Guia Para Lotus Notes 8.5

download Guia Para Lotus Notes 8.5

of 63

Transcript of Guia Para Lotus Notes 8.5

  • Lotus Notes 8.5 Esenciales de Usuario

    Versin 1.0

  • Informacin de Derechos de Autor

    2010 wareSource.com

    Nmero de Parte #NCUE85-1.0, para IBM Lotus Notes 8.5 configuracin Estndar.

    Bajo las leyes de derechos de autor, este libro no puede ser fotocopiado, reproducido, traducido o reducido a ningn medio electrnico o formato legible por mquina, en su totalidad o en partes, sin la previa autorizacin por escrito de wareSource.com.

    An cuando todas las precauciones razonables se han tomado en la preparacin de este libro, el autor no asume ninguna responsabilidad por errores u omisiones, ni por el uso que se le d al material aqu contenido y las decisiones basadas en dicho uso. No hay garantas hechas, expresas o implcitas, con relacin a cualquier contenido de este trabajo, su venta o idoneidad para un propsito en particular. El autor no ser responsable por daos directos, indirectos, especiales, incidentales o consecuenciales que se deriven del uso o inhabilidad para usar el contenido de este libro.

    En ningn caso el autor ser responsable por cualquier dao (incluyendo sin limitarse a: daos por prdidas en utilidades de la empresa, interrupcin de la operacin, prdida de informacin de la empresa, o cualquier otra prdida) que se derive del uso o inhabilidad para usar este material, an cuando el autor haya sido advertido de la posibilidad de dichos daos.

    Domino es una marca e IBM, Lotus, Lotus Notes, LotusScript, Notes, Notes Mail, Sametime y Sametime Connect son marcas registradas de IBM en los Estados Unidos, otros pases, o ambos. Microsoft, NetMeeting, PowerPoint y Windows son marcas registradas de Microsoft Corporation en los Estadios Unidos, otros pases, o ambos. Java y JavaScript son marcas de Sun Microsystems, Inc. En los Estados Unidos y otros pases.

    Otras compaas, productos o servicios pueden ser marcas o marcas de servicio de otros.

    Traduccin al Espaol bajo licencia de wareSource.com por: Vernica Lopez / www.imaginesoft.com.mx

    2 Lotus Notes 8.5 Esenciales de Usuario

  • Tabla de Contenido Tema 1: Iniciar Lotus Notes ..................................................................................11 Tema 2: Enviar un Mensaje de Correo Electrnico...............................................39 Tema 3: Leer Mensajes de Correo Electrnico......................................................63 Tema 4: Responder a un Mensaje de Correo Electrnico......................................75 Tema 5: Buscar y Organizar Mensajes de Correo ...............................................103 Tema 6: Llevar registro de Sus Contactos ...........................................................121 Tema 7: Crear una Cita en Su Calendario ...........................................................149 Tema 8: Programar una Junta en Su Calendario .................................................179 Tema 9: Llevar registro de Sus Tareas por Realizar............................................205 Tema 10: Crear Entradas en su Libreta................................................................219 Tema 11: Mensajera Instantnea utilizando Sametime ......................................227 Tema 12: Unirse a una Discusin ........................................................................249 ndice....................................................................................................................269

    Lotus Notes 8.5 Esenciales de Usuario 3

  • Descripcin

    Durante este curso, aprender cmo utilizar las aplicaciones bsicas incluidas en Lotus Notes 8.5, incluyendo Correo [Mail], Calendario [Calendar], Contactos [Contacts], Tareas [To Do], y Libreta [Notebook]. Este curso le ensea cmo realizar las reas ms comunes en la configuracin Estndar de Notes .

    La aplicacin que utilizar ms es el Correo [Mail], dado que es una aplicacin clave tanto personal como para la empresa. Aprender como utilizar el Calendario [Calendar] para organizar su tiempo y llevar registro de sus tareas en la aplicacin Tareas [To Do].

    Llevar registro de las personas en Contacts [Contactos] y mantendr informacin en su Libreta [Notebook]. Mientras vaya utilizando las aplicaciones bsicas de Notes, reconocer un patrn comn que incrementar su competencia y confianza en utilizar casi cualquier aplicacin Notes tal como una Discusin [Discussion], a la cual se unir al finalizar el curso.

    Como Notes incorpora la mensajera instantnea de Sametime, tambin sabr cuando las personas estn conectadas de manera que pueda conversar [chat] en tiempo real.

    Ms all de los aspectos tcnicos de utilizar Notes, aprender las mejores prcticas de cmo utilizar Notes para convertirse en un comunicador y colaborador ms efectivo.

    Objetivos del curso

    En este curso usted aprender cmo:

    navegar en la interfaz de usuario de la configuracin Estndar de Notes . ejecutar aplicaciones esenciales de Notes desde la Pgina Principal [Home

    Page] y desde los marcadores [bookmarks].

    definir preferencias de usuario y Correo [Mail] para personalizar su ambiente de trabajo.

    enviar y recibir mensajes de correo electrnico que incluyen texto con formato, tablas, imgenes, enlaces Web y archivos adjuntos.

    encontrar y leer nuevos mensajes de correo electrnico.

    4 Lotus Notes 8.5 Esenciales de Usuario

  • tomar accin sobre los mensajes de correo electrnico, lo que puede significar marcarlos para un seguimiento posterior, responderlos por ahora, reenviarlos, copiarlos en una nueva junta o tarea o bloquear el remitente de enviar futuros mensajes.

    configurar la notificacin Fuera de la Oficina [Out-of-Office] para responder a mensajes de correo electrnico cuando se encuentre ausente

    cambiar la forma de ordenar los mensajes, utilizar la bsqueda complete para encontrar el contenido de un mensaje, agrupar mensajes por su secuencia y organizar mensajes en carpetas

    agregar personas y grupos a su aplicacin de Contactos [Contacts] utilizar la aplicacin de Calendario [Calendar] para agendar citas y

    reuniones

    llevar registro de sus tareas en la aplicacin de Tareas [To Do] utilizar la aplicacin de Libreta [Notebook] para grabar informacin

    importante

    saber cundo otras personas estn conectadas y comunicarse con mensajes instantneos

    participar en Discusiones [Discussion] compartidas en el servidor Domino.

    Audiencia

    Este curso est diseado para usuarios que son nuevos en el uso de Lotus Notes y que pueden:

    iniciar y detener aplicaciones de software en Microsoft Windows usar el Microsoft Windows Explorer para encontrar y organizar archivos crear, dar formato e imprimir documentos utilizando un paquete de software

    de procesador de palabras grfico

    usar el Microsoft Internet Explorer para navegar en pginas Web y administrar una lista de marcadores (bookmarks) favoritos.

    Lotus Notes 8.5 Esenciales de Usuario 5

  • Diseo del curso

    Este curso combina presentaciones de concepto, demostraciones y ejercicios para guiarlo segn experimente las funcionalidades y aplicaciones esenciales de Notes ms ampliamente utilizadas.

    Este curso en ningn caso le ensea todo acerca del uso de Lotus Notes. Recomendamos nuestro curso de seguimiento Lotus Notes 8.5 Esenciales de Usuario Paquete PLUS, desde el cual podr aprender ms acerca de los aspectos particulares de Notes segn se necesite.

    Disco de Datos

    No hay disco de datos para este curso, dado que trabaja con plantillas de bases de dato estndar de Domino.

    Favor de consultar el documento de Configuracin para este curso para asegurarse que el ambiente correcto est listo antes de empezar el curso.

    Convenciones de Tipografa

    Este curso sigue las siguientes convenciones de tipografa:

    Itlicas marcadores, vistas, pginas, formas y nombres de documentos, as como nuevos trminos mencionados en el texto.

    Negritas opciones del men de Notes, nombres de aplicaciones Notes, nombres de botones de comando (ya sea definido por Notes o por un desarrollador), etiquetas de campos, tabuladores, herramientas y teclas de acceso rpido [accelerator keys]

    Courier- entradas de usuario, valores ejemplo, cdigo ejemplo Helvetica - URLs, HTML, y cdigo ejemplo en JavaScript. [texto entre corchetes] - Trmino equivalente para el cliente Lotus

    Notes en idioma ingls.

    6 Lotus Notes 8.5 Esenciales de Usuario

  • Teclas de acceso rpido

    Esta tabla lista las teclas de acceso rpido ms comnmente utilizadas:

    Funcionan en cualquier parte

    Ctrl+A [Ctrl+O]

    Abre una base de datos Notes.

    Ctrl+M Crea un nuevo Correo.

    Esc Cierra un documento, vista o caja de dilogo.

    F1 Despliega la ayuda sensitiva al contexto (generalmente).

    Alt+B Expande el botn Abrir [Open].

    Ctrl+Shift+L Despliega una lista de todas las teclas de acceso rpido.

    Ctrl+A Selecciona todos los documentos en una vista o todo el texto en un campo.

    Botn izquierdo del mouse

    El botn predeterminado del mouse para hacer clic y doble-clic. Un clic abre una base de datos desde la barra de Marcadores. El doble-clic abre un documento (o selecciona una palabra en modo de edicin).

    Botn derecho del mouse

    Abre un men rpido para el objeto seleccionado; con doble-clic (si est configurado como una preferencia del usuario) funciona igual que la tecla Esc.

    Ctrl+F5 Se desconecta de todos los Servidores Notes inmediatamente. (Haga esto cuando deje su escritorio de manera que nadie ms se haga pasar por Ud.)

