GUIA INSTITUCIONAL DE FORMACION Y …€¦ · Contribuir al fortalecimiento de las capacidades,...

ESE Departamental “Solución salud” del Meta

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GUIA DE FORMACIÓN Y CAPACITACIÓN.

Fecha Vigencia 26/11/2013

Documento Controlado

Calle 37 No. 41-80 Barzal Alto Villavicencio - Meta PBX: 6610200, Línea Gratuita: 018000918663 www.esemeta.gov.co [email protected]

GUIA INSTITUCIONAL DE FORMACION Y

CAPACITACIÓN


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CONTENIDO 1. OBJETIVO .................................................................................................. 3 2. ALCANCE Y RESPONSABLE .................................................................... 3 3. DESARROLLO. .......................................................................................... 3 3.1 DATOS GENERALES ................................................................................. 4

3.2 DIAGNOSTICO DE NECESIDADES. ......................................................... 4

3.3 PLAN ANUAL DE CAPACITACIÓN. ........................................................... 5

3.4 ESTRATEGIAS........................................................................................... 5

3.4.1 Estrategia uno. ........................................................................................... 5 3.4.2 Estrategia dos. ............................................................................................ 5 3.4.3 Estrategia tres. ........................................................................................... 6

3.4.4 Estrategia cuatro......................................................................................... 6 3.5 MODALIDADES DE CAPACITACION ........................................................ 8

3.5.1 Inducción. ................................................................................................... 8 3.5.2 Capacitación en el puesto de trabajo. ......................................................... 8 3.5.3 Cursos internos........................................................................................... 8

3.5.4 Seminarios / talleres. .................................................................................. 9

3.5.5 Cursos de actualización. ............................................................................. 9

3.6 TIPOS DE CAPACITACIÓN. ...................................................................... 9 3.6.1 Formación. .................................................................................................. 9

3.6.2 Actualización. ............................................................................................. 9 3.6.3 Especialización. .......................................................................................... 9 3.6.4 Perfeccionamiento. ................................................................................... 10

3.6.5 Complementación. .................................................................................... 10 3.7 COSTOS. ................................................................................................. 10

3.8 CRITERIOS DE LA EVALUACIÓN. .......................................................... 10 3.9 AUTOCONTROL, CONTROL, SEGUIMIENTO Y EVALUACION DEL

PLAN DE CAPACITACIONES. .............................................................................. 11 3.10 OBJETIVO DE LA EVALUACIÓN: ............................................................ 11 3.10.1 Agente de la evaluación: .......................................................................... 11 3.10.2 Medios e instrumentos que se utilizaran: .................................................. 12

3.10.3 Seguimiento en el tiempo: ........................................................................ 12 4. FLUJOGRAMA ......................................................................................... 13 5. NORMATIVIDAD. ..................................................................................... 14 6. REGISTRO DE CALIDAD ......................................................................... 14


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1. OBJETIVO Contribuir al fortalecimiento de las capacidades, habilidades, destrezas, conocimientos y competencias de los servidores públicos y las dependencias de la entidad, en función de un institución gerencial, participativa y descentralizada, a través de orientaciones generales que guíen el desarrollo de los procesos de capacitación en la Empresa Social del Estado del Departamento del Meta ESE “SOLUCION SALUD”. 2. ALCANCE Y RESPONSABLE

El programa de capacitación de la E.S.E. “SOLUCIÓN SALUD” inicia con el diagnóstico y consolidación de necesidades de capacitación, definición de estrategias y programación de actividades y culmina con la evaluación y seguimiento a las actividades realizadas. Es responsabilidad de la Oficina de Recurso Humano la implementación y el desarrollo del programa. 3. DESARROLLO.

El Plan Institucional de Formación y Capacitación de la ESE “SOLUCION SALUD”, está hecho con base en las Áreas Gerenciales, y las diferentes dependencias de la Institución, las cuales en su desarrollo temático deben fortalecer las capacidades, destrezas, conocimientos y competencias de los servidores públicos. El Plan Institucional de Formación y Capacitación surge como una respuesta a los retos de la administración de los servicios de salud de primer nivel de atención que oferta la ESE “SOLUCION SALUD”, teniendo en cuenta que en la medida que sus funcionarios estén mejor capacitados los servicios a la comunidad serán de mejor calidad y eficiencia. Fortalece los objetivos misionales de la institución y la capacidad de aprendizaje de cada uno de los servidores públicos en los procesos de su desarrollo personal.


