del mensaje es necesario ser directos: escribir lo

que queremos decir de manera clara y sin palabras de más.

• Es importante ser simples y concretos para dar a entender el

mensaje.

12http://ollinac.org/10-consejos-para-el-uso-correcto-del-correo-electronico/

La forma de redacción debe adecuarse al destinatario. No escriba en mayúsculas ya que implica gritar.

Utilice los smileys (simbolos caras) con moderación y nunca en un mensaje formal.

No utilice la arroba (@) como sustituto del género neutro.

Si el contenido de un mensaje le irrita, no conteste de forma inmediata, haga antes una pausa.

Tenga en cuenta que se trata de comunicación escrita.

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• En la firma intenta escribir solamente tu nombre, cargo,

organización o empresa en la que trabajas y datos de

contacto. Se pueden configurar

• Si vas a poner un logo, intenta hacerlo de un tamaño moderado

para que sea fácil de cargar y visible.

13http://ollinac.org/10-consejos-para-el-uso-correcto-del-correo-electronico/

Las firmas automáticas y otro tipo de texto de inclusión automática debe ser lo

más esquemáticas posibles. No incluya imágenes o información innecesaria. Limítelo a sus datos de contacto esenciales.

Tenga presente si quiere que estos datos sean visibles cuando escribe a ciertas personas o a

listas de distribución. En el lado opuesto nunca deje de identificarse con nombre y apellidos

cuando nos dirigimos a personas desconocidas.

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• Cuando contestas un correo con más de un

destinatario, es importante:

• Primero decidir si la respuesta es para todos o solamente para el

remitente; una vez teniendo claro este punto,

• SI la respuesta es para todos debes seleccionar la opción

“Responder a todos”. Lo que están en “para”.

• SI, por el contrario, sólo deseas contestarle al remitente,

seleccionas “Responder”. Lo que están en “de”.

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Recuerda que todos recibimos muchos correos electrónicos cada día. Antes

de copiar a alguien en un correo, pregúntate si esa persona realmente está

interesada en recibir la información que vas a enviar.

http://ollinac.org/10-consejos-para-el-uso-correcto-del-correo-electronico/ SoVaMFiC 2017


• Cuando reenvías un correo, debes revisar cuál es la

información que puede ser de utilidad para el

destinatario.

• Si necesitas compartir todo el contenido, sólo selecciona

“Reenviar”,

• De lo contrario borra o agrega la información pertinente.

• Haz una revisión general de tu correo antes de

apretar “Enviar”. Revisa que los archivos que mandes

se hayan cargado correctamente, que los enlaces

funcionen, que no tenga errores de ortografía y sintaxis

y que el color y tamaño del texto sea adecuado.


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Lo habitual es que el sistema de correo electrónico incluya

en el asunto algún tipo de referencia que indica que el

mensaje ha sido reenviado por otro usuario. De esta

manera, cuando alguien reenvía un e-mail, en el asunto

puede aparecer la sigla RV (de reenvío) o FW (forward).

• RE: indica que el mensaje es una respuesta

• RV/FW: indica que te lo reenviaron.

• FW es lo mismo que RV pero en inglés. (fordward)

SoVaNFiC 2017 19http://ollinac.org/10-consejos-para-el-uso-correcto-del-correo-electronico/

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• Revisa periódicamente tu bandeja de “Correo no

deseado”. Esto ayudará a que el filtro tenga más

información sobre los correos que sí te interesan, al

tiempo que te aseguras de no pasar por alto alguna

comunicación importante que cayó ahí por error.



• Respete la privacidad de los mensajes y el destinatario

• No reenvíe mensajes destinados a usted sin el permiso del

remitente, sobre todo aquellos con contenido conflictivo o

confidencial.

• No divulgue la dirección de una persona a terceros sin su

permiso. No publique direcciones de correo en una web sin

permiso del titular.

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También es práctico aprender a usar las demás aplicaciones que nos

permiten estar más organizados y sincronizados con nuestro correo. Tómate

un tiempo para conocer cada una de ellas y sacarle el mayor provecho a tu

servicio de correo electrónico.

http://ollinac.org/10-consejos-para-el-uso-correcto-del-correo-electronico/ SoVaMFiC 2017

COSAS A TENER EN CUENTA

Archivos adjuntos:

• Un archivo que ocupe 100 K(100.000 bytes) podría transmitirse

de un sitio a otro rápidamente.

• Si se adjunta un archivo en un correo, enuncie el contenido del

mismo, e indique el tamaño que posee, de esta forma se pueda

evitar fallos de seguridad.

• Generalmente un archivo con virus es más grande que un archivo

libre de virus(Aunque los virus atacan frecuentemente a sistemas

operativos poco seguros y confiables).

