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Gua para la asistencia tcnica para el cumplimiento de metas

Gua para la asistencia tcnica para el cumplimiento de metas

Ministerio de Economa y Finanzas (MEF)

Direccin General de Presupuesto Pblico

Jirn Junn 319, Cercado de Lima, Lima, Per

www.mef.gob.pe

Cooperacin Alemana implementada por la GIZ

Programa Buen Gobierno y Reforma del Estado

Avenida Los Incas 172, Piso 7, El Olivar, San Isidro, Lima, Per

www.gobernabilidad.org.pe

Responsables:

De la contribucin MEF:

Rodolfo Acua, Director General de la Direccin General de Presupuesto Pblico (DGPP MEF)

De la contribucin GIZ:

Hartmut Paulsen, Director del Programa Buen Gobierno y Reforma del Estado

Elaboracin de contenidos:

Juan Carlos Pasco Herrera, Consultor del Programa Buen Gobierno y Reforma del Estado

Coordinacin, supervisin y edicin de contenidos:

Direccin de Calidad del Gasto Pblico (DGPP MEF)

Programa Buen Gobierno y Reforma del Estado

Diseo, diagramacin e impresin:

Neva Studio SAC

Calle Toms Ramsey 762, Lima 17, Per

Tiraje:

1000 ejemplares, 1era edicin

Lima-Per, julio de 2014

Hecho el Depsito Legal en la Biblioteca Nacional del Per N 2014-10171

Cooperacin Alemana al Desarrollo Agencia de la GIZ en el Per

Prol. Arenales 801, Miraflores

Se autoriza la reproduccin total o parcial de esta publicacin, bajo la condicin de que se cite la fuente

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Contenido

PRESENTACIN 7Parte 1 Marco orientador sobre el Plan de Incentivos a la Mejora de la

Gestin y Modernizacin Municipal 9

1.1. Qu es el Plan de Incentivos? 11

1.2 Qu beneficios genera el uso del instrumento Plan de Incentivos? 12

1.3 Qu actores intervienen en el Plan de Incentivos? 13

1.4 Cul es el ciclo del Plan de Incentivos? 13

Parte 2 Asistencia Tcnica en el marco del Plan de Incentivos a la Mejora de la Gestin y Modernizacin Municipal 19

2.1 Qu se entiende por asistencia tcnica? 212.2 Quines son los actores y sus responsabilidades durante el proceso de asistencia tcnica? 21

2.3 Cul es el proceso de Asistencia Tcnica? 25

2.4 Cmo planificar la asistencia tcnica? 26

2.5. Cmo implementar las acciones de asistencia tcnica? 28

2.6 Cmo se retroalimenta el proceso de la asistencia tcnica? 44

Anexos 47Anexo N 1. Nmero de gobiernos locales por clasificacin para el ao 2014 49

Anexo N 2. Modelo de programa de capacitacin 50

Anexo N 3. Modelo de programa detallado de capacitacin 51Anexo N 4. Lista de chequeo de requerimientos logsticos para la capacitacin 52

Anexo N 5. Modelo de registro de asistencia 53

6

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Presentacin

El Plan de Incentivos a la Mejora de la Gestin y Modernizacin Municipal (PI) es un instrumento del Presupuesto por Resultados (PpR), orientado a promover las condiciones que contribuyan con el crecimiento y desarrollo sostenible de la economa local, incentivando a los gobiernos locales a la mejora continua y sostenible de su gestin.

En este sentido, el PI busca contribuir al logro de seis objetivos: (i) incrementar los niveles de recaudacin de los tributos municipales, fortaleciendo la estabilidad y eficiencia en la percepcin de los mismos; (ii) mejorar la ejecucin de proyectos de inversin pblica, considerando los lineamientos de poltica de mejora en la calidad del gasto; (iii) reducir la desnutricin crnica infantil en el pas; (iv) simplificar trmites generando condiciones favorables para el clima de negocios; (v) mejorar la provisin de servicios pblicos; (vi) prevenir riesgos de desastres.

Para el logro de estos objetivos, el PI ha considerado desde su creacin la necesidad de contar con un componente de asistencia tcnica que acompae su implementacin en el nivel local. Es as que la Ley N 29332 Ley que crea el Plan de Incentivos a la Mejora de la Gestin Municipal y modificatorias, en su numeral 1.5 establece el compromiso, por parte de las entidades pblicas responsables de meta, de implementar un Programa de Asistencia Tcