1

VENEZUELA, 2002

NIVEL: FORMACIÓN BÁSICA

INSTITUTO NACIONAL DE COOPERACIÓN EDUCATIVA

VENEZUELA, 2002

2

NIVEL: FORMACIÓN BÁSICAMODO: HABILITACIÓN

INSTITUTO NACIONAL DE COOPERACIÓN EDUCATIVA SECTORIAL INCE TURISMO GERENCIA DE FORMACION PROFESIONAL UNIDAD DE TECNOLOGIA EDUCATIVA

Caracas, Julio 2002

GUÍA DE FERIAS

Dirección General de INCE TurismoCoronel (Ej) Glenn Sherman Brathwaite

Gerencia de Formación Profesional de INCE TurismoLic. Ada Rizzo Rizzo

Asesoría TécnicaLic. Encarnación Barreto

Especialistas en ContenidoJosé Francisco Soto Instructor Gerencia Regional ZuliaColaboradores en la ValidaciónElzem Ojeda Instructor ColaboradorINCE TURISMO

Myriam TalaveraGrupo Orevenca

Bertha GarcíaAVOCA

Analista IntegralLuz Cova

Analista Productor de MediosJosé Gerardo León Plaza

TranscriptoraIsabel López

Coordinación GeneralGerencia General de Formación Profesional

Coordinación Técnica EstructuralDivisión de Recursos para el AprendizajeGerencia de Tecnología Educativa

Primera Edición año 2002

Copyright INCE

GUÍA DE FERIAS

CONTENIDO Pág.

¿Que es INCE TURISMO?PresentaciónIntroducciónObjetivo

UNIDAD I Generalidades del Guía de Ferias

- Evolución Histórica 9

- Ferias 10

- Turismo 14

- Guía de Ferias 15

- Ética 18

UNIDAD II Plan de Operaciones Feriales

- Comité Organizador 21

- Fases 23

- Plano 24

- Programa Ferial 26

UNIDAD III Recursos Operacionales

- Recursos Operacionales 33

UNIDAD IV Ejecutar Plan Operativo Ferial

- Fase Operativa de la Feria 40

- Fase Operativa de la Post – Feria 41

- Técnicas de Redacción de Informe 42

GUÍA DE FERIAS

- Encuesta 44

BIBLIOGRAFÍA 49

GUÍA DE FERIAS

¿QUÉ ES EL INCE TURISMO?

El Instituto de Capacitación Turística INCE TURISMO, es una Asociación Civil sin fines

de lucro, constituida mediante documento firmado el 23 de Septiembre de 1976, por la

Corporación de Turismo de Venezuela, CORPOTURISMO y el Instituto Nacional de

Cooperación Educativa, INCE; para la formación, adiestramiento y especialización de los

Recursos Humanos que requiere el país en las áreas del Turismo y la Hotelería. Dicho

documento fué debidamente protocolizado e insertado en el libro de registros

correspondientes el 9 de Noviembre de 1976.

¿QUÉ HACEMOS?

El INCE TURISMO desarrolla programas de formación, capacitación, adiestramiento y

especialización a través de un Sistema de Formación Profesional al servicio de la

Hotelería y el Turismo en Venezuela.

NUESTRA MISIÓN

Ejecutar en concordancia con el INCE RECTOR, bajo la tutela del Estado y la

participación de Patronos y Trabajadores, las acciones necesarias para alcanzar una

formación y capacitación continua de la fuerza laboral, complementando la educación

recibida en el sistema formal.

Ofrecer asesoramiento técnico a empresas e instituciones públicas y privadas vinculadas

a la Hotelería y al Turismo.

GUÍA DE FERIAS

Promover la Actividad Turística y la incorporación de nuestros egresados al mercado

laboral

GUÍA DE FERIAS

PRESENTACIÓN

Apreciado participante: Este manual es el resultado del esfuerzo de un equipo que ha

trabajado arduamente con el fin de ayudarle a formarse en el oficio que ha seleccionado.

El contenido se ajusta a un programa de estudio diseñado según los requerimientos del

oficio; pero desearíamos que, además, investigue en otras fuentes para incrementar los

conocimientos adquiridos.

Esperamos que aproveche al máximo la oportunidad que el INCE le brinda de

convertirse en un trabajador altamente capacitado, que responda ampliamente, a las

exigencias de su área laboral y se constituya en un ejemplo a seguir en su futuro

desempeño.

GUÍA DE FERIAS

GUÍA DE FERIAS

INTRODUCCIÓN

El Manual de Instrucción Guía de Ferias tiene como finalidad orientar a los participantes

del curso en la guiatura dentro del complejo ferial, el cual contempla las fases de la pre-

feria, feria y post feria.

Dentro del desarrollo global de la actividad turística, las ferias como herramientas de

intercambio comercial y desarrollo cultural, ha experimentado un crecimiento inusitado

en las últimas décadas, por ello es cada vez más frecuente encontrar sitios de destinos

dedicados casi exclusivamente al desarrollo de eventos feriales, convirtiéndose así en

zonas receptoras de un turismo especializado, con un alto nivel de consumo y con una

enorme generación de empleos.

En ese orden de ideas, el Guía de Ferias tiene un rol importantísimo para el desarrollo

de la actividad, ya que, además de su evidente papel en el aspecto operativo, realiza

actividades previas al inicio de la feria y se desempeña como auxiliar en las tareas de

planificación y mercadeo. Por esto, el adiestramiento del participante va más allá de las

funciones operativas , para garantizar un recurso humano con un alto nivel de formación.

El Manual Guía de Ferias consta de cuatro unidades desarrolladas de forma coherente y

lógica; de manera tal que el participante cuenta con el apoyo teórico necesario para el

desarrollo del curso, el cual tiene una duración de 80 Horas.

