GUÍA DE USUARIO - Universidad Nacional del...

2009Centro de Cómputo de la Universidad Nacional del Callao CCOM RedUNAC

GUÍA DE USUARIOLa presente guía tiene como objetivo mostrar al personal administrativo de la Universidad Nacional del Callao el uso del Sistema para el Control de Software Legal en la Universidad.

2Guía de Usuario para el Sistema de Inventario de Software

Centro de Cómputo de la Universidad Nacional del Callao – CCOM RedUNAC

INGRESO

Para poder acceder a la página principal del Sistema de Inventario de Software, se puede hacer de la siguiente forma:

1. Desde el Portal Institucional de la Universidad Nacional del Callao:

Ingresando desde el vínculo ubicado en la parte superior del Portal Institucional, como se muestra en la figura:

2. Desde el navegador:

Ingresando desde un navegador web, el vínculo que te direccionará a la página informativa del Sistema de Inventario de Software:

http://www.unac.edu.pe/inventario

http://www.unac.edu.pe/inventario



Una vez que se ingrese por cualquiera de los 2 métodos, aparecerá una página tal y como se muestra en la siguiente imagen.

Esta es la página informativa del proyecto de Inventario de Software de la Universidad Nacional del Callao, donde se encuentra toda la información que se necesita saber, como:

• Sistema de Inventario: Página Principal del Sistema de Inventario de Software, donde los usuarios podrán ingresar los programas instalados en sus equipos, así como algunas características de hardware que servirán como referencia al Centro de Cómputo RedUNAC.

• Documentación: Página donde encontrará documentación relacionada con el Inventario de Software (Directivas, Decretos Supremos, Resoluciones Ministeriales y demás).

• Guía para Usuarios: Página donde encontrará la Guía para usuarios, un manual para el correcto uso del Sistema de Inventario de Software.

• Descargas: Página donde encontrará vínculos para descargar programas gratuitos y libres, que corren tanto bajo plataforma Windows como para plataforma Linux.



INGRESO AL PROYECTO

OJO: Cada Facultad y Dependencia posee un único Usuario para subir la información de programas instalados en las máquinas bajo su cargo. Cualquier consulta, la pueden hacer al correo [email protected]

Se debe hacer clic en el vínculo ubicado en el Portal del Inventario de Software.

Al hacer clic en dicha imagen, se redireccionará a la página principal del Sistema de Inventario de Software.

Aquí, cada usuario del sistema ingresará con su usuario y contraseña.

• En el campo LOGIN, ingresará su usuario

• En el campo CLAVE, ingresará su contraseña

NOTA: dichos datos deben ser solicitados al Centro de Cómputo RedUNAC. El usuario es único para cada Facultad o Dependencia, y será la persona responsable del ingreso correcto de Software instalado en los equipos bajo su cargo.



Una vez que se hayan llenado ambos campos requeridos, se debe hacer clic en el botón Iniciar Sesión, tal y como se muestra en la imagen.

Después de esto, aparecerá la pantalla principal del usuario, donde encontrará los botones:

Mis DatosDonde se encontrarán los datos del usuario

Ver EquiposRelación de equipos bajo el cargo del usuario, que ya fueron ingresados anteriormente

Ingresar Equipos

Ingreso de equipos al sistema (Software y Hardware)

MovimientosLos movimientos realizados por el usuario

Importar Archivos

El usuario podrá ingresar en un documento en formato .xls (Excel) los equipos bajo su cargo

Además, también se hallarán 2 tablas que contienen:

a. Resumen total de equipos inventariados:

b. Resumen total de programas instalados (en todas las máquinas), y la procedencia de dichos programas:



En la parte inferior se encontrará el botón IMPRIMIR, donde el usuario podrá imprimir un resumen de los programas y equipos inventariados.

Para salir del Sistema, únicamente hay que hacer clic en el botón Cerrar Sesión, ubicado en la parte superior derecha de la página.



MIS DATOS

Datos Personales:

• Entidad: Nombre de la Entidad o Facultad. Dicho campo no se puede modificar.

• Nombres y Apellidos: Datos de la Entidad o del Usuario responsable de ingresar datos en el Sistema.