    Alt+Enter Abre una caja de propiedades del objeto, por ejemplo las propiedades de Texto.

    Equivalentes de la Barra de Navegacin (funcionan casi en cualquier parte)

    Ctrl+Home Lo lleva al inicio de una vista o documento.

    Ctrl+End Lo lleva al final de una vista o documento.

    Lotus Notes 8.5 Esenciales de Usuario 7

  • Equivalentes de la Barra de Navegacin (funcionan casi en cualquier parte)

    Ctrl+Break Interrumpe muchas de las acciones del Servidor Domino que aparentemente han bloqueado Notes.

    F9 Refresca el espacio de trabajo heredado, la vista o el documento.

    Funcionan Slo en una Vista

    Insert Cambia un documento como ledo o no ledo.

    Enter

    Backspace

    Enter abre el documento seleccionado en una vista; Enter nuevamente abre el siguiente documento en la vista sin regresar a la vista. Backspace abre el anterior.

    No funciona si la aplicacin abre el documento en modo de Edicin cuando los abre (p.ej. Libreta [Notebook]).

    Ctrl+E Abre el documento seleccionado en la vista en modo de Edicin (suponiendo que Ud. sea el Autor del documento).

    Funcionan Slo en Documentos en Modo de Edicin

    Ctrl+Derecha/Izquierda

    Mueve el punto de insercin una palabra a la vez.

    End/Home Mueve el punto de insercin al final o al principio de la lnea.

    Shift+End Selecciona una lnea entera de texto.

    Ctrl+G [Ctrl+S]

    Graba el documento mientras est en modo de edicin.

    Ctrl+T, Ctrl+F [Ctrl+K, Ctrl+J]

    Para los campos de Texto Enriquecido, abre la caja de dilogo de Tipo de Letra y de Prrafo.

    Ctrl+S, Ctrl+U, Ctrl+N, Ctrl+O [Ctrl+U, Ctrl+I, Ctrl+B, Ctrl+T]

    Asigna los atributos de tipo de letra subrayada, itlica, negrita y normal, respectivamente.

    8 Lotus Notes 8.5 Esenciales de Usuario

  • Funcionan Slo en Documentos en Modo de Edicin

    F2/Shift+F2 Agrande o reduce el tamao de letra del texto seleccionado en un campo de Texto Enriquecido [Rich Text].

    F8/Shift+F8 Sangra el prrafo.

    Lotus Notes 8.5 Esenciales de Usuario 9

  • Notas

    10 Lotus Notes 8.5 Esenciales de Usuario

  • Tema 1: Iniciar Lotus Notes

    Introduccin

    Lotus Notes es un ambiente de software que le permite abrir una variedad de aplicaciones base y personalizadas.

    En este Tema aprender que Lotus Notes viene en dos configuraciones, Bsica y Estndar. Las caractersticas fundamentales y las aplicaciones base son compartidas en ambas configuraciones, pero este curso las ensear nicamente en la configuracin Estndar.

    Patrn de uso de Notes

    El patrn de uso de Notes puede ser resumido en el siguiente diagrama de flujo:

    Start Lotus Notes Work in one or more Applications Exit Lotus NotesEnter User Name

    and Password

    Despus de iniciar Notes, usted abre varias aplicaciones para hacer su trabajo y cuando termina, sales de Notes.

    Aplicaciones base incluidas en Notes

    Notes incluye varias aplicaciones base con las cuales probablemente usted ya est familiarizado si ha utilizado otros paquetes de correo electrnico tales como Microsoft Outlook:

    Aplicacin Utilice esta aplicacin para

    Correo [Mail]

    Enviar y recibir correo electrnico de otras personas en su compaa o de cualquiera en Internet.

    Calendario [Calendar]

    Agendar citas y reuniones.

    Tema 1: Iniciar Lotus Notes 11

  • Aplicacin Utilice esta aplicacin para

    Contactos [Contacts]

    Mantener un listado de personas con las que regularmente se mantiene en contacto de manera que pueda accede a su direccin de e-mail, nmeros telefnicos, direcciones, etc. Un clic le permite enviar un mensaje o agenda una reunin con cualquiera de sus contactos.

    Tambin puede utilizar el Directorio [Directory] de la compaa o buscar en directorios Internet nombres y direcciones de e-mail.

    Tareas [To Do]

    Mantener una lista de tareas que no quiere olvidar y sealarlas como completadas cuando las termine.

    Libreta [Notebook]

    Grabar diversas piezas de informacin en este til lugar.

    Mensajera Instantnea Sametime [Sametime Instant Messaging]

    Ver si alguien est trabajando actualmente en Notes y si es as, enviarle un mensaje instantneo para empezar una sesin de chat.

    Aplicaciones pblicas y personalizadas

    Todas las aplicaciones base listadas anteriormente son personales y existen medidas de seguridad en ellas para asegurarse que slo usted las accede.

    Utilizando Notes tambin puede abrir aplicaciones pblicas que son compartidas por todos en la compaa (o grupos especficos de personas), por ejemplo el Directorio [Directory] de su compaa o una discusin que abarque a toda la empresa para compartir ideas para nuevos productos o servicios. Todas las aplicaciones pblicas son almacenadas en un Servidor Domino.

    Las aplicaciones personalizadas tambin pueden crearse y pueden ser simples, como un manual de polticas y procedimientos en lnea, o complejas, como una de autorizacin de gastos o sistemas de administracin de relaciones con clientes.

    12 Tema 1: Iniciar Lotus Notes

  • Las aplicaciones estn integradas por Notes

    Hay al menos dos ventajas de tener aplicaciones abiertas en un ambiente Notes:

    Todas las aplicaciones base bsicamente funcionan igual, por lo que no necesita re-aprender cada aplicacin para utilizarla. Si usted aprende a utilizar la aplicacin de Correo [Mail], por ejemplo, no tendr ningn problema en utilizar la aplicacin Libreta [Notebook] o la mayora de las aplicaciones personalizadas para ese efecto.

    Las aplicaciones estn integradas, as que puede hacer cosas como convertir un correo en una entrada en el calendario o hacer clic derecho en el nombre del remitente para iniciar una conversacin utilizando la Mensajera Instantnea Sametime .

    Configuraciones Bsica y Estndar de Notes

    Lotus Notes viene en dos configuraciones, Bsica y Estndar. La mayora de las funcionalidades y las aplicaciones base estn incluidas en ambas configuraciones, pero hay diferencias significativas tanto en la apariencia y aplicaciones adicionales que obtiene con la configuracin .

    Configuracin Bsica

    La Configuracin Bsica de Lotus Notes 8.5 incluye estas aplicaciones base:

    Basic Applications

    La configuracin Bsica solo se ejecuta en sistemas con Windows XP y Vista y est diseada para computadoras ms antiguas que no tienen mucha memoria o espacio libre en el disco duro.

    Tema 1: Iniciar Lotus Notes 13

  • Configuracin Estndar

    La Configuracin Estndar de Lotus Notes 8.5 incluye an ms funcionalidades y aplicaciones adems de las aplicaciones base:

    Open list

    Lotus Symphony Applications

    Sidebar Applications

    Toolbar Search

    Basic Applications

    La configuracin Estndar se ejecuta en sistemas Windows, Linux y Macintosh y requiere una computadora de reciente modelo.

    Este curso se enfoca en las aplicaciones base, que aunque son virtualmente idnticas en ambas configuraciones de Notes, solo las mostraremos utilizando la configuracin Estndar.

    Ejercicio: Iniciar Lotus Notes

    Siga los siguientes pasos para iniciar Notes:

    Paso Accin

    1 Suponemos en este curso que est utilizando Windows.

    Inicie su computadora si es necesario, e inicie una sesin en Windows.

    14 Tema 1: Iniciar Lotus Notes

  • Paso Accin

    2 De forma predeterminada, el acceso directo de Notes est instalado en su Escritorio de Windows. Haga doble-clic en el cono Lotus Notes:

    O, puede iniciar Notes desde el botn Inicio [Start] bajo Programas\Aplicaciones de Lotus [Programs\Lotus Applications]:

    Nota: La ruta exacta del botn Inicio [Start] puede ser diferente en su computadora.

    3 Notes est protegido con contrasea, y muy seguramente le ser proporcionado un nombre de usuario y contraseas falsos para el slo uso de esta clase. Si es as, escrbalos aqu:

    Nombre de Usuario Notes: _________________________________

    Contrasea Notes: _______________________________________

    Tema 1: Iniciar Lotus Notes 15

  • Paso Accin

    4 Al iniciar Notes, le ser preguntado su nombre de usuario y contrasea de Notes.

    Si su nombre de usuario no est seleccionado, eljalo de la lista. Deje Online como el tipo de ubicacin [location] si est conectado a una red.

    Si la computadora tiene mltiples usuarios, debe seleccionar primero el usuario de Notes y/o una nueva ubicacin [location] (tal como Offline si est utilizando Notes en una computadora porttil desconectada) antes de ingresar su contrasea.

    Nota: Si no le es preguntada su contrasea de Notes, no se preocupe. Su administrador Notes ha habilitado la caracterstica que automticamente inicia sesin en Notes utilizando su contrasea de Windows. Si an se le requiere que ingrese su contrasea de Notes, tenga en cuenta que podra existir un nuevo procedimiento para recuperar su contrasea olvidada. Haga clic en Olvid su contrasea? [Forgot your password?] para recibir instrucciones sobre qu hacer si olvida su contrasea Notes.

