Definición.

La planificación es la primera fase del proceso de la auditoria y de ello dependerá la eficiencia y efectividad del logro de los objetivos propuestos, utilizando los recursos estrictamente necesarios. La planificación debe ser cuidadosa, creativa, positiva e imaginaria, debe considerar alternativas y seleccionar los métodos más apropiados para realizar las tareas, por tanto esta actividad debe recaer en los miembros más experimentados del grupo.

La planificación de una auditoria comienza con la obtención de información necesaria para definir la estrategia a emplear y culmina con la definición detallada de las tareas a realizar en la fase de ejecución.

Objetivo de la planificación.

El objetivo principal de la planificación consiste en determinar adecuada y razonablemente los procedimientos de auditoría que correspondan aplicar, cómo y cuándo se ejecutarán, para que se cumpla la actividad en forma eficiente y efectiva.

La planificación es un proceso dinámico, que si bien se inicia al comienzo de las labores de auditoría, puede modificarse durante la ejecución de la misma.

Fases de la Planificación.

La planificación de cada auditoria se divide en dos fases, denominados planificación preliminar y planificación especifica.

En la planificación preliminar, se determinará la estrategia a seguir en el trabajo, a base del conocimiento acumulado e información obtenida del ente a auditar; mientras que en la planificación específica se define tal estrategia mediante la aplicación de los procedimientos específicos por cada componente y la forma en que se desarrollará el trabajo en las siguientes fases.

En un trabajo que se realiza por primera vez, no existe conocimiento acumulado y por lo tanto, la etapa de planificación demandará un esfuerzo de auditoría adicional.

Planificación Preliminar.

La planificación preliminar tiene el propósito de obtener o actualizar la información general sobre la entidad y las principales actividades, a fin de identificar globalmente las condiciones existentes para ejecutar la auditoria.

La planificación preliminar es un proceso que se inicia con la emisión de la orden de trabajo, continua con la aplicación de un programa general de auditoría y culmina con la emisión de un reporte para el conocimiento del jefe de auditoría. Las principales técnicas utilizadas para desarrollar la planificación preliminar son las entrevistas, las observaciones y la revisión selectiva dirigida a obtener o actualizar la información importante relacionada con el examen.

La información necesaria para cumplir con la fase de planificación preliminar de la auditoria contendrá como mínimo lo siguiente:

Conocimiento del ente o área a examinar y su naturaleza jurídica. Conocimiento de las principales actividades, operaciones, instalaciones, metas u objetivos

a cumplir. Identificación de las principales políticas ambientales. Determinación del grado de confiabilidad de la información que la entidad proporcionara

en relación a sus políticas ambientales, prevención de riesgos laborales y seguridad industrial.

Planificación Específica.

En esta fase se define la estrategia a seguir en el trabajo. Tiene incidencia en la eficiente utilización de los recursos y en el logro de las metas y objetivos definidos para la auditoria. Se fundamenta en la información obtenida durante la planificación preliminar.

La planificación específica tiene como propósito principal evaluar el control interno, evaluar y calificar los riesgos de la auditoria y seleccionar los procedimientos de auditoría a ser aplicados a cada componente en la fase de ejecución mediante los programas respectivos.

Se deberán cumplir, entre otros, los siguientes pasos durante la planificación específica:

Considerar el objetivo general de la auditoria y el reporte de la planificación preliminar para determinar los componentes a ser evaluados.

Obtener información adicional de acuerdo con las instrucciones establecidas en la planificación preliminar.

Evaluar la estructura de control interno del ente o área a examinar.

MÉTODOS PARA EVALUAR EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

Método Descriptivo:

Consiste en la descripción de las actividades y procedimientos utilizados por el personal en las diversas unidades administrativas que conforman la entidad, haciendo referencia a los sistemas o registros contables relacionados con esas actividades y procedimientos.

La descripción debe hacerse de manera tal que siga el curso de las operaciones en todas las unidades administrativas que intervienen, nunca se practicará en forma aislada o con subjetividad. Detallar ampliamente por escrito los métodos contables y administrativos en vigor, mencionando los registros y formas contables utilizadas por la empresa, los empleados que los manejan, quienes son las personas que custodian bienes, cuanto perciben por sueldos, etc.

La información se obtiene y se prepara según lo juzgue conveniente el Contador Público, por funciones, por departamentos, por algún proceso que sea adecuado a las circunstancias. La forma y extensión en la aplicación de este procedimiento dependerá desde luego de la práctica y juicio

del Contador Público observada al respecto, y que puede consistir en: A. Preparar sus notas relativas al estudio de la compañía de manera que cubran todos los aspectos de su revisión.

B. Que las notas relativas contengan observaciones únicamente respecto a las deficiencias del control interno encontradas y deben ser mencionadas en sus papeles de trabajo, también cuando el control existente en las otras secciones no cubiertas por sus notas es adecuado.

Siempre deberá tenerse en cuenta la operación en la unidad administrativa precedente y su impacto en la unidad siguiente.

Ventajas:

El estudio es detallado de cada operación con lo que se obtiene un mejor conocimiento de la empresa.

Se obliga al Contador Público a realizar un esfuerzo mental, que acostumbra al análisis y escrutinio de las situaciones establecidas.

Desventajas:

Se pueden pasar inadvertidos algunas situaciones anormales. No se tiene un índice de eficiencia.

Método Gráfico.

Señala por medio de cuadros y gráficas el flujo de las operaciones a través de los puestos o lugares donde se encuentran establecidas las medidas de control para el ejercicio de las operaciones.

