GUIA PARA SEGUIMIENTO DE DONATIVOS

OTORGADOS POR NMP

GUIA PARA SEGUIMIENTO DE DONATIVOS

OTORGADOS POR NMP

OBJETIVO

Orientar a las Instituciones de Asistencia y Beneficencia Privada que han recibido donativos de NMP para llevar a cabo el seguimiento de los recursos asignados, de acuerdo a los criterios establecidos.

PROCEDIMIENTO

Comprobación de donativos

Es el mecanismo mediante el cual las Instituciones reportan los gastos realizados con el donativo asignado.

Se encuentra en la página de Internet, en la sección Convocatoria (Reporte de aplicación de donativos ), deberá ser enviado al Área de Donativos (por mensajería, correo electrónico o personalmente) con firma y rubrica del representante legal.

Cumplimiento de metas y objetivos

Tiene la finalidad de medir el cumplimiento de actividades y metas conforme al cronograma del proyecto presentado

Para llenarlo debe ingresar al sistema vía Internet de la misma forma en que se llena la solicitud de donativo al Formato Seguimiento donativo .

Uso del donativo

Es el proceso mediante el cual el personal de NMP verifica la utilización del donativo otorgado.

A partir de la Convocatoria 2007–2008 se ha implementado el formato de seguimiento de donativos que busca conocer los avances del proyecto por medio de los objetivos, metas y cronograma de actividades, esto se realizará de acuerdo a los tiempos del mismo presentado a NMP en su solicitud original.

Esto quiere decir que si su proyecto fue por 12 meses deberá llenarlo después de cumplidos los primeros 3 meses después de la fecha de pago a partir de esta fecha dependiendo de su cronograma podrá ingresar a la página de Internet para llenar la información solicitada.Es importante aclarar que el seguimiento de donativo consta de 3 momentos que son: la bitácora, Parcial y final que pueden llenarse en diferentes momentos.

Recibirá periódicamente un correo para recordarle que debe llenar el seguimiento de su donativo en cuanto termine de llenar este seguimiento y lo envíe, el correo automáticamente dejará de enviarse, hasta la siguiente fase.

Nota: Si no ha recibido un correo con esta información y ya tiene más de tres meses que se realizó su pago, es probable que la dirección de correo electrónico con que cuenta el NMP sea incorrecta o no haya proporcionado esta información en su solicitud de donativo por lo que es necesario que se ponga en contacto con el Área de Donativos para corregir esta información.

Cumplimiento de metas y objetivos(Formato Seguimiento donativo)

Duración del cronograma (meses) Bitácora Parcial Final

1 a 3 1 vez 1 vez

1 vez4 a 6 2 veces 1 vez

7 a 9 3 veces 2 veces

10 a 12 4 veces 2 veces

Ingresa a www.montepiedad.com.mx/donativos y selecciona ACCESO A INSTITUCIONES

En caso de que aparezca un mensaje como este selecciona VAYA A ESTE SITIO WEB

Registra usuario y contraseña

Selecciona Formato de Seguimiento de Donativo dar clic en buscar y elegir la corrida que corresponda a la Convocatoria puede ser 0801.. ó 0901..

Después de seleccionar la opción aparecerá la pantalla con las opciones para ser llenadas.

Formato Seguimiento donativo (vía Internet)

1

2

En esta pantalla elegir idioma español, capturar usuario y contraseña y dar clic en conexión.

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3

4 5

Formato Seguimiento donativo (vía Internet)

BitácoraBitácora

Indicador de número de Bitácora.Se cuenta con una bitácora cada vez que se llena.

Indicador de número de Bitácora.Se cuenta con una bitácora cada vez que se llena.

En esta sección debe realizar el comparativo de la información que presentó en su proyecto, con lo que ha realizado con el donativo.

Formato Seguimiento donativo (vía Internet)

ParcialParcial

La sección “Parcial” es un reporte de avance de proyecto en gastos.

Al llenar esta sección por ultima vez, el monto comprobado debe ser por el total sin excederse, de otra forma no le permitiráguardar.

Al llenar esta sección por ultima vez, el monto comprobado debe ser por el total sin excederse, de otra forma no le permitiráguardar.

