Guia de Administracion de Recursos PPD/FMAM 2014

GUÍA DE ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS PARA PROYECTOS FINANCIADOS POR EL PPD/FMAM

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INTRODUCCIÓNEl Programa de Pequeñas Donaciones del Fondo para el Medio Ambiente Mundial (PPD/FMAM) inicia sus operaciones en el año de 1992. Se concentra en cinco de las seis áreas temáticas del FMAM: biodiversidad, cambio climático, aguas internacionales, tierras degradadas, y contaminantes orgánicos persistentes. Actualmente opera en 126 países del mundo. El PPD/FMAM financia iniciativas de los grupos de base comunitarias y organizaciones no gubernamentales en la protección y conservación de los recursos naturales y la disminución de la degradación ambiental, para mejorar la calidad de vida de sus comunidades.

La solicitud de recursos se realiza en dos etapas: la primera es la presentación de un perfil de proyecto, que es revisado y aprobado por la Coordinación Nacional del Programa o también por el Comité Directivo Nacional si se da la oportunidad. Una vez aprobado este perfil se realiza una visita de campo y el proyecto pasa a la segunda etapa, la cual consiste en la presentación de un documento de proyecto, que será analizado por el Comité Directivo Nacional del Programa. En caso de ser aprobado, el apoyo financiero se formaliza a través de la firma de un Memorando de Acuerdo o Convenio.

Este Memorando de Acuerdo obliga a cada organización a presentar informes periódicos al PPD, tanto narrativo como financiero, como un requisito para la solicitud de los desembolsos al igual que un informe final y de evaluación a la finalización del proyecto. Todos estos formatos vienen adjuntos al memorando de acuerdo o convenio.

El presente documento pretende ofrecer una guía para todas las organizaciones que ejecutan proyectos financiados por el PPD, con el objetivo de facilitar el manejo de los recursos financieros y la presentación de los informes financieros.

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CONTENIDO

Desembolso de recursos

Ejecución del presupuesto

Comprobantes de pagos

Presentación de informes al PPD

Informe de Avance

Informe Financiero

Informe de Avance del proyecto

Anexo CInforme Narrativo

Anexo DReporte Financiero y de Gastos durante el periodo


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DEsEmbOlsO DE RECURsOsAl inicio del proyecto, y después de haberse firmado el Memorando de Acuerdo por ambas partes y que la cuenta bancaria esté abierta, se hace entrega del primer desembolso, que corresponde al 50% del monto aprobado para la ejecución del proyecto. El segundo desembolso corresponde al 40% y se realiza aproximadamente cuatro o cinco meses después, y el último que es del 10% restante y se realiza unos cuatro meses después de entregado el segundo desembolso.

La organización debe suministrar como mínimo la siguiente información para la confección del Memorando de Acuerdo:

Nombre de su Organización

Dirección completa de su organización

Persona de contacto y número de teléfono en su Organización

Nombre del Banco

Dirección completa del Banco

Titular y número de cuenta bancaria

Tipo de cuenta (ahorro o corriente)

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Estos datos son de suma importancia, ya que de otra manera no se podrá hacer ningún desembolso de dinero a la organización.

La cuenta corriente o de ahorro debe estar a nombre de la organización beneficiaria y en ningún momento deberán depositarse estos fondos en cuentas a nombre de personas físicas, u otras personas jurídicas que no sea la que se detalla el memorando de acuerdo firmado entre la Organización y la Oficina de Servicios para Proyectos de las Naciones Unidas - UNOPS.

Dicha cuenta bancaria debe ser de uso exclusivo del proyecto y no se aceptarán depósitos que no sean los efectuados por parte del PPD.


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EjECUCIÓN DEl pREsUpUEsTOAntes de iniciar la ejecución del presupuesto se recomienda realizar una revisión del mismo.

Es importante tener en cuenta que el presupuesto y las líneas o categorías de presupuesto que se detallan en él, son las que nos permiten tener contenido económico para la ejecución de las actividades del proyecto.

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Aclarado lo anterior, se detalla lo siguiente en relación a la ejecución del presupuesto:

1. Todos los gastos deben ir de acuerdo al presupuesto presentado en el documento de proyecto aprobado por el PPD, y debe corresponder estrictamente a las actividades planteadas en el mismo documento.

2. En ningún caso se aceptarán gastos que se encuentren fuera del presupuesto planteado. Si durante la ejecución del proyecto se estima necesario realizar una modificación al presupuesto, esta debe hacerse mediante solicitud por escrito dirigida al Coordinador Nacional del PPD, quien a su vez debe responder por escrito autorizando o no el cambio solicitado. Este debe ser un requisito previo a cualquier gasto que se desee realizar y que este fuera del presupuesto inicial.

