Guia de Proveedor Junio 2012 (2)

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GUÍA DE PROVEEDOR ENTREGA DE MERCANCÍA EN CEDIS CHEDRAUI

GUIA DE PROVEEDOR

CENTRO DE DISTRIBUCIÓN

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GUÍA DE PROVEEDOR ENTREGA DE MERCANCÍA EN CEDIS CHEDRAUI

ÍNDICE

Página

1. Introducción 3

2. Glosario 4

3. Ubicación 7

3.1 Domicilios 8

4. Ventajas operativas al utilizar CEDIS Chedraui 9

5. Sistema de citas 10

5.1 ¿Cómo solicitar una cita? 11

5.2 Sistema ASN 12

6. Sistema de Recibo 13

6.1 Requisitos para la admisión de la unidad de transporte al CEDIS 13

6.2 Requisitos para la admisión de mercancía en Pre-Recibo 14

6.3 Requisitos para la admisión de mercancía en Recibo 15

6.3.1 Requisitos para la admisión de mercancía en Recibo

Mensajería 20

6.3.1.1 Presentación de los empaques Mensajería 20

6.3.2 Requisitos para la admisión de mercancía en Recibo Ventilación 21

6.3.2.1 Presentación de los empaques Ventilación 21

6.3.3 Requisitos para la admisión de mercancía para Jaula PAR 21

6.3.4 Requisitos para la admisión de mercancía de Línea Blanca 22

7. Rechazos de mercancía en el CEDIS 24

7.1 Mecánica de los rechazos 28

8. Liberación de la unidad de transporte 31

9. ACLARACIONES 32

10. ¿Cómo puede ingresar un coordinador de proveedor al CEDIS? 33

10.1 Normas Generales de los coordinadores de proveedor 34

10.2 Normas del coordinador de proveedor en el interior de la Plataforma 35

10.3 Normas del coordinador del proveedor en patios y oficinas de Pre-Recibo 36

11. Normas operativas 37

12. Contactos 39

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1. Introducción

Julio de 2012

Estimado Proveedor:

Tengo el gusto de informarle que ponemos a sus órdenes nuestro centro de

distribución, estas instalaciones cuentan con más de 150,000 m2 y tecnología de

punta para el manejo de su mercancía.

Es un esfuerzo del grupo Chedraui para fortalecer la cadena de suministro de la que

usted forma parte muy importante.

Para facilitar el proceso de entrega de mercancía, hacemos de su conocimiento los

procedimientos de recibo de mercancía, que aplicados y seguidos correctamente, se

convierten en factores de eficacia en el proceso, ofreciendo mutuos beneficios.

Le invitamos a que atienda cuidadosamente este instructivo, esperando que le

resulte una guía útil en su relación con Grupo Chedraui.

ATTE: Dirección de Logística

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2. Glosario

ASN.- Aviso anticipado de embarque. Este es el documento con el que se

comprueba la confirmación de la cita solicitada por el proveedor.

CEDIS.- Centro de distribución.

Check List.- Lista de inspección en la cual se establecen puntos esenciales para la

verificación o comprobación del cumplimiento de las características o requerimientos

solicitados.

Circuito.- Clasificación de mercancía según sus características de consumo,

utilizada en el CEDIS.

Circuito de mensajería.- Circuito al que pertenecen las cajas con diversos productos

con la misma orden de compra y que van dirigidos para la misma tienda (Cajas ya

preparadas).

Cross Dock.- Es la actividad que representa el traslado de la mercancía por el

CEDIS sin pasar por una preparación o separación de mercancía.

Empaque.- Caja o bulto que es utilizado para el recubrimiento, protección del

producto, proporciona estabilidad y estructura para las estibas.

Estiba.- Conjunto de cajas o bultos colocados verticalmente uno sobre otro. Las

estibas se encuentran en dos presentaciones en forma de cama y en forma de torre.

La primera mencionada es referente al acomodo horizontal de los empaques o

mercancía y consiguientemente el acomodo vertical de la misma sin respetar las

delimitaciones de los empaques o mercancía inferior y la segunda mencionada hace

referencia al acomodo de empaques o mercancía en forma vertical respetando las

delimitaciones del empaque o mercancía inferior y a un costado se coloca la

siguiente torre de igual forma que se colocó la primera.

Folio.- Documento que ampara la mercancía recibida por el CEDIS y en el que se

especifican las características del producto recibido.

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Gramaje.- Especificación en relación al peso de un producto expresada en

Kilogramos, Gramos y Libras. Sin embargo en el CEDIS también se le identifica

como gramaje a las unidades expresadas por cualquier producto sea este líquido,

gaseoso o sólido.

Guardia extramuros.- Persona encargada de dirigir los movimientos y actividades

realizadas por los operadores de las unidades de transporte.

LPN.- Etiqueta de identificación con código de barras el cual ampara uno o varios

códigos de alguno o varios productos.

Mercancía a granel.- Mercancía presentada en empaques que se encuentran sobre

el suelo de la unidad de transporte y no acomodados sobre tarimas.

Muestreo.- Herramienta estadística que permite saber la tendencia ó condiciones de

la población total cuando no es posible adentrarse en cada uno de los individuos de

la población. El muestreo consiste en el estudio o análisis de un porcentaje o

cantidad de individuos pertenecientes a la población, en este caso de la mercancía

total del envío.

Normas.- Conjunto de reglas establecidas que dan orden al sistema y las cuales

deben de ser respetadas y que de caso contrario el sistema calificará y sancionará al

responsable.

OC.- Orden de Compra.

Packing List.- Listado cuyo contenido son los productos del embarque y con el

detalle de los códigos y Ordenes de Compra a las que pertenecen dichos productos.

Plataforma.- Zona en la que se realizan los procesos operativos del CEDIS,

incluyendo el proceso de ingreso de mercancía físicamente y en sistema (Recibo).

Playo.- Película plástica de elongación variable utilizada para fortalecer la estructura

del armado de uno o varios artículos, en este caso es un producto el cual proporciona

soporte, unificación de peso y estabilidad a las estibas de la mercancía.