Este método permite detectar con mayor facilidad los puntos o aspectos donde se encuentran debilidades de control, aun cuando hay que reconocer que se requiere de mayor inversión de tiempo por parte del auditor en la elaboración de los flujogramas y habilidad para hacerlos.

Se recomienda el uso de la carta o gráfica de organización que según el autor George R. Terry, dichas cartas son cuadros sintéticos que indican los aspectos más importantes de una estructura de organización, incluyendo las principales funciones y sus relaciones, los canales de supervisión y la autoridad relativa de cada empleado encargado de su función respectiva.

Existen dos tipos de gráficas de organización:

Cartas Maestras.

Cartas suplementarias.

Las cartas maestras presentan las relaciones existentes entre los principales departamentos .Las cartas suplementarias muestran cada una, la estructura de departamento en forma más detallada.

Se recomienda además el uso combinado de estas cartas con los manuales de operación ya que se complementan.

Ventajas.

Proporciona una rápida visualización de la estructura del negocio.

Desventajas.

Pérdida de tiempo cuando no se está familiarizado a este sistema o no cubre las necesidades del Contador Público.

Dificultad para realizar pequeños cambios o modificaciones ya que se debe elaborar de nuevo.

Método de Cuestionarios.

Consiste en el empleo de cuestionarios previamente elaborados por el auditor, los cuales incluyen preguntas respecto a cómo se efectúa el manejo de las operaciones y quién tiene a su cargo las funciones.

Los cuestionarios son formulados de tal manera que las respuestas afirmativas indican la existencia de una adecuada medida de control, mientras que las respuestas negativas señalan una falla o debilidad en el sistema establecido.

Ventajas:

Representa un ahorro de tiempo. Por su amplitud cubre con diferentes aspectos, lo que contribuye a descubrir si algún

procedimiento se alteró o descontinuó. Es flexible para conocer la mayor parte de las características del control interno.

Desventajas.

El estudio de dicho cuestionario puede ser laborioso por su extensión. Muchas de las respuestas si son positivas o negativas resultan intrascendentes si no existe

una idea completa del porqué de estas respuestas.

Su empleo es el más generalizado, debido a la rapidez de la aplicación.

De los métodos vistos anteriormente, ninguno de ellos trata con relativa profundidad, el elemento clave de la entidad, el humano.

Para cubrir ese vacío se presenta un cuarto método:

Método AFRs.

En las auditorías de gestión para la evaluación del control interno se aplican los afrs, y una vez recopilada la información incluye entre otros aspectos, las disposiciones legales relacionadas con el objeto evaluado, la misión y visión establecida, objetivos y metas, estructura organizativa,

proceso productivo de bienes o servicios o procesos de apoyo a la gestión, de la cual se obtiene el conocimiento general de la entidad o gestión donde se practica la evaluación.

Los datos e información recopilados se analizaran con una visión sistemática de la organización o de la gestión a evaluar, para facilitar la visualización de dos grandes tipos de procesos:

Los procesos esenciales o medulares, que son aquellos que se dirigen directamente a la generación de los bienes o servicios que constituyen el objeto principal de la organización o misión evaluada.

Los procesos de apoyo, es decir lo que le dan el soporte a la gestión productiva y que se lleva adelante para la materialización de su misión.

TIPOS DE CONTROL

Se diseñan para cumplir varias funciones.

Preventivos: Anticipan eventos no deseados antes de que sucedan.

Detectivos: Identifican los eventos en el momento en que se presentan.

Correctivos: Aseguran que las acciones correctivas sean tomadas para revertir un evento no deseado.

Controles Preventivos

Son más rentables Deben quedar incorporados en los sistemas Evitan costos de corrección o reproceso

Ejemplo: El software de seguridad que evita el acceso a personal no autorizado, para tratar de evitar la producción de errores o hechos fraudulentos

Controles Detectivos.

Son más costosos que los preventivos Miden la efectividad de los preventivos Algunos errores no pueden ser evitados en la etapa preventiva Incluyen revisiones y comparaciones (registro de desempeño) Conciliaciones, confirmaciones, conteos físicos de inventarios, análisis de variaciones,

técnicas automatizadas, Límites de transacciones, passwords, edición de reportes y auditoría interna.

Ejemplo: Un programa de auditoría, para descubrir a posteriores errores o fraudes que no haya sido posible evitarlos con controles preventivos.

Controles Correctivos

Acciones y procedimientos de corrección (la recurrencia). Documentación y reportes que informan a la Gerencia, supervisando los asuntos hasta

que son corregidos o solucionados.

Ejemplo: Asesorar sobre el conocimiento de las normas.

Controles Directivos

Los preventivos, detectivos y correctivos se focalizan en evitar eventos no deseados Los Directivos son acciones positivas a favor de que sucedan ciertos acontecimientos que

favorecen al control interno (una política de contratación de un Director Financiero).

Ejemplo: Una política de contratación de un Director Financiero

EJEMPLOS DE TIPOS DE CONTROL

Empresa Mall del Río.

Preventivo: Cuando ponen letreros de no estacionar en los lugares que son de descarga de artículos para los distintos locales existentes

Detectivo: En lugares donde el piso es resbaloso y no hay ningún letrero que lo informe, esto ocurre riesgos para los clientes

Correctivo: Las cámaras existentes en distintos lugares del Mall, estos ayudan a detectar posibilidades de riesgo que en un futuro trataran de resolverlos.

