GUIA DE AUTOAPRENDIZAJE 004 (1)

Edwin Andrs Garca Cifuentes 12 de septiembre de 2011

TEMA 1 CONCEPTOS BASICOS.

Inventarios.El inventario, en el mundo empresarial, es el conjunto de todos los bienes propios y disponibles para la venta a los clientes. Se convierte en efectivo dentro del ciclo operacional de la empresa, por lo que se considera como un activo corriente. Los inventarios estn constituidos por los bienes de una entidad que se destinan a la venta o a la produccin para su posterior venta, tales como son la materia prima, la produccin en proceso, los artculos terminados y otros materiales que se utilicen en el empaque, envase de mercanca o las refacciones para el mantenimiento que se consuman en el ciclo de operaciones. Si se vende hay un ingreso. Son los bienes en espera de ser utilizados los cuales se registran en el nivel de inventario. En este caso no se venden en el ciclo de operaciones los inventarios, esto ocasiona que se hagan obsoletos y por lo tanto se vende a un muy bajo coste o tal vez se llegue a donar a alguna institucin. Hasta que los equipos se daen por viejos. No slo el inventario obsoleto, sino tambin el inmovilizado, supone un importante coste de gestin, financiera y operativa, para una empresa o institucin que realice gestin de logstica. Es por ello fundamental conseguir una adecuada determinacin del objetivo de acopio y los niveles de inventario mnimo, mximo y de seguridad, en funcin de los parmetros de periodo operativo, consumo y demora y teniendo en cuenta los factores de seguridad y garanta en caso de interrupcin del suministro que se quieran aplicar.


Los Inventarios y Control de Inventarios.Los Inventarios y su control La importancia en el control de inventarios reside en el objetivo primordial de toda empresa: obtener utilidades. La obtencin de utilidades obviamente reside en gran parte de Ventas, ya que ste es el motor de la empresa, sin embargo, si la funcin del inventario no opera con efectividad, ventas no tendr material suficiente para poder trabajar, el cliente se inconforma y la oportunidad de tener utilidades se disuelve. Entonces, sin inventarios, simplemente no hay ventas. El control del inventario es uno de los aspectos de la administracin que en la micro y pequea empresa es muy pocas veces atendido, sin tenerse registros fehacientes, un responsable, polticas o sistemas que le ayuden a esta fcil pero tediosa tarea. EN TODOS LOS GIROS resulta de vital importancia el control de inventarios, dado que su descontrol se presta no slo al robo hormiga, sino tambin a mermas y desperdicios, pudiendo causar un fuerte impacto sobre las utilidades. En el presente estudio ejemplificaremos el control de inventarios de una empresa restaurantera, dado que ste tipo de negocios combinan las funciones comercial, de produccin y servicios. Por ejemplo, sin el efectivo control de los inventarios dentro de un restaurante, las fortalezas propias del giro (alta rentabilidad y liquidez) se convierten automticamente en debilidades. El objetivo principal del presente documento es proporcionar herramientas bsicas y simplificadas del control de inventarios, a modo de hacer de esta funcin rutinaria pero sencilla, que permita llevar a cabo la planeacin y la maximizacin de utilidades.


Inventario de Mercancas y Control Interno de InventariosEl inventario de mercancas Representa el valor atribuido a las mercancas que se encuentran en existencia en los almacenes de la entidad o establecimiento para la venta posterior.

Las existencias de mercancas para la venta que no se controlan por el precio de adquisicin sino por los precios de venta a la poblacin, requieren de la utilizacin de la cuenta Descuento Comercial e Impuesto, para registrar las diferencias entre ambos precios.

Esta cuenta se debe analizar en las siguientes subcuentas: 1. En almacn 2. En los departamentos o reas de ventas La recepcin de la mercanca debe contener adems los gastos por fletes, seguro, acarreo y manipulacin y todos los dems gastos en que se incurran, hasta la entrada al almacn de los productos adquiridos, ya sean los incluidos en la propia factura como los servicios prestados por otras entidades ajenas al suministrador. La recepcin de los productos deber recoger tambin, los descuentos comerciales que efecte el suministrador, como deduccin del costo total de los productos adquiridos. En la recepcin se conformar un nuevo precio de los productos, el cual contendr el costo inicial facturado, y la parte proporcional de los gastos de fletes, seguro, acarreo y manipulacin, y otros gastos y la deduccin del descuento comercial. Se debita: 1. 2. 3. 4. 5. Por el precio de adquisicin de las mercancas compradas. Por sobrantes al momento de detectarse. Por devoluciones de los departamentos de ventas al almacn. Por ajuste de precios por aumento. Por la devolucin de mercancas en la venta y la disminucin del costo.

Se acredita: 6. Por devoluciones a proveedores.


