GUÍA PARA ELABORAR PLANES DE EMERGENCIA Y CONTINGENCIAS

CDIGO MIG

CAE-GU-04

VERSIN

8

GUA PARA ELABORAR PLANES DE EMERGENCIA Y CONTINGENCIA

CDIGO DOCUMENTAL ADOPTADA POR Resolucin 004/09 del FOPAE

RecuerdeAutoevaluarsuPlandeEmergenciayContingencia enelLink: http://www.sire.gov.co/planemergencias/index.doAutoevaluacinRegistrodePlanesdeEmergenciayContingencia DandocumplimientoalAcuerdo341de19dediciembrede2008ensuartculocuarto:

"LaadministracinDistritalpromoveraccionesparaquetodoslospatronesconcarcterdeempresasydomicilioen laciudaddeBogot,deacuerdoconlasnormasenmateriaderiesgosprofesionalesysaludocupacional,yenespecial la resolucin 1016 de 1989 del Ministerio de Proteccin Social, informe a la Direccin de Prevencin y Atencin de EmergenciasDPAE(hoyFOPAE)sobrelaimplementacindesusplanesdeemergencia,paraellocontarconun plazodecuatromesescontados apartirdelaaprobacindelpresenteacuerdo,atravsdelformularioelectrnico que para este fin elabore esta entidad." el FOPAE pone a la disposicin de todos la herramienta que le permitir autoevaluarlaimplementacindelplandeemergenciasycontingenciadesuorganizacin. Es de Anotar que el desarrollo e implementacin de Plan de Emergencia y Contingencia es responsabilidad de la EntidadoPersonaPblicaoPrivadadeacuerdoalDecreto332de2004ensusartculos15y16.Adicionalmenteyde acuerdo al Decreto 483 de 2007, cualquiera de las entidades de Inspeccin Vigilancia y Control IVC: Secretara DistritaldeAmbiente,SecretaraDistritaldeSaludola UnidadAdministrativaEspecialCuerpoOficialdeBomberos Bogot,podrverificareldesarrolloylaimplementacindelPlandeEmergenciasenelmarcodelasaccionesdeIVC.Para mayor informacin comunicarse con: REA DE EMERGENCIAS Coordinacin de Preparativos para Emergencias Tel: 4292801 ext 2887

Pgina 1 de 75

CDIGO MIG

CAE-GU-04

VERSIN

8

GUA PARA ELABORAR PLANES DE EMERGENCIA Y CONTINGENCIAS


COMPONENTE A-3

Pgina 2 de 75

CDIGO MIG

CAE-GU-04

VERSIN

8



GUA PARA ELABORAR PLANES DE EMERGENCIA Y CONTINGENCIASELABORADO POR: FONDO DE PREVENCIN Y ATENCIN DE EMERGENCIAS - FOPAE CONTRIBUCIONES:Grupo de Preparativos JHON JAIRO PALACIO VIOLETA CHAVARRO FABIO RUIZ Grupo de Industria FARIDE SOLANO DIANA CAROLINA OSPINA NELSON FABIN CUERVO

REVISIN Y COORDINACINDIEGO CASTRO P.COORDINADOR GRUPO DE PREPARATIVOS - FOPAE

COORDINACIN GENERALDARWIN JAVIER ORTIZSUBDIRECTOR DE EMERGENCIAS - FOPAE

DIRECCINJAVIER PAVA SANCHEZDIRECTOR - FOPAE

BOGOT D.C. MARZO 2012

Pgina 3 de 75

CDIGO MIG

CAE-GU-04

VERSIN

8



CONTRIBUCIONES ANTERIORES:Versiones 1. 2007 -2008 FOPAE LONDER GIOVANNY CAMARGO JHON JAIRO PALACIO VACA JACQUELINNE MONTOYA VIOLETA CHAVARRO WILFREDO OSPINA GLADYS PUERTO FARIDE SOLANO GUILLERMO ESCOBAR JORGE ALBERTO PARDO CCS JORGE BEJARANO VICTOR JULIO JOYA Versin 4. Agosto 2010 Versin 5. Noviembre 2010 Versin 6. Abril 2011 FOPAE JHON JAIRO PALACIO VACA DIEGO CASTRO PULGARIN LAURA SALGADO VIOLETA CHAVARRO WILFREDO OSPINA GLADYS PUERTO FARIDE SOLANO GUILLERMO ESCOBAR JORGE ALBERTO PARDO Versin 2. Julio 2009 Versin 3. Abril 2010 FOPAE JHON JAIRO PALACIO VACA JACQUELINNE MONTOYA VIOLETA CHAVARRO WILFREDO OSPINA GLADYS PUERTO FARIDE SOLANO GUILLERMO ESCOBAR JORGE ALBERTO PARDO

Versin 7. Diciembre 2011 FOPAE JHON JAIRO PALACIO VACA DIEGO CASTRO PULGARIN LAURA SALGADO VIOLETA CHAVARRO WILFREDO OSPINA NELSON FABIAN CUERVO DIANA CAROLINA OSPINA FARIDE SOLANO GUILLERMO ESCOBAR JORGE ALBERTO PARDO

Pgina 4 de 75

CDIGO MIG

CAE-GU-04

VERSIN

8



REGISTRO DE CAMBIOSFECHA Numeral Pagina 4 7 I. I.B. IV.G.2. IV.G.5. 23/04/09 IV.K. IV.N. V. Anexo 1 Anexo 2 Anexo 2 Anexo 13 I.B. IV.H.2.a. 09/06/09 Anexo 2 55 128 Anexo 14 Anexo 15 Anexo 16 21/07/09 I.A. IV.H.1.b IV.I.5. 12/03/10 Anexo 7 12/04/10 Anexo 16 Anexo 16 Anexo 16 19/04/10 I.A. I.B. 73 114 115 124 13 14 85 93 114 13 31 34 11 15 23 24 37 40 42 44 52 53 83 15 32

CONTROL DE CAMBIOSDescripcin Se incluyo el Cuadro de Registro de Cambios Se agrego definiciones en el Glosario. Cambio de Formato de la Normatividad. Se modifico la resolucin 137/07 por la Resolucin 004/09 Prrafo 2. Se incluyo los factores: recursos, procesos y servicios. Prrafo 6. Se incluyo las definiciones de los factores: recursos, procesos y servicios. Prrafo 2. Se elimino las palabras sistemas de metodologa. Se agrego el (Anexo 13) Cuadro en la Fase VIII, se agrego (Anexo 13) Numeral 7. Cambia el nombre del numeral. Numeral III. En el prrafo 2, se elimino la palabra Pblico Se modifico el cuadro de Calificacin nivel de riesgo, y se agrego prrafo explicativo En el numeral 1. Se agrego otro tem de evaluacin y se modifico el puntaje mximo. Se adiciono en el marco legal, Acuerdo 341 del 2008. Se modifico el Diagrama de Flujo, en cuanto al suministro de informacin a la lnea 123 y se incluyo una nueva actividad dentro del Procedimiento. Se modificaron los formatos 1, 2, 3, 4 y 5 de anlisis completo de la metodologa de colores, Se incluyo referencias bibliogrficas de metodologas para el anlisis de riesgo Se incluyo Anexo de Recomendaciones para personas discapacidad fsica. Se incluyo Anexo de la Cartilla de Planes Escolares de Emergencia. Se incluyo Anexo de la Cartilla de Planes de Emergencias para Unidad de Trabajo Informal - UTI. Se incluyo el Decreto 321 del 1999. derrame de Hidrocarburos. Plan Nacional de Contingencias por

PAGINA WEB

AUTOR

Grupo de Preparativos

Julio de 2009

Grupo de Industria y Preparativos

Se incluyo el prrafo 2 para personas vulnerables. Se incluyo el prrafo 10 para personas vulnerables y se hace referencia al Anexo 14. Se cambio toda la numeracin del documento. Se modifico el formato del planes de accin, se elimino Funciones en el desarrollo normal de la actividad Se cambio la palabra del numeral 2 por numeral 3. En la tabla del numeral 3. Anlisis de Riesgo, en la columna (6), se cambio nombre de Acciones de Mitigacin por Medidas de Intervencin. Se cambia el nombre del numeral 7. por Formular Planes de Contingencia Se agrego la Ley 400 de 1997. Se agrego el Acuerdo 20 de 1995 Abril de 2010



Pgina 5 de 75

CDIGO MIG

CAE-GU-04

VERSIN

8

GUA PARA ELABORAR PLANES DE EMERGENCIA Y CONTINGENCIASCONTROL DE CAMBIOSNumeral 19/07/10 17/08/10 21/09/10 Anexo 10 IV.I.5. Anexo 17 Anexo 16 08/11/10 Pagina 79 36 128 114

CDIGO DOCUMENTAL ADOPTADA POR Resolucin 004/09 del FOPAEPAGINA WEB

FECHA

AUTOR

Descripcin Se cambia el formato del plan de contingencias Se agrego prrafo aclaratorio de las Normas NSR 98 y Acuerdo 20 /95 Se anexa Manual para la Elaboracin del Plan Hospitalario de Emergencias PHE Cambia la palabra Cartilla por Manual Cambia la estructura de la gua, donde los anexos estn de manera independiente de este documento. Noviembre de 2010 Grupo de Preparativos Agosto de 2010 Grupo de Preparativos

21/01/11 10/02/11

III.B. VI.10.

18 79

Se incluye un nuevo objetivo especfico sobre los Manuales para distintas actividades. Se modifica el formato de plan de contingencias, se incluye tem de amenaza y lugar/escenario Se modifica el manual UTI, en cuanto a la estructura y formatos del manual, ver tabla de cambios del manual.

Grupo de Preparativos Abril de 2011 Grupo de Preparativos FOPAE y Salud Pblica - SDS Grupo de Preparativos Grupo de Preparativos Grupo de Aglomeraciones

22/03/11

Manual

30/05/11

I.A.