Directivo: En los baños las llaves de agua están abiertas por un cierto tiempo, esto ayuda que ha no se desperdicie el agua, y habrá menos gastos.

Empresa "Importadora Tomebamba, Toyota"

Preventivo: Cuando ponen letreros de "solo personal autorizado". Esto ayuda a que terceros no tengan exceso a las cosas personales de la empresa

Detectivo: Cuando no hay señales que informen, no estacionarse, esto provocara que haya problemas cuando se lleven los carros a los parqueaderos del municipio

Correctivo: Los lugares donde hay como poner las quejas, estos ayudan a detectar posibilidades de riesgo de cómo se trata a los clientes.

Directivo: En los baños la luz está programada para apagarse cuando no haya movimiento, esto ayuda a que la empresa pague menos gastos de servicios básicos.

Empresa ERCO

Preventivo: Cuando ponen letreros de "La empresa no se responsabiliza por los objetos perdidos". Esto ayuda a que la empresa no tenga problemas por objetos perdidos

Detectivo: Cuando alguna de las maquinas sean peligrosas y no haya un letrero que informe eso, puede provocar un riesgo para el personal, haciendo que la empresa será la única responsable.

Correctivo: Detectar a tiempo y prevenir que aquellos señores que dejan sus carros en áreas restringidas, esto ayuda a prevenir posibles riesgos y contratiempos

Directivo: Las máquinas están siempre en funcionamiento, por lo tanto no se presentan artículos dañados, esto ayuda a que la producción sea buena y efectiva.

TIPOS DE RIESGOS

Riesgo de Control: Que es aquel que existe y que se propicia por falta de control de las actividades de la empresa y puede generar deficiencias del Sistema de Control Interno.

Está relacionado con la posibilidad de que los controles internos imperantes no prevén o detecten fallas que se están dando en sus sistemas y que se pueden remediar con controles internos más efectivos.

Riesgo de Detección: Es aquel que se asume por parte de los auditores que en su revisión no detecten deficiencias en el Sistema de Control Interno.

Está relacionado con el trabajo del auditor, y es que éste en la utilización de los procedimientos de auditoría, no detecte errores en la información que le suministran.

Riesgo Inherente: Son aquellos que se presentan inherentes a las características del Sistema de Control Interno.

Es la posibilidad de que existan errores significativos en la información auditada, al margen de la efectividad del control interno relacionado; son errores que no se pueden prever.

CUESTIONARIO DEL CONTROL INTERNO: REVISIÓN GENERAL DE CAJA Y BANCOS

PREGUNTAS SI NONO

APLICACOMENTARIOS

1. ¿El consejo de administración autoriza todas las cuentas de cheques?2. ¿La empresa tiene fondo de caja chica?3. ¿Son los encargados de fondos de caja independientes del empleado que es encargado de cobros?4. ¿Es una persona ajena al

manejo de los fondos de la

compañía quien guarda los

fondos que no son de la empresa

(si los hay)?

5. ¿Recae la responsabilidad principal de cada fondo de caja sobre una sola persona?6. ¿Se hacen cortes de los fondos en efectivo por las personas encarnadas de la custodia?7. ¿Se limitan los fondos en efectivo a cantidades razonables de acuerdo con las necesidades del negocio?8. ¿Están los desembolsos de caja chica debidamente respaldados por comprobantes?9. ¿Están los pagos individuales de los fondos en efectivo limitados a una cantidad máxima? De ser así, ¿a cuánto asciende?10. En lo que se refiere a estos comprobantes:

a) ¿Se preparan en forma tal que sea difícil su alteración?

b) ¿Están firmados por la persona que recibió el efectivo o dispuso de el?

e) ¿Están aprobados por algún empleado responsables? De ser así. ¿en qué momento son aprobados? ¿por quién son aprobados?

d) ¿Se presentan para su inspección a la persona que firma los cheques, cuando esta firma el cheque de reembolso?

e) ¿Se cancelan con un sello fechador que diga pagado, una vez que se firma el cheque de reembolso, antes de turnarlos al departamento de contabilidad?

f) ¿Quién los cancela?11. ¿Se emiten los cheques de reembolso de caja chica a favor de la persona encargada de la custodia?PREGUNTAS SI NO NO COMENTARIOS

APLICA12. ¿Se efectúan arqueos periódicos independientes de los fondos de caja?13. ¿Está prohibido usar los fondos de caja para hacer efectivos cheques de funcionarios, empleados, clientes y otras personas? De no ser así: ¿Quién autoriza el pago de estos cheques?14. ¿Efectúan las labores de contabilidad las de caja empleados competentes enteramente independientes uno de otro?15. Custodia un empleado

Independiente del cajero, lo siguiente:

a) ¿Facturas y documentos al cobro?

b) ¿Activos negociables, tales como valores, etc.? De ser así ¿quién es?18. ¿Están registradas en libros todas las cuentas bancarias que existen a nombre de la compañía?19. ¿Se registra en libros un asiento para cada una de las transferencias de una cuenta bancaria a otra?20. ¿Se registran en todos los casos las transacciones de caja, en la fecha en que se recibe el efectivo o se emiten los cheques?

PAPELES DE TRABAJO

Son los archivos que maneja el auditor y que contienen todos los documentos que sustentan su trabajo efectuado durante la auditoria.

Estos archivos se dividen en permanentes y corrientes; el archivo permanente está conformado por todos los documentos que tienen el carácter de permanencia en la empresa, es decir, que no cambian y que por lo tanto se pueden volver a utilizar en auditorias futuras; como los estatutos de constitución, contratos de arriendo, informe de auditorías anteriores, etc.