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Rechazo.- Negación a la aceptación de algo tangible o intangible, en este caso es la

negación de la recepción de mercancía al sistema por diversos motivos que por ende

provoca el regreso de la mercancía a su origen o a un punto establecido por el

proveedor.

SKU.- Código interno del CEDIS utilizado para la identificación y rastreo de la

mercancía el cual puede almacenar diversos códigos de barras (UPC) de un mismo

tipo de producto.

Tienda.- Destino final de la mercancía. Ultimo punto en el que el cliente (Sociedad)

adquiere el producto.

Tipos de Mercancía

Ligera.- Mercancía de poco peso cuya estiba no afecta el producto colocado en la

base de la misma y cuyo peso permite manipular la mercancía manualmente

(Papel higiénico).

Volumen.- Mercancía con un peso que permite su manipulación manual sin poner

en riesgo la salud de quien la maniobre y cuyas dimensiones cúbicas son

mayores a la relación normal del peso.

Pesada.- Mercancía con un peso que dificulta su manipulación manual, pone en

riesgo la salud de quien lleva acabo dicha manipulación y cuya estiba alta

provoca afectaciones en el producto de la base.

Torre de Pre-Recibo.- Zona encargada de la recepción de documentos y del

enrampe virtual de la unidad de transporte, cuya ubicación es a un costado de la

loma en la que se estacionan las unidades de transporte.

Torre de Tráfico secos.- Zona encargada de la liberación de folios para las

unidades de transporte de los proveedores, la cual se encuentra frente a la cortina 71

aproximadamente y a un costado de la zona de tarimas.

UPC.- Código de barras que identifica un producto (EAN 13).

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3. Ubicación

Croquis de localización; Ver figura 1.0 y 2.0

Figura 1.0 Centro de Distribución Teoloyucan

Figura 2.0 Centro de Distribución Villahermosa.

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3.1 Domicilios

(TEOLOYUCAN)

Fracción del Lote 28, Manzana 825, Carretera Cuautitlán-Zumpango, Barrio San

Juan. Municipio de Teoloyucan, Estado de México. C.P. 54770,

Localizado en el cruce de la carretera Melchor Ocampo-Teoloyucan, salida por el

circuito interior Mexiquense con Dirección a Zumpango Edo. de México.

Tel: 01 59-1917-9414 y 1103-8000

Nombre Correo Extensión

Alejandro Hernández Vargas [email protected] 4009

Víctor Rojas Blancas [email protected] 4019, 4072, 4104

Alma Mata Aguinaga [email protected] 4008

(VILLAHERMOSA)

Colinas de Villahermosa Cto. Del Golfo Km. 12.5, carretera Macuspana, Ranchería

General Traconi, Centro Villahermosa C.P. 86280

Tel: 01 99-3310-7300

Nombre Correo Extensión

Sergio Salvatierra [email protected] 4306

Atención a Proveedores [email protected] 4308, 4309

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4. Ventajas operativas al utilizar el CEDIS CHEDRAUI

El proveedor al operar directamente con el Centro de Distribución Chedraui, obtiene

las siguientes ventajas:

Entrega de la mercancía en un solo lugar, es decir no en sucursales de la cadena

con los consiguientes ahorros y facilidades de plazo (Entrega y pago).

Recibo expedito y ágil, aunado a la facilidad del proceso gracias al sistema de

citas.

Eliminación de movimientos de rechazos individuales en las distintas tiendas de la

cadena.

Llegada oportuna al punto de venta.

Esta guía se encuentra orientada a explicar y definir los términos en que se

manejará la recepción de mercancía del proveedor al CEDIS, por lo que si se siguen

correctamente los estatutos se obtendrán beneficios como menor tiempo de estadía

en la entrega, así como el nulo rechazo de mercancía y los ahorros logísticos que

conlleva la reducción de movimientos de las unidades de transporte para la entrega

de su mercancía.

Grupo Comercial Chedraui cuenta con el programa de descargas asistidas, para

conocer los procesos y costos del programa, favor de concertar cita con el C.P.

Víctor Rojas Blancas; al teléfono 015919179414 y 11038000 ext., 4019, 4104, de

8:00 a 14:00 y 16:00 a 18:00 hrs. de lunes a viernes a través del correo electrónico

[email protected]

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5. Sistema de citas

Buscando brindarle un mejor servicio en nuestro CEDIS y por ende agilizar el

proceso de recibo de mercancías, creamos un sistema citas, con las siguientes

indicaciones.

Las citas se solicitaran por Internet

https://adminoc.chedraui.com.mx/EEM/Signin.asp no se pactan citas por teléfono.

Usted debe solicitar su cita desde el momento en que recibe la orden de compra,

en el entendido que debe solicitarla por lo menos con 72 horas de anticipación a

la fecha en que desee entregar.

Si Usted solicita su cita con suficiente anticipación podrá obtenerla para el día

solicitado.

La fecha de cita solicitada debe ser mínimo 1 día antes del vencimiento de la

orden de compra, Usted debe tomar el día del vencimiento de la orden de compra

como el día en que ya no puede entregar.

Se debe solicitar una cita por cada unidad de transporte que se vaya a enviar a

Centro de Distribución.

La confirmación de cita la recibirá mediante correo electrónico, al correo

designado por Usted mismo como contacto en EEM, favor de mantener

actualizada esta información. Para actualizaciones enviar comunicado a Deisy

Mendoza. [email protected] .

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5.1 ¿Cómo solicitar una cita?

Las citas se otorgarán vía el portal Web, para ayuda telefónica 015919179414 y

01800 8352 334 Ext. 4102, 4110, 4111, 4112 y 4061; en un horario de atención de

09:00 a 17:00 hrs. de Lunes a Viernes

Los datos solicitados para una cita son:

Número de Orden de Compra.

Fecha y hora solicitadas para entregar.

Total de cajas a entregar

Tipo de vehículo en que se realizará la entrega.

Una sola factura por cada camión, si viene más de una OC, será factura por

orden.

Una cita por cada unidad de transporte.

Nota.

Es muy importante que se presente de 1 a 2 horas antes de la hora pactada, de lo

contrario perderá su cita.

El sistema de citas generará una clave de confirmación de cita la cual ampara 100%

de la mercancía a recibir. Dicha clave de confirmación será solicitada en el momento

de presentarse la unidad de transporte.

