Iniciación a la codificación

Guía de iniciacióna la codificación

El uso correcto de los estándares GS1 deidentificacion de productos es, hoy endía, una necesidad básica para elfuncionamiento correcto, fluido y sinerrores del intercambio de informacióne n t r e l a s e m p r e s a s - p e d i d o s ,localizaciones en almacén, albaranes,facturas, etc.-.

La presente guía de iniciación a lacodificación tiene como objetivo ofrecer,de una manera fácil y asequible, unaaproximación básica a los estándares GS1para una correcta codificación deproductos. Asimismo, servirá paraacceder, más adelante, a las guíasespecíficas que, en función susnecesidades, AECOC pone a sudisposición.

Principiode codificación

Toda la Normativa GS1 se basa en elPrincipio de no-ambigüedad, queestablece que cada variante deartículo debe tener un código únicoque lo identifique, siempre que lavariación sea evidente y significativaa cualquier interlocutor de la cadenade suministro, principalmente elconsumidor.

Dos productos distintos no puedenidentificarse con el mismo códigoGTIN (Global Trade Item Number), yun mismo producto no puedeidentificarse con más de un GTIN.

Pasos para una correcta codificación de productosy agrupaciones

a. Creación de una referencia interna. Noimporta su longitud, ni si es alfanumérica.Cuanto más esclarecedora sea para suempresa, mejor. A la hora de crear uncatálogo se deben tener en cuenta todoslos niveles de agrupación en los queestos productos sean susceptibles de sercomercializados. (Ilustración: ejemplo deun catálogo con 3 columnas: referenciainterna, descripción y GTIN)

b.Añadir una segunda columna con ladescripción del producto. Esto facilitaráa sus interlocutores el conocimientode sus artículos.

c. Una vez realizado el ejercicio anterior, elsiguiente paso es proceder a lacodificación de todos los artículoscontenidos en el catálogo de la empresamediante la asignación de un GTIN.

[1] Creación de un catálogo

El GTIN se obtiene completando el Códigode Empresa asignado por AECOC con unnúmero secuencial y a continuacióncalculando el Dígito de Control.

Unidades de ConsumoLos productos cuyo destino sea el puntode venta al detalle, es decir, las Unidadesde Consumo, siempre deberán estarcodificadas mediante un GTIN-13.

[2] Asignación de un GTIN

No se debe utilizar la referenciainterna para completar el GTIN deEmpresa, ya que dar significatividadal código reducirá las posibilidadesde codificación.

AgrupacionesLas agrupaciones de productopodrán identificarse mediante uncódigo GTIN-13 distinto al de launidad contenida, o bien mediante

bReferencia interna Descripción del artículo GTIN

F 01 SF 01 ART 1150

F 01 SF 02 ART 1215

F 25 SF 12 ART 0102

F 85 SF 91 ART 5871

CAZADORA GRIS TALLA P

CAZADORA GRIS TALLA M

CAZADORA AZUL TALLA P

CAZADORA AZUL TALLA M

84+C.E.+01+C

84+C.E.+02+C

84+C.E.+03+C

84+C.E.+XX+C

c

Estructura general del GTIN-13

84 C

Parte facilitada por AECOC Contador a disposición de la empresa Dígito de Control

C1 C2 C3 C4 C5 C6 C7 C8 I1

C1 C2 C3 C4 C5 C6 C7 I1 I2

C1 C2 C3 C4 C5 C6 I1 I2 I3

C1 C2 C3 C4 C5 I1 I2 I3 I4

I2

I3

I4

I5

a

familia cazadora

Color rojo

Color azul

Referencia interna: F 01 C 207 T P GTIN

Familia Color Talla

P

M

G

84 12345 00001 0

84 12345 00002 7

84 12345 00003 4

P

M

G

84 12345 00004 1

84 12345 00005 8

84 12345 00006 5

Importe

30€

un código GTIN-14 (ver página 6),ambas opciones son correctasdentro de la Normativa EAN deCodificación.

El responsable de asignar el código de unproducto es el propietario de la marca

a) Se numera el código de derecha aizquierda, se multiplican los dígitosque ocupan posición par por 1, y por3 los dígitos que ocupan posiciónimpar.

b) Se suman los valores de los productosobtenidos.

c) Se busca la decena superior alresultado de la suma anterior y serestan estos dos valores. El resultadoobtenido es el dígito de control.

El GTIN-13 estará completo añadiendoel Dígito de Control (AECOC facilita ensu página web una aplicación pararealizar su cálculo). Además, junto con ladocumentación de alta, recibirá undisquete con dicha aplicación.