7. Por ajuste de precios por disminucin 8. Por faltantes, roturas y averas en el momento en que se tiene conocimiento. 9. Por la venta de mercancas. 10. Salida de la mercanca del almacn y fijando el costo. El control interno sobre los inventarios es importante, ya que los inventarios son el aparato circulatorio de una empresa de comercializacin. Las compaas exitosas tienen gran cuidado de proteger sus inventarios. Los elementos de un buen control interno sobre los inventarios incluyen: 1. Conteo fsico de los inventarios por lo menos una vez al ao, no importando cual sistema se utilice 2. Mantenimiento eficiente de compras, recepcin y procedimientos de embarque 3. Almacenamiento del inventario para protegerlo contra el robo, dao descomposicin 4. Permitir el acceso al inventario solamente al personal que no tiene acceso a los registros contables 5. Mantener registros de inventarios perpetuos para las mercancas de alto costo unitario 6. Comprar el inventario en cantidades econmicas 7. Mantener suficiente inventario disponible para prevenir situaciones de dficit, lo cual conduce a prdidas en ventas 8. No mantener un inventario almacenado demasiado tiempo, evitando con eso el gasto de tener dinero restringido en artculos innecesarios

Posibles procedimientos a desarrollarEl mtodo PEPS parte del supuesto de que las primeras unidades de productos que se compraron fueron las que primero se vendieron. En una economa inflacionaria esto quiere decir que el costo de las mercancas o productos vendidos se determina con base en los precios ms antiguos y, en consecuencia, las utilidades presentadas van a ser artificialmente ms altas, aunque los inventarios no vendidos queden registrados, en el balance, a los precios ms prximos o actuales. Por supuesto, ste mtodo de valoracin de inventarios se emplea para efectos contables ms no para propsitos tributarios, pues a mayor utilidad tambin mayor impuesto a pagar. El ajuste por inflacin no produce ningn efecto en la utilidad, por cuanto el crdito que se registra en la cuenta de correccin monetaria (ingreso) se ve compensado por el mayor valor del costo de ventas, producto, precisamente, de dicho ajuste por inflacin. Y esto se debe a que los inventarios ms antiguos


que producen el mayor ajuste por inflacin son los que se toman como base para el clculo del costo de la mercanca vendida.

El mtodo UEPSEs el inverso del mtodo PEPS porque ste, contrario a aqul, parte de la suposicin de que las ltimas unidades en entrar son las que primero se venden y, en consecuencia, el costo de ventas quedar registrado por los precios de costo ms altos, disminuyendo as la utilidad y el impuesto a pagar, pero subvaluando el monto monetario de los inventarios, que aparecer valorizado a los precios ms antiguos. Bajo ste mtodo la valorizacin de los inventarios finales y el costo de ventas arrojar resultados diferentes segn se lleve sistema peridico o permanente. Y esto ocurre porqu, en tanto que en el sistema peridico las ltimas entradas correspondern a fechas cercanas al ltimo da del perodo que se est valorizando, en el sistema permanente cada vez que ocurra una venta se tomarn los ltimos costos slo hasta sa fecha. Lo que significa que durante el perodo que se est valorizando habrn liquidaciones parciales de inventarios, si se lleva sistema permanente; lo que no ocurre bajo sistema de inventarios peridicos. El mtodo UEPS fue creado con el claro propsito de cargar mayores valores al costo de la mercanca vendida y disminuir as la base para el clculo del impuesto sobre la renta. Por ste motivo, muchas empresas empleaban PEPS o promedio ponderado para sus informes contables y UEPS para la declaracin de renta, generando una diferencia entre lo fiscal y lo contable, que se subsanaba mediante la creacin de una partida denominada "provisin UEPS" (o LIFO por sus siglas en ingls), la cual se encuentra ahora expresamente prohibida en nuestro pas, lo cul significa que, para el caso de los inventarios, no pueden existir diferencias entre los valores declarados y los contabilizados. Como se ver en seguida, al aplicar el sistema integral de ajustes por inflacin su efecto quedar reflejado casi en su totalidad en el valor informado para los inventarios finales en el balance general, en tanto que el costo de ventas se registrar por los costos reales incurridos en la compra o produccin de la mercanca vendida, excepto en lo que tiene que ver con los dems factores que integran el costo de produccin, especialmente las depreciaciones, agotamiento y amortizaciones.

Lea e interprete: Artculo 63 del decreto 2649/93Art. 63. Inventarios. Los inventarios representan bienes corporales destinados a la venta en el curso normal de los negocios, as como aquellos que se hallen en proceso de produccin o que se utilizaran o consumirn en la produccin de otros que van a ser vendidos.