3. Sólo se aceptará una modificación al presupuesto, por esto es recomendable, que de haber una variante ésta se solicite a mitad de la ejecución del proyecto, así se tendrá una visión más clara de las necesidades presupuestarias futuras.


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4. La modificación al presupuesto debe justificarse claramente, deberá indicar cuales son los rubros que se verán afectados, y demostrar que en ningún momento esta modificación hace peligrar las actividades propuestas en el documento de proyecto. Dicha solicitud puede ser a través de una nota dirigida al Coordinador Nacional para su aprobación.

5. Es importante que dentro del presupuesto se detalle el cofinanciamiento recibido de otras organizaciones, indicando los nombres de los donantes y el monto de la contribución por separado. Otro dato importante que se debe incluir es el aporte que realiza la organización ejecutora. Tanto el cofinanciamiento como el aporte de la organización deben ir en columnas separadas. De esta manera quedará claro en qué rubros se estarán invirtiendo los fondos suministrados por el PPD y a cuáles se destinarán los fondos de contrapartida.

6. La fecha que marca el verdadero inicio del proyecto, es la que se indica como fecha de emisión del pago correspondiente al primer desembolso. No se aceptarán gastos previos a esa fecha.

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7. COmpRObaNTEs DE GasTOsAntes de abordar esta sección veremos algunas definiciones importantes:

a. ¿Quéesuncomprobantedepago?Un comprobante de pago es un documento que respalda toda salida de dinero, ya sea que se pague en efectivo o mediante cheque. Este comprobante de pago puede ser una factura o un recibo.

b. ¿Quéesunafactura?Una factura es un documento básico de respaldo para la compra y venta de productos en general. Es un documento que se utiliza cuando se compra o se vende algo, ya sea de contado o de crédito. Toda factura debe contener las siguientes partes: fecha, número, nombre contenido o detalle de la factura, y el valor o monto total.

c. ¿Quéesunrecibo?Un recibo es un documento básico de respaldo, que a diferencia de la factura, se nos entrega al momento en que se realizan abonos a una cuenta (créditos) o a una factura, o bien se nos entrega cuando cancelamos una deuda.


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Queda claro entonces, que para todo egreso debe existir un comprobante de pago, sea factura o recibo. Estos comprobantes deben archivarse (guardarse) debidamente y de forma organizada por rubro (categoría) de presupuesto. Para cada informe financiero presentado al PPD, el mismo debe contener los originales de todos estos comprobantes. La Organización deberá mantener en sus archivos copia de todos los informes de avance entregados al PPD con sus respectivos comprobantes.

Facturas/Recibos

Todos los comprobantes, ya sean éstos facturas o recibos:

♦♦ Deben estar debidamente elaborados, con letra clara, indicando fecha, descripción de los artículos o servicios adquiridos, nombre, firma y # de cédula del (los) beneficiario (os) o más bien, de la (s) persona (s) que recibe (n) el dinero.

♦♦ Deben ir a nombre de la organización ejecutora del proyecto, no del Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo –PNUD, UNOPS, persona u otra organización.

♦♦ Deben archivarse ordenadamente y de acuerdo a la categoría de presupuesto a la que pertenecen, según se propone en el presupuesto del documento de proyecto. Esto con el objetivo de facilitar la elaboración y presentación de informes financieros al PPD.

♦♦ En caso de pago de transporte, alojamiento y alimentación, dentro del comprobante de pago debe detallarse las gestiones que se realizaron, que justifican el gasto, asegurándose que vayan de acuerdo a los objetivos y actividades planteadas en el documento de proyecto y así mismo se podrán archivar en la categoría correspondiente.

♦♦ No se utiliza el término VIÁTICO, sino que se cubren los gastos, como se explica en el punto anterior, con las facturas correspondientes detallando la gestión

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realizada en el momento en que se realiza la actividad para saber en qué categoría colocarlo y la (s) persona (s) involucrada (s).

♦♦ Los comprobantes de pago sobre actividades como talleres (alimentación, alojamiento, transporte, materiales) deben contener anexa la lista de las personas que participaron en el evento lo que a la vez debe registrarse como contrapartida por parte de la organización.

♦♦ En la medida de lo posible, los comprobantes de pago deben tener membrete o sello de la organización o empresa que vende el bien o servicio.

♦♦ Todo comprobante de pago debe ser original, no fotocopia y el mismo no debe tener ningún tipo de alteración.

Dentro de lo posible, en el informe financiero se debe presentar copia de la libreta de ahorro actualizada por el banco.


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CajaChica

La “Caja Chica” es un monto específico que se mantiene en efectivo para hacer frente a gastos del proyecto. Dependiendo de la ubicación del proyecto y la distancia al banco, se presentarán casos en los que será conveniente retirar una suma de dinero mayor, de acuerdo a las actividades programadas por varias semanas, ya que el viaje al banco resultaría costoso y complicado. Este dinero debe mantenerse en lugar seguro y a cargo de una persona específica, usualmente quien ocupa el cargo de Tesorero (a) en la Junta Directiva.

