Guía para la elaboración de un manual de Funciones

GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DEL MANUAL DE FUNCIONES

C I D E P (Centro Iberoamericano de Editores Paulinos: PAULUS y SAN PABLO) Cra. 46 No. 22ª - 90 - Barrio Quinta Paredes - BOGOTÁ, D.C.

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GUIA PARA LA ELABORACIÓN DEL MANUAL DE FUNCIONES

DESCRIPCIÓN DEL PUESTO 1. Misión 2. Identificación y referencia en el puesto de trabajo

• Departamento o área • Dependencia • Subordinados

3. Función básica 4. Responsabilidades y ocupaciones

• Responsabilidades • Ocupaciones

5. Marco de relación • Interno • Externo

A continuación, ponemos dos ejemplos de implementación de cada función. MISIÓN DE LA SOCIEDAD DE SAN PABLO Promover y formar integralmente la persona humana inserta en la cultura de la comunicación, en particular, en su dimensión religiosa, a través de la editorial multimedial, haciéndose referencia significativa en la Sociedad actual. 1. DESCRIPCIÓN DE PUESTO Director General 2. MISIÓN “Programar, organizar, ejecutar y controlar simultánea y gradualmente las actividades apostólicas circunscripcionales (Cfr. Servicio de la autoridad en la Sociedad de San Pablo, Manual No. 426) con delegación del Superior Mayor, promoviendo la unidad entre las áreas: Administrativa, editorial, difusión, producción, en la perspectiva del “editor único multimedial Paulino”.



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3. IDENTIFICACIÓN Y REFERENCIA EN EL PUESTO DE TRABAJO Departamento: Dirección General Dependencia directa: Consejo de Administración Subordinados: Toda la organización 4. FUNCIÓN BÁSICA (Cfr. Servicio de la autoridad en la Sociedad de San Pablo, Manual No. 426; ss).

• Asegurar la continuidad de la Obra apostólica a corto, medio y largo plazo, garantizando un crecimiento rentable, reforzando la imagen y posición de la misma en el mercado.

• Controlar, evaluar y mejorar la situación de la Obra apostólica: estado de resultados, balance financiero y social, así como el rendimiento y la calidad de la empresa.

• El puesto conlleva la labor de coordinar, prever, organizar o reorganizar todos los departamentos para el buen funcionamiento de la Obra apostólica, asimismo, dispone de la última toma de decisión en la empresa.

5. RESPONSABILIDADES Y OCUPACIONES a) Responsabilidades:

• Custodiar la buena imagen de la Organización San Pablo, ejerciendo como portavoz cuando así se requiera.

• Establecer las líneas estratégicas de la Organización. • Desarrollar el esquema organizativo básico: organigramas, funciones,

manuales de organización, etc. • Marcar las políticas generales: inversiones, compras, productos,

investigación y desarrollo, recursos humanos, mercados potenciales, etc.

• Fijar los objetivos globales. • Asignar objetivos y recursos a cada División. • Utilizar las colaboraciones externas más adecuadas que contribuyan

a consolidar la posición de la Organización y alcanzar los objetivos. • Cuidar del mantenimiento y disponibilidad de sus recursos,

procurando su óptimo aprovechamiento. • Coordinar y controlar las actuaciones y procesos de las diferentes

áreas. • Propiciar la máxima integración con el CIDEP, haciéndola compatible

con los intereses, peculiaridades y autonomía de actuación propios de la Organización San Pablo en la Circunscripción.



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• Coordinar la gestión de Recursos Humanos junto con la Dirección / División Administrativa en materia de contrataciones, cambios, promociones, sanciones, etc.

• Garantizar el cumplimiento de las normativas legales en todas las actuaciones.

b) Ocupaciones:

• Impulsar y supervisar el desarrollo de soportes de planificación: previsiones, investigación, hipótesis, análisis, objetivos, estrategias y planes.