GUÍA DE FERIAS

GUÍA DE FERIAS

OBJETIVO

Proporcionar a los participantes los conocimientos teóricos prácticos para la ejecución

de las fases operativas de las ferias, con criterio de calidad y excelencia, siguiendo los

procedimientos establecidos y las normas de seguridad.

GUÍA DE FERIAS

GUÍA DE FERIAS

UNIDAD IGENERALIDADES DEL GUÍA DE FERIAS

EVOLUCIÓN HISTÓRICA

Resulta complicado definir con exactitud el origen de las ferias, ya que para la edad

media, muchas ciudades de Europa combinaban algunas fechas seculares con

reuniones de tipo comercial, donde se compraban y vendían mercancías variadas.

Inclusive, muchas de estas fiestas religiosas tienen raíces más profundas del paganismo

latino, ya para comienzos del siglo XIII, se celebraban unas ferias comerciales tras la

noche de San Juan, entre el 23 y el 24 de junio, coincidiendo con el comienzo del

verano; a San Juan le seguía San Pedro y luego Santiago, el 25 de Julio, un mes

después, por lo que se puede hablar de la génesis de una “Temporada de Ferias

Comerciales” y Fiestas religiosas a lo largo de todo un mes, en la edad media Europea.

Inicialmente, servían estas ferias comerciales como una concurrencia de mercaderes,

aldeanos, ganaderos y visitantes de todo tipo, que en algún momento se convirtieron en

pretexto para fiestas y corridas de toros, a partir del siglo XVI.

En el mismo orden de ideas, se celebraba también en Pamplona, para el 10 de Octubre

(Hacia final de verano), una feria de siete días, desde el año 1324, por privilegio del Rey

Carlos I de Navarra, convirtiéndose para 1381 en Feria Franca, por privilegio de Carlos

II de Navarra, es así como estas dos Ferias y Fiestas se unificaron “para aprovechar el

mejor clima, el séptimo día del séptimo mes” (7 de Julio); de esta manera el

Ayuntamiento de la Época, celebró con gran ceremonia el 7 de Julio de 1591.

Ya para comienzos del siglo XX, en 1945, al final de la Segunda Guerra Mundial y la

consecuente prosperidad que trajo la post-guerra (principalmente en los Estados

Unidos), tuvo como consecuencia una masificación del turismo interno (dentro de un

país) y luego del externo (fuera del país), debido a la aparición y crecimiento de las rutas

9

GUÍA DE FERIAS

áreas comerciales, como al transporte aéreo de pasajeros, lo que conllevó a la

“Internalización” de las Ferias, fundándose de ésta manera los Palacios de Congresos,

que en defensa de sus intereses crearon los centros nacionales que más tarde se

unieron en la Federatión Européene Des Villes Des Congrés” (Federación Europea de

Sitios de Congresos).

FERIAS

Se puede definir una feria como un evento público para la muestra de bienes y/o

servicios, donde se desarrollan actividades relativas a la promoción, mercadeo, ténicas

de ventas, relaciones públicas y publicidad que en ocasiones puede coincidir con una

fecha histórica, religiosa o tradicional. Es importante resaltar que el concepto de feria

tiene también una acepción desde el punto de vista folklórico y tradicional, ya que para

los efectos de la actividad comercial es precisamente el más resaltante.

Diferencias entre Ferias y Exposición

En la feria se vende y se entrega el bien adquirido; predomina la comercialización total

de productos o servicios; en la exposición sólo se exhibe y promociona, pero no se

realiza en el momento el proceso de venta, independientemente de la magnitud de la

muestra.

Las Ferias son comerciales mientras que las exposiciones no sólo son Institucionales,

sino que son de una envergadura superior ya que en ellas se exhiben países, ciudades y

grandes empresas institucionales.

10

GUÍA DE FERIAS

Clasificación de la Feria Las ferias se pueden clasificar de la siguiente manera:

SEGÚN SU ALCANCE O COBERTURA

- Nacionales

- Internacionales

SEGÚN TIPO DE ACTIVIDAD

- Comerciales

- Artesanales

SEGÚN EL PÚBLICO OBJETIVO

- Productores

- Distribuidores

- Consumidores Finales

Nacionales

Son las que permiten impulsar el desarrollo de las regiones de un país, favoreciendo el

intercambio comercial, económico y cultural de los expositores y participantes.

Estas ferias a su vez se subdividen en locales y regionales.

Locales:

Es cuando se realizan en un Municipio de la región, de allí su denominación, ejemplos

de ellas: Feria Ganadera del Municipio Machiques de Perijá - Estado Zulia, Feria

Agropecuaria del Municipio Mauroa-Estado Falcón, entre otras.

11

GUÍA DE FERIAS

Regionales:

Se suscriben a expositores de un mismo país o región, ejemplo de ellas: Feria de la

Divina Pastora-Estado Lara, Feria de San Sebastián Estado Táchira, Feria de La Chinita

Estado Zulia.

Internacionales

Son grandes eventos de exhibición que se llevan a cabo para facilitar encuentros de

negocios de expositores o empresas de distintos países, ejemplo: Bolsa Turística del

Caribe, Feria Internacional de Turismo de América Latina, Vitrina Turística, Feria

Internacional del Sol, Estado Mérida.

Comerciales

Las ferias comerciales y las exhibiciones industriales han adquirido una singular

importancia en los países desarrollados, constituyendo un valioso instrumento para la

promoción de las exportaciones.

La participación en las ferias comerciales puede apoyar el éxito de la empresa, desde un

punto de vista comercial y tecnológico.

