GUA DE APRENDIZAJE N 04

1. IDENTIFICACIN DE LA GUIA DE APRENDIZAJE

Programa de Formacin:Gestin AdministrativaCdigo: 524109Versin: 101

Nombre del Proyecto:

Cdigo:

Fase del proyecto:Ejecucin

Actividad (es) del Proyecto:Microsoft Access Como Motor De Base De Datos Empresarial Actividad (es) de Aprendizaje:Microsoft Access Como Motor De Base De Datos Empresarial Ambiente de formacin: Ambiente de Formacin InformticoMATERIALES DE FORMACIN

DEVOLUTIVO CONSUMIBLE

Competencia: Aplicar tecnologas de la informacin teniendo en cuenta lasNecesidades de la unidad administrativa.Resultados de Aprendizaje:Generar soluciones de informacin teniendo en cuenta los requerimientos de la unidadAdministrativa y los recursos tecnolgicos de oficina, disponibles.computadoresLpiz y papel, hojas, usb

Duracin de la gua ( en horas):20 Horas

2. INTRODUCCIN

Qu es una base de datos?

Access 2010 es un programa en el que podrs crear y administrar bases de datos, pero antes de comenzar a usarlo, lo primero que debes tener claro es qu es exactamente una base de datos.Una base de datos es como un almacn en el que se guarda y organiza diferente tipo de informacin, pero en el computador. Las bases de datos permiten a sus usuarios acceder, registrar y analizar datos de una manera rpida y sencilla. Son tan tiles que es muy probable que te hayas topado con ellas a diario.

3. ESTRUCTURACION DIDACTICA DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

3.1 Actividades de Reflexin inicial. Has visto cmo el empleado del supermercado mira en su computador el precio de los productos que ests comprando o cmo tu mdico recuerda el motivo de la ltima consulta con solo ingresar alguna informacin tuya en el computador? Entonces, has visto en accin una base de datos.

3.2 Actividades de contextualizacin e identificacin de conocimientos necesarios para el aprendizaje.)Imagina que una base de datos es como una coleccin de listas. Regresemos al ejemplo del mdico del consultorio cmo puede saber el motivo de la ltima consulta? Bueno, l tiene en su computador una lista de pacientes, una lista de citas pasadas, una lista de historias clnicas para cada paciente, una lista con la informacin de contacto... y as sucesivamente.

Para qu sirve una base de datos?Puede que no sea sencillo darse cuenta de la gran utilidad que tienen las bases de datos, pero puede que al ver cmo la usan las personas, encuentres una gran oportunidad para tus propios intereses.

Las bases de datos estn conformadas por varias listas llenas de informacin de diferente tipo, como la lista de productos o de clientes en una empresa.Todas las bases de datos, desde las ms sencillas hasta las ms complejas, estn compuestas por listas de informacin.Imagina que eres el propietario de una pequea pastelera y quieres tener una base de datos de todas las tortas que sabes hacer y de los clientes a quienes les gustan. Sencillo, porque la base de datos solo necesitara la lista de clientes y la lista de tortas.

Ilustracin de las listas de una pequea pastelera.Sin embargo, en caso de que fueras un pastelero profesional, con un nivel de produccin mayor y empleados a tu servicio, probablemente necesites mantener control de algunos otros aspectos y debas elaborar la lista de clientes, la lista de pedidos, la lista de ventas, la lista de ingredientes, la lista de precios y algunas otras..

Las listas en Access 2010 son un poco ms complejas que las que hacemos en una hoja de papel, ya que las listas se organizan en tablas que permiten almacenar informacin incluso ms detallada. En la tabla de abajo, vers que la lista de clientes en Access 2010 se ha mejorado e incluye ms datos acerca de los clientes de la pastelera.

Si has usado los programas de office, Access tal vez te recuerde mucho a Excel, ya que los datos se organizan de una manera parecida. De hecho, podras crear tablas en Excel de una manera similar a como se hacen en Access.