14

Se incluye el Decreto 926 de 2010, donde se adopta la Norma NRS 10 Se incluye los manuales para aglomeraciones de pblico permanentes y ocasionales

07/06/11 29/09/11 28/10/11

Manual IV.I.8 II I.D. H.5. 36 17 16 34

Se incluye el Plan de Accin de Manejo de Transito Se elimina la definicin del Plan de emergencia y contingencias del numeral IV, y se colocar en el numeral II, Se incluye en el marco legal y en el plan de accin de evacuacin la referencia de la convencin sobre los Derechos de las Personas con Discapacidad y el Protocolo Facultativo de las Naciones Unidas. Se modifica la metodologa de Colores para el anlisis de Riesgo: - Se revisa la redaccin de toda la metodologa. - El ttulo "Identificacin, descripcin y anlisis de las amenazas" se cambia por "Identificacin, descripcin y calificacin de las amenazas" - En el concepto de Vulnerabilidad se elimina la frase "es un factor de riesgo interno". - Se resalta que "el anlisis de vulnerabilidad completo se realiza a cada amenaza identificada". En este mismo prrafo se debe cambiar el trmino "industria" por "Organizacin". - En los elementos Persona y Recursos del anlisis de vulnerabilidad, se cambia el nombre de los aspectos - En el formato 1 cambia el nombre de la columna de fuente de riesgo por Descripcin de la amenaza. - Para los formatos 2, 3 y 4, se reestructura cada uno de los elementos. Se incluye las columnas de Respuesta, y se revisaron las preguntas de chequeo para cada uno de los aspectos definidos, se deja la aclaracin que se debe realizar un listado de chequeo por amenaza. - Se cambia la metodologa de calificacin. Se incluye la tabla de calificacin del aspecto, para facilitar la evaluacin consolidada de las vulnerabilidades (Formato 5), se incluye la calificacin de todos los aspectos vulnerables se realice de acuerdo con el porcentaje de respuestas "NO" obtenidas en los Formatos 2, 3 y 4., se incluye un ejemplo de la tabla calificacin. - En el formato 5. Se cambia el nombre de las columnas de Riesgo por Calificacin, Calificacin por Consolidado y Interpretacin por Color Grupo de Preparativos

28/10/11

Diciembre de 2011

28/11/11

VI.2

46

Grupo de Preparativos Grupo de Industria

Pgina 6 de 75

CDIGO MIG

CAE-GU-04

VERSIN

8

GUA PARA ELABORAR PLANES DE EMERGENCIA Y CONTINGENCIASCONTROL DE CAMBIOSNumeral I.B. 21/03/12 Anexos Pagina 16

CDIGO DOCUMENTAL ADOPTADA POR Resolucin 004/09 del FOPAEPAGINA WEB

FECHA

AUTOR

Descripcin Se incluye el artculo 4 del acuerdo 341 de 2008. Se extrae los anexos 2, 3 y 4; metodologas de anlisis de riesgos de colores, metodologa Apell y Metodologa GHA respectivamente, elaborando documento independiente soporte a la presente gua. Por lo anterior, cambia la numeracin de los anexos Marzo 2012 Grupo de Preparativos

REVISADO POR:

APROBADO POR:

ARQ. DIEGO CASTRO Coordinador de Preparativos

ING. DARWIN JAVIER ORTIZ Responsable rea de Emergencias

Pgina 7 de 75

CDIGO MIG

CAE-GU-04

VERSIN

8



TABLA DE CONTENIDO GLOSARIO.....................................................................................................................10 INTRODUCCIN.............................................................................................................12 I. MARCOLEGAL........................................................................................................13A. B. C. D. LEGISLACINNACIONAL..............................................................................................................13 LEGISLACINDISTRITAL..............................................................................................................16 NORMASTCNICASCOLOMBIANAS...............................................................................................18 OTRASNORMAS........................................................................................................................19

II. ALCANCE................................................................................................................20A. DEFINICIN. ..........................................................................................................................20 .

III.

OBJETIVOSDELAGUA.......................................................................................21

A. OBJETIVO.................................................................................................................................21 B. OBJETIVOSESPECFICOS..............................................................................................................21

IV.

MARCOTERICO................................................................................................22

A. INTRODUCCIN.....................................................................................................................22 B. JUSTIFICACIN.......................................................................................................................22 C. OBJETIVOS.............................................................................................................................22 1. ObjetivoGeneral.............................................................................................................................22 2. ObjetivosEspecficos.......................................................................................................................22 D. ALCANCE................................................................................................................................23 . E. INFORMACINGENERAL. .....................................................................................................24 1. InformacinBsicadelaOrganizacin...........................................................................................24 2. GeoreferenciacindelaOrganizacin(AnivelInternoExterno)................................................24 F. ANLISISDERIESGO..............................................................................................................25 1. ObjetivosEspecficos.......................................................................................................................25 2. Metodologas..................................................................................................................................25 3. IdentificacindeAmenazas............................................................................................................26 4. EstimacindeProbabilidades.........................................................................................................27 5. Estimacindelavulnerabilidadenfuncindelaseveridaddeconsecuencias...............................27 6. Clculodelriesgo............................................................................................................................28 7. Priorizacindeescenarios...............................................................................................................28 8. MedidasdeIntervencin.................................................................................................................29 G. ESQUEMAORGANIZACIONALPARALAATENCINDEEMERGENCIAS..................................29 1. EstructuraOrganizacional. .............................................................................................................29 . a. FuncionesdelSCI........................................................................................................................................32 b. BasedeDatos.............................................................................................................................................35Pgina 8 de 75

CDIGO MIG

CAE-GU-04

VERSIN

8

GUA PARA ELABORAR PLANES DE EMERGENCIA Y CONTINGENCIAS2.a. b.


ProcedimientodeCoordinacinsegnNivelesdeEmergencia. .....................................................35 .ProcedimientoGeneraldeArticulacinconelSDPAE................................................................................36 ComitsdeAyudaMutuaCAM.................................................................................................................37 PLANESDEACCIN................................................................................................................37

H.1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

PlanGeneralJefedeEmergencias...............................................................................................38 PlandeSeguridad...........................................................................................................................38 PlandeAtencinMdicayPrimerosAuxilios.................................................................................38 PlandeContraincendios. ................................................................................................................39 . PlandeEvacuacin.........................................................................................................................39 PlandeInformacinPblica. ..........................................................................................................40 . PlandeAtencinTemporaldelosAfectadosRefugio...................................................................41 PlandeManejodeTransito............................................................................................................41

ANLISISDESUMINISTROS,SERVICIOSYRECURSOS............................................................41 PLANESDECONTINGENCIAS.................................................................................................42 1. Objetivos.........................................................................................................................................42 2. Alcance............................................................................................................................................42 3. SistemadeAlerta............................................................................................................................43 4. ProcedimientosyAcciones..............................................................................................................44 a. Recursos......................................................................................................................................................44 b. SuministrosyServicios................................................................................................................................44 K. PROGRAMADECAPACITACIN.............................................................................................44 L. IMPLEMENTACIN................................................................................................................45 M. AUDITORIA........................................................................................................................45 N. ACTUALIZACIN....................................................................................................................46 O. ANEXOS.................................................................................................................................46 I. J.

V. FORMULACINDELPLANDEEMERGENCIAYCONTINGENCIAS..............................47 VI. ANEXOS..............................................................................................................491. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. FICHATCNICA................................................................................................................................49 ESTRUCTURAORGANIZACIONAL. ...................................................................................................51 . DIRECTORIOTELEFNICOEXTERNO...............................................................................................52 FORMATODELOSPLANESDEACCIN...........................................................................................53 FORMATODELPLANDEEVACUACIN...........................................................................................55 LISTADODESUMINISTROS,RECURSOSOSERVICIOS......................................................................57 FORMATOPLANESDECONTINGENCIAS.........................................................................................59 PLANDECAPACITACIN.................................................................................................................61 CRONOGRAMADEIMPLEMENTACIN...........................................................................................62 DIAGNOSTICOPLANDEEMERGENCIAYCONTINGENCIAS.........................................................63 RECOMENDACIONESPARAPOBLACINCONDISCAPACIDADFSICA.........................................65

BIBLIOGRAFAGUA.......................................................................................................74

Pgina 9 de 75

CDIGO MIG

CAE-GU-04

VERSIN

8



GLOSARIOACCIDENTE: Evento o interrupcin repentina no planeada de una actividad que da lugar a muerte, lesin, dao u otra prdida a las personas, a la propiedad, al ambiente, a la calidad o perdida en el proceso. ACTIVACIN: Despliegue efectivo de los recursos destinados a un incidente. ALARMA: Espacio de tiempo desde cuando alguien se da cuenta que ocurre un evento y lo puede informar. ALERTA: Estado o situacin de vigilancia sobre la posibilidad de ocurrencia de un evento cualquiera. O acciones especificas de respuesta frente a una emergencia. AMENAZA: Condicin latente derivada de la posible ocurrencia de un fenmeno fsico de origen natural, socionatural o antrpico no intencional, que puede causar dao a la poblacin y sus bienes, la infraestructura, el ambiente y la economa pblica y privada. Es un factor de riesgo externo. BRIGADA: Una brigada es un grupo de personas debidamente organizadas y capacitadas para prevenir o controlar una emergencia. CIERRE OPERACIONAL: desmovilizacin total de recursos. CIERRE ADMINISTRATIVO: realizacin de la reunin posterior al finalizar el ejercicio, la revisin y recopilacin de los formularios correspondientes, la preparacin y entrega del informe final a la gerencia. COORDINADOR: persona que dirige las acciones de direccin del Plan. COMIT LOCAL DE EMERGENCIAS CLE: es el rgano de coordinacin interinstitucional local, organizado para discutir, estudiar y emprender todas aquellas acciones encaminadas a la reduccin de los riesgos especficos de la localidad y a la preparacin para la atencin de las situaciones de emergencia que se den en sta y cuya magnitud y complejidad no supere sus capacidades. Sus funciones estn determinadas en el artculo 32 del Decreto 332/2004. DPAE: Direccin de Prevencin y Atencin de Emergencias. (Hoy Fondo de Prevencin y Atencin de Emergencias -FOPAE) EMERGENCIA: Todo evento identificable en el tiempo, que produce un estado de perturbacin funcional en el sistema, por la ocurrencia de un evento indeseable, que en su momento exige una respuesta mayor a la establecida mediante los recursos normalmente disponibles, produciendo una modificacin sustancial pero temporal, sobre el sistema involucrado, el cual compromete a la comunidad o el ambiente, alterando los servicios e impidiendo el normal desarrollo de las actividades esenciales. INCIDENTE o EVENTO: Suceso de causa natural o por actividad humana que requiere la accin de personal de servicios de emergencias para proteger vidas, bienes y ambiente. MAPA: Representacin geogrfica en una superficie de la tierra o de parte de ella en una superficie plana. MEC: Mdulo de Estabilizacin y Clasificacin de Heridos. MEDIDAS DE SEGURIDAD: Son aquellas acciones, para disminuir la probabilidad de un evento adverso. MITIGACIN: Toda accin que se refiere a reducir el riesgo existente. OBJETIVO DE SEGURIDAD: Es quin vigila las condiciones de seguridad e implementa medidas para garantizar la seguridad de todo el personal involucrado. ORGANIZACIN: Es toda aquella empresa, entidad, institucin, establecimiento, actividad o persona de carcter pblico o privado, natural o jurdico. Quien desea implementar el Plan de Emergencia y Contingencia. PAI: Plan de Accin del Incidente, expresin de los objetivos, estrategias, recursos y organizacin a cumplir durante un periodo operacional para controlar un incidente. PLAN DE EMERGENCIA: El Plan de Emergencia y Contingencias es el instrumento principal que define las polticas, los sistemas de organizacin y los procedimientos generales aplicables para enfrentar de manera oportuna, eficiente y eficaz las situaciones de calamidad, desastre o emergencia, en sus distintas fases. Con el fin de mitigar o reducir los efectos negativos o lesivos de las situaciones que se presenten en la Organizacin.Pgina 10 de 75