Esta sección se activa al elegir la opción “Sí”

Esta sección se activa al elegir la opción “Sí”

Formato Seguimiento donativo (vía Internet)

FinalFinal1

Para finalizar el llenadodel seguimiento deberállenar el informe final con algunas reflexiones referentes a la ejecución del proyecto.

En las preguntas 12 y 14 puede elegir mas de una opción de respuestas.

En las preguntas 12 y 14 puede elegir mas de una opción de respuestas.

En caso de haber solicitado un cambio de destino y esto haya modificado el destino de los recursos en esta sección de deberájustificar estos cambios.

En caso de haber solicitado un cambio de destino y esto haya modificado el destino de los recursos en esta sección de deberájustificar estos cambios.

Al dar clic en “si”debe justificar ¿Cuáles fueron?

Al dar clic en “si”debe justificar ¿Cuáles fueron?

Formato Seguimiento donativo (vía Internet)

2En las preguntas 16 y 17 puede elegir mas de una opción de respuestas.

En las preguntas 16 y 17 puede elegir mas de una opción de respuestas.

Reflexiones referentesa la ejecución del Proyecto y los logrosAlcanzados.

Reflexiones referentesa la ejecución del Proyecto y los logrosAlcanzados.

Al terminar el llenado debe dar clic en “Guardar” y podrá modificarlo después si así lo desea.

Al completar toda la información si da clic en “Env iar”, ya no es posible modificar lo capturado y recibirem os una notificación de que se ha completado el proceso . Recibirá un aviso por correo electrónico cuando se active el sistema para las siguientes fases o convocatorias.

ESTA INSTRUCCIÓN APLICA PARA LAS TRES PESTAÑAS QUE CORRESPONDEN AL SEGUIMIENTO DEL DONATIVO (Bitácora, Parcial y Final).

Formato Seguimiento donativo (vía Internet)

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2. Comprobación de donativosReporte de aplicación de donativos

Para realizar la comprobación de donativos se ha desarrollado un formato que estandariza la forma e n que se presenta la información de gastos realizados con donativos de NMP.

Por lo que a continuación se detalla como realizar e l llenado de información, de acuerdo a lo que deseécomprobar en la sección indicada para cada tipo de concepto, además de algunas respuestas a las dudas mas frecuentes.

Recuerde, su comprobación de recursos debe apegarse a los conceptos autorizados.

Reporte de aplicación de donativos

El reporte se encuentra en la página de Internet de NMP, en el apartado de Convocatoria, este se puede descargar para un mejor manejo.

Reporte de Aplicación de Donativo“Facturas”

Ejemplo: captura de información (facturas)

En esta sección los datos deben obtenerse de las fa cturas y recibos de los conceptos adquiridos con el donativo . Aplica para: Activos, Alimentos, Medicamentos y Otros Gastos Asi stenciales. Debe considerar las notas al final y contener nombr e y firma delrepresentante legal

Reporte de Aplicación de Donativo “Facturas”

ALIMENTOS: despensa, pan , tortillas. NO se deben considerar consumos en restaurantes o pago a personal de cocina o nutrióloga.

ALIMENTOS: despensa, pan , tortillas. NO se deben considerar consumos en restaurantes o pago a personal de cocina o nutrióloga.

ACTIVOS: Transporte (autos, camiones, autobuses, motos), equipo de cómputo (impresoras, scanner, monitores, etc.) , Muebles, equipo especializado (rayos X, mesas de operaciones, monta cargas, etc.) Mantenimiento, remodelación, construcción y adquisición de inmuebles.

ACTIVOS: Transporte (autos, camiones, autobuses, motos), equipo de cómputo (impresoras, scanner, monitores, etc.) , Muebles, equipo especializado (rayos X, mesas de operaciones, monta cargas, etc.) Mantenimiento, remodelación, construcción y adquisición de inmuebles.

MEDICAMENTOS: Se deben considerar únicamente la compra de medicamentos de cualquier tipo.

MEDICAMENTOS: Se deben considerar únicamente la compra de medicamentos de cualquier tipo.

OTROS GASTOS ASISTENCIALES: Becas, ayudas económicas, ayudas en especie, servicios. Por ejemplo: viáticos, gastos de instalación, materiales de curación, gasolina, mantenimiento de equipo de transporte, estudios, pagos de cirugías, etc.

