GUIA PARA EL SEGUIMIENTO DEL PROYECTO DE FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL DE LAS ALIANZAS FINANCIADAS EN EL MARCO DE LAS CONVOCATORIAS

778 Y 792 DE 2017 DEL PROGRAMA COLOMBIA CIENTÍFICA

INDICE

1. INTRODUCCIÓN 2. Insumos de entrada para el seguimiento de los proyectos de fortalecimiento institucional

2.1. Descripción de insumos de entrada 2.1.1 Cuantificación de la producción científica base de la alianza 2.1.2 Índice IDI – Índice de Docencia, Investigación e Internacionalización Investigación 2.1.3 Estado en acreditación 2.1.4 Indicadores del sector productivo

3. Línea base de las alianzas 4. Herramienta para la planeación del proyecto de fortalecimiento institucional 5. METODOLOGÍA DE SEGUIMENTO Y REPORTE DE INFORMACIÓN

5.1 Definiciones aplicables al esquema de seguimiento 5.3 Objetivos del proceso de seguimiento 5.4 Actores en el proceso de seguimiento 5.5 Documentos insumo del proceso de seguimiento

6. Proceso de seguimiento y cierre del proyecto 6.1 Seguimiento

7. Estructura del seguimiento proyecto de Fortalecimiento Institucional 7.1 Canales de comunicación: 7.2 Taller de inicio 7.3. Convocatoria a reuniones y visitas de seguimiento

i. Reuniones mensuales de seguimiento: ii. Reuniones trimestrales de seguimiento iii. Visitas de seguimiento iv. Reuniones extraordinarias

7.4 Informes de avance de ejecución: 7.5 Alcance de los conceptos emitidos en el seguimiento 7.6 Cierre del proyecto de Fortalecimiento Institucional

i. Evaluación del Informe Final Técnico ii. Emisión del concepto técnico del Informe Final del Componente de Fortalecimiento Institucional

8. Situaciones críticas en la ejecución 9. Reporte de avance de Indicadores de Objetivo del Programa PACES-Colombia Científica:

9.1 Componente: Fondos concursables para investigación, desarrollo experimental, tecnológico o innovación (Ecosistema Científico)

9.1.1 Reporte de avance de Indicadores de Objetivo de Programa PACES – Colombia Científica 9.1.2. Reporte de avance de Resultados Intermedios del Programa PACES – Colombia Científica 10. Gestión de cambios 11. Anexos 1. INTRODUCCIÓN

El programa Colombia Científica es una ambiciosa apuesta del Gobierno Nacional liderada por cuatro entidades: el Departamento Administrativo de Ciencia, Tecnología e Innovación -Colciencias, el Ministerio de Educación Nacional, el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo y el Instituto Colombiano de Crédito Educativo y Estudios Técnicos en el Exterior — ICETEX. Este programa se constituye en un referente de trabajo colaborativo y de coordinación institucional para lograr consolidar acciones de alto impacto para nuestra sociedad, enfocado en mejorar la calidad de la Educación Superior y promover el desarrollo productivo y competitivo de nuestras regiones, empresas y entidades articuladoras del sector productivo a través de la Ciencia, la Tecnología y la Innovación. Tal como lo establece su objetivo general, este busca contribuir al mejoramiento de la calidad de las IES participantes a través del fortalecimiento institucional y el desarrollo de actividades de internacionalización, investigación, desarrollo tecnológico e innovación, a través la creación de alianzas que aporten soluciones a las necesidades del país en focos estratégicos definidos. Por consiguiente, se espera que como resultado del programa se contribuya al mejoramiento de indicadores relevantes para la calidad de las Instituciones de Educación Superior tales como Investigación, Docencia e Internacionalización. Recordemos que un ecosistema científico debe cumplir 3 condiciones fundamentales: - Sostenibilidad: relacionado al medio ambiente en el que se desarrollan los programas - Interacción: con los diferentes actores económicos, académico- investigativos y sociales, que establecen un mercado de bienes y servicios basados en conocimiento y que genera soluciones. - Adaptabilidad: en relación con los entornos cambiantes En el marco de la implementación del programa Colombia Científica, se dio apertura a las convocatorias 778 y 792 de 2017, en las cuales se estableció que las Instituciones interesadas en participar en las convocatorias de Ecosistema científico, debían estructurar un proyecto de fortalecimiento institucional, concebido como la herramienta de planeación a través de la cual, se alinean las actividades desarrolladas por la iniciativa propuesta, con los productos y resultados esperados que contribuirán al mejoramiento de la calidad de las IES participantes. El proyecto de fortalecimiento institucional es un hito en el diseño de convocatorias para cofinanciar proyectos de investigación, desarrollo tecnológico e innovación en el país, puesto que por primera vez se promueve un modelo para desarrollar e implementar actividades que incentiven la articulación y colaboración entre diversos actores de Educación Superior (IES acreditadas y no acreditadas), y/o centros de investigación, desarrollo tecnológico e innovación nacionales e internacionales y

entidades del sector productivo, con la finalidad de generar resultados conjuntos que permitan el beneficio potencial para todos los actores de la alianza, así como la consolidación y sostenibilidad del ecosistema científico planteado. En este sentido, se ha definido una instancia general de acompañamiento y seguimiento a la ejecución de los programas financiados de las convocatorias, que busca propender por la adecuada ejecución. Colciencias asume en el marco de los contratos suscritos con las respectivas alianzas, la supervisión general de los programas financiados con el apoyo del Ministerio de Educación Nacional quien contribuirá a valorar como el avance en la ejecución de los programas de investigación, desarrollo tecnológico y/o de innovación, impacte positivamente el mejoramiento de indicadores de las IES colombianas participantes en los ecosistemas. Por su parte, el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo contribuirá a valorar como el avance en la ejecución de los programas impacta positivamente la relación entre el sector productivo y académico a través del incremento de acciones de transferencia de conocimiento y tecnología y condiciones para impulsar la innovación empresarial que deriven en mejoras en el bienestar de la población y la sostenibilidad del territorio. Es por ello que este documento tiene por objeto señalar los procedimientos e instrumentos que brindarán a las alianzas información relevante, relacionada con el desarrollo del proceso de seguimiento a la ejecución de los programas financiados de las Convocatorias 778 y 792 de Ecosistema Científico operadas por Colciencias, para el componente de Fortalecimiento Institucional. 2. Insumos de entrada para el seguimiento de los proyectos de fortalecimiento institucional Como insumos para el seguimiento serán tenidos en cuenta los siguientes: - Cuantificación de la Producción científica base de la alianza. - Índice IDI – Índice de Docencia, Investigación e Internacionalización