El archivo corriente está formado por todos los documentos que el auditor va utilizando durante el desarrollo de su trabajo y que le permitirán emitir su informe previo y final.

Los papeles de trabajo constituyen la principal evidencia de la tarea de auditoría realizada y de las conclusiones alcanzadas que se reportan en el informe de auditoría.

Los papeles de trabajo son utilizados para:

A) registrar el conocimiento de la entidad y su sistema de control interno.

B) documentar la estrategia de auditoría.

C) documentar la evaluación detallada de los sistemas, las revisiones de transacciones y las pruebas de cumplimiento.

D) documentar los procedimientos de las pruebas de sustentación aplicadas a las operaciones de la entidad.

E) mostrar que el trabajo de los auditores fue debidamente supervisado y revisado

F) registrar las recomendaciones para el mejoramiento de los controles observados durante el trabajo.

El formato y el contenido de los papeles de trabajo es un asunto relativo al juicio profesional del auditor; no hay sentencias disponibles que indiquen lo que se debe incluir en ellos, sin embargo, es esencial que contengan suficiente evidencia del trabajo realizado para sustentar las conclusiones alcanzadas. La efectividad de los papeles de trabajo depende de la calidad, no de la cantidad.

En las cédulas que se utilizan para soportar el trabajo realizado se debe considerar la referenciación de los papeles de trabajo y las marcas.

Distintos tipos de papeles de trabajo.

1. Archivo permanente

Se incluye en este archivo todo tipo de documento cuya información es permanente y sirve de consulta y guía para la evaluación de políticas y procedimientos de una compañía, lo mismo que para el conocimiento de situaciones legales, inversiones y proyectos que se tengan.

El auditor debe hacerle un mantenimiento en la medida que haga las visitas a cada cliente.

Contenido de un archivo permanente.

1. Breve historia de la compañía 2. Participación de accionistas 3. Escritura de constitución y/o modificaciones

4. Organigramas 5. Descripción de manuales o procedimientos y flujogramas 6. Certificados de constitución y gerencia 7. Actas de asamblea y juntas directivas 8. Litigios, juicios y contingencias 9. Obligaciones a largo plazo 10. Otros que considere el auditor

Nota aclaratoria: dependiendo del tamaño de los clientes y del volumen de los documentos, queda bajo el criterio del encargado el anexar fotocopias o hacer planillas de resumen.

2. Archivo corriente o recurrente.

En este archivo, se recopila toda la documentación concerniente a la auditoria que se está efectuando.

El archivo recurrente, se divide en dos grupos:

Primer grupo de papeles: conclusiones:

Grupo de papeles de trabajo donde debe llegar nuestro trabajo realizado, se relaciona a continuación:

Contenido:

1. Informe final u opiniones sobre ef´s 2. Informes parciales por vista 3. Resumen o control de tiempo 4. Carta de gerencias 5. Memorando de planeación 6. Situaciones encontradas 7. Ajustes y reclasificaciones 8. Estados financieros 9. Aspectos generales

Segundo grupo de papeles: desarrollo de la auditoria

Planillas de soporte que muestran el trabajo de campo y se dirigen finalmente al informe.

Archivo recurrente por áreas.

1. Planilla sumarias 2. Programas de auditoria

Objetivos generales Cuestionario de control interno

2.3. Procedimientos

2.3.1. Pruebas de recorrido

2.3.2. Pruebas de cumplimiento

2.3.3. Pruebas sustantivas

2.3.4 conclusión

3. Planillas sub-sumatorias 4. Planillas de detalle

5. Otros pt´s

5.1. Fotocopias

5.2. Listados ped (procesamiento electrónico de datos)

EVIDENCIA DE AUDITORIA

Se llama evidencia de auditoría a " cualquier información que utiliza el auditor para determinar si la información cuantitativa o cualitativa que se está auditando, se presenta de acuerdo al criterio establecido".

La evidencia para que tenga valor de prueba, debe ser suficiente, competente y pertinente.

También se define la evidencia, como la prueba adecuada de auditoría. La evidencia adecuada es la información que cuantitativamente es suficiente y apropiada para lograr los resultados de la auditoria y que cualitativamente, tiene la imparcialidad necesaria para inspirar confianza y fiabilidad...

La evidencia es suficiente, si el alcance de las pruebas es adecuado. Solo una evidencia encontrada, podría ser no suficiente para demostrar un hecho.

La evidencia es pertinente, si el hecho se relaciona con el objetivo de la auditoria.

La evidencia es competente, si guarda relación con el alcance de la auditoria y además es creíble y confiable.

Además de las tres características mencionadas de la evidencia (suficiencia, pertinencia y competencia), existen otras que son necesarias mencionar, porque están ligadas estrechamente con el valor que se le da a la evidencia: relevancia, credibilidad, oportunidad y materialidad.

Tipos de evidencias:

Evidencia física: se obtiene mediante inspección y observación directa de las actividades, bienes o sucesos; esta evidencia puede presentarse en forma de documentos, fotografías, gráficos, cuadros, mapas o muestras materiales. Cuando la evidencia física es decisiva para lograr los objetivos de la auditoría interna, debe ser confirmada adecuada y oportunamente por los auditores internos.

Evidencia documental: puede ser de carácter física o electrónica. Pueden ser externas o internas a la organización.

Las evidencias externas abarcan, entre otras, cartas, facturas de proveedores, contratos, auditorías externas y otros informes o dictámenes y confirmaciones de terceros.

