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Generación de Expedientes

Ciclo escolar 2017-2018

GUÍA PARA LA CONFORMACIÓN DE EXPEDIENTES

CICLO ESCOLAR 2017-2018

31 de enero de 2018

Objetivo:

Permitir a las autoridades de los plantelesidentificar los documentos necesarios en laconformación de expedientes por cada modalidadde beca y cada beneficiario/a, de acuerdo a loestablecido en las Reglas de Operación para el añofiscal 2018.

Marco Normativo.

Documentos básicos.

Documentos específicos.

Otras Becas.

Expediente muestra.

Consideraciones finales.

TEMARIO:

De acuerdo con lo establecido en el apartado funciones de los Directores/as o encargados/asde las IEMS, numeral 3.7.1 Instancia (s) ejecutora (s) de los lineamientos del acuerdo23/12/17 por el que se emiten las Reglas de Operación del Programa Nacional de Becas parael ejercicio fiscal 2018, que a la letra dicen:

I. Difundir en espacios públicos del plantel la(s) convocatoria(s) emitida(s) porla CBSEMS.

II. Validar que cada alumno/a cumple lo establecido en el numeral 2,“Requisitos para ser beneficiario/a”, de cada uno de los anexos en los que participa laSEMS, mediante su validación a través del SIPOP en los periodos que determine laCBSEMS.

III. Difundir en espacios públicos del plantel los resultados oficiales de laselección de beneficiarios/as emitidos por la CBSEMS.

IV. Entregar los medios de pago correspondientes a cada uno de los/asbeneficiarios/as de su plantel en un periodo no mayor a 45 días naturales, contados apartir de la notificación de que el mismo esté disponible.

MARCO NORMATIVO

V. Integrar, resguardar, y en su caso, presentar a la CBSEMS, los documentosprobatorios específicos de cada uno de los/as beneficiarios/as de su plantel,que se establezcan en las convocatorias correspondientes, así como eldocumento probatorio que haga constar que el medio de pago fue entregadoal/a la beneficiario/a.

VI. Reportar a través del Módulo de Medio de Pago no Entregado del SIPOP losdatos de los/as alumnos/as que no recogieron su medio de pago en un periodo de 45 díasnaturales, contados a partir de la notificación de que el mismo esté disponible.

Asimismo, se deberá resguardar la evidencia fotográfica correspondiente.

VII. Solicitar a la CBSEMS, a través del Módulo de Bajas del SIPOP, la cancelación de labeca de un alumno/a, de manera inmediata a la actualización de alguno o algunos de lossupuestos establecidos en el apartado Causales de cancelación de las becas aplicables atodos/as los/as beneficiarios/as en todas las Instancias ejecutoras, así como en el apartadoespecífico de la SEMS.

MARCO NORMATIVO

Taller de Capacitación

Proceso: Validación de datos

Como base de todo expediente de becas, el plantel deberá contar conlos siguientes documentos por cada beneficiario/a del Programa:

CURP

Comprobante de domicilio.

Copia de la credencial de estudiante.

Constancia o comprobante de inscripción.

Boleta de calificaciones en la que conste el semestre o módulo cursado y elpromedio. Este documento pude sustituirse con el historial académico, cardex oconstancia de estudios. En caso de ser de primer ingreso presentar el certificado deestudios del tipo educativo inmediato anterior.

Acuse de entrega del medio de pago (es la copia de la credencial debeneficiario/a del Programa que el plantel entregó al alumno/a para elcobro de su beca)

DOCUMENTOS BÁSICOS



DOCUMENTOS ESPECÍFICOS

MODALIDAD ANEXO REQUISITOS ESPECÍFICOS

DISCAPACIDAD (BNEED,

BACHILLERAT O

ESCOLARIZADO, POET A)1

• Certificado, dictamen o constancia médica original expedida por una institución pública o privada

del sector salud federal, local o municipal y firmada por médico que cuente con título y cédula

profesional, en la que conste el tipo de discapacidad.

REINSERCIÓN• Documento expedido por la institución educativa de procedencia, que haga constar la fecha del

último periodo escolar en el que estuvo inscrito/a.

CAPACITAT 3

• Formato de pre-registro (Carta de solicitud de beca) debidamente llenado y firmado por el

solicitante.

• Acta de postulación.