El valor de los inventarios, el cual incluye todas las erogaciones y los cargos directos e indirectos necesarios para ponerlos en condiciones de utilizacin o venta, se debe determinar utilizando el mtodo PEPS (Primeros en Entrar, Primeros en Salir), UEPS (ltimos en Entrar, Primeros en Salir), el de identificacin especfica o el promedio ponderado. Normas especiales pueden autorizar la utilizacin de otros mtodos de reconocido valor tcnico. Para reconocer el efecto anual de la inflacin y determinar el costo de ventas y el inventario final del respectivo ao, se debe: 1. Ajustar por el PAAG anual el inventario inicial, esto es, el posedo al comienzo del ao. 2. Ajustar por el PAAG mensual acumulado, las compras de inventarios realizadas en el ao, as como los dems factores que hagan parte del costo, con excepcin de los que tengan una forma particular de ajuste. Sobre una misma partida, por un mismo lapso, no se puede realizar un doble ajuste. Esta norma se debe tener en cuenta para los traspasos de inventarios durante el proceso productivo. Para reconocer el efecto mensual de la inflacin, cuando se utilice el sistema de inventario permanente, se debe ajustar por el PAAG mensual el inventario posedo al comienzo de cada mes. Cuando se utilice el sistema denominado juego de inventarios se deben ajustar adems los saldos acumulados en el primer da del respectivo mes en las cuentas de compras de inventarios y de costos de produccin, cuando las mismas no tengan una forma particular de ajuste. Los valores correspondientes a operaciones realizadas durante el respectivo mes no son objeto de ajuste. En una y otra opcin, el inventario final y el costo de ventas deben reflejar correctamente los ajustes por inflacin correspondientes, segn el mtodo que se hubiere utilizado para determinar su valor. Al cierre del perodo deben reconocerse las contingencias de prdida del valor expresado de los inventarios, mediante las provisiones necesarias para ajustarlos a su valor neto de realizacin.


Sin perjuicio de lo dispuesto por normas especiales, para la preparacin de estados financieros de perodos intermedios es admisible determinar el costo del inventario y reconocer las contingencias de prdida con base en estimaciones estadsticas. * De las lecturas anteriores: -Elabore un mapa conceptual sobre Clases de Inventarios (Generales y Parciales). Generales Parciales

Inventarios de fluctuacin: Estos inventarios se llevan porque la cantidad y ritmo de las ventas y de produccin no pueden predecirse con exactitud. Los pedidos pueden promediar 100 unidades por semana para un artculo dado.

Inventarios de anticipacin: estos son inventarios hechos con anticipacin a las pocas de mayor venta, a programas de promocin comercial o a un periodo de cierre de la planta. Bsicamente, los inventarios de anticipacin almacenan horastrabajo y horas-maquina para futuras necesidades y limitan los cambios en las tasas de produccin.

Inventario de tamao de lote: con frecuencia es imposible o imprctico fabricar o comprar artculos en las mismas cuotas que se vendern. Por lo tanto, los productos se consiguen en mayores cantidades a las que se necesitan en el momento; El inventario resultante es el inventario de tamao de lote. El tiempo de arreglo es menos importante en la determinacin de dicho inventario.

Inventarios de transportacin: Estos existen porque el material debe moverse de un lugar a otro. El inventario depositado en un camin y que se va ha entregar a un almacn puede estar en camino a 10 das. Mientras el inventario se encuentra en camino, no puede tener una funcin til para las plantas o los clientes: exclusivamente por el tiempo de transporte.


Suministro de fabrica o fabricacin: Este se distingue del inventario de materiales, porque los materiales pueden asociarse directamente con el producto terminado y llega a convertirse en partes del y son utilizados en cantidades suficientes para que sea practico asignar su costo al producto.

Inventario de proteccin o especulativo: Las compaas que utilizan grandes cantidades de minerales bsicos (como el carbono mineral, el petrleo o el cemento) o mercadera (como la lana, los granos o productos animales) que se caracterizan por fluctuar en sus precios pueden obtener ahorros significativos comprando grandes cantidades de producto llamadas inventarios de proteccin, cuando los precios estn bajos. La adquisicin de productos extras a un precio reducido, esto afecta directamente los costos de produccin, estas transacciones son buenas ya que al no subir el precio final del producto cuando los precios

SISTEMAS DE INVENTARIOS Sistemas de Inventarios El sistema de inventarios permanente, o tambin llamado perpetuo, permite un control constante de los inventaros, al llevar el registro de cada unidad que ingresa y sale del inventario. Este control se lleva mediante tarjetas llamada Kardex, en donde se lleva el registro de cada unidad, su valor de compra, la fecha de adquisicin, el valor de la salida de cada unidad y la fecha en que se retira del inventario. De esta forma, en todo momento se puede conocer el saldo exacto de los inventarios y el valor del costo de venta. Adems del control permanente de los inventarios, este sistema permite la determinacin del costo al momento de hacer la venta, debido a que en cada salida de un producto, es registra su cantidad y costo. El sistema de inventarios peridico, como su nombre lo indica, realiza un control cada determinado tiempo o periodo, y para eso es necesario hacer un conteo fsico. Para poder determinar con exactitud la cantidad de inventarios disponibles en una fecha determinada. Con la utilizacin de este sistema, la empresa no puede saber en determinado momento cuantos son sus mercancas, ni cuanto es el costo de los productos vendidos.


