Gua para la elaboracin de un Informe Tcnico1

GUIA PARA LA ELABORACION DEL INFORME TECNICO.

UNIDAD II3 Como redactar un Informe TcnicoRepasando la Unidad anterior podemos definir el informe como el documento en elcual se estudia un problema con el fin de transmitir informaciones, presentarconclusiones, ideas y, a veces, recomendaciones.

Las tres reglas fundamentales a seguir en la redaccin de informes y de tododocumento escrito de carcter prctico son: Precisin, Concisin y Claridad.

EL METODO CONSTA DE CUATRO ETAPAS.

Etapa I. PreparacinEtapa II. Ordenacin del materialEtapa III. RedaccinEtapa IV. Revisin

ETAPA I. PREPARACIN

1. Objetivo. Se debe determinar exactamente la tarea que se ha encomendado.Adems se debe formar una idea bien clara del tema, alcance y del propsito delinforme.

2. El lector. Se debe tomar en cuenta al posible lector y hacerse alguna de lassiguientes preguntas:

-Qu es lo que el lector desea saber?-Qu es lo que ya conoce?-Cmo puedo enriquecer o acrecentar sus conocimientos actuales?-Qu tipo de terminologa tendr que emplear para que me comprenda?-Qu uso har de mi informe?

3. Material. Es necesario recopilar hechos e ideas acerca del tema en cuestin ytomar nota de todos los hechos e ideas que se vayan recogiendo. Se debe dejarsiempre una constancia escrita.

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ETAPA II. ORDENACIN DEL MATERIAL

Hay diez puntos que facilitarn la redaccin concisa, lgica y ordenada del informe.

1. Escribir una frase breve y directa que exprese el propsito que se fije. Estoservir para comprobar si ha comprendido la tarea a ejecutar.

2. Analizar todos los hechos e ideas recogidos. Eliminar todo material superfluo oque no contribuya.

3. Analizar detenidamente la subdivisin del material para modificarla si esnecesario.

4. Se debe decidir el orden en que se presentarn los diferentes grupos dematerial. Estos grupos constituirn las secciones o captulos del informe.

5. Ordenar el material que integra cada seccin de manera que el lector puedaseguirlo fcilmente. La lectura debe llevar al lector gradualmente de lo conocido a lonuevo.

6. Cerciorarse de que las conclusiones o recomendaciones se ajusten a loshechos.

7. Analizar rigurosamente el ttulo del informe y el de cada uno de los captulos.El titulo debe identificar el tema y no slo describirlo.

8. Se debe considerar la posibilidad de utilizar ilustraciones para completar oreemplazar partes del texto. Un grafico bien presentado es a, menudo, ms eficazque toda una pgina escrita.

9. Considerar la conveniencia de poner notas al pie de pgina. Las notas puedenemplearse en los casos siguientes:

-Para indicar la fuente de las citas o referencias mencionadas en el texto.-Para indicar el nombre de autoridades en la materia o fuentes de informacincomplementarias.-Para explicar puntos del texto que puedan resultar obscuros para ciertos lectores.

10. Examinar si es posible sacar algunos detalles concretos del cuerpo del textoy ponerlos en apndices.

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ETAPA III. REDACCIN

1. Estilo. Se debe decidir el tono que se le dar al texto. Los informes comerciales,cientficos y tcnicos requieren generalmente una exposicin equilibrada, clara y detipo comercial, a veces, se justifica un estilo audaz o polmico.

2. Ordenacin. Al redactar un informe, se debe tener en cuenta que el ordenalfabtico o numrico de los prrafos o puntos de cada seccin facilita la tarea dellector.

3. Ilustraciones. Al redactar el texto, se debe ir pensando en las ilustraciones; asfinalmente se lograr una buena coordinacin entre lo escrito y las figuras.

4. Introduccin. El informe necesita una introduccin, que pueda redactarse enltimo trmino. La introduccin es la parte dedicada a la presentacin general delmaterial.

La introduccin debe contener:

- El nombre y cargo del destinatario del informe.- La fecha del informe.- El propsito del informe.- Antecedentes del tema.- El enunciado completo o resumido de los resultados obtenidos, de sus conclusioneso recomendaciones.- La lista de captulos por orden de secuencia.- Definiciones de los trminos y de los vocablos empleados en un sentido especfico,entre otros.

5. Secciones y apndices. Las secciones podrn contener algunos o todos loselementos siguientes:

- Un enunciado de los hechos recogidos, con indicacin de su fuente.- Un anlisis de dichos hechos.- La presentacin de las conclusiones o recomendaciones que surgen de dichoshechos.- Una descripcin del procedimiento seguido en las investigaciones o experimentos.- Mencin o resumen del contenido de un apndice.

6. Conclusin. La conclusin puede contener algunos o todos los puntos siguientes:- Un resumen de los argumentos expuestos en los captulos o secciones del informe.- Un resumen de las conclusiones o deducciones.- Recomendaciones resultantes.- Un enunciado claro de la accin que deber seguirse en funcin de lasrecomendaciones presentadas.

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- Un prrafo que destaque la importancia del tema.- Otras consideraciones de carcter ms general, que si bien no correspondan al temaEspecfico del informe, puedan estar relacionadas con el mismo. Existe una relacinde dependencia directa entre Introduccin y Conclusin.

7. Lista de referencias. Si el texto del informe contiene numerosas referencias aotras publicaciones o documentos, es til preparar un apndice bibliogrfico porseparado.

8. ndice. Hay lectores que prefieren conocer los ttulos de las secciones del informesin tener que leer el documento en su totalidad. En consecuencia, habr que prepararun ndice.

Para preparar el ndice es conveniente:

- Copiar los ttulos y subttulos enumerados.- Indicar la relacin existente entre los ttulos y los subttulos por medio de unapresentacin adecuada de la pgina.- Cuando sea necesario, agregar listas de tablas e ilustraciones.

ETAPA IV. REVISIN.

Una vez terminado el borrador, es conveniente hacer una crtica objetiva del informe,como si se tratara de un trabajo ajeno.

1. Hacer un rpido examen global del informe. Se destaca claramente laestructura del informe?

2. Comparar entre s, ttulos, ndice, introduccin y conclusin. Ver si se haenunciado claramente el tema, propsito y plan del informe en la introduccin.

3. Examinar el texto detalladamente. Hacer una evaluacin autocrtica de toda lainformacin, especialmente si se cree que algo pudiera estar fuera de contexto.

4. Leer el texto en voz alta o preferentemente a otra persona. Es fcil su lectura?Tiene un estilo Fluido?

5. Controlar las ilustraciones. Transmiten el mensaje claramente?

6. Si es posible, se debe someter el borrador del informe al juicio de unapersona calificada para que haga crtica constructiva.