La cita es obligatoria para el acceso al Centro de Distribución.

No existen excepciones.

Si no se presenta a su cita, se le realizará un cargo por la cantidad de $ 5000.00 +

IVA.

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5.2 Sistema ASN

Aviso anticipado de embarque: Sistema por medio del cual se captura la

información de entrega desde su empresa mediante la página de Chedraui, este

envío se realizara mínimo en 48 horas de anticipación a la fecha de la cita.

El sistema es obligatorio y se encuentra disponible en la siguiente dirección:

https://adminoc.chedraui.com.mx//EEM/Signin.asp Para cualquier duda o

información, ponerse en contacto con Alma Mata Aguinaga al teléfono 0159 1917

9414 y 1103 8000 ext. 4008 y 4000; Ver Figura 3.0

El objetivo de este sistema es optimizar el tiempo de Recibo.

Figura 3.0 LPN de identificación.

Nota.

Las cantidades son en piezas.

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6. Sistema de Recibo

El sistema de recibo empleado en el CEDIS Chedraui está desarrollado con el fin de

recibir la mercancía íntegra y al 100%, sin embargo las diferentes desviaciones u

omisiones a las reglas establecidas provocan que el recibo se vea afectado, sólo

permitiendo ingresar un porcentaje del envío u obligando al rechazo total de la

mercancía.

6.1 Requisitos para la admisión de la unidad de transporte al

CEDIS

El horario de recepción de proveedores en nuestro CEDIS es en horario corrido de

Lunes a Sábado de 04:00 a.m. a 22:00 pm, siempre mediante citas confirmadas.

Factura original con 3 copias. Estas vendrán referidas explícitamente a la orden

de compra.

La facturación debe presentarse por orden de compra y para los casos en que la

cantidad de mercancía de una Orden de Compra no entre en una sola unidad de

transporte, en los que se tiene que mandar en varias unidades, se debe generar

una factura por cada unidad de transporte aunque la mercancía pertenezca a la

misma orden de compra.

2 identificaciones oficiales (Licencia de conducir e IFE, únicamente).

El operador deberá dejar la licencia de conducir en la caseta de entrada y a

cambio vía sistema recibirá un pase vehicular llamado control de visitantes, este

ultimo deberá ser llenado en la torre uno. Su identificación se le devolverá al salir

del Centro de Distribución.

La unidad de transporte deberá de presentarse en buenas condiciones puesto

que se realizará una inspección para comprobar la integridad de la unidad, para

reducir el riesgo de accidentes y de movimientos innecesarios, por lo que el

operador deberá de colaborar con el guardia para la realización de la inspección.

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6.2 Requisitos para la admisión del envío en Pre-Recibo

Las unidades de transporte se deben presentar con la mercancía de 1 a 2 horas

antes de la hora asignada.

Se debe entregar en la Torre de Pre-Recibo los siguientes documentos:

Confirmación de cita impresa (ASN Aviso anticipado de embarque).

Factura original y tres copias.

Identificación oficial con foto del operador de la unidad de transporte (IFE,

recordando que la licencia fué proporcionada en la torre uno a los guardias), la

cual se regresará en el momento de la salida.

La lista de empaque o “Packing List consolidado”, que ampara el contenido de

una o varias órdenes de compra.

La mercancía y órdenes de compra presentadas en la factura deben de coincidir

al 100% con las órdenes de compra presentadas en el aviso anticipado de

embarque (ASN).

La factura deberá mostrar lo siguiente:

Orden de compra.

Número de empaques a entregar por factura y número total de piezas. En el caso

de las telas, se colocarán los metros lineales.

Es obligatorio cumplir con los requisitos de facturación en la página

www.chedraui.com.mx

Una vez entregados los datos anteriores se le asignará rampa, debiendo dirigirse a

la cortina asignada siguiendo las indicaciones de los guardias extramuros del CEDIS,

ubicados en la zona de las cortinas de enrampe para recibo de mercancía.

El operador deberá colocar los dos topes de la cortina asignada en las llantas

traseras de la unidad de transporte, en cuanto el guardia extramuros lo indique.

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6.3 Requisitos para la admisión de mercancía en Recibo

La mercancía y la unidad de transporte deben de presentarse completamente

libres de cualquier tipo de fauna nociva o evidencia de la misma.

La unidad de transporte en la que se entregue la mercancía debe de ser en caja

seca, cerrada, sin lonas, sin redilas etc. También debe presentarse en buenas

condiciones puesto que se realizará una inspección para comprobar la integridad

de la unidad de transporte y la confiabilidad de ésta para la operación.

Se anexa el Check list con el cual se realiza la inspección de la unidad de

transporte, sus condiciones y cómo se califica la aceptación o el rechazo de la

mercancía por las condiciones de la unidad de transporte; Ver anexo 1.0

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Anexo 1.0 Check List de Inspección a Unidad para Recibo de mercancía.

Dirección de Logística Area de aplicación: RECIBO

Operaciones Teoloyucan-Zumpango Código: FCC-REC-009

Departamento de Calidad Título: CHECK LIST DE INSPECCIÓN A UNIDAD PARA

RECIBO DE MERCANCÍA

N°.

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

Camioneta 3.5 Unidades menores de 3.5

ton.

Trailer Thorton Caja seca Mudanza

CHECK LIST DE INSPECCIÓN A UNIDAD PARA RECIBO DE MERCANCÍA

Nombre de auditor: Fecha:

Nombre del

proveedor:

N° de Cortina:

N° de ASN: Orden de

compra:

Turno:

Características Crítico Si No

INSTRUCCIONES I: Marque con una X la descripción correspondiente, los puntos marcados con una C con críticos (Imposibilitan la

descarga) y de presentarse no procederá a la descarga de la mercancía.

En caso de alguna situación de no aplique se deberá indicar como N/A.

Tipo de unidad :

Piso sin hoyos y/o con resistencia al peso de la mercancía y del montacargas. C

Paneles y láminas sin hoyos (No debe filtrarse la luz a través de la lámina).

Caja libre de remaches, clavos, tornillos o algún otro material que sobresalga. C

Caja libre de humedad, derrames líquidos, basura restos de semillas, restos de tarimas etc.