3.3 Actividades de apropiacin del conocimiento (Conceptualizacin y Teorizacin). Por qu usar bases de datos?Si una base de datos est compuesta por listas y tablas, similares a las que se hacen en excel, Por qu no usar excel para crear bases de datos? Bueno, existen un par de diferencias importantes.

La primera diferencia consiste en que Access es mucho mejor analizando y organizando datos no numricos, como nombres o descripciones, algo en lo que Excel se ha especializado, pero con los nmeros.Sin embargo, lo que realmente separa a estos dos programas es la capacidad de relacionar los datos almacenados en ellos.Relacionar bases de datosLa capacidad de relacionar bases de datos consiste en entender cmo los elementos registrados en las listas se conectan unos con los otros. Para comprender mucho mejor este concepto, volvamos al ejemplo de la pequea pastelera con la lista de clientes y la de tortas. Imagina que decides crear una tercera lista en la que aparezca el tipo de torta que prefiere cada cliente (de esta forma no te equivocars con los pedidos).

ESPACIO DE TRABAJO DE ACCESS 2010

Pasos para crear una base de datos en Access, antes que nada debes abrir el programa, debes buscar en el botn Inicio del escritorio y escribir ACCESS, aparecer Microsoft Access 2010

Luego abrir el entorno para crear la base de datos necesaria Cuando abrimos el programa Access, automticamente aparece la primera tabla, la cual podemos editar para empezar a crear las que necesitemos, para ello hacemos clic derecho sobre tabla1, y abrimos la vista diseo, automticamente podemos agregarle el nombre a la tabla para empezar su edicin

Asignamos el nombre y clic en aceptarVamos rellenando la rejilla definiendo cada una de las columnas que compondr la tabla:Nombre del campo: se refiere al nombre de cada ttulo de la misma tabla, son las caractersticas de una entidad o persona ejemplo: cedula o cdigo, nombre, direccin, telfono, etcTipo de datos: A la hora de crear un campo en una tabla, hay que especificar de qu tipo son los datos que se van a almacenar en ese campo.