    Nota: Si Notes est configurado para utilizar la Mensajera Instantnea de Sametime, le ser solicitado su nombre de usuario y contrasea de Sametime si es diferente de su nombre de usuario y contrasea de Notes.

    16 Tema 1: Iniciar Lotus Notes

  • Paso Accin

    5 Lo que sigue depende de:

    si tiene instalada la configuracin de Notes Bsica o Estndar si est iniciando Notes por primera vez despus de una

    instalacin y configuracin nueva o aquellas tareas de una vez han sido completadas

    si el administrador de Domino ha personalizado la Pgina de Inicio de Notes.

    Supondremos que Notes ya ha sido configurado por usted y que est utilizando la configuracin predeterminada.

    6 Si est iniciando Notes por primera vez, la pagina Iniciando [Getting Started] se abre:

    Esta pgina le permite conocer ms acerca de Notes antes de continuar.

    Tema 1: Iniciar Lotus Notes 17

  • Paso Accin

    7 Todo lo que abre en Notes se abre en una pestaa, como se ve en la pgina Iniciando [Getting Started] en el Paso 6. Haga clic en la en la pestaa Iniciando [Getting Started] para cerrar la pestaa:

    Siempre puede abrir la pestaa Iniciando [Getting Started] despus desde el men Ayuda [Help].

    8 Si no ha creado ya una Pgina de Inicio personalizada (y su administrador de Domino no ha creado una pgina de inicio personalizada por usted), le ser solicitado configurar cmo aparece Notes cuando lo inicia:

    Haga clic en el botn para utilizar la Pgina Inicial predeterminada (puede crear su Pgina Inicial personalizada despus).

    9 Notes se abre en la Pgina de Inicio predeterminada.

    18 Tema 1: Iniciar Lotus Notes

  • Pgina de Inicio Predeterminada

    Aqu se muestra la Pgina de Inicio predeterminada:

    La Pgina de Inicio enlista las aplicaciones base de Notes como una serie de ocho barras, con cada barra conteniendo dos botones, por ejemplo Correo [Mail]:

    Open Mail application Create new message

    El botn a la izquierda con la imagen abre la aplicacin (en una nueva pestaa).

    El botn crea un Nuevo documento en esa aplicacin, en este ejemplo un Nuevo Mensaje de Correo electrnico.

    Tema 1: Iniciar Lotus Notes 19

  • Barra de Herramientas [Toolbar]

    La barra de herramientas [toolbar] aparece debajo de las pestaas de ventana y tiene botones que son accesos directos a los comandos de men ms comnmente utilizados.

    Action Buttons

    Toolbar

    Las herramientas pre-definidas son sensitivas-al-contexto de lo que est realizando en Notes; esto es, se activan/inactivan segn en dnde se encuentre.

    Cuando est en un lugar donde pueda cortar y pegar texto, por ejemplo, las herramientas de coartar [cut], copiar [copy] y pegar [paste] se activan:

    En realidad existen numerosas barras de herramientas que puede habilitar. Para agregar o eliminar una barra de herramientas, haga clic-derecho en cualquier barra de herramientas y escoja Barra de Herramientas [Toolbar] para elegir cules herramientas quiere que aparezcan. Escoja Preferencias de la Barra de Herramientas [Toolbar Preferences] para personalizar las herramientas.

    Nota: Los botones de herramientas ms a la derecha pueden salirse del lado derecho de la pantalla si la ventana de Notes no est maximizada.

    Botones de accin [Action Buttons]

    Despus de que abre una aplicacin ver un Segundo rengln de botones llamados botones de accin [action buttons]. Estos botones le proporcionan accesos directos a combinaciones de teclas o comandos del men, pero slo aplican a la aplicacin abierta en esa pestaa.

    Cuando crea un Nuevo Mensaje [Message], por ejemplo, los botones de accin le permiten realizar acciones con el documento, tal como Enviarlo:

    20 Tema 1: Iniciar Lotus Notes

  • Patrn para utilizar las aplicaciones base

    Mencionamos anteriormente que todas las aplicaciones base trabajan de la misma forma prcticamente.

    De hecho, el mismo patrn para utilizar cualquiera de las aplicaciones base puede resumirse en el siguiente diagrama de flujo:

    Open Application

    Read Document

    Create Document

    Edit Document

    Find Documentin View

    Save Document Close Application

    Delete Document

    Usted abre una aplicacin, trabaja en lo que Notes llama documentos (crea, edita, lee, borra), y entonces cierra la aplicacin.

    Un documento es lo que Notes llama a cualquier cosa que cree y grabe en una aplicacin utilizando una forma. Un Mensaje de correo electrnico es un documento, una Entrada de Agenda es un documento, una Entrada de Libreta es un documento.

    Usted abre una aplicacin para crear su tipo particular de documentos, y cuando termina, graba el documento. Dependiendo de la aplicacin habr requerimientos nicos en la forma que se est utilizando para crear un tipo especfico de documento. Si est trabajando en la aplicacin de Correo [Mail] , por ejemplo, debe agregar una direccin de correo electrnico antes de enviar el documento a otro usuario.

    Cuando trabaja con documentos grabados, los encuentra en la aplicacin a partir de listados de documentos (vistas o carpetas), y entonces lee, edita o borra los documentos.

    Ver que este patrn se repite a lo largo de este curso segn utilice todas las aplicaciones base.

    Tema 1: Iniciar Lotus Notes 21

  • Abrir aplicaciones base

    Veamos como el patrn para utilizar una aplicacin base se pone en prctica. Utilizaremos el ejemplo de la aplicacin de Correo [Mail] .

    Paso Accin

    1 Para abrir la aplicacin de Correo [Mail] , haga clic en el botn en el lado izquierdo del bloque Correo [Mail]:

    2 La aplicacin de Correo [Mail] se abre en el folder Bandeja de Entrada [Inbox]:

    Cuando reciba nuevos mensajes aparecern en el folder Bandeja de Entrada [Inbox].

    22 Tema 1: Iniciar Lotus Notes

  • Paso Accin

    3 Note que cualquier elemento que se abra en Notes se abre de forma predeterminada en una Nuevo ventana con su propia pestaa:

    Frecuentemente se encontrar con varios documentos abiertos de diferentes aplicaciones abiertos al mismo tiempo, slo haga clic en la pestaa para cambiarse a la pgina cuyo nombre est en dicha pestaa.

    Consejo Puede arrastrar una pestaa a una nueva ubicacin en la barra de pestaas para cambiar la secuencia de las pestaas.

    4 Para crear un Nuevo Mensaje [Message] en la aplicacin de Correo [Mail] , haga clic en el botn de accin Crear [New]:

    Action buttons

    Tema 1: Iniciar Lotus Notes 23

  • Paso Accin

    5 Un nuevo Mensaje [Message] se abre en una nueva pestaa:

    Es de suponer que usted ingresar la direccin de correo electrnico del destinatario (o utilizar la aplicacin de Contactos [Contacts] o el Directorio [Directory] de su empresa para seleccionar uno), agregar el Tema y un Cuerpo, y despus har clic en el botn de

    accin para enviar el mensaje. Despus de que el mensaje haya sido enviado, la pestaa se cierra automticamente.

    6 Para esta demostracin, abandone el nuevo Mensaje [Message] y haga clic en la en su pestaa para cerrarlo.

    7 Ahora haga clic en la de la pestaa para cerrar la aplicacin de Correo [Mail] .

    Estar de regreso en la Pgina de Inicio donde empez.

    Ejercicio: Abrir aplicaciones base

    Siga estos pasos para abrir varias aplicaciones base desde la Pgina de Inicio, crear un Nuevo documento y cerrar las aplicaciones:

    Paso Accin

    1 Si es necesario, inicie Notes.

    Debe estar viendo la Pgina de Inicio.

    24 Tema 1: Iniciar Lotus Notes

  • Paso Accin

    2 Abramos la aplicacin de Correo [Mail] primero.

    Haga clic en el botn para abrir la aplicacin de Correo [Mail]

    3 La aplicacin de Correo [Mail] se abre.

    La dejaremos abierta mientras trabajamos en otra parte de Notes.

    4 Haga clic en la pestaa Inicio [Home].

    5 Ahora abrir la aplicacin de Contactos [Contacts] .

    Haga clic en el botn para abrir la aplicacin de Contactos [Contacts] .

    6 La aplicacin de Contactos [Contacts] .se abre.

    7 Haga clic en el botn de accin (Contacto [Contact] es el tipo de documento predeterminado o haga clic en la flecha para seleccionar otro tipo) para crear un nuevo Contacto.

    (En la versin Bsica, el botn se denomina Crear Contacto [New Contact].)

    Tema 1: Iniciar Lotus Notes 25

  • Paso Accin

    8 Una forma de Nuevo Contacto [Contact] se abre.

    Es de suponer que ingresar informacin acerca de la persona y

    cuando termine, har clic en el botn de accin para grabar el documento.

    Por ahora, slo haga clic en en la pestaa Nuevo Contacto [New Contact] para cerrarla sin grabar los cambios.

    9 Haga clic en en todas las pestaas de ventanas abiertas hasta que slo la pestaa de la ventana Inicio [Home] se muestre.

    26 Tema 1: Iniciar Lotus Notes

  • Paso Accin

    10 En la Pgina de Inicio, haga clic en el botn en el bloque Tareas [To Do] para crear una nueva Tarea:

    Esto crea una nueva Tarea sin abrir primero la aplicacin de Tareas [To Do] .