Cuando el producto o servicio cuenta con una o varias fuerzas competitivas, las ferias

comerciales son un excelente instrumento para abrir nuevos mercados, al ofrecer

concentración y transparencia de mercados selectos, presentando la mercancía en

forma atractiva para todos los sentidos.

12

GUÍA DE FERIAS

Artesanales

Su objetivo principal está en dedicar un espacio físico organizado que permita a los

artesanos (talladores, tejedores, carpinteros, etc.), la muestra y comercialización de sus

productos, este tipo de feria funciona de forma temporal o permanente y generalmente

son de carácter local, como por ejemplo: La Plaza de los Artesanos en Puerto Ayacucho

Estado Amazonas y la Casa de los Artesanos en Maracaibo, Estado Zulia.

Es importante señalar que el Guía no participa en este tipo de Feria, ya que no posee las

características propias del evento ferial organizado.

Cabe destacar que en esta clasificación influye el criterio del organizador, en cuanto al

público objetivo, vale decir, los grupos a los cuales va principalmente dirigido el evento

ferial (Productores, Intermediarios o Consumidores finales).

13

GUÍA DE FERIAS

TURISMO

Según la Organización Mundial del Turismo, año 1992.

“El turismo es una actividad socioeconómica, basada en el desplazamiento de masas de

población desde un lugar de origen hacia un sitio de destino turístico, con carácter

multidisciplinario y polisectorial”.

En los últimos años se ha desarrollado un tipo de turismo cuyo campo de acción hemos

considerado importante definir. Se trata de el Turismo de evento el cual comprende

manifestaciones tan importantes como son los viajes de negocios, incentivos, las ferias y

exposiciones comerciales, etc. De manera esquemática y tomando como referencia la

ponencia de la Asociación Venezolana de Organizadores de Congresos, Exposiciones y

afines (AVOCA), podríamos resumir su importancia ; basado en el impacto económico

producido en el país :

• Es un turismo que mueve en lo fundamental a clientes de características particulares,

en su mayoría líderes de opinión en sus ramas y especialidades específicas, cuya

motivación para viajar es siempre el evento en cuestión, del cual esperan la mayor

calidad. En general tiene un alto poder de difusión directa o cara a cara para

promover un destino.

• Es un turismo muy exigente pero noble en la estructuración de sus programas de

atención, de mucha profesionalidad y un servicio de excelencia que se corresponda

con las características del tipo de turismo.

• Es un turismo que – con una misma inversión – reporta ingresos per cápita de 4 a 5

veces superiores a los que deja un turista convencional.

14

GUÍA DE FERIAS

• Es una modalidad que, además de la contribución propia en turista e ingresos a las

estadísticas de cualquier país, incide decisivamente en el desarrollo turístico general,

al ser un elemento promocional por excelencia del turismo convencional.

• El turismo de evento promueve el destino turístico de cualquier región o país, pero

para lograrlo de manera eficiente y sostenida es necesario que se cumplan algunas

premisas cuya base se soporte en estándares de calidad en todos y cada uno de los

componentes turísticos y no turísticos que conjugan esta actividad y que convergen

en el organizador profesional de eventos.

Es necesario que en cualquier esquema de desarrollo turístico, el turismo convencional y

el turismo de eventos e incentivos no se excluyan mutuamente sino que se integren y se

complementen enriqueciendo las campañas promocionales que financian las

autoridades turísticas, los gobiernos y el sector privado, según el caso.

GUÍA DE FERIAS

Es el recurso humano encargado de la recepción, atención y manejo de los asistentes a

una feria, sean estos visitantes o expositores ejecutando además, funciones como

auxiliar en la planificación y mercadeo del evento ferial.

Importancia

El papel del Guía de Ferias adquiere una importancia fundamental, por una serie de

razones:

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GUÍA DE FERIAS

- El Guía se convierte en la “Imagen” de la Feria, ya que actúa como punto de contacto

entre el cliente y la organización, ya que es la persona que aporta la primera

impresión y la visión de la organización.

- El Guía cumple un papel importante en la implementación de la fase operativa del

evento, a través de la recepción de visitantes, conducción de visitas guiadas, centro

de información y otras que implican atención directa al público.

- Al cumplir funciones auxiliares en la planificación y el mercadeo del evento, pasa a

formar parte importante en la configuración de la imagen corporativa del mismo.

LA PERSONALIDAD

Cuando una persona asiste a un evento ferial, automáticamente sus reflejos naturales le

conduce a la búsqueda del apoyo humano que le indique cuáles son los pasos a seguir.

Este apoyo humano esta representado por el Guía de Ferias y su personalidad será

determinante en la prestación del servicio.

Según Larousse, Personalidad se define como el “Conjunto de cualidades que

constituyen el supuesto inteligente” 1 es decir, todas aquellas características personales

del Guía de Feria que conforman los elementos de su actuación como prestador de

servicios.

CUALIDADES

- Facilidad de expresión

- Agilidad Mental

- Equilibrio Emocional

- Proactividad1 Larousse S.A: Diccionario Básico Lengua Española, Edición 43°, 1984, Pag. 433

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GUÍA DE FERIAS

- Carácter amable pero enfático

- Discreción

- Vocación de servicio

- Ética

- Manejo de relaciones interpersonales y de equipo

LA APARIENCIA PERSONAL

El Guía de Ferias es la persona que representa a la organización ante el cliente,

expositor o visitante; su presencia física influye en alto grado en el perfil a determinar

como ideal, ya que constituye la imagen externa del evento. Incluso, el análisis de la

competencia, en el desarrollo de eventos, tomará este punto como referencia

importante y en ocasiones como única característica para la elección del personal. Por

lo tanto, es importante cuidar algunos aspectos, entre los cuales podemos señalar:

- Uniforme limpio, completo y sin arrugas, de diseño clásico

- Maquillaje mínimo, evitando el uso de colores vivos

- Limitar el uso de joyas y accesorios

- El uso de perfumes y colonias deberá ser suave y agradable

- Zapatos confortables, limpios y acordes a la vestimenta

- No fumar, comer ni ingerir bebidas públicamente durante la prestación del servicio,

utilizando para ello los períodos de descanso.

