Ambientalització d’actes institucionals i celebracions 1

Pla de medi ambient

Pla d’acció ambiental 2011-2015

Ambientalització de l’organització 2013

UNIVERSITAT ROVIRA I VIRGILI

Ambientalització d’actes

institucionals i celebracions

Els esforços que la URV fa per la sostenibilitat

s’han d’estendre a totes les seves activitats i

s’han de fer palesos a tots els escenaris en que hi

sigui present com a institució.

Els actes institucionals i celebracions són un

aparador davant l’entorn social i científic, i es fa

necessari facilitar les eines per a fer-los més

sostenibles. Aquest document recull algunes

recomanacions en aquest sentit.

Els objectius d’aquest proposta d’acció són:

Garantir que els actes organitzats per la URV

s’ajustin a la política ambiental i per la

sostenibilitat vigent

Fer visible el compromís de la URV amb la

sostenibilitat als assistents als actes

Objectius

Ambientalització de l’organització

2013

Ambientalització d’actes institucionals i celebracions 2

Pla de medi ambient

Pla d’acció ambiental 2011-2015

Ambientalització de l’organització 2013

Inicialment es contemplen quatres línies

d’actuació per a la sostenibilització dels actes

institucionals i celebracions a la URV:

Ambientalització de la comunicació

Ambientalització dels serveis de càtering

Selecció d’espais

Ambientalització de la mobilitat associada

Bona part de les accions d’ambientalització que

s’incorporin al funcionament habitual dels

diferents actes requeriran de la participació dels

assistents, com ara en la separació de residus,

l’acceptació de l’ús de materials reciclats i de

elements reutilitzables i l’adaptació als criteris

d’estalvi energètic (climatització/confort).

La comunicació d’aquesta necessitat de

col·laboració és necessària per a fer saber als

assistents el compromís dels organitzadors amb

la sostenibilitat.

D’altra banda, la pròpia estratègia de

comunicació haurà de ser congruent amb

aquesta voluntat de sostenibilitat, en especial en

la selecció dels suports emprats, reduint l’edició

de material imprès.

Ambientalització de la

comunicació

Ambientalització de l’organització

2013

Ambientalització d’actes institucionals i celebracions 3

Pla de medi ambient

Pla d’acció ambiental 2011-2015

Ambientalització de l’organització 2013

Difusió prèvia a l’acte

Aprofitar al màxim la comunicació digital

(correu electrònic, web, xarxes socials) per a

la difusió dels missatges.

Evitar l’edició de targetes d’invitació i l’ús de

correu convencional quan el protocol ho

permeti.

Quan sigui necessari emprar material imprès,

fer-ho en suports reciclats o reutilitzats.

Documentació per als assistents

Oferir als assistents l’opció de descarregar

tota la informació necessària en suport digital

per a portàtils, tabletes i telèfons.

En el moment de la preinscripció, cal

demanar quins assistents necessitaran la

documentació de l’acte en suport imprès i

quins ho preferiran en digital. Imprimir la

documentació ajustant-se a la demanda.

En el cas que els assistents necessitin més

d’un document, tractar d’unificar-los tots en

una sola impressió: programa, llistat

d’assistents, discursos, bloc de notes...

Incloure en la documentació un esment al

compromís per la sostenibilitat en

l’organització de l’acte i informació sobre les

accions que s’han adoptat (documentació en

format digital, reducció de residus, estalvi

energètic, càtering amb comerç de proximitat

i/o just.

Ambientalització de l’organització

2013

Ambientalització d’actes institucionals i celebracions 4

Pla de medi ambient

Pla d’acció ambiental 2011-2015

Ambientalització de l’organització 2013

Cartelleria

S’utilitzaran les pantalles informatives

disponibles als centres en substitució dels

cartells en formats tradicionals sempre que

sigui possible.

Els cartells i indicadors necessaris pel correcte

desenvolupament de l’acte s’imprimiran

sobre suports reutilitzats o reciclats. La

quantitat de cartells s’ajustarà al càlcul de

necessitats prèviament fet.

Material corporatiu

El material corporatiu lliurat als assistents als

actes estarà fet amb materials reutilitzats o

reciclats.

Es recomana que el material corporatiu tingui

una aplicació addicional, per afavorir que els

assistents als actes el conservin i no el llencin.

Ambientalització de l’organització

2013

Ambientalització d’actes institucionals i celebracions 5

Pla de medi ambient

Pla d’acció ambiental 2011-2015

Ambientalització de l’organització 2013

Subministrar productes de comerç just

S’oferiran productes de comerç just

degudament documentats, informant del seu

origen mitjançant petits rètols.

En alguns actes de la URV, es contracta empreses

de càtering per donar servei de begudes i menjar

a les pauses i les cloendes.