    Es de suponer que ingresar informacin acerca de la Tarea y cuando termine, har clic en el botn de accin para grabar el documento. Para visualizar la nueva Tarea tendra que abrir aplicacin de Tareas [To Do] .

    Por ahora, slo haga clic en en la pestaa de la Nueva Tarea [New To Do] para cerrarla sin grabar en s el documento.

    Marcadores [Bookmarks] y la Pgina de Inicio

    No siempre es conveniente regresar a la Pgina de Inicio cada vez que quiera abrir una aplicacin base. Otra forma de abrir una aplicacin base es utilizando los marcadores [bookmarks] de aplicaciones que se encuentra en la Listas Abrir [Open List].

    Sin duda estar familiarizado con el uso de marcadores y carpetas en navegadores Web as que adaptarse a los marcadores de Notes ser fcil.

    Tambin es posible cerrar la Pgina de Inicio, as que es una buena idea aprender a re-abrirla desde su marcador.

    Tema 1: Iniciar Lotus Notes 27

  • Veamos cmo abrir una aplicacin base y cmo restaurar la Pgina de Inicio utilizando marcadores.

    Expanda la Lista de Abrir [Open List], haga clic en el botn . Los primeros cuatro marcadores abren las aplicaciones base Correo [Mail], Calendario [Calendar], Contactos [Contacts] y Tareas [To Do] :

    Para restaurar la Pgina de Inicio, haga clic en Inicio [Home] .

    Consejo: Para conservar la Lista de Abrir [Open List] abierta de manera que aparezca como la Barra de Marcadores de la configuracin Bsica, elija Ver Conserve la Lista de Abrir [View Dock the Open List]. Repita el comando para regresar sin utilizar el botn Abrir [Open] .

    28 Tema 1: Iniciar Lotus Notes

  • Salir de Notes

    Como con cualquier aplicacin de Windows, para salir de Notes puede ya sea:

    elegir Archivo Salir [File Exit] hacer clic en el botn Cerrar [Close] en la esquina superior derecha de

    la ventana.

    No se preocupe si tiene documentos sin grabar, Notes le preguntar si desea grabarlos antes de que se cierre.

    Notes tambin le solicitar que confirme que quiere salir:

    Esto previene que cierre Notes accidentalmente

    Haga clic en S [Yes] para salir de Notes.

    Mejor Prctica: Es muy probable que vaya a dejar Notes corriendo en el fondo durante todo el da laboral de manera que se le notificar cuando lleguen nuevos mensajes en la carpeta Bandeja de Entrada [Inbox] o cuando otras personas quieran conversar utilizando Sametime.

    Tema 1: Iniciar Lotus Notes 29

  • Ayuda

    La Ayuda [Help] contiene temas que extienden Notes, las aplicaciones en la barra lateral [Sidebar Applications] , y ms:

    Pero vea qu pasa cuando presiona F1 (o elije Ayuda Ayuda Dinmica [Help Dynamic Help]). Notes abre un marco de Ayuda del lado izquierdo de la barra lateral. Por ejemplo, mientras se crea un nuevo mensaje, presionamos F1; el marco de Ayuda nos dice ms acerca de cmo crear un nuevo mensaje:

    30 Tema 1: Iniciar Lotus Notes

  • Note que ver una lista de temas en la primera seccin bajo Temas Relacionados [Related Topics]. Puede hacer clic en cualquiera de ellos para leer ms acerca del tema.

    Tambin ver una lista de temas bajo Ayuda Dinmica [Dynamic Help]. Si deja el marco de Ayuda abierto y se cambia a otra pestaa, el contenido bajo Ayuda Dinmica [Dynamic Help] se actualiza automticamente para explicar la tarea actual (presione F1 nuevamente para actualizar la lista de Temas Relacionados [Related Topics]).

    Ayuda Bsqueda [Help Search]

    Este comando abre una caja de bsqueda en la parte superior del marco de Ayuda:

    Ingrese una frase de bsqueda y presione Enter o haga clic en el botn para ver una lista de temas (y una breve descripcin para ayudarlo a encontrar lo que necesita):

    Para cambiar en qu lugares se busca la ayuda, haga clic en Alcance de Bsqueda [Search scope] y despus haga clic en Configuracin Avanzada

    Tema 1: Iniciar Lotus Notes 31

  • [Advanced Settings]. Puede, por ejemplo, restringir la bsqueda a slo temas de Lotus Notes y posteriormente grabar el alcance de la bsqueda. O expandir el alcance de la bsqueda al agregar una direccin URL hacia un recurso remoto tal como el Centro de Informacin IBM [IBM Info Center] o una bsqueda Web.

    Ayuda Soporte [Help Support]

    Existen varias opciones que puede escoger:

    Ver Bitcora [View Log] y Ver Rastro [View Trace]. Estas son las herramientas para resolucin de problemas que su administrador Domino puede solicitarle si est teniendo problemas con Notes, y especficamente con Eclipse (el cual provee la interfaz general para Notes). Para informacin de bitcora especfica de Notes, seguir abriendo la aplicacin Log (LOG.NSF).

    Asistente de Soporte IBM [IBM Support Assistant]. Esto ejecuta un Nuevo sitio Web en IBM dedicado a Lotus Notes:

    Aunque puede buscar en http://www.lotus.com/ para encontrar alguna de la misma informacin, esto hace ms fcil encontrar informacin que no est en el sistema de Ayuda de Notes.

    32 Tema 1: Iniciar Lotus Notes

  • Preferencias

    No tenemos tiempo en este curso para revisar todas las formas en que Notes puede ser personalizado. Supondremos que Notes ha sido configurado correctamente y no necesita cambiar nada para utilizarlo.

    En ocasiones mencionaremos que definiendo una preferencia de usuario se puede modificar cmo trabaja una caracterstica en particular.

    Limitaremos nuestra discusin a tres principales lugares en donde puede definir las preferencias, Preferencias de Usuario [User Preferences], Preferencias de Seguridad [Security Preferences], y Preferencias de Aplicacin [Application Preferences]. (Aunque admitiremos que no siempre es claro dnde se asigna una preferencia en particular porque se traslapan las caractersticas y sus preferencias particulares.)

    Preferencias de Usuario [User Preferences]

    El comportamiento de operacin general de Notes, Sametime y las aplicaciones Symphone se configura con las Preferencias de Usuario [User Preferences]. Escoja Archivo Preferencias [File Preferences] para abrir la caja de dilogo de Preferencias de Usuario User Preferences.

    Tema 1: Iniciar Lotus Notes 33

  • Las Preferencias de Usuario [User Preferences] intentan consolidar muchas preferencias de usuario en un slo lugar, aunque muchas pginas de preferencias se abren desde el panel de navegacin a la izquierda. Aqu hay varios ejemplos de las Preferencias de Usuario [User Preferences] de Notes:

    Notes puede bloquearse automticamente a s mismo despus de un nmero especfico de minutes de inactividad de manera que si se aleja de su computadora, no necesite preocuparse que alguien ms utilice su identidad.

    Si desea o no que Notes despliegue la pregunta Est seguro de que quiere salir de Notes? [ Are you sure you want to exit Notes?] mostrada anteriormente cuando se sale de Notes.

    Puede seleccionar rangos de documentos utilizando las teclas estndar del sistema operativo (Shift y Ctrl en Windows). Por defecto, Notes seala los documentos seleccionados con el color de fondo azul, por ejemplo:

    Pero si quiere regresar al clsico mtodo de Notes con palomita [check mark] para indicar los documentos seleccionados, abra las Preferencias en la pgina Configuracin Bsica del Cliente Notes [Basic Notes Client Configuration] y elija esta opcin adicional:

    34 Tema 1: Iniciar Lotus Notes

  • Reinicie Notes para que el cambio surta efecto. Ahora un clic del mouse, la barra espaciadora, o Shift+Flecha Arriba/Flecha Abajo marcarn los documentos seleccionados con , por ejemplo:

    Advertencia: Generalmente hablando, la mayora de las preferencias pueden modificarse sin mayor consecuencia y pueden ser regresadas a su valor original fcilmente. Existen tres Preferencias que pueden hacer Notes inoperable si los cambia a un valor incorrecto:

    Configuracin Bsica del Cliente Notes [Basic Notes Client Configuration]. La Carpeta de Aplicaciones Locales [Local application folder] debe definirse a la ruta de la carpeta que contiene importantes archives como su ID de Usuario Notes (termina en.ID), el archivo de la aplicacin de Contactos [Contacts] (names.nsf), y el archivo de Marcadores [Bookmarks] (bookmark.nsf). Si el archivo de Contactos no puede ser encontrado en la carpeta de aplicaciones locales, Notes no iniciar!

    Correo\Enviar y Recibir[Mail\Sending and Receiving]. El campo Directorios locales [Local address books] puede tener mltiples nombres de archives (separados con comas), pero el primero DEBE ser names.nsf. De lo contrario, Notes no iniciar!

    Puertos de Notes [Notes Ports]. Si no se tiene el puerto de comunicacin de red correcto habilitado (tpicamente TCPIP), Notes no ser capaz de comunicarse con los Servidores Domino a travs de la red. Deshabilite los puertos que no necesite para ahorrar tiempo en la apertura de las aplicaciones.

