Herramienta Para Gestionar Evento

Gua prctica: Encontr la herramienta perfecta para gestionar tu evento 2

Comienza la bsquedaSimplific la inscripcin de los participantes al

evento para beneficio de todos

Que los participantes no tengan problemas a la hora de inscribirse es esencial para que disfruten de tu evento y construyan una imagen positiva de tu trabajo como organizador.

Aprovech esta oportunidad para sorprenderlos!

Sabemos que la bsqueda de la plataforma perfecta puede ser una tarea compleja. Entendemos que como organizador tens interrogantes y desafos que cumplir. Esperamos que esta gua te ayude a resolverlos!

En las siguientes pginas, encontrars una sencilla gua que te ayudar a seleccionar la herramienta ideal para gestionar tu evento y a cubrir todas tus necesidades.

Podrs consultar este documento a la hora de evaluar las diferentes opciones y revisarlo, una vez terminado el evento, para verificar si los consejos te funcionaron.

Silicon Prairie News - #BigOmaha Conference Enviornment

Gua prctica: Encontr la herramienta perfecta para gestionar tu evento3

La GuaEn esta gua presentamos los interrogantes y desafos ms comunes que enfrentan los organizadores de eventos con respecto al registro de los participantes en siete categoras, cada una cuenta con una lista de caractersticas generales (checklist) y con preguntas especficas para que puedas evaluarlas.

Primero debs saber cules son las caractersticas ms importantes de tu evento para luego comenzar a evaluar la herramienta que te ayudar a cumplir con tus objetivos:

Experiencia de registro

Acceso

Datos

Promocin

Soluciones para el da del evento

Soporte al cliente

Confianza y Seguridad

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Preguntas para hacerle al equipo responsable de la plataforma:

Cuntas pestaas debe atravesar una persona para inscribirse a mi evento?

Los participantes, deben crearse una cuenta y darse de alta para inscribirse en mi evento?

Se visualiza bien la plataforma en todos los navegadores (Chrome, Safari, etc)?

Experiencia de registroUna inscripcin al evento sin ningn tipo de problemas har que los participantes se sientan ms involucrados y tengan una imagen positiva de tu marca.

Checklist Por qu es importante?

Inscripcin fcil y rpida

La plataforma debe hacer que la inscripcin o compra de entradas sea lo ms simple posible, ya que si es con varios pasos y muy lenta puede causar una cada en la compra. Es ms, slo un segundo de demora en esta pgina, puede tener como resultado una reduccin de aproximadamente el 7% de los inscriptos.

Una pgina que pueda ser vista desde un smartphone

La pgina del evento debe adaptarse a la pantalla de estos dispositivos, cada vez ms utilizados, para facilitar la inscripcin de los participantes que deseen utilizar este medio.

Una pgina de inscripcin que coincida con la esttica de tu sitio web

Tus clientes ya conocen tu marca y confan en ella. Tener una pgina del evento que refleje la misma apariencia construir confianza y ser beneficioso para aumentar las inscripciones.

Posibilidad de personalizar el proceso de inscripcin

La herramienta de registro debe apoyar tu estilo de comunicacin. Es muy importante la flexibilidad en la creacin del formulario de inscripcin para obtener la informacin deseada, pensar en distintas categoras de precios para las entradas, ofrecer descuentos y promociones por cantidad de participantes, accesos gratuitos y listas de espera.

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Se puede comprar una entrada o inscribirse a un evento desde un smartphone?

Se puede personalizar el proceso de inscripcin con cdigos de promocin o descuento y crear listas de espera?

Cul es el proceso de inscripcin para un grupo?

Puedo personalizar la pgina de mi evento?

Eventioz Tip: Evaluar cmo ser la herramienta que utilizars para gestionar la inscripcin de los participantes es crucial. Pero tambin debs tener en cuenta la posibilidad de que esta herramienta pueda servirte para resolver otras funcionalidades del evento.

Que sea una herramienta que nos permita manejar la registracin de una manera simple y confiable, a pesar de toda la complejidad de lo que estamos organizando. Adicionalmente , que nos permita utilizar las redes sociales para seguir en contacto, compartiendo ideas que te transforman, entre evento y evento.

Gerry GarbulskyMiembro del equipo organizador de TEDxRodelaPlata.

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AccesoUna plataforma autogestionable te permitir realizar los cambios que necesits en cualquier momento y lugar.


Capacidad para realizar cambios, acceder a la pgina del evento, a tu cuenta personal y a los datos de los participantes en cualquier momento y lugar.

Es muy importante que no tengas que acomodar tus horarios de acceso a la plataforma. Asegurate de que tens el poder de ingresar y realizar cambios cuando vos quieras.

Diferentes niveles de acceso para mltiples usuarios.

Pods tener un equipo de personas en donde cada miembro tenga una responsabilidad diferente. Por eso, la herramienta deber contar con diferentes niveles de acceso para que cada uno pueda ocuparse de su tarea, sin perjudicar a los dems.


