GUIA CÓDIGO:MC-G01 LINEAMIENTOS PARA LA ELABORACIÓN Y ... · GUIA LINEAMIENTOS PARA LA...

GUIA

LINEAMIENTOS PARA LA ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DE

DOCUMENTOS

CÓDIGO:MC-G01

VERSIÓN: 6

FECHA: 2014/12/01

“La impresión de este documento es una copia No Controlada por el SIGI” Página 1 de 18

1. OBJETIVO:

Definir los lineamientos para la elaboración, presentación y/o actualización de los documentos del sistema de integrado de gestión institucional del Club Militar, con el fin de asegurar su normalización, control y actualización.

2. DEFINICIONES:

Actas: Documento memoria de las reuniones en el que consta lo sucedido, tratado y acordado en una

reunión, las decisiones tomadas y compromisos adquiridos.

Actividad: Conjunto de tareas interrelacionadas que garantizan el resultado esperado de una fase o etapa de

un proceso, procedimiento o trámite

Alcance: Parte del documento que define donde comienza y donde termina éste, puede incluir las áreas,

servicios y/o procesos que cubre.

Anexos: Información adicional adjunta al final del documento que sirve de apoyo para la comprensión del

mismo y aplicación de las actividades descritas. Incluye los formatos, diagramas, guías u otros documentos

relacionados.

Caracterización de proceso. Se refiere a la información necesaria para la descripción y precisión de los

procesos del sistema integrado de gestión, incluye proveedor, entradas/insumos, flujo de actividad,

actividades, salidas/Producto, clientes, así como su interacción, adicionalmente, contiene los riesgos,

controles, requisitos que cumple el proceso, recursos e indicadores de gestión.

Circular: Comunicación de carácter general o normativo con el mismo texto o contenido, dirigida a varios

destinatarios. La circular da a conocer al interior de la entidad actividades, normas, cambios, políticas,

disposiciones, órdenes y asuntos de carácter administrativo y general.

Concepto: Es el pronunciamiento técnico, jurídico o administrativo sobre un tema en particular, requerido

por solicitud interna o externa.

Control de cambios: Tabla dentro del cuerpo de algunos documentos del sistema de gestión que controla

los cambios realizados en dicho documento. Contiene la fecha en que se realiza la modificación, la

descripción del cambio y la nueva versión del documento.

Definiciones: Parte de documento que incluye el significado de los términos empleados en el documento

que facilitan la comprensión del mismo.

Desarrollo: Parte del documento que describe el desarrollo de las tareas y da respuesta a las preguntas,

¿Qué?, ¿Quién?, ¿Cómo?, ¿dónde?, ¿Con qué? y ¿por qué?, incluye la descripción de la tarea y el

responsable.

GUIA


DOCUMENTOS

CÓDIGO:MC-G01

VERSIÓN: 6

FECHA: 2014/12/01


Distribución: Los documentos se distribuyen a los líderes del proceso en medio magnético a través del

servidor en una carpeta compartida del sistema integrado de gestión, dicha entrega se evidencia a través de

una lista de distribución y de las notificaciones realizadas mediante correo Outlook.

Documento: Información y su medio de soporte ej: especificación, procedimiento documentado, dibujo,

informe, foto, video. El medio de soporte puede ser papel, magnético, óptico o electrónico, fotografía o

muestra, patrón o una combinación de éstos).1

Documento Externo: Son todos aquellos documentos de origen externo que pueden incidir directa o

indirectamente en el desarrollo de las actividades que realiza la entidad como leyes, decretos, resoluciones

externas, disposiciones de entes de Control, códigos, manuales de mantenimiento de software o hardware,

normas técnicas, entre otros.

Fecha: Parte del encabezado o pie de página de los documentos que corresponde a su fecha de aprobación.

Formato: Documento que tiene el objetivo estandarizar la presentación y contenido de datos e información,

que permita registrar y evidenciar las actividades de un proceso o actividad.

