HABILIDADES DE LIDERAZGO EN LAS REUNIONES

¿QUÉ SON LAS REUNIONES EFECTIVAS?

Algunas veces parece como si siempre estuviéramos en algún tipo de reunión:

Reuniones mensuales de la organización, reuniones de tareas especiales en

las cuales trabajar, reuniones de acciones urgentes y de comités de proyectos

de las que nuestro grupo se hace cargo. Las reuniones toman mucho de

nuestro tiempo porque son la manera en que tomamos decisiones, planeamos

acciones y llevamos a cabo el trabajo que debemos realizar.

¿POR QUÉ TENER REUNIONES EFECTIVAS?

¿Sabía usted que la manera en que se dirigen y facilitan las reuniones es uno

de los mayores “factores de riesgo” para la participación y la inversión de los

miembros de la organización?

Todas las partes de una reunión son importantes: la planificación

(particularmente enfocada en agendas de trabajo y metas); la logística; y los

principios y habilidades para presidir la reunión. Todos estos aspectos

producen un impacto en la participación e involucramiento de los miembros de

la organización.

¿CÓMO DIRIGIR REUNIONES EFECTIVAS?

Dirigir o presidir una reunión significa más que sólo hacer que el grupo cubra

los temas de la agenda de trabajo programada. Cuando se preside una

reunión, la persona al frente de ella es responsable del bienestar del grupo y

los miembros que lo conforman. Esto requiere que se preste la debida

atención a las “dinámicas del grupo” y otros aspectos del proceso. ¡Incluso

todas esas cosas difíciles de abordar son importantes!

FASE I: PLANIFICAR LA REUNION

Si se le presta atención a la planificación, se pueden evitar los elementos que

afectan negativamente la reunión, tales como:

• Desperdiciar el tiempo de reunión.

• Desperdiciar el tiempo de las personas.

• Reuniones aburridas que no llevan a ninguna parte.

• Reuniones sólo por el hecho de reunirse.

Decidir el objetivo de la reunión.

¿Tiene la reunión como objetivo la revisión de las disposiciones legales, hacer

un plan de reclutamiento de voluntarios o a alguna otra cosa? ¿La meta no está

clara? El resultado podría ser una reunión aburrida y desenfocada. Es

necesario presentarse con una meta clara y la agenda se convertirá en una

especie de guía de viaje para llegar ahí.

Hacer la tarea.

Si se necesita información o investigar para la reunión, es mejor hace antes de

que ésta empiece. ¿Qué sucede cuando nos presentamos a una reunión donde

falta información importante? ¡Es una gran pérdida de tiempo!

Decidir quién necesita estar presente.

Si se está trabajando en una campaña publicitaria, ¿Todos los participantes

necesitan ir o solamente los del comité de publicidad? Se debe pensar en esto

antes de enviar las notificaciones para estas reuniones. Cuando las personas

van a reuniones cuya agenda no les interesa, por lo general nunca vuelven.

Planificar con otros.

Ésta es una muy buena manera de desarrollar nuevos líderes y de

comprometer a más personas en el trabajo del grupo. Se puede reunir sólo a

tres o cuatro personas interesadas y discutir la agenda.

Si pensamos en la agenda de la reunión como es una especie de guía de viaje,

entonces, se deben tener previstas todas las paradas, sin tener tampoco

muchos desvíos innecesarios. Se les debe hacer saber a todos lo que se va a

discutir; ¡no hay por qué mantenerlo en secreto!

FASE II: ORGANIZAR LA REUNION

Empezar y finalizar a tiempo.

Es irrespetuoso abusar del tiempo de los asistentes y es ahí donde se podría

decir que se encuentra la mayor desmotivación que pueda haber. Si se debe

iniciar tarde porque sólo tres personas están en la sala cuando se supone que

la reunión debe empezar, al menos, hay que disculparse. Es todavía mejor, sin

embargo, hacerse el hábito de iniciar a tiempo, AUN cuando solo haya tres

personas en la sala. Se correrá la voz y posteriormente, las personas llegarán

a tiempo o de plano no llegarán. Si las personas siguen llegando tarde o no se

presentan del todo, esto puede ser un indicio para cambiar la hora o el patrón

de las reuniones, o ambos.

Apuntar a los asistentes.

Las listas de asistencia pueden indicar mucho acerca de quienes llegaron.

Además pueden ayudar a actualizar la lista de asistentes regulares y

proporcionar nombres para una cadena de números telefónicos. Se podría

incluir en la lista de asistencia el nombre, la organización, la dirección y el

número telefónico de los participantes.

“Disculpe, ¿podría mover su codo?”