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GUÍA DE FERIAS

ÉTICA

Es la parte de la filosofía que trata de la moral y de las obligaciones que rigen el

comportamiento del hombre en la sociedad. Es el comportamiento efectivo del hombre

que lo debe llevar a su perfeccionamiento personal, que se refiere a una decisión interna

y libre que no representa una simple aceptación de lo que otras personas piensan,

dicen y hacen.

Valores Éticos

Se entiende por valor, en general, todo bien digno de ser buscado, conquistado y

desarrollado. Por tanto un valor ético es un valor humano, que es una cualidad digna de

aprecio porque lleva al hombre a realizarse en sus dimensiones, es decir, lo lleva a ser

persona. Hay valores directamente relacionados con el hombre como individuo. Son por

ejemplo la criticidad, libertad, responsabilidad, creatividad y autenticidad, los cuales se

defiende a continuación:

CRITICIDAD

Es la capacidad que tiene la persona de analizarse a si misma, a los demás, las cosas,

las circunstancias y las situaciones, viendo lo que tienen de positivo o negativo, hacia

dónde van y que se busca con ello.

LIBERTAD

18

GUÍA DE FERIAS

Se considera un valor, el actuar en verdadera libertad, es decir, no dejarse dominar por

los instintos o por los vicios; es no permitir que los demás lo traten como un objeto que

pueda ser manipulado o esclavizado.

RESPONSABILIDAD

Implica responder antes nosotros mismos, ante nuestra conciencia y ante la sociedad,

por nuestros actos y sus consecuencias.

CREATIVIDAD

“Es una actitud que permite buscar, encontrar y seguir una línea de pensamiento, no

tomando nada como acabado o garantizado, buscando las causas inmediatas o remotas

de las cosas; estableciendo las relaciones obvias en el presente, con una proyección al

futuro.

La persona creativa es aquella, capaz de abandonar las estructuras adquiridas bajo las

cuales habitualmente actúa, trabaja y produce con el fin de constituir otras nuevas. Es

capaz de correr riesgos.

La mente creativa posee una riqueza de ideas ocurrentes y en pensamiento flexible; es

capaz de aprender su entorno tal como se le presenta y al mismo tiempo prever posibles

cambios” 2

SOLIDARIDAD

Es el sentimiento que mueve a los hombres a prestarse ayuda mutua, comprendiéndose

y ayudándose con verdadero interés hasta construir unidad entre ellos.

2 GONZALEZ, Ildemaro, GT AL, Manual Ince , Modulo de Integralidad 4/9, Etica, Caracas, 1992.

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GUÍA DE FERIAS

AUTENTICIDAD

Es el modo propio y concreto que cada uno tiene de ejercer y desarrollar sus

dimensiones y valores de ser humano.

UNIDAD IIPLAN DE OPERACIONES FERIAL

COMITÉ ORGANIZADOR

El comité organizador tiene la característica esencial de tratar en grupo una actividad

específica y en este caso, ofrece las siguientes ventajas:

- Deliberación y juicio del grupo

- Evitar el autoritarismo

- Representación de grupos interesados

- Coordinación de planes y políticas

- Facilidad para transmitir la información

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GUÍA DE FERIAS

- Consolidación y autoridad

- Motivación a través de la participación para facilitar la toma de decisiones

Para la elaboración del plan de operaciones ferial se debe tener en cuenta

que el comité organizador debe ejecutar funciones especificas, las cuales

se mencionan a continuación:

COORDINADOR GENERAL

Es el responsable de integrar y autorizar a los representantes de todos los comités a

través del cual organizará, planeará y supervisará todas las actividades para realizar un

evento.

FINANZAS

Responsable del aspecto económico, ya que determina cuánto y cómo debe gastarse,

debe conocer o planear previamente el costo de productos y servicios:

- Costo de productos y servicios

- Control de ingresos y egresos

PROGRAMA TÉCNICO

Son los diferentes programas y actividades que se elaboran para el evento ferial

(Expositivo social y rueda de negocios)

LOGÍSTICA

Inscripciones, recepción y hospitalidad

- Comité de recepción y hospitalidad- Comité de Registro- Comité de Alojamiento

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GUÍA DE FERIAS

- Comité de Alimentos y Bebidas- Comité de Festejos- Comité de Ornato y Rotulación- Comité de Selección y Reclutamiento de Personal- Comité de Servicios Generales- Proveedores

PLANIFICACIÓN

Podemos definir la planificación como “La escogencia entre las futuras alternativas de

cursos de acción, para la empresa en su conjunto y para cada departamento de ella.

Los planes comprenden la adopción de objetivos para la empresa, metas para los

diferentes departamentos y las formas de alcanzarlas. Los planes proveen formas

racionales de aproximarse a los objetivos previamente seleccionados. Planear es decidir

de antemano: qué hacer, cómo hacerlo, cuándo y quién deberá llevarlo a cabo”3.

Fases

DEFINICION DE OBJETIVOS

Los objetivos son los resultados que la organización espera lograr a través de la misión,

ya que dan la dirección y establecen las prioridades que se aspiran alcanzar, el objetivo

de la feria debe estar claramente definido para poder desarrollar el control, la motivación

y la organización.