Gestión por procesos: Dirección de las organizaciones bajo un enfoque basado en procesos.

Guía: Documento interno que brinda lineamientos para la acción a seguir en el desarrollo de una actividad y

brinda recomendaciones asociadas de manera grafica.

Instrucciones de trabajo: Instrucciones detalladas de cómo realizar y registrar las tareas2.

Manual del sistema integrado de gestión institucional: Documento que enuncia la política de gestión

integral, especifica el alcance del sistema de gestión, exclusiones, descripción de la interacción entre

procesos y referencia los procedimientos documentados exigidos en la norma NTCGP 1000:2009.

Normatividad: Conjunto de disposiciones de carácter jurídico o técnico que permite regular una materia,

actividad o sector específico. Incluye la Constitución Nacional, las Leyes, Decretos, Resoluciones, Normas y

Reglamentos Técnicos, entre otros.

Líder del proceso: Corresponde al cargo que tiene bajo su control y liderazgo la orientación de la

planificación, desarrollo, seguimiento y mejoramiento de un proceso de la entidad.

1 INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS Y CERTIFICACIÓN. Norma de Calidad para la Gestión Pública. NTCGP 1000:2009.

p. 32.

2 INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS Y CERTIFICACIÓN. Guía Técnica Colombiana. Directrices para la Documentación del Sistema de Gestión de la Calidad. 2002. p. 2. (NTC 10013:2002).

GUIA


DOCUMENTOS

CÓDIGO:MC-G01

VERSIÓN: 6

FECHA: 2014/12/01


Normalización: Actividad que consiste en establecer, con respecto a problemas reales o potenciales

disposiciones para uso común y repetido, encaminadas al logro del grado optimo de orden en un contexto

dado.

Objetivos de la Calidad: Algo ambicionado, o pretendido, relacionado con la calidad, permiten el

cumplimiento de la política de gestión integral.

Oficio: Comunicación escrita que se utiliza en la relaciones oficiales entre el Club Militar y otras entidades y

personas naturales o jurídicas.

Política de gestión integral: Intención(es) global(es) y orientación(es) relativa(s) a la gestión y mejora de

desempeño de la entidad, tal como se expresa(n) formalmente por la alta dirección de la entidad.

Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman

elementos de entrada en resultados.3

Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso.4

Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades ejecutadas.5

Registro de asistentes: Registro que evidencia la asistencia a reuniones, eventos, mesas de trabajo,

resumen las actividades realizadas, los compromisos y conclusiones del evento.

Revisión: Actividad emprendida para asegurar la conveniencia, la adecuación y eficacia del tema objeto de la

revisión, para alcanzar unos objetivos establecidos.

Resolución: Es una forma de manifestación de la administración, tendiente a cumplir con el fin y objeto

social de la entidad, se constituye en un documento con valor jurídico, emitido por la Dirección General de la

entidad, destinado a decidir asuntos de competencia de la misma.

Tarea. Conjunto de acciones simples interrelacionadas para ejecutar una actividad.

Versión: Parte del encabezado de los documentos que indican la última edición aprobada del documento,

esta va desde 1 hasta n.

3 INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS Y CERTIFICACIÓN. Norma Técnica Colombiana ISO 9000:2000.p.32

4 INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS Y CERTIFICACIÓN. Norma Técnica Colombiana ISO 9000:2000.p.32 5 Ibíd. P. 35

GUIA


DOCUMENTOS

CÓDIGO:MC-G01

VERSIÓN: 6

FECHA: 2014/12/01


DOCUMENTOS

(Manuales, Procedimientos, instructivos, planes, formatos. etc)

CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS

MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

INSTITUCIONAL

POLITICA INTEGRADA

ESTATUTO DE

SOCIOS

RESOLUCIONE

S

Documentos de origen interno

3. DESARROLLO:

3.1 Estructura de la Documentación La estructura documental del Club Militar se agrupa en documentos de origen interno y externo,

subdividiéndose a su vez como se describe a continuación:

3.2 Lineamientos generales para la elaboración de los documentos del sistema integrado de gestión institucional. Los documentos del sistema integrado de gestión integral se deben elaborar según la necesidad en papel

tamaño carta u oficio en letra tipo Arial Narrow, con un tamaño entre 11 y 12 puntos, con interlineado sencillo. Sin embargo cuando un documento incluya cuadros, tablas, figuras, flujogramas, formatos, éstos pueden elaborarse con un tamaño de letra entre 6 y 12 puntos.