Las evidencias internas tienen su origen en la organización, incluye, entre otros, registros contables, correspondencias enviadas, descripciones de puestos de trabajo, planes, presupuestos, informes internos, políticas y procedimientos internos.

La confiabilidad de las evidencias documentales tiene que valorarse en relación con los objetivos de la auditoría interna.

Evidencia testimonial: se obtiene de otras personas en forma de declaraciones hechas en el curso de investigaciones o entrevistas.

Estas manifestaciones pueden proporcionar importantes indicios que no siempre cabe obtener a través de otras formas de trabajo en las auditorías internas.

Se requiere la confirmación si van a utilizarse como prueba, por medio de la:

— confirmación por escrito del entrevistado;

— el análisis de múltiples fuentes independientes que revelen o expliquen los hechos analizados; y

— comprobación posterior en los documentos.

Evidencia analítica: surge del análisis y verificación de los datos.

El análisis puede realizarse sobre cálculos, indicadores de rendimiento y tendencias reportadas en los informes financieros o de otro tipo de la organización u otras fuentes que pueden ser utilizadas.

También pueden efectuarse comparaciones con normas obligatorias o ni-veles propios del sector al que pertenece la organización.

Evidencia informática: puede encontrarse en datos, sistemas de aplicaciones, instalaciones y soportes, tecnologías y personal informático. Para determinar la confiabilidad de la evidencia informática, el auditor interno:

— Puede efectuar una revisión de los controles generales de los sistemas automatizados y de los relacionados específicamente con sus aplicaciones, que incluya to-das las pruebas que sean permitidas; y

— si no revisa los controles generales y los relacionados con las aplicaciones o comprueba que esos controles no son confiables, podrá practicar pruebas adicionales o emplear otros procedimientos

Tipos de evidencias:

1. Evidencia física: muestra de materiales, mapas, fotos.

2. Evidencia documental: cheques, facturas, contratos, etc.

3. Evidencia testimonial: obtenida de personas que trabajan en el negocio o que tienen relación con el mismo.

4. Evidencia analítica: datos comparativos, cálculos, etc.

Técnicas para la recopilación de evidencias.

Son los métodos prácticos de investigación y prueba que el contador público utiliza para comprobar la razonabilidad de la información financiera que le permita emitir su opinión profesional.

Pruebas sustantivas.

Una prueba sustantiva es un procedimiento diseñado para probar el valor monetario de saldos o la inexistencia de errores monetarios que afecten la presentación de los estados financieros. Dichos errores (normalmente conocidos como errores monetarios) son una clara indicación de que los saldos de las cuentas pueden estar desvirtuados. La única duda que el auditor debe resolver, es de sí estos errores es suficientemente importante como para requerir ajuste o su divulgación en los estados financieros.

Deben ejecutarse para determinar si los errores monetarios han ocurrido realmente.

En resumen ayudarán a comprobar si la información ha sido corrompida comparándola con otra fuente o revisando los documentos de entrada de datos y las transacciones que se han ejecutado.

Una vez valorados los resultados de las pruebas se obtienen conclusiones que serán comentadas y discutidas con los responsables directos de las áreas afectadas con el fin de corroborar los resultados. Por último, el auditor deberá emitir una serie de comentarios donde se describa la situación, el riesgo existente y la deficiencia a solucionar, y en su caso, sugerirá la posible solución.

Esta será la técnica a utilizar para auditor el entorno general de un sistema de bases de datos, tanto en su desarrollo como durante la explotación.

Pruebas de cumplimiento

Las pruebas de cumplimiento representan procedimientos de auditoria diseñados para verificar si el sistema de control interno del cliente está siendo aplicado de acuerdo a la manera en que se le describió al auditor y de acuerdo a la intención de la gerencia. Si, después de la comprobación, los controles del cliente parecen estar operando efectivamente, el auditor justifica el poder tener confianza en el sistema y por consiguiente reduce sus pruebas sustantivas.

Las pruebas de cumplimiento están relacionadas con tres aspectos de los controles del cliente:

La frecuencia con que los procedimientos de control necesarios fueron llevados a efecto. Para reducir las pruebas sustantivas, los procedimientos prescritos en el sistema deben estar cumpliéndose consistentemente.

La calidad con que se ejecutan los procedimientos de control. Los procedimientos de control se deben ejecutar en forma apropiada. La calidad de su ejecución puede ser probada mediante discusiones sobre el criterio seguido para tomar ciertas decisiones.

La persona que ejecuta el procedimiento. La persona responsable de los procedimientos de control, debe ser independiente de funciones incompatibles para que el control sea efectivo.

HALLAZGOS DE AUDITORÍA.

Se considera que los hallazgos en auditoria son las diferencias significativas encontradas en el trabajo de auditoría con relación a lo normado o a lo presentado por la gerencia.

Atributos del hallazgo:

1. Condición: la realidad encontrada

2. Criterio: cómo debe ser (la norma, la ley, el reglamento, lo que debe ser)

3. Causa: qué originó la diferencia encontrada.

4. Efecto: qué efectos puede ocasionar la diferencia encontrada.

Al plasmar el hallazgo el auditor primeramente indicará el título del hallazgo, luego los atributos, a continuación indicarán la opinión de las personas auditadas sobre el hallazgo encontrado, posteriormente indicarán su conclusión sobre el hallazgo y finalmente hará las recomendaciones pertinentes. Es conveniente que los hallazgos sean presentados en hojas individuales.