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3.1 DATOS GENERALES

NOMBRE: EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO DEL DEPARTAMENTO DEL META ESE “SOLUCION SALUD”

IDENTIFICACION: NIT. 822006595-1

SEDE PRINCIPAL: VILLAVICENCIO (META)

DIRECCION: CALLE 37 No. 41 – 80

TELEFONO: 0986610200/25/20

FAX: 0986621224

AREA DE INFLUENCIA:

Barranca de Upia, Cabuyaro, El Calvario, El Castillo, Lejanías, Mapiripan, Mesetas, Puerto Concordia, San Juan de Arama, San Juanito, Uribe, Cumaral, La Macarena, Puerto Gaitán, Puerto Lleras, Restrepo, Vista Hermosa y el Nivel Central.

NUMERO DE PROCESOS:

ESTRATEGICOS: 4 MISIONALES: 9 APOYO: 14 CONTROL: 2

3.2 DIAGNOSTICO DE NECESIDADES. Para establecer las necesidades reales es necesario establecer un proceso de planeación de la capacitación que se oriente por criterios técnicos adecuados y que garantice la atención integral a las necesidades de la entidad y propósitos del Estado, articulando las líneas de la política, las estrategias, las áreas temáticas definidas en el Plan Nacional de Formación y Capacitación y la participación de los funcionarios en el diagnóstico y formulación del Plan. Este diagnostico se consolidara en el formato: FR-RH-08 CONSOLIDACIÓN DE NECESIDADES DE CAPACITACIÓN POR DEPENDENCIAS.


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3.3 PLAN ANUAL DE CAPACITACIÓN. Se formula y desarrolla en cumplimiento de la Ley 909 de 2004 y del Decreto Ley 1567 de 1998, los cual define procesos permanentes orientados a crear, mantener y mejorar las condiciones que favorezcan el desarrollo integral del empleado, su nivel de vida y el de su familia; así mismo deben permitir elevar los niveles de satisfacción, eficacia, eficiencia y efectividad e identificación del empleado con el servicio de la entidad en la cual labora. El plan de capacitaciones se consolidara para todo el año el formato FR-RH-09 PLAN DE CAPACITACION. 3.4 ESTRATEGIAS. Con miras a establecer una misma expresión en cuanto a las estrategias y la denominación de eventos de formación y capacitación, a continuación se hace una breve descripción de cuatro (04) tipos de estrategias que se deben establecer en el Plan Institucional de Formación y Capacitación de la Empresa Social del Estado del Departamento del Meta ESE “SOLUCION SALUD” 3.4.1 Estrategia uno. Población objeto de capacitación: Consiste en seleccionar un grupo especifico de funcionarios a los cuales se dirigirá la capacitación, tendrá que ser de carácter cerrado, ya que la población objetivo debe tener el mismo perfil. Cuando se trae de capacitaciones en procesos transversales a la institución esta se deberá dictar de tal forma que sea entendida por todo el personal independiente de su nivel académico. 3.4.2 Estrategia dos. Modalidad de capacitación: son las opciones más convenientes que implemente la institución para ejecutar las actividades de capacitación programadas en el Plan Anual de Capacitaciones.


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3.4.3 Estrategia tres. Estrategias Pedagógicas: Son aquellas acciones que ejecutara la institución con el propósito de facilitar la formación y el aprendizaje de sus funcionarios. Para que no se reduzcan a simples técnicas, deben apoyarse en una rica formación teórica de los expositores, quien establecerá las opciones pedagógicas, recomendaciones para que los procesos de formación y capacitación estén orientados a fortalecer las competencias de los funcionarios a quien se dirigen, tendrá que ser un medio eficaz para la obtención de logros definidos, que estimulen el afianzamiento de valores y actitudes, favorezcan el desarrollo de capacidades y habilidades que identifiquen características, ritmos de desarrollo y estilos de aprendizaje.