DEFINICIÓN DE METAS

3 ORTIZ, Romúlo, Marketing para Eventos Feriales Ortiz Guevara Tourist Consult, Caracas 2001

22

GUÍA DE FERIAS

Se pueden definir como los puntos de referencia o aspiraciones que las organizaciones

deben lograr, con el objeto de alcanzar en el futuro los objetivos planteados en el tiempo.

Las metas deben formularse en términos de logros de Gerenciar, Mercadeo, Finanzas,

Producción, Investigación y Desarrollo.

DEFINICIÓN DE ESTRATEGIAS

Son las acciones específicas a ejercer en función del cumplimiento de las metas

establecidas que a su vez dan cumplimiento a los objetivos planteados. Si el objetivo

nos da el “que” del evento y las metas dicen “cuánto” y “cuándo”, la estratégia define el

“cómo”. Todas juntas (objetivos, metas, estrategias) definirán el plan del evento.

Todo sistema de planificación tiene una secuencia lógica que se inicia con la definición

de los objetivos, pudiendo diferenciar un objetivo general, que será común a toda la

organización y un grupo de objetivos específicos, que irán dirigidos a los departamentos

que conforman la estructura organizativa de la empresa. Una vez definidos los

objetivos, las metas definirán entonces, la ubicación en espacio y tiempo de los

objetivos.

En una dimensión física (los planes de operación) y financiera de los mismos (el

presupuesto) la estrategia aportará operatividad para la consecución de los objetivos, a

través de las actividades a desarrollar en el plan. Es importante señalar que cada

departamento es responsable del cumplimiento de una estrategia para facilitar la

asignación de tareas y la consecuente delegación de funciones.

Importancia

Como se puede observar, la planificación es importante para la consecución del éxito del

evento. Sin planificación, sería imposible anticiparse a situaciones inesperadas, cubrir

detalles de “Último momento” y alcanzar los objetivos deseados.

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GUÍA DE FERIAS

PLANO

Es la representación gráfica de una superficie, donde se dará a conocer la distribución

del área de exposición, los servicios generales, los accesos y cualquier otra

información de importancia (área de restauración, salidas de emergencia, servicios

médicos, personal de seguridad, entre otros.)

Características

- Debe dar una clara información sobre el flujo de visitantes, indicando entradas y

salidas

- Informa con exactitud la cantidad y ubicación de los espacios comerciales de la Feria.

- Permite dar una idea concreta al expositor de su ubicación

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GUÍA DE FERIAS

Importancia

La utilización de planos para el Guía de Ferias reviste una importancia fundamental, ya

que se convierte en una herramienta indispensable para la ubicación en su entorno

laboral, facilitando información general sobre el desarrollo de la feria (ubicación de

stands, servicios sanitarios, restauración, entre otros) y desplazarse de forma más

eficiente en la instalaciones de la Feria.

SEÑALIZACIÓN

Se refiere a una serie de signos y símbolos , de aceptación general, utilizados en los

planos para proveer información general sobre los servicios generales de le Feria, entre

ellos podemos señalar:

- Señales en color rojo: Servicios de emergencia (puntos de extintores y mangueras,

salidas de emergencia)

- Señales en color verde: Servicios Médicos y sanitarios (módulo de atención médica,

sanitarios etc.)

- Señales en color azul: Servicios de información (salas de prensa, área de

restauración, etc.)

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GUÍA DE FERIAS

Las flechas indican el flujo de circulación del área de exposición, desde la hasta su

salida, cada uno de los stands se numera en el mismo sentido que marca el flujo de

circulación.

PROGRAMAS FERIALES

Es la expresión escrita de las actividades que se desarrollan en el marco de la Feria,

donde de una forma sencilla y esquemática se presentan cronológicamente dichas

actividades.

Tipos

- EXPOSITIVO

Se refiere exclusivamente a las actividades relacionadas con el área de exposición

(apertura diaria, horario de visitas guíadas, ruedas de negocios, hora de cierre diario,

etc.). Su característica principal radica en el hecho de transmitir una gran cantidad

de información de forma exacta y sencilla a todos los participantes a la feria.

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GUÍA DE FERIAS

- SOCIAL

Son actividades complementarias al evento ferial tales como: Inauguración,

Almuerzos, Conferencias, Actividades culturales, Clausura Protocolar, entre otros.

- RUEDAS DE NEGOCIOS

Constituye un elemento importante de la feria ya que las personas que participan en

la feria (Expositores, Visitantes) asisten no sólo con el interés de observar los

productos y servicios que se presenten, sino que vienen en función de establecer

acuerdos, intercambios y transacciones comerciales entre los expositores y con los

visitantes comerciales, principalmente empresarios, distribuidores y representantes

comerciales.

En la actualidad los programas expositivo, social y ruedas de negocios están

contemplados en un solo diseño, con la finalidad de hacer más práctica toda la

información suministrada.

Procedimiento para Elaborar Programa Ferial Expositivo

Se toma una hoja de papel blanco tamaño oficio, y se dobla transversalmente en tres

partes iguales; al efectuar este doblez, la hoja quedará dividida en tres cuerpos con

dos caras cada uno, donde se colocará la información, para efectos del

procedimiento, se desarrollará una Feria de tres (3) días.

Las dos caras del papel (anverso y reverso) servirán para distribuir la información de

la siguiente manera:

ANVERSO

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GUÍA DE FERIAS

PRIMER CUERPO: Se colocará las actividades correspondientes al primer día de

Feria se sugiere distribuir la información de forma cronológica, desde la hora de

inicio, hasta la hora de cierre. Aquí debe colocarse la hora establecida para

actividades especiales (visitas guiadas para escolares, visitas guiadas para

empresas, visitas guiadas para medios de comunicación, etc.)