L’ambientalització dels actes passa

necessàriament per l’aplicació de criteris de

sostenibilitat a aquests serveis, tant pel cost

ambiental directe que poden arribar a tenir com

per congruència amb la resta de l’acte.

Facilitar productes locals i de temporada

En el càtering hi haurà oferta de productes de

producció local i de temporada, indicant la

seva procedència i les baixes emissions

associades al seu transport mitjançant petits

rètols.

Ambientalització dels serveis

de càtering dels actes URV

Ambientalització de l’organització

2013

Ambientalització d’actes institucionals i celebracions 6

Pla de medi ambient

Pla d’acció ambiental 2011-2015

Ambientalització de l’organització 2013

Reducció de residus i reciclatge correcte dels

generats

Caldrà parar molta atenció a evitar la

generació de residus d’envasos i a separar

adequadament els residus que es generin:

• Les begudes es serviran des d’envasos

de gran volum (evitant envasos

individuals). En el cas que no sigui

possible, es recomana emprar envasos

de vidre reutilitzables o, com a última

opció, envasos reciclables. Cal evitar l’ús

de llaunes de beguda.

• Emprar plats, gots i coberts

reutilitzables.

• El parament de taula hauria de ser de

roba. Evitar el d’un sol ús.

Es dotarà l’espai on es fa el càtering de la

infraestructura necessària per a la correcta

recollida selectiva dels residus generats.

Els treballadors encarregats d’atendre el

càtering hauran rebut la formació necessària

en matèria de classificació de residus per a

garantir la correcta separació de les fraccions

reciclables.

La quantitat de menjar ofert en el càtering

s’adequarà al nombre d’assistents a l’acte. En

el cas que es generin excedents es recomana

fer una donació dels excedents a una

organització d’acció social.

Ambientalització de l’organització

2013

Ambientalització d’actes institucionals i celebracions 7

Pla de medi ambient

Pla d’acció ambiental 2011-2015

Ambientalització de l’organització 2013

Accessibilitat universal

Els espais on es programin actes URV hauran

de garantir l’accessibilitat universal.

Optimització energètica

En la selecció dels espais on dur a terme actes

URV es posarà especial atenció en els

requeriments d’il·luminació i climatització.

Aprofitant en la mesura del possible

il·luminació i ventilació natural.

Sempre que les normes de protocol ho

permetin, les temperatures de climatització

dels espais on es realitzin actes s’adequaran a

la consigna general URV. Si és necessari

caldrà informar als assistents d’aquests

temperatures amb antelació.

Els espais es triaran adequant-se al número

de participants.

S’estudiarà la possibilitat d’aprofitar els

espais oberts en èpoques climàtiques

favorables per a dur a terme part de les

activitats.

Selecció d’espais

Ambientalització de l’organització

2013

Ambientalització d’actes institucionals i celebracions 8

Pla de medi ambient

Pla d’acció ambiental 2011-2015

Ambientalització de l’organització 2013

Promoció dels desplaçaments a peu o

bicicleta

S’informarà de les rutes recomanades per

accedir a peu fins al lloc de l’acte i de les

rutes en bicicletes, cas que n’hi hagi.

S’informarà als assistents de la disponibilitat

d’aparcaments per a bicicletes que té el

centre on es realitzi l’acte.

Promoció del transport públic entre els

assistents

Es facilitarà als assistents informació sobre els

medis de transport públic disponibles per a

desplaçar-se fins el lloc on es du a terme

l’acte. Aquesta informació haurà de ser

transmesa de forma prèvia (mitjançant la

invitació, en el moment de la inscripció, etc.).

S’estudiarà la possibilitat d’establir

descomptes especials per a l’ús del transport

públic pels assistents a l’acte.

Ambientalització de la

mobilitat associada

Ambientalització de l’organització

2013

Ambientalització d’actes institucionals i celebracions 9

Pla de medi ambient

Pla d’acció ambiental 2011-2015

Ambientalització de l’organització 2013

Promoció del cotxe compartit

S’oferirà als assistents el sistema de cotxe

compartit existent a la URV, facilitant el

contacte entre els assistents.

Selecció de la ubicació dels actes

En el moment de la tria del lloc on es farà

l’acte, valorar la seva fàcil accessibilitat a peu

i en bicicleta.

Caldrà valorar la seva connexió amb la xarxa

de transport públic.

Observacions:

Atenent les normes de protocol d’alguns dels actes URV, algunes de les recomanacions seran més

difícils d’aplicar. En aquests casos s’estudiaran les alternatives més adients.

Tots aquells materials reciclats que s’utilitzin hauran d’anar identificats com a tals amb els logos

oficials dels organismes certificadors.

Els productes de comerç just hauran d’anar acompanyats de les certificacions corresponents

Ambientalització de l’organització

2013