Caja libre de goteras, hoyos en el techo, paredes, puertas o filtración de agua. C

Caja libre de olores a fertilizantes, alimentos para animales, pescado u otros olores desagradablesC

que pongan en riesgo de contaminación al producto.

Caja libre de fauna nociva o evidencia de la misma (Excretas o restos de roedores, insectosC

rastreros o voladores).

Caja libre de heces fecales (Animales y/o humanas). C

Cuenta con equipo de sujeción (Gatas).

Cajas cerradas completamente por sus cuatro lados (No redilas, no plataformas, ni lonas o plasticoC

en el techo).

Otros. (Describalos)

Resultado Si No

La unidad es apta para la descarga.

Observaciones. Descriir las reparaciones que sean causantes directas o inderectas de merma o sustracción.

INSTRUCCIONES II: Indique en el esquema con la letra asignada en la codificación, las características observadas en la unidad de

transporte (Pueden asignarse más de una letra por ubicación).

Costado derecho Codificación Descripción del incumplimiento

B Paredes.

C Techo.

D Puertas.

E Otro.

En caso de otro especifique (E).

Costado izquierdo

Toda unidad que no cumpla con estas especificaciones NO se recibirá.

Ca

bin

a

Pu

ert

as

A Piso.

Fecha de validación: 28-Mayo-2012 Versión: 2.0 1 de 1

Recibidor Coordinador de Recibo Auditor de Calidad Coordinador de Calidad

Elaboro: Marco Antonio Vargas Medina Reviso: Daniel Millan Garay Autorizo: Oscar David Ramírez Lira

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La estructura de las estibas de la mercancía debe de tener la resistencia, firmeza

y estabilidad necesarias para garantizar su integridad durante la manipulación de

la misma.

La mercancía debe de presentarse con suficiente playo de forma que su

manipulación no comprometa la integridad de la mercancía.

Todas las cajas del envío deben de presentarse entarimadas, es decir, no puede

presentarse mercancía fuera de las dimensiones de las tarimas o tirada “NO HAY

TOLERANCIA”.

Operadores logísticos deben entregar la mercancía separada por proveedor.

La mercancía presentada debe de conservar su integridad física tanto del

producto como del empaque o envolturas presentadas (Caja, bulto, bolsa etc.)

Las tarimas presentadas con la mercancía deben de ser CHEP, SAPSA, Smart,

Movere, tarimas blancas siempre y cuando estas presenten las mismas

características físicas de las ya mencionadas (4 vías). Las tarimas deben de

presentarse en buen estado el cual no afecte o ponga en riesgo la integridad del

personal o de la mercancía.

No hay devolución de tarimas blancas.

Figura 4.0 Tarimas.

La mercancía debe ser presentada con estibas que no excedan las alturas

establecidas según el tipo de mercancía y su especificación de simbología.

Para el caso de los costales en los cuales no aparece la simbología se podrán

presentar las alturas de dichas estibas con un máximo de 1.80m.

En el envío se debe de presentar solo mercancía cuyo destino sea el CEDIS de

Chedraui.

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Cuando en una sola unidad de transporte se presente mercancía de diferentes

ordenes de compra, se deben de seguir los lineamientos enlistados a

continuación:

Se debe acomodar en las tarimas, la mercancía perteneciente a una sola

orden de compra.

Las tarimas deben ser identificadas según la orden de compra a la que

pertenezca la mercancía.

Las tarimas deben de presentarse, identificadas, preparadas y separadas por

orden de compra.

Si el volumen no justifica un código por tarima se podrán enviar hasta 8 códigos

siempre y cuando vengan acomodados en forma de torre y con separación de

cartón (Columna auditable).

Figura 5.0 Ejemplo del estibado en torre.

La mercancía física que se presente con una oferta o algún tipo de promoción,

debe de coincidir el dato logístico del sistema.

La mercancía debe de estar identificada con código de barras (EAN 13)

completamente legible y debe coincidir con lo solicitado en la orden de

compra.

La caducidad de los productos debe de ser mayor o igual a 90 días a partir del

día en que se reciba la mercancía.

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La mercancía debe entregarse entarimada y emplayada al 100% desde su

origen.

Los exhibidores o PDQ’s deben de ser capturadas en la modalidad de

mensajería y deberán venir completamente cerrados.

La cantidad de cajas enviadas debe corresponder a lo solicitado por cada

orden de compra.

La cantidad de producto que se encuentra dentro de las cajas o empaques

debe de coincidir completamente con el solicitado por el sistema (Es motivo de

rechazo total los sobrantes, faltantes o PCB incorrecto).

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6.3.1 Requisitos para la admisión de mercancía en Recibo

(Mensajería)

Cada caja o bulto presentado para mensajería debe ser identificado con su LPN

correspondiente.

Las cajas o bultos preparados por tienda deben de estar armados con mercancía

de una misma Orden de Compra.

Las cajas o bultos deben de presentar solo mercancía de una misma tienda.

6.3.1.1 Presentación de los empaques (Mensajería)

Formato:

Se generará LPN x caja x tienda.

En un costado de cada multi-empaque se debe pegar la etiqueta generada (LPN)

(Ver figura 6.0), que debe indicar el total de mercancía contenida en el mismo.

Cada LPN debe de ser visible para el recibidor en todas las cajas.

Entregar el Packing List consolidado, donde obligatoriamente los totales deberán

coincidir con los totales de la factura (Ver formato M-02).

El multi-empaque deberá venir perfectamente sellado y asegurado de origen. Su

ASN, factura, packing list y mercancía física deben coincidir al 100% NO EXISTE

TOLERANCIA.

Figura 6.0 Ejemplo de la presentación de los empaques de mensajería.

Nota.

Sí hubiese un error en esa caja de cualquier índole, la orden de compra completa

será rechazada. No hay entregas parciales.

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6.3.2 Requisitos para la admisión de mercancía en Recibo

(Ventilación)

Pueden enviarse como máximo 8 códigos diferentes en cada tarima.

Las cajas o empaques enviados en cada tarima deben de ser diferentes.