Investigación - Estado en materia de acreditación institucional - Indicadores del sector productivo Con estos insumos, se contará con una línea base para cada alianza, que permitirá identificar los compromisos y efectuar el seguimiento. 2.1. Descripción de insumos de entrada 2.1.1 Cuantificación de la producción científica base de la alianza Como primer insumo, se efectuó la cuantificación de la producción científica base de la alianza, a partir de la producción reportada por un equipo de investigadores que hacen parte de cada

una de las alianzas de acuerdo con los lineamientos indicados en los Términos de Referencia de la convocatoria 778 y 792. El procedimiento que se llevó a cabo para construcción de la línea base, consistió en cuantificar la producción científica de cada uno de los investigadores registrados en cada una de las alianzas, específicamente en cuanto a lo que respecta a productos de Nuevo Conocimiento – NC (artículos, libros, capítulos de libros, diseño industrial, entre otros) y Desarrollo Tecnológico e Innovación – DTI (secreto empresarial, software, normatividad de espectro radioeléctrico, entre otros). Una vez obtenidos los datos, se procedió a hacer el conteo de productos en cada una de las categorías que están incluidas dentro de NC y DTI para cada una de las alianzas; posteriormente, estos valores son multiplicados por un peso específico establecido por la convocatoria (ver tabla 1) con el propósito de generar una equivalencia con respecto al producto ”artículo de investigación con calidad A1 de NC”, lo que quiere decir que los valores finales están en términos de artículos A1; estos resultados son sumados para obtener un único valor que es el que se fija como línea base. Finalmente, teniendo la línea base de cada una de las alianzas, se procedió a revisar la producción científica esperada, propuesta por las IES de la alianza al terminar la convocatoria, este valor es dividido sobre el valor de la línea base y de acuerdo a ello se verifica en qué proporción las IES de cada alianza de manera conjunta esperan aumentar su producción con respecto a la producción inicial que tienen registrada en COLCIENCIAS. Cabe anotar que, no todos los productos de NC y DTI hacen parte del conteo, sino únicamente los que fueron contemplados dentro de cada convocatoria de Ecosistema Científico (ver tabla 1).

TABLA 1. Equivalencia de los productos con respecto al artículo de investigación con calidad

A1 Nuevo conocimiento.

Equivalencia de los productos con respecto al Artículo de investigación Con calidad A1 Nuevo conocimiento

Peso

Artículos de investigación con Calidad A1 1

Artículos de investigación con Calidad A 0,6

Artículos de investigación con Calidad B 0,35

Artículos de investigación con Calidad C 0,2

Libros resultados de investigación con Calidad A1 3

Libros resultados de investigación con Calidad A 2,7

Libros resultados de investigación con Calidad B 2,4

Capítulos de libro A1 0,6

Capítulos de libro A 0,54

Capítulos de libro B 0,48

Patentes de invención con calidad A1 5

Modelos de utilidad con calidad A1 3,5

2.1.2 Índice IDI – Índice de Docencia, Investigación e Internacionalización Investigación Se propone como una forma de medir el fortalecimiento institucional de las IES participantes en el programa de Ecosistema Científico; este índice se calcula a nivel institucional.

INDICADOR VARIABLES REQUERIDAS FUENTE

Formación de Recurso Humano

Valor de los productos de FRH de la IES

COLCIENCIAS- Convocatoria 737

Proporción de Investigadores

Investigadores Reconocidos y Clasificados

COLCIENCIAS- Convocatoria 737

Total Docentes por IES SNIES

NC y DTI Valor de los productos de NC y DTI de la IES

COLCIENCIAS- Convocatoria 737

Citaciones Citaciones de la IES OCyT

Total de Artículos de la IES COLCIENCIAS- Convocatoria 737

Docencia

INDICADOR VARIABLE FUENTE

Formación Docente

Docentes con maestría IES

SNIES Docentes con doctorado IES

Total Docentes de la IES

Internacionalización

INDICADOR VARIABLE FUENTE

Variedad vegetal con calidad A1 5

Variedad vegetal con calidad A 3

Nueva raza animal con calidad A 3

Productos de creación en artes, arquitectura y diseño con calidad A1 1

Diseño industrial con calidad A 0,35

Esquema de trazado de circuito integrado con calidad A 0,35

Software con calidad A 0,35

Planta piloto con calidad A 0,35

Signos distintivos 0,35

Secreto empresarial 1

Empresas de base tecnológica Spin off o start-up 1

Movilidad Entrante de Estudiantes, Movilidad Saliente de Estudiantes

Estudiantes entrantes a la IES por más de 90 días

SNIES

Estudiantes salientes de la IES por más de 90 días

SNIES

Total, de Estudiantes SNIES

Coautorías

Coautorías de la IES OCyT

Total, de Artículos de la IES COLCIENCIAS- Convocatoria 781

El índice IDI otorgará pesos equivalentes a sus tres dimensiones y de manera más específica a los indicadores dentro de cada dimensión