CDIGO MIG

CAE-GU-04

VERSIN

8



PLANIFICAR: Formular objetivos y determinar las actividades y los recursos para lograrlos PLANO: Representacin grfica en una superficie y mediante procedimientos tcnicos, de un terreno, de la planta de un edificio, entre otros. PMU: Puesto de Mando Unificado; Lugar donde se ejerce funcin de comando. Es una funcin prevista en el Sistema Comando de Incidentes (SCI) y esta se aplica cuando varias instituciones toman acuerdos conjuntos para manejar un incidente donde cada institucin conserva su autoridad, responsabilidad y obligacin de rendir cuentas. PROCEDIMIENTO OPERATIVO NORMALIZADO: Es la base para la realizacin de tareas necesarias y determinantes para el control de un tipo de emergencia. Define el objetivo particular y los responsables de la ejecucin de cada una de las acciones operativas en la respuesta a la Emergencia. PREPARACIN: Toda accin tendiente a fortalecer la capacidad de las comunidades de responder a una emergencia de manera eficaz y eficiente. PREVENCIN: Toda accin tendiente a evitar la generacin de nuevos riesgos. PUNTO DE ENCUENTRO: Sitio seguro, definido para la llegada del personal en caso de evacuacin. RECURSO: Equipamiento y persona disponibles o potencialmente disponibles para su asignacin tctica a un incidente. RIESGO: El dao potencial que, sobre la poblacin y sus bienes, la infraestructura, el ambiente y la economa pblica y privada, pueda causarse por la ocurrencia de amenazas de origen natural, socio-natural o antrpico no intencional, que se extiende ms all de los espacios privados o actividades particulares de las personas y organizaciones y que por su magnitud, velocidad y contingencia hace necesario un proceso de gestin que involucre al Estado y a la sociedad. SCI: Sistema Comando de Incidentes. Es la combinacin de instalaciones, equipamientos, personal, procedimientos y comunicaciones, operando en una estructura organizacional comn, con la responsabilidad de administrar los recursos asignados para lograr efectivamente los objetivos pertinentes a un evento, incidente u operativo. SDPAE: Sistema Distrital de Prevencin y Atencin de Emergencias; el cual se adopta bajo el Decreto 332 del 11 de Octubre de 2004. SERVICIOS: Son todos aquellos servicios que satisfacen las necesidades bsicas de la poblacin. SISTEMA DE ALARMA: Medio audible y/o visual que permite avisar que ocurre un evento y pone en riesgo la integridad de personas, animales propiedades. SUMINISTROS: Son elementos, los suministros humanitarios o de emergencia son los productos, materiales y equipos utilizados por las Organizaciones para la atencin de los desastres, as como los requeridos para la atencin de las necesidades de la poblacin afectada. VULNERABILIDAD: Caracterstica propia de un elemento o grupo de elementos expuestos a una amenaza, relacionada con su incapacidad fsica, econmica, poltica o social de anticipar, resistir y recuperarse del dao sufrido cuando opera dicha amenaza. Es un factor de riesgo interno. ZONA DE IMPACTO: rea afectada directamente por un incidente, evento o emergencia, de origen natural o antrpico, que sufre daos, fallas o deterioro en su estructura y funcionamiento normal

Pgina 11 de 75

CDIGO MIG

CAE-GU-04

VERSIN

8



INTRODUCCINEn las actividades cotidianas de cualquier Organizacin1, se pueden presentar situaciones que afectan de manera repentina el diario proceder. Estas situaciones son de diferente origen: Naturales (vendavales, inundaciones, sismos, tormentas elctricas, y algunos otros), Tecnolgicas (incendios, explosiones, derrames de combustibles, fallas elctricas, fallas estructurales, entre otras) y Sociales (atentados, vandalismo, terrorismos, amenazas de diferente ndole y otras acciones) Lo anterior muestra la variedad de emergencias que en cualquier momento pueden afectar de manera individual o colectiva el cotidiano vivir con resultados como lesiones o muertes, dao a bienes, afectacin del ambiente, alteracin del funcionamiento y prdidas econmicas. De la forma seria y responsable como en la Organizacin se preparen, podrn afrontar y salir adelante frente a las diferentes emergencias y consecuencias de las mismas. La presente Gua para Elaborar Planes de Emergencia y Contingencias, est diseada para apoyar a los encargados de las Organizaciones de la implementacin de estos Planes, las cuales conforman el Sistema Distrital para la Prevencin y Atencin de Emergencias - SDPAE, al igual que a todas las Organizaciones del sector pblico y privado.

1

Organizacin: Para esta gua; es toda aquella empresa, entidad, institucin, establecimiento, actividad o persona de carcter pblico o privado, natural o jurdico. Quien desea implementar el Plan de Emergencia y Contingencia.Pgina 12 de 75

CDIGO MIG

CAE-GU-04

VERSIN

8



I.A. Legislacin Nacional.

MARCO LEGAL

LEY 9 /79 CDIGO SANITARIO NACIONAL

Ttulo III - Salud Ocupacional Ttulo VIII - Desastres. Artculo 501. Cada Comit de Emergencias, deber elaborar un plan de contingencia para su respectiva jurisdiccin con los resultados obtenidos en los anlisis de vulnerabilidad. Adems, debern considerarse los diferentes tipos de desastre que puedan presentarse en la comunidad respectiva. El Comit Nacional de Emergencias elaborar, para aprobacin del Ministerio de Salud, un modelo con instrucciones que aparecer en los planes de contingencia. Artculo 502. El Ministerio de Salud coordinar los programas de entrenamiento y capacitacin para planes de contingencia en los aspectos sanitarios vinculados a urgencias o desastres. Pargrafo. El Comit Nacional de Emergencias, deber vigilar y controlar las labores de capacitacin y de entrenamiento que se realicen para el correcto funcionamiento de los planes de contingencia. Estrategia para consolidar la ejecucin del Plan Nacional para la Prevencin y Atencin de Desastres PNPAD, en el corto y mediano plazo. Por el cual se establecen disposiciones sobre vivienda, higiene y seguridad industrial en los establecimientos de trabajo Artculo 2. Todos los empleadores estn obligados a Organizar y desarrollar programas permanentes de Medicina Preventiva, Higiene y Seguridad Industrial Por el cual se determinan las bases para la organizacin de administracin de salud ocupacional en el pas Artculo 24. Los empleadores tendrn las siguientes responsabilidades: - Responder por la ejecucin del programa de Salud Ocupacional Por la cual se crea y organiza el Sistema Nacional para la Prevencin y Atencin de Desastres, se otorga facultades extraordinarias al Presidente de la Repblica y se dictan otras disposiciones Artculo 3. Plan Nacional para la Prevencin y Atencin de Desastres. La Oficina Nacional para la Atencin de Desastres, elaborar un Plan Nacional para la Prevencin y Atencin de Desastres, el cual, una vez aprobado por el Comit Nacional para la Prevencin y Atencin de Desastres, ser adoptado mediante decreto del Gobierno Nacional. El Plan incluir y determinar todas las orientaciones, acciones, programas y proyectos, tanto de carcter sectorial como del orden nacional, regional y local que se refieran, entre otros a los siguientes aspectos: a) Las fases de prevencin, atencin inmediata, reconstruccin y desarrollo en relacin a los diferentes tipos de Desastres. b) Los temas de orden tcnico, cientfico, econmico, de financiacin, comunitario, jurdico e institucional. c) La educacin, capacitacin y participacin comunitaria. d) Los sistemas integrados de informacin y comunicacin a nivel nacional, regional y local. e) La funcin que corresponde a los medios masivos de comunicacin. f) Los recursos humanos y fsicos de orden tcnico y operativo. g) La coordinacin interinstitucional e intersectorial. h) La investigacin cientfica y estudios tcnicos necesarios. i) Los sistemas y procedimientos de control y evaluacin de los procesos de prevencin y atencin.Pgina 13 de 75