Solamente las diferencias significativas encontradas se pueden considerar como hallazgos (generalmente determinadas por la materialidad), aunque en el sector público se deben dar a conocer todas las diferencias, aun no siendo significativas.

Una vez concluida la fase de ejecución, se debe solicitar la carta de salvaguarda o carta de gerencia, donde la gerencia de la empresa auditada da a conocer que se han entregado todos los documentos que oportunamente fueron solicitados por los auditores.

6.8 ELABORACIÓN DE LOS PROGRAMAS DE AUDITORIAEl programa de auditoría es un enunciado, lógicamente ordenado y clasificado, de los procedimientos de auditoría que han de emplearse, la extensión que se les ha de dar y la oportunidad en que se han de aplicar. Dado que los programas de auditoría se preparan anticipadamente en la etapa de planeación, estos pueden ser modificados en la medida en que se ejecute el trabajo, teniendo en cuenta los hechos concretos que se vayan observando.

El programa de auditoría

1. El auditor deberá desarrollar y documentar un programa de auditoría que exponga la naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos de auditoría planeados que se requieren para implementar el plan de auditoría global. El programa de auditoría sirve como un conjunto de instrucciones a los auxiliares involucrados en la auditoría y como medio para el control y registro de la ejecución apropiada del trabajo. El programa de auditoría puede también contener los objetivos de la auditoría para cada área y un presupuesto de tiempos en el que son presupuestadas las horas para las diversas áreas o procedimientos de auditoría. [NIA, 1998]

Se acostumbra a elaborar un programa por cada sección a examinar, el cual debe incluir por lo menos el programa de trabajo en un sentido estricto y el programa adscrito al personal del trabajo a realizar. Cada programa de Auditoría permite el desarrollo del plan de trabajo general, pero a un nivel más analítico, aplicado a un área en particular.

El programa de auditoría contiene prácticamente la misma información que el plan de trabajo, pero difiere de este en que se le han adicionado columnas para el tiempo estimado, el tiempo real, la referencia al papel de trabajo donde quedó plasmada la ejecución del programa, la rúbrica de quien realizó cada paso y la fecha del mismo.

Por medio de cada programa de auditoría, el auditor adquiere control sobre el desarrollo del examen, pues estos además de ser una guía para los asistentes sirven para efectuar una adecuada supervisión sobre los mismos, permitiendo también determinar el tiempo real de ejecución de cada procedimiento para compararlo con el estimado y así servir de pauta para la planeación de las próximas auditorías, así mismo, permite conocer en cualquier momento el estado de adelanto del trabajo, ayudando a la toma de decisiones sobre la labor pendiente por realizar.

Generalmente el programa de auditoría comprenderá una sección por cada área de los estados financieros que se examinan. Cada sección del programa de auditoría debe comprender:

Una introducción que describa la naturaleza de las cuentas examinadas y resuma los procedimientos de contabilidad de la compañía.

Una descripción de los objetivos de auditoría que se persiguen en la revisión de la sección.

Una relación de los pasos de auditoría que se consideran necesarios para alcanzar los objetivos señalados anteriormente.

Esta sección debe tener columnas para indicar la persona que efectúa el trabajo, el tiempo empleado y referencias cruzadas a las planillas o cédulas donde se realiza el trabajo.

ESQUEMA DE PROGRAMA DE AUDITORIA:

AUDITORES ANDINOS LTDA.

Auditores y Consultores Empresariales

PROGRAMA DE AUDITORIA DE DISPONIBLE

CLIENTE:

OFIMUEBLES LTDA.

AUDITORIA A:

Diciembre 31 de 2.00A

No. OPERACIÓN HORAS

ESTIMADAS

HORAS REALES

HECHO

POR

REF. P/T

FECHA

INTRODUCCIÓN

El disponible comprende los recursos de propiedad de la empresa con liquidez inmediata o instantánea

OBJETIVOS DE LA AUDITORIA

1

Determinar si los saldos de las partidas de disponible que aparecen en el Balance General representan los recursos con liquidez inmediata de propiedad de la empresa a dic. 31

2

Establecer que no existan restricciones sobre las partidas de disponible

3 Evaluar el control interno del grupo Disponible.

PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA APLICABLES A LA ETAPA PRELIMINAR

1

Prepare una cédula con los datos de los Bancos e Instituciones Financieras con la cuales mantiene negocios la empresa 1

2

Prepare una cédula con la relación de los fondos fijos existentes con los nombres de los responsables, montos, fianzas y restricciones

1

3

Elabore un diagrama de flujo del movimiento de efectivo, recepción, depósitos y registro de ingresos en 3

efectivo, así como las salidas del mismo.

4 Verifique los procedimientos de control del disponible

2

5 Responda el cuestionario de control interno

10

PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA APLICABLES A LA ETAPA INTERMEDIA

1 Efectúe un arqueo de caja general y fondos fijos a la fecha de cierre de los estados financieros

5

2

Al cierre del ejercicio efectúe un corte de documentación relacionado con el control de entradas y salidas de efectivo 3

3 Obtenga confirmación de los saldos de cada una de las cuentas de la empresa

2

PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA APLICABLES A LA ETAPA FINAL

1 Realice reconciliación de todas la cuentas bancarias de la empresa, verificando corrección aritmética, autenticidad, ajustes de partidas en el siguiente mes

5

2 Examine los eventos posteriores estudiando los asientos en las cuentas de disponible

5

El programa de Auditoría, es el procedimiento a seguir, en el examen a realizarse, el mismo que es planeado y elaborado con anticipación y debe ser de contenido flexible, sencillo y conciso, de tal manera que los procedimientos empleados en cada Auditoría estén de acuerdo con las circunstancias del examen.