OTROS GASTOS ASISTENCIALES: Becas, ayudas económicas, ayudas en especie, servicios. Por ejemplo: viáticos, gastos de instalación, materiales de curación, gasolina, mantenimiento de equipo de transporte, estudios, pagos de cirugías, etc.

Se pueden considerar

Reporte de Aplicación de Donativo

CONSIDERACIONES IMPORTANTES PARA LA SECCIÓN DE DATO S DE FACTURAS

• Todos los comprobantes deben reunir los requisitos fiscales y deben ser de fecha posterior a la fecha en que se autorizó el donativo, asimismo deben estar a nombre de la IAP beneficiada y ser legibles en copia.

• Los consumos en supermercados deben presentarse con el ticket de compra, cuidando que su contenido únicamente corresponda a los rubros au torizados.

• Debe enviar al Área de Donativos copia fotostática únicamente de las facturas por un monto igual o mayor a $25,000.00, el resto podrán ser sol icitadas posteriormente a consideración del Área de Donativos.

• Se podrá comprobar con notas de remisión hasta el 10 % del monto autorizado.

• Las IAP´s con menos de dos años de operación deben enviar copia de todas las facturas o recibos que demuestren la aplicación del donativo.

• Es importante que tome en cuenta que todas las hoja s deben ser rubricadas por el Representante Legal de la Institución, para estar e n posibilidad de considerar la comprobación como completa.

• El NMP se reserva el derecho a solicitar la documen tación completa que demuestre la aplicación de los donativos en los casos en que se considere necesario.

• Para facturas en dólares u otras monedas extranjera s indique el tipo de cambio que se utilizó en la transacción.

• Este reporte se puede enviar escaneado a donativos@ montepiedad.com.mx confirmando su adecuada recepción.

Reporte de Aplicación de Donativo“Sueldos”

Nombre completo y puesto como aparece en los recibos de pago.

Nombre completo y puesto como aparece en los recibos de pago.

Desglose de acuerdo a la forma en que se realicen los pagos, puede ser semanal, quincenal o mensual, o bien pueden agruparse por mes como el ejemplo.Deberán insertarse las columnas necesarias.

Desglose de acuerdo a la forma en que se realicen los pagos, puede ser semanal, quincenal o mensual, o bien pueden agruparse por mes como el ejemplo.Deberán insertarse las columnas necesarias.

Considerar características particulares del puesto o de la comprobación. Si cambia algún empleado en el ejercicio del donativo especificar en observaciones.

Considerar características particulares del puesto o de la comprobación. Si cambia algún empleado en el ejercicio del donativo especificar en observaciones.

CONSIDERACIONES IMPORTANTES PARA LA SECCIÓN DE SUEL DOS

• Las IAP´s con menos de dos años de operación deben enviar copia de todos los recibos que demuestren la aplicación del donativo, para el resto de las Instituciones los recibos podrán ser solicitados posteriormente a consideraci ón del Área de Donativos.

• En las observaciones aclarar el periodo de tiempo q ue se está considerando.

• Es importante que tome en cuenta que todas las hoja s deben ser rubricadas por el Representante Legal de la Institución, para estar e n posibilidad de considerar la comprobación como completa.

• Preferentemente ordene la relación de empleados por puestos, es decir si hay varias personas con el mismo puesto agrúpelas.

• Este reporte se puede enviar escaneado a donativos@ montepiedad.com.mx confirmando su adecuada recepción.

Reporte de Aplicación de Donativo“Sueldos”

Reporte de Aplicación de Donativo“Becas / Ayudas financieras”

Nombre completo como aparece en los recibos o relación de becas, apoyos o ayudas con firma.

Nombre completo como aparece en los recibos o relación de becas, apoyos o ayudas con firma.

Agrupar de acuerdo al tipo de beca, grado escolar, tipo de apoyo o ayuda.

Agrupar de acuerdo al tipo de beca, grado escolar, tipo de apoyo o ayuda.

Desglose de acuerdo a como serealicen los pagos pueden ser único,mensual, etc. se pueden agrupar pormes como el ejemplo.Deberán insertar las columnasnecesarias.

Desglose de acuerdo a como serealicen los pagos pueden ser único,mensual, etc. se pueden agrupar pormes como el ejemplo.Deberán insertar las columnasnecesarias.

Considerar algunas características particulares, como tiempo del apoyo o características de los beneficiarios.

Considerar algunas características particulares, como tiempo del apoyo o características de los beneficiarios.