La empresa solo puede saber tanto el inventario exacto como el costo de venta, en el momento de hacer un conteo fsico, lo cual por lo general se hace al final de un periodo, que puedes ser mensual, semestral o anual. Para determinar el costo de las ventas realizadas en un periodo, es preciso realizar lo que llamamos Juego de inventarios que consiste en tomar el inventario inicial, y sumarles las compras, restarle las devoluciones en compras y el inventario final. El resultado es el costo de las ventas del periodo. El sistema de inventarios peridico, al no ejercer un control constante, es un sistema que facilita la perdida del los inventarios. Solo se pueden hacer seguimientos y verificaciones al final de un periodo cuando se hacen los conteos fsicos, lo cual permite o facilita posibles fraudes. Control de Mercancas y Kardex. Temas: Inventario de mercancas. Con el fin de registrar y controlar los inventarios, las empresas adoptan los sistemas pertinentes para valuar sus existencias de mercancas con el fin de fijar su posible volumen de produccin y ventas Comprender el concepto, caractersticas y los fundamentos de los sistemas de valoracin de inventarios pueden ser de gran utilidad para la empresa, ya que son estos lo que realmente fijan el punto de produccin que se pueda tener en un periodo. El administrador financiero debe tener la informacin pertinente que le permita tomar decisiones sobre el manejo que se le debe dar a este rubro del activo organizacional. Los inventarios son un puente de unin entre la produccin y las ventas. En una empresa manufacturera el inventario equilibra la lnea de produccin si algunas maquinas operan a diferentes volmenes de otras, pues una forma de compensar este desequilibrio es proporcionando inventarios temporales o bancos. Los inventarios de materias primas, productos semiterminados y productos terminados absorben la holgura cuando fluctan las ventas o los volmenes de produccin, lo que nos da otra razn para el control de inventarios. Estos tienden a proporcionar un flujo constante de produccin, facilitando su programacin. Los inventarios de materia prima dan flexibilidad al proceso de compra de la empresa. Sin ellos en la empresa existe una situacin "de la mano a la boca", comparndose la materia prima estrictamente necesaria para mantener el plan de produccin, es decir, comprando y consumiendo. Para muchas firmas, la cifra del inventario es el mayor de los activos circulantes. Los problemas de inventario pueden contribuir, y de hecho lo hacen, a las quiebras de los negocios. Cuando una firma solo falla en que involuntariamente se queda sin inventario, los resultados no son agradables. Si la firma es una tienda de menudeo, el comerciante pierde la utilidad bruta de este artculo. Si la firma es un fabricante, la falta de inventario (incapacidad de


abastecer un artculo del inventario) podra en casos extremos, hacer que se detenga la produccin. Por el contrario si una firma mantiene inventarios excesivos, el costo de mantenimiento adicional puede representar la diferencia entre utilidades y prdidas. Nuestra conclusin debe ser que la administracin habilidosa de los inventarios, puede hacer una contribucin importante a las utilidades mostradas por la firma. Con l la empresa puede realizar sus tareas de produccin y de compra economizando recursos, y tambin atender a sus clientes con ms rapidez, optimizando todas las actividades de la empresa. Sin embargo, se presenta una desventaja: el costo de mantenimiento; ya que se debe considerar el costo de capital, el costo de almacenaje, el costo de oportunidad causando por inexistencia, y otros. Tanto el inventario, como las cuentas por cobrar, deben incrementarse hasta donde el resultado de ahorro sea mayor que el costo total de mantener un inventario adicional. La eficiencia del proceso de un sistema de inventarios es el resultado de la buena coordinacin entre las diferentes reas de la empresa, teniendo como premisas sus objetivos generales.

Los Inventarios y su control.Contabilizacin de los Inventarios. El sistema de control de inventario controla y gestiona eficazmente las existencias de la organizacin y asegura un perfecto flujo de la informacin y los productos. Con control de inventario, podrn registrarse y controlar los movimientos de los productos para asegurar la entrega del producto correcto, de la calidad adecuada, al precio exacto, y en el tiempo y lugar establecidos. Control de inventario facilita la distribucin de suministros y el reabastecimiento del inventario. La contabilidad para los inventarios forma parte muy importante para los sistemas de contabilidad de mercancas, porque la venta del inventario es el corazn del negocio. El inventario es, por lo general, el activo mayor en sus balances generales, y los gastos por inventarios, llamados costo de mercancas vendidas, son usualmente el gasto mayor en el estado de resultados. Las empresas dedicadas a la compra y venta de mercancas, por ser esta su principal funcin y la que dar origen a todas las restantes operaciones, necesitaran de una constante informacin resumida y analizada sobre sus inventarios, lo cual obliga a la apertura de una serie de cuentas principales y auxiliares relacionadas con esos controles Para una empresa mercantil el inventario consta de todos los bienes propios y disponibles para la venta en el curso regular del comercio; es decir la mercanca vendida se convertir en efectivo dentro de un determinado periodo


de tiempo. El termino inventario encierra los bienes en espera de su venta (las mercancas de una empresa comercial, y los productos terminados de un fabricante), los artculos en proceso de produccin y los artculos que sern consumidos directa o indirectamente en la produccin. Esta definicin de los inventarios excluye los activos a largo plazo sujetos a depreciacin, o los artculos que al usarse sern as clasificados.

