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Guía para la elaboración y seguimiento del Plan Operativo Estratégico – POE

y Plan de Acción Anual - PAA

Oficina de Planeación

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Guía para la elaboración y seguimiento del

Plan Operativo Estratégico – POE y Plan de Acción Anual - PAA

Contenido Introducción ................................................................. 3

1. Plan Operativo Estratégico - POE. ................................... 4

1.1. Operativización del Plan Operativo Estratégico - POE. ..... 4

1.2. Microplaneación: .................................................. 6

2. Plan de Acción Anual - PAA. ......................................... 10

2.1. Operativización del Plan de Acción Anual - PAA ............ 10

2.2. Microplaneación .................................................. 12

3. Plan de Acción Anual – PAA Defensorías Regionales. ............ 12

3.1. Operativización del Plan de Acción Anual - Defensorías

Regionales ................................................................ 12

3.2. Microplaneación .................................................. 12

4. Seguimiento............................................................ 13

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Introducción

Para tener claridad en el momento de elaborar el Plan Operativo Estratégico y Plan de Acción Anual – PAA de cada vigencia se pone a disposición la presente guía que servirá como herramienta fundamental en la elaboración, ejecución, seguimiento y control. Está dirigida a los líderes de dependencias y todo su equipo de trabajo. Antes de iniciar, recordemos que mediante resolución 1014 del quince (15) de julio

de 2013, se adoptó el Plan Estratégico de la Defensoría del Pueblo para la vigencia

2013-2016; el cual contiene los lineamientos generales, énfasis de acción y alcances

propuestos al 2016; esta resolución, es la base fundamental para la construcción del

Plan Operativo Estratégico – POE de cada vigencia; por ello, hemos resumido su

contenido y alcance en la siguiente gráfica:

Para la elaboración de los Plan de Acción Anual – PAA, es necesario tener en cuenta

el decreto 025 del 10 de enero de 2014 y demás normatividad que rija a la

dependencia.

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1. Plan Operativo Estratégico - POE.

Para la formulación del POE es necesario iniciar con los énfasis de acción, objetivos

estratégicos y de los resultados a 2016 del Plan Estratégico y consiste en desplegarlos

a nivel operativo definiendo las contribuciones de las dependencias mediante el

desarrollo de actividades y productos estratégicos.

Las contribuciones se deben presentar a la Oficina de Planeación a más tardar el 15

de noviembre de cada año en el formato DES-FTO-01 aprobado en el procedimiento.

1.1. Operativización del Plan Operativo Estratégico - POE.

Consiste en definir las actividades, su producto o productos estratégicos y los

productos intermedios a desarrollar durante el año en el marco de los objetivos

estratégicos y resultados a 2016, para cada énfasis de acción. A continuación,

describimos los campos que contienen el formato y algunos parámetros a tener a

considerar en su diligenciamiento:

Actividad: En su formulación se debe tener en cuenta el resultado a 2016 definido

en el Plan Estratégico para cada objetivo y énfasis de acción que se está

desarrollando. Al decidir las actividades a realizar deben tener en cuenta entre otros

parámetros los recursos económicos, el recurso humano y la logística para su

ejecución. Recomendamos el uso de verbos sustantivados para iniciar su redacción;

a continuación una lista de algunos verbos que se pueden utilizar y otros no

recomendados para definir actividades:

Verbos recomendados:

Asegurar Buscar Capacitar Colaborar Compartir Componer Diseñar Cuantificar Efectuar Ejecutar Elaborar Encontrar

Enlistar Entregar Establecer Estudiar Examinar Expresar Hacer Identificar Juntar Medir Nombrar Observar

Obtener Ordenar Organizar Orientar Preparar Presentar Probar Proponer Recabar Recopilar Reportar Resolver

Reunir Señalar Separar Sugerir Supervisar Trazar Utilizar Prescribir Recomendar

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Verbos no recomendados:

Apoyar Aprender Asumir Atender Comprender Concebir Concientizar Conocer Convencer Crear Dar a conocer

Decidir Difundir Discernir Entender Establecer Explorar Fomentar Impactar Indagar Informar Intentar

Investigar Llevar a cabo Lograr Prevenir Profundizar Promover Realizar Reconocer Reflexionar Repetir Sensibilizar

Producto estratégico: Es la materialización de las actividades, son el aporte

tangible de las dependencias que tienen relación con el tema para el logro de la

actividad.