    No cambie estas preferencias a menos que as se lo indique el personal de soporte de la computadora.

    Tema 1: Iniciar Lotus Notes 35

  • Preferencias de Seguridad [Security Preferences]

    Elija Archivo Seguridad Seguridad de Usuario [File Security User Security] para controlar las preferencias de Notes relacionadas con seguridad.

    Un ejemplo de preferencias de seguridad es cambiar su contrasea de Notes.

    Haga clic en la pestaa Bsicos de Seguridad [Security Basics] en el lado izquierdo y haga clic en el botn Cambiar Contrasea [Change Password].

    Preferencias de Aplicacin [Application Preferences]

    Cada aplicacin tambin puede tener sus propias preferencias, por ejemplo la aplicacin de Correo [Mail] , la cual tiene una lista extensa de preferencias para Correo [Mail], Calendario [Calendar], y Tareas [To Do] que puede abrirse desde el botn de accin Ms [More]:

    36 Tema 1: Iniciar Lotus Notes

  • Elija Preferencias [Preferences] para abrir las Preferencias de Correo:

    Un ejemplo de preferencias de Correo que puede definir es que se agregue automticamente su informacin de contacto al final de cada Nuevo mensaje que cree (nombre, telfono, etc.).

    Otro ejemplo de una Preferencia de Correo es que siempre se verifique la ortografa antes de enviarlo.

    Tambin encontrar Preferencias de Aplicacin en la aplicacin de Calendario [Calendar] .

    Advertencia: La nica preferencia de usuario que nunca debe cambiar es el nombre del Dueo [Owner] en la pestaa Correo\Bsico [Mail\Basics] (a menos que se lo indique su personal de soporte de Notes).

    El Dueo [Owner] debe estar asignado con su nombre completo distinguido (por ejemplo Nombre Apellido/Organizacin) o perder el control sobre su habilidad para utilizar varias caractersticas clave de la aplicacin de Correo [Mail] .

    Tema 1: Iniciar Lotus Notes 37

  • Control del Administrador sobre las Preferencias

    Histricamente, los usuarios han sido responsables de definir sus propias preferencias, pero ms y ms administradores Domino estn definiendo polticas que invalidan sus preferencias tanto para reducir confusin como para facilitarles el dar soporte de Notes.

    Hay un rango del control que el administrador tiene sobre las preferencias de usuario. El control puede estar limitado a definir las opciones predeterminadas que puede cambiar, o puede bloquear sus preferencias de Notes de manera que no las pueda cambiar. Dependiendo en la preferencia, puede encontrar que si tiene un smbolo de candado al lado o si est en color gris, significa que el administrador de Domino ha tomado control sobre esa preferencia y usted no puede modificarla.

    38 Tema 1: Iniciar Lotus Notes

  • Tema 2: Enviar un Mensaje de Correo Electrnico

    Introduccin

    El patrn de uso de la aplicacin de Correo [Mail] para crear y enviar un mensaje puede ser resumido en el siguiente diagrama de flujo:

    Open Mail Create Message Send Message Close Mail

    En este Tema, usted abrir la aplicacin de Correo [Mail] , crear un mensaje y lo enviar a un colega, y despus cerrar la aplicacin de Correo [Mail].

    (En el siguiente Tema encontrar un mensaje que le haya sido enviado, lo leer y lo responder.)

    Crear un mensaje

    Existen varios caminos para crear un Nuevo Mensaje, incluyendo:

    Hacer clic en el botn en el bloque de Correo [Mail] en la Pgina de Inicio [Home].

    Abrir la aplicacin de Correo [Mail] y hacer clic en el botn de accin . Mensaje es el tipo de documento predeterminado, pero puede

    hacer clic en la flecha para seleccionar otro tipo. (En la versin Bsica, el botn se llama Crear Mensaje [New Message].)

    Un Nuevo Mensaje se abre:

    Address Fields

    Subject

    Message Body

    La siguiente seccin describe cmo dirigir y enviar un mensaje.

    Tema 2: Enviar un Mensaje de Correo Electrnico 39

  • Campos de Direccin

    Los campos de direccin le dicen a Notes a dnde entregar el mensaje:

    Campo Destinatario

    Para [To]

    Uno o ms nombres/direcciones de el (los) principal(es) destinatario(s) del mensaje. Si se requiere ms de un nombre/direccin, separe los nombres con una coma, punto y coma o un retorno de carro (tecla ).

    Los mensajes que se direccionan a otros usuarios de Notes se muestran tpicamente en la forma de Nombre Apellido/Organizacin, por ejemplo:

    Juan Perez/Acme

    Los mensajes para personas fuera de su empresa, utilizan direcciones de correo electrnico de Internet, por ejemplo:

    [email protected]

    Tambin puede utilizar nombres de grupo que estn almacenados en la aplicacin de Contactos [Contacts] o el Directorio de su empresa.

    Mejor Prctica: El nmero de correos electrnicos que la mayora de la gente recibe es insoportable. As que antes de agregar a uno o ms nombres/direcciones a un mensaje, asegrese que ellos realmente estarn interesados en lo que usted quiere decir. Sea en especial cuidadoso cuando utilice nombres de grupos del Directorio de su empresa, dado que los grupos pueden contener potencialmente docenas, cientos o miles de direcciones de correos electrnicos. Lo peor que le puede pasar es que la gente empiece a bloquearle el correo que usted enva, as que aunque tenga algo importante que decir, no recibirn sus mensajes.

    40 Tema 2: Enviar un Mensaje de Correo Electrnico

  • Campo Destinatario

    cc Con Copia [Carbon Copy]. El mensaje tambin ser enviado a estos destinatarios, pero slo para su referencia, un FYI (For your Information / Para su confirmacin) sin que se espere una respuesta de regreso.

    Cuando utilice cc, todos los destinatarios vern las direcciones de otras personas a las que les enve el mensaje.

    Mejor Prctica: Utilice cc con moderacin, ya que muchas veces lleva a confusin acerca de quin es responsable de tomar accin. Si utiliza cc, podra preferir especificar por qu otras personas estn recibiendo una copia del mensaje.

    Cco [Bcc]

    Con copia oculta [Blind Carbon Copy]. El mensaje tambin es enviado a estos destinatarios, pero las direcciones de las personas en el campo cco [bcc] no son visibles para el resto de los destinatarios.

    Mejor Prctica: A diferencia de utilizar cc, cco [bcc] protege la privacidad de todos los destinatarios. As que si en realidad necesita enviar un correo electrnico a un gran nmero de personas, ponga sus nombres en este campo en lugar del campo cc.

    Direccionamiento de escritura anticipada [Type ahead addressing]

    Mientras empieza a escribir el primer nombre o apellido o direccin de correo electrnico en el campo de Direccin, Notes intenta llenar el resto del nombre. Una vez que encuentra coincidencias se le muestra una lista de nombres a elegir. Puede iniciar tecleando el nombre o el apellido.

    Notes le permite elegir la direccin de la lista de direcciones:

    Estas direcciones vienen de las vistas Mis Contactos [My Contacts] y Contactos Recientes [Recent Contacts] en la aplicacin de Contactos [Contacts] .

    Haga clic en un nombre para agregarlo en el campo de Direccin en el cual empez a teclear.

    Tema 2: Enviar un Mensaje de Correo Electrnico 41

  • Si no ha utilizado la direccin recientemente, haga clic en [Buscar en Directorio] Search Directory y Notes buscar en la aplicacin de Contactos [Contacts] y en el Directorio de la empresa por nombres que coincidan para que los elija:

    Si ha ingresado mltiples direcciones de correo electrnico para una persona en Contactos [Contacts], se mostrar una flecha a la derecha, posicinese sobre la fleche (o presione la tecla Flecha Derecha) para desplegar las direcciones alternativas:

    En este ejemplo, ha creado un Contacto para Bob Wilson que tiene su correo electrnico personal y de la empresa as como el de su asistente. Elija la direccin apropiada para el mensaje que est enviando.

    Nota: Las direcciones que haya utilizado recientemente automticamente se graban en una nueva vista en Contactos llamada apropiadamente Contactos Recientes [Recent Contacts]. Usted puede ir a esa vista para iniciar nuevos mensajes y conversaciones de Sametime con las personas con las que se ha comunicado recientemente. Si no quiere que las direcciones de los destinatarios se graben en Contactos Recientes [Recent Contacts], abra Contactos, haga clic

    en el botn de accin y elija Preferencias [Preferences]. Seleccione la opcin No agregue nombres automticamente a la vista de Contactos Recientes [Do not automatically add names to the Recent Contacts view] y haga clic en Aceptar [OK] para grabar el cambio.

    Seleccionar direcciones

    Direccionar correos electrnicos requiere de absoluta precisin o el mensaje nunca llegar al destinatario(s) deseado.

    Si no sabe como deletrear el nombre del destinatario o quiere tener control sobre qu directorios buscar, haga clic en el enlace Para [To]. Esto abre la caja de dilogo Seleccionar Direcciones:

    42 Tema 2: Enviar un Mensaje de Correo Electrnico

  • Siga estos pasos para utilizar la caja de dilogo Seleccionar Direcciones:

    Paso Accin

    1 Seleccione un directorio.

    Puede buscar nombres en la aplicacin de Contactos [Contacts], el Directorio de la empresa, o varios otros directorios.