CONPES 3146/01. RESOLUCIN 2400/79 ESTATUTO DE SEGURIDAD INDUSTRIAL DECRETO 614/84

LEY 46 /88

CDIGO MIG

CAE-GU-04

VERSIN

8



Artculo 14. Plan de Accin Especfico para la Atencin de Desastre Declarada una situacin de desastre de carcter nacional, la Oficina Nacional para la Atencin de Desastres, proceder a elaborar, con base en el plan nacional, un plan de accin especfico para el manejo de la situacin de Desastre declarada, que ser de obligatorio cumplimiento por todas las entidades pblicas o privadas que deban contribuir a su ejecucin, en los trminos sealados en el decreto de declaratoria. LEY 46 /88 Cuando se trate de situaciones calificadas como departamentales, intendenciales, comisariales, distritales o municipales, el plan de accin ser elaborado y coordinado en su ejecucin por el Comit Regional u Operativo Local respectivo, de acuerdo con las orientaciones establecidas en el decreto de declaratoria y con las instrucciones que impartan el Comit Nacional y la Oficina Nacional para la Atencin de Desastres. Por la cual se reglamenta la organizacin, funcionamiento y forma de los programas de Salud Ocupacional que deben desarrollar los patronos o empleadores en el pas Artculo 11. Numeral 18. Organizar y desarrollar un plan de emergencias teniendo en cuenta las siguientes ramas: a) Rama Preventiva: Aplicacin de las normas legales y tcnicas sobre combustibles, equipos elctricos, fuentes de calor y sustancias peligrosas propias de la actividad econmica de la empresa. b) Rama Pasiva o Estructural: Diseo y construccin de edificaciones con materiales resistentes, vas de salida suficientes y adecuadas para la evacuacin, de acuerdo con los riesgos existentes y el nmero de trabajadores. c) Rama Activa o Control de las Emergencias: Conformacin y organizacin de Brigadas (seleccin, capacitacin, planes de emergencias y evacuacin), Sistema de deteccin, alarma, comunicacin, inspeccin, sealizacin y mantenimiento de los sistemas de control. Artculo 14. El programa de Salud Ocupacional, deber mantener actualizados los siguientes registros mnimos: Planes especficos de emergencias y actas de simulacro en las empresas cuyos procesos, condiciones locativas o almacenamiento de materiales riesgosos, puedan convertirse en fuente de peligro para los trabajadores, la comunidad o el ambiente. "Por el cual se organiza el Sistema Nacional para la Prevencin y Atencin de Desastres y se dictan otras disposiciones". Artculo 3. Plan Nacional para la Prevencin y Atencin de Desastres. La Oficina Nacional para la Atencin de Desastres elaborar un Plan Nacional para la Prevencin y Atencin de Desastres, el cual, una vez aprobado por el Comit Nacional para la Prevencin y Atencin de Desastres, ser adoptado mediante decreto del Gobierno Nacional. El Plan incluir y determinar todas las polticas, acciones y programas, tanto de carcter sectorial como del orden nacional, regional y local que se refieran, entre otros, a los siguientes aspectos: a) Las fases de prevencin, atencin inmediata, reconstruccin y desarrollo en relacin con los diferentes tipos de desastres y calamidades pblicas; b) Los temas de orden econmico, financiero, comunitario, jurdico e institucional; c) La educacin, capacitacin y participacin comunitaria; d) Los sistemas integrados de informacin y comunicacin a nivel nacional, regional y local; e) La coordinacin interinstitucional e intersectorial; f) La investigacin cientfica y los estudios tcnicos necesarios; g) Los sistemas y procedimientos de control y evaluacin de los procesos de prevencin y atencin. Artculo 13. Planes de contingencia. El Comit Tcnico Nacional y los Comits Regionales y Locales para la Prevencin y Atencin de Desastres, segn el caso, elaborarn, con base en los anlisis de vulnerabilidad, planes de contingencia para facilitar la prevencin o para atender adecuada y oportunamente los desastres probables. Para este efecto, la Oficina Nacional para la Atencin de Desastres preparar un modelo instructivo para la elaboracin de los planes de contingencia.Pgina 14 de 75

RESOLUCIN 1016 /89

DECRETO LEY 919 /89

CDIGO MIG

CAE-GU-04

VERSIN

8



DECRETO LEY 919 /89 DIRECTIVA MINISTERIAL No. 13 /92 LEY 100 /93

Artculo 14. Aspectos sanitarios de los planes de contingencia. El Ministerio de Salud coordinar los programas de entrenamiento y capacitacin para planes de contingencia en los aspectos de orden sanitaria, bajo la vigilancia y control del Comit Tcnico Nacional. Responsabilidades del Sistema Educativo como integrante del Sistema Nacional para la Prevencin y Atencin de Desastres 2a. Planes de Prevencin de Desastres en establecimientos educativos 3. Planes de Emergencias en escenarios deportivos Por la cual se crea el Sistema de Seguridad Social Integral Libro III: Sistema General de Riesgos Profesionales Por el cual se determina la organizacin y administracin del Sistema General de Riesgos Profesionales

DECRETO 1295/94

Artculo 2. Objetivos del Sistema General de Riesgos Profesionales a) Establecer las actividades de promocin y prevencin tendientes a mejorar las condiciones de trabajo y salud de la poblacin trabajadora, protegindola contra los riesgos derivados de la organizacin del trabajo que puedan afectar la salud individual o colectiva en los lugares de trabajo tales como los fsicos, qumicos, biolgicos, ergonmicos, de saneamiento y de seguridad. "Por la cual se regulan las actuaciones del Sistema Educativo Nacional en la prevencin de emergencias y desastres". Artculo 3. Solicitar a los establecimientos educativos, la creacin y desarrollo de un proyecto de prevencin y atencin de emergencias y desastres, de acuerdo con los lineamientos emanados por el Ministerio de Educacin Nacional, el cual har parte integral del proyecto educativo institucional. Este contemplar como mnimo los siguientes aspectos: a) Creacin del comit escolar de prevencin y atencin de emergencias y desastres como tambin brigadas escolares b) Anlisis escolar de riesgos c) Plan de accin d) Simulacro escolar ante una posible amenaza.

RESOLUCIN 7550 DE 1994

LEY 400 /1997

Por el cual se adoptan normas sobre construcciones sismo resistentes "Por el cual se adopta el Plan Nacional de Contingencia contra derrames de Hidrocarburos, Derivados y Sustancias Nocivas. Articulo 1. Adoptase el Plan Nacional de Contingencia contra derrames de Hidrocarburos, Derivados y Sustancias Nocivas en aguas marinas, fluviales y lacustres, aprobado mediante Acta nmero 009 del 5 de junio de 1998 del Comit Nacional para la Prevencin y Atencin de Desastres, y por el Consejo Nacional Ambiental, cuyo texto se integra como anexo del presente decreto.

DECRETO 321 DE 1999

Articulo 2. El objeto general del Plan Nacional de Contingencia contra derrames de Hidrocarburos, Derivados y Sustancias Nocivas en aguas marinas, fluviales y lacustres que ser conocido con las siglas -PNC- es servir de instrumento rector del diseo y realizacin de actividades dirigidas a prevenir, mitigar y corregir los daos que stos puedan ocasionar, y dotar al Sistema Nacional para la Prevencin y Atencin de Desastres de una herramienta estratgica, operativa e informtica que permita coordinar la prevencin, el control y el combate por parte de los sectores pblico y privado nacional, de los efectos nocivos provenientes de derrames de hidrocarburos, derivados y sustancias nocivas en el territorio nacional, buscando que estas emergencias se atiendan bajo criterios unificados y coordinados.Pgina 15 de 75

CDIGO MIG

CAE-GU-04

VERSIN

8



Por el cual se adopta el Plan Nacional de Emergencias y Contingencia para Eventos de Afluencia Masiva de Pblico y se conforma la Comisin Nacional Asesora de Programas Masivos y se dictan otras disposiciones Artculo 2. El objetivo del Plan Nacional de Emergencias y Contingencia para Eventos de Afluencia Masiva de Pblico es servir como instrumento rector para el diseo y realizacin de actividades dirigidas a prevenir, mitigar y dotar al Sistema Nacional para la Prevencin y Atencin de Desastres de una herramienta que permita coordinar y planear el control y atencin de riesgos y sus efectos asociados sobre las personas, el ambiente y las instalaciones en esta clase de eventos. Este Plan se complementar con las disposiciones regionales y locales existentes. Artculo 5. Actualizacin del Plan. Cuando las circunstancias lo ameriten, el Plan Nacional de Emergencias y Contingencia para Eventos de Afluencia Masiva de Pblico deber ser actualizado por el Comit Nacional para la Prevencin y Atencin de Desastres o por el Comit Tcnico Nacional, por delegacin que haya recibido de aqul, en todo caso, con la asesora del la Comisin Nacional Asesora de Programas Masivos creada por este decreto. Artculo 20. Planes institucionales. Los organismos operativos del Sistema Nacional para la Prevencin y Atencin de Desastres elaborarn sus propios planes institucionales para la atencin de los eventos de afluencia masiva de pblico, los cuales se articularn con los Planes Locales de Emergencias y Contingencia para Eventos de Afluencia Masiva de Pblico. Por el cual se establecen los requisitos de carcter tcnico y cientfico para construcciones sismo resistentes NSR-10 Artculo 1. mbito de aplicacin y principios. Las normas del presente cdigo rigen en todo el territorio nacional y regulan la circulacin de los peatones, usuarios, pasajeros, conductores, motociclistas, ciclistas, agentes de trnsito y vehculos por las vas pblicas o privadas que estn abiertas al pblico, o en las vas privadas, que internamente circulen vehculos; as como la actuacin y procedimientos en las autoridades de trnsito. Artculo 1. La prevencin de incendios es responsabilidad de todas las autoridades y los habitantes del territorio colombiano. En cumplimiento de esta responsabilidad los organismos pblicos y privados debern contemplar la contingencia de este riesgo en los bienes inmuebles tales como parques naturales, construcciones, programas y proyectos tendientes a disminuir su vulnerabilidad. Resolucin Min. Minas y Energa

DECRETO No. 3888 /07

Decreto 926 de 2010 Ley 769 de 2002. Cdigo Nacional de Transito. Ley 322 de 1996. Sistema Nacional de Bomberos. RETIE 180398 de 2004

B. Legislacin Distrital.RESOLUCIN 3459 DE 1994 ACUERDO 20/95 RESOLUCIN 1428 DE 2002 ACUERDO 79/03 DECRETO 350/03 Por la cual se regulan las actuaciones del Sistema Educativo de Bogot D.C. en la prevencin y atencin de emergencias Por el cual se adopta el Cdigo de Construccin del Distrito Capital de Bogot, se fijan sus polticas generales y su alcance, se establecen los mecanismos para su aplicacin, se fijan plazos para su reglamentacin prioritaria y se sealan mecanismos para su actualizacin y vigilancia. "Por la cual se adoptan los Planes Tipo de Emergencias en seis escenarios Distritales, se modifica y adiciona la Resolucin 0151 del 06 de febrero de 2002". CDIGO DE POLICA Por el cual se regulan las rifas, juegos, concursos, espectculos pblicos y eventos masivos en el Distrito CapitalPgina 16 de 75