Realizar manualmente el proceso decálculo también es muy sencillo; bastacon seguir tres pasos:

[3] Cálculo del dígito de control

Control = ?8

x

1

=

8 +

Multiplicar

Sumar

Suma = 105Múltiplo 10 superior = 110

Diferencia = 110 - 105 = 5

Dígito de control C = 5

b

a

c

4

x

3

=

12 +

5

x

1

=

5 +

6

x

3

=

18 +

7

x

1

=

7 +

8

x

3

=

24 +

9

x

1

=

9 +

0

x

3

=

0 +

1

x

1

=

1 +

2

x

3

=

6 +

3

x

1

=

3 +

4

x

3

=

12

Código completo: 845678901234

Producto normal

Producto con obsequio

Cuando hay regalo añadido, cambia el código

Cambio de código

Producto de 2 litros

Producto de 4 litros

Cuando cambia el tamaño, cambia el código

El GTIN debe cambiarse siempre queexistan:

• Cambios de atributos (tallas, colores,aromas, etc.)

• Cambio de dimensiones.

• Cambio de peso.

• En multipacks.

• En productos cuyo envase o embalaje ha cambiado físicamente.

• En productos modificados en fórmulao composición, siendo dicho cambiopercibido por el consumidor final.

• Añadidos que modifiquen lasdimensiones.

• En variantes promocionales.

Detergente

BiO2Litros

Detergente

BiO4Litros

Producto normal

Producto en promoción

Cuando hay una promoción, cambia el código

Ejemplo de construcción de un GTIN-14

84 5678901 001 3

GTIN-13UNIDAD DE CONSUMO

AGRUPACIÓN CAJA 6 UNIDADESGTIN-14

1 84 5678901 001 0

1 84 5678901 001

Variablelogística

84 5678901 001 3

Una agrupación es un conjunto deunidades de consumo cuya función esfacilitar el manipulado de éstas, tanto enlo que se refiere a los envíos, como a losprocesos de entrega, recepción, etc.Todas las agrupaciones pueden serseparadas en las unidades de consumoque las forman.

Es correcto identificar una agrupaciónasignando un código GTIN-13 queidentifique a la misma distinto al de launidad de consumo que contiene.

También es posible identificar laagrupación mediante un código GTIN-14. Éste se obtiene añadiendo delantedel GTIN-13 de la unidad de consumouna Variable Logística.

La variable logística es el dígito situado ala izquierda del código GTIN de la unidadde consumo. Los valores que puede tomarestán entre el 1 y el 8, ambos inclusive.

La codificación de agrupaciones

IMPORTANTE: No se puedeutilizar el 0 puesto que el códigode la agrupación se confundiríacon el de la unidad de consumo.Y no se puede usar el 9 ya quee s t á r e s e r v a d o p a r a l acodificación de artículos depeso variable.

Ejemplo de símbolo ITF 14

Variable Logística Código GTIN-13

sobre el que se construye el GTIN-14

Dígito de control

Por último, debe tenerse en cuenta queel valor del dígito de control del nuevocódigo cambiará.

NOTA: El GTIN-14 era conocidoanteriormente como EAN-14 o DUN -14.El ITF 14 es la representación gráfica,símbolo o dibujo del código GTIN-14.

* Como caso particular, si las mercancías son artículos de peso variable, solicite a AECOCla Guía de Codificación de Artículos de Peso Variable.

El GS1-128 permite completar los códigosanteriormente citados (GTIN-13 y GTIN-14) con información o característicasrelativas al producto (número de lote,fecha de caducidad, producción,envasado,...) de una forma modular ye s t a n d a r i z a d a , m e d i a n t e l o sIdentificadores de Aplicación (IA’s).

Los Identificadores de Aplicación son unosprefijos numéricos creados para darsignificado inequívoco a los elementos dedatos estandarizados que se encuentransituados a continuación. Cada prefijoidentifica el significado y el formato de losdatos que le siguen de una maneraestandarizada internacionalmente.

Una característica de estos IA’s es laconcatenabilidad, es decir, la posibilidadde encadenar diversas informaciones enun solo código, creando una cadena contoda la información que sea necesaria.

Una aplicación prioritaria del GS1-128 enel sector de gran consumo es su uso parala trazabilidad o seguimiento deproductos mediante la identificaciónúnica de cada bulto o unidad deexpedición mediante una matrícula, elIA (00) también conocido como el SerialShipping Container Code (SSCC) oCódigo Seriado de la Unidad de Envío.