Peso de productos estratégicos: Identificados los productos que se desarrollarán

en el marco de una actividad, se pondera cada uno de ellos, asignándoles un

porcentaje según su nivel de importancia, impacto y el aporte a la actividad. La

suma de estos porcentajes debe ser igual al 100% si solo define una actividad por

ende el peso asignado es el 100%.

Responsable: En esta columna se pueden definir dos tipos de responsables, el

primero es la dependencia que presenta la actividad y es la encargada de coordinar

y participar en el desarrollo de los productos y de registrar su ejecución en el

Sistema de Información Strategos. Se identifica como el primero de la lista en

negrilla y subrayada; un segundo responsable es el que elabora y desarrolla y son

las demás dependencias, incluyendo en el término dependencias a las Defensorías

Regionales que participan en la consecución del producto estratégico a través, del

ejercicio de los productos intermedios definidos para el logro del producto; estás

dependencias deben reportar sus avances a la dependencia que coordina la actividad

para que realice el registro en el sistema Strategos.

Duración: Periodo de tiempo planeado para elaborar o desarrollar el producto o

resultado. Se determina el mes de inicio y mes de finalización; el sistema Strategos

toma como día inicial el primer día hábil del mes y día final el último día hábil del

mes.

Recursos: Identificar las fuentes de financiación (presupuesto de funcionamiento,

proyectos de Inversión o de cooperantes, etc.) de los recursos de tipo técnico y

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humano con que se cuenta para el desarrollo del producto. En este punto

enfatizamos que solo se deben presentar como actividades estratégicas aquellas que

garanticen los recursos económicos y humanos para su ejecución.

1.2. Microplaneación: Es el método de planificación que utiliza el líder de la dependencia para planear conjuntamente con su equipo de trabajo el desarrollo de los productos intermedios, definidos para obtener los productos estratégicos que conlleven al cumplimiento de las actividades que conforman el Plan Operativo Estratégico. Deben hacer de los productos intermedios su escalera al cielo, es decir, cada uno

de los escalones o peldaños necesarios y preliminares para el desarrollo total del

producto estratégico, elaborados en lapsos de tiempo determinados.

Consignamos en esta guía un ejemplo tipo de una actividad común en la entidad que

deseamos sirva como base en la redacción de las actividades a desarrollar en cada

vigencia:

Actividad: Elaborar un informe y resolución defensorial sobre la situación de las víctimas del conflicto armado. Producto estratégico: Informe estructural y audiencia defensorial sobre la situación de DDHH San Juan Chocoano. Productos intermedios:

Diseño de la metodología a aplicar Formato diligenciado y consolidación de la información Análisis de la información Elaboración de un informe preliminar Presentación al líder de dependencia del informe preliminar Elaboración del informe final Presentación del informe ante el despacho del defensor Elaboración del acto administrativo Logística para la realización de la audiencia defensorial Realización de la Audiencia

Duración: Se determina el mes de inicio y el mes de finalización de cada producto

intermedio, deben tener en cuenta para el inicio del segundo producto en adelante

si es requisito previo, la culminación del anterior o si se pueden ejecutar

simultáneamente.

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Peso del producto intermedio: Se asigna a cada producto intermedio un porcentaje

de acuerdo a su importancia, relevancia o trabajo que requiera para desarrollo. La

suma de estos porcentajes debe ser igual al 100%.

Porcentajes de avance mensual programado: El porcentaje de avance de cada

producto intermedio debe ser distribuido en el rango de 0% a 100%, entre los meses

definidos para su elaboración, la sumatoria horizontal debe ser igual a 100%. Al

asignar este porcentaje para cada mes de trabajo planeado se deben tener avances

entregables o soportes en la carpeta que evidencien su ejecución.