CDIGO MIG

CAE-GU-04

VERSIN

8



Captulo VI. De los espectculos pblicos y eventos masivos Artculo 17. Pargrafo Segundo Los eventos masivos debern contar con las medidas de prevencin y seguridad contempladas en el modelo de Plan de Emergencias General y Planes Tipo, que para tal efecto sea aprobado por la Direccin de Prevencin y Atencin de Emergencias de la Secretaria de Gobierno Por el cual se organiza el rgimen y el Sistema para la Prevencin y Atencin de Emergencias en Bogot Distrito Capital y se dictan otras disposiciones Artculo 7- Planes de Emergencias Se adoptarn para cada una de las entidades y comits sectoriales, y establecern con claridad cules son las funciones de respuesta, autoridades responsables de cumplirlos y los recursos que se pueden y deben utilizar. Pargrafo. La adopcin de los planes corresponder por comits sectoriales, al tenor del Decreto 87/03 y a los representantes legales de las entidades en los dems casos. Artculo 8 Planes de Contingencia Son aquellos que deben adoptarse para el Distrito Capital en su conjunto, sus entidades y sectores, por las mismas autoridades sealadas en el pargrafo del artculo 7 precedente, para responder especficamente a un tipo determinado de situacin de calamidad, desastre o emergencia. Por el cual se adopta el Plan Distrital para la prevencin y Atencin de Emergencias para Bogot D.C. Artculo 18 - Planes de Emergencias. En armona con el artculo 7 del decreto 332 de 2004 los Planes de Emergencias son instrumentos para la coordinacin general y actuacin frente a situaciones de calamidad, desastre o emergencia. Definen las funciones y actividades, responsables, procedimientos, organizacin y recursos aplicables para la atencin de las emergencias independientemente de su origen o naturaleza. DECRETO 423/06 Artculo 19 Planes de Contingencia. En armona con el artculo 8 del Decreto 332 de 2004, los Planes de Contingencia son instrumentos complementarios a los planes de emergencias, que proveen informacin especfica para la atencin de desastres o emergencias derivadas de un riesgo o territorio en particular. Un plan de contingencia desarrolla en detalle aspectos pertinentes para la respuesta que solo son propios del riesgo y el territorio al que este referido. Los planes de contingencia se organizan por tipo de riesgo, tales como deslizamientos, inundaciones, incendios forestales, materiales peligrosos y aglomeraciones de pblico, entre otros. Los planes de continencia pueden ser desarrollados por la Administracin Distrital en sus diferentes niveles (central, institucional o local), por el sector privado y por la comunidad. Por la cual se establecen las condiciones bsicas para las empresas que prestan el servicio de logstica en las aglomeraciones de pblico en el Distrito Capital Artculo 2. Numeral 3. Capacitacin mnima del personal Por el cual se dictan disposiciones en materia de prevencin de riesgos en los lugares donde se presenten aglomeraciones de pblico y se deroga el Decreto 043 de 2006 el cual regulaba antes la materia DECRETO 633/07 Artculo 5- Planes de Contingencia De conformidad con lo previsto en los artculos 8 y 9 del Decreto Extraordinario 919 /89 y en el artculo 15 del Decreto Distrital 332 /04, todas las entidades o personas pblicas o privadas responsables de edificaciones, instalaciones o espacios en los cuales se realicen aglomeraciones de pblico, debern preparar y observar planes de contingencia que incluyan los anlisis de riesgos y las medidas de prevencin, preparacin y mitigacin, en forma y condiciones que establezca la DPAE (hoy FOPAE).Pgina 17 de 75

DECRETO 332/04

RESOLUCIN No. 375 /06

CDIGO MIG

CAE-GU-04

VERSIN

8



Por el cual se adiciona el acuerdo No. 30 de 2001 y se establece la relacin de un simulacro de actuacin en caso de un evento de calamidad pblica de gran magnitud con la participacin de todos los habitantes de la ciudad ACUERDO DISTRITAL 341 /08 Artculo 4. La Administracin Distrital promover acciones para que todos los patrones con carcter de empresa y domicilio en la ciudad de Bogot, de acuerdo con las normas en materia de riesgos profesionales y salud ocupacional, y en especial la Resolucin 1016 de 1989 del Ministerio de la Proteccin Social, informe a la Direccin de Prevencin y Atencin de Emergencias DPAE (hoy FOPAE)- sobre la implementacin de sus planes de emergencia, para ello contar con un plazo de cuatro meses contados a partir de la aprobacin del presente Acuerdo, a travs del formulario electrnico que para este fin elabore esta entidad. Por la cual se adopta la versin actualizada del Plan de Emergencias de Bogot, el cual establece los parmetros e instrucciones y se definen polticas, sistemas de organizacin y procedimientos interinstitucionales para la administracin de emergencias en Bogot D.C. Deroga las Resoluciones 137/07, 195 y 196 del 2008. Capitulo 2.2. Fortalecimiento de las operaciones de emergencias.

RESOLUCIN No. 004/09

C. Normas Tcnicas Colombianas.NTC-5254 Gua Tcnica Colombiana 202/06 Gestin de Riesgo. Sistema de Gestin de Continuidad del Negocio. Higiene y Seguridad. Medidas de Seguridad en Edificaciones. Medios de Evacuacin y Cdigo NFPA 101. Cdigo de Seguridad Humana. NTC-1700 Establece cuales son los requerimientos que debe cumplir las edificaciones en cuanto a salidas de evacuacin, escaleras de emergencia, iluminacin de evacuacin, sistema de proteccin especiales, nmero de personas mximo por unidad de rea, entre otros requerimientos; parmetros que son analizados con base en el uso de los edificios es decir comercial, instituciones educativas, hospitales, industrias, entre otros. Higiene y Seguridad. Extintores Porttiles. Establece en uno de sus apartes los requisitos para la inspeccin y mantenimiento de porttiles, igualmente el cdigo 25 de la NFPA Standard for the inspection, testing and maintenance of Water Based fire protection systems USA: 2002. Establece la periodicidad y pruebas que se deben realizar sobre cada una de las partes componentes de un sistema hidrulico contra incendio. Cruces peatonales a nivel y elevados o puentes peatonales. Edificios. Pasillos y corredores. Edificios. Rampas fijas. Edificios. Sealizacin. Edificios. Escaleras. Edificios. Equipamientos, bordillos, pasamanos y agarraderas. Vas de circulacin peatonal planas. Sealizacin para trnsito peatonal en el espacio pblico urbano. Smbolos para la informacin del pblico. Sistemas de seales contra incendio, instalaciones, mantenimiento y usos.

NTC-2885

NTC-4764 NTC-4140 NTC-4143 NTC-4144 NTC-4145 NTC-4201 NTC-4279 NTC-4695 NTC-2388 NTC-1867

Pgina 18 de 75

CDIGO MIG

CAE-GU-04

VERSIN

8



D. Otras Normas.NFPA 101/06. NFPA 1600/07. Convencin sobre los Derechos de las Personas con Discapacidad y el Protocolo Facultativo Life Satefy Code. (Cdigo de Seguridad Humana). Standard en Disaster/Emergency Management and Business Continuity Programs. (Norma sobre manejo de Desastres, Emergencias y Programas para la Continuidad del Negocio). Naciones Unidas en el cual est la convencin sobre los Derechos de las Personas con Discapacidad y el Protocolo Facultativo, a la cual le deben dar cumplimiento los estados partes (Colombia firmo en mayo de 2011). http://www.un.org/esa/socdev/enable

Pgina 19 de 75

CDIGO MIG

CAE-GU-04

VERSIN

8



II.

ALCANCE

La presente Gua para Elaborar Planes de Emergencia y Contingencias es una herramienta de apoyo a todas las reas encargadas de la preparacin para la atencin de las emergencias en las Organizaciones tanto de carcter pblico como privado, con el nimo que su respuesta pueda articularse con las entidades del Sistema Distrital para la Prevencin y Atencin de Emergencias SDPAE, buscando mejorar el desempeo en la administracin y atencin de emergencias de sus niveles ESTRATGICOS, TCTICOS Y OPERATIVOS. Esta gua facilita la gestin de las Organizaciones en la elaboracin o actualizacin de sus planes de emergencia y contingencias y se constituye en documento de referencia para que sus integrantes conozcan y apliquen las acciones necesarias para minimizar los riesgos y reducir las prdidas que ocasionan este tipo de emergencias.

A. DEFINICIN.El Plan de Emergencia y Contingencias es el instrumento principal que define las polticas, los sistemas de organizacin y los procedimientos generales aplicables para enfrentar de manera oportuna, eficiente y eficaz las situaciones de calamidad, desastre o emergencia, en sus distintas fases. Con el fin de mitigar o reducir los efectos negativos o lesivos de las situaciones que se presenten en la Organizacin2.

2

Decreto 332 del 2004, Articulo 7. Planes de Emergencia.Pgina 20 de 75

CDIGO MIG

CAE-GU-04

VERSIN

8



III.A. Objetivo.

OBJETIVOS DE LA GUA.

Brindar las herramientas metodolgicas que permita a las Organizaciones disear, actualizar e implementar los Planes de Emergencia y Contingencias, con el fin de dar una mejor respuesta a incidentes o emergencias tanto internas como externas.

B. Objetivos Especficos.1. Unificar la metodologa para la elaboracin de Planes de Emergencia y Contingencias en todo tipo de Organizacin tanto de carcter pblico como privado. 2. Facilitar la formulacin del Plan de Emergencia y Contingencias de las Organizaciones. 3. Facilitar la articulacin con las entidades del Sistema Distrital de Prevencin y Atencin de Emergencias SDPAE. 4. Desarrollo a nivel distrital de manuales3 detallados dirigidos a distintas actividades con base en el marco terico de esta gua.

Los Manuales son instrumentos detallados desarrollados a partir de la metodologa presentada en el numeral I.V. de la presente gua; como herramienta de apoyo para la elaboracin del plan de emergencias y contingencias para actividades, sectores y escenarios especficos. Al momento se han desarrollado los siguientes: 1. MANUALELABORACINDEPLANESESCOLARESDEEMERGENCIAYCONTINGENCIAPEC 2. MANUALPARALAELABORARPLANESDEEMERGENCIAYCONTINGENCIASPARAUNIDADESDETRABAJOINFORMALUTI 3. MANUALPARALAELABORACINDELPLANHOSPITALARIODEEMERGENCIASPHE 4. MANUALPARAAGLOMERACIONESDEPUBLICO Los manuales se pueden consultar en: http://www.sire.gov.co/portal/page/portal/sire/manuales.Pgina 21 de 75

3

CDIGO MIG

CAE-GU-04

VERSIN

8



IV.

MARCO TERICO.

En este captulo se describen los aspectos bsicos que deben contener un Plan de Emergencia y Contingencias. Estos tienen que ser tomados en cuenta para el desarrollo ptimo del Plan.

A. INTRODUCCIN.La introduccin es el primer elemento del cuerpo o texto del documento, en el cual se presenta y seala la importancia y orientacin del Plan, el origen, los antecedentes (tericos y prcticos), los objetivos, el significado del Plan tiene en el avance del campo respectivo y la aplicacin. Adems, se mencionan los alcances, las limitaciones y la metodologa empleada4.