• Determinar las previsiones sobre las que se deben establecer los objetivos globales.

• Distribuir los objetivos entre las diferentes Direcciones / Divisiones, argumentando los criterios de previsión y asignación.

• Analizar los planes y propuestas que las distintas Direcciones / Divisiones desarrollen para cumplir los objetivos.

• Aprobar, modificar o rechazar las sugerencias y propuestas. • Analizar y aprobar los presupuestos de las Direcciones / Divisiones. • Asistir a las convocatorias que se reciban tanto del Consejo de

Administración, como del ámbito internacional de la Sociedad de San Pablo.

• Representar a la Dirección / División Editorial en los foros empresariales y oficiales, cuando así se requiera.

• Asistir a ferias, certámenes, conferencias, etc., cuyo contenido contribuya a mejorar conocimientos y criterios en relación con su actividad profesional.

• Presidir el comité de producto y formar parte, como miembro de los diferentes comités de cada Dirección / División.

• Decidir los nombramientos, bajas y traslados en los puestos del primer nivel de la estructura.

• Supervisar las propuestas que reciba de los responsables de cada Dirección / División y Departamento, para nuevas funciones de sus respectivas áreas.

• Planificar reuniones para el seguimiento de la gestión de las distintas Direcciones / Divisiones.

• Controlar el uso correcto de la Identificación corporativa. • Adoptar medidas para mejorar la calidad y efectividad de la gestión

(formación, información, organización, motivación, sistemas, equipos, etc.).

• Buscar, seleccionar y negociar colaboraciones externas (asesorías, agencias, especialistas), que contribuyan a incrementar la eficacia de la organización y a alcanzar sus objetivos.



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• Transmitir a los miembros de su equipo todas las informaciones de interés que le lleguen en relación con la Organización y su actividad.

• Exigir el cumplimiento de la normativa legal vigente, por parte de todas las áreas de gestión.

6. MARCO DE RELACIÓN a) Interno: Consejo de Administración o de Apostolado Directores / Gerentes de División Miembros del Comité de Producto / Consejo editorial b) Externo: Organizaciones Paulinas Internacionales Responsables de organismos oficiales y de otras empresas del sector

SEGUNDO EJEMPLO 1. DESCRIPCIÓN DE PUESTO Responsable de Marketing y Publicidad 2. MISIÓN Crear e implementar las estrategias necesarias de marketing y publicidad, que permitan fortalecer la difusión y la imagen corporativa de la Organización apostólica en la Circunscripción. 3. IDENTIFICACIÓN Y REFERENCIA EN EL PUESTO DE TRABAJO Departamento: Marketing y Publicidad – Dirección /División Comercial Dependencia directa: Director Comercial y Subdirector Comercial Subordinados: Ninguno 4. FUNCIÓN BÁSICA

• Orientar las decisiones estratégicas de la Dirección, detectando las tendencias, evolución, oportunidades y riesgos de mercado.

• Reforzar la imagen y el posicionamiento de la Organización y favorecer la implementación de los objetivos, apoyando la gestión de venta.



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5. RESPONSABILIDADES Y OCUPACIONES a) Responsabilidades:

• Establecer previsiones a mediano plazo para la elaboración del Plan Estratégico.

• Elaborar y gestionar el Plan de Marketing de la Obra apostólica. • Negociar sus objetivos. • Procurar los recursos necesarios para alcanzarlos. • Cuidar del mantenimiento y disponibilidad de sus recursos y procurar

su óptimo aprovechamiento. • Coordinar y controlar las actuaciones y procesos en su área de

gestión. • Mantener información actualizada sobre materiales, procesos,

productos, técnicas, sistemas y proveedores, relacionados con su gestión, para considerar la conveniencia de su utilización.

• Detectar oportunidades de mercado. Valorar el potencial de venta de los diferentes productos que se planteen.

• Asesorar a la Dirección / División Comercial en el establecimiento de objetivos de ventas.