SEGUNDO Y TERCER CUERPO Se desarrollarán las actividades correspondientes

a los días siguientes

REVERSO

PRIMER CUERPO: Se hará una breve descripción de la Feria, sus objetivos y sus

características mas resaltantes, así como una referencia al sitio de realización de la

feria y una información general de la ciudad.

SEGUNDO CUERPO: Conformará la última parte del material una vez plegado, se

sugiere colocar la siguiente información

- Comité Organizador, indicando cargo y nombre

- Dirección y Teléfono de la Empresa Organizadora

- Logotipo y Nombre de Patrocinantes

TERCER CUERPO: Representa la portada donde se colocará la imagen promocional

de la Feria, a través de un diseño sencillo y atractivo y con la información general

(lugar y fecha de realización).

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GUÍA DE FERIAS

Es importante aclarar que el procedimiento para elaborar el programa social es idéntico

al Programa expositivo, donde la única diferencia radica en el carácter de las

actividades, como se describió previamente en la definición de cada uno de ellos.

RUEDAS DE NEGOCIOS

Las ruedas de negocios se desarrollan para discutir acuerdos comerciales entre los

expositores y simultáneamente con visitantes interesados en intercambios corporativos;

para llevarla a cabo el guía de ferias coordina a través de un cronograma de reuniones,

a los expositores y visitantes interesados en participar en ella, esta fase se realiza

conjuntamente con la lista de expositores ya elaborada previamente.

A continuación se especifica un ejemplo del cronograma de reuniones para

desarrollar la rueda de negocios:

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GUÍA DE FERIAS

LAS INSTRUCCIONES PARA EL MANEJO DEL CRONOGRAMA DE REUNIONES

ES EL SIGUIENTE:

STAND: Referido al número de Stand según el plano de distribución.

EMPRESA: Denominación Comercial de la Empresa, tal como está registrado en la

feria

HORA: Refiere la cronología de las reuniones

En la columna perteneciente a cada hora, el guía anotará el nombre de la empresa y

la persona interesada en reunirse con cada expositor. Para la realización de estas

reuniones, se procurará habilitar un sitio confortable y adecuado al ambiente que se

espera conseguir en una sala de juntas. Asimismo, se sugiere disponer de ayudas

secretariales y de facilidades de comunicación (teléfono, fax, acceso a internet, etc.)

PLAN DE OPERACIONES FERIAL

Una vez desarrollados todos los aspectos revisados hasta el momento, es importante

hacer la observación que todos ellos conforman la fase operativa de la pre-feria.

Asimismo, el plan de operaciones será la unificación de todos estos elementos en

una sola unidad, el cual contemplará lo siguiente:

- Objetivos de la Feria

- Definición de Metas Operacionales

- Definición de Estrategias

- Elaboración de Programas

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GUÍA DE FERIAS

El plan de operaciones va a estar conformado por todos los procesos realizados

anteriormente.

31

GUÍA DE FERIAS

UNIDAD IIIRECURSOS OPERACIONALES

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GUÍA DE FERIAS

Son todos los elementos que van a servir de herramientas básicas para la operación de

la feria. Entre ellos tenemos:

FICHA DE INSCRIPCIÓN

Se utiliza para recopilar la información de cualquier cliente potencial, aunque

posteriormente no se concrete su participación en la feria.

IMPORTANCIA

- Es de gran importancia ya que se convierte en una herramienta para realizar el

seguimiento de clientes potenciales; debe ser breve y concreto.

- La información debe presentarse de forma sencilla, para evitar que el cliente lo

perciba como un cuestionario de largo y difícil seguimiento.

- Es el instrumento más importante porque permite conocer con exactitud todos los

datos personales del cliente.

CONTRATO

Es el formato que se utiliza una vez que el cliente ha concretado su participación en la

Feria, a través de la compra del espacio comercial de su preferencia; en el se amplía la

información del cliente y se añaden datos de carácter administrativo (como datos sobre

el pago, alojamiento requerido). Así como cualquier otra información que se considere

necesaria.

33

GUÍA DE FERIAS

IMPORTANCIA

- Es importante porque permite conocer la información de carácter administrativo, ya

que ésta es la Base de la Relación Comercial que se establece entre el cliente y el

organizador

- Debe incorporarse cualquier información que establezca los servicios incluídos en el

paso de la inscripción

34

GUÍA DE FERIAS

BOLETIN INFORMATIVO

Es un texto presentado en una hoja volante donde, a través de una redacción sencilla y

atractiva, se hace una presentación del evento, del sitio de exposición y de la ciudad

sede. Su utilización cobra importancia ya que constituye un relevante elemento

promocional, principalmente cuando se trata de ferias que se realizan por primera vez.

IMPORTANCIA

- Como elemento promocional, su redacción debe resaltar las ventajas competitivas de

la feria, del sitio del evento y de la ciudad.

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GUÍA DE FERIAS

- Su presentación debe tener sencillez, elegancia y un diseño atractivo.

Nota

Para brindarle mayor comodidad a los visitantes de la feria, sería apropiado elaborar la

ficha de presentación en una sola hoja volante.

LISTA DE EXPOSITORES

Consiste en una relación de las empresas o personas que participan en la Feria en

calidad de Expositores. Sirve como elemento de información general para las personas

o Corporaciones interesadas en obtener mayor información sobre los productos o

servicios prestados durante el evento ferial. Adicionalmente, sirve como una Base de

Datos fundamental para el desarrollo de sucesivas ediciones del evento o bien de

eventos similares.