Los diferentes tipos de datos de Access 2010 son: Texto: permite almacenar cualquier tipo de texto, tanto caracteres como dgitos y caracteres especiales. Tiene una longitud por defecto de 50 caracteres, siendo su longitud mxima de 255 caracteres. Normalmente se utiliza para almacenar datos como nombres, direcciones o cualquier nmero que no se utilice en clculos, como nmeros de telfono o cdigos postales. Memo: se utiliza para textos de ms de 255 caracteres como comentarios o explicaciones. Tiene una longitud mxima de 65.536 caracteres. Access recomienda para almacenar texto con formato o documentos largos adjuntar el archivo.En Access 2010 se puede ordenar o agrupar por un campo Memo, pero slo se tendrn en cuenta para ello los 255 primeros caracteres.Tipos de datos numricos Nmero: para datos numricos utilizados en clculos matemticos. Dentro del tipo nmero la propiedad tamao del campo nos permite concretar ms. En resumen los tipos Byte, Entero y Entero largo permiten almacenar nmeros sin decimales; los tipos Simple, Doble y Decimal permiten decimales; el tipo Id. de rplica se utiliza para claves autonumricas en bases rplicas. Fecha/Hora: para la introduccin de fechas y horas desde el ao 100 al ao 9999. Moneda: para valores de dinero y datos numricos utilizados en clculos matemticos en los que estn implicados datos que contengan entre uno y cuatro decimales. La precisin es de hasta 15 dgitos a la izquierda del separador decimal y hasta 4 dgitos a la derecha del mismo.Access recomienda utilizar el tipo Moneda para impedir el redondeo de cifras en los clculos. Un campo Moneda tiene una precisin de hasta 15 dgitos a la izquierda de la coma decimal y 4 dgitos a la derecha. Un campo Moneda ocupa 8 bytes de espacio en disco. Autonumeracin: nmero secuencial (incrementado de uno a uno) nico, o nmero aleatorio que Microsoft Access asigna cada vez que se agrega un nuevo registro a una tabla. Los campos Autonumeracin no se pueden actualizar. S/No: valores S y No, y campos que contengan uno de entre dos valores (S/No, Verdadero/Falso o Activado/desactivado). Objeto OLE: objeto como por ejemplo una hoja de clculo de Microsoft Excel, un documento de Microsoft Word, grficos, imgenes, sonidos u otros datos binarios.Si trabajas con bases de datos creadas con otras versiones de Access, los archivos insertados como objeto OLE seguirn funcionando perfectamente. Pero si lo que ests haciendo es crear una nueva base de datos, es interesante que no utilices este tipo de datos, porque a partir de la versin 2007 empez a considerarse obsoleto y a utilizar, en su lugar, el tipo Datos adjuntos que veremos ms adelante.Hipervnculo: texto o combinacin de texto y nmeros almacenada como texto y utilizada como direccin de hipervnculo. Una direccin de hipervnculo puede tener hasta tres partes:Texto: el texto que aparece en el campo o control.Direccin: ruta de acceso de un archivo o pgina.Subdireccin: posicin dentro del archivo o pgina.Sugerencia: el texto que aparece como informacin sobre herramientas. Datos adjuntos: Puede adjuntar archivos de imgenes, hoja de clculo, grficos y otros tipos de archivos admitidos, a los registros de la base de datos de forma similar a como adjunta archivos a los mensajes de correo electrnico. Los campos de datos adjuntos ofrecen mayor flexibilidad que los campos de tipo Objeto OLE, y utilizan el espacio de almacenamiento de manera ms eficaz porque no crean una imagen de mapa de bits del archivo original. Calculado: Un campo calculado es un campo cuyo valor es resultado de una operacin aritmtica o lgica que se realiza utilizando otros campos. Por ejemplo podra ser un campo Total que calcula su valor multiplicando Precio * Cantidad en una lnea de pedido. Existe otra posibilidad que es la Asistente para bsquedas... que crea un campo que permite elegir un valor de otra tabla o de una lista de valores mediante un cuadro de lista o un cuadro combinado. Al hacer clic en esta opcin se inicia el Asistente para bsquedas y al salir del Asistente, Microsoft Access establece el tipo de datos basndose en los valores seleccionados en l.Y las propiedades de los campos, en las cuales se manejan los tamaos de los campos definidos por tipos de datos, las validaciones y los formatos.Crear tablas en AccessPara crear una nueva tabla, hacemos clic en el men Crear, y luego en la opcin tabla de esta forma aparece una nueva tabla editable a travs de la vista diseo de la misma

Cada tabla al ser creada automticamente en el primer campo agrega lo que llamamos clave principal o llave primaria, esta hace referencia al campo de la tabla que debe ser nico e irrepetible, ese campo que identifique a la tabla, un ejemplo claro de esto para un campo de una tabla, sera el cdigo o la cedula de una persona o cliente, en este caso ese campo seria la llave primaria, ya que un nmero de cedula es irrepetible para cada persona, no existen dos personas con el mismo nmero de cedula.

Para guardar una tabla al terminar su edicin hacemos clic derecho sobre la misma, y pulsamos la opcin Guardar, de la misma forma si queremos cerrar o editar la tabla, podemos seleccionar las opciones de cerrar o vista diseo de datos