6.3.2.1 Presentación de los empaques (Ventilación)

El empaque debe tener impreso como mínimo la forma de manejo, estiba

permitida y de preferencia la descripción del producto, estos deberán ser los

vigentes e igualmente describir la unidad mínima de venta (caja, pieza, etc.).

Todos los empaques deberán estar perfectamente cerrados e identificados.

La mercancía que así lo requiera deberá traer instrucciones y garantías en

español dentro de cada unidad de venta (Electrodomésticos, Electrónica y Equipo

de cómputo), cumpliendo con la norma oficial mexicana NOM-024-SCFI-1998

Información comercial para empaques, instructivos y garantías de los productos

electrónicos, eléctricos y electrodomésticos, como lo muestra en el apartado 6.3.

6.3.3 Requisitos para la admisión de mercancía para Jaula Par

El empaque debe tener impreso como mínimo las indicaciones de manejo, estiba

permitida y la descripción del producto, estos deberán ser los vigentes e

igualmente describir la unidad mínima de venta (caja, pieza, etc.).

La mercancía considerada como pequeño-electro, alto valor y fácil sustracción

debe de ser presentada en empaques que cuenten con sello de seguridad, el cual

no deberá de estar desprendido o violado. Recordando que una de las principales

características de los sellos de seguridad, es que una vez desprendidos no

pueden adherirse de nuevo o dejen evidencia de haber sido violado.

6.3.4 Requisitos para la admisión de mercancía de Línea Blanca

La mercancía presentada debe de conservar su integridad física tanto del

producto como del empaque o envolturas presentadas (Caja, bolsa, termo

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8va Edición 2012

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GUÍA DE PROVEEDOR ENTREGA DE MERCANCÍA EN CEDIS CHEDRAUI

formado etc.), es decir no se debe de presentar mermas, según los lineamientos

establecidos para cada tipo de producto.

La distinción del tipo de circuito al cual pertenece su mercancía se establece en la

siguiente tabla; Ver tabla 1.0 y 2.0

Circuito Descripción del circuito Muestra de la mercancía Mensajería. Cajas con mercancía ya preparada

(Diferentes productos en una sola caja con el mismo destino).

Línea Blanca Mercancía electrodoméstica cuyas

funciones sean de lavado, secado y cocina.

Colchones. Muebles

Tabla 1.0 Descripción del tipo de mercancía

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GUÍA DE PROVEEDOR ENTREGA DE MERCANCÍA EN CEDIS CHEDRAUI

Circuito Descripción del circuito Muestra de la mercancía Ventilación Mercancía de diversos circuitos

(Abarrotes no comestibles 211, abarrotes comestibles 212 y mercancía general 213).

211

212

213

Consumos internos.

Mercancía para uso particular de las tiendas de la cadena (Papelería, cartón, bolsas etc.) No es aplicable para el consumo interno de la fuente de sodas.

Alto valor. Mercancía de dimensiones pequeñas las cuales permiten la sustracción de la misma y/o con un valor económico alto.

Tabla 2.0 Descripción del tipo de mercancía

Durante el ingreso de la mercancía al CEDIS, ésta será sometida a un proceso de

muestreo. Dicho muestreo se realiza bajo un esquema estructurado internamente.

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8va Edición 2012

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GUÍA DE PROVEEDOR ENTREGA DE MERCANCÍA EN CEDIS CHEDRAUI

7. Re chazos de mercancía en el CEDIS

En el Centro de Distribución se tiene por política efectuar el menor número posible de

rechazos de mercancía. Aún así se rechazará la entrada de mercancía en los

siguientes casos, por lo que deberá apegarse estrictamente a lo mencionado. Estos

rechazos estarán siempre oportunamente documentados; Ver Tablas 3.0, 3.1, 3.2,

3.3 y 3.4

Causas de Rechazo Generales Identificación Total Parcial 1 Presentar al CEDIS unidades de transporte

después de la hora acordad según su cita (Debe de presentarse de 1 a 2 horas antes de la cita marcada en el portal).

Pre-recibo •

2 Presentar unidades de transporte para las que no solicitó cita (Excedente de unidades).

Pre-recibo •

3 Presentar ASN’s no confirmados.

Pre-recibo •

4 Presentar Órdenes de Compra fuera de vigencia.

Pre-recibo •

5 Presentar documentación incompleta o que esta contenga errores de cualquier tipo (Confirmación de cita, facturas c/ copias, identificaciones y packing list).

Pre-recibo •

6 Ofrecer dadivas para la recepción de documentos y/o mercancía.

Pre-recibo Plataforma

7 Presentar mercancía y/o transporte con fauna nociva o evidencia de la misma (Eses fecales, pelo etc.)

Plataforma •

8 Presentar mercancía en unidades de transporte en mal estado o que pongan en riesgo la integridad del personal o mercancía durante la descarga y/o manipulación (Pisos con hoyos o sin resistencia al peso, clavos o materiales salidos, etc.)

Plataforma •

9 Presentar mercancía en cualquier unidad de transporte de redilas, caja descubierta y/o con lonas.

Plataforma •

10 Presentar producto que no corresponda a la Orden de Compra agendada.

Plataforma •

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8va Edición 2012

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GUÍA DE PROVEEDOR ENTREGA DE MERCANCÍA EN CEDIS CHEDRAUI

Causas de Rechazo Generales Identificación Total Parcial 11 Presentar la estructura de las estibas ladeada

(Cajas o bultos).

Plataforma •

12 Presentar estibas sin el playo suficiente para asegurar su integridad y estabilidad durante el manejo y/o mercancía fuera de las dimensiones de las tarimas.

Plataforma •

13 Presentar mercancía o empaques, dañados y/o en mal estado.

Plataforma •

14 Presentar mercancía en tarimas que no sean las permitidas por el CEDIS (Las tarimas permitidas son: Chep, Sapsa, Smart, Movere y tarimas blancas de 4 vías) y/o que no se encuentren dentro de especificaciones (Rota, desclavada, podrida, tablas faltantes, 2 vías y sus medidas deben de ser de 1.00m X 1.20m).