Puedo reunir datos de mis participantes y acceder a ellos?

Puedo tener acceso permanente a toda la informacin relacionada con mi evento (inscriptos, datos de los participantes, etc)?

Puedo conceder entradas por mi cuenta sin tener que pasar por un administrador de cuentas?

Cmo accedo a mis pagos?

Existe algn tipo de cambio que no pueda realizar de forma independiente en la plataforma online?

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Puedo comparar informes de diferentes eventos que haya realizado en la misma plataforma?

Ofrecen integracin con Google Analytics para analizar datos?

Puedo tener acceso permanente e ilimitado a todos mis datos las 24 horas, los 365 das del ao e incluso aos ms tarde?

DatosInterminables hojas de clculo dan dolores de cabeza. Para simplificar el proceso, tu plataforma de gestin deber tener una herramienta de registro automatizada y personalizable para que puedas ordenar los datos y mejorar tu estrategia de negocio.


Datos de los inscriptos en tiempo real, a los que puedas acceder las 24 horas, los 365 das del ao, desde cualquier dispositivo con acceso a Internet.

El acceso ilimitado a los datos de los inscriptos cuando lo necesites es innegociable. Si tens que esperar para poder ver resultados de marketing, pods perjudicarte y no tomar decisiones rpidas en el momento oportuno.

Canales de marketing de fcil gestin y analtica para el seguimiento.

Con analtica y seguimiento de las compras en tiempo real podrs: Evaluar la eficacia del evento antes de que termine y ajustar las estrategias segn sea necesario para ahorrar dinero y vender ms entradas.

Informes y reportes para analizar tu evento.

La capacidad de analizar tu evento y construir una significativa base de datos, te ayudar a conocer a tus participantes y a obtener informacin sper valiosa. De esta manera, tus prximos eventos sern ms exitosos.

Completo control de la gestin del evento y la propiedad de los datos de los participantes.

Tener el control total sobre la informacin de tu evento es fundamental. Asegurate de que podrs acceder a todos los datos que recogiste, incluso aos ms tarde.

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PromocinComo un buen organizador de eventos, sabs que realizar una buena gestin de marketing es elemental para alcanzar el xito. Por eso, la mejor opcin es una plataforma que se complemente con tus actividades de difusin y promocin.


Integracin con las redes sociales ms utilizadas.

Poder compartir el evento en las redes sociales te permitir lograr viralidad del evento e incrementar los registros.

Convertir a los participantes en promotores del evento.

Te recomendamos usar una herramienta que desarrolle mecanismos para potenciar la difusin del evento. Es importante que cada participante pueda compartir la informacin con su comunidad y de esta manera, viralizar el contenido de forma directa.

Posicionamiento de la herramienta en Google.

Esta herramienta debe tener una alta puntuacin en Google para ayudar a tu evento a posicionarse mejor en este buscador.

Para gestionar eventos de comunidades tech, lo ms importante es la integracin con redes sociales, la opcin de registrarse con el correo electrnico y los templates, ya que siempre es interesante poder enviar correos con onda. Con respecto a la gestin, es importante mantener un equilibrio para enviar la informacin necesaria, no saturar al usuario y tampoco hacerlo sentir de que no te ests ocupando de los detalles (emails de confirmacin, reminders, info completa del evento, agenda, etc).

Martn Vivas, Organizador Startup Weekend



Cunto ayuda la herramienta a aumentar las ventas e incrementar las inscripciones? Puedo enviar encuestas a travs de la plataforma?

Cmo puedo usar la integracin con las redes sociales de manera innovadora? Puedo obtener difusin directa de los participantes para ayudar a las ventas?

Cmo puedo ayudar a que mi evento se encuentre bien posicionado en los resultados de bsqueda de Google?

Tienen un correo electrnico para comunicarse con los participantes? Puedo enviar recordatorios a los participantes por mail desde la herramienta?

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Soluciones para el da del evento Filas largas y desorganizadas de personas son una pesadilla (tanto para el organizador como para los participantes). Te recomendamos que elijas una plataforma de registro que te proporcione la tecnologa adecuada para poder agilizar el ingreso al evento.


Una aplicacin para smartphones o dispositivos con acceso a Internet, destinada a organizar y agilizar el ingreso de los participantes el da del evento.

Asegurate de contar con una herramienta que agilice la acreditacin de los participantes y te permita: Leer los cdigos QR de las inscripciones, buscar participantes por nombre y marcarlos como acreditados, conocer en todo momento cuntos participantes han ingresado a tu evento y cuntos faltan por ingresar.

Una tecnologa para gestionar el registro de las ventas y la informacin de los participantes.

La capacidad de guardar la informacin de los participantes (nombre, mail, etc). La informacin de contacto es muy valiosa, la podrs utilizar en el momento y ms adelante.

Un equipo de personas con experiencia en planificacin y logstica de eventos.