PRÁCTICAS

PROFESIONALES5

•Carta de aceptación de la empresa o institución donde realizará su estadía, práctica o residencia

profesional. Esta carta de aceptación deberá contener la rama de la actividad económica a la cual

pertenece la empresa o institución, así como las tareas a realizar por el/la solicitante.

EMPRENDEDORES 6

• Formato de solicitud de beca debidamente llenada por el solicitante.


FORMACIÓN DUAL 8

• Carta de aceptación de la empresa y que ésta cuenta con el documento normativo necesario para

participar en el programa de formación dual. Dicha carta deberá contener la rama de la actividad

de la empresa y las tareas a realizar por el estudiante.

•Contar con un convenio de aprendizaje, en el cual se establecen las bases de colaboración entre el

plantel, la empresa, el alumno y el padre/madre o tutor (sólo en caso de que el alumno sea menor

de edad).

• Formato de solicitud de beca debidamente llenada por el solicitante.


•Constancia de aceptación de su Servicio Social por parte de la Instancia Cultural.

•Reporte bimestral de horas acreditadas por la Instancia Cultural participante durante los

procesos de validación.

ABANDONO • Formato de carta de exposición de motivos debidamente llenada por el solicitante.


SERVICIO SOCIAL 9

2



OTRAS BECAS

MOVILIDAD INTERNACIONAL

(ANEXO 11)

Formato de Carta compromiso.

Formato de Carta de protesta de decir verdad.

Formato de Carta de recomendación expedida por la autoridad correspondiente y la documentación que compruebe lo mencionado en ella.

Acuse del llenado de la encuesta de datos personales emitido por el SIRCAD.

CURP

Pasaporte vigente o comprobante de la cita para su tramitación.

PROFESIONALIZACIÓN DOCENTE

(ANEXO 15)

Documentación que compruebe su asignación en la IEMS que indicó en su registro, así como el tipo de contratación que tiene.

Carta de recomendación expedida por el/la director/a o encargado/a de plantel con nombramiento.


Recibí tarjeta en sobre cerrado con fecha día/mes/año.

EXPEDIENTE MUESTRA:

*El orden de aparición de los documentos es sugerencia del Programa de Becas para agilizar su búsqueda en el expediente en caso de solicitarlos para su revisión.

Inicia

Los demás que indique la

convocatoria correspondiente.

• Formato de solicitud de beca

• Formato de exposición de motivos

• Acta de comité• Convenios• Otros formatos

1

7 6 5

432



Para la entrega del medio de pago:

Recuerde que el SIPOP no generará un acuse, por lo tanto se sugiere que a la copia de la credencial

de beneficiario que se queda a resguardo del plantel, adjunte una copia de la identificación del/de laalumno/a que contenga lo siguiente:

• Fecha de entrega de la credencial original• Nombre completo del alumno• Firma autógrafa del/ de la alumno/a con la leyenda: RECIBÍ MEDIO DE PAGO.

Para los FORMATOS:

• Los formatos enunciados en esta guía deberán ser descargados del portal de becas o del sistema quese enuncie en la convocatoria.

• Deberán ser llenados por el/la aspirante.

Para los expedientes de las becas por postulación:

• Se deberá resguardar el original y copia del Acta de Postulación con copia de la identificación oficialde los integrantes del Comité.

• Se anexarán al acta todos los expedientes de los/las alumnos/as postulados en ella.

CONSIDERACIONES FINALES:



Para otros acuses o documentos comprobatorios:

• En caso de reportar alguna baja, por medio del SIPOP, se deberá agregar al expediente del alumno/aen cuestión el acuse de la baja realizada. Además se deberá adjuntar el documento comprobatorioque soporte dicha acción, por ejemplo: acta de defunción, solicitud de cancelación de beca,constancia de baja del plantel, etc.

• En cuanto al acuse generado por el SIPOP al término de la validación de datos, también seránecesario resguardarlo junto con los expedientes de los alumnos/as, para su pronta localización.

CONSIDERACIONES FINALES:



¡GRACIAS POR SU PARTICIPACIÓN!

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Internet:

Para mayor información:

01 (55) 3601 1000

Ext: 60539, 60540, 60541, 60548, 60615

01 800 522 67 98 (Lada sin costo)

www.becasmediasuperior.sep.gob.mx/Contactanos

Teléfonos:

COORDINACIÓN DE BECAS DE LA SUBSECRETARÍADE EDUCACIÓN MEDIA SUPERIOR (CBSEMS)

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