    2 El directorio enlista personas ( ) y grupos ( ) para que los seleccione.

    Nota: Aunque estn listados, tpicamente no enva mensajes a servidores ( ), recursos ( ), salas ( ), o grupos de servidores ( tal como LocalDomainServers). Puede enviar mensajes a una aplicacin de Correo-Entrante [Mail-In] ( ) si sabe de antemano que le est permitido hacerlo. Definitivamente no podr enviar mensajes a los grupos de acceso denegado [deny access] ( ).

    3 Seleccione uno o ms nombres de la izquierda (haga clic con el mouse en el margen del lado izquierdo de los nombres).

    Para encontrar un nombre, empiece tecleando el apellido del destinatario en el campo Encuentre nombres que empiecen con [Find names starting with] para trasladarse hasta ese nombre.

    4 Haga clic en el campo de Direccin (Para [To], cc, o cco [bcc]).

    Note que cualquiera de los nombres que ya haya agregado a los campos de Direccin en el mensaje es desplegado en estos campos.

    Tema 2: Enviar un Mensaje de Correo Electrnico 43

  • Paso Accin

    5 Haga clic en Aceptar [OK].

    Los nombres aparecen de regreso en el mensaje en el campo de Direccin correspondiente.

    Campo de Asunto

    El Asunto de un mensaje se utiliza para identificar el mensaje en cada carpeta y vista, tanto para usted como para el destinatario.

    Mejor Prctica: Un Asunto efectivo ayuda al destinatario a decidir si abre o no el mensaje. Debe ser una frase corta pero descriptiva. Una forma til de iniciar un Asunto son palabras como Solicitud:, FYI:, RE: y Requerimiento: Si el mensaje es en realidad urgente o importante, utilice Urgente: o Importante:. (Pero no sobre utilice estas dos palabras, o la gente aprender a ignorar sus mensajes!)

    Es una mala prctica dejar el Asunto en blanco por varias razones:

    Molesta a los destinatarios, forzndolos a abrir el mensaje para saber si es importante. Tambin es ms difcil que los mensajes sean procesados utilizando Reglas , las cuales frecuentemente buscan en el campo Asunto palabras o frases que coincidan.

    Muchos filtros de correo no deseado [spam] rechazan correos con Asuntos en blanco como correos electrnicos basura no solicitados.

    Cuerpo del mensaje

    El rea debajo del Asunto es el cuerpo del mensaje, donde se ingresa el contenido de su mensaje.

    Si tiene contenido creado por otro paquete de software que es mayormente texto, puede ya sea:

    pegar el material copiado en el portapapeles hacia Notes importar el archive grabado utilizando Archivo Importar [File Import].

    Notes puede importar un gran nmero de tipos de archive comunes incluyendo procesadores de palabra, hojas de clculo, imgenes y archivos HTML.

    44 Tema 2: Enviar un Mensaje de Correo Electrnico

  • Mejor Prctica: Cmo escriba el mensaje depende en mayor parte de su relacin con el destinatario y el propsito del correo electrnico. Si conoce al destinatario y le escribe frecuentemente puede utilizar un lenguaje ms casual. Para cualquier otra persona, debe utilizar un acercamiento de correspondencia de negocios ms formal:

    Utilice saludos genricos tales como Hola . Esto evade problemas que pueden surgir de otras formas de saludo como Estimada Sra. Perez (est realmente casada?), Juan (demasiado informal y posiblemente insultante en algunas culturas al utilizar el primer nombre), o Buenas Tardes: (usted escribi el correo electrnico en la tarde, pero la persona lo recibi en la maana).

    Explicar quin es usted y por qu est escribindole a esa persona. Si espera que la persona tome algn tipo de accin, hacerlo notar claramente

    y posicione la solicitud al inicio del mensaje.

    No utilice modismos, abreviaciones de mensajes de texto (BRB;-), o teclee en letras maysculas. Casi cualquier compaa tiene su poltica de correo electrnico que prohbe el uso de lenguaje racista, sexista, difamatorio u ofensivo, y prohbe la comparticin de informacin confidencial.

    Sea claro y conciso, utilizando encabezados para separar ideas y ayudar a la persona a leer rpidamente su mensaje.

    Tema 2: Enviar un Mensaje de Correo Electrnico 45

  • Tiene varias herramientas para darle formato al cuerpo del mensaje:

    Caracterstica

    Cmo hacerlo

    Texto con formato

    Utilice los botones de la barra de herramientas o haga clic derecho en el cuerpo del mensaje y elija Propiedades de Texto [Text Properties] para abrir las propiedades del texto

    Mejor Prctica: Aunque pueda disponer de mucho tiempo para darle formato a los mensajes, probablemente no valga la pena el esfuerzo. Si est enviando el mensaje a otros usuarios de Notes, puede ingresar libremente texto con formato, tablas, imgenes, etc., en el cuerpo del mensaje. Sin embargo, si est enviando un mensaje a travs de internet, la fidelidad del formato del mensaje no puede suponerse, ya que puede ser convertido todo a texto plano. Es mejor mantener el formato lo ms simple posible!

    Tabla Haga clic en donde desee que aparezca la tabla y elija Crear Tabla [Create Table] para agregar una tabla.

    46 Tema 2: Enviar un Mensaje de Correo Electrnico

  • Caracterstica

    Cmo hacerlo

    Imagen Haga clic en donde quiera que aparezca la imagen y elija Crear Imagen [Create Picture] para agregar una imagen.

    Mejor Prctica: Las imgenes agregan significativamente ms volumen a un mensaje y debern ser incluidas slo si es absolutamente necesario. Muchas personas tienen cuotas en el tamao total de su correo y muchas imgenes pueden llenar rpidamente dicha cuota. (Una sola imagen utiliza tanto espacio como docenas o an cientos de mensajes de texto plano.) Una mejor forma es enviar un URL hacia una pgina web que contiene la imagen, o si el destinatario est dentro de su empresa, un Enlace a un Documento de Notes hacia un documento en una Aplicacin de archivos (una aplicacin de Discusin funcionara muy bien) o una Librera de Contenido Quickr que contiene la imagen.

    Enlaces Web

    Si el destinatario tiene acceso a algo en el servidor Web de su empresa, entonces definitivamente envele un enlace a ste en lugar de repetir el contenido en el mensaje.

    Notes reconoce muchos tipos de URLs cuando graba y enva un documento siempre y cuando teclee el protocolo al principio del enlace, por ejemplo::

    http://www.yahoo.com

    Otros protocolos reconocidos por Notes incluyen https://, ftp://, y mailto:usuario@dominio.

    La mayora de los paquetes de software reconoce los enlaces y el destinatario puede hacer clic en ellos para llegar al recurso.

    Mejor Prctica: Siempre ponga un enlace en su propio rengln. Si el URL es ms largo que una lnea, vaya al siguiente URL para crear un URL abreviado que pueda pegar en el mensaje: http://tinyurl.com/

    Archivos adjuntos

    Cubriremos cmo incrustar archivos en un mensaje posteriormente.

    Tema 2: Enviar un Mensaje de Correo Electrnico 47

  • Deshacer en Multi-nivel

    As que usted est tecleando en su mensaje (o en cualquier documento para este caso) y accidentalmente borra algo. Y despus borra algo ms.

    Notes le permite deshacer mltiples borrados u operaciones en cualquier documento, incluyendo mensaje (hasta 50 niveles).

    Y, puede deshacer otras operaciones tambin, incluyendo muchas operaciones de tablas, como cuando accidentalmente borra un rengln o una columna.

    Verificacin de Ortografa [Spell checking]

    La ortografa correcta es esencial. Por defecto, Notes est configurado de manera que:

    La ortografa se verifique instantneamente mientras escribe, y una lnea ondulada de subrayado se coloca debajo de las palabras mal escritas, por ejemplo:

    Haga clic derecho sobre el error para ver cualquier sugerencia, agregue la palabra a su diccionario personal, u omita el error en cualquier otra parte del documento en que se encuentre.

    La ortografa del mensaje ser verificada nuevamente antes de que se enve. No es una buena idea el deshabilitar cualquiera de estas caractersticas.

    48 Tema 2: Enviar un Mensaje de Correo Electrnico

  • En cualquier momento, seleccione Herramientas Verificar Ortografa [Tools Spell Check] para verificar la ortografa del mensaje completo. La ventaja de utilizar Verificar Ortografa es que puede definir las Opciones de Ortografa y cambiar su diccionario:

    Nota: Para definir el diccionario predeterminado, instale un diccionario personal, o edite las palabras en cualquier diccionario, seleccione Archivo Preferencias [File Preferences]. Abra la pgina de Verificar Ortografa [Spell Check] para definir todas sus preferencias de verificacin de ortografa y habilitar/deshabilitar la Verificacin Instantnea de Ortografa.

    Enviar un mensaje

    Una vez que haya direccionado un mensaje y tecleado en el Asunto y cuerpo del mensaje, est listo para enviarlo.

    Tema 2: Enviar un Mensaje de Correo Electrnico 49

  • Mejor Prctica: Antes de que finalmente enve el mensaje, debera dar un doble-chequeo a las direcciones para asegurarse que estn correctas y son las necesarias.

    Generalmente hablando, una vez que enva un mensaje, no puede detener que sea entregado. As que este es un buen momento para re-leer el mensaje y asegurarse de que est claramente escrito y tiene la ortografa correcta. Si ha prometido enviar un archivo, asegrese que lo ha incluido (y si est muy grande, lo ha comprimido primero).