Reporte de Aplicación de Donativo“Becas / Ayudas financieras”

CONSIDERACIONES IMPORTANTES PARA LA SECCIÓN DE SUEL DOS

• Las IAP´s con menos de dos años de operación deben enviar copia de todos los recibos que demuestren la aplicación del donativo, para el resto de las Instituciones los recibos podrán ser solicitados posteriormente a consideración del Área de Donativos.

• Es importante que tome en cuenta que todas las hoja s deben ser rubricadas por el Representante Legal de la Institución, para estar e n posibilidad de considerar la comprobación como completa.

• En las observaciones aclarar el periodo de tiempo q ue se está considerando.

• Este reporte se puede enviar escaneado a donativos@ montepiedad.com.mx confirmando su adecuada recepción.

DEBE TOMAR EN CUENTA

• El donativo solicitado deberá ejercerse a partir de la fecha de pago o de la fecha de autorización del donativo.

• No se aceptaran comprobaciones de activos adquiridos antes de la fecha de autorización.

• Si personal del Área de Donativos le solicita la comprobación de un donativo que usted ya ha enviado deberá mostrar evidencia del envío (acuse con sello del área o firma), si derivado de la revisión no se considera correcta se solicitara de nuevo hasta que sea correcta.

• La comprobación de donativo deberá apegarse a los conceptos y montos autorizados por el H. Patronato de NMP.

• Si la institución no puede ejercer el donativo en los conceptos autorizados o tiene un ahorro deberá solicitar autorización para ejercerlo (El formato esta disponible en la pagina de Internet), en caso contrario se estará incurriendo en una observación a su comprobación que podría afectar a futuras solicitudes.

• En los donativos entregados por ministraciones, solo se podrá depositar la segunda ministración cuando la institución haya comprobado la totalidad del primer pago.

• El personal del área de donativos enviara por correo electrónico un informe del estatus del donativo, deberá guardar este registro ya que es su comprobante de la aplicación.

Al enviar una comprobación de donativo se le notifi cará el estatus en el que se encuentra su aplicación, con el fin de que c onozca qué ha comprobado o qué esta pendiente, los estatus que pod emos manejar serán los siguientes:

•Ejercido parcialmente: Cuando la IAP ya entregó el Reporte de Aplicación de Donativo y comprobó una parte del recurso.

•En proceso: Cuando la IAP ya envió el Reporte de Aplicación de Donativo comprobando la totalidad del donativo y se encuentra pendiente alguna de las fases de comprobación (verificación en visita, estados financieros, etc.).

•Aplicó correctamente: El recurso fue aplicado de acuerdo a lo autorizado.

•No comprobó adecuadamente: La institución presenta notas de remisión, vales azules o comprobantes distintos de facturas por un monto mayor al 10% del donativo autorizado o los comprobantes no reúnen los requisitos fiscales.

•Pequeñas desviaciones: La aplicación del donativo no se apegó a los montos, conceptos o cantidades autorizados en el acuerdo patronal.

•No cumplió: La aplicación del donativo no se apegó a lo autorizado en el acuerdo Patronal.

Información para su conocimiento

Uso del Donativo

• La revisión del uso del donativos se lleva a cabo a través de una visita a la institución.• En ésta se solicita ver el activo y el uso dado al mismo, por medio de expedientes de empleados o beneficiarios, programas de trabajo, además de revisar las facturas o recibos de pago que no se hayan enviado con el Reporte de aplicación del donativo.

Importante

No olvide que las facturas originales o documentaci ón

comprobatoria de los donativos de NMP, deberán tene r una

leyenda que mencione:

“Pagado con un donativo del Nacional

Monte de Piedad, I.A.P.” en caso de donativos totales, o

“Pagado con apoyo de un donativo del Nacional Monte de

Piedad, I.A.P.” en caso de apoyos parciales.

Para dudas sobre el llenado de los formatos y segui miento por favor póngase en contacto :

Tels. (01 55) 52 78 18 00 y 52 78 17 00,Ext.. 1318, 1319, 1320, 1322, 1324 y 1325de Lunes a Viernes de 9.00 a 15.00 y de 16.00 a 18. 00 hrs.

Fax: (01 55) 5278 1819.

E-mail: donativos@montepiedad.com.mx

Página web: www.montepiedad.com.mx/donativos

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