• Login: Nombre con que el usuario ingresará al Sistema. Dicho campo no se puede modificar.

• Nuevo Password y Confirmar Password: En caso de que el usuario desee cambiar su password por defecto.

• Correo: Correo electrónico (de preferencia el correo institucional de la Universidad) del usuario responsable.

• Teléfono: Teléfono de la Dependencia, Facultad, o celular del usuario responsable, para una comunicación con él en caso de emergencia.

• Cargo: Cargo del Usuario responsable.

• Actualizar: Botón para actualizar los campos cambiados.

• Inicio: Volver al inicio, sin guardar los cambios.



INGRESAR EQUIPOS

1. Datos Generales: Datos Generales de la Oficina o sub-entidad.

• Código Patrimonial: Es el código único que la Oficina de Control Patrimonial designa a cada computadora, servidor o laptop (sólo se considerará a estos 3 tipos de bienes para el Sistema de Inventario).

• Tipo: Tipo de equipo (computadora, servidor o laptop).

• Estado: Operativo o Inoperativo del equipo.

• Oficina: Oficinas o sub-entidades que dependen de la Entidad principal, y de la cual el usuario responsable es quien llenará la información en el Sistema.

• Ubicación: Ubicación del equipo (Ciudad Universitaria, Rectorado, Miró Quesada, Cañete).



2. Hardware: estos datos servirán al Centro de Cómputo RedUNAC para tener estadísticas sobre las características de los equipos en los que están instalados los programas y Sistemas Operativos.

• CPU: Tipo de computadora.

• Disco Duro: Tamaño del disco duro.

• Memoria RAM: Memoria de la computadora.

• Velocidad de Microprocesador: Velocidad del procesador.

3. Software: Tipo de Sistema Operativo, programa de Ofimática o programas que están instalados en los equipos, y la cantidad que existen dentro de ellos.

• Sistema Operativo (S.O.): Relación con los Sistemas Operativos por adquisición de licencias de Software por parte de la Universidad Nacional del Callao, además de Sistemas Operativos Linux. Esta relación se basa según el Inventario de Software 2008. El Sistema Operativo aquí señalado es el que predomina en el equipo. De existir más de un Sistema Operativo en el equipo, en este campo se colocará el Sistema Operativo que más uso se le da.

• Ofimática: Relación de los principales programas de Ofimática. Esta relación se basa según el Inventario de Software 2008.

• Programas: Cantidad y tipos de programas instalados en los equipos:

- Sistema Operativo (en caso de existir un segundo Sistema Operativo)

- Programa de Ofimática (en caso de existir un segundo programa de Ofimática)

- Antivirus

- Navegador Web

- Reproductor Multimedia

- Diseño Gráfico

- Compresores

- Programación

- Gestor Base de Datos

- Estadística e Ingeniería

- Utilitarios

- Software de Simulación



4. Origen:

• Ninguno: Ninguno de los casos siguientes.

• Freeware: Software que se distribuye sin costo, disponible para su uso y por tiempo ilimitado (es la variable gratuita del Shareware)

• Shareware: Evaluación gratuita del producto, con limitaciones de tiempo de uso o en las capacidades del programa.

• CCOM RedUNAC: Programas otorgados por el Centro de Cómputo RedUNAC.

• Licencia OEM: Pre-instalados en los equipos.

• Licencia GPL: Software Libre

• Recursos Propios: Programas adquiridos por la Dependencia o Facultad por recursos propios.

• Desconocidos: Se desconoce su procedencia.

5. Botones finales:

• Ingresar: Guardar los datos en el Sistema.

• Agregar observaciones: Si en la relación de programas que figuran en el Sistema no está alguno que la Facultad o Dependencia usa en sus equipos, y es adquirido o descargado por ellos, cumpliendo las normas correspondientes, pueden comunicar sus observaciones desde el botón Agregar observaciones.



