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GUIA PARA LLEVAR A CABO LA COMBINACION DE CORRESPONDENCIA EN WORD 2010 La combinación de correspondencia es una función que nos permite apoyarnos en una base de datos para la elaboración de múltiples documentos sin necesidad de capturar uno cada vez, se producen tantos como registros se tengan en la base de datos. CONCEPTOS RELACIONADOS BASE DE DATOS: Un conjunto de información almacenada en memoria auxiliar que permite acceso directo y un conjunto de programas que manipulan esos datos. Otra definición es, una colección o recopilación de datos relacionados y organizados en forma electrónica. Un directorio telefónico es un buen ejemplo de base de datos. El DBMS, Data Base Management System (Sistema de Administración de Base de Datos) es el programa que se encarga de crear y administrar la base de datos. CAMPO: Cada uno de los datos que se incluyen en la base de datos (nombre, fecha, dirección) este tipo de campos se ubican en las columnas REGISTRO: Son los datos completos los cuales se representan en un renglón
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GUIA PARA LLEVAR A CABO LA COMBINACION DE CORRESPONDENCIA EN WORD
2010
La combinación de correspondencia es una función que nos permite apoyarnos en una base de datos para la elaboración de múltiples documentos sin necesidad de capturar uno cada vez, se producen tantos como registros se tengan en la base de datos.
CONCEPTOS RELACIONADOS
BASE DE DATOS: Un conjunto de información almacenada en memoria auxiliar que permite acceso directo y un conjunto de programas que manipulan esos datos. Otra definición es, una colección o recopilación de datos relacionados y organizados en forma electrónica. Un directorio telefónico es un buen ejemplo de base de datos.
El DBMS, Data Base Management System (Sistema de Administración de Base de Datos) es el programa que se encarga de crear y administrar la base de datos.
CAMPO:
Cada uno de los datos que se incluyen en la base de datos (nombre, fecha, dirección) este tipo de campos se ubican en las columnas
REGISTRO:
Son los datos completos los cuales se representan en un renglón
SE DESARROLLA LA PRESENTE GUIA CON EL SIGUIENTE EJEMPLO:
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VAMOS A SUPONER QUE NECESITAMOS ENVIAR UNA COMUNICACIÓN A 15 PADRES DE FAMILIA DE LOS ALUMNOS DE LA UNIVERSIDAD PARA INFORMARLES LA CALIFICACION DEL PRIMER PARCIAL DE SUS HIJOS.
TENEMOS LA SIGUIENTE BASE DE DATOS:
MATRICULA
NOMBRE CALIFICACION PAPA DIRECCION
200321 JOSE LOPEZ 50 ANDRES LOPEZ SERDAN 25200322 MARIA PEREZ 100 JORGE PEREZ OLIVARES 34200323 DANIEL CASTRO 89 MANUEL
CASTROCABORCA 56
200324 JORGE MOLINA 75 ANTONIO MOLINA
TIVOLI 102
200325 ANA CABRAL 68 ROSARIO CABRAL
ROSALES 98
200326 GLORIA CRUZ 74 HUMBERTO CRUZ
FIELDS 45
200327 RENE MARTINEZ 95 RENE MARTINEZ COSTA 35200328 JOSE RIOS 92 DANIEL RIOS MENDOZA 20200329 CECILIA RUELAS 100 JUNA RUELAS LOMAS 87
A CONTINUACION ESCRIBIREMOS LA COMUNICACIÓN AL PADRE DEL ALUMNO:
LE LLAMAREMOS CARTA MODELO
CAMPO
REGISTROS
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Hermosillo, Sonora a 23 de Mayo del 2010
Sr. ***Direccion: ***Presente.-
A través de la presente hacemos llegar a usted la calificación correspondiente al primer parcial de su hijo *** cuya Número de matricula es *****, quien en este período ha obtenido una calificación de : ***
Agradecemos la atención que se sirva prestar a la presente, quedamos de usted para cualquier aclaración,
A t e n t a m e n t e
Lic. Jorge Ramirez SalasCoordinador
COMO SE PUEDE OBSERVAR, EN ESTA CARTA MODELO SE HAN PUESTO *** (ASTERISCOS) EN LOS LUGARES DONDE SE REEMPLAZARAN POR LOS CAMPOS UTILIZADOS, NO NECESARIAMENTE SE PUEDEN UTILIZAR ASTERISCOS, PUEDEN SER XXX O DEJAR ESE ESPACIO EN BLANCO, LO IMPORTANTE ES TENER PRESENTE DONDE SE DEBERAN INSERTAR LOS CAMPOS.
A CONTINUACIÓN PROCEDEMOS A LLEVAR A CABO EL PROCESO DE COMBINACION DE CORRESPONDENCIA
1.- EL PRIMER PASO ES ELABORAR LA CARTA MODELO, LA CUAL YA SE TIENE, ENSEGUIDA EN LA BARRA DE MENUS, ELEGIR HERRAMIENTAS, COMBINAR CORRESPONDENCIA, (correspondencia para 2007) COMO SE MUESTRA EN LA FIGURA:
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Se debe elegir la opción INICIAR COMBINACION DE CORRESPONDENCIA y posteriormente elegir PASO A PASO POR EL ASISTENTE DE COMBINAR CORRESPONDENCIA
Se desplegará el asistente en la columna derecha de la página como se muestra en la figura:
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Se muestran las diferentes opciones de documentos que se pueden combinar, elegiremos “cartas”
En la parte inferior está la opción de “siguiente” darle clic ahí, después seleccionar “utilizar el documento actual” y “siguiente”
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Se debe tener seleccionado “utilizar una lista existente” debido a que ya tenemos nuestra base de datos en un archivo Excel y después “examinar”
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Con nuestra explorador, buscamos el archivo de base de datos en Excel y damos “aceptar”
Una vez que hemos localizado nuestro archivo de base de datos, se selecciona la hoja1 donde tenemos la información y damos “aceptar”.
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Aparecerá un recuadro con los registros que tenemos en la base de datos, en caso de que haya un campo que no vamos a utilizar se desactiva dicha casilla, para nuestro ejemplo se utilizaran todos los campos.
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Das aceptar, y en la columna derecha se selecciona “escriba la carta”
entonces, sustituiremos los asteriscos por los campos a utilizar, nos ubicamos en la parte de “Sr.” y seleccionamos “mas elementos” se activa una tabla con los campos que insertaremos en nuestra carta ejemplo, colocamos “tutor” en donde corresponde y damos insertar, y asi nos vamos moviendo por la carta colocando los campos con la opción “mas elementos”
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Así se vería nuestra carta antes de la combinación ya con los elementos insertados
Damos clic en la vista previa, y luego aparecerá nuestra carta ya combinada, podemos navegar por los destinatarios para ver si hubiera una corrección que hacer,
Si todo está correcto, damos siguiente en “completar la combinación” y listo, nos aparece nuestra carta ya combinada, nos da la opción de imprimir directamente, pero para nuestro ejemplo debemos dar clic en “editar cartas individuales”
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Listo!, hemos concluido la combinación, aparecen nuestras cartas ya procesadas listas para imprimirse.