El Programa de Auditoría, significa la tarea preliminar trazada por el Auditor y que se caracteriza por la previsión de los trabajos que deben ser efectuados en cada servicio Profesional que presta, a fin de que este cumpla íntegramente sus finalidades dentro de la Normas científicas de la Contabilidad y las Normas y Técnicas de la Auditoría.

El programa de Auditoría o plan de Auditoría, es el resultado que se desea obtener, es la línea de conducta a seguir dentro de los principios y preceptos de la Auditoría.

El programa de Auditoría, es la línea de conducta a seguir, las etapas a franquear, los medios a emplear. Es una especie de cuadro anticipado en el cual los acontecimientos próximos se han previsto con cierta precisión, según la idea que uno se ha formado de ellos.

El método a emplearse en la elaboración del plan o programa de Auditoría, según apreciación de los Contadores Públicos Colegiados que se dedican a la Auditoría, debe ser preparado especialmente para cada caso, ya que no existen dos casos de Auditoría exactamente iguales, así como es imprescindible dar a cada Programa de Auditoría la autonomía necesaria.

En la preparación del programa de Auditoría se debe tomar en cuenta:

Las Normas de Auditoría. Las Técnicas de Auditoría. Las experiencias anteriores. Los levantamientos iniciales. Las experiencias de terceros.

El hecho de no existir una norma patrón para la elaboración del plan o programa de Auditoría, no excluye la existencia de normas generales que se aplican a todos los casos y que constituyen los fundamentos de la técnica de la Auditoría en un determinado sector.

Lo que no se debe perder de vista es que el programa de Auditoría debe ser una guía segura e indicadora de lo que deberá ser hecho y posibilite la ejecución fiel de los trabajos de buen nivel Profesional, que acompañe el desarrollo de tal ejecución.

Un programa de Auditoría, es un procedimiento de revisión lógicamente planeado. Además de servir como una guía lógica de procedimientos durante el curso de una Auditoría, el programa de Auditoría elaborado con anticipación, sirve como una lista de verificación a medida que se desarrolle la Auditoría en sus diversas etapas y a medida que las fases sucesivas del trabajo de Auditoría se terminen.

El programa de Auditoría, deberá ser revisado periódicamente de conformidad con las condiciones cambiantes en las operaciones del Cliente y de acuerdo con los cambios que haya en los principios, normas y procedimientos de Auditoría.

Al planear un programa de Auditoría, el Auditor debe hacer uso de todas las ventajas que le ofrecen sus conocimientos Profesionales, su experiencia y su criterio personal.

CARACTERISTICAS DEL PROGRAMA DE AUDITORIA

El programa de Auditoría, envuelve en su elaboración todo lo que será realizado durante el proceso de la Auditoría. Por esta razón tiene un campo de acción tan dilatado que requiere evidentemente una disciplina mental y una capacidad profesional apreciable.

El carácter de flexibilidad del programa de Auditoría, aconseja en la práctica no detenernos en minucias exageradas, siendo preferible la elaboración de planes o programas de ámbito más general, dejándose las particularidades para ser estudiadas en cada oportunidad por los

responsables de su ejecución. Junto con cada plan se debe hacer un cronograma de trabajo con el nombre de los responsables de su ejecución.

Entre las características que debe tener el programa de Auditoría, podemos anotar:

1. - Debe ser sencillo y comprensivo.

2. - Debe ser elaborado tomando en cuenta los procedimientos que se utilizarán de acuerdo al tipo de empresa a examinar.

3. - El programa debe estar encaminado a alcanzar el objetivo principal.

4. - Debe desecharse los procedimientos excesivos o de repetición.

5. - El programa debe permitir al Auditor a examinar, analizar, investigar, obtener evidencias para luego poder dictaminar y recomendar.

6. - Las Sociedades Auditoras, acostumbran tener formatos pre establecidos los cuales deben ser flexibles para que puedan ser adecuados a un determinado tipo de empresa.

7. - El programa debe ser confeccionado en forma actualizada y con amplio sentido crítico de parte del Auditor.

CONTENIDO DE LOS PROGRAMAS DE AUDITORIA

El programa de Auditoría, presenta en forma lógica las instrucciones para que el Auditor o el personal que trabaja una Auditoría, pueda seguir los procedimientos que debe emplearse en la realización del examen.

En general el programa de Auditoría, en cuanto a su contenido incluye los procedimientos específicos para la verificación de cada tipo de activo, pasivo y resultados, en el orden normal que aparecen en los estados económicos y financieros de la empresa.

El programa de Auditoría, tiene como propósito servir de guía en los procedimientos que se van adoptar en el curso de la Auditoría, y, servir de lista y comprobante de las fases sucesivas de la Auditoría, a fin de no pasar por alto ninguna verificación.

El programa no debe ser rígido, sino flexible para adaptarse a las condiciones cambiantes que se presenten a lo largo de la Auditoría que se está practicando.

El programa de Auditoría, es un enunciado lógicamente ordenado y clasificado, de los procedimientos de Auditoría que se van a emplear, la extensión que se les va a dar y la oportunidad en la que se aplicarán. En ocasiones se agregan a estas algunas explicaciones o detalles de información complementaria tendientes a ilustrar a las personas que van a aplicar los procedimientos de Auditoría, sobre características o peculiaridades que debe conocer.