Articulo 63. Precisar normatividad sobre Sistema de Inventarios. Ajustar por el PAAG mensual acumulado, las compras de inventarios realizadas en el ao, as como los dems factores que hagan parte del costo, con excepcin de los que tengan una forma particular de ajuste. Sobre una misma partida, por un mismo lapso, no se puede realizar un doble ajuste. Esta norma se debe tener en cuenta para los traspasos de inventarios durante el proceso productivo. Para reconocer el efecto mensual de la inflacin, cuando se utilice el sistema de inventario permanente, se debe ajustar por el PAAG mensual el inventario posedo al comienzo de cada mes. Cuando se utilice el sistema denominado juego de inventarios se deben ajustar adems los saldos acumulados en el primer da del respectivo mes en las cuentas de compras de inventarios y de costos de produccin, cuando las mismas no tengan una forma particular de ajuste. Los valores correspondientes a operaciones realizadas durante el respectivo mes no son objeto de ajuste. En una y otra opcin, el inventario final y el costo de ventas deben reflejar correctamente los ajustes por inflacin correspondientes, segn el mtodo que se hubiere utilizado para determinar su valor. Al cierre del perodo deben reconocerse las contingencias de prdida del valor expresado de los inventarios, mediante las provisiones necesarias para ajustarlos a su valor neto de realizacin.


Sin perjuicio de lo dispuesto por normas especiales, para la preparacin de estados financieros de perodos intermedios es admisible determinar el costo del inventario y reconocer las contingencias de prdida con base en estimaciones estadsticas.

Con base en las lecturas anteriores, realice las siguientes actividades: 1. Elabore un cuadro comparativo sobre caractersticas, ventajas y desventajas de cada uno de los sistemas de inventarios de mercancas.

Sistema Peridico

Sistema Permanente

Valor inventario final

Para saber el inventario final es En cada compra y en cada necesario hacer un conteo venta, se conoce la utilidad. fsico de las mercancas. Maneja una cuenta del activo (1435 Mcia. No fabricada por la empresa), que en cada momento me da el valor del inventario. Para conocer el costo de ventas, es necesario realizar de un juego de inventarios al final del periodo contable. El costo de las ventas se conoce en cada venta y en cada devolucin en cualquier momento se maneja la cuenta (6135 Comercio. Al por mayor y menor) en las ventas costo.

Costo ventas

Utilidad

Solo se conoce al final del En cada venta se conoce la periodo al restar los ingresos utilidad. Ya que registramos el operacionales , el costo de las precio de venta y el costo de la ventas misma. (1435 Mercanca no fabricada por la empresa) (4135 Comercio al por mayor y menor) (venta) (6135 Comercio al por mayor y

(6205 Compra de mercancas) Cuentas que (6225 Devoluciones en utiliza compras) (4136 Comercio al por mayor


y al menor) menor) (4175 Devoluciones en (4175 ventas). ventas)

(costo) Devoluciones en

En la compra = 1 registro al En la compra = 1 registro al costo costo En devolucin = 1 registro al En devolucin de compra = 1 registro al costo Nmeros de costo registro En la venta = 1 registro al En la venta =2 registros 1 al costo precio de venta -- 1 al Precio de venta En devoluciones en ventas = 2 registros -1 al costo -- 1 al precio de venta

2. Desarrolle el Taller No. 002. Entradas y salidas de mercancas. Ejercicios inventario peridico

El almacn lucero & CIA. Compra mercancas a crdito, segn Factura No. 2535 por $420.000; IVA 16%, Retencin En la Fuente 3% CUENTAS DEBE Compras de mercancas Impuesto sobre las ventas Proveedores nacionales Retencin en la fuente HABER 420.000 67.200 474.600 12.600

Vende mercancas a crdito a Mario Rivas por $200.000, IVA 16% CUENTAS DEBE Clientes Mario Rivas Comercio al por mayor y menor Impuesto sobre ventas por pagar HABER 232.000 200.000 32.000


Devuelve el 50% de la mercanca comprada en el primer ejercicio CUENTAS DEBE Proveedores Nacionales Retencin en la fuente Devoluciones En compras Impuesto sobre ventas por pagar HABER 237.000 6.300 210.000 33.600

El cliente Mario Rivas devuelve el 50% de la mercanca vendida en el ejercicio 2 CUENTAS DEBE Devoluciones en ventas Impuesto sobre ventas por pagar Clientes Ejercicios inventario permanente Surtimotos LTDA. Compra mercancas al contado por $670.000; IVA 16%, Retencin en la fuente 3%. Paga con cheque. CUENTAS DEBE Mercancas no fabric. Por la empresa Impuesto sobre ventas por pagar Bancos Retencin en la fuente HABER 670.000 107.000 757.100 20.100 HABER 100.000 16.000 116.000

Compra mercancas a crdito a fabrilujo por $350.000; IVA 16%, Retencin en la fuente 3% CUENTAS DEBE Mercancas no fabric. Por la empresa Impuesto sobre ventas por pagar Proveedores nacionales Retencin en la fuente HABER 350.000 56.000 395.500 10.500


METODOS DE VALUACION DE LOS INVENTARIOS. Tema: Mtodos de valuacin de inventarios Existen numerosas bases aceptables para la valuacin de los inventarios; algunas de ellas se consideran aceptables solamente en circunstancias especiales, en tanto que otras son de aplicacin general. Entre las cuestiones relativas a la valuacin de los inventarios, la de principal importancia es la consistencia: La informacin contable debe ser obtenida mediante la aplicacin de los mismos principios durante todo el periodo contable y durante diferentes periodos contables de manera que resulte factible comparar los Estados Financieros de diferentes periodos y conocer la evolucin de la entidad econmica; as como tambin comparar con Estados Financieros de otras entidades econmicas. Las Principales bases de valuacin para los inventarios son las siguientes:

Costo Costo o Mercado, al mas bajo Precio de Venta

Base de Costo para la valuacin de los inventarios: El Costo incluye cualquier costo adicional necesario para colocar los artculos en los anaqueles. Los costos incidentales comprenden el derecho de importacin, fletes u otros gastos de transporte, almacenamiento, y seguros, mientras los artculos y/o materias primas son transportados o estn en almacn, y los gastos ocasionales por cualquier periodo de aejamiento. Base de Costo o Mercado, el ms bajo: El precio de mercado puede determinarse sobre cualquiera de las siguientes bases, segn sea el tipo de inventario de que se trate: 1. Base de compra o reposicin: esta base se aplica a las mercancas o materiales comprados. 2. Base de Costo de reposicin: se aplica a los artculos en proceso, se determina con base a los precios del mercado para los materiales, en los costos prevalecientes de salarios y en los gastos de fabricacin corrientes. 3. Base de realizacin: para ciertas partidas de Inventario, tales como las mercancas o materias primas desactualizadas, o las recogidas a clientes, puede no ser determinable un valor de compra o reposicin en el mercado y tal vez sea necesario


aceptar, como un valor estimado de mercado el probable precio de venta, menos todos los posibles costos en que ha de incurriese para reacondicionar las mercancas o materia prima y venderlas con un margen de utilidad razonable. Teniendo como premisa lo anteriormente dicho podemos decir que los principales mtodos de valuacin de Inventarios son los siguientes:

Costo Identificado Costo Promedio Primero en Entrar, Primero en Salir o "PEPS" Ultimo en entrar, Primero en Salir o "UEPS" Mtodo Detallista.

Mtodo Costo Identificado: Este mtodo puede arrojar los importes ms exactos debido a que las unidades en existencia si pueden identificarse como pertenecientes a determinadas adquisiciones. Costo Promedio: Tal y como su nombre lo indica la forma de determinarse es sobre la base de dividir el importe acumulado de las erogaciones aplicables entre el numero de artculos adquiridos o producidos. Mtodo Primero en Entrar, Primero en Salir: Este mtodo identificado tambin como "PEPS", se basa en el supuesto de que los primeros artculos y/o materias primas en entrar al almacn o a la produccin son los primeros en salir de el. Mtodo ltimo en Entrar, Primero en Salir o "UEPS": Este mtodo parte de la suposicin de que las ultimas entradas en el almacn o al proceso de produccin, son los primeros artculos o materias primas en salir. Mtodo Detallista: Con la aplicacin de este mtodo el importe de inventarios es obtenido valuando las existencias a precios de venta deducindoles los factores de margen de utilidad bruta, as obtenemos el costo por grupo de artculos producidos. Para la operacin de este mtodo, es necesario cuidar los siguientes aspectos:


Mantener un control y revisin de los mrgenes de utilidad bruta, considerando tanto las nuevas compras, como los ajustes al precio de venta. Agrupacin de los artculos homogneos. Control de los traspasos de artculos entre departamentos o grupos. Inventarios fsicos periodos para la verificacin de el saldo terico de las cuentas y en su caso hacer los ajustes que se producen.

Seleccin del Sistema de Valuacin Cada empresa debe seleccionar el sistema de valuacin mas adecuado a sus caractersticas, y aplicarlos en forma consistente, a no ser que se presenten cambios en las condiciones originales, en cuyo caso deben hacerse la revelacin de las reglas particulares. Para la modificacin del sistema de valuacin hay que tomar en cuenta que los inventarios pueden sufrir variaciones importantes por los cambios en los precios de mercado, obsolescencia y lento movimiento de los artculos que forman parte del mismo, es indispensable, para cumplir con el principio de realizacin. Costo o Valor de mercado, el que sea menor, excepto que: 1. El costo o valor de mercado no debe exceder el valor de realizacin y que 2. el valor de mercado no debe ser menor que el valor de realizacin. Desarrolle el Taller sobre mtodos de valuacin y Krdex. Ejercicio La empresa comercial andina presenta los siguientes datos para la tarjeta de kardex del articulo: Silla referencia M-4, Cdigo 14350545, localizacin: sala exhibicin 2, mximo 40, mnimo 10, proveedor: indumuebles de Palmira, telfono 598765 01, 04,9 Inventario inicial 20unidadesa $12.000 c/u. 05, 04,9 Compra, Factura No. 2050, 10 unidades a $15.000 C/u. 07, 04,9 Venta, factura No. 130, 5 unidades a $ 20.000 c/u. 12, 04,9 Compra factura No. 2080, 15 unidades a $ 14.000 c/u