3.4.4 Estrategia cuatro Estrategias alternativas: Cuando por eventos que afecten el funcionamiento normal de la empresa, tales como la austeridad en el gasto, deficiencias en el presupuesto, se pueden utilizar estrategias alternativas, para desarrollar el Plan Institucional de Formación y Capacitación de la ESE “SOLUCION SALUD”. Las estrategias alternativas se deben tener en cuenta en la formulación de los planes institucionales de formación y capacitación para facilitar los procesos de capacitación.

ALIANZAS ESTRATEGICAS: Se pueden establecer y/o realizar acuerdos con entidades dedicadas a la capacitación, ya sean públicas o privadas como el SENA, Universidades e Institutos de Educación no Formales.

PERTENECER Y PARTICIPAR EN LA RED INSTITUCIONAL DE APOYO A LA FORMACION Y CAPACITACION DEL SECTOR PUBLICO: La Red es una alianza estratégica entre entidades y escuelas de formación y capacitación que propende por la eficiencia y eficacia de la gestión de programas propios de cada área específica en cada institución, dirigidas específicamente a funcionarios del Estado, en todas las ramas del poder público y en todos sus niveles.


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BANCO DE CAPACITADORES: Este organismo está conformado por la ESAP (Escuela Superior de Administración Pública) con el fin de tener un grupo de docentes cualificados y calificados en las diferentes áreas temáticas, en el ámbito Nacional y Territorial, con el objetivo de que las entidades puedan acceder a estos servicios y dar cubrimiento en forma oportuna y efectiva a los compromisos establecidos en los Planes Institucionales de Formación y Capacitación.

UTILIZACION DEL PORTAFOLIO DE SERVICIOS DE LA ESAP: La ESAP (Escuela Superior de Administración Pública) ofrece amplios y variados programas de capacitación en todos los niveles y diferentes áreas temáticas, y tiene a disposición de las entidades un Portafolio de Servicios con los programas académicos, alternativamente, las entidades pueden consultar otros portafolios de servicios de entidades capacitadoras, públicas o privadas, presenciales y virtuales.

UTILIZACION DEL RECURSO HUMANO DE LA ESE “SOLUCION SALUD”. Dentro de la Empresa se cuenta con el talento humano calificado y que se encuentra en la facultad de participar de manera activa y eficaz en la programación de capacitaciones de las diferentes áreas temáticas planteadas en el presente plan, presencial o mediante video conferencias.

PARTICIPACION EN CURSOS VIRTUALES OFRECIDOS POR EL SENA: Esta entidad ofrece a todos los ciudadanos la posibilidad de participar en cursos virtuales enfocados a las diferentes áreas temáticas sin ningún costo.

AULA VIRTUAL INSTITUCIONAL: La capacitación online se realizaran a través de la página web http://www.esemeta.gov.co/, en el link aulas virtuales, que para tal fin tiene habilitado la institución, encaso de dudas de cómo acceder a estos cursos seguir el tutorial adjuntos en el mismo link en forma interactiva o en pdf.

http://www.esemeta.gov.co/

http://esemeta.gov.co/aulas/




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3.5 MODALIDADES DE CAPACITACION

El Plan de capacitación podrá usar otras maneras, las siguientes modalidades que se incorporen según las necesidades de la empresa: 1. Inducción. 2. Capacitación en el puesto de trabajo. 3. Cursos internos, Seminarios y taller. 4. Cursos de actualización.

3.5.1 Inducción.

Su objeto es la ambientación inicial al medio social y físico donde trabaja y se programa para todo colaborador nuevo. Será ejecutada por el Jefe Inmediato o líder del proceso. El contenido del programa versará como mínimo lo siguiente: 1. La Empresa, visión, misión, su organización y objetivo social. 2. Los derechos y deberes del personal de acuerdo con el Reglamento Interno

de Trabajo. 3. Las Normas, Reglamento y Controles. 4. El cargo que va a ocupar, sus funciones y responsabilidades. 5. Otros asuntos relacionados con su cargo.

3.5.2 Capacitación en el puesto de trabajo.

Se desarrollará en el propio puesto de trabajo y mientras el interesado ejecuta sus tareas. La ejecutará el Jefe Inmediato, 3.5.3 Cursos internos.