    Detngase y piense: Es este correo electrnico la mejor forma de comunicarse? Se arrepentir de enviarlo? Ha dicho algo que no se atrevera a decir en persona? Dado que es fcilmente grabado, impreso y reenviado, su mensaje contiene informacin que no quiere que sea compartida? Existen implicaciones legales al poner esta informacin en este mensaje, tal como compartir secretos de la compaa a personal no autorizado o violar la poltica corporativa de correo electrnico?

    Si tiene dudas, grabe el mensaje como borrador de manera que pueda reconsiderar enviarlo ms tarde.

    Existen varias formas de enviar un mensaje:

    Presione Esc, lo cual abre la caja de dilogo Enviar Correo [Send Mail]:

    Puede elegir:

    enviar y grabar un copia del mensaje Mejor Prctica: Es una buena idea grabar una copia de mensajes importantes para referencia futura. No siempre puede garantizar que el destinatario responder con historia [reply with history] de manera que sepa qu fue lo usted que originalmente dijo. Siempre puede borrar su copia del mensaje despus, o configurar Notes para que archive automticamente los mensajes viejos para ahorrar espacio.

    slo enviarlo sin grabar una copia en su Correo [Mail] slo grabarlo (como Borrador en la carpeta Borradores [Drafts]) descartar el mensaje sin enviarlo o grabarlo cancelar la operacin de envo y regresar al mensaje para trabajar ms en

    l.

    50 Tema 2: Enviar un Mensaje de Correo Electrnico

  • Haga clic en uno de los botones de accin para enviar y/o grabar el mensaje:

    Por defecto, el botn de accin Enviar [Send] tambin graba una copia de los mensajes que enva.

    Enviar y Archivar [Send and File] abre la caja de dilogo Carpetas [Folders], el cual le permite crear nuevas carpetas y seleccionar la carpeta en la que quiere que el mensaje sea grabado:

    En este ejemplo, creamos dos carpetas, Projects y Team Meetings. Para grabar el mensaje a una de las carpetas, seleccionaremos el nombre de la carpeta y haremos clic en Aceptar [OK].

    Mejor Prctica: Utilice carpetas para organizar sus mensajes! Hablaremos posteriormente en el curso acerca de cmo mantener organizados los mensajes utilizando carpetas.

    Ejercicio: Crear y enviar un mensaje

    Siga estos pasos para crear un mensaje y enviarlo a un colega en la clase:

    Paso Accin

    1 Si no se encuentra abierta, abra la aplicacin de Correo [Mail]. Puede enviar mensajes desde cualquier carpeta o vista.

    2 Haga clic en el botn de accin .

    3 Haga clic en el enlace Para [To] link para abrir la caja de dilogo Seleccionar Direcciones [Select Addresses].

    Seleccione el nombre de su colega para el campo Para [To].

    4 Haga clic en Aceptar [OK] para cerrar la caja de dilogo Seleccionar Direcciones [Select Addresses].

    Tema 2: Enviar un Mensaje de Correo Electrnico 51

  • Paso Accin

    5 Agregue texto al Asunto [Subject] y Cuerpo [Body] del mensaje.

    6 Haga clic en el botn de accin para enviar y grabar el mensaje.

    7 Cree y enve otro mensaje, esta vez dirigindolo al grupo Participantes. Este grupo incluye a todos en la clase.

    Nota: Leer los mensajes que reciba en el siguiente Tema.

    Dnde est el mensaje que envi o grab?

    Cuando abre inicialmente la aplicacin de Correo [Mail] , Se le muestra la carpeta Bandeja de Entrada [Inbox], donde los mensajes que ha recibido aparecen:

    Folder/ View Navigator Messages

    Ninguno de los mensajes que usted envi y grab aparecer en esta vista.

    Para encontrar los mensajes grabados, utilice el Navegador de Carpetas/Vistas [Folder/View Navigator] para cambiarse a diferentes:

    carpetas (Bandeja de Entrada [Inbox], Seguimiento [Follow Up], Papelera [Trash], y cualquier carpeta que haya creado)

    vistas (Borradores [Drafts], Enviados [Sent], Todos los Documentos [All Documents], y cualquier vista que haya creado).

    52 Tema 2: Enviar un Mensaje de Correo Electrnico

  • Aunque tanto las carpetas y como las vistas despliegan mensajes, la diferencia entre ellas es que puede arrastrar mensajes desde una carpeta o vista y soltarlos en una carpeta, mientras que las vistas seleccionan automticamente los documentos a desplegar.

    Si enva y/o graba un mensaje, ste aparecer en varios lugares:

    Si utiliz Enviar y Archivar [Send and File] cuando envi el mensaje, busque el mensaje en la carpeta que seleccion en la caja de dilogo Carpetas [Folders]:

    Si eligi Slo Grabar [Save Only] o Grabar como Borrador [Save as

    Draft], slo grab el mensaje sin enviarlo. ste aparecer bajo Borradores [Drafts] en el Navegador. Puede regresar al mensaje para trabajar ms en l antes de enviarlo.

    Si eligi enviar el mensaje, ste aparecer en la: vista Enviados [Sent], la cual es lo opuesto de la Bandeja de Entrada

    [Inbox]; slo despliega los mensajes que haya enviado.

    vista Todos los Documentos [All Documents], la cual despliega los mensajes tanto que haya enviado como recibido. Esta es probablemente la vista ms til ya que puede ver todos los mensajes en un slo lugar y ver cmo estn relacionados.

    Archivos adjuntos

    Puede incrustar cualquier tipo de archivo (texto, imagen, sonido, comprimido, ejecutable, etc.) al cuerpo de un mensaje. Esto le permite enviar archivos en su formato nativo a uno o ms destinatarios.

    Los archivos adjuntos son utilizados cuando quiere que el destinatario tenga una copia del archivo original y que no puedan obtenerse de otra manera a travs de la red.

    Tema 2: Enviar un Mensaje de Correo Electrnico 53

  • Mejor Prctica: Slo porque sea fcil adjuntar un archivo a un mensaje, sin embargo, no siempre es la mejor forma de hacerlo:

    Como con las imgenes, los archivos adjuntos agregan un volumen significativo a un mensaje (en algunos casos ms!) y deberan ser incluidos slo cuando sea absolutamente necesario. Enve un enlace al archivo que previamente ha sido grabado en un servidor Web o ftp o a un documento en una aplicacin compartida. Ms adelante veremos cmo utilizar una simple aplicacin de Discusin para este fin.

    La gente se preocupa con razn que un archivo adjunto pueda contener un virus, y es posible que el archivo sea desligado del correo electrnico o puesto en cuarentena para ser inspeccionado antes de que el destinatario lo abra. Los correos electrnicos que contienen ciertos tipos de archivos pueden ser rechazados por completo, y muy frecuentemente sin ningn tipo de aviso.

    Slo porque usted tenga el software para crear un archivo no necesariamente significa que el destinatario tiene el software para utilizar el archivo. Para destinatarios con Notes, pueden utilizar el visualizador de archivos incorporado en Notes para los tipos de archivo ms comunes, pero otros paquetes de software para correo electrnico no tienen tpicamente esta caracterstica.

    Una de las PEORES cosas que puede hacer es escribir el contenido del cuerpo del mensaje en un procesador de palabras y despus adjuntar el archivo al mensaje. Por qu no simplemente crear el contenido en Notes en primer lugar? O al menos copie el material que cre en Word al portapapeles y pegue ste en el mensaje.

    Si tiene dudas acerca del inters y habilidad del destinatario para recibir un archivo adjunto, debera contactar a la persona para pedirle permiso antes de enviarle el correo electrnico.

    Siga estos pasos para adjuntar un archivo a un mensaje que enviar a un colega:

    Paso Accin

    1 Abra la aplicacin de Correo [Mail].

    2 Cree un nuevo Mensaje.

    3 Direccione el mensaje y escriba un asunto.

    4 Utilice la tecla tab para llegar al cuerpo del mensaje y coloque el cursor en donde quiera que el cono del archivo adjunto aparezca.

    54 Tema 2: Enviar un Mensaje de Correo Electrnico

  • Paso Accin

    5 Elija Archivo- Adjuntar [File Attach] o haga clic en el botn de accin .

    Nota: Si el cursor no est en el campo Cuerpo [Body], la herramienta Archivo Adjunto [Attachment] estar en color gris o desactivada.

    6 Se muestra la caja de dilogo Adjuntar Archivo [Create Attachment(s)]:

    Seleccione el archivo(s) que quiere adjuntar. En este ejemplo, se selecciona un archivo llamado Winter.jpg.

    Nota: Utilice la tecla Shift para seleccionar un conjunto de archivos mientras hace clic con el mouse o Ctrl para seleccionar mltiples archivos no consecutivos.

    7 Haga clic en el botn Adjuntar [Create] para adjuntar el archivo al cuerpo del mensaje.

    Una copia del archivo ahora est almacenada en el mensaje, por ejemplo:

    Tema 2: Enviar un Mensaje de Correo Electrnico 55

  • Paso Accin

    8 Enve el mensaje.

    Nota: El administrador de Domino puede haber establecido un tamao mximo para archivos adjuntos, topado el tamao total de la aplicacin de Correo [Mail] , o configurado el Servidor Domino para retrasar el ruteo de mensajes grandes hasta que sea horario inhbil. Estos pasos estn diseados para conservar el espacio en disco del servidor y el trfico en la red. En este caso, no podr adjuntar archivos grandes a los mensajes (o sus mensajes no sern enviados durante el horario hbil).