Para su buen manejo y control se deben tomar las siguientes previsiones:

♦♦ Cada gasto debe corresponder a las actividades planteadas en el documento de proyecto.

♦♦ Todos los pagos deben hacerse contra una factura o recibo, no importa el monto.

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EDICIÓN DE maTERIalEsMuchos proyectos, dentro de las actividades y del presupuesto, incluyen la edición de folletos, afiches, material de divulgación, etc. En todos estos casos, se debe tomar en cuenta que:

♦♦ Los proyectos y materiales confeccionados con recursos del PPD, deben dar crédito de la siguiente manera: “Con el apoyo financiero del Programa de Pequeñas Donaciones del GEF”, o en todo caso, incluir los logos del Programa:


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pREsENTaCIÓN DE INFORmEs al ppDComo se indicó anteriormente el Memorando de Acuerdo obliga a cada organización, a presentar informes de avance al PPD, que contienen dos partes, una narrativa y otra financiera, como un requisito para la solicitud de los desembolsos, al igual que un informe final de la evaluación y lecciones aprendidas a la finalización del proyecto.

Con el Memorando de Acuerdo, se entrega a la organización ejecutora un total de seis anexos. El anexo A corresponde al documento de proyecto aprobado, el Anexo B es el presupuesto aprobado, el Anexo C es el informe narrativo, el Anexo D es el informe financiero de gastos acumulados en el período, el Anexo E que es el informe narrativo final y el Anexo F que es el informe financiero final.

El PPD dará acompañamiento a aquellas organizaciones que así lo soliciten, en la elaboración de estos documentos y ofrecerá un taller al inicio del proyecto a todas las organizaciones nuevas. Con esto se pretende que sean los mismos beneficiarios del PPD, los responsables de la presentación de los informes, contribuyendo de esta manera al fortalecimiento de sus organizaciones.

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A continuación un ejemplo del formato del informe de avance que se debe presentar antes de solicitar el siguiente desembolso y que contiene los anexos arriba mencionados (excluyendo los anexos A y B que son diferentes en cada proyecto):

INFORMEDEAVANCEDELPROYECTO

1.ANTECEDENTES

NúmerodeProyecto:PAN/SGP/

Título:

Organización:

ResponsabledelProyecto:

UbicacióndelProyecto:

FechadeInicioyFinalizacióndelProyecto:

Períodoquecubreelreporte:

SOLICITUDDEDESEMbOLSO

Monto de la donación

Fondos recibidos del PPD hasta la fecha

Fondos PPD gastados hasta la fecha

Balance

Desembolso Solicitado al PPD

INFORMEhEChOPOR:

Nombre CargoFirmaFecha

COFINANCIAMIENTORECIbIDOPORELPROYECTO

FuenteTipo (en efectivo o

especie)Monto


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ANEXOC:INFORMENARRATIVO

1. AvanceenlaejecucióndelasactividadesdelProyectoenesteperíodo:

(Aquí debe elaborar un detalle del avance del proyecto, actividad por actividad, según los objetivos planteados en el documento del proyecto).

2. Actividadesqueaúnnosecumplen:

(Detalle aquí todas aquellas actividades que aún quedan sin cumplir, e indique para cuando se piensa tenerlas concluidas. Si existe alguna dificultad en la ejecución de alguna actividad debe detallarla en el párrafo de “Problemas y Dificultades”).

3. Logros del proyecto a la fecha, basado en los indicadores del plan de trabajo del proyecto:

(Considere como “logros” todos aquellos resultados derivados de la ejecución de las actividades, así como los no previstos).

4. Problemasydificultadesenlaimplementacióndelproyecto:

(Aquí debe detallar todos los problemas y dificultades a las que se ha enfrentado durante la ejecución del proyecto. Esto es importante, ya que de ahí se derivan las razones por las cuales el proyecto ha sufrido algún retraso en su implementación).

5. Cómosepiensaabordarestosproblemasodificultades:

6. Informaciónadicional:

(Incluya aquí toda aquella información adicional que considere pertinente e importante y que no haya incluido en párrafos anteriores).

7. SolicituddeAsistenciaTécnicaadicional(silahay):

(Aquí puede plantear modificaciones tanto en actividades como en presupuesto del proyecto).

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8. Solicitudderevisiónenladuraciónoactividadesdelproyecto(si lahay):

(Aquí puede plantear modificaciones tanto en actividades como en presupuesto del proyecto).

