HỆ THỐNG QUẢN LÝ NHIỆM VỤ

TÀI LIỆU GIỚI THIỆU VÀ HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG

Phiên bản: 1.0

Ngày phát hành: 29/9/2020

Hà Nội - 2020

2

MỤC LỤC

I. GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG ..................................................... 3

1. Mô hình triển khai và cơ chế bảo mật ........................................................................ 3

2. Đối tượng sử dụng theo từng vai trò .......................................................................... 5

II. HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG QUẢN LÝ NHIỆM VỤ .............................................. 5

1. Đăng nhập hệ thống ................................................................................................... 5

2. Nhiệm vụ chờ giao ..................................................................................................... 6

3. Nhiệm vụ theo dõi thực hiện .................................................................................... 12

4. Thống kê .................................................................................................................. 17

3

I. GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG

Hệ thống quản lý nhiệm vụ là một ứng dụng xây dựng trên nền tảng web, được

xây dựng nhằm mục đích hỗ trợ công tác chỉ đạo điều hành của Lãnh đạo Bộ theo quy

trình xử lý văn bản nhiệm vụ từ cấp Bộ đến các đơn vị trực thuộc Bộ. Hệ thống phân

phân quyền chi tiết tới người sử dụng hệ thống theo chức năng và theo dữ liệu.

Hệ thống cung cấp các chức năng giao nhiệm vụ; theo dõi nhiệm đã giao; theo dõi

nhiệm vụ đã giao dạng bảng; theo dõi nhiệm vụ đã giao dạng biểu đồ, có giao diện cho

màn hình tivi. Bao gồm cả các chức năng chính như sau:

- Nhiệm vụ chờ giao

- Nhiện vụ theo dõi thực hiện

- Gửi tiến độ thực hiện nhiệm vụ

- Tìm kiếm nhiệm vụ

- Thống kê báo cáo tình hình thực hiện nhiệm vụ

Hỗ trợ Lãnh đạo Bộ; Lãnh đạo Văn phòng Bộ; Lãnh đạo các đơn vị trực thuộc Bộ,

Chuyên viên phụ trách theo dõi, tổng hợp tình hình thực hiện các nhiệm vụ của Bộ, của

cơ quan, đơn vị trong việc tra cứu, tìm kiếm, thống kê, báo cáo tình hình thực hiện nhiệm

vụ đồng thời truy xuất dữ liệu một cách thuận lợi, nhanh chóng và tại mọi vị trí, thời

điểm.

Thực hiện triển khai theo giai đoạn: Giai đoạn I, chỉ hỗ trợ quản lý các nhiệm vụ

Bộ giao các đơn vị thực hiện; Giai đoạn II, bao gồm Giai đoạn I và hỗ trợ quản lý các

nhiệm vụ phát sinh tại đơn vị (các nhiệm vụ không phải do Bộ giao).

1. Mô hình triển khai và cơ chế bảo mật

4

Hình 1. Mô hình triển khai

Hệ thống quản lý nhiệm vụ được xây dựng trên nền tảng web và triển khai theo

mô hình tập trung tại Trung tâm dữ liệu của Bộ TNMT.

Hệ thống đã được triển khai tới tất cả các đơn vị cấp 2 trực thuộc Bộ. Phương thức

kết nối, truy cập vào hệ thống như sau:

- Truy cập vào hệ thống thông qua mạng diện rộng ngành TNMT (WAN).

- Các đơn vị không kết nối mạng WAN có thể sử dụng đường truyền internet kết

nối truy cập vào hệ thống.

- Sử dụng hệ thống bảo mật SSL (sử dụng https) để mã hóa dữ liệu trên đường

truyền.

5

2. Đối tượng sử dụng theo từng vai trò

Hình 2. Đối tượng sử dụng theo vai trò

Đối tượng sử dụng gồm Lãnh đạo Bộ, Lãnh đạo Văn phòng, chuyên viên phòng

tổng hợp và Lãnh đạo cơ quan đơn vị, có thể gửi, nhận văn bản nhiệm vụ qua “Hệ thống

Quản lý nhiệm vụ” do Bộ triển khai.

Dưới đây sẽ hướng dẫn người dùng thao tác các chức năng trong hệ thống quản lý

nhiệm vụ theo tài khoản người dùng.

II. HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG QUẢN LÝ NHIỆM VỤ

1. Đăng nhập hệ thống

Truy cập vào địa chỉ http://hscv.monre.gov.vn, nhập tên đăng nhập và mật khẩu.

http://hscv.monre.gov.vn/

6

Hình 3. Đăng nhập hệ thống

Sau khi đăng nhập thành công giao diện làm việc của hệ thống như hình sau:

Hình 4: Đăng nhập thành công

2. Nhiệm vụ chờ giao

Đăng nhập tài khoản người dùng được cấp quyền quản lý nhiệm vụ của Bộ, trang

chủ sau khi đăng nhập được chia làm bốn khối chính: Khối chức năng nhiệm vụ chờ giao,

khối chức năng nhiệm vụ theo dõi thực hiện, khối chức thống kê tình hình thực hiện

nhiệm vụ.

7

Hình 5. Giao diện hệ thống quản lý nhiệm vụ

Đây là nhóm chức năng quan trọng của hệ thống, cho phép chuyên viên phụ trách

theo dõi của Văn phòng Bộ quản lý được các nhiệm vụ chờ giao từ các nguồn.

Nhiệm vụ CP, TTCP giao

Chức năng này cho phép chuyên viên quản lý nhiệm vụ của Bộ đón nhận văn bản

nhiệm vụ từ CP, TTCP giao chuyển sang nhiệm vụ của Bộ.

Chuyên viên quản lý nhiệm vụ của Bộ có các quyền: Tạo nhiệm vụ, xóa nhiệm vụ,

chuyển nhiệm vụ, tìm kiếm, Xuất excel.

- Chức năng Tạo nhiệm vụ để tạo mới nhiệm vụ từ CP, TTCP giao

Hình 6. Giao diện chức năng CP, TTCP giao

8

Hiển thị cửa sổ Danh sách Văn bản đến – Văn bản đi, nhập dữ liệu và tích chọn

văn bản, nhấn nút Chuyển sang nhiệm vụ.

Hình 7. Tạo nhiệm vụ từ danh sách Văn bản đến – Văn bản đi

Hiển thị giao diện như sau:

Hình 8. Giao diện chuyển nhiệm vụ thành công

Nếu muốn thêm nhiệm vụ người dùng nhấn nút Thêm

Hệ thống hiển thị cửa sổ thêm mới nhiệm vụ

9

Hình 9. Giao diện thêm nhiệm vụ

Chọn nút Lưu để lưu thông tin nhiệm vụ; Lưu và gửi để gửi nhiệm vụ đến đơn vị

thực hiện.

Hình 10. Thêm mới nhiệm vụ thành công

Tiếp theo người dùng tích chọn nhiệm vụ và click chọn Gửi nhiệm vụ.

- Chức năng Tìm kiếm cho phép người dùng tìm kiếm nhiệm vụ CP, TTCP giao.

Hệ thống hiển thị giao diện như Hình 6. Nhập điều kiện tìm kiếm và nhấn nút Tìm kiếm.

10

Hình 11. Tìm kiếm nhiệm vụ CP, TTCP giao

- Chức năng Xóa để xóa nhiệm vụ CP, TTCP giao

- Chức năng Kết xuất Excel để xuất ra file excel

Nhóm chức năng: Nhiệm vụ Lãnh đạo Bộ giao; Văn bản nhiệm vụ của Bộ,

Ngành, Địa phương; Văn bản nhiệm vụ của Bộ, Ngành, Địa phương; Chương trình công

tác; VB chưa có nhiệm vụ. Các chức năng có nguồn nhiệm vụ gửi đến khác nhau. Cách

thực hiện và mục đích của từng chức năng tương tự như nhiệm vụ CP, TTCP giao.

Click chọn Tạo nhiệm vụ như hình 6. Thực hiện tương tự mục 2.1 CP, TTCP giao

VB đã nhập nhiệm vụ

Chức năng này cho phép người dùng quản lý nhiệm vụ cấp Bộ gửi nhiệm vụ, bổ

sung nhiệm vụ hoặc thu hồi những nhiệm vụ đã được gửi đến đơn vị thực hiện.