20, 04,9 Devolucin en compra de la factura No. 2080, nota crdito No. 24 por 5 unidades a $14.000 25, 04,9 Venta, factura No. 145, 25 unidades a $22.000 c/u 30, 04,9 Devolucin venta factura No. 130, N.C. No. 17, por 5 unidades. NOTA: En el kardex las devoluciones en compras y en ventas se registran al mismo costo con que se haban registrado cuando se compraron o vendieron. Se elaboran los asientos, teniendo en cuenta el IVA y la retencin en la fuente aplicables a la fecha.


EMPRESA COMERCIAL ANDINA Mercancas no fabricadas por la empresa mtodo: Promedio ponderado

EMPRESA COMERCIAL ANDINA Mercancas no fabricadas por la empresa mtodo: Promedio ponderado

Articulo: silla Fecha DMA 01 04 9 05 04 9 DETALLE C.D.

Referencia: M- 4 ENTRADAS cant. Costo 20 240.000

Cdigo: 14350545 SALIDAS cant. Costo SALDOS cant. Costo 20 240.000 COSTO UNITARIO 12.000

INVENTARIO INICIAL compra, Fra. No. 2050

01

03

10

150.000

30

390.000

13.000

07 04 9 Venta, Fra. No. 130 12 04 9 Compra, Fra.

05

5

65.000

25

325.000

13.000

08

15

210.000

40

535.000

13.375


No. 2080 20 04 9 Dev. Compra, Fra. No. 2080 25 04 9 Venta, Fra. No. 145 30 04 9 Dev. Venta, Fra. No. 130 N.C. No. 17 10 (5) (70.000) 35 465.000 13.286

12 15

25

332.150

10 15

132.850 197.850

13.285 13.190

(5) (65.000)

SALDO FINAL Localizacin: sala de exhibicin 2 Existencias: mnimo 10 mximo: 40 Proveedores: Indumuebles

15 cuidad: Bogot

197.850 telfono: 598765

CONTABILIZACION: 05, 04, 9 Asiento de compra: factura No. 2050 CUENTAS Mercancas no fabricadas por empresa Impuesto sobre ventas por pagar Proveedores nacionales DEBE la 150.000 24.000 174.000 HABER


07, 04, 9 Asiento de venta a precio de venta

CUENTAS Clientes Comercio al por mayor y menor Impuesto sobre ventas por pagar

DEBE 116.000

HABER 100.000 16.000

07, 04,9 Asiento de venta a precio de costo: Factura No. 130

CUENTAS DEBE Comercio al por mayor y menor (costo) Mercancas no fabricadas por la empresa

HABER 65.000 65.000


TOMA FSICA Y AJUSTES DE INVENTARIOS. Tema: Toma de Inventarios y Registro de prdida por deterioro Es el procedimiento por medio del cual se revisa y comprueban las existencias en las bodegas del almacn, por su naturaleza, cantidad, precios unitarios, presentaciones y totales. En el sistema de inventario peridico sirve para definir el valor del inventario final del ejercicio; en el sistema de inventario permanente se hace para comprobar las existencias con las que se hallan registradas en el control de inventarios y determinar los faltantes y sobrantes. La predisposicin de los artculos en anaqueles, por grupos homogneos con sus respectivas tarjetas de control, facilita el conteo fsico de los inventarios y el control posterior de verificacin por parte de la Auditoria o Revisora Fiscal. Se acostumbra suspender las ventas en el da de elaboracin de los inventarios, porque desordenan los registros de las unidades finales y exige esfuerzos en la conciliacin, al finalizar el inventario fsico.

La valuacin de los inventarios se hace de acuerdo al mtodo elegido para el perodo contable.

Sobrantes y faltantes Sobrantes: los sobrantes en inventarios se subsanan mediante un registro en la contabilidad para actualizar las existencias en la cuenta de Inventarios, contra la 429551 Diversos: excedentes, o mediante la creacin de la obligacin por pagar al proveedor si se ha omitido una compra. Es muy comn encontrar docenas de 13 unidades como estrategia para vender ms, pero que no es conocida por contabilidad en la factura al momento de actualizar el control de existencias. Algunas situaciones de sobrantes pueden darse por variadas circunstancias: Sobrantes por docenas de 13 unidades. Sobrantes por falta de retiro de mercanca vendida. Sobrantes por falta de registro contable de mercanca recibida.