RelacionesUna base de datos relacional permite la utilizacin simultnea de datos procedentes de ms de una tabla .Al hacer uso de las relaciones, se evita la duplicidad de datos, ahorrando memoria y espacio en el disco, aumentando la velocidad de ejecucin y facilitando al usuario/a el trabajo con tablas.Para conseguir una correcta base de datos relacional es imprescindible realizar un estudio previo del diseo de la base de datos.Para poder relacionar tablas entre s se deber especificar un campo en comn que contenga el mismo valor en las dos tablas y dicho campo ser clave principal en una de ellas.Las tablas se relacionan de dos a dos, donde una de ellas ser la tabla principal (de la que parte relacin) y la otra ser la tabla secundaria (destino de la relacin).Tipos de relacionesSe pueden distinguir tres tipos de relaciones: Relacin Uno a Uno: Cuando un registro de una tabla slo puede estar relacionado con un nico registro de la otra tabla y viceversa.Por ejemplo: tenemos dos tablas una con los datos de diferentes poblaciones y otra con una lista de Alcaldes, una poblacin slo puede tener un alcalde, y un alcalde lo ser nicamente de una poblacin. Relacin Uno a Varios: Cuando un registro de una tabla (tabla secundaria) slo puede estar relacionado con un nico registro de la otra tabla (tabla principal) y un registro de la otra tabla (tabla principal) puede tener ms de un registro relacionado en la primera tabla (tabla secundaria).Por ejemplo: tenemos dos tablas una con los datos de diferentes poblaciones y otra con los habitantes, una poblacin puede tener ms de un habitante, pero un habitante pertenecer (estar empadronado) en una nica poblacin. Relacin Varios a Varios: Cuando un registro de una tabla puede estar relacionado con ms de un registro de la otra tabla y viceversa.Por ejemplo: tenemos dos tablas una con los datos de clientes y otra con los artculos que se venden en la empresa, un cliente podr realizar un pedido con varios artculos, y un artculo podr ser vendido a ms de un cliente.Las relaciones varios a varios se suelen representar definiendo una tabla intermedia entre las dos tablas. Siguiendo el ejemplo anterior sera definir una tabla lneas de pedido relacionado con clientes y con artculos.

Para crear relaciones en Access 2010 debemos:- Guardar y cerrar todas las tablas existentes- Pulsar el botn Relaciones de la pestaa Herramientas de base de datos.

Aparecer el cuadro de dilogo Mostrar tabla y en l deberemos indicar qu tablas queremos relacionar Mostrar tabla Relaciones

Seleccionar una de las tablas que pertenecen a la relacin haciendo clic sobre ella, aparecer dicha tabla remarcada. Tambin puedes seleccionar varias a la vez pulsando CTRL.Hacer clic sobre el botn Agregar.Repetir los dos pasos anteriores hasta aadir todas las tablas sobre las cuales queramos efectuar relaciones.Hacer clic sobre el botn Cerrar.Para relacionar una tabla con otra, estas deben tener un campo en comn, y siempre tomar desde el campo de la llave primaria hasta el campo que se repite en la otras tablas. Esto lo hacemos con clic sostenidoAl hacerlo nos aparece el cuadro de relaciones, en cual debemos seleccionar todas las opciones de relacin que aparecen y hacemos clic en crear.

Al terminar, la relacin debe verse de la siguiente forma, sino es as, o si el programa no te deja relacionar, entonces debes verificar dentro de las tablas los campos que deseas relacionar, estos deben tener el mismo tipo de dato y la misma propiedad de campo para que pueda funcionar la relacin.

FORMULARIOS EN ACCESS 2007Para crear un formulario existen varias opciones. Se puede acceder a todas ellas desde la pestaa Crear.

Diseo del formulario: Abrir un formulario en blanco en la vista diseo e ir incorporando los distintos objetos que se quiere aparezcan en l. Este mtodo no se suele utilizar ya que en la mayora de los casos es ms cmodo y rpido crear un autoformulario o utilizar el asistente y despus sobre el formulario creado modificar el diseo para ajustar el formulario de acuerdo a lo que se necesita.Asistente para formularios: Utiliza un asistente que va guiando paso por paso en la creacin del formulario, consiste en crear automticamente uno nuevo que contiene todos los datos de la tabla o consulta seleccionada en el Panel de Exploracin. A continuacin se explica la forma de crear un formulario utilizando el asistente.Asistente para formularios: Para arrancar el asistente para formularios, hacer clic en la opcin Asistente para formularios, del men Mas formularios de la pestaa crear.

Aparece la primera ventana del asistente, seleccionar la tabla o consulta de donde tomaremos los datos, este ser el origen del formulario.

A continuacin se seleccionan los campos a incluir en el formulario haciendo clic sobre el campo y luego clic sobre el botn > o simplemente doble clic sobre el campo. Si hay una equivocacin de campo se pulsa el botn < y el campo se quita de la lista de campos seleccionados. Se pueden seleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el botn >> o deseleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el botn