DIMENSIONES PESO

Investigación 33%

Docencia 33%

Internacionalización 34%

𝑉𝑎𝑟𝑖𝑎𝑐𝑖ó𝑛 𝑑𝑒𝑙 𝐼𝐷𝐼 (∆𝐼𝐷𝐼) = 𝐼𝐷𝐼𝑎ñ𝑜 𝑠𝑒𝑔𝑢𝑖𝑚𝑖𝑒𝑛𝑡𝑜

𝐼𝐷𝐼𝑎ñ𝑜 𝑏𝑎𝑠𝑒

El primer indicador objetivo de desarrollo del proyecto acordado con el Banco Mundial corresponde al conteo de las variaciones del IDI superiores a cero (∆𝐼𝐷𝐼 > 0). Cabe aclarar que el IDI, mide el desempeño general de las IES no los impactos directos del fortalecimiento de la alianza a causa del programa. 2.1.3 Estado en materia de acreditación institucional Como parte de la información de los insumos, se indica por alianza los principales indicadores relacionados con el estado actual de las IES participantes de la alianza en materia:

- Total de programas de pregrado y posgrado, - Programas acreditados, - Programas acreditables.

2.1.4 Indicadores del sector productivo Como parte de los insumos de entrada, se podrá considerar la siguiente información relacionada con el sector productivo: - Incremento en la productividad, competitividad y sostenibilidad de las empresas y

entidades del sector productivo participantes

- Mejora en la participación, intercambio y articulación entre sector productivo y las IES - Incremento en la sofisticación y diversificación de los productos o servicios nuevos o

mejorados

3. Línea base de las alianzas La línea base de cada alianza, estará conformada por los insumos de entrada, que se relacionan a continuación: - Cuantificación de la Producción científica base de la alianza. - Índice IDI por alianza - Estado en materia de acreditación institucional - Indicadores del sector productivo Este documento contiene información fundamental para la planeación de las actividades de la alianza pero además, para tener un marco de referencia en el establecimiento de las metas en materia de producción científica, variaciones en indicadores específicos de calidad de Educación Superior y acreditación institucional y su influencia articuladora con el sector productivo. En cuanto a la cuantificación de la línea base, cabe indicar que se calcula de acuerdo al equipo mínimo de investigadores de acuerdo con lo descrito en la adenda 1, anexo 4 de los TDR de la convocatoria 778 de 2017 y en el anexo 4 de los TDR de la convocatoria 792 de 2017. 4. Herramienta para la planeación del proyecto de fortalecimiento institucional El Plan Operativo de Fortalecimiento Institucional – POFI Se constituye en el documento principal para el proceso de seguimiento y supervisión del proyecto de fortalecimiento institucional cuyo contenido abarca: ✓ Objetivo General ✓ Objetivos específicos ✓ Actividades ✓ Resultados ✓ Indicadores que miden el resultado ✓ Productos asociados ✓ Tipo de producto (intermedio-final) ✓ Responsables ✓ Medio de verificación ✓ Cronograma 5. METODOLOGÍA DE SEGUIMENTO Y REPORTE DE INFORMACIÓN 5.1 Definiciones aplicables al esquema de seguimiento

En el contexto de esta guía, consideramos importante relacionar los siguientes elementos, son conocidos por los participantes, y otros son introducidos por primera vez, sobre los cuales se construirán las bases de las actividades de seguimiento a las alianzas. ▪ Contrato derivado: Documento que contiene el acuerdo contractual, compromisos y responsabilidades entre el ejecutor y la instancia contratante del programa. ▪ Indicadores de resultado: Corresponden a los indicadores que permiten expresar y medir los logros obtenidos con relación a los objetivos, metas y resultados planteados. Es posible distinguir entre resultados intermedios y resultados de finales o de impacto. En el marco del proyecto de fortalecimiento institucional, corresponden a los indicadores precisados en el diligenciamiento del anexo 4 de los términos de referencia “Contenidos de la propuesta” y detallados en Plan Operativo de Fortalecimiento Institucional – POFI. ▪ Formato de presentación de informes: Documento que relaciona el esquema y contenido de la información mínima a presentar para la emisión de informes de avance y final por parte de la alianza ejecutora del programa. ▪ Resultados y productos esperados: Corresponden a los entregables del programa, ya sean tangibles o intangibles, con la característica de ser medibles y verificables, que completan el desarrollo de una o varias actividades. ▪ Mecanismos de transferencia de conocimiento y/o tecnología: La Transferencia de Conocimiento y Tecnología -TCT, comprende conjunto de actividades dirigidas a la difusión de conocimientos, experiencia y habilidades con el fin de facilitar el uso, la aplicación y la explotación del conocimiento y las capacidades entre un proveedor o fuente quien provee el conocimiento o la tecnología y un recepto quien lo recibe. El Proceso de transferencia implica técnicas y medios como los contratos de investigación, la consultoría-asesoría, los contratos de licencias, pasantías de investigadores, nuevos proyectos empresariales (spin-offs) o líneas de negocio, entre otros, para facilitar el flujo de conocimiento típicamente desde la academia hacia el sector productivo ▪ Esquema de Gobernanza: Corresponde a los mecanismos, procesos y reglas para denominar el modo de tomar decisiones y gobernarse por parte de la alianza de un programa, donde la dirección y forma de organizarse, es resultado de la deliberación conjunta, interacción, interdependencia, coproducción, corresponsabilidad y asociación entre los distintos actores. El esquema definido debe plasmar la dinámica de relaciones horizontales y verticales entre los aliados que favorece su participación en las decisiones y la sostenibilidad del conjunto. ▪ Subdirector del proyecto de fortalecimiento institucional: Subdirector designado por la alianza para orientar las acciones del proyecto, encargado de la gestión y cumplimiento del plan de fortalecimiento institucional para las IES y el sector productivo. ▪ Acción correctiva: Medida para controlar, corregir y hacer frente a las consecuencias que puede traer el incumplimiento de uno o varios requisitos o estándares de resultados esperados. ▪ Cierre del proyecto: Corresponde a las acciones adelantadas con el fin de verificar la obtención de los resultados planteados y el cumplimiento de las obligaciones contractuales en los componentes técnico y financiero, para proceder con la liquidación del contrato de ejecución suscrito en el marco integral del proyecto. ▪ Institución y/o centro de investigación, desarrollo tecnológico y/o innovación internacional: Institución internacional ubicada dentro de cualquiera de los escalafones ARWU (Academic Ranking of World Universities): ARWU 2016, ARWU-Field 2016 o ARWU Subject Ranking 2016 ó instituciones de investigación calificadas por el Nature Index. Para el caso de