Tomando el ejemplo anterior, veamos cómo podríamos distribuir el tiempo y el peso

para los productos intermedios:

Productos intermedios Mes inicio Mes final Peso

Diseño de la metodología a aplicar Febrero Febrero 10%

Formato diligenciado y consolidación de la información

Marzo Abril 10%

Análisis de la información Mayo Mayo 15%

Elaboración de un informe preliminar Junio Julio 15%

Presentación al líder de dependencia del

informe preliminar Julio Julio 5%

Elaboración del informe final Agosto Agosto 15%

Presentación del informe ante el despacho del

defensor Septiembre Septiembre 5%

Elaboración del acto administrativo Octubre Octubre 5%

Logística para la realización de la audiencia defensorial

Octubre Octubre 10%

Realización de la Audiencia Noviembre Noviembre 10%

Porcentaje vertical igual a 100%

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La siguiente y última parte del formato es la distribución del 100% del peso en los meses que se realizará el producto intermedio; es decir la distribución horizontal del peso. Veamos el ejemplo:

Productos intermedios

Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ag Sep oct Nov

Porc

enta

je H

ori

zonta

l to

tal ig

ual a 1

00%

Diseño de la metodología a aplicar

100%

Formato diligenciado y consolidación de la información

70% 30%

Análisis de la información

100%

Elaboración de un informe preliminar

40% 60%

Presentación al

líder de

dependencia del

informe

preliminar

100%

Elaboración del informe final

100%

Presentación del

informe ante el

despacho del

defensor

100%

Elaboración del acto administrativo

100%

Logística para la realización de la audiencia defensorial

100%

Realización de

la Audiencia 100%

Si la distribución del peso es para tres (3) meses una opción es 33%, 33% y 34% pero de igual manera, pueden establecer 20%, 20% y 60%; esta distribución del peso en los meses es a criterio de la dependencia que realice la formulación; enfatizamos que deben tener en cuenta el número de meses y que la sumatoria sea del 100%.

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Formato: como ya hicimos mención en esta guía el formato para presentar las

contribuciones de cada dependencia es el formato DES-FTO-01 aprobado en el

procedimiento llamado Direccionamiento Estratégico, el cual se puede descargar de

la página web institucional en el siguiente link:

http://www.defensoria.gov.co/public/manualdeprocesosyprocedimientos/listadom

aestro4.htm

Haciendo clic sobre el nombre del proceso Direccionamiento Estratégico, ubican el

formato DES-FTO-01

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Igualmente, se ofrece al servidor público otra opción para descargar el formato y es

entrando a paloma mensajera, haciendo clic en el icono del sistema integrado de

gestión institucional ubican el listado maestro de documentos y realizan el mismo

proceso anterior de ubicación del formato:

2. Plan de Acción Anual - PAA.

Los planes de acción son la materialización de las funciones establecidas para cada

dependencia mediante el decreto 025 del 10 de enero de 2014 y demás normatividad

vigente; su elaboración debe ser en el formato DES-FTO-03 aprobado en el

procedimiento llamado Direccionamiento Estratégico, el cual se puede descargar de

la misma manera que se explicó en el punto anterior.

Al igual que el POE, el Plan de Acción Anual también se divide en dos fases la

operativización y la microplaneación:

2.1. Operativización del Plan de Acción Anual - PAA Para poder iniciar con la descripción de actividades a realizar en una dependencia

es necesario definir el proceso al cual le apunta la actividad, ya que es la primera

columna del formato y sin esta información no es posible parametrizar un PAA en el

Sistema de Información Strategos.

Para el desarrollo del ejercicio debe utilizar como herramienta inicial el modelo de

operación por procesos vigente en la entidad:

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Una vez identificado el proceso, se sigue con la redacción de la actividad para la

cual se hacen las mismas recomendaciones descritas en el punto 1.1 de esta guía con

la definición de Actividad.