Existen muchas formas y modalidades de un programa de Auditoría, desde el punto de vista del grado de detalle a que llegue, se les clasifica en programas generales y programas detallados.

Los programas de Auditoría generales, son aquellos que se limitan a un enunciado genérico de las técnicas a aplicarse, con indicación de los objetivos a alcanzarse, y son generalmente destinados a uso de los jefes de los equipos de Auditoría.

Los programas de Auditoría detallados, son aquellos en los cuales se describen con mayor minuciosidad la forma práctica de aplicar los procedimientos y técnicas de Auditoría, y se destinan generalmente al uso de los integrantes del equipo de Auditoría.

Resulta difícil establecer una línea divisoria entre los programas de Auditoría generales y detallados, la aplicación de uno u otro programa debe obedecer a las características del trabajo a efectuarse, a la forma de organización de la Sociedad de Auditoría que la va realizar, a los procedimientos de supervisión que tiene establecido la Sociedad Auditora, y las políticas generales de la propia Sociedad.

VENTAJAS DEL PROGRAMA DE AUDITORIA

Es la experiencia del Auditor, el que se encarga de dar las pautas y aspectos necesarios e importantes a ser tomados en el programa de Auditoría que elabora para poder realizar un trabajo Profesional determinado.

El programa de Auditoría bien elaborado, ofrece las siguientes ventajas:

1. - Fija la responsabilidad por cada procedimiento establecido.

2. - Efectúa una adecuada distribución del trabajo entre los componentes del equipo de Auditoría, y una permanente coordinación de labores entre los mismos.

3. - Establece una rutina de trabajo económico y eficiente.

4. - Ayuda a evitar la omisión de procedimientos necesarios.

5. - Sirve como un historial del trabajo efectuado y como una guía para futuros trabajos.

6. - Facilita la revisión del trabajo por un supervisor o socio.

7. - Asegura una adherencia a los Principios y Normas de Auditoría.

8. - Respalda con documentos el alcance de la Auditoría.

9. - Proporciona las pruebas que demuestren que el trabajo fue efectivamente realizado cuando era necesario.

RESPONSABILIDAD POR EL PROGRAMA DE AUDITORIA

La elaboración del programa de Auditoría es una responsabilidad del Auditor, casi tan importante como el Informe de Auditoría que emite. Es esencial que el programa de Auditoría sea elaborado por el Auditor jefe del equipo de Auditoría, para lo cual se basará en experiencias anteriores y deberá tomar necesariamente en cuenta las Leyes, Principios, Normas y Técnicas a aplicarse en cada caso.

Es importante también que los Socios y el Auditor Supervisor, revisen el programa de Auditoría evaluando su eficiencia y eficacia.

Sin embargo es necesario apuntar que la responsabilidad de la elaboración del programa de Auditoría y su ejecución, está a cargo del Auditor jefe de equipo, el cual no solo debe encargarse de distribuir el trabajo y velar por el logro del programa, sino esencialmente evaluar de manera continua la eficiencia del programa, efectuando los ajustes necesarios cuando las circunstancias lo ameriten.

EL AUDITOR

Es el Profesional Contador Público Colegiado, dedicado en forma específica a la realización de Auditorías, Exámenes Especiales, Certificación de Estados Financieros, y otros que le permita la Ley de Profesionalización del Contador Público y otras disposiciones legales vigentes.

El Auditor, para ejercer debe tener amplios conocimientos de la Ciencia Contable, las disposiciones legales existentes, las Normas Internacionales de Auditoría, las Normas Internacionales de Contabilidad, las NIIFs, debe conocer las técnicas y procedimientos a emplearse en la realización de la Auditoría, y debe tener experiencia en la ejecución de dichas labores.

A parte de su experiencia y el conocimiento de las leyes, normas, y procedimientos de Auditoría, debe tener una conducta a toda prueba la que hará prevalecer al momento de emitir sus informes o dictámenes, debiendo en este caso practicar una Ética Profesional intachable.

En resumen podemos decir que:

El Auditor debe tener muy en cuenta lo dispuesto en el Código de Ética Profesional, al momento de realizar sus labores para el que se contrató.

El Auditor debe proceder en forma digna, leal, veraz y de buena fe, sin amparar en ningún caso simulaciones ni prestar su concurso a situaciones o hechos incorrectos y fraudulentos.

El Auditor debe abstenerse de divulgar los asuntos que conozca, en virtud de las relaciones establecidos para el ejercicio Profesional.

El Auditor en ningún caso deberá firmar un dictamen o informe de algo que el mismo no practicó. Debe mantener siempre su libertad de criterio.

INFORME DE AUDITORIA

El Informe de Auditoría, viene a ser el dictamen u opinión firmada por el Auditor después de efectuar el examen para el que fue contratado.

Existen dos formas de Informe:

1. - Informe Corto, es cuando el Auditor presenta su opinión escrita a cerca de la razonabilidad o no de los estados económicos y financieros elaborados por la empresa o entidad, y que fueron revisados y estudiados de acuerdo a los alcances de las Normas Internacionales de Auditoría y los Principios Generalmente Aceptados de Contabilidad.

2. - Informe Largo, es cuando el Auditor presenta su opinión escrita sobre la situación en las que se realizaron las operaciones y registros de la empresa o entidad, y abarca la parte administrativa y los sistemas internos de control. Este informe servirá a la alta dirección de la empresa o entidad para la toma de decisiones que incluya acciones correctivas.