B. JUSTIFICACIN.En la justificacin se pretende precisar los aspectos que dieron lugar para la ejecucin del Plan; es decir, definir el porque de la elaboracin del Plan. Se debe exponer los antecedentes, describir las necesidades y explicar los motivos para la elaboracin del plan.

C. OBJETIVOS.1. Objetivo General.La Organizacin debe especificar la finalidad de la elaboracin del Plan. En este se establece los lineamientos, la organizacin, los procedimientos y las acciones generales aplicables para la atencin de emergencias a nivel interno de la Organizacin.

2. Objetivos Especficos.Los siguientes son algunos ejemplos que pueden tenerse en cuenta al momento de definir los objetivos especficos del Plan de Emergencia y Contingencias: Identificar y evaluar los riesgos que puedan generar emergencias dentro y fuera de la Organizacin. Comprobar el grado de riesgo y vulnerabilidad derivados de las posibles amenazas.

4

NTC 1486 (Quinta Actualizacin), 2002.Pgina 22 de 75

CDIGO MIG

CAE-GU-04

VERSIN

8



Establecer medidas preventivas y de proteccin para los escenarios de riesgo que se han identificado. Organizar los recursos que la Organizacin tiene, tanto humanos como fsicos, para hacer frente a cualquier tipo de emergencias. Ofrecer las herramientas cognitivas y conductuales necesarias, que permitan ejecutar los planes de accin de manera segura para las personas expuestas a peligros. Salvaguardar la vida e integridad de la comunidad de la Organizacin. Preservar los bienes y activos de los daos que se puedan generar como consecuencia de accidentes y emergencias, teniendo en cuenta no solo lo econmico, sino lo estratgico para la Organizacin y la comunidad. Garantizar la continuidad de las actividades y servicios de la Organizacin. Articular la respuesta interna con el Sistema Distrital de Prevencin y Atencin de Emergencias- SDPAE. Garantizar una mejor respuesta ante las emergencias que se generen. Disponer de un esquema de activacin con una estructura organizacional ajustada a las necesidades de respuesta de las emergencias.

D. ALCANCE.Se debe definir la cobertura del plan de emergencia y contingencias. De acuerdo al decreto 423 del 2006 en el artculo 18, el alcance de los planes puede ser el siguiente: Distrital: Constituye el marco general de coordinacin y actuacin de las entidades distritales, los entes privados y comunitarios para la atencin de desastres y emergencias en Bogot. Local: Define los niveles de coordinacin y actuacin de una Alcalda Local en desarrollo de las responsabilidades que le hayan sido asignadas en el Plan Distrital para la prevencin y atencin de emergencias. Institucional (Organizacin): para toda aquella empresa, entidad, institucin, establecimiento, persona o actividad de carcter pblico o privado, natural o jurdico, cuyas actividades puedan dar lugar a riesgos pblicos y quienes debern implementar el Plan de Emergencia y Contingencias. En donde se establece los niveles de coordinacin y actuacin de las Organizaciones frente a la atencin y administracin de emergencias.

-

-

Es importante que las Organizaciones busquen los mecanismos de articulacin con el Sistema Distrital de Prevencin y Atencin de Emergencias - SDPAE, con el fin de dar una mejor respuesta frente a las emergencias.

Pgina 23 de 75

CDIGO MIG

CAE-GU-04

VERSIN

8



E. INFORMACIN GENERAL.1. Informacin Bsica de la Organizacin.a) Las actividades que se desarrollan en la Organizacin. Cada Organizacin segn su actividad econmica, debe enfocar las actividades de prevencin y atencin de emergencias, dependiendo de los procesos productivos internos y las materias primas e insumos utilizados y dispuestos5. Dependiendo de la actividad econmica, se debe describir los procesos productivos de la organizacin, por medio de diagramas, mapa de procesos, entre otros; con el fin de determinar riesgos asociados a la actividad especfica. b) Descripcin de la ocupacin. Es el nmero de personas que usualmente ocupan las edificaciones como trabajadores, contratistas (fija), los visitantes y clientes (flotante), teniendo en cuenta las caractersticas de estas personas (edad, limitaciones fsicas, enfermedades), esta informacin da pauta para que la Organizacin elabore el Plan de Emergencia y los planes de contingencias a los que haya lugar. c) Las caractersticas de las instalaciones. Es necesario evaluar las caractersticas propias de las edificaciones como la red elctrica, los sistemas de ventilacin mecnica, ascensores, stanos, red hidrulica, transformadores, plantas elctricas, escaleras, zonas de parqueo y otros servicios o reas especiales de la planta fsica, soportada con planos o diagramas que indiquen y faciliten la ubicacin e interpretacin tcnica de los sistemas analizados. Recuerde que en la medida en que las instalaciones sean seguras, mejorar la seguridad de los ocupantes.6 En la ficha tcnica (Anexo 1), se debe describir la informacin general de la Organizacin.

2. Geo-referenciacin de la Organizacin (A nivel Interno Externo).A nivel interno, se debe contar con los planos de la Organizacin, y basndose en ellos, elaborar un mapa fsico (o diagrama) por pisos de las reas que tenga, la ubicacin de las diferentes secciones o dependencias, las entradas principales y alternas, las vas aledaas a la Organizacin, ubicacin de los recursos internos, entre otros. A nivel externo, La ubicacin de la Organizacin referente a su entorno, es decir, las caractersticas del lugar donde se encuentra, zona industrial, residencial, comercial, o mixta. Determinar los espacios de alta densidad poblacional como por ejemplo colegios,5

Clasificacin de riesgos segn lo estipulado en el Decreto 1607 de 2002 (31 de julio 2002) mediante el cual se modifica la Tabla de clasificacin de actividades econmicas para el sistema de riesgos profesionales. 6 La resolucin 1016 de Marzo 31 de 1898 en el articulo 11 numeral 18, precisa que el diseo y construccin de edificaciones se debe hacer con materiales resistentes, y vas de salida adecuadas para evacuacin. Adems en la norma NSR 98 se reglamentas los criterios de Construcciones Sismo Resistentes, en el decreto 074 del 2001 que modifica el cdigo de construccin de Bogota D.C., y se identifican los limites de micro zonificacin ssmica.Pgina 24 de 75

CDIGO MIG

CAE-GU-04

VERSIN

8



iglesias, centros comerciales, centros de atencin mdica, parques, y otras edificaciones que se encuentren cerca de su Organizacin y que puedan generar riesgos adicionales, ubicacin de puntos de reunin, ubicacin de hidrantes, entre otros. Se debe contar con planos o mapas7 los cuales sirven de referencia para hacer el diagnstico general de amenazas, riesgos y vulnerabilidad, a nivel interno como externo.

F. ANLISIS DE RIESGO.En forma general, el anlisis o evaluacin de riesgos se define como el proceso de estimar la probabilidad de que ocurra un evento no deseado con una determinada severidad o consecuencias en la seguridad, salud, medio ambiente y/o bienestar pblico. Asimismo, se deber elaborar un Plan de Emergencia y Contingencia que permita prevenir y mitigar riesgos, atender los eventos con la suficiente eficacia, minimizando los daos a la comunidad y al ambiente y recuperarse en el menor tiempo posible. En una adecuada evaluacin se debe considerar la naturaleza del riesgo, su facilidad de acceso o va de contacto (posibilidad de exposicin), las caractersticas del sector y/o poblacin expuesta (receptor), la posibilidad de que ocurra y la magnitud de exposicin y sus consecuencias, para de esta manera, definir medidas que permitan minimizar los impactos que se puedan generar. Dentro de este anlisis se deben identificar los peligros asociados con los riesgos mencionados, entendiendo a estos peligros como el potencial de causar dao.

1. Objetivos EspecficosLos objetivos especficos del anlisis de riesgos son los siguientes: Identificar y analizar los diferentes factores de riesgo que involucren peligros potenciales que podran afectar las condiciones socio-ambientales de la Organizacin. Establecer con fundamento en el anlisis de riesgos, las bases para la preparacin del Plan de Emergencia y Contingencias.

2. MetodologasExisten diversas metodologas para desarrollar los anlisis de riesgos, la seleccin de la metodologa ms apropiada en cada caso depende de la disponibilidad de informacin y el nivel de detalle que se desee alcanzar. El primer paso en el anlisis de riesgos es la

7

Definicin de Planos y Mapas en el glosario de esta gua.Pgina 25 de 75

CDIGO MIG

CAE-GU-04

VERSIN

8



identificacin de actividades o amenazas que impliquen riesgos durante las fases de construccin, operacin/mantenimiento y cierre/abandono de la Organizacin. Una vez identificadas las amenazas o posibles aspectos iniciadores de eventos, se debe realizar la estimacin de su probabilidad de ocurrencia, en funcin a las caractersticas especficas, y se realiza la estimacin de la severidad de las consecuencias sobre los denominados factores de vulnerabilidad que podran resultar afectados (personas, medio ambiente, sistemas, procesos, servicios, bienes o recursos, e imagen empresarial). Finalmente, se debe realizar el clculo o asignacin del nivel de riesgo y determinar el nivel de planificacin requerido para su inclusin en los diferentes Planes de Accin. A continuacin se mencionan algunas metodologas utilizadas para el anlisis de riesgo de la Organizacin, si bien estos mtodos se presentan a manera de ejemplo, existen en la literatura diferentes mtodos cuya aplicabilidad depende de la disponibilidad de informacin y del nivel de detalle deseado (ver Bibliografa): a) Metodologa de Colores. b) Anlisis preliminar de riesgos basado en la metodologa APELL. c) Mtodo semicuantitativo GHA. Nota: el documento de Metodologas de Anlisis de Riesgo se describen algunas metodologas para elaborar anlisis de riesgos. Este documento lo puede consultar en la pgina

3. Identificacin de Amenazas.Una amenaza o posible aspecto iniciador de eventos en las fases de construccin, operacin y mantenimiento y abandono de la Organizacin, se define como una condicin latente derivada de la posible ocurrencia de un fenmeno fsico de origen natural, socionatural o antrpico no intencional, que puede causar dao a la poblacin y sus bienes, la infraestructura, el ambiente y la economa pblica y privada. A continuacin se tipifican algunos fenmenos que se pueden convertir en amenazas: Naturales: fenmenos de remocin en masa, movimientos ssmicos, inundaciones, lluvias torrenciales, granizadas, vientos fuertes y otros dependiendo de la geografa y clima. Tecnolgicos: incendios, explosiones, fugas, derrames, fallas estructurales, fallas en equipos y sistemas, intoxicaciones, trabajos de alto riesgo, entre otros. Sociales: hurto, asaltos, secuestros, asonadas, terrorismo, concentraciones masivas, entre otros.Pgina 26 de 75

CDIGO MIG

CAE-GU-04

VERSIN

8



La descripcin debe ser lo ms detallada posible incluyendo el punto crtico en la medida en que la amenaza es muy importante para la Organizacin. Igualmente importante es la identificacin de la amenaza definiendo si es de origen interno o externo.