Los documentos deben encontrarse libres de daños, enmendaduras, tachones y suciedad.

La redacción del texto debe ser clara, simple, completa y precisa, ésta debe presentarse utilizando verbos en infinitivo o en tiempo presente y en forma impersonal, evitando el uso de términos en idioma extranjero, excepto cuando corresponda al lenguaje común de uso técnico, sin embargo estos se deben aclarar en el numeral de definiciones del documento.

GUIA


DOCUMENTOS

CÓDIGO:MC-G01

VERSIÓN: 6

FECHA: 2014/12/01


Siempre que sea apropiado y para limitar el tamaño de la documentación, se citará las normas técnicas y de gestión, nacionales o internacionales utilizadas. Ofreciendo practicidad y simplicidad al momento de elaborar el documento.

Cuando se requiera asociar formatos o documentos a los procedimientos, instructivos y/o a las guías, se hará referencia de dichos documentos en el paso del procedimiento.

Las márgenes para cada tipo o grupo de documentos son los siguientes: Estatuto de socios y Resoluciones: (superior 3 cm, inferior 2 cm, izquierda 3 cm, derecha 2 cm). Manuales, Caracterizaciones de Proceso, Procedimientos, Guías, Instructivos y Formatos: (superior 2 cm, inferior 2 cm, izquierda 2 cm, derecha 2 cm, encabezado 1,5 cm y pie de página 1 cm). Cuando se requiera imprimir formatos en papel tamaño oficio pueden utilizarse los siguientes márgenes: (superior 2 cm, inferior 2 cm, izquierda 3 cm, derecha 1 cm, encabezado 1,5 cm y pie de página 1 cm). Circulares, Oficios, Informes y Memorandos (superior 3 cm, inferior 2 cm, izquierda 3 cm, derecha 2 cm).

Todos los documentos deben utilizar el sistema arábigo para identificar las divisiones y subdivisiones.

En todo momento se debe evitar el exceso de subdivisiones.

Cuando se numera las subdivisiones de un numeral, debe existir mínimo dos numerales en la misma.

No se debe corregir sobre los documentos elaborados, se debe seguir el procedimiento de control de documentos para la modificación y actualización de los mismos.

El modelo genérico de encabezado para los manuales, caracterizaciones de procesos, procedimientos,

instructivos, guías y formatos, está formado por tres (3) cuadrantes, el primero contiene el logo de la entidad, en el segundo se incluye el nombre del tipo de documento y debajo de éste el nombre del documento, un tercer cuadrante que incluye código, versión y fecha de aprobación del documento, se excluye de esta regla estatuto, resoluciones, circulares, memorandos y oficios, los cuales manejaran el logo de la entidad en la parte superior del documento según modelo establecido en la presente guía.

GUIA

DE TRABAJO ELABORACION PLANES DE ACCION

CÓDIGO:

VERSIÓN:

FECHA:

Tipo de Documento

Nombre del Documento

GUIA


DOCUMENTOS

CÓDIGO:MC-G01

VERSIÓN: 6

FECHA: 2014/12/01


La paginación de los documentos señalados por esta guía, se incluye en la parte inferior derecha de la

hoja, dentro del pie de página, utilizando el formato (página X de Y). Se exceptúan de esta regla las Resoluciones y caracterizaciones de proceso, cuya paginación está contenida en el encabezado de dichos documentos.