Plataforma •

15 Presentar la altura de las estibas excedente a la establecida por tipo de producto y su especificación de simbología.

Plataforma •

16 Presentar mercancía para otro cliente.

Plataforma •

17 Presentar mercancía no identificada, no preparada y no acomodada por orden de compra en caso de traer varios pedidos dentro de una misma unidad de transporte.

Plataforma •

18 Presentar mercancía de varias órdenes de compra en una sola tarima.

Plataforma •

19 Presentar mercancía de varios códigos acomodados en cama y no en torre.

Plataforma •

20 Presentar mercancía sin empaque (El playo no es material de empaque).

Plataforma •

21 Presentar ofertas armadas con errores en el etiquetado.

Plataforma •

22 Presentar mercancía no identificada con código de barras.

Plataforma •

23 Presentar mercancía cuyos códigos no correspondan a lo solicitado por el sistema.

Plataforma •

24 Presentar mercancía con caducidad menor a 90 días.

Plataforma •

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8va Edición 2012

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GUÍA DE PROVEEDOR ENTREGA DE MERCANCÍA EN CEDIS CHEDRAUI

Causas de Rechazo Generales Identificación Total Parcial 25 Presentar ofertas armadas no capturadas por la

modalidad de mensajería.

Plataforma •

26 Presentar más cajas de las solicitadas por el sistema (Orden de Compra saldada). El proceso interno del CEDIS para atender las Órdenes de Compra saldada puede demorar un poco y con el fin de que las unidades de transporte permanezcan el menor tiempo posible dentro del CEDIS, el procedimiento indica que en algunas ocasiones la mercancía de la Orden de Compra saldada puede ser entregada en otro momento y en otra unidad de transporte.

Plataforma •

27 Presentar mercancía con faltantes de producto dentro de las cajas o bultos.

Plataforma •

28 Presentar mercancía con sobrantes de producto dentro de las cajas o bultos.

Plataforma •

29 Presentar la cantidad de producto dentro de las cajas diferente a la solicitada por el sistema (PCB incorrecto).

Plataforma •

Tabla 3.0 Motivos generales de rechazos de mercancía en el CEDIS

Causas de Rechazo en Ventilación Identificación Total Parcial 30 Presentar más de 8 códigos por tarima (UPC). Plataforma •

31 Presentar mercancía a granel. Plataforma •

Tabla 3.1 Motivos de rechazos de mercancía en mensajería

Causas de Rechazo en Mensajería Identificación Total Parcial 32 Presentar diferencias en piezas entre el ASN,

la mercancía y facturas. Plataforma •

33 Presentar las cajas o bultos no identificados con LPN o presentarlo mal elaborado.

Pre-recibo •

34 Presentar mercancía de varias Órdenes de Compra en una sola caja o bulto.

Plataforma •

35 Presentar mercancía de varias tiendas en una sola caja o bulto.

Plataforma •

36 Presentar más de 183 empaques a granel. Plataforma •

Tabla 3.2 Motivos de rechazos de mercancía en mensajería

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8va Edición 2012

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GUÍA DE PROVEEDOR ENTREGA DE MERCANCÍA EN CEDIS CHEDRAUI

Causas de Rechazo en Línea Blanca Identificación Total Parcial 37 Cualquier mercancía que presente algún

defecto dentro de la muestra auditada, según los lineamientos por tipo de mercancía, será causa del rechazo total del SKU.

Plataforma •

Tabla 3.3 Motivos de rechazos de mercancía en línea blanca

Causas de Rechazo de Jaula PAR Identificación Total Parcial 38 Presentar mercancía designada para Jaula Par

(Pequeño-Electro, alto valor y fácil sustracción) en cajas, bultos o empaques sin sellos de seguridad, con el sello violado o con sellos que no dejen evidencia del desprendimiento.

Plataforma •

Tabla 3.4 Motivos de rechazos de mercancía para jaula PAR

Nota.

En el CEDIS no esta permitida la manipulación de mercancía por parte del proveedor

(No traspaleo, no acomodo de mercancía, no cambio ni acomodo de empaques o

producto, no cambio ni acomodo de etiquetas etc.)

USTED DEBE IDENTIFICAR EN QUE MODALIDAD DE ENTREGA ESTÁ

CLASIFICADO SU PRODUCTO Y SEGUIR LAS INSTRUCCIONES QUE LE

CORRESPONDA

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8va Edición 2012

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GUÍA DE PROVEEDOR ENTREGA DE MERCANCÍA EN CEDIS CHEDRAUI

7.1 Mecánica de los rechazos

La identificación de uno de los motivos mencionados en el punto anterior provoca el

rechazo de la mercancía el cual se puede establecer de dos formas; Total o Parcial.

El rechazo total sin haber bajado la mercancía de la unidad de transporte asegura

que a la mercancía completa del envío se le negará el acceso al sistema, por ende

no se aceptará, proporcionando salida a la unidad de transporte con toda la

mercancía, amparando el rechazo con el formato titulado “RECHAZO A

PROVEEDOR” en el cual se especifica el motivo por el cual se realiza el rechazo de

esa mercancía con una breve descripción y la zona en la que se identificó el motivo

del rechazo.

El rechazo parcial asegura que un porcentaje de la mercancía correspondiente al

envío fue aceptada rechazando la demás, la mercancía que haya sido aceptada será

amparada por los folios expedidos, los cuales son proporcionados al operador antes

de su desenrampe, la mercancía rechazada será amparada por el formato de

“RECHAZO A PROVEEDOR” en el cual se especifican la descripción de la

mercancía, sus códigos, cantidades y el motivo por el cual se realiza el rechazo de

esa mercancía.

Existen motivos de rechazo los cuales dependen de la cantidad de mercancía o del

momento en el que se identifique el motivo del rechazo de esa mercancía, para

calificar si el rechazo es total o parcial.

Ejemplo:

Si el motivo 11 de la tabla de rechazos generales es identificado en mercancía que

venía en el nivel medio de la caja de la unidad de transporte, suponiendo que la

unidad se encontraba completamente llena, se aceptará la mercancía que ya se haya

descargado y la mercancía siguiente se rechazará, siendo este un rechazo parcial.