Personas capacitadas debern asesorarte frente a todos tus interrogantes: Planificacin del evento, gestin de entradas, acciones para da del evento y post evento, etc.


Ofrecen equipos para realizar el check-in que se puedan alquilar?

Su sistema de check-in tiene la posibilidad de comparar cuntos participantes han ingresado a tu evento y cuntos faltan por ingresar?

Ofrecen una solucin para la gestin de entradas en los eventos de ms de 10.000 participantes?

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Soporte al clienteNo importa cun planificado tengas tu evento, nadie puede evitar los imprevistos de ltimo momento. Asegurate de que la herramienta que elijas te brinde el soporte necesario para cada etapa del evento.


Soporte al cliente accesible desde el chat, mail, Skype, Facebook, Twitter y telfono. Deber tener la capacidad de responder en mltiples idiomas.

Asegurate de que la herramienta cuente con alguien que pueda ayudarte y asesorarte cada vez que lo necesites y desde el canal que te sea ms cmodo.

Capacidad para responder tus preguntas y las de tus participantes.

Tener un sistema de contacto para vos y para tus participantes te ayudar a ahorrar tiempo y mejorar la experiencia de ellos.

Un centro de atencin al cliente online y material de soporte para tu evento.

Si tens una duda o necesits asesoramiento estratgico, la plataforma debe proporcionarte informacin.

Un servicio que tenga la capacidad de gestionar una venta de entradas masiva y donde puedas gestionar varios eventos a la vez.

Una interrupcin en el servicio que aloja el sitio del evento significara prdidas: Los participantes no podran inscribirse o navegar el sitio de tu evento. Si la plataforma no es apropiada para gestionar eventos a gran escala y no permite una venta masiva de entradas, puede que deje de funcionar. Esto podra perjudicarte.

Una plataforma fcil de usar, que me permita difundir el evento en las redes sociales, crear cdigos de promocin, descuentos especiales, manejar listas de invitaciones, crearme una completa base de datos y la tranquilidad de que cuenta con un excelente servicio de atencin a los clientes.

Adriana Bustamante Organizadora del Social Media Day



Cuntas personas tiene el equipo de soporte al cliente?

Si algo sale mal: Hay alguien a quien yo o mis participantes podamos llamar?

Cul es la tasa promedio de consultas solucionadas por el servicio de atencin al cliente?

Se mide la satisfaccin del cliente? De qu manera?

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Seguridad y confianza Confis en la plataforma de registro que almacena la informacin personal de tus clientes? Asegurate de que los datos estn en manos confiables.


Conts con un equipo de personas que solucione problemas relacionados a la seguridad?

Si ocurriera un fraude, cmo respondera tu equipo?

Cul es el tamao de tu equipo de ingenieros?


Proteccin de los datos de participantes.

Los inscriptos depositan su confianza en tu marca. Lo peor que podra pasarte es que sus datos financieros e informacin personal se pierda. Necesits una herramienta que se centre en la proteccin de la informacin de los compradores. No los pongs en riesgo ni a ellos ni a tu marca.

Proteccin en inscripciones fraudulentas.

Asegurate de que la herramienta que elijs contemple un sistema antifraude para evitar inscripciones duplicadas o falsificaciones.

Proteccin para tarjetas de crdito.

Es fundamental contar con un sistema que resguarde y proteja la informacin de las tarjetas de crdito de los participantes.

Equipo de ingenieros. El equipo de ingeniera es el responsable de que la plataforma de registro sea confiable. Comprob si a menudo la herramienta lanza actualizaciones.

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Eventioz es una plataforma on-line que permite gestionar inscripciones, promocionar eventos, vender entradas y controlar el ingreso de los participantes a cualquier tipo de evento. Ofrece herramientas tiles para crear un sitio web exclusivo del evento, armar el formulario de inscripcin a medida, enviar campaas de invitacin y mensajes, compartir el evento en redes sociales, crear encuestas y muchas funcionalidades ms. En el caso de eventos pagos, ofrece medios de pago on-line para que los participantes puedan pagar de forma fcil y segura. Tambin, desde la plataforma es posible crear promociones por cantidad de compra, descuentos por pago anticipado e invitaciones vip o premium.

Ms de 10.000 organizadores argentinos, grandes y pequeos, han utilizado nuestro servicio para simplificar la organizacin de sus eventos y mejorar la experiencia de los participantes desde el primer momento.

Organizadores de conferencias, maratones, clases de cocina, eventos corporativos, capacitaciones y eventos sociales han utilizado nuestro servicio y lo siguen haciendo, principalmente porque encontraron en esta herramienta una solucin para ahorrar costos y aumentar ventas.

Con Eventioz tus eventos sumarn inscriptos rpidamente y logrars que la gestin de las inscripciones sea ms fcil, tanto para vos como para los participantes.

Pods contactarnos por mail: [email protected], chat desde nuestro sitio web o telefnicamente al 54 11 5252-6722.

Conocenos: http://eventioz.com.ar/

Eventioz

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