• Fomentar en toda la Organización la sensibilidad hacia los planteamientos de mercado.

• Mantener un conocimiento actualizado de la imagen de la Empresa en el mercado, del posicionamiento de sus productos y de las características de sus clientes.

• Valorar la eficacia y resultados de las diferentes acciones de Marketing que se planteen o se hayan realizado.

• Establecer los atributos y características, tanto de la Organización como de sus productos, que sean de mayor interés para la comunicación.

• Procurar el mejor clima laboral en su equipo. • Garantizar el cumplimiento de las normativas legales en todas las

actuaciones de su área. b) Ocupaciones:

• Elaborar los presupuestos del Departamento. • Proponer el programa de actuación para alcanzar los objetivos

establecidos por la Dirección (Plan de Marketing). • Llevar a cabo el seguimiento de resultados de venta (volumen y

cuotas) y sus desviaciones respecto a los objetivos. • Estudiar, proponer y llevar a cabo actuaciones para corregir

desviaciones respecto a los objetivos.



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• Valorar el costo de las diferentes acciones de marketing y su efecto sobre las ventas y la imagen.

• Localizar fuentes de información sobre el mercado. • Diseñar el plan sistemático de investigación y encargarse de su

realización. • Detectar las necesidades puntuales de investigación, ante

determinadas acciones de Marketing propias o de la competencia, situaciones coyunturales del mercado o demandas de otras áreas.

• Planificar, coordinar y ejecutar las acciones de Marketing y comunicación en los canales de venta, red comercial, clientes y suscriptores.

• Elaborar el plan de medios publicitarios, negociando y contratando los espacios publicitarios.

• Definir y elaborar, en colaboración con diseño gráfico, los anuncios de todos los materiales y elementos publicitarios: catálogos, folletos, carteles, invitaciones, boletines, expositores, material PLV, etc.

• Ejecutar las campañas de Marketing Directo: campañas piloto y comprobación de parámetros estimados. También definir y elaborar los elementos que las acompañan, tales como cartas, folletos, cupones respuesta, etc.

• Por cada acción realizada, confeccionar un informe sobre ejecución, resultados y sugerencias sobre posibles actuaciones a llevar a cabo.

• Analizar la documentación disponible y elaborar informes de situaciones y de tendencias.

• Elaborar análisis sobre aquellos aspectos, cualidades y atributos de la Organización y sus productos, que son más apreciados por el público-objetivo y aquellos que la realidad propia permite asumir.

• Tramitar propuestas de compra de equipos, materiales y servicios, para su posterior autorización.

• Estudiar las segmentaciones de mercado más adecuadas para los productos disponibles.

• Mantener reuniones con los responsables de su equipo para recibir información y seguir directrices en relación a sus gestiones.

• Asistir a ferias, congresos, certámenes, conferencias, etc., cuyo contenido contribuya a mejorar los conocimientos y los criterios en relación con su actividad profesional.

• Estudiar y proponer medidas para mejorar la calidad y efectividad de su departamento.

• Trasladar a su superior jerárquico cualquier información de interés recogida en su área de responsabilidad.

• Recopilar, consultar y garantizar el cumplimiento de las normativas legales en todas las actuaciones de su gestión.



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6. MARCO DE RELACIÓN a) Interno:

• Director Comercial y Subdirector Comercial • Miembros del Comité de Producto / Consejo Editorial • División Editorial / Dirección editorial • Jefe de Administración de Ventas, Director/Gerente de Librerías • División / Dirección de Administración, Recursos Humanos y Asuntos

Generales b) Externo:

• Medios de comunicación, organismos oficiales, personalidades, autores.

• Organizadores de ferias, congresos, certámenes, simposios, etc. • Proveedores de investigación, agencias de marketing y telemarketing

directo, agencias de publicidad, imprentas, ilustradores, empresas de regalos y promociones.

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