los centros de investigación, desarrollo tecnológico y/o innovación, aquellos ubicados dentro de los 25 primeros puestos publicados por el Thomson Reuters 20173, que cuente con experiencia demostrada en el área de la línea temática del foco estratégico en el cual se inscribe la propuesta ▪ Sector productivo: Referente a entidad articulada con la alianza que puede ser persona jurídica de economía mixta, pública o privada, entre los que se identifican los siguientes dos tipos de actores potenciales: 1) Empresas (Gran empresa y Mipymes) y; 2) Entidades Articuladoras tales como como Entidades Públicas, Cámaras de Comercio y Organizaciones sin Ánimo de Lucro (Asociaciones o Corporaciones, Fundaciones, Agremiaciones y Organizaciones Solidarias de Desarrollo). 5.2 Enfoque del concepto de seguimiento a los programas EL proceso de seguimiento y acompañamiento al componente será efectuado recogiendo las buenas prácticas de procesos de seguimiento y control tradicionales aplicados a proyectos de I+D+i, ampliando el concepto hacia la orientación y monitoreo en aras de que cada alianza, maximice sus acciones y resultados de fortalecimiento conjunto y para cada una de las entidades participantes en los programas. Se entenderá entonces el proceso de Seguimiento del componente de Fortalecimiento institucional en el marco de las convocatorias de Ecosistema Científico, como la actividad de orientación, acompañamiento, supervisión y control, que tiene como propósito verificar el cumplimiento integral de las metas propuestas. 5.3 Objetivos del proceso de seguimiento El esquema de acompañamiento y seguimiento presentado en esta guía tiene los siguientes objetivos:

▪ Brindar los elementos de soporte a las alianzas financiadas con el fin de que puedan desarrollar de manera idónea todas las actividades previstas y la obtención satisfactoria de los resultados esperados.

▪ Acompañar el desarrollo de la ejecución del proyecto de fortalecimiento institucional ante consultas y requerimientos de la alianza ejecutora, para establecer el estado de avance, identificar puntos críticos oportunidades de mejora y recomendaciones.

▪ Verificar el cumplimiento de los resultados y productos en el marco del proyecto de fortalecimiento institucional.

5.4 Actores en el proceso de seguimiento ▪ IES ancla, acreditadas y no acreditadas

Director científico Subdirector del proyecto de fortalecimiento institucional

▪ Sector productivo Investigador o enlace

▪ Colciencias

Supervisor del contrato

▪ Ministerios Equipo técnico MEN y MINCIT Profesional técnico que efectúa la interlocución con los ministerios

5.5 Documentos insumo del proceso de seguimiento 1. Términos de Referencia de la Convocatoria y sus anexos 2. Proyecto de Fortalecimiento institucional formulado 3. Concepto de Evaluación emitido por el par evaluador 4. Memorando de solicitud de Contratación 5. Contrato 6. Plan Operativo de Fortalecimiento Institucional – POFI 7. Línea base de la alianza A continuación, se específica el contenido de algunos de los documentos que son insumo para el proceso de seguimiento: - Plan Operativo de Fortalecimiento Institucional – POFI: : Este documento consiste en una

matriz de marco lógico en la cual los ejecutores de las alianzas relacionan los objetivos del proyecto, actividades asociadas, resultados y productos esperados de fortalecimiento institucional, así como la fecha en que se obtendrán, como punto de partida para efectuar un acompañamiento permanente al logro de los objetivos propuestos. (Anexo). Este Plan de fortalecimiento es entregado por cada IES ancla en el primer trimestre de inicio de la ejecución del proyecto.Para efectos de la instancia de seguimiento, se tendrá en cuenta una ponderación de los pesos de las actividades que conforman un objetivo específico e igualmente del peso específico de cada objetivo en el cumplimiento del objetivo general establecido por cada alianza y que establece además de un proceso cronológico de actividades, la importancia de cada una de ellas dentro de todo el proceso de ejecución del plan de fortalecimiento institucional permitiendo evidenciar los avances significativos al igual que las dificultades y/o demoras en la ejecución.

- Línea base de resultados de investigación de la alianza: Este valor, se obtiene con base en la producción agregada de un grupo de por lo menos (19 investigadores), calculándose como la suma ponderada de los productos de nuevo conocimiento y desarrollo tecnológico e innovación, validados y calificados en la Convocatoria 737 de 2015, y generados por los investigadores miembros del equipo ejecutor de la propuesta durante el periodo comprendido entre el 1º de agosto de 2013 y 31 de julio de 2015. Cada producto es contabilizado solamente una vez en la eventualidad que se encuentre registrado en varias hojas de vida de integrantes del equipo ejecutor. La metodología fue explicada previamente.

6. Proceso de seguimiento y cierre del proyecto 6.1 Seguimiento El proyecto de fortalecimiento institucional como parte integral del programa financiado, será objeto de la supervisión por parte del gestor del Programa Nacional que tenga a cargo dicha

función en Colciencias. De otra parte, el seguimiento y monitoreo se aplicará de manera constante y a través de diversas interacciones entre los actores mencionados el numeral 5.4, a través de las cuales se validará si se están implementando las actividades previstas, cuánto se está avanzando para el logro de los resultados y productos proyectados, la calidad de los mismos y el cumplimiento de las obligaciones establecidas.