9. Solicitudparalarevisióndelpresupuesto(silahay):

Favor indicar aquí si usted desea autorización para incrementar cualquier línea de presupuesto y cuál línea se reducirá producto de este cambio, considerando que el costo total del proyecto deberá mantenerse al mismo nivel. Usar el formato siguiente:

Ejemplos:

Categoríadepresupuesto Montoaprobado Modificaciónpropuesta

TOTAL

**Toda modificación ya sea en presupuesto o actividades del proyecto, así como cambio en fecha de terminación, requieren de una enmienda al Convenio firmado con la Oficina de Servicios para Proyectos de las Naciones Unidas – UNOPS..


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ANEXOD:REPORTEFINANCIERO

El informe financiero contempla dos secciones importantes:

a. El ReportedeGastos, que no es más que un detalle de las facturas, ordenados por categoría de presupuesto cuyo ejemplo se presenta a continuación,

Este reporte contempla una lista detallada de los comprobantes de pago, sea factura o recibo indicando número, descripción del gasto y costo. Se recomienda realizar un detalle por categoría de presupuesto, esto facilitará la elaboración del Reporte de Gastos Acumulados.

CATEGORÍAS

Fecha NúmerodeFacturaorecibo Descripcióndelgasto Costo

Total

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b. ElReportedeGastosAcumulados,que es un resumen de los gastos por categoría de presupuesto, donde se refleja el total presupuestado en el proyecto, lo gastado y el balance.

(1)CategoríadePresupuesto

(2)PresupuestoAprobado

(3)GastoI

InformedeAvance

(4)GastoII

InformedeAvance

(5)Gasto

InformeFinal(III)

(6)Gasto

Acumulados

(7)balance

Total

Este cuadro nos ayudará a llevar un control según la categoría de presupuesto. Nos permitirá conocer el balance total y por línea presupuestaria, lo que nos ayudará a conocer el estado actual de los gastos.

Ambos cuadros representan un requisito indispensable para la emisión de los desembolsos por parte de PPD.


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ANEXOE:INFORMENARRATIVOFINAL(Favor utilizar tanto espacio como sea necesario).

Incluir un resumen de la evaluación participativa del proyecto y describa la modalidad de participación. Destaque de ser posible las voces individuales y colectivas de los/las participantes y otros socios del proyecto.

• Breve descripción de los objetivos del proyecto:

• ¿Se lograron estos objetivos?

• Si no, ¿cuáles fueron los principales obstáculos?

• ¿Cómo se pueden evitar estos obstáculos? ¿Qué consejo le daría a otras organizaciones en el diseño de proyectos similares?

• ¿Cuáles fueron los aspectos principales positivos del proyecto?

• ¿Cuáles fueron las principales deficiencias del proyecto?

• Beneficios alcanzados por/para los/las participantes durante la

implementación del proyecto:

• Detalle los productos generados por el proyecto (Los previstos y no previstos de acuerdo al documento de proyecto)

• Impacto del proyecto en el área focal del FMAM

(Debe remitirse a los indicadores establecidos por el PPD para el logro de resultados, el valor propuesto vs el alcanzado, fecha de la medición, método utilizado para calcular los valores del indicador, y descripción del impacto del proyecto) – Utilice los que apliquen.

• Impacto del proyecto en mejoramiento de condiciones de vida, fortalecimiento

de capacidades y empoderamiento? (Debe remitirse a los indicadores establecidos por el PPD para el logro de resultados, el valor propuesto vs el alcanzado, fecha de la medición, método utilizado para calcular los valores del indicador, y descripción del impacto del proyecto) – Utilice los que apliquen.

• Planes futuros de continuar, extender, o replicar las actividades del proyecto (si los hay)

• Información Adicional (opcional).

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ANEXOF:INFORMEFINANCIERODEGASTOSDURANTEELPERIODOFINALDELPROYECTO

REPORTEDEGASTOS

CATEGORÍAS

Fecha NúmerodeFacturaorecibo Descripcióndelgasto Costo

Total

REPORTEDEGASTOSACUMULATIVO

• Columna (1) y (2) debe presentar un presupuesto según se aprobó en el documento de proyecto.

• Columna (3) (4) debe presentar los gastos incurridos en cada uno de los períodos desde el inicio del proyecto. (Dependerá de la cantidad de informes presentados)

• Columna (5) debe usarse para indicar los gastos actuales que se incurrieron solamente durante este último período que se reporta.

• Columna (6) debe ser usado para reflejar el total de gastos acumulados a lo largo de todo el proyecto.


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• Columna (7) debe reflejar el balance o saldo de cada categoría al terminar el proyecto que resulta de restar los montos de la columna (7) y los que se ingresaron en la columna (2).

(1)CategoríadePresupuesto

(2)PresupuestoAprobado

(3)GastoI

InformedeAvance

(4)GastoII

InformedeAvance

(5)Gasto

InformeFinal(III)

(6)Gasto

Acumulados

(7)balance

Total

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