    Ejercicio: Adjuntar un archivo

    En este ejercicio Ud. crear un archivo utilizando otra aplicacin y adjuntar el archivo a un mensaje.

    Siga estos pasos para enviar un mensaje con un archivo adjunto a un colega:

    Paso Accin

    1 Abra ya sea el Paint o el WordPad.

    Escoja Inicio - Programas - Accesorios [Start - Programs Accessories] y posteriormente ya sea Paint o WordPad.

    2 Cree un archivo simple y grbelo en un directorio que recuerde, como en el Escritorio [Desktop], por ejemplo:

    MiArchivo.BMP (Paint) MiArchivo.DOC (WordPad).

    3 Cierre la aplicacin.

    4 Abra la aplicacin de Correo [Mail].

    5 Cmbiese a la vista Todos los Documentos [All Documents].

    6 Cree un nuevo Mensaje.

    7 Direccione el mensaje a su colega.

    8 Ingrese cualquier asunto que desee.

    56 Tema 2: Enviar un Mensaje de Correo Electrnico

  • Paso Accin

    9 Utilice la tecla Tabulador para posicionarse en el cuerpo del mensaje y ya sea:

    seleccione Archivo Adjuntar [File Attach] haga clic en el botn de accin . Aparece la Caja de Dilogo Adjuntar Archivo [Create Attachment(s)].

    10 Navegue a la carpeta donde grab el archivo de Paint o WordPad.

    11 Seleccione el archivo y haga clic en Crear [Create].

    12 Enve el mensaje.

    13 Note que en la vista el archivo adjunto se identifica con el tamao del archivo (en miles de bytes) y un clip:

    Re-enve un mensaje

    No hay nada que le impida editar un mensaje existente que ya haya sido enviado y enviarlo otra vez. Puede requerir esto, por ejemplo, si quiere cambiar las direcciones y enviar el mensaje a otras personas, o si ha hecho cambios al mensaje original y quiere re-enviarlo a los destinatarios originales.

    Asegrese de cambiar el asunto ligeramente de manera que el destinatario sepa que no ha enviado un duplicado del mensaje por error.

    Tambin puede editar, re-direccionar y re-enviar un mensaje que haya recibido de otra persona.

    Nota: Tenga en cuenta que el mensaje enviado no reemplazar el mensaje original en el correo del destinatario, sino que ser un mensaje adicional.

    Tema 2: Enviar un Mensaje de Correo Electrnico 57

  • Recuperar un mensaje

    En general, una vez que haga clic en el botn de accin un mensaje es enviado y no puede recuperarlo.

    Para intentar la recuperacin de un mensaje que haya enviado, primero seleccione slo un mensaje de la vista Enviados [Sent] o Todos los Documentos [All Documents]. Posteriormente utilice el comando Recuperar Mensaje [Recall Message] desde cualquiera de estos lugares:

    haga clic derecho en el mensaje y seleccione Recuperar Mensaje [Recall Message]

    en la vista Enviados [Sent] haga clic en el botn de accin . Cualquiera de estas opciones abre la caja de dilogo Recuperar Mensaje [Recall Message]:

    Existen tres opciones para la recuperacin:

    Seleccione los destinatarios. Si el mensaje fue enviado a mltiples personas, puede ser recuperado de todos o slo de las personas que usted seleccione.

    Recupere el mensaje an si ya ha sido ledo por el destinatario (aunque si este es el caso, cul sera el objetivo?).

    58 Tema 2: Enviar un Mensaje de Correo Electrnico

  • Reciba un reporte (el remitente) acerca del xito de la recuperacin de cada destinatario, por ejemplo:

    Este ejemplo muestra que el mensaje fue recuperado exitosamente, y afortunadamente, el destinatario no lo haba ledo an. Fiuu!

    Impida que otros recuperen mensajes enviados a usted

    Mientras que la recuperacin de mensajes es una caracterstica poderosa para los remitentes, una sola Preferencia de Correo [Mail Preference] (haga clic en el

    botn de accin y elija Preferencias [Preferences]) definida por el destinatario puede impedir a otras personas el recuperar mensajes que hayan sido enviados por ellos:

    Esta funcionalidad est habilitada por defecto, as que debe deseleccionarla si no quiere que otras personas recuperen mensajes que le hayan enviado.

    Nota: El Administrador de Domino tambin debe habilitar la recuperacin de mensajes en el servidor. Est apagada por defecto.

    Tema 2: Enviar un Mensaje de Correo Electrnico 59

  • Advertencias

    Existen varias advertencias al utilizar la recuperacin de mensajes:

    Slo funciona en mensajes que usted haya enviado, no invitaciones a juntas o asignaciones de Tareas [To Dos].

    Mensajes que hayan sido borrados por el destinatario pero que no hayan sido eliminados de la Papelera [Trash] todava pueden ser recuperados.

    Slo funciona en mensajes que haya enviado a otros usuarios de Notes (no a usuarios de correo por Internet). Los mensajes enviados por usuarios iNotes pueden ser recuperados (siempre y cuando estn utilizando la versin 8+ de la aplicacin de Correo [Mail] en un Servidor Domino versin 8+), pero los usuarios iNotes no pueden por s mismos recuperar mensajes.

    Las firmas son verificadas, as que slo puede recuperar mensajes que usted haya enviado y slo aqullos que hayan sido enviados desde su aplicacin de Correo [Mail] . Como tal, si ha delegado su correo a una asistente, dicha persona no podr recuperar mensajes que usted haya enviado.

    El administrador de Domino debe habilitar la recuperacin de mensajes en el Servidor Domino. Por defecto est apagada.

    Como vio anteriormente, el destinatario puede impedir que los mensajes sean recuperados.

    Los mensajes slo pueden ser recuperados una vez. Por qu es esto? Si ha recuperado exitosamente un mensaje, puede editar y enviar el mensaje original otra vez. Eso es lo que frecuentemente estar tentado a hacer cuando accidentalmente haya presionado enviar antes de que haya terminado sus pensamientos o quiera agregar ms informacin o destinatarios al mensaje.

    El problema con reenviar un mensaje editado despus de que la versin original ha sido recuperada es que usted no puede recuperar el mismo mensaje. Slo tiene una oportunidad de recuperar un mensaje. Si trata de recuperar el mensaje una segunda vez y solicit un reporte del segundo intento de recuperacin, recibir un mensaje de falla.

    60 Tema 2: Enviar un Mensaje de Correo Electrnico

  • La columna Detalle [Details] indica que el mensaje ha sido eliminado porque cuando el Router borra el mensaje en la primera recuperacin, deja una marca de borrado (con el propsito de replicacin en el caso que el destinatario tenga mltiples replicas de su correo, o quiz en servidores en cluster).

    Cuando el Router intente entregar el mensaje enviado una segunda vez, debe cambiar el UNID para que sea diferente del que se utiliz por la marca de borrado (del mensaje original). As que cuando trate de recuperar el mensaje original, la solicitud de recuperacin especifica el UNID del mensaje original, el cual ya no existe en el correo del destinatario.

    La solucin? Si ha recuperado un mensaje y quiere editarlo y enviarlo nuevamente, utilice la funcionalidad Copiar en un Nuevo Mensaje [Copy into New Message] en lugar de editar el mensaje original. As podr recuperar su segundo mensaje revisado si lo necesitara.

    Tema 2: Enviar un Mensaje de Correo Electrnico 61

  • Notas

    62 Tema 2: Enviar un Mensaje de Correo Electrnico

  • Index 63

    Lotus Notes 8.5 Esenciales de UsuarioInformacin de Derechos de AutorTabla de ContenidoDescripcinObjetivos del cursoAudienciaDiseo del cursoDisco de DatosConvenciones de TipografaTeclas de acceso rpidoNotas

    Tema 1: Iniciar Lotus NotesIntroduccinPatrn de uso de NotesAplicaciones base incluidas en NotesAplicaciones pblicas y personalizadasLas aplicaciones estn integradas por NotesConfiguraciones Bsica y Estndar de NotesConfiguracin BsicaConfiguracin Estndar

    Ejercicio: Iniciar Lotus NotesPgina de Inicio PredeterminadaBarra de Herramientas [Toolbar]Botones de accin [Action Buttons]Patrn para utilizar las aplicaciones baseAbrir aplicaciones baseEjercicio: Abrir aplicaciones baseMarcadores [Bookmarks] y la Pgina de InicioSalir de NotesAyudaAyuda Bsqueda [Help Search]Ayuda Soporte [Help Support]

    PreferenciasPreferencias de Usuario [User Preferences]Preferencias de Seguridad [Security Preferences]Preferencias de Aplicacin [Application Preferences]Control del Administrador sobre las Preferencias

    Tema 2: Enviar un Mensaje de Correo ElectrnicoIntroduccinCrear un mensajeCampos de DireccinDireccionamiento de escritura anticipada [Type ahead addressSeleccionar direccionesCampo de AsuntoCuerpo del mensajeDeshacer en Multi-nivelVerificacin de Ortografa [Spell checking]Enviar un mensajeEjercicio: Crear y enviar un mensajeDnde est el mensaje que envi o grab?Archivos adjuntosEjercicio: Adjuntar un archivoRe-enve un mensajeRecuperar un mensajeImpida que otros recuperen mensajes enviados a ustedAdvertencias

    Notas