- Chức năng Gửi nhiệm vụ:

o Click vào menu VB đã nhập nhiệm vụ Hiển thị trang VB của CP, TTCP

giao sau đó tích chọn nhiệm vụ cần gửi (hình 12)

Hình 12. Giao diện chức năng VB đã nhập nhiệm vụ

o Nhấn nút [Gửi nhiệm vụ]

file:///C:/Users/tungpt/Downloads/Telegram%20Desktop/HDSD_quanlynhiemvu.doc%23Nhiệm%20vụ%20CP,%20TTCP%20giao

11

Hình 13. Chức năng Gửi nhiệm vụ

- Chức năng Thu hồi nhiệm vụ: để thu hồi những nhiệm vụ mà Bộ đã được giao

đến đơn vị thực hiện.

o Vào hình 12, chọn nhiệm vụ cần thu hồi

o Nhấn nút [Thu hồi nhiệm vụ] như hình 14

Hình 14. Chức năng Thu hồi nhiệm vụ

- Chức năng Bổ sung nhiệm vụ: người dùng quản lý nhiệm vụ cấp Bộ bổ sung

những nhiệm vụ đã được gửi đến đơn vị thực hiện.

o Click vào menu VB đã nhập nhiệm vụ tích chọn nhiệm vụ cần gửi

(hình 12)

o Nhấn nút [Bổ sung nhiệm vụ] như hình 15

12

Hình 15. Chức năng Bổ sung nhiệm vụ

3. Nhiệm vụ theo dõi thực hiện

Đây là một nhóm các chức năng theo dõi nhiệm thực hiện nhiệm vụ theo nguồn

giao, bao gồm: Chính phủ, TTg Chính phủ giao; Lãnh đạo Bộ giao; Văn bản đến của các

bộ, ngành, địa phương; nhiệm vụ giao tại chương trình công tác.

Đăng nhập tài khoản người dùng quản lý nhiệm vụ cấp Bộ, người dùng được phép

xem, quản lý, tìm kiếm nhiệm vụ đã giao đơn vị. Còn đối với tài khoản người dùng quản

lý nhiệm vụ của đơn vị thì người dùng có quyền thao tác thực hiện thêm/sửa/xóa/xác

nhận hoàn thành tiến độ nhiệm vụ.

Tại đây sẽ giới thiệu và hướng dẫn người dùng là cấp đơn vị thực hiện nhiệm vụ:

- CP, TT CP giao

- Lãnh đạo Bộ giao

- Bộ, Ngành, ĐP

- Chương trình công tác

- Nhiệm vụ đã thu hồi

Nhiệm vụ CP, TT CP giao theo dõi thực hiện

Chức năng này hỗ trợ người dùng quản lý nhiệm vụ cấp Bộ có thể thêm nhiệm vụ,

xóa nhiệm vụ, xác nhận hoàn thành nhiệm vụ. Đồng thời theo dõi được tiến độ thực hiện

nhiệm vụ của đơn vị chuyển đến.

13

Từ giao diện trang chủ nhấn chọn menu Nhiệm vụ theo dõi thực hiện, chọn chức

năng CP, TT CP giao giao diện trang nhiệm vụ của CP, TTCP giao hiển thị:

Hình 16. Chức năng Nhiệm vụ theo dõi thực hiện

- Chức năng Tìm kiếm: để tìm kiếm nhiệm vụ CP, TTCP giao thực hiện như hình

17, click chọn Tìm kiếm.

Hình 17. Chức năng Tìm kiếm nhiệm vụ CP, TTCP giao

Nhập tiêu chí tìm kiếm, nhấn nút hệ thống hiển thị kết quả tìm kiếm

Hình 18. Kết quả tìm kiếm nhiệm vụ CP, TTCP giao

14

- Chức năng Thêm tiến độ: thực hiện như hình 19, Chọn văn bản cần thêm tiến độ.

Hình 19. Thêm tiến độ thực hiện

Nhập thông tin thêm mới, nhấn nút [Lưu] nếu muốn ghi lại thông tin, Nhấn nút [Lưu

và chuyển]-> hệ thống thông báo thành công và được hiển thị tại mục tiến độ thực hiện

nhiệm vụ của trang thông tin nhiệm vụ.

Hình 20. Nhập thông tin thêm mới, thực hiện Lưu và chuyển

Chú ý: Muốn tải file đính kèm người dùng chọn thông tin tại trường Văn bản giao

nhiệm vụ hiển thị số ký hiệu màu xanh.

- Chức năng Sửa tiến độ: để sửa tiến độ thực hiện như hình 21, chọn nhiệm vụ cần

sửa, click chọn Sửa. Nhập thông tin cần sửa

15

Hình 21. Chức năng sửa tiến độ thực hiện

Nhập thông tin nhiệm vụ cần sửa:Nhấn nút [Lưu] nếu muốn ghi lại thông tin, [Lưu

và chuyển] hệ thống lưu lại thông tin đồng thời chuyển đến người thực hiện xem hình 20.

- Chức năng Xóa tiến độ thực hiện nhiệm vụ: Để xóa nhiệm vụ thực hiện cần xóa

- Chức năng Xác nhận hoàn thành tiến độ thực hiện nhiệm vụ CP, TTCP giao,

thực hiện như hình 22-23, nhấn nút Xác nhận hoàn thành.

Hình 22. Chức năng Xác nhận hoàn thành

Hiển thị thông báo xác nhận, chọn Hủy nếu không đồng ý

Chọn OK hiển thị cửa sổ xác nhận hoàn thành nhiệm vụ

16

Hình 23. Cửa sổ xác nhận hoàn thành nhiệm vụ

Chọn không xác nhận nhiệm vụ hiển thị có dòng chữ màu đỏ

Chọn [Xác nhận] hệ thống hiển thị có dòng chữ màu xanh

- Chức năng Lãnh đạo Bộ giao; Bộ , Ngành, ĐP; Chương trình công tác

Thực hiện Thêm/Sửa/Xóa/Xác nhận hoàn thành tương tự mục 3.1 CP, TTCP giao

Nhiệm vụ bị thu hồi

Chức năng này cho phép người dùng xem thông tin chi tiết và tìm kiếm văn bản

nhiệm vụ đã thu hồi.

- Chức năng Tìm kiếm nhiệm vụ đã thu hồi

Thực hiện tương tự mục Tìm kiếm 3.1 TT, TTCP giao

- Chức năng Xem nhiệm vụ bị thu hồi: Để xem thông tin nhiệm vụ bị thu hồi, chọn

Nhiệm vụ bị thu hồi, hiển thị thông tin nhiệm vụ.

17

Hình 24. Thông tin nhiệm vụ thu hồi

- Muốn xem tiến độ thực hiện nhiệm vụ thì nhấn vào nhiệm vụ muốn xem.

Hình 25. Tiến độ thực hiện nhiệm vụ

Thông tin chi tiết về nội dung báo cáo tiến độ được hiển thị:

Hình 26. Nội dung báo cáo tiến độ

4. Thống kê

Chức năng này cho phép người dùng hệ thống có thể quản lý và khai thác các mẫu

báo cáo thống kê theo các mẫu biểu được ban hành của Bộ Nội vụ. Các mẫu báo cáo đều

được cấu hình các tham số theo từng đơn vị mà người dùng đang đăng nhập.

18

Khi xem một báo cáo người dùng có thể kết xuất sang các định dạng file như:

word, excel và pdf để phục vụ các nhu cầu khác nhau của người sử dụng.

Nhóm chức năng Thống kê gồm các chức năng sau:

- Nhập số liệu văn bản mật

- Biểu đồ tình hình thực hiện nhiệm vụ quá hạn của Bộ

- Tình hình thực hiện nhiệm vụ tại các đơn vị

- Kết quả thực hiện nhiệm vụ

- Chức năng Biểu đồ tình hình thực hiện nhiệm vụ quá hạn của Bộ: Với

những văn bản nhiệm vụ quá hạn gửi từ hệ thống quản lý nhiệm vụ, sử dụng chức năng thống

kê theo biểu đồ. Vào chức năng Thống kê chọn Biểu đồ tình hình thực hiện nhiệm vụ

quá hạn của Bộ

Hình 27. Chức năng thống kê theo biểu đồ

Tại Biểu đồ tình hình thực hiện nhiệm vụ quá hạn của Bộ, xem được thông tin

nhiệm vụ quá hạn ký hiệu các màu bên góc phải phía trên màn hình: màu đỏ là nhiệm vụ

Đã hoàn thành quá hạn; màu xanh da trời là nhiệm vụ quá hạn phát sinh; màu xanh lá cây

là nhiệm vụ tiếp tục quá hạn.

Muốn xem chi tiết người dùng di chuyển chuột tới các điểm để xem, hệ thống sẽ

hiển thị nhiệm vụ quá hạn, nhiệm vụ quá hạn phát sinh, nhiệm vụ tiếp tục quá hạn.

19

Hình 28. Xem thông tin chi tiết nhiệm vụ

- Chức năng thống kê Kết quả thực hiện: Để thống kê kết quả thực hiện vào

chức năng kết quả thực hiện, hiển thị thông tin kết quả thực hiện nhiệm vụ Thủ Tướng

Chính Phủ và Bộ giao. Tại đây người dùng xem thông tin từng loại nhiệm vụ.

20

Hình 29. Xem kết quả thực hiện nhiệm vụ

21

- Cho phép kết xuất dữ liệu ra file excel để tiện cho việc thống kê báo cáo nhiệm

vụ. Vào hình 30, click Kết xuất dữ liệu.

Hình 30. Chức năng Kết xuất dữ liệu