IMPORTAR ARCHIVOS

1. Datos Básicos: Ingreso, en formato .xls (Excel), de los datos básicos del equipo (Datos Generales y Hardware).

2. Datos Detallados: Ingreso, en formato .xls (Excel), de los Software instalados en el equipo.

3. Formato para importar archivos:

a. Para Datos Básicos:

Equipo PC

Estado Ubicación del equipo

Oficina Tipo CPU Velocidad procesador

Capacidad RAM

HHDD

- Equipo PC: Código Patrimonial del equipo (máximo 12 caracteres)

- Estado: 1 (inoperativa) o 0 (operativa)

- Ubicación del equipo: Ubicación del equipo (Ciudad Universitaria, Rectorado, Miroquesada, Cañete) (máximo 20 caracteres)

- Oficina: El nombre de la oficina, tal y como aparece en el botón Ingresar Equipos (ver pestaña Ingresar Equipos).

- Tipo: Computadora, Servidor o Laptop (sólo estos 3 tipos de equipos).



- CPU: Tipo de computadora (ver pestaña Ingresar Equipos).

- Velocidad Procesador (ver pestaña Ingresar Equipos).

- Capacidad RAM (ver pestaña Ingresar Equipos).

- HHDD: Disco duro (ver pestaña Ingresar Equipos).

b. Para Datos Detallados:

Código Equipo

Programa Origen

- Código Equipo: Código Patrimonial del equipo (máximo 12 caracteres)

- Programa: Nombre del Software (ver pestaña Ingresar Equipos).

- Origen: Origen del Software (ver pestaña Ingresar Equipos).

NOTA:

- Los datos a ingresar en el archivo .xls deben ser los mismos que figuran en la pestaña Ingresar Equipos, de otro modo, el Sistema no reconocerá los datos, o ingresará datos similares pero con otro nombre (duplicidad).

- Al guardar el archivo en .xls, en Guardar tipo como, debe seleccionar Texto (delimitado por tabulaciones).

- En caso de existir una oficina que no figure en el Sistema, notificar al Administrador del Sistema, Sr. Edson Pimentel ([email protected])

- El tamaño máximo para importar archivos es de 2 Mb.

- Si el usuario ingresa datos incorrectos en el archivo .xls, el Sistema le mostrará un mensaje de error.



VER EQUIPOS

Datos Generales:

• Filtro: Realiza una búsqueda de equipos por Código Patrimonial.

• Código: Código Patrimonial.

• Fecha de Ingreso: Fecha de ingreso del equipo al Sistema de Inventario.

• Ingresado por: Nombre del usuario responsable de ingreso del equipo al Sistema.

• Última Modificación: Si se realizó alguna modificación en el equipo. Más adelante se mostrará como modificar datos ya ingresados anteriormente.

• Modificado por: Nombre del usuario responsable que realizó la última modificación en el equipo.

• Fecha de baja: Fecha en la que se dio de baja al equipo.

• De baja por: Nombre del usuario responsable que dio de baja al equipo.

Al hacer clic en CÓDIGO, se visualizarán los datos del equipo, donde podremos modificar los datos anteriormente ingresados, como Hardware y programas instalados.



• Se pueden agregar programas.

• Se pueden eliminar del sistema los programas instalados anteriormente.

• Puede colocarse el Estado del equipo como INOPERATIVO u OPERATIVO

• Se puede cambiar la ubicación del equipo.

• Se pueden cambiar las características de Hardware del equipo.



MIS MOVIMIENTOS

1. Equipos Ingresados: Se visualizan todos los movimientos realizados por el usuario en los equipos, según Código Patrimonial, Fecha y Hora.

2. Modificaciones Realizadas: Se visualizan todas las modificaciones realizadas a los equipos, según Código Patrimonial, Fecha y Hora.

3. Altas/Bajas de equipos: Se visualizan los equipos dados de baja por el usuario, según Código Patrimonial, Fecha y Hora.



OBSERVACIONES FINALES

• Cada usuario es responsable de los equipos bajo su cargo, por lo que la instalación de Software que no esté debidamente declarado, será responsabilidad del usuario, y se aplicarán las sanciones correspondientes.

• El Centro de Cómputo RedUNAC realizará visitas inopinadas a cada Dependencia o Facultad para corroborar los datos ingresados por el usuario al Sistema. En caso de no coincidir los datos, se aplicarán las sanciones correspondientes.

• Todo movimiento realizado por el usuario será registrado en el Sistema, tanto el ingreso de Software, estado del equipo y ubicación del equipo, además de cualquier intento de personas ajenas a la Universidad.

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