El SSCC o matrícula de paleta actúa comoapuntador de toda la informaciónasociada al bulto en particular.

La combinación del SSCC y el mensajeEDI Aviso de expedición (DESADV)proporcionará a la empresa toda lainformación necesaria para trazar susproductos.

IA IA IADatos Datos Datos

Identificación de características: Codificación GS1-128Una herramienta estándar para la trazabilidad

Algunos Identificadores de Aplicación

I.A. Contenido Estructura

00 Código Seriado de la Unidad de Envío (SSCC) n2 + n18

01 Código del Artículo / Agrupación Completa n2 + n14

02* Código del Artículo / Agrupación Incompleta n2 + n14

37 Cantidades (Acompañando al 02) n2 + n..8

10 Número de Lote n2 + an..20

11 Fecha de Fabricación n2 + n6

13 Fecha de Envasado n2 + n6

15 Fecha Consume Preferente n2 + n6

17 Fecha Caducidad n2 + n6

310X Peso Neto en Kilos n4 + n6

330X Peso Bruto en Kilos n4 + n6

... y hasta más de 150

* Código GTIN inmediatamente inferior

Simbolización

Simbolizar es representar gráficamente,en barras y espacios, el código asignadoal producto . De las cor rectascaracterísticas del símbolo dependerá laeficacia de la lectura. A continuación seindican sólo los aspectos más generalesy comunes a tener en cuenta.

Las dimensiones de la tabla estánprevistas para unidades de consumo yse refieren a la separación existente entreseñales de encuadre.

2. Márgenes clarosLas dimensiones antes mencionadasincluyen el espacio reservado a losmárgenes claros, los espacios en blancoantes y después de las barras de inicioy fin del símbolo EAN. Es obligatoriorespetar estos espacios. El hecho deinvadir estos márgenes con textos,ilustraciones, etc., o situar el códigodemasiado cerca de la esquina delenvase, impedirá la correcta lectura delcódigo.

Anchura Altura

Mínimo

Nominal

Máximo

29,83 mm

37,29 mm

74,58 mm

20,73 mm

25,91 mm

51,82 mm

1. DimensionesEl tamaño de un símbolo EAN vienedeterminado por tres factores: tipo deimpresión, substrato sobre el que seimprime y entorno de lectura. Elegir eltamaño del símbolo basándose en eldiseño del envase es un error que puedeocasionar la no-lectura del mismo.

Estas 3 ilustraciones no están representadas a tamaño real

Mínimo 20,73 mm

29,83 mm

Nominal 25,91 mm

37,29 mm

Máximo 51,82 mm

74,58 mm

EL SÍMBOLO EAN-13Principales puntos a tener en cuenta en elmomento de realizar un símbolo EAN-13:• Dimensiones.• Márgenes claros.• Colores.• Ubicación• Calidad de impresión.

8 4 5 6 7 8 9 0 1 2 3 4 5

Señales de encuadre

Una mala ubicación impedirá una correcta lectura del símbolo EAN-13

3. ColoresPuede utilizarse cualquier combinaciónde colores siempre que presenten uncontraste adecuado para el escáner.

Normas generales:

• Siempre barras oscuras sobrefondos claros.

• Nunca barras en rojo.• No se recomiendan los

colores metalizados.

En la página web de AECOC hay unaaplicación en la que indicando los valoresdel pantone de barra y fondo sedetermina la validez de contraste de loscolores elegidos.

Simbolización

4. UbicaciónDe la correcta ubicación del símbolo EANdependerá la correcta lectura y laergonomía del trabajo para el personal delpunto de venta. Se recomienda la ubicacióndel mismo sobre la base del diseño naturaldel producto, viniendo ésta sugerida porla forma del envase y su grafismo.

Si la base del diseño no está disponiblepara ser impresa/etiquetada, el símbolodebe ubicarse sobre el reverso del diseñonatural, y cerca de la base.

El símbolo debe imprimirse en áreas queestén l ibres de recubrimientos,solapamientos, pliegues o curvascerradas de menos de 5 mm.

Si el producto está empaquetado en un"envoltorio aleatorio" (aquel en que elenvase no tiene un registro de corte), esnecesario que se asegure que el símbolocompleto aparezca en el envase.

Ubicar un símbolo cerca de la arista deun producto, cubierto por un plieguede termosellado, en una superficieirregular, etc. incrementa el riesgo deque este código no pueda ser leídocorrectamente.