En el siguiente ejemplo se encontr un sobrante de mercanca por $60.000, sin soporte de contabilidad: Cdigos Cuentas Dbitos 143505 Inventarios: materia prima 60.000 429551 Diversos: excedentes Registra sobrantes en la toma fsica del inventario. Crditos 60.000


Si el sobrante se confirma que es por falta de registro de mercanca recibida, se recupera la factura y se procede con el siguiente registro. Cdigos Cuentas 143505 Inventarios: materia prima 240802 Impuesto a las ventas 220505 Proveedores: nacionales 236540 Retencin en compras Registra la factura de compra 5896. Dbitos Crditos 1.000.000 160.000 1.125.000 35.000

Faltantes: los faltantes en inventarios pueden investigarse judicialmente o enjugarlos con la provisin que se haya previsto para proteger la estabilidad de los inventarios. Los faltantes pueden presentarse por varias circunstancias: Sustraccin de materia prima o artculos terminados Faltantes por prdida de mercancas perecederas Faltantes por prdida de evaporacin

Faltante por sustraccin: los faltantes por sustraccin pueden ser representativos o sin importancia para la empresa; cuando se presenta el primer caso, se debe llevar a responsabilidades del empleado encargado hasta que termine la investigacin de la autoridad competente.

Cdigos Cuentas Dbitos Crditos 136530 Responsabilidades 1.000.000 143505 Inventarios: materia prima 1.000.000 Registra el faltante en la toma fsica del inventario. En el segundo caso, se lleva a la cuenta de Provisin Inventarios, contra la cuenta de Inventarios, pero de todas maneras, se debe dejar constancia de tal hecho e informarle al empleado de su falta. Cdigos Cuentas Dbitos Crditos 149910 Para diferencia de inventario fsico 143505 Inventarios: materia prima 1.000.000 Registra el faltante por diferencia en la toma fsica del inventario.


Faltante por prdida: el faltante por deterioro naturaleza de la mercancas o evaporacin en el caso de los combustibles o pinturas, debe consultar los estndares de prdidas del tipo de negocio y llevarse a la provisin para inventarios contra las existencias. Cdigos Cuentas Dbitos Crditos 149915 Para prdidas de inventarios 200.000 143505 Inventario: materia prima 200.000 Registra el faltante por sustracciones del inventario fsico. Si no exista la provisin para inventarios se debe llevar directamente al Gasto de Ventas. Cuando el sistema de inventarios sea el peridico, no se requiere ningn registro contable porque el inventario final libera las prdidas llevndolas a un mayor del Costo de Ventas. Cdigos Cuentas Dbitos Crditos 529915 Inventarios 200.000 143505 Inventario: materia prima 200.000 Registra el faltante por prdidas en inventario verificado con el inventario fsico.

Tema: Presentacin de los inventarios en los Estados Financieros OBJETIVO El objetivo de esta norma es prescribir las bases de presentacin de los estados financieros propsito general, para asegurar la comparabilidad con los estados financieros de perodos anteriores, ya sea de la misma empresa o con estados de otras empresas. Para lograr este objetivo se debe establecer consideraciones generales para la presentacin de estados financieros, orientacin para su estructura y requerimiento mnimo para el contenido de los estados financieros.

ALCANCE Debe ser aplicada en la presentacin de todos los estados financieros de propsito general preparado y presentado de acuerdo con la NEC. Los estados financieros de propsito general son aquellos que tienen el objetivo de cumplir las necesidades de los usuarios que no estn en posicin de requerir informes a la medida para cumplir sus necesidades.


Esta norma aplica a todos los tipos de empresa incluyendo bancos y cas de seguro.

PROPSITO

DE

LOS

ESTADOS

FINANCIEROS

Los estados financieros son una presentacin financiera estructurada de la posicin y los transacciones realizadas por una empresa. El objetivo de los estados financieros de propsito general, el proveer informacin sobre la posicin financiera, resultados de operaciones y flujos de efectivo de una empresa que ser de utilidad para un amplio rango de usuarios en la toma de sus decisiones econmicas.

Los estados financieros proveen informacin relacionados a la empresa sobre: - Activos - Patrimonio - Pasivos - Ingreso, gastos, incluyendo ganancias, prdidas, y flujo de efectivos

Esta informacin ayuda a los usuarios a pronunciarse la oportunidad y certeza de la generacin de efectivo y equivalencia de efectivo. La junta de directores y/o otros cuerpos directivos de una empresa son responsables de la preparacin y presentacin de sus estados financieros.

COMPONENTES Los

DE

LOS de

ESTADOS los

FINANCIEROS estados son:

componentes

Balance general Estado de resultados Estados que presente todos los cambios en el patrimonio Estado de flujos de efectivos, y, Polticas contables y notas explicativas

Las empresas debieran presentar a ms de estados financieros, una revisin financiera realizada por la gerencia que describa y explique las principales caractersticas del resultado financiero y posicin financiera de la empresa y las principales incertidumbres que esta enfrente.


GUIA DE AUTOAPRENDIZAJE 004 (1)

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