Administración de ProyectosAdministración de Proyectos

Microsoft ProjectMicrosoft Project

ConceptosConceptos

ProyectoProyectoPlan para la ejecución de un objetivo

AdministraciónAdministraciónManejo o gestión eficiente de los recursos

Administración de ProyectoAdministración de ProyectoGestión eficiente de los recursos involucrados en plan de ejecución

Recursos:Recursos:Tiempo, dinero, personas, materiales, energías, espacios

Fases de un ProyectoFases de un ProyectoAnteproyecto: Anteproyecto:

Idea preliminar del proyecto

Diseño: Diseño: Representación objetivas de ideas

Elaboración de Documentos: Elaboración de Documentos: Información detallada del proyecto

Ejecución Ejecución Inicio de la elaboración de los componentes del aparato o sistema

SupervisiónSupervisiónControl de la ejecución del sistema, para tomar decisiones

MS Project 2007MS Project 2007

Parte de la Suite de MS Office 2003 (Cliente) o MS Office Server 2003

Es Programa para administrar proyectos a través de tablas, gráficos y formularios

Tablas similares a Excel

Gráficos: Grantt, PERT, Calendario (similar a Outlook)

Formularios: Proveen o solicitan información

http://office.microsoft.com/es-hn/projectserver/

http://office.microsoft.com/es-hn/project/

Alternativa Gratuitahttp://www.project-open.com

GUIGUI

GUIGUI

Barra o Menú VistaBarra o Menú VistaCalendario

Gráfico Gantt

Gráfico de PERT (Programa de Evaluación y Técnica de Revisión)

Panel de Tareas

Barra Guía

Creación Nuevo ProyectoCreación Nuevo Proyecto

Proyecto /Información del ProyectoProyecto /Información del Proyecto

Se tiene establecido la fecha de inicio o de finalización (restricción)

Definir el Horario General de TrabaDefinir el Horario General de Traba

Herramientas / Cambiar Calendario de TrabajoHerramientas / Cambiar Calendario de TrabajoTipo de calendario: Estándar, 24 horas, Nocturno

Días de trabajo y feriados (ej.:Día del maestro)

Horas de entrada y salida

Definir el Horario General de TrabaDefinir el Horario General de Traba

Herramientas / Cambiar Calendario de TrabajoHerramientas / Cambiar Calendario de TrabajoOpciones:

Día (dom, lun) y mes inicio fiscal, hr/días o semana, dias/mes trabajados (Concordar información)

Enlistar las Tareas Necesarias (Planificación)Enlistar las Tareas Necesarias (Planificación)

Ej.: Producto Multimedia (Lluvia de ideas)Ej.: Producto Multimedia (Lluvia de ideas)

Diseño

Elaborar Contenido

Realizar Pruebas

Finalidad del ProductoDelimitaciónJustificaciónPerfil de la audienciaMedio predominanteTipo de InteracciónTiempo de actualización

Mapa secuencial (Storyboard)Distribución pantalla (lay-out)TipografíaPaleta de coloresBarra de NavegaciónHerramienta de ayudaEscritos del audioBosquejos imágenesSketch (animaciones o video)

Plataforma de trabajoHardwareSoftwareDisp Entrada o SalidaDisp. almacenamiento

Editor de textoEditor de AudioDiseño GraficoAnimadorEditor de VideoProgramador Script

Ensamblar textoAudioImágenesAnimacionesVideoInteracción

Prueba con un usuarioOrtografía y gramáticaAntivirusDispositivo de almacenamientoResoluciónComputadoras

Selección Herramientas

Autoría Multimedia

Definir Audiencia

Enlistar las Tareas NecesariasEnlistar las Tareas NecesariasTodo proyecto solo tiene un inicio y un finalTodo proyecto solo tiene un inicio y un final

Insertar Insertar una tarea o fila tecla Insertar

EliminarEliminar una tarea: tecla Suprimir (Delete)/ Limpiar o eliminar

MoverMover Tareas, Arrastrándola desde Identificación de la fila

Personalizar Columnas: Personalizar Columnas: Doble Click nombre de la columna

Insertar Insertar Click derecho / Insertar Columna

Enlistar las Tareas NecesariasEnlistar las Tareas NecesariasAl Digitar la tarea por defecto asigna la duración de un día y la fecha de inicio del Al Digitar la tarea por defecto asigna la duración de un día y la fecha de inicio del proyecto o la actual proyecto o la actual

Hito (Milistones): Hito (Milistones): Representa el fin o inicio de una tarea sin consumir recursos (duración 0)

Determinar Duración (Programación)Determinar Duración (Programación)

Establecer duración (unidad de tiempo)Establecer duración (unidad de tiempo)Automáticamente se calculan las fechas de inicio y finalización de cada una de las tareas de acuerdo con la cantidad de horas de trabajo establecidas anteriormente

Unidad de TiempoUnidad de Tiempo InglesIngles EspanolEspanol

HitoHito 00 00

MinutosMinutos #m#m #m#m

HorasHoras #h#h #h#h

DiasDias # o #d# o #d # o #d# o #d

SemanasSemanas #w#w #s#s

Secuencia de las tareasSecuencia de las tareas

De acuerdo a los recursos con que se cuenta, algunas De acuerdo a los recursos con que se cuenta, algunas tareas se podrán realizar tareas se podrán realizar paralelamenteparalelamente y otras tendrán y otras tendrán que esperar a sus que esperar a sus predecesoraspredecesoras para iniciar para iniciar

Tarea Predecesora 1

Tarea Sucesora

Tarea Predecesora 2

Secuencia de las tareasSecuencia de las tareasFormas de enlazar tareasFormas de enlazar tareas