Para el mismo ejemplo si la mercancía que caiga en el motivo 11 se encuentra en el

principio de la unidad de transporte es decir en la parte más cercana a las puertas de

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8va Edición 2012

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GUÍA DE PROVEEDOR ENTREGA DE MERCANCÍA EN CEDIS CHEDRAUI

la caja de la unidad de transporte, se negará el acceso de toda la mercancía, siendo

este un rechazo total por el mismo motivo.

El único cambio posible de tipo de rechazos es: de Parcial a Total.

Se anexa el formato de rechazo a proveedor; Ver Figura 7.0 y 7.1

Figura 7.0

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8va Edición 2012

30 de 39

GUÍA DE PROVEEDOR ENTREGA DE MERCANCÍA EN CEDIS CHEDRAUI

Figura 7.1

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8. Liberación de la unidad de transporte

Una vez que la unidad de transporte se encuentra enrampada, el operador deberá

de estar atento a escuchar el altoparlante, puesto que para la liberación de folios

o cualquier otro movimiento se le llamará por este medio, mencionando la razón

social del proveedor, el número de cortina en el que se encuentra enrampada la

unidad de transporte y la zona a la que debe de dirigirse por sus documentos.

Una vez terminado el recibo de la mercancía, se le entregará al operador un

acuse de recibo (folio sellado) que ampara las mercancías recibidas físicamente.

Este acuse ampara piezas y constituye la evidencia de entrega en caso de

discrepancias en el pago. Así mismo, en el caso de presentarse rechazos, se

generarán acuses de diferencias y/o rechazos (Formato de “RECHAZO A

PROVEEDOR”).

El operador no podrá retirar los topes colocados en la unidad de transporte hasta

que el guardia externo lo indique.

Al salir el proveedor del centro de distribución el personal de vigilancia verificará

que la unidad salga vacía o amparada por acuses de diferencias y/o rechazos.

Cuando cuente con los documentos de entrega, deberá revisarlos a su entera

satisfacción, sus unidades deben de abandonar las instalaciones en cuanto tenga

su documentación de entrega completa.

Por ningún motivo se reimprimen folios, es muy importante que el operador

resguarde su documentación ya que sin los folios o el formato de rechazos no se le

permitirá la salida del parque.

Queda estrictamente prohibido retirarse del centro de distribución sin folio de recibo o

acuse de diferencia (Formato de “RECHAZO A PROVEEDOR”).

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9. Aclaraciones

Los requisitos para hacer una aclaración por parte del proveedor son los siguientes:

Para aclaraciones de sobrantes y faltantes: deberá solicitar aclaración en un lapso

no mayor a las 72 hrs.

Para aclaraciones de rechazo en cortina: recoger el rechazo en área de pre-

recibo, ubicar su unidad en la loma para que posteriormente pasen a atención a

Proveedores a realizar su aclaración,

Solicitar aclaración en el momento de recibir folio si se llega a detectar en el

momento de su entrega.

Le recomendamos que en el momento de recibir folio revise los siguientes datos:

Cantidad de factura(s) que amparan el recibo y su folio

Cantidad de piezas recibidas

OC recibida

Cantidad y tipo de tarimas entregadas

Razón social correcta de su empresa

Referencia de números de factura

Número de ASN

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10. ¿Cómo puede ingresar un coordinador de proveedor al CEDIS?

Para el acceso de los coordinadores al CEDIS, la empresa responsable debe de

presentar los siguientes lineamientos:

Carta membretada expedida por la empresa (proveedor) con la fecha actual y

firmada por el Director General y/o Gerente General en formato PDF al correo de

Deisy Mendoza [email protected] y Rodrigo Reyes

[email protected]

La carta debe venir en atención al C.P. Víctor Rojas Blancas, Alma Mata o

Alejandro Hernández Vargas del área de Secos.

En la carta se debe incluir los siguientes datos:

Nombre completo del coordinador.

Puesto que tienen en la empresa (no deberá ser el operador)

Antigüedad en el trabajo.

La labor que va a desempeñar en nuestras instalaciones.

Que se haga cargo de las acciones que el coordinador tenga dentro de

nuestras instalaciones.

De igual manera estar de acuerdo en acatar las políticas de nuestra empresa.

En la parte superior izquierda pegar fotografía de coordinador.

Dos fotografías tamaño infantil a color o blanco y negro, actuales, sin enmicar.

1 copia de la credencial de elector o licencia (Se acepta siempre y cuando esté

vigente).

“El horario para la recepción de cartas, así como la entrega de credenciales es de

Lunes a Viernes de 8:30 a 13:00 y de 15:30 a 17:30”.

El coordinador deberá portar su equipo de seguridad durante su estancia en

nuestro Centro de Distribución, que consta de:

Botas de seguridad con casquillo completo.

Chaleco fluorescente con el nombre bordado de su empresa en la parte de

atrás.

Portar la credencial de forma correcta y en un lugar visible.

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El día de la entrega de su credencial el coordinador deberá traer carta original

membretada, firmada y sellada, copia de Identificación personal con fotografía

(IFE, Pasaporte y/o Licencia de Manejo) la cuál también deberá anexarse al

correo en formato PDF. 2 fotografías tamaño infantil.

10.1 Normas generales de los coordinadores de proveedor

Los coordinadores no deben tener ningún tipo de relación que cause conflicto de

intereses con los colaboradores y guardias de Chedraui.

Deben portar de forma adecuada el equipo de seguridad (Zapato con casquillo

negro, y Chaleco fluorescente AMARILLO con logotipo de la empresa bordado en

la espalda) desde su ingreso a las instalaciones.

NO deberán ofrecer ningún tipo de “dadivas” a los Colaboradores y Guardias de

Chedraui (Dinero, refrescos, dulces, cigarros, etc).

Deberán conducirse dentro de las instalaciones del CEDIS con un

comportamiento correcto y de respeto al interior de las instalaciones apegado al

reglamento interno de la empresa.

El periodo en que podrán fungir como coordinadores solo será de 12 meses,

después de este tiempo se realizará el trámite teniendo que renovar la credencial

presentando nuevamente carta membretada, 2 fotografías y copia de IFE siempre

y cuando no tenga reportes de incidencias en nuestro Cedis.

Los coordinadores autorizados por empresa serán 3 por periodo.