El paso siguiente es poder plasmar en un Indicador aquello que la dependencia desea

medir como resultado de la actividad, será un indicador de la gestión realizada con

frecuencia de medición mes a mes de forma cuantitativa, su naturaleza puede ser

de tipo simple, fórmula, sumatoria o promedio para el cual es necesario establecer

una meta anual y su distribución en los meses de enero a diciembre. En conclusión,

las variables que hacen parte de la operativización del PAA son tres (3) Proceso,

actividad e indicador. Veamos un ejemplo de esta primera parte de formulación del

Plan de Acción Anual:

Proceso: Direccionamiento Estratégico

Actividad: Elaborar un informe de seguimiento al Plan de Acción Anual de las

dependencias de la entidad.

Indicador: Rendición de informes del estado de avance del PAA a la Alta Dirección y

al Comité de Coordinación de Control Interno.

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2.2. Microplaneación

Continuando con el diligenciamiento del formato para la microplaneación, se debe

definir una meta anual para cada indicador, y seleccionar una unidad de medida para

la meta, puede ser de forma numérica, porcentaje, pesos, millones de pesos, metros

etc., es relativo a la intención de cada dependencia.

Para el ejemplo propuesto la unidad de medida es numérica, para los PAA la

frecuencia de medición en mensual.

Metas Parciales

Meta Anual Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Sep Oct Nov Dic

12 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1

3. Plan de Acción Anual – PAA Defensorías Regionales.

3.1. Operativización del Plan de Acción Anual - Defensorías Regionales

Para las Defensorías Regionales se ha establecido el mismo formato del nivel central

con una pequeña gran diferencia y es que las tres (3) primeras variables que hacen

parte de la operativización del Plan de Acción están previamente diligenciadas desde

las dependencias del nivel central; estamos haciendo referencia al proceso,

actividad e indicador; igualmente, se ha definido una columna para los subprocesos

del proceso de Atención y Trámite.

Es por lo descrito anteriormente que el formato se ha codificado separadamente del

formato dl nivel central y se ha llamado DES-FTO-02. El proceso para descargar el

formato es idéntico al descrito inicialmente en esta guía.

3.2. Microplaneación En la defensoría regional es deber del líder reunirse con todo su equipo de trabajo

para establecer las metas que se registrarán en el plan de Acción para la vigencia

siguiente, excepto aquellas metas que se han establecido ya sea por un acto

administrativo o lineamientos del nivel central. Ejemplo de esto, son los informes de

la Dirección Nacional de Defensoría Pública, la Subdirección Administrativa y la

Oficina de Planeación.

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4. Seguimiento

La entidad cuenta con un Sistema de información de Control de Gestión llamado Strategos, en este sistema, se parametrizan todos los planes tanto operativos como estratégicos, es responsabilidad del líder o jefe de dependencia hacer una reunión de seguimiento mensual a la ejecución de los planes, levantar un acta para que posteriormente el operadores del sistema designados registre la información correspondiente. Posterior a esta actividad, la Oficina de Planeación genera informes de seguimiento

con frecuencia mensual para los Planes de Acción Anual – PAA y bimensual para el

Plan Operativo Estratégico – POE, estos informes se remiten vía correo electrónico a

las dependencias involucradas e igualmente se cuelgan en la página de la entidad en

el siguiente link:

http://www.defensoria.gov.co/es/public/Gestionycontrolinstitucional/1143/Gesti

%C3%B3n-estrat%C3%A9gica.htm

La metodología utilizada por el sistema para generar las alertas es la del semáforo, es decir, maneja tres alarmas que indican el grado de cumplimiento de cada uno de los componentes de los planes. En la entidad se ha definido un 10% como rango entre las alertas:

Para conocer más sobre el manejo del sistema de información Strategos, extendemos la invitación a consultar en la página web, en el anterior link el manual de usuario realizado de manera personalizada para la entidad.

Color de la Alerta Rango de cumplimiento

Verde 90% - 100%

Amarillo 80% - 89%

Rojo 0% - 79%

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Actualizó esta guía Fanny Liliana Pérez Sanchez

Oficina de Planeación