Chequeo Códigos PANTONECálculo del Mínimo PCS asociado

Código PantoneContraste

Código Pantone13-41 Coated process

Cancelar Aceptar

PCS Máximo [Tablas]

PCS Minimo [Tablas]

1239

OC19

COMBINACIÓN DE COLORES CORRECTA

www.aecoc.es

5. Calidad de impresiónLas desviaciones en la anchura de lasbarras son debidas a procedimientos deimpresión inexactos o bien al empleo defilm-masters fuera de especificaciones ono preparados “ex profeso” para el tipode impresión y superficie sobre la quese va a realizar el símbolo. Esto originarábarras demasiado gruesas o demasiadofinas que no podrán ser leídascorrectamente por un escáner.

EL SÍMBOLO ITF-14Principales puntos a tener en cuenta en elmomento de realizar un símbolo EAN 14:

• Dimensiones ITF-14.• Ubicación ITF-14.

(El resto de puntos –márgenes, coloresy calidad de impresión- son coincidentescon los mencionados anteriormente parael EAN 13)

Simbolización

1. DimensionesAl igual que en el símbolo EAN 13, ladimensión del símbolo ITF debe venirmarcada por la calidad de la impresióny el entorno de lectura.

Factor Nominal:

Máximo: Factor Nominal x 1Mínimo: Factor Nominal x 0’246

18496578214564

159’828 mm

41’4 mm

2. UbicaciónEs recomendable la ubicación delsímbolo en dos laterales adyacentes dela unidad de expedición.

Los extremos inferiores de las barras delsímbolo deben estar a una distancia de32 mm de la base.

La distancia mínima del símbolo hasta lasaristas verticales de la agrupación debe serde 19 mm incluyendo márgenes claros.

18496578214564

> 19 mm

32 mm

3. Ubicación del símbolo en los palets:

• Palets de alturas inferiores a 40 cm.Lo más alto posible, sin que afectenegativamente a la anchura del símboloy a más de 50 mm de la arista verticalincluyendo los márgenes claros.

• Palets de alturas superiores a 40 cm.A una altura de entre 400 y 800 mmdesde la base de la paleta y a más 50mm de la arista vertical incluyendo losmárgenes claros.

h < 800 mm

h > 400 mm

x > 50 mmx x

Generalmente en los palets seutiliza la etiqueta EAN-128 paraprocesos de trazabilidad o paradar información añadida.

Más información

Para cualquier consulta, AECOC pone adisposición de sus asociados su páginaweb (www.aecoc.es), un serviciopersonalizado de asesoría telefónica (93252 39 00) y una serie de guíasespecializadas.

Ampliaciones a esta guía:

• Codificación GS1-128: Para utilizar correctamente el estándar GS1-128.

• Puntos Críticos: Ayuda a imprimir, ubicar y utilizar correctamente las simbologías existentes en el Sistema GS1.

• Peso Variable: La especial naturaleza de los productos de Peso Variable hace necesaria una codificación específica.

• Trazabilidad Carne de Vacuno: Acordecon la legislación actualmente existente y refrendada por un comitéde expertos.

• Trazabilidad Carne de Ovino - Caprino:Al igual que el sector de vacuno, el de ovino-caprino tiene sus particularidades, detalladas y analizadasen esta guía.

• Trazabilidad Carne Fresca de Porcino:Desarrolla un sistema estándar de etiquetado para la trazabilidad de esta categoría de carnefresca desde el matadero hasta el punto de venta.

• Trazabilidad Frutas y Hortalizas: Un documento que ayuda a establecer un mecanismo de identificación y seguimiento “desde la parcela al plato”.

• Trazabilidad de Productos Envasados:Un documento que establece un mecanismo de identificación estándarpara este tipo concreto de productos.

• Manual de implantación de los estándares GS1 para la Optimizaciónde los procesos de Expedición y Recepción de mercancías: Con este proceso se pretende la automatización de las operaciones logísticas mediante la utilización conjunta del etiquetado GS1-128 y los mensajes EDI EANCOM.

Asimismo, AECOC dispone de una seriede servicios orientados a la asesoría deempresas preocupadas por la calidaden la utilización de los estándares GS1:

• Asesoría de implantación de solucionespara la trazabilidad

• Servicio de asesoría de implantación GS1-128

• Servicios de calidad en simbología

• Servicios de diagnósticode codificación

Ronda General Mitre 1008017 BarcelonaTel.: 932 523 900Fax 932 802 135Internet: www.aecoc.ese-mail: info@aecoc.es

La Misión de AECOCContribuir a hacer máseficientes las relaciones entrelas empresas de Producción yDistribución, aportando mayorvalor al Consumidor a travésde la identificación deoportunidades de mejora a lolargo de toda la cadena.