IMPORTANCIA

- Si bien su presentación es sencilla, en ocasiones limitada a hojas impresas u hojas

volantes, puede mostrarse en forma de catálogo, dependiendo de la capacidad

presupuestaria del organizador o de los patrocinantes.

- Debe incluir los datos relacionados a la denominación comercial de la empresa, su

domicilio y las posibilidades de comunicación (teléfonos, fax, correos electrónicos,

por ejemplo y el producto o servicio).

IDENTIFICADORES O DISTINTIVOS

Es la herramienta que permite identificar de forma efectiva a las personas involucradas

en el evento (Expositores, Invitados Especiales etc.) para permitir su acceso a las

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GUÍA DE FERIAS

instalaciones y garantizar un nivel de servicio y seguridad adecuados a las necesidades

de la feria.

IMPORTANCIA

- Su diseño debe ser sencillo y de fácil visualización, evitando recargarlo de colores e

imágenes.

- El material a utilizar debe combinar flexibilidad, durabilidad y bajo costo.

Ejemplo de lista de Expositores

STAND EMPRESA LINEA DE PRODUCTO TIPO DE EMPRESA DIRECCION

Las instrucciones para el manejo del formato de la lista de expositores es el siguiente:

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GUÍA DE FERIAS

STAND: Identifica la ubicación del Stand con un número correlativo de acuerdo al plano

de distribución

EMPRESA: Se refiere a la denominación comercial de la empresa, tal como está

identificada en el Stand

LINEA DE PRODUCTO: Se coloca la orientación comercial de la empresa, de forma

general; por ejemplo, Agro-Industria, Turismo, Líneas Aéreas, Etc.

TIPO DE EMPRESA: Representa el papel de la empresa en una determinada cadena

de comercialización: Productor, Distribuidor, Representante Comercial.

DIRECCION: Se coloca la dirección y teléfonos de ubicación de la empresa, incluyendo

dirección de Internet y correo electrónico.

FICHA DE INSCRIPCIÓN

Las instrucciones para el llenado de la ficha de inscripción se describe a continuación:

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GUÍA DE FERIAS

DATOS PERSONALES: Se llenarán de acuerdo a l a información recabada en la ficha

de pre-inscripción o directamente con el cliente.

DATOS DE LA EMPRESA: Se tomarán los datos ya recopilados en la ficha de pre-

inscripción

ACOMPAÑANTES: Se refieren a las personas que vienen con el expositor (esposo/a,

hijos)

ALOJAMIENTO: Se señalará con una (x) en la casilla que corresponda a la selección de

alojamiento realizada por el expositor, así como su fecha de entrada y salida.

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GUÍA DE FERIAS

UNIDAD IV EJECUTAR PLAN OPERATIVO FERIAL

LA FERIA

Se trata del estado operativo donde se implementan todos los proceso desarrollados en

la Fase de pre-feria. Es el momento real de desarrollo del evento ferial.

Importancia

La importancia de esta fase está en que a través de ella se cumplen los objetivos, metas

y estrategias definidas en la fase de pre-feria; de nada servirá elaborar un excelente plan

de operaciones feriales, si en la feria no se implementan todas y cada una de las

actividades previstas.

Supervisión

Está relacionada con el seguimiento a las actividades planteadas en el plan de

operaciones ferial, entre esas actividades se deben vigilar con especial interés las

siguientes:

- Montaje final del Stand antes de la inauguración

- Comprobar la entrega y colocación de todos los servicios contratados

- Respeto a los horarios de entrada y salida de la Feria

- Reunión General con todo el personal (Guías, Seguridad, Servicios, Prensa, Etc.).

Para una revisión general del plan, objetivos y responsabilidades asignadas.

- Supervisión diaria de la limpieza del Stand

- Revisión del estado de materiales (Programas, Planos, etc.) a través de la

administración y control de existencias.

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GUÍA DE FERIAS

- Designar responsable de asuntos de seguridad.

- Efectuar reuniones diarias con el personal para comentar incidencias e intercambiar

información.

- No salir del área de la Feria antes de la hora de cierre, recuerde que los clientes

permanecen todavía en la feria.

FASE OPERATIVA DE LA POST-FERIA

Se puede considerar a la Post-Feria como el estado operativo donde se hace una

evaluación general de los resultados de la Feria, una vez concluida ésta, a través de la

revisión de aspectos tales como:

- Desmontaje de las instalaciones (Tabiques, Alfombras, etc)

- Transporte de materiales, equipos y productos

- Efectuar una reunión general con todo el personal involucrado para analizar los

resultados. Esta reunión debe desarrollarse en la primera semana siguiente a la

conclusión de la Feria.

Importancia

Si bien las fases anteriores (pre-feria y Feria) tienen una importancia fundamental para el

éxito del evento Ferial, la Post-Feria aporta el elemento evaluativo y formador de la feria;

a través de ella se hace la corrección de aquellos sucesos que en un momento

determinado afectaron el cumplimiento de los objetivos establecidos al inicio de la

operación.

La Post-Feria es entonces, desde este enfoque, un elemento que permite el

mejoramiento continuo de los procesos inherentes a la organización y desarrollo de la

feria.

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GUÍA DE FERIAS

TÉCNICAS DE REDACCIÓN DE INFORME

A los fines de presentar los informes finales que se infieren de los planes de acción

ejecutados, se utiliza la técnica de redacción de informes, la cual representa el

procedimiento a seguir para reportar e informar sobre los resultados de las asignaciones

y lograr registrar técnicamente lo acontecido antes, durante y después de la realización

de una feria.

Esta técnica permite presentar información objetiva que sirve a la gerencia para la toma

de decisión posterior.