Niveles de Seguimiento proyecto de Fortalecimiento Institucional

Las actividades previstas en el esquema de seguimiento y cierre son: 1. Acompañamiento a la ejecución: Consiste en el desarrollo de actividades de orientación y retroalimentación a los actores de la alianza en las diversas etapas de implementación. 2. El seguimiento y verificación de resultados: Se realiza sobre el cumplimiento de las actividades y resultados, entregables, diseño metodológico y/o metodologías existentes a llevar a cabo, y demás obligaciones establecidas en el proyecto de fortalecimiento Institucional. En este sentido, el Ministerio de Educación Nacional en el marco de las obligaciones y compromisos relacionados en el convenio suscrito entre las 4 entidades del Gobierno que lideran el programa Colombia Científica, tiene a cargo el seguimiento a los indicadores asociados al mejoramiento de la calidad de las instituciones de Educación Superior en el marco del programa. Por su parte, el Ministerio de Comercio, Industria Y Turismo, en el marco de las obligaciones y compromisos relacionados en el convenio, tiene a cargo el seguimiento, la validación y articulación con el sector productivo.

Nivel 1: Supervisión integral al programa

Nivel 2: Seguimiento al proyecto de Fortalecimiento Institucional

Programa de la Alianza

Proyecto de Fortalecimiento Institucional

Proyecto 1

Proyecto 2

Proyecto N

Niv

el 1

: Su

pe

rvis

ión

in

tegr

al a

l pro

gram

a

Para facilitar la comunicación entre los actores, Se contará con un interlocutor que articulará la interacción con los ministerios, soportándose a nivel técnico con un representante de la Dirección de Fomento a la Educación Superior del Ministerio de Educación Nacional y con un representante de la Dirección de Productividad y Competitividad del Ministerio de Comercio, Industria y turismo. 3. Validación para el cierre: La etapa de cierre del proyecto contempla la realización de acciones necesarias con el fin de verificar la obtención de los resultados planteados y el cumplimiento de las obligaciones contractuales en el componente de fortalecimiento institucional, con el fin de proceder con la emisión de concepto favorable que facilite el proceso liquidación del contrato. 7. Estructura del seguimiento proyecto de Fortalecimiento Institucional Como punto de partida, las alianzas han planteado un esquema de gobernanza, a través del cual han definido las instancias y procesos relacionados con la toma de decisiones y rol de los actores en la instancia de ejecución. A lo largo de la cadena de interacciones, se pueden identificar 3 actores centrales: las entidades de la alianza, el Director Científico y el Subdirector de Fortalecimiento Institucional, como representantes de la alianza ante las instancias de seguimiento y supervisión y los actores que llevan a cabo los procesos de seguimiento y supervisión.

Esquema de relaciones de Fortalecimiento Institucional

El proceso de seguimiento a los proyectos de FI consta de los siguientes elementos y actividades: a) Canales de comunicación b) Taller de inicio c) Convocatoria a reuniones y visitas de seguimiento

i. Reuniones mensuales de seguimiento

Dir. Científico

Coordinador

administrativo

Inv. Principal

Proyecto X

POAI POFI

+

Acompañamiento y seguimiento

MEN

Dir.

Fomento

MinCIT

Dir. Prod. y

Competitiv.

IES

ANCLA

Supervisor

contrato

+

Profesional de

seguimiento

Reuniones mensuales de seguimiento a la ejecución

Reuniones

específicas

Profesional

técnico

Subdirector

Fortalecimiento

institucional

Pla

n V

iew

Planview Formato matriz

MinutaProyecto FI

Doc. requerida

Informe de avance semestral: Técnico científico y Fortalecimiento Inst.

IES

ANCLA

ii. Reuniones trimestrales de seguimiento iii. Visitas de seguimiento iv. Reuniones extraordinarias

d) Informes de avance de ejecución e) Alcance de los conceptos emitidos al seguimiento. f) Cierre de Proyecto 7.1 Canales de comunicación: Con el fin de establecer los canales efectivos, entre los actores que participan en el esquema de seguimiento a los proyectos de Fortalecimiento institucional, se han definido los siguientes canales de comunicación. ▪ Correo electrónico para la interacción del Subdirector del proyecto de

Fortalecimiento institucional y el interlocutor de la instancia de seguimiento. ▪ Comunicación a través de medios o plataformas virtuales para la celebración

de reuniones de seguimiento. ▪ Comunicaciones oficiales escritas de solicitud ó remisión de informes. ▪ Correo electrónico de anuncio de visitas de seguimiento. ▪ Correo electrónico para coordinación de aspectos logísticos relacionados

con reuniones o visitas. ▪ Interacción presencial entre los actores que participan en el esquema de

seguimiento a los proyectos de Fortalecimiento institucional. Es importante indicar que todas las comunicaciones enviadas por parte del subdirector de fortalecimiento institucional, deben ser copiadas al director científico de la alianza para su respectivo conocimiento. 7.2 Taller de inicio Durante el primer bimestre de ejecución del programa, se realizará un taller de inicio respecto al componente de Fortalecimiento Institucional, en el que se abordarán:

- Los conceptos en que se basó el diseño del proyecto FI: la visión de articulación y esquema de gobernanza, los mecanismos específicos de transferencia de conocimiento y/o tecnología entre los actores, y acciones previstas para el fortalecimiento y sostenibilidad de cada actor y la alianza como conjunto.