Los espacios para las reuniones deberían ser confortables y apropiados. La

sala de reuniones debería estar localizada en un lugar céntrico y ser de un

tamaño adecuado para el grupo de personas. Es necesario llegar temprano

para organizar el material y/o equipos que se van a utilizar y tratar de usar un

espacio en donde se pueda hacer un círculo, para que las personas no queden

sentadas en hileras como en un auditorio. Si el lugar de la reunión es de difícil

acceso para adultos mayores u otras personas, se debe tratar de coordinar el

transporte o tal vez un servicio voluntario de “escolta” (¡un gran proyecto de

cohesión entre adolescentes/adultos mayores!).

¡Sólo trabajar sin divertirse no es bueno!

Se debe reservar un tiempo antes y después de la reunión para que las

personas hablen y socialicen. Ésta es una de las principales razones por las

que las personas se unieron a L grupo en primer lugar y es donde se puede

reclutar voluntarios.

Un ciclo regular.

Si se tiene un ciclo regular de reuniones, las personas empezarán a reservar la

fecha (por ejemplo, el primer lunes de cada mes): pero ¡NO SE DEBE

REALIZAR UNA REUNION SÓLO POR HACERLA! Siempre se debe tener un

objetivo claro o mejor no realizarla.

FASE III: DIRIGIR LA REUNION.

Ser el encargado de dirigir una reunión es más que una tarea; son muchos

trabajos en uno. Si se asumen todas las responsabilidades que esto conlleva,

el trabajo como director de una reunión requiere:

Hacer presentaciones.

Presentarse y describir el rol que se tiene como facilitador. Esto también

incluye hacer que todos se presenten. Cuando hay un invitado especial, el

presentarlo ante el grupo es también trabajo del facilitador. No se debe olvidar

lo buenos que es “romper el hielo” para eliminar tensiones. “Romper el hielo”

significa hacer algo pequeño al principio de la reunión para ayudar a las

personas a conocerse o recolectar algún dato de una manera divertida o

interesante. Por ejemplo, el grupo puede hacer un juego de “búsqueda del

tesoro”, en el que las personas buscan información preguntando a los otros

asistentes.

Obtener la aprobación de la agenda y de las reglas.

No se debe olvidar que la reunión es de todos, por lo que todos necesitan

aceptar la agenda. Se les puede pedir a los participantes retroalimentación

acerca de la agenda antes de empezar la reunión. Algunas reglas, tales como

no interrumpir, etc. también pueden ser útiles si hay en el grupo personas a

quienes les gusta hacerlo.

Mantener la discusión en su cauce.

No se debe permitir que alguien se desvíe de los temas de la agenda o hable

demasiado tiempo. Es necesario ser cordial pero firme: las personas respetan

las reuniones que avanzan bien y también recuerdan claramente, las reuniones

en las que a alguien se le permitió seguir y seguir hablando sobre el mismo

tema.

Vigilar el tiempo.

No se debe olvidar la hora de inicio y final. Se deben respetar los límites de

tiempo establecidos en la agenda. Si el grupo parece querer ir más allá del

tiempo acordado en la discusión de algún asunto, se debe preguntar si todos

los miembros están de acuerdo. Una oración como “Ya hemos usado todo el

tiempo dispuesto para este asunto. Decir: ¿Estarían todos de acuerdo en

continuar con el tema por otros diez minutos o continuamos con el siguiente

punto de la agenda?” puede ser una buena forma de medir el interés de todo el

grupo en el asunto.

Resumir lo que escuchado.

Hay que terminar cada punto de la agenda resumiendo las conclusiones en voz

alta y después continuar si nadie objeta o si todos están de acuerdo.

Fomentar la participación.

Si una persona normalmente callada habla, se debe mostrar interés en su

participación. Es necesario tratar de dar oportunidad de participación a todos y

no sólo a los que siempre hablan.

Usar el poder del rol prudentemente.

Se debe tener cuidado con lo que se dice, cómo se dice y cuántas veces se

dice. El facilitador no debería tomar bandos y debe ser justo con todos.

Desarrollar nuevos líderes mediante la delegación de poder.

Es necesario tratar de rotar la responsabilidad de dirigir la reunión. La única

forma en que otros aprenderán a hacerlo es observando al facilitador y luego

haciéndolo ellos mismos.

Algunos consejos para el manejo del grupo durante la reunión son:

• Tener sentido del humor y no estar a la defensiva.

• Usar preguntas abiertas que requieran que las personas respondan con

algo más que “sí” o “no”.

• Observar el entorno en busca de signos que indiquen si se debe ir más

despacio o más rápido.

CARRERA: MERCADOTECNIA

ASIGNATURA: LIDERAZGO

TEMA: HABILIDADES DE LIDERAZGO EN LAS REUNIONES

ALUMNOS: ANDRES AGUAS

GALO BORJA

JORGE FONSECA