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GUÍA DE FERIAS

Todo informe debe contener los siguientes elementos:

Indice

Presentación

Plan de Acción

Cronograma

Problemas observados

Tabulación de encuestas

Conclusiones

PROCEDIMIENTO PARA LA ORGANIZACIÓN DE LA FERIA

Representa la unificación, en un solo proceso, de todas las actividades que deben

desarrollarse para cumplir con los objetivos planteados en la Fase de Planificación. La

organización establece entonces actividades como la distribución de tareas con la

correspondiente delegación de funciones. Es importante señalar que la organización

englobará entonces, como una sola operación, todos los procesos previamente descritos

(planificación, plan de mercadeo, fase operativa de pre-feria, fase operativa de feria y

fase operativa de Post-feria). A fin de facilitar el cumplimiento de las tareas, en

conclusión, el procedimiento de organización, abarca todos los procedimientos

mencionados.

En el desarrollo de las actividades de la organización y una vez que el cliente ha

concretado su participación a través de la formalización de su inscripción, el organizador

le hace entrega de algunas herramientas adicionales, entre las cuales se destacan.

- Contrato: Establece las cláusulas legales por las cuales se regirá la relación

comercial.

- Manual de Expositor: También llamado reglamento de exposición, contiene las

normas, políticas y procedimientos que regirán para las actividades de la feria.

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GUÍA DE FERIAS

- Requerimientos del Stand: Sirve para definir con claridad cualquier necesidad

adicional del expositor (equipos, mobiliario, cargas eléctricas mayores, servicio

telefónico, por ejemplo), así como la utilización exacta de los servicios incluidos

(paredes, tabiqueria, etc).

Listado de Personal: Es una herramienta útil en el caso que sean varias las personas

que van a atender el stand, para la elaboración de los identificadores que permitirán el

acceso al área ferial.

ENCUESTA

Se define la encuesta como un “Conjunto de preguntas tipificadas dirigidas a una

muestra representativa, para averiguar estados de opinión o diversas cuestiones de

hecho4

Importancia

Radica en el hecho de permitir de forma confiable y sistemática la opinión de clientes,

visitantes y relacionados, acerca de las actividades desarrolladas en la feria,

adicionalmente la encuesta nos permite detectar las debilidades que se pudieran

presentar durante el desarrollo del evento ferial. Finalmente, la encuesta nos permite

graficar.

A continuación se presenta un modelo de encuesta:

4 Editorial Oceano, España 2001 Diccionario Ilustrado Oceano de la Lengua Española, Pag.

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A. OPINION GENERAL

A.1 En términos generales, como evalúa la feria

A.2 Como evalúa la feria en función del dinero pagado

B. FACILIDADES Y SERVICIOS

Cómo evaluaría usted los aspectos siguientesEXCALENTE MUY BUENO BUENO PROMEDIO MALO EXTREMADAMENTE

MALO

- Ubicación del Sitio

- Sitio de la Feria

- Estacionamientos

- Personal de Recepción

- Ambiente

- Disposición de Stands

- Limpieza del Sitio

- Personal de Guías

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- Personal de Seguridad

- Equipos Contratados

EDADMENOR DE 30 30-40 41-50 51-60 MÁS DE 60

COMENTARIOS / SUGERENCIAS

Qué disfrutó de su participación en la Feria_______________________________

Qué podríamos hacer para mejorar en próximas ferias______________________

TECNICAS DE TABULACION

Es el proceso mediante el cual la información recopilada en las encuestas, se coloca en

tablas (gráficos, diagramas, histogramas, por ejemplo) para facilitar la interpretación de

los resultados

El proceso es el siguiente:

46

GUÍA DE FERIAS

Se procede a contar el número de respuestas que corresponden a cada categoría, por

ejemplo:

Excelente 36

Muy Bueno 25

Bueno 45

Promedio 16

Malo 8

Muy Malo 3

Extremadamente Malo 1

Total 134

- Posteriormente, se procederá a establecer una media aritmética porcentual, para

definir el porcentaje de la muestra ubicado en cada categoría, por ejemplo:

Excelente 36 (Cantidad obtenida) x 100 = 26,87 %

134 (tamaño de la muestra)

Muy Bueno 25 x 100 = 18,66%

134

Bueno 45 x 100 = 33,58 %

134

Promedio 16 x 100 = 11,94 %

134

Malo 8 x 100 = 5,97 %

134

Muy Malo 3 x 100 = 2,24 %

134

Extremadamente Malo 1 x 100 = 0,74 %

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GUÍA DE FERIAS

134

PRESENTACIÓN DE LOS RESULTADOS

Una vez obtenidos estos resultados, cada respuesta podrá ser representada en un

método a elección (diagrama de barras, tortas,) histograma, entre otros

Nota: Este proceso se puede sistematizar (por ejemplo a través de Excel For Windows)

Con estos resultados y los informes finales de todo el personal involucrado, se realizará

el informe final de la feria, punto culminante de la fase operativa de Post-Feria.

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BIBLIOGRAFÍA

BUENDIA, Juan Manuel, Organizacón de Convenciones, Congresos, Siminarios, México (México) Trillas 1991. 237 p.

FOSTER, Dennis. Ventas y Mercadotecnia para el Profesional del Turismo México (México): Mc Graw-Hill 1994. 233 p.

GOMEZ, Pablo Cruz, Congresos y Convenciones, México (México): Diana 1989. 223 p.

KOTLER , Philip, BOWEN John, MAKENS James, Mercadotecnia para Hotelería y turismo. Hall Hiispanoamericana. México (México): 1997. 705 p.

ORTIZ GUEVARA, Tourist Consult, Marketing de Eventos Feriales, Caracas (Venezuela): 2001. 29 p.

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