4. Estimacin de Probabilidades.Una parte importante del anlisis de riesgo es la estimacin de las probabilidades de ocurrencia de los posibles incidentes y eventos. Cada vez cobra mayor importancia la existencia de datos estadsticos de ocurrencia de eventos para complementar el anlisis de riesgo. En este punto normalmente se recurre a la consulta de bases de datos propias, nacionales e internacionales para determinar la probabilidad de ocurrencia de incidentes o eventos; se puede definir una escala sencilla de probabilidad alta, media o baja o una escala de mayor detalle que incluya probabilidades muy altas, altas, medias, bajas y muy bajas. Para cada caso se debe definir la calificacin para cada probabilidad.

5. Estimacin de la vulnerabilidad en funcin de la severidad de consecuencias.La vulnerabilidad es una caracterstica propia de un elemento o grupo de elementos expuestos a una amenaza, relacionada con su incapacidad fsica, econmica, poltica o social de anticipar, resistir y recuperarse del dao sufrido cuando opera dicha amenaza. Es el grado relativo de sensibilidad que un sistema tiene respecto a una amenaza determinada. La severidad de las consecuencias de un evento se evala sobre los factores de vulnerabilidad y se califica dentro de una escala que establece diferentes niveles. Los factores de vulnerabilidad dentro de un anlisis de riesgos permiten determinar cules son los efectos negativos, que sobre un escenario y sus zonas de posible impacto pueden tener los eventos que se presenten. Para efectos del anlisis de riesgos de la Organizacin, se consideran los siguientes factores de vulnerabilidad: Personas: se refiere al nmero y clase de afectados (empleados, personal de emergencia y la comunidad); considera tambin el tipo y la gravedad de las lesiones. Medio ambiente: incluye los impactos sobre cuerpos de agua, fauna, flora, aire, suelos y comunidad a consecuencia de la emergencia. Bienes o Recursos: representados en instalaciones, equipos, producto, valor de las operaciones de emergencia, indemnizaciones, entre otros. Imagen: califica el nivel de deterioro de la imagen corporativa de la Organizacin, como consecuencia de posibles eventos.Pgina 27 de 75

CDIGO MIG

CAE-GU-04

VERSIN

8



Sistemas, Procesos o Servicios: se refiere a la afectacin de la actividad econmica que realiza la Organizacin.

6. Clculo del riesgo.El riesgo est definido como el dao potencial que, sobre la poblacin y sus bienes, la infraestructura, el ambiente y la economa pblica y privada, pueda causarse por la ocurrencia de amenazas de origen natural, socio-natural o antrpico no intencional, que se extiende ms all de los espacios privados o actividades particulares de las personas y organizaciones y que por su magnitud, velocidad y contingencia hace necesario un proceso de gestin que involucre al Estado y a la sociedad. De igual manera, el Riesgo (R) est definido en funcin de la amenaza y la vulnerabilidad como el producto entre Probabilidad (P) y Severidad (S) del escenario y permite establecer la necesidad de la adopcin de medidas de planificacin para el control y reduccin de riesgos. Riesgo bajo significa que este escenario no representa una amenaza significativa y consecuentemente no requiere de un plan especial. Riesgo medio o tolerable significa que se deberan implementar medidas para la gestin del riesgo. Para el nivel de planificacin, un plan de carcter general es suficiente para tomar las medidas preventivas correspondientes. Riesgo alto representa una amenaza significativa que requiere la adopcin de acciones prioritarias e inmediatas en la gestin de riesgo. Es importante que este plan considere los aspectos de prevencin, mitigacin y contingencias que contempla cada uno de estos escenarios.

7. Priorizacin de escenarios.Los resultados del anlisis de riesgos permiten determinar los escenarios en los que se debe priorizar la intervencin. Las matrices de severidad del riesgo y de niveles de planificacin requeridos, permiten desarrollar planes de gestin con prioridades respecto a las diferentes vulnerabilidades. Las medidas que deben ser implementadas de acuerdo a los niveles de planificacin requeridos, sern incluidas en el Plan de Emergencia y Contingencias. El Plan de Emergencia y Contingencias, incluye diversos planes con las medidas de prevencin, mitigacin y control durante las diferentes etapas del proyecto, que garantizan un manejo eficiente y control oportuno de las amenazas y riesgos asociados la Organizacin.Pgina 28 de 75

CDIGO MIG

CAE-GU-04

VERSIN

8



El anlisis de riesgos realizado se basa en criterios cualitativos, semicuantitativos y en datos estadsticos generales y constituye un anlisis inicial de los riesgos asociados a las fases de construccin, operacin, mantenimiento y abandono del proyecto. Si las instalaciones no se encuentran operando es importante que una vez definidas las condiciones finales para estas fases, se afinen las consideraciones de acuerdo a las especificaciones del diseo final, antes del inicio de la fase de construccin (por parte del contratista de construccin) y antes de iniciar la operacin de las instalaciones.

8. Medidas de Intervencin.A partir de la Priorizacin se definen las medidas de intervencin (Deben ser socializadas y coordinadas por el Jefe de Emergencias en los diferentes niveles de la Organizacin), pueden ser de Prevencin (afecta la Amenaza) y Mitigacin o Proteccin (Afecta la Vulnerabilidad).

G. ESQUEMA ORGANIZACIONAL EMERGENCIAS.1. Estructura Organizacional.

PARA

LA

ATENCIN

DE

En la estructuracin del Plan de Emergencia y Contingencias es necesario asignar funciones, responsabilidad y autoridad para tomar decisiones y ejecutar acciones que conlleven al control del escenario de una emergencia. El esquema organizacional para las emergencias debe ser propio para cada Organizacin, y depende del anlisis de riesgos y la informacin especfica del escenario de riesgos, el nmero de personas disponibles y la complejidad que la Organizacin desee implementar. A nivel distrital, se ha implementado la estructura organizacional a nivel interno de la Organizacin bajo un sistema organizado, sistemtico y unificado; sin embargo, buscando la articulacin con el SDPAE, se debe tener en cuenta que a nivel distrital se estableci el Sistema Comando de Incidentes SCI8, como modelo organizacional. Este sistema de administracin involucra acciones preventivas, de preparacin, de respuesta, recuperacin y mitigacin de las emergencias, as como el apoyo interinstitucional, sin importar la clase, el tamao o la magnitud de las mismas, quiere decir que el manejo exitoso en la escena de un incidente depende de una estructura bien8

OFICINA DE ASISTENCIA PARA DESASTRES. Sistema Comando de Incidentes: Agencia para el desarrollo internacional de los Estados Unidos de Amrica USAID/ OFDA, Edicin 2003.Pgina 29 de 75

CDIGO MIG

CAE-GU-04

VERSIN

8



definida que est planeada en procedimientos normalizados o estandarizados de operacin, prcticas rutinarias y usos para todos los incidentes. Una operacin sin un sistema de comando del incidente conduce a un mal uso de los recursos y pone en peligro la salud y seguridad del personal de respuesta. En un SCI una persona est a cargo de un incidente y es quien orienta el despliegue del personal y los equipos. El SCI organiza al personal y las tareas de forma que la persona a cargo no est sobreocupada, facilita la comunicacin, reportes y el establecimiento de una cadena de comando entre el personal. (Ver Figura 1 y Anexo 2)

Pgina 30 de 75

CDIGO MIG

CAE-GU-04

VERSIN

8



Figura 1. Estructura Organizacional para la Atencin de Emergencias.

COMANDANTE DE INCIDENTE

SEGURIDAD

INFORMACIN PBLICA

Staff Comando

ENLACE

GRUPO DE PLANIFICACIN

GRUPO DE OPERACIONES

GRUPO DE LOGSTICA

GRUPO ADMINISTRACIN y FINANZAS

SITUACIONAL

PLANES DE ACCIN

APROVISIONAMIENTO

COSTOS Y PRESUPUESTO

DOCUMENTACIN

DISTRIBUCIN

RECURSOS

SERVICIOS

Pgina 31 de 75

CDIGO MIG

CAE-GU-04

VERSIN

8

GUA PARA ELABORAR PLANES DE EMERGENCIA Y CONTINGENCIAS a. Funciones del SCI.


Se definen las funciones y los responsables segn la estructura organizacional propuesta, en cada uno de los planes de accin, planes de contingencias y del plan en general. Staff ComandoCOMPONENTE FUNCIONES

STAFF DE COMANDO

SEGURIDAD OPERACIONAL

ENLACE

INFORMACIN PBLICA

DURANTE

DURANTE

DURANTE

DESPUS

DURANTE

COMANDANTE DE INCIDENTE O JEFE DE EMERGENCIAS

Brindar informacin a la comunidad de la Organizacin sobre la atencin de emergencias. Realizar el Anlisis de Riesgo de la Organizacin. Programar jornadas de capacitacin. Realizar acciones de intervencin y mitigacin sobre los riesgos identificados en el Anlisis de Riesgo. Desarrollar ejercicios de entrenamiento (Simulaciones y simulacros) Evaluar las prioridades del incidente o emergencia. Determinar los objetivos operacionales. Desarrollar y ejecutar los Planes de Accin. Desarrollar una estructura organizativa apropiada. Mantener el alcance de control. Administrar los recursos, suministros y servicios. Mantener la coordinacin. Auditar el resultado de las medidas de actuacin previstas en el plan para analizarlas y evaluarlas. Coordinar la recoleccin de los informes de daos y prdidas ocasionados por el incidente o emergencia. Elaborar informe final. Garantizar el aseguramiento de la zona de impacto para el cumplimiento de los operativos de respuesta a la emergencia velando por el control de la situacin. Vigilar y evaluar las situaciones peligrosas e inseguras. Garantizar la seguridad de los grupos o brigadas de emergencia. Obtener un reporte rpido del Comandante de Incidente. Identificar a los representantes de cada una de las Organizaciones, incluyendo su comunicacin y lneas de informacin. Responder a las solicitudes del personal del incidente para establecer contactos con otras Organizaciones. Formular y emitir la informacin acerca del incidente a los medios de prensa, otras instituciones u organizaciones relevantes externas. Respetar las limitaciones para la emisin de informacin que imponga el comandante de incidente.