La identificación de circulares, oficios, actas, plan de acción, balance y documentos similares se incluirán en el pie de página y contendrá: codificación, versión, fecha de aprobación y número de páginas del documento (Página 1 de X), adicionalmente, para los oficios y comunicaciones externas se incluirá información de la entidad (dirección, conmutador o PBX, página Web), tal como se muestra a continuación:

Nota. Para el contenido del pie de página se usa letra tipo Arial Narrow 9, para la paginación y codificación tipo 8

3.3 Formatos para la elaboración y presentación de los documentos del sistema integrado de gestión

institucional.

3.3.1 Manuales y/o Plan

MANUAL Y/O PLAN

NOMBRE DEL DOCUMENTO

CÓDIGO:

VERSIÓN:

FECHA:

1. INDICE O CONTENIDO

2. OBJETIVO

3. ALCANCE

4. DEFINICIONES

5. NORMATIVIDAD

6. DESARROLLO DEL MANUAL

7. CONTROL DE CAMBIOS

FECHA CAMBIO VERSIÓN

ELABORÓ:

Nombre: Cargo: Firma:

REVISÓ:


APROBÓ:


GUIA


DOCUMENTOS

CÓDIGO:MC-G01

VERSIÓN: 6

FECHA: 2014/12/01


3.3.2 Procedimiento

PROCEDIMIENTO


CÓDIGO:

VERSIÓN:

FECHA:

1. OBJETIVO:

2. ALCANCE:

3. DEFINICIONES:

4. NORMATIVIDAD:

5. FLUJOGRAMA

6. DESARROLLO

No. ACTIVIDAD RESPONSABLE/

REGISTRO OBSERVACIONES

Descripción de cómo va a realizar la tarea.

Cargo responsable o funcionario designado de la

tarea.

Especificaciones adicionales

7. ANEXOS



ELABORÓ: Nombre: Cargo: Firma:

REVISÓ: Nombre: Cargo: Firma:

APROBÓ: Nombre: Cargo: Firma:

GUIA


DOCUMENTOS

CÓDIGO:MC-G01

VERSIÓN: 6

FECHA: 2014/12/01


PROCEDIMIENTO

GUIA


DOCUMENTOS

CÓDIGO:MC-G01

VERSIÓN: 6

FECHA: 2014/12/01


3.3.3 Guía

GUIA


CÓDIGO:

VERSIÓN:

FECHA:

1. OBJETIVO:

2. DEFINICIONES:

3. DESARROLLO

4. REGISTROS Y DOCUMENTOS ASOCIADOS


6.

3.3.4 Instructivo

INSTRUCTIVO


CÓDIGO:

VERSIÓN:

FECHA:

1. OBJETIVO:

2. DEFINICIONES:

3. DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD










GUIA


DOCUMENTOS

CÓDIGO:MC-G01

VERSIÓN: 6

FECHA: 2014/12/01


3.3.5 Caracterización de proceso

CÓDIGO:

VERSIÓN:

FECHA:

PAGINA:

PROCESO: TIPO DE PROCESO LIDER DE PROCESO:

Proveedor PHVA Salida/Producto Cliente Controles

BASE LEGAL HUMANOSTECNOLOGICO (Software, Hadware,

virtuales e información)FISICOS

Entrada/ Insumo

Aprobo:Revisó:

CONTROL DE CAMBIOS

Elaboró:

Fecha

CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS

OBJETIVO: ALCANCE:

Descripción del Cambio

RECURSOS

INDICADORES RIESGOS

DOCUMENTOS Y

REGISTROS

RELACIONADOSREQUISITOS MECI

REQUISITOS NORMAS

NTCGP1000- ISO 9001

REQUISITOS QUE CUMPLE EL PROCESO

Descripcion de la Actividad Cargo del Responsable

GUIA


DOCUMENTOS

CÓDIGO:MC-G01

VERSIÓN: 6

FECHA: 2014/12/01


Instrucciones para el diligenciamiento del formato de caracterización de procesos. Proceso: Aquí se incluye el nombre del proceso identificado en el mapa de procesos de la entidad.

