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Guía para participantes en un Webinar de Todoele.net

¿Qué son los Webinars?

Un Webinar es una conferencia online por medio de una herramienta de “reunión virtual” a través de Internet.

Todoele usa la herramienta Adobe Connect Pro.

Esta herramienta online permite el encuentro sincrónico de hasta 200 personas, por eso es tan importante leer las instrucciones que vienen a continuación: facilitará el desarrollo fluido del Webinar.

La herramienta tiene este aspecto:

Video ponente

Lista participantes

Chat

Pedir el micrófono

Presentación

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¿Cómo funciona la herramienta?

1. Para entrar en la sala donde tendrá lugar el encuentro recibirás un enlace via correo electrónico, pincha en el enlace que has recibido y selecciona “Entrar como invitado”. Luego introduce tu nombre en el recuadro y pincha en “Entrar en la sala” (Nota: El acceso a la sala se abrirá a los participantes 1 hora antes de iniciarse el encuentro).

2. Es muy recomendable hacer una prueba de sonido antes de empezar. Para ello tienes que pinchar en el enlace para entrar a la reunión que te ha sido enviado y usar el asistente para la configuración del audio. (Aquí tienes un breve videotutorial de cómo hacerlo: http://tiny.cc/pqpzu ).

Nota: Todoele no da asistencia técnica de ningún tipo. Después de iniciada la sesión ni el ponente ni el moderador podrán atender los problemas técnicos individuales de los participantes.

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3. No uses tu cámara web, porque harás que tu sistema vaya más lento, sólo el ponente usará cámara. Además, tampoco uses altavoces, porque producirán eco en el audio del resto de asistentes.

Te recomendamos que uses unos auriculares con micrófono:

4. En el chat puedes comunicar libremente con tus compañeros durante el encuentro o hacer preguntas al ponente.

Además del chat público, también existe la posibilidad de mandar mensajes privados a otros participantes pinchando sobre el nombre del participante con quien se quiere iniciar el chat privado:

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Luego se pincha en la pestaña “Iniciar chat privado” que aparece a la derecha del nombre y aparecera una nueva pantalla de chat. Para moverse del chat público (Todos) al chat privado basta con pinchar en las pestañas de debajo:

5. Para solicitar la palabra y que el moderador te conceda el micrófono, deberás pinchar en el símbolo con forma de “hombrecito con la mano levantada”. El símbolo se encuentra en la parte superior de la pantalla a la izquierda del símbolo de audio:

Al lado de tu nombre en la lista de participantes aparecerá ese mismo símbolo de “hombrecito con la mano levantada” y el moderador sabrá en ese momento que quieres usar el micrófono.

Después el moderador te otorgará la palabra en el momento oportuno y lo hará siguiendo un estricto orden de solicitud en caso de haber varios participantes que la pidan. Para hablar espera a que al lado de tu nombre aparezca el símbolo de un micrófono.

En ese momento tienes acceso al micrófono y aparecerá un símbolo de micrófono en la parte superior de tu pantalla, entre el símbolo de audio y el de solicitar la palabra.

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Al pinchar sobre el símbolo de micrófono conectarás tu audio y el resto de asistentes podrá oirte hablar, no olvides desconectarlo cuando termines.

6. Adobe Connect ofrece también un pequeño menú de posibilidades extra para comunicar “estados” que aparecerán reflejados al lado del nombre del participante.

Si pinchas en el menú desplegable al lado del símbolo de pedir la palabra aparecen estas opciones:

Con el símbolo titulado “Risas” o “Aplauso” podrás mostrar alegría o aplaudir al ponente.

“Aceptar” o “Rechazar” puede ser usado para mostrar acuerdo o desacuerdo con alguna propuesta o idea.

Con “Hablar más alto” o “Hablar más bajo” podemos pedir que el ponente suba el volumen de su micrófono o lo baje.

Con “Acelerar” o “Ralentizar” podemos pedir que se avance más rápido en la presentación o que se vaya más despacio.

“Salir” nos permite dejar de aparecer en la lista de participantes, pero seguir con la

herramienta abierta y poder observar como continúa la reunión.

El estado que pulsemos aparecerá al lado de nuestro nombre en la lista de participantes, para quitar tal estado podemos volver a pinchar en el mismo símbolo o sencillamente en “Borrar estado”.

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¿Cómo se desarrolla una sesión de Webinar de Todoele?

Normalmente un Webinar en Todoele sigue un desarrollo básico similar al de cualquier otra presentación presencial:

a) Bienvenida a los participantes.

b) Breve repaso de las funciones técnicas básicas para participar.

c) Presentación del ponente y del tema por el moderador.

d) Toma de palabra por el ponente.

e) Desarrollo de la presentación.

f) Ronda de preguntas y discusión.

g) Despedida y comentario sobre futuros encuentros.

¿Cómo hay que comportarse en una reunión virtual?

Un breve código de conducta o “netiqueta” recomendable sería:

1. Se amable.

Herir sentimientos a distancia por malentendidos es más fácil que cara a cara.

2. Se activo en el chat, muestra tu presencia y participa. El sentimiento de soledad o de “locutor de radio” suele ser algo no muy agradable para un ponente.

Nota: No hace falta que esperes o pidas la palabra para hacer una pregunta o un comentario. Pero tampoco debes esperar que si el ponente está hablando, se interrumpa para atenderte. Todo dependerá del estilo de presentar de cada ponente, igual que en todo encuentro presencial.

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3. Pide la palabra, si quieres hablar por el micrófono.

Por motivos de calidad del audio y para evitar el caos y el ruido. Los participantes recibirán el micrófono por estricto orden de solicitud de palabra. Esta tarea la lleva a cabo el moderador y no el ponente.

4. Demuestra tus sentimientos. Usa emoticonos. :-)

5. No tengas miedo. Investiga, por mucho que trastees no vas a romper el invento. ;-)

6. Da “Feedback”: si no te gusta, di que no te gusta; si te gusta dilo también. No olvides que el ponente no puede verte la cara para saber si te está interesando lo que dice. Pero nunca pierdas de vista la regla número uno y que tiene prioridad sobre todas las demás reglas: se amable.

7. Ayuda a tus compañeros. En un encuentro con mucha gente, tú puedes ayudar a responder preguntas que quizás el ponente o el moderador no pueden atender en ese momento.

8. Disfruta y se comprensivo. Los Webinars de Todoele los organiza gente por “amor al arte” y con su mejor voluntad de pasar un buen rato y aprender todos juntos. No hay obligación ninguna ni nadie cobra por estar ahí. Por eso disfruta, participa y comparte nuevas ideas y propuestas: Todoele eres tú también.

Guía realizada por carlos.gonzalez@uni-greifswald.de para la Comunidad Todoele