ANTES

Pgina 32 de 75

CDIGO MIG

CAE-GU-04

VERSIN

8



Staff GeneralDOCUMENTACIN SITUACIONAL UNIDAD

JEFE DE SECCIN

FUNCIONES

Recolectar y organizar la informacin acerca del estado de la situacin del Incidente

SECCIN DE PLANIFICACIN

SECCIN DE OPERACIONES

JEFE DE SECCIN

RAMA

RECURSOS

Supervisar la preparacin de los Planes de Accin. Proporcionar predicciones peridicas acerca del potencial del incidente. Organizar la informacin acerca de estrategias alternativas. Compilar y distribuir informacin acerca del estado del incidente.

Mantener los archivos completos y precisos del incidente. Proporcionar servicios de fotocopiado al personal del incidente. Empacar y almacenar los archivos del incidente para cualquier finalidad legal, analtica o histrica. Consolidar informacin de todas las ramas y unidades de la estructura organizacional del incidente. Establecer todas las actividades de registro de recursos, suministros y servicios para el incidente; Preparar y procesar la informacin acerca de los cambios en el estado de los recursos, suministros y servicios en el incidente; Preparar y mantener todos los anuncios, cartas y listas que reflejen el estado actual y ubicacin de los recursos, suministros y servicios para el transporte y apoyo a los vehculos; Mantener una lista maestra de registro de llegadas de los recursos, suministros y servicios para el incidente.FUNCIONES

Elaborar y actualizar los planes de accin segn el numeral IV.I. de esta gua. Mantener informado al Comandante de Incidente acerca de las actividades especiales, incidente y ocurrencia.

PLAN DE ACCIN

Desarrollar los componentes operacionales de los Planes de Accin. Asignar el personal de Operaciones de acuerdo con los Planes de Accin, con sus respectivos jefes o coordinadores. Supervisar las operaciones. Determinar las necesidades y solicitar recursos, suministros o servicios adicionales.

Pgina 33 de 75

CDIGO MIG

CAE-GU-04

VERSIN

8

GUA PARA ELABORAR PLANES DE EMERGENCIA Y CONTINGENCIASRAMA


JEFE SECCIN

FUNCIONES

SECCIN DE LOGSTICA

Supervisar las acciones de abastecimiento, recepcin, almacenamiento, control y manejo de de inventarios. Coordinar las acciones de ingreso del pedido o solicitud de suministros, aislamiento de los suministros, transporte y entrega.

9

Identificar y adquirir los suministros que la entidad requiere para su operacin. Realizar las actividades necesarias para recibir todo tipo de suministro ya sea por prstamo, donacin, compra o reintegro. Realizar todas las actividades necesarias para guardar y conservar suministros en condiciones ptimas de calidad y distribucin interna en la bodega desde que llegan hasta que se requieren por el cliente final. Asegurar la confiabilidad de las existencias de suministros. Recibir, procesar y priorizar los pedidos de suministros y servicios para su posterior alistamiento o preparacin. Acondicionar de manera adecuada los suministros que satisfagan las necesidades de los clientes. Hacer llegar los suministros al sitio donde son necesarios. Identificar los servicios y necesidades de apoyo para las operaciones planificadas y esperadas. Tales como: instalaciones, informtica, medios de transporte, sistema de comunicacin y personal. Determinar el nivel de servicios requeridos para apoyar las operaciones. Revisar los Planes de Accin. Notificar a la Unidad de recursos acerca de las unidades de la seccin de logstica que sean activadas, incluyendo nombres y ubicaciones del personal asignado.FUNCIONES

JEFE SECCIN SECCIN DE ADMINISTRACIN FINANZAS

RAMA

SERVICIOS

Supervisar servicios y necesidades de apoyo para las operaciones planificadas y esperadas. Tales como: instalaciones, informtica, medios de transporte, sistema de comunicacin y personal. Mantener un registro de actividades de esta seccin e informar al Comandante de Incidentes.

11

DISTRIBUCIN

10

APROVISIONAMIENTO

Responsable de recopilar toda la informacin de los costos y de proporcionar presupuestos y recomendaciones de ahorros en el costo. Informar al Comandante de Incidente de las acciones que se han realizado en esta seccin.

Es responsable de justificar, controlar y registrar todos los gastos y de mantener al da la documentacin requerida para gestionar reembolsos. Desarrollar un plan operativo para el funcionamiento de las finanzas en el incidente. Mantener contacto diario con las instituciones en lo que respecta a asuntos financieros. Asegurar que todos los registros del tiempo del personal sean transmitidos a la institucin de acuerdo a las normas establecidas. Informar al personal administrativo sobre todo asunto de manejo de negocios del incidente que requiera atencin y proporcionarles el seguimiento antes de dejar el incidente.

9

Gua para el Manejo Logstico de Emergencias. PEB - DPAE. 2007. Pginas 9 39. Ibd. (8). Pginas 40 54. 11 Ibd. (8). Pginas 55 75.10

COSTOS Y PRESUPUESTOS

Pgina 34 de 75

CDIGO MIG

CAE-GU-04

VERSIN

8



b. Base de Datos. Es el consolidado de informacin del personal de la entidad, la cual permitir no slo realizar la activacin necesaria en caso de ser requerida para dar una atencin oportuna a la emergencia sino adems conocer la informacin familiar inmediata, que permita garantizar condiciones de seguridad y bienestar que redunden en la tranquilidad de los integrantes de la entidad que estn apoyando la emergencia. En esta base de datos es importante identificar a las personas que por sus condiciones o caractersticas (nios, ancianos, limitados fsicos o mentales, gestantes, entre otros) requieren de un manejo especial. Este debe ser un formato en donde se identifique el nombre, telfonos, celulares, avanteles, correo electrnico, datos de familiares, entre otros. Adicionalmente, se deben identificar las entidades que hacen parte del SDPAE12 aledaas a su Organizacin o las entidades de su localidad (Comit Local de Emergencias CLE13) y generar un directorio telefnico externo de apoyo. (Ver Anexo 3). El Responsable de esta base de datos en la estructura organizacional para la atencin de emergencias es el Jefe de Logstica.

2. Procedimiento de Coordinacin segn Niveles de Emergencia.A nivel distrital se define la clasificacin de emergencias14, la cual busca guiar la primera respuesta y facilitar la organizacin rpida de las entidades operativas del SDPAE; mediante una escala ascendente de cinco (5) niveles de complejidad, esta clasificacin tiene como finalidad establecer la magnitud y complejidad de la emergencia en curso. En el caso de las Organizaciones, es importante que cada una construya sus propios niveles de Emergencias, para el desarrollo de los procedimientos internos de respuesta que se definen en los Planes de Accin. De igual forma, la estructura organizacional para la atencin y administracin de emergencias est directamente relacionada con los niveles de emergencias establecidos. La estructura se ampla o se contrae segn el nivel definido.

12

Captulo III del decreto 332 del 2004, Por el cual se organiza el rgimen y el sistema para la prevencin y atencin de emergencias en Bogot D.C. Artculo 32 del Decreto 332 del 2004. 14 Resolucin 137 del 2007 del FOPAE. Se adopta el Plan de Emergencias de Bogot - PEB13

Pgina 35 de 75

CDIGO MIG

CAE-GU-04

VERSIN

8



a. Procedimiento General de Articulacin con el SDPAE. DIAGRAMA DE FLUJOSe presenta el Incidente o emergencia

ACCIONES Se identifica el tipo de incidente o emergencia. Se activan los Planes de Contingencias y de Accin. Evaluar la situacin, si se superan las capacidades operativas y existen posibilidades de generar impactos negativos tanto a su Organizacin como a la comunidad aledaa. Se desarrollan los Planes de Contingencias y de Accin. Control de la situacin. Requiere de apoyo externo. Se informa al SDPAE por medio de la lnea 123. Directorio Telefnico. Se activa el SDPAE, segn los requerimientos del evento. Evaluar la situacin y se controla por medio de los Protocolos Distritales de Respuesta.

RESPONSABLE Organizacin.

Se activa el Plan de Emergencias de la Organizacin

Organizacin.

Se superan las capacidades operativas de su Plan de Emergencias?NO

Organizacin.

SI

Control del Evento

Organizacin.

NO

Se requiere apoyo del SDPAE?SI

Organizacin.

Se activa el SDPAE.

SDPAE

Control del Evento

SDPAE

Es de suma importancia que las Organizaciones den a conocer su Plan de Emergencia y Contingencias, ante el Comit Local de Emergencias CLE15, del cual hacen parte y prestar apoyo cuando este lo requiera.

15

Articulo 32, Decreto 332 del 2004. El Comit Local de Emergencia CLE. En cada una de las localidades del Distrito funcionar, como instancia de coordinacin y consulta de la administracin local.Pgina 36 de 75

CDIGO MIG

CAE-GU-04

VERSIN

8

GUA PARA ELABORAR PLANES DE EMERGENCIA Y CONTINGENCIAS b. Comits de Ayuda Mutua - CAM.


El CAM es un trabajo conjunto con Organizaciones localizadas en la misma zona geogrfica y con el respectivo CLE, el cual puede ser fortalecido mediante mecanismos de ayuda mutua. Lo importante de esta articulacin es familiarizar a la Organizacin con una estrategia que complemente su Plan de Emergencia y Contingencias.

Los principios en los que se fundamenta el Plan de Ayuda Mutua - PAM son: Instaurar un convenio de ayuda mutua entre las Organizaciones, suscrito a nivel gerencial y/o como compromiso de asociacin. Delimitacin de los suministros, recursos y servicios para la atencin de emergencias, que cada Organizacin est dispuesta a facilitar para el servicio de los dems sin deterioro de las condiciones mismas de seguridad. Compromiso de compensacin econmica o reintegro de los materiales o equipos consumidos, daados o deteriorados en el control de una emergencia por una Organizacin en beneficio

GUÍA PARA ELABORAR PLANES DE EMERGENCIA Y CONTINGENCIAS

Documents

Transcript of GUÍA PARA ELABORAR PLANES DE EMERGENCIA Y CONTINGENCIAS