Tipo de proceso: Hace referencia a la clasificación de los procesos estratégico, misional, apoyo, control y

evaluación.

Líder de Proceso: Corresponde al cargo que tiene bajo su control y liderazgo la orientación de la

planificación, desarrollo, seguimiento y mejoramiento de un proceso de la entidad.

Objetivo del proceso: El objetivo corresponde a lo que pretende lograr el proceso, éste debe ser claro,

preciso, medible y debe estar relacionado con el producto.

Alcance: Parte del documento que define donde comienza y donde termina éste, puede incluir las

actividades, áreas y/o servicios que cubre.

Proveedor: Corresponde a quien entrega insumos al proceso, pueden ser otros procesos del sistema de

gestión, entidades, roles específicos dentro de la organización o entidades externas (Ministerio de Defensa,

entes de control, etc.)

Entradas/Insumos: Todo lo que se requiere como materia prima para ser transformada en producto final,

incluye también información

PHVA: Se debe identificar considerando el ciclo Planear, Hacer, Verificar y Actuar (P,H,V,A) para cada una

de las actividades del proceso.

Actividades: en esta casilla se incluyen las actividades que describen el proceso, las cuales se redactan y

ordenan considerando el ciclo Planear, Hacer, Verificar y Actuar (P,H,V,A).

Responsables: Cuando la actividad deba ser ejecutada por un cargo determinado, se debe colocar el

nombre de dicho cargo, en los demás casos se incluye el enunciado “funcionario designado”

Salidas: estas incluyen los productos y/o servicios intermedios y/o finales, como resultado de la operación del

proceso.

Clientes, los clientes se constituyen en los otros procesos, entidades, roles o empresas que reciben los

productos y/o servicios que arroja la operación del proceso.

Requisitos que cumple el proceso:

Recursos: en esta casilla se incluyen los recursos físicos, humanos y tecnológicos requeridos por el proceso.

Registros. en esta casilla se incluyen los registros que soportan y evidencian las actividades realizadas.

GUIA


DOCUMENTOS

CÓDIGO:MC-G01

VERSIÓN: 6

FECHA: 2014/12/01


Mecanismos de control y Seguimiento – Informes, esta columna tiene cinco (5) subcolumnas, de izquierda

a derecha la primera contiene:

El tipo de requerimiento (requisito legal, norma interna, requisitos de los órganos de control, etc.),

La segunda incluye nombre del informe (informe de gestión, informe para revisión por la dirección, etc.),

La tercera y la cuarta dan cuenta del cargo responsable de su elaboración, revisión y autorización

respectivamente.

La quinta incluye la ubicación del informe dentro de la tabla de retención documental de la

Dependencia.

Indicadores, en esta casilla se describen los indicadores de eficacia, eficiencia y efectividad, relacionados

con el proceso, indicando nombre del indicador, meta, frecuencia, tipo de indicador y responsable.

Control de cambios, este incluye tres (3) aspectos fecha, cambio y versión:

Fecha, corresponde a la nueva fecha de aprobación del documento modificado,

Cambio, en este espacio se describen los cambios o modificaciones realizadas al documento que fue

objeto del cambio o de la modificación,

Versión, esta casilla incluye el número de la nueva versión del documento modificado (02, 03…),

Firma de los responsables, aquí se incluye el nombre, cargo y firma de quienes estén obligados o sean

responsables de la elaboración, revisión y aprobación del proceso.

GUIA


DOCUMENTOS

CÓDIGO:MC-G01

VERSIÓN: 6

FECHA: 2014/12/01


3.4 Elaboración de Formatos del SIGI (Excel y Word)

Para la elaboración de los formatos que hacen parte del Sistema Integrado de Gestión Institucional se deben considerar los

siguientes aspectos:

a. Analizar si la información que se va registrar se pueden estandarizar, es decir que se requieran los mismos datos.

b. Que la información solicitada requiera una secuencia especifica

c. Que la información que se requiera registrar en el formato sea diligenciada por los funcionarios de la entidad

d. Definir los campos necesarios para que la información registrada proporcione evidencia de la realización de una

actividad o tarea, de manera coherente y eficiente.