Consistirán en eventos de capacitación sobre técnicas y/o temas académicos, científicos, tecnología, u otro tema de interés empresarial, los mismos que se organizarán en la Sede Central de la empresa, con la participación en algunos Centros de Atención. Entiéndase que para denominarlos como tal debe tener como mínimo 40 horas de duración


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3.5.4 Seminarios / talleres.

Son eventos de corta duración, alrededor de 14 horas en tres fechas y sobre temas puntuales que sirvan para reforzar o difundir aspectos técnicos o administrativos, en otros eventos generalmente concurrirán funcionarios de la Sede Central. 3.5.5 Cursos de actualización.

Los cursos de actualización generalmente se programan o se realizan en universidades, escuelas especializadas, institutos y otras instituciones comprometidas con la actualización, y desarrollo permanente de conocimientos de los colaboradores, estos eventos más recomendados son los seminarios y talleres en los que se dictan técnicas nuevas para personal de nivel jerárquico de la empresa. 3.6 TIPOS DE CAPACITACIÓN. Las modalidades de capacitación enunciadas pueden desarrollarse a través de los siguientes tipos: 3.6.1 Formación. Su propósito es impartir conocimientos básicos orientados a proporcionar una visión general y amplia en relación al contexto de desenvolvimiento. 3.6.2 Actualización. Se orienta a proporcionar conocimientos y experiencias derivados de recientes avances científico-tecnológicos en una determinada actividad. 3.6.3 Especialización. Se orienta a la profundización y dominio de conocimientos y experiencias o al desarrollo de habilidades, respecto a un área determinada de actividad.


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3.6.4 Perfeccionamiento. Se propone completar, ampliar o desarrollar el nivel de conocimientos y experiencias, a fin de potenciar el desempeño de funciones técnicas, profesionales, directivas o de gestión. 3.6.5 Complementación. Su propósito es reforzar la formación de un trabajador que maneja solo parte de los conocimientos o habilidades demandados por su puesto y requiere alcanzar el nivel que éste exige. 3.7 COSTOS.

La evaluación de la capacitación debe estructurarse con un esquema integral, donde se facilite la revisión, a conciencia, de las distintas dimensiones del proceso – reacción, aprendizaje, seguimiento, costo-beneficio/ rentabilidad, para la evaluación de los costos se tendrán en cuenta los siguientes criterios.

3.8 CRITERIOS DE LA EVALUACIÓN.

CRITERIOS DE REACCION: Son las medidas de las impresiones del capacitando sobre el programa de entrenamiento.

CRITERIOS DE APRENDIZAJE: Medidas que evalúan que tanto los participantes aprendieron en el programa.

CRITERIOS CONDUCTUALES: Miden que también se transfieren al trabajo las conductas aprendidas en el programa.

CRITERERIOS DE RESULTADOS: Medidas de que tan bien se relaciona la capacitación con los resultados organizacionales, tales como beneficios para la empresa, ahorro económico, reducción de errores o incremento en la satisfacción de los funcionarios.


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3.9 AUTOCONTROL, CONTROL, SEGUIMIENTO Y EVALUACION DEL PLAN

DE CAPACITACIONES. La Empresa Social del Estado del Departamento del Meta ESE “SOLUCION SALUD” a través de los responsables del Área de Talento Humano, o quien haga sus veces, la Comisión de Personal y/o la respectiva Unidad de Capacitación si llegase a existir dentro de la entidad, realizará el autocontrol, control, seguimiento y evaluación del respectivo Plan Institucional de Formación y Capacitación, realizando informes periódicos y/o al final de cada vigencia. El Plan Institucional de Formación y Capacitación debe contemplar un conjunto de aspectos que permitan la evaluación y el seguimiento del mismo, tales como; 3.10 OBJETIVO DE LA EVALUACIÓN: Corresponde a lo que se quiere evaluar y se hará de forma cualitativa por medio del formato FR-RH-05 Encuesta de Capacitación, y se evaluara Resultados del Aprendizaje, Actuación del Docente o Capacitador, Impacto de la formación y/o capacitación en el puesto de trabajo, en el servicio al usuario, en la política y en el logro de los objetivos de la entidad, en la calidad de vida laboral, en el desarrollo personal y/o profesional de los funcionarios etc. 3.10.1 Agente de la evaluación: Pueden ser:

Los servidores públicos participantes.