Todos los coordinadores deberán realizar el trámite correspondiente de forma

individual para la credencial de coordinadores con los siguientes requisitos:

Presentar carta membretada y firmada por el proveedor al que representan

con vigencia de 12 meses.

Presentar 2 fotografías tamaño infantil recientes.

Presentarse con la recepcionista de Chedraui, la cual firmará y canalizará al

área de Atención a Proveedores la documentación para la generación y

autorización del gafete de identificación, y dará un tiempo no mayor a 3 días

hábiles para la entrega.

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Una vez entregada la credencial no podrá ser sacada de las instalaciones,

deberá ser entregada en la caseta de vigilancia al término de su visita.

Al ser acreditados como coordinadores se solicita dejen su número de Nextel

y/o Celular (colocarlo en el reglamento al lado de su nombre completo y firma)

debe ser actual para una interacción oportuna en caso de alguna incidencia.

10.2 Normas del coordinador de proveedor en el interior de la

plataforma

No deben pasar a piso de operaciones más de un coordinador de una misma

empresa si no se encuentran en cortina por lo menos 5 unidades de su

proveedor.

Los coordinadores no deberán intervenir en ningún modo en la operación del

ingreso de mercancía físicamente y en sistema (Traspalear, utilizar patín, ayudar

al recibidor a seleccionar códigos o mercancía, tomar sellos o equipos de la

empresa, manipular de ningún modo la mercancía, etc).

Los coordinadores deberán apegarse a las medidas de seguridad de la empresa

como son, cacheo, respetar las áreas peatonales, portar de forma correcta el

equipo de seguridad, credencial visible, etc.

Deberán de limitar sus funciones las cuales son de inspección y elaboración de

trámites más no podrán intervenir ni presionar las actividades del personal

operativo (Controles, Recibidores, Capturistas, Coordinadores, Supervisores y

Calidad). El contacto directo para resolver cualquier tipo de duda o incidencia de

recibo será directamente con el área de Servicio a Proveedores del CEDIS

Chedraui.

Queda estrictamente prohibido tomar fotografías dentro del piso de operaciones.

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10.3 Normas del coordinador de proveedor en patios y oficinas de

Pre-Recibo

Por ningún motivo deberán manipular documentos de OTRO Proveedor.

Portación adecuada del equipo de seguridad (Zapatos y chaleco distintivo).

Las únicas áreas que están permitidas para la estancia de los coordinadores

además del piso de operaciones serán: Oficina de Pre-recibo, área de Tráfico,

comedor y recepción.

Los coordinadores no podrán intervenir en el procedimiento de retiro seguro de

unidades de cortina establecido de la empresa, es decir NO se puede retirar

ninguna unidad de cortina sin la instrucción dada por el personal de seguridad de

Chedraui (Guardia extramuros).

Los coordinadores deberán respetar el procedimiento de asignación de cortinas

que se genere en el área de Pre-Recibo.

En el área de Pre-Recibo y Tráfico deberán asegurarse de respetar los lugares,

respetando las filas de acuerdo al momento en que vayan llegando sin tomar

ventaja en su condición de coordinadores.

Por ningún motivo los coordinadores podrán obtener preferencias especiales de

los colaboradores de Chedraui.

En el momento en que algún coordinador falte a alguno de los lineamientos

mencionados con anterioridad será reportado, se le retirará del CEDIS y se le dará

de baja, teniendo la empresa que dar de alta a otro coordinador no antes de 30 días

hábiles a partir de la falta.

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11. Normas operativas

Sr. Operador

En caso de falla mecánica, será necesario que envíe grúa, no es posible realizar

maniobras dentro del CEDIS (La grúa deberá de presentarse en un lapso no mayor a

2 horas).

El operador deberá seguir las siguientes indicaciones para poder ingresar y

mantenerse dentro de las instalaciones del Centro de Distribución Chedraui.

La entrada de los proveedores o sus representantes al CEDIS se permitirá hasta que

el personal de seguridad lo indique.

Únicamente se permitirá la entrada al operador al patio de maniobras, no a la

plataforma, solo en el caso de ser requerido, para lo cual deberá contar con las

siguientes especificaciones:

Previa autorización y dirigido por personal de Atención a Proveedores y/o

Recibo.

Zapatos de seguridad

Chaleco amarillo fluorescente con el nombre de la empresa en la parte de atrás

Dentro de la plataforma, solo se podrá dirigir al recibidor y al coordinador de

recibo sin excepción.

Queda prohibido usar el claxon y mantener el motor prendido dentro de las

instalaciones, así como escuchar el estéreo con volumen excesivo.

Queda expresamente prohibido el uso de palabras altisonantes, correr, forcejear,

arrojar objetos.

Expresamente prohibido introducir armas de fuego y cualquier instrumento punzo-

cortante a las instalaciones del CEDIS.

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Por ningún motivo el operador permitirá que otra persona mueva la unidad estando

en los andenes de carga del Centro de Distribución.

Queda prohibido el uso de huaraches, sandalias, tenis y cualquier otro tipo de

calzado que no sea cerrado.

Los operadores no podrán quitar topes o desenrampar su unidad hasta recibir

indicaciones de personal de seguridad

El desenrampe de unidades deberá ser en un tiempo no mayor a 15 minutos.

Al ser rechazo total de una unidad el proveedor deberá desenramparse en cuanto se

le entregue documentación.

Seguir indicaciones de los guardias de seguridad.

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12. Contactos

TEOLOYUCAN

TELS: 0159-1917-9414 y 1103-8000

Ext. 4009 Alejandro Hernández e-mail: [email protected]

Ext. 4019 y 4040 Víctor Rojas e-mail: [email protected]

Ext. 4008 Alma Mata e-mail: [email protected]

Fracción del Lote 28, Manzana 825, Carretera Cuautitlán-Zumpango

Barrios San Juan Municipio de Teoloyucan

Cuautitlán, Estado de México, C.P. 54770

VILLAHERMOSA

Colinas de Villahermosa Cto. Del Golfo Km. 12.5,

Carretera Macuspana, Ranchería General Traconi,

Centro Villahermosa C.P. 86280

TEL : 01 99 33 10 73 00

4306 Sergio Salvatierra [email protected]