Estos documentos constan de tres (3) partes a saber:

El contenido del cuerpo de otros formatos necesarios para la operación de los procesos, procedimientos y guías,

es determinado por el usuario de acuerdo con la necesidad manifiesta, siguiendo los lineamientos definidos en

este guía y procedimiento de control de registros, en todo caso a demás de la información del cuerpo de otros

formatos definida por el usuario, debe incluir:

Firma de los responsables, aquí se incluye el nombre, cargo y firma de quienes estén obligados o sean

responsables de la elaboración, revisión y aprobación de los formatos previstos para su conversión en registros.

Número de páginas del formato.

3.5 CODIFICACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN SIGI

La codificación de los procesos, tiene la finalidad de identificar y controlar los documentos que se desprenden de

ellos, tales como los procedimientos, instructivos, guías, actas y formatos especialmente. Esta codificación será

asignada únicamente por el líder del proceso de Gestión Integral y Mejora Continua.

Los códigos de los documentos que sean eliminados no podrán ser utilizados nuevamente.

En las siguientes numerales se aprecian los códigos que se aplican a cada uno de los documentos referenciados en esta guía, especialmente del Manual de la Calidad, Caracterizaciones de Procesos, Procedimientos, Guías, Instructivos y Formatos.

GUIA


DOCUMENTOS

CÓDIGO:MC-G01

VERSIÓN: 6

FECHA: 2014/12/01


3.5.1 Identificación de los procesos y tipos de documentos

Para identificar los documentos del sistema integrado de gestión institucional es necesario conocer la codificación

de los procesos y de la documentación, así:

TIPO PROCESO PROCESO SIGLA

ESTRATEGICOS DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO DE

GESTION INTEGRAL Y MEJORA CONTINUA

MC

MISIONALES

ALIMENTOS Y BEBIDAS AB

ALOJAMIENTO AL

EVENTOS EV

RECREACIÓN Y DEPORTES RD

APOYO

GESTION DE MERCADEO Y VENTAS GM

GESTIÓN LOISTICA ADMINISTRATIVA

LA

GESTIÓN DE TICS TG

GESTIÓN FINANCIERA GF

GESTION DOCUMENTAL GD

GESTION JURIDICA GJ

GESTION DE TALENTO HUMANO TH

GESTIÓN DE INFRAESTRUCTURA Y MANTENIMIENTO

GI

GESTIÓN DE LA SEGURIDAD GS

CONTROL Y EVALUACIÓN GESTION DE EVALUACIÓN Y

CONTROL EC

TIPO DE DOCUMENTO SIGLA

CARACTERIZACIÓN C

MANUAL M

PLAN Q

PROCEDIMIENTO P

GUIA G

INSTRUCTIVO I

FORMATO F

NORMA PERMANENTE NP

GUIA


DOCUMENTOS

CÓDIGO:MC-G01

VERSIÓN: 6

FECHA: 2014/12/01


3.5.2 Codificación documentos del SIGI

El código de los documentos está compuesto por cinco (5) caracteres: los dos (2) primeros son letras mayúsculas

que identifican el proceso, seguidos de un guion; el tercer carácter en letra mayúscula identifican el tipo de

documento; el cuarto y quinto carácter corresponden dos (2) números que indican el consecutivo del total de

documentos de un proceso

Ejemplos:

Codificación de Caracterizaciones de Procesos

Codificación de Manuales

Codificación de Plan

D

E C 0 1

PROCESO

TIPO DOCUMENTO

CONSECUTIVO

CÓDIGO

DE-C01

DIRECCIONAMIENTO

ESTRATEGICO

CARACTERIZACION DE

PROCESO

G

A M 0 1

PROCESO

TIPO DOCUMENTO

CONSECUTIVO

CÓDIGO

GA-M01

GESTIÓN LOGISTICA

ADMINISTRATIVA

MANUAL DE

CONTRATACIÓN

T

H Q 0 1

PROCESO

TIPO DOCUMENTO

CONSECUTIVO

CÓDIGO

TH-Q01

GESTIÓN DE TALENTO

HUMANO

PLAN DE BIENESTAR

GUIA


DOCUMENTOS

CÓDIGO:MC-G01

VERSIÓN: 6

FECHA: 2014/12/01


Codificación de procedimientos

Codificación de Guías

Las Guías contienen directrices y pautas para orientar la acción.

Codificación de instructivos

Los instructivos se derivan de los procedimientos con la finalidad de describir detalladamente una tarea.

G

I P 0 1

PROCESO

TIPO DOCUMENTO

CONSECUTIVO

CÓDIGO

GI-P01

GESTIÓN INTEGRAL Y

NEJORA CONTINUA

PROCEDIMIENTO CONTROL DE

DOCUMENTOS

A

L G 0 1

PROCESO

TIPO DOCUMENTO

CONSECUTIVO

CÓDIGO

AL-G01

ALOJAMIENTO

GUIA ARREGLO

HABITACIONES

A

B I 0 1

PROCESO

TIPO DOCUMENTO

CONSECUTIVO

CÓDIGO

AB-I01

ALIMENTO Y BEBIDAS

INSTRUCTIVO

RECOLECCIÓN MUESTRAS

TESTIGOS

GUIA


DOCUMENTOS

CÓDIGO:MC-G01

VERSIÓN: 6

FECHA: 2014/12/01


3.5.3 Codificación formatos del SIGI

El código de los documentos está compuesto por seis (7) caracteres: los dos (2) primeros son letras mayúsculas

que identifican el proceso, seguidos de un guion; el tercer carácter en letra mayúscula y consecutivo identifica la

codificación de la documentación; el cuarto corresponde a la letra F que identifica los formatos; el cuarto y quinto

carácter corresponden dos (2) números que indican el consecutivo que inicia en el 01 para el primer formato y así

sucesivamente para los demás que pertenezcan al mismo documento

Los formatos se derivan de los procedimientos, a los cuales se les adiciona la letra F y el número consecutivo que

corresponda.

Cada uno de los formatos está asociado a un procedimiento, por lo que su código es:

4. REGISTROS Y DOCUMENTOS ASOCIADOS

Formato para Caracterización de Proceso Plantilla de Procedimiento Plantilla para Guía Plantilla para Instructivo

A

B I 0 1

PROCESO

CODIGO DOCUMENTO

CONSECUTIVO

CÓDIGO

AB-I01-F01

ALIMENTO Y BEBIDAS

INSTRUCTIVO

RECOLECCIÓN MUESTRAS

TESTIGOS

F

0

1

FORMATO

FORMATO TOMA DE

MUESTRAS

GUIA


DOCUMENTOS

CÓDIGO:MC-G01

VERSIÓN: 6

FECHA: 2014/12/01




2014/12/10 Se cambió la codificación, se incluyeron las

plantillas de la documentación de los procesos y

se especificó el paso a paso para la asignación

de la nueva codificación.

6

ELABORÓ: Nombre: Erika Janeth Perez Rodríguez Cargo: Técnico Para Apoyo Seguridad y Defensa Firma:

REVISÓ: Nombre: Cr (RA) Juan Vicente Blanco Cargo: Jefe Oficina Asesora de Planeación Firma:

APROBÓ: Nombre: Cr (FAC) Hersay Bejarano Gómez Cargo: Director General Firma:

GUIA CÓDIGO:MC-G01 LINEAMIENTOS PARA LA ELABORACIÓN Y ... · GUIA LINEAMIENTOS PARA LA...

Documents

Transcript of GUIA CÓDIGO:MC-G01 LINEAMIENTOS PARA LA ELABORACIÓN Y ... · GUIA LINEAMIENTOS PARA LA...