Responsables de la unidad de capacitación.

Representantes de los trabajadores.

Jefes de Área.

Comisión de Personal.


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3.10.2 Medios e instrumentos que se utilizaran: Pueden ser:

Cuestionarios y/o encuestas.

Informes.

Entrevistas. 3.10.3 Seguimiento en el tiempo: Existen tres formas de seguimiento, la entidad acogerá la que mejor se adapte a sus condiciones;

De forma continua durante todo el proceso.

Al finalizar la acción en su totalidad.

Después de seis (06) meses de finalizada la acción. El Departamento Administrativo de la Función Pública (DAFP), podrá realizar el control y seguimiento de los Planes Institucionales de Formación y Capacitación cuando lo estime conveniente, solicitando informes de avance del cumplimiento de los objetivos y metas establecidos en el plan de cada entidad y la evaluación podrá efectuarla de acuerdo con el diseño, que se establezca para tal fin, teniendo en cuenta la cobertura de la capacitación, la calidad de la misma, los niveles de aprendizaje alcanzados y su aplicación en el desempeño, entres otros aspectos, implementando indicadores de gestión, de resultados y especialmente de impacto. Una vez conocidos los resultados de la evaluación de los planes institucionales, el DAFP, podrá realizar el proceso de retroalimentación correspondiente, con miras a crear una cultura del mejoramiento continuo en el servidor público.


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4. FLUJOGRAMA

PROCEDIMIENTO FORMACIÓN Y CAPACITACIÓN

No ACTIVIDAD QUE QUIEN CUANDO DONDE COMO

Inicio

1 Detección de necesidades de capacitación.

Líderes de los procesos.

Cuando surja la necesidad.

Proceso correspondiente.

FR-RH-08.

2 Identificación tipo de Capacitación.

Oficina de Recurso Humano.

Cuando surja la necesidad.

Proceso correspondiente.

FR-RH-07.

3 Elaboración del pac.


Primer trimestre del año.


Plan anual de capacitación FR-RH-09.

4 Ejecución Plan de Capacitación.


Según cronograma Nivel Central y Centros de Atención.

Plan anual de capacitación FR-RH-09.

5 Evaluación de la capacitación.

Funcionarios y personal

Al terminar la capacitación.

Lugar de Capacitación.

FR-RH-05.

6 Recepción de los certificados si aplica.


Al terminar la capacitación.

Nivel Central. Certificados.

7

Incorporación certificados en la hoja de vida del funcionario.


Al recepcionar el Certificado.

Nivel Central. Certificados.

8 Fin

Inicio.

Detección de

necesidades de

capacitación.

Identificación tipo

de Capacitación.

Ejecución Plan de

Capacitación.

Evaluación de la

capacitación.

Recepción de los

certificados si

aplica.

Fin.

Incorporación

certificados en la

hoja de vida del

funcionario.

Elaboración del

pac.


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5. NORMATIVIDAD.

Constitución Política de Colombia

Decreto 0307 de 2003.

Resolución 415 de julio 21 de 2003

Ley 909 de 2004.


Plan Nacional de Desarrollo

Sistema Nacional de Capacitación

Plan Nacional de Formación y Capacitación

Estatuto Básico de Organización y Funcionamiento de la Administración Pública

Demás disposiciones específicas de capacitación.


Resolución 1043 de 2006

Ley 1164 de 2007. 6. REGISTRO DE CALIDAD

Registros Código Identificación de la

carpeta Ubicación

Responsable del Almacenamiento

Tiempo de

Retención

Disposición Final

Encuesta de Capacitación

FR-RH-05 Plan Anual de Capacitación

Recurso Humano

Recurso Humano

Dos años Destrucción

Identificación de Capacitación


Recurso Humano

Recurso Humano


consolidación de necesidades de capacitación por dependencias


Recurso Humano

Recurso Humano


Plan de Capacitación


Recurso Humano

Recurso Humano



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CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN Nº DESCRIPCIÓN U ORIGEN DEL CAMBIO APROBÓ

FECHA

1

Se elabora la primera versión de la guía de

Capacitación.

Gerencia 22/11/10

2 Revisión y actualización general de la guía. Gerencia

26/11/13

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