- Descripción del contenido de la Guía para el seguimiento del componente de Fortalecimiento Institucional

- Aclaración de preguntas relativas a la instancia de seguimiento y supervisión - Retroalimentación al Plan Operativo de Fortalecimiento Institucional – POFI de cada

alianza, en formato de mesas de trabajo 7.3 Convocatoria a reuniones y visitas de seguimiento Las reuniones y visitas de seguimiento se convierten en un mecanismo clave en la comunicación entre los miembros de la alianza y la instancia de seguimiento del proyecto de FI.

i. Reuniones mensuales de seguimiento: En el desarrollo de las reuniones previstas en el esquema de seguimiento técnico-científico se tiene previsto contar con el acompañamiento por parte del profesional técnico que efectúa la interlocución con los ministerios, con el objetivo de acompañar los avances progresivos y construir reportes de avance global de los Ecosistemas Científicos. ii. Reuniones trimestrales de seguimiento Se convocará a reuniones trimestrales de seguimiento del proyecto de FI, para lo cual el profesional técnico que efectúa la interlocución con los ministerios, enviará comunicación vía mail al subdirector de fortalecimiento institucional con copia al director científico y al supervisor del contrato, con la agenda a tratar y asistentes, con ocho (8) días calendario de anticipación. Como propósitos de las reuniones se establecen:

- Revisión del estado de avance de la ejecución del proyecto de Fortalecimiento Institucional y/o situaciones específicas derivadas de la misma. En caso de presentarse incumplimientos en la presentación de la información de forma oportuna, se deberá presentar justificación detallada en un periodo no superior a diez (10) días calendario.

- Orientación y acompañamiento en la aclaración de inquietudes relacionadas con indicadores, productos y resultados establecidos en el POFI.

- Validación del nivel de participación de los actores de la alianza en el proceso de Fortalecimiento Institucional.

- Informar al profesional técnico que efectúa la interlocución con los ministerios, sobre la necesidad de efectuar ajustes o modificaciones que requiera el POFI. Sin embargo es importante aclarar que todos los cambios o ajustes requeridos deberán ser aprobados por parte del supervisor del contrato de acuerdo con los mecanismos establecidos por Colciencias para tal fin.

- Detectar actividades y resultados esperados parciales no conformes y determinar acciones correctivas para los mismos.

- Realizar recomendaciones de acuerdo al avance en la ejecución.

iii. Visitas de seguimiento Las visitas de seguimiento se realizarán de manera presencial. Para ello, el profesional técnico que efectúa la interlocución con los ministerios, remitirá comunicación oficial dirigida al subdirector de fortalecimiento institucional con copia al director científico y al supervisor del contrato. En la que informa la fecha prevista para la realización de la misma, la agenda prevista y los asistentes, con quince (15) días calendario de anticipación a su realización.

En el caso de las visitas de seguimiento, estas se llevarán a cabo con una periodicidad semestral. La duración de cada visita dependerá del grado de complejidad del proyecto de FI. En estas visitas se pretende:

- Revisión del estado de avance de la ejecución del proyecto de Fortalecimiento Institucional y/o situaciones específicas derivadas de la misma para el periodo de referencia.

- Reunión y/o visita a IES acreditadas, IES no acreditadas, entidades articuladoras o aliados del sector productivo, que permita validar su participación en las actividades del proyecto de fortalecimiento institucional, conocimiento del proyecto y su contribución al logro de los resultados planteados. Dicha validación se podrá efectuar a través de encuestas, entrevistas directas a los miembros de la alianza u otro instrumento de recolección de información.

- Verificar el cumplimiento de los indicadores y resultados esperados frente al cronograma de actividades y con las condiciones cualitativas y cuantitativas establecidas en el proyecto de FI y de la matriz POFI. Para tal efecto se verificarán los documentos que soporten el desarrollo de las actividades establecidas en el cronograma del proyecto, tales como:

• Actas y listados de asistencia a reuniones en original.

• Planillas de control de asesorías y/o asistencias.

• Registro fotográfico.

• Documentos técnicos que soporten el desarrollo de las actividades (informes, acuerdos de propiedad intelectual, convenios, entre otros).

- Detectar actividades y resultados no conformes y recomendar acciones de mejora.

La segunda visita semestral corresponde a la visita anual. Esta se realizará en conjunto con el equipo técnico de Colciencias, con el fin de obtener un balance anual con una visión integral respecto del grado de avance general del programa. iv. Reuniones extraordinarias En el caso en el que surjan solicitudes de reuniones extraordinarias, como un requerimiento de la supervisión por parte de Colciencias ó recomendación de los ministerios, podrán citarse para realizarse en un plazo no mayor a 5 días hábiles en caso de llevarse a cabo de forma virtual a través de plataformas de comunicación remota o de 15 días en caso de ser presencial de acuerdo con la necesidad manifestada.

La coordinación de los aspectos logísticos para el desarrollo de las visitas extraordinarias se llevará cabo entre el subdirector de fortalecimiento institucional de la alianza y profesional técnico que efectúa la interlocución con los ministerios, informando de esta eventualidad al director científico y al supervisor del contrato. Dicha coordinación podrá ser efectuada a través de correo electrónico. Una vez coordinados los aspectos logísticos, el profesional técnico que efectúa la interlocución con los ministerios, remitirá al subdirector de fortalecimiento Institucional una comunicación oficial con copia al director científico y al supervisor del contrato, indicando la fecha establecida, la agenda a desarrollar, los asistentes y los requerimientos que se deben tener preparados para atender estas reuniones.

7.4 Informes de avance de ejecución: Los informes de avance del proyecto de fortalecimiento institucional están previstos con una frecuencia de (6) seis meses. Estos informes deberán ser presentados oportunamente en el formato remitido a la alianza por parte de Colciencias (ANEXO_1) en los plazos establecidos. Junto con el formato de informe definido para la presentación del avance del proyecto de FI, se tiene definido el anexo POFI_Avance, como herramienta de seguimiento al POFI en la cual se debe incluir la siguiente información: ✓ % de Avance objetivos específicos ✓ % de Avance actividad ✓ Descripción del avance En los informes de avance de ejecución del proyecto de Fortalecimiento Institucional, se deberán alimentar los indicadores cuantitativos y cualitativos, con el propósito de consolidar resultados de acuerdo a cada uno de los indicadores de resultado comprometidos por la alianza ejecutora, en el incremento de la calidad de la educación superior y los procesos de transferencia de conocimiento y/o tecnología que decantan en el incremento de la competitividad y productividad del sector productivo. Este informe debe ser radicado por parte el director científico al supervisor del contrato, en un plazo no mayor quince a (15) días calendario posteriores a la fecha de corte. Una vez recibido dicho informe, el supervisor del contrato remitirá a los equipos técnicos de los ministerios para su respectiva revisión y emisión de concepto. Una vez emita el concepto técnico de avance del proyecto de FI, se remitirá por parte de los ministerios dicho concepto al supervisor del contrato. Quién lo remitirá al director científico de la alianza, a través de comunicación oficial en la que se indiquen las observaciones y/o recomendaciones técnicas. en un plazo recomendado no mayor a diez (10) días hábiles. 7.5 Alcance de los conceptos emitidos en el seguimiento De acuerdo a las reuniones de avance, visitas y comunicaciones intercambiadas vía correo electrónico u oficio, e informes de avance, la alianza a través del subdirector de fortalecimiento, podrá solicitar conceptos técnicos según sus necesidades, como por ejemplo:

- Metodologías específicas para la ejecución de actividades y/o resultados

- Mecanismos para efectuar procesos de transferencia de conocimiento y/o tecnología.

- Articulación entre actores de la alianza. Estas solicitudes pueden ser remitidas por parte del subdirector de fortalecimiento institucional al profesional técnico que efectúa la interlocución con los ministerios, con copia al director científico y al supervisor del contrato.

Los conceptos técnicos que se emiten como respuesta a los requerimientos efectuados, no deberán entenderse como una instancia de co-ejecución sino como una instancia consultiva y de validación. En cuanto a los conceptos relacionados con los informes de avance presentados, se hará énfasis sobre los siguientes aspectos:

✓ Calidad de los entregables ✓ Cumplimiento del cronograma de actividades ✓ Ejecución de productos/resultados esperados frente a las condiciones cualitativas y

cuantitativas establecidas en la propuesta Este concepto será dirigido a la supervisión del contrato, para brindar elementos de información relacionada con el avance del proyecto FI como parte integral del programa financiado. El director científico deberá responder de acuerdo a los lineamientos brindados por el supervisor del contrato, los requerimientos relacionados en el concepto técnico, en los plazos definidos por parte del supervisor. 7.6. Cierre del proyecto de Fortalecimiento Institucional Una vez terminado el contrato por cumplimiento del objeto, por vencimiento del plazo de ejecución o por terminación anticipada, la supervisión procederá a emitir el concepto para su liquidación, para lo cual se adelantarán las siguientes actividades:

i. Evaluación del Informe Final Técnico

El director científico de la alianza deberá remitir al supervisor del contrato, el informe final del proyecto de Fortalecimiento Institucional. Los informes deberán ser presentados oportunamente, en el formato definido y dentro de los plazos establecidos así:

- Formato de Informe previsto para la presentación de avance técnico de ejecución con el respectivo POFI_AVANCE debidamente diligenciado en el cual se presente el avance en el cumplimiento de cada una de las actividades resultados esperados, indicando fechas de ejecución, porcentaje de avance de cada objetivo específico, actividad y/o resultado esperado, y otros actores beneficiados (si aplica).

- Soporte digital de cada uno de los resultados y productos esperados y fuentes de verificación.

En el informe final, se deberá evidenciar de manera suficiente el cumplimiento de los resultados de acuerdo a cada uno de los indicadores de resultado comprometidos por la alianza, relacionados con el incremento de la calidad en la educación superior y los procesos de transferencia de conocimiento y/o tecnología que decantan en el incremento de la competitividad y productividad.

El informe debe ser radicado por el director científico en los plazos y tiempos definidos por el supervisor del contrato.

ii. Emisión del concepto técnico del Informe Final del Componente de Fortalecimiento Institucional

Una vez radicado el informe final técnico del proyecto de fortalecimiento institucional, el supervisor del contrato remitirá dicho informe a los equipos técnicos de los ministerios, los cuales procederán a contactar un par evaluador del sector académico y un par evaluador del sector productivo para la evaluación del informe final indicando un plazo máximo de quince (15) días calendario para tal fin. Cuando se obtengan los resultados de la evaluación del informe del proyecto de Fortalecimiento Institucional, se preparará un oficio con el resultado de dicha evaluación dirigido al supervisor del contrato. Dicho concepto brindará al supervisor elementos relativos al cumplimiento total, parcial o incumplimiento del objeto del proyecto de Fortalecimiento Institucional. El supervisor del contrato remitirá la información consolidada de los resultados de la revisión y/o evaluación de la ejecución del programa al director científico, indicándole los tiempos y condiciones necesarias para las respectivas subsanaciones, comentarios y/o aclaraciones.

8. Situaciones críticas en la ejecución A continuación se presentan algunas variables o situaciones críticas en la ejecución para el seguimiento del proyecto de Fortalecimiento y plazos establecidos para formular e implementar acciones correctivas.

VARIABLE SITUACIÓN CRÍTICA PLAZOS

Equipo ejecutor No se cuenta con el 100% del equipo ejecutor aprobado para el proyecto

15 días calendario máximo de retraso para la vinculación del(os)

profesional(es) según cronograma establecido

Participación de actores de la alianza

No reporta la participación del 100% de las entidades del sector académico y productivo

Máximo 20% del plazo ejecución del proyecto

para abarcar la totalidad de actores de la alianza

fortalecidos

Informe de avance Presenta retraso mayor a un (1) mes en la entrega del informe de avance y documentación soporte

15 días calendario de plazo máximo para

entrega

Ejecución de cronograma

Presenta retraso mayor a un (1) mes en el desarrollo de actividades y desarrollo de los entregables

15 días calendario de plazo máximo para tomar

acciones correctivas

Ejecución de resultados esperados

Presenta retraso mayor a dos (2) meses en el cumplimiento de los indicadores o resultados esperados

15 días calendario de plazo máximo para tomar

acciones correctivas

Ejecución de recursos

Presenta retraso mayor a dos (2) meses en la ejecución de los recursos, frente al avance técnico del proyecto

15 días calendario de plazo máximo para tomar

acciones correctivas

VARIABLE SITUACIÓN CRÍTICA PLAZOS

Mecanismos de transferencia de conocimiento y/o tecnología

Los mecanismos establecidos no contemplan un adecuado flujo, interacción e intercambio de conocimiento entre las IES y los actores del sector productivo.

30 días calendario de plazo máximo para tomar

acciones correctivas

9. Reporte de avance de Indicadores de Objetivo del Programa PACES-Colombia Científica: A partir del primer año de ejecución y en una periodicidad anual, el Ministerio de Educación Nacional reportará la información al ICETEX, conforme los siguientes parámetros: De los cuatro Indicadores de Objeto de Desarrollo del Programa PACES, los siguientes dos indicadores apuntan al programa de Colombia Científica: 1. Porcentaje de IES de las alianzas que tienen un cambio positivo frente a sus resultados en los indicadores del actual índice de calidad en el desempeño educativo (basado en las variables de investigación, docencia e internacionalización) con respecto al año anterior. 2. Número de IES de las alianzas que inician proceso formal de acreditación institucional y se mantienen activas en el proyecto. A su vez, el programa PACES cuenta con una serie de Indicadores de Resultados Intermedios del Programa, asociados a cada componente: 9.1 Componente: Fondos concursables para investigación, desarrollo experimental, tecnológico o innovación (Ecosistema Científico) 1. Número de Investigadores que hayan participado en las alianzas. 2. Número de investigadores en instituciones NO acreditadas que hayan participado en las alianzas. 3. Porcentaje de avance, en el cumplimiento de los factores evaluados para la acreditación por parte del CNA en los Programas involucrados directamente por los ecosistemas que no tengan acreditación. 4. Porcentaje de alianzas que cumplen al 80% los indicadores de las alianzas. 5. Incremento de la producción científico-tecnológica resultado de la ejecución de los proyectos por parte de las alianzas. Estos indicadores son reportados desde la Dirección de fomento a través del equipo de Colombia Científica y el apoyo del equipo MIDE, quien se encargará de efectuar el seguimiento técnico y el reporte de estos. 9.1.1 Reporte de avance de Indicadores de Objetivo de Programa PACES – Colombia Científica

Nombre del Indicador Un

ida d

de

Me

did a Lín

ea

de

Ba se

Metas

Año 1 (marzo 2017

a febrero 2018)

Año 2 (marzo 2018 a febrero 2019)

Año 3 (marzo 2018 a febrero 2020)

Año 4 (marzo 2020 a febrero 2021)

Año 4 (marzo 2021 a febrero 2022)

1. Porcentaje de IES de las alianzas que tienen un cambio positivo frente a sus resultados en los indicadores del actual índice de calidad en el desempeño educativo (basado en las variables de investigación, docencia e internacionalización) con respecto al año anterior.

Po

rcen

taje

0%

0,0% 65,0% 70,0% 75,0% 80,0%

2. Número de IES de las alianzas que inician proceso formal de acreditación institucional y se mantienen activas en el proyecto.

Nú

mer

o

0

2 IE

S al

fin

aliz

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l añ

o

4 IE

S al

fin

aliz

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l añ

o

8 IE

S al

fin

aliz

ar e

l añ

o

Los reportes se efectúan trimestralmente. Para el caso del cálculo del indicador IDI, ya se ha presentado el detalle del cálculo de cada uno de los componentes. 9.1.2 Reporte de avance de Resultados Intermedios del Programa PACES – Colombia Científica Los indicadores previstos y su frecuencia de reporte se presentan a continuación:

Nombre del Indicador

Un

idad

de

Med

ida

Línea de Base

Metas

Año 1 (2017)

Año 2 (2018)

Año 3 (2019)

Año 4 (2020)

Año 5 (2021)

1. Número de Investigadores que hayan participado en las alianzas. R

ango

0

80 160 160 160

2. Número de investigadores en instituciones NO acreditadas que hayan participado en las alianzas.

Ran

go

0

20 40 40 40

3. Porcentaje de avance, en el cumplimiento de los factores evaluados para la acreditación por parte del CNA en los Programas involucrados directamente por los ecosistemas que no tengan acreditación.

Po

rcen

taje

0%

Dia

g

nó

stic

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ento

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ació

n

4. Porcentaje de alianzas que cumplen al 80% los indicadores de las alianzas.

Po

rcen

taje

0% 80% 80% 80% 80% 80%

5. Incremento de la producción científico-tecnológica resultado de la ejecución de los proyectos por parte de las alianzas.

Po

rcen

taje

170 20 40 60 100

El reporte de la información se toma de los informes de avance en la ejecución técnica del programa. 10. Gestión de cambios Si durante la ejecución del proyecto, se presentan situaciones especiales que afecten el desarrollo de las actividades y/o el cumplimiento del objeto del proyecto de Fortalecimiento Institucional, el (los) profesional(es) que realiza(n) el proceso se seguimiento presentará(n) el caso con su respectivo concepto, para revisión y decisión por parte de la Supervisión de contrato, ejercida por Colciencias Modificaciones a los resultados esperados Cuando la alianza solicite modificaciones en cuanto al plazo de los resultados esperados, características cualitativas y/o cuantitativas de los mismos, modificación y/o adición de resultados que no afecten directamente el objeto contractual, se deberá presentar por escrito la solicitud al Supervisor del contrato. El supervisor del contrato evaluará la solicitud y solicitará a los equipos técnicos de los Ministerios su concepto al respecto. Con el fin de contar con insumos de apoyo para generar un concepto de viabilidad a la solicitud efectuada. 11. Anexos 1. Matriz del Plan de Fortalecimiento Institucional – POFI. 2. Formato de Informe de Avance de Ejecución (del componente de Fortalecimiento Institucional). 3. Matriz AVANCE_POFI