Colocando el ID o los IDs de las tareas predecesoras en la fila de la Sucesora separadas por “,” (comas)

Arrastrando desde la tarea predecesora (puntero cruz de 4 puntas hasta tarea predecesora (puntero eslabones)

Seleccionar Varias tareas (secuenciales) y presionando el botón Vincular Tareas

Secuencia de las tareasSecuencia de las tareas

Ver el vinculo de las tareas seleccionadasVer el vinculo de las tareas seleccionadasPresionar el botón “Ir a tarea seleccionada” en el Grafico de Gantt

Romper un vinculo de tareas

Seleccionar tarea Sucesora y presionar el botón “Desvincular tarea”

Secuencia de las tareasSecuencia de las tareas

Dividir una tareaSeleccionar tarea Sucesora y presionar el botón “Dividir tarea” luego arrastrar parte de la tarea

Perfilar el ProyectoPerfilar el Proyecto

Crear una estructura jerárquica, mostrando Crear una estructura jerárquica, mostrando Tareas ResumenTareas Resumen que están formada por un que están formada por un grupo de subtareasgrupo de subtareas

Añadir Tarea ResumenAñadir Tarea ResumenPresionar el botón “Sangría” (Indent) Vincular la ultima subtarea con la tarea resumen sucesora

Convertir Subtarea en TareaConvertir Subtarea en TareaPresionar el botón “Anular Sangría”

(Outdent) Vincular la ultima subtarea

con la tarea resumen sucesora

Perfilar el ProyectoPerfilar el Proyecto

Las tareas resumen hacen una Las tareas resumen hacen una sumatoriassumatorias de las de las duraciones de las subtareas Utilizar la barra de duraciones de las subtareas Utilizar la barra de formato, Seleccionar las subtareasformato, Seleccionar las subtareas

Cambiar AparienciaCambiar Apariencia de Tareas Resumen de Tareas ResumenHerramientas /Opciones Vista /Opciones Fuera de línea

Perfilar el ProyectoPerfilar el Proyecto

Eliminar una Tarea ResumenEliminar una Tarea Resumen1. Seleccionar la tarea resumen

2. Presionar la tecla suprimir (delete)

3. Aceptar el aviso que Cuando se suprime o se mueve una tarea resumen se suprimen todas las sub-tareas

Convertir una Tarea Resumen a NormalConvertir una Tarea Resumen a Normal1. Seleccionar la tarea resumen

2. Presionar el icono para disminuir sangría

3. Ahora se puede eliminar si afectar a las demás tareas

Recursos del ProyectoRecursos del Proyecto–Tiempo (ya está toma en cuenta)–Equipo–Materiales–Personas–Otros

•Aunque en la implementación no se puedan adquirir los recurso se debe cumplir con los objetivos del proyecto

•Con Project se puede:Con Project se puede:–Vigilar el costo del proyecto–Si las tareas tienen pocos o muchos recursos–Averiguar si hay recursos sobrecargados–Reportar sobre el proyecto

Recursos del ProyectoRecursos del Proyecto

• Con relación a los Recursos hay 2 tipos de duración de las tareas:Con relación a los Recursos hay 2 tipos de duración de las tareas:– Fija: a pesar de aumentar o disminuir recurso– Variable: Al aumentar recursos se puede finalizar pronto

• Vistas de los Recuros:Vistas de los Recuros:– Gráfica de Recursos– Hoja de Recursos– Recursos Utilizados

Hoja de RecursoHoja de Recurso–Nombre del Recurso–Tipo: Trabajo o Material–Tasa Estándar: pago de salarios por hora–Tasa de Horas Extras–Costo por uso pago por hora (generalmente equipo o materiales)–Acumular: al inicio, al final o Prorrateo (incurren en los costos con el progreso de la tarea )

–Calendario base: estándar, 24 hors, Nocturno–Código

Información de los RecursosInformación de los Recursos

Al hacer doble clic sobre el nombre de un recurso puede abrir la ventana

También lo puede hacer a través del menú Proyecto

Ventana Información del RecursoVentana Información del Recurso

LengüetasLengüetas–General–Tiempo de Trabajo

–Costo–Notas–Campos Personalizados

Agrega más Agrega más información información que la hora de que la hora de RecursosRecursos

Asignar Recursos a una TareaAsignar Recursos a una Tarea

•Botón de la barra de herramientasBotón de la barra de herramientas–Presionar sobre el icono “Asignar Recursos” en la barra de herramientas estándar

Puede Ingresar el nombre de los recursos para crearlo y las unidades en forma de porcentaje para asignarlo

Por ejemplo si una persona le va a dedicar 2hr/día o un cuarto del tiempo se coloca 25%

Gráfica del tiempo asignado a la tareaGráfica del tiempo asignado a la tarea

Cambiar de Porcentaje a DecimalesCambiar de Porcentaje a Decimales

Asignar Recurso a través Form. de TareasAsignar Recurso a través Form. de Tareas

1. En el Menú Ventana seleccionar Dividir (split)

2. El la tabla de abajo seleccionar una línea en blanco

3. Seleccionar el recurso

Tipos de CalendariosTipos de Calendarios

Project Trabaja con 3 tipos de CalendariosProject Trabaja con 3 tipos de CalendariosCalendario del proyecto (Estándar)

Calendario del Grupo

Calendario del Recurso: personalizándolo para cada uno de los recursos

Crear calendario Crear calendario base para un grupo base para un grupo Menú Herramientas seleccionar “Cambiar calendario” (Change work time)

Calendario del RecursoCalendario del Recurso

Doble clic sobre el recurso

Seleccionar la lengüeta Calendario (Work time)

Puede seleccionar un tipo de calendario que sirva como base

Cambia los días o las horas