• Se recomienda usar un sistema de compresión para minimizar el

tráfico de la red. Se ahorra un 60% de espacio.

• Comprimir archivos con gzip..

• Reducir tamaño del archivo.

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COSAS A TENER EN CUENTA

Listas de correo:

• Se ve como un correo electrónico que se encarga de

redireccionar un mensaje a muchos correos, para evitar enviar un

correo a muchos destinatarios escribiendo exhaustivamente la

lista de los mismos.

• Al enviar correos a una lista de correo se debe ser aún más

cuidadoso que cuando se envía a un correo electrónico, por

ejemplo.

• Crear Grupos de destinatarios:

• Solicitar confirmación recepción:

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Nombre dirección @dirección








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El correo electrónico nos roba el 28% de la jornada laboral

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GTD en el correoDeja de leer el correo. Actúa

Una bandeja con un correo es una

bandeja llena

Cada mensaje en su carpeta

Pocas carpetas

Próximas acciones

Delegados

Archivo

Menos de 2 minutos: hazlo

Desactiva la alerta de correo nuevo

Limita el tiempo de proceso de la

bandeja de entrada

Establece el momento/s para

revisarlo. Según tu energía.

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GTD en el correo

Respuestas breves

Asunto claro

No existe el correo urgente

Las discusiones, en vivo

Usa filtros y reglas para archivar

Guarda los archivos adjuntos

El correo es sólo bandeja.

Procesa, organiza (incluye en lista) y

actúa según contexto y energía.

http://jeronimosanchez.com/gtd-para-dummies-procesando-el-correo-electronico/

https://canasto.es/blog/consejos-correo-electronico

QUEDAMOS?


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PLANIFICACIÓN EVENTOS

DOODLE

Cuando queremos organizar un evento para el Grupo de Trabajo

probablemente necesitaríamos:

• Poder proponer varias fechas/horas posibles.

• Que los participantes puedan votar varias opciones, y añadir

comentarios a dichas votaciones

• Permitir a los miembros del grupo ver fácilmente las opciones

elegidas por el resto.

• Cerrar fácilmente una hora final, según los resultados de la

encuesta.

Lo que vamos a hacer por mail o teléfono cuando intentas montar una

reunión se puede hacer con esta herramienta.

Doodle nos ofrece todo esto… y más.

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https://doodle.com/es/

https://www.adictosaltrabajo.com/tutoriales/doodle/ SoVaMFiC 2017

https://doodle.com/es/

https://www.adictosaltrabajo.com/tutoriales/doodle/

OTRO GRUPO WhatsApp


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Whatsapp profesional

Buenas prácticas

• Establecer los objetivos y no usarlo

para temas ajenos

• No añadir a participantes sin

consultarles antes.

• Cortesía. Hola, por favor, gracias.

• Ser conciso y claro

• Asuntos delicados: presencial

• Poca confidencialidad. Cuidado con

archivos y contraseñas.

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Whatsapp profesional

Buenas prácticas

• Punto y aparte. Ese desconocido.

• No esperar inmediatez. Urgencia:

llamada.

• Según el caso, pedir que la

respuesta sea en privado

• No escribir si estamos alterados

• En tiempo de trabajo. Respetar vida

privada

• Listas vs grupos 46SoVaMFiC 2017

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Para que no te absorba

• Es una herramienta, no un fin

• Grupos sin sonido

• Consultarlo cuando

corresponda

• Evita interrupciones: Anular

push; modo avión; no datos

móviles

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Negrita: abrir y cerrar con asteriscos (*) la palabra o frase.

Cursiva: abrir y cerrar con guiones bajos ( _ )

Tachado: abrir y cerrar con virguillas (~).

Combinación de formatos: El primer símbolo para abrir ha de ser el último

para cerrar (en espejo, no repitiendo el orden).

Orden correcto: _ * texto * _ (aparecería en cursiva y negrita)

Orden incorrecto: _ * texto _ *

DOCUMENTOS COMPARTIDOS


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15 GB gratuito (correo, archivos, fotos…)

Almacenar y compartir archivos o carpetas

Edición colaborativa con googleDocs. Texto, diapositiva,

tablas…

Aplicación de escritorio

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2 GB gratuito

Sencillo

Almacenar y compartir

archivos o carpetas

Editar con Word online

Aplicación de escritorio

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Gratuito: envío de 2 GB

vigencia del enlace de 7 días

envío a 20 direcciones

Sin necesidad de registro

NOS LLAMAMOS Y NOS VEMOS


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TRABAJO CORPORATIVO


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EL TRABAJO COLABORATIVOO GROUPWARE

“Aquellos procesos intencionales de un grupo para alcanzar

objetivos específicos, más herramientas diseñadas para dar

soporte y facilitar el trabajo. Trabajo colaborativo o groupware son

palabras para designar el entorno en el cual todos los participantes

del proyecto trabajan, colaboran y se ayudan para la realización del

proyecto.”

Para poder llevarlo a cabo lo principal es crear un grupo de trabajo motivado (humano)

y disponer de herramientas adecuadas para su comunicación. Los requisitos que

hemos priorizado han sido:1. Facilidad de uso, ya que en nuestro caso algunos miembros del equipo investigador no están

relacionados con el uso de tecnologías basadas en Internet.

2. Posibilidad de videoconferencia al menos para 8 conexiones simultáneas.

3. Posibilidad de compartir archivos y trabajar de manera colaborativa y simultánea en los mismos.

4. Fácil gestión y acceso a archivos.

5. Almacenamiento en la nube.

6. Seguridad y confidencialidad.

7. Precio.

56https://nuevastecsomamfyc.wordpress.com/2012/08/27/plataformas-de-

trabajo-colaborativo/SoVaMFiC 2017

HERRAMIENTAS DE TRABAJO CORPORATIVO.

Zyncro Groupspaces Hall

Wyev Wiggio Ubidesk

Columbus BSCW

• https://nuevastecsomamfyc.wordpress.com/2012/09/07/plataformas-de-trabajo-colaborativo-zyncro/

• https://nuevastecsomamfyc.wordpress.com/2012/09/06/plataformas-de-trabajo-colaborativo-groupspaces/

• https://nuevastecsomamfyc.wordpress.com/2012/09/05/plataformas-de-trabajo-colaborativo-hall/

• https://nuevastecsomamfyc.wordpress.com/2012/09/04/plataformas-de-trabajo-colaborativo-wyev/

• https://nuevastecsomamfyc.wordpress.com/2012/09/03/plataformas-de-trabajo-colaborativo-wiggio/

• https://nuevastecsomamfyc.wordpress.com/2012/08/31/plataformas-de-trabajo-colaborativo-ubidesk/

• https://nuevastecsomamfyc.wordpress.com/2012/08/30/plataformas-de-trabajo-colaborativo-columbus/

• https://nuevastecsomamfyc.wordpress.com/2012/08/29/plataformas-de-trabajo-colaborativo-bscw/

57

Google.

BSCW.

Columbus.

Ubidesk

Hall

Wiggio

Vyew

SoVaMFiC 2017

https://nuevastecsomamfyc.wordpress.com/2012/09/07/plataformas-de-trabajo-colaborativo-zyncro/

https://nuevastecsomamfyc.wordpress.com/2012/09/06/plataformas-de-trabajo-colaborativo-groupspaces/

https://nuevastecsomamfyc.wordpress.com/2012/09/05/plataformas-de-trabajo-colaborativo-hall/

https://nuevastecsomamfyc.wordpress.com/2012/09/04/plataformas-de-trabajo-colaborativo-wyev/

https://nuevastecsomamfyc.wordpress.com/2012/09/03/plataformas-de-trabajo-colaborativo-wiggio/

https://nuevastecsomamfyc.wordpress.com/2012/08/31/plataformas-de-trabajo-colaborativo-ubidesk/

https://nuevastecsomamfyc.wordpress.com/2012/08/30/plataformas-de-trabajo-colaborativo-columbus/

https://nuevastecsomamfyc.wordpress.com/2012/08/29/plataformas-de-trabajo-colaborativo-bscw/

http://www.google.es

https://public.bscw.de/pub/

http://columbus-web.org/plataforma_comunicacion.php

https://www.ubidesk.com/

https://hall.com/

http://wiggio.com/

http://vyew.com/s/

IFTTT: AUTOMATIZA

TODAS TU TAREAS.“ H E R R A M I E N TA S D E T R A B A J O G D T W E B 2 . 0 ”

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IFTTT: AUTOMATIZA TODAS TU TAREAS.

• Monitorea las cuentas vinculadas, o canales, para

disparadores predefinidos, o acciones.

• Receta: Cuando IFTTT observa un disparador de una de

las cuentas de los usuarios, se realiza la acción definida.

• Más de 85 servicios para automatizar tareas:

• Avisar de la publicación de un artículo

• Subir a redes sociales una noticia

• Aviso de apps gratuitas

• Guardar fotos de redes sociales…

59https://www.juanmabenitez.com/guia-ifttt/ SoVaMFiC 2017

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A R A N H D @ O N O . C O M

J U A N V Q U I N T A N A @ G M A I L . C O M

GRACIAS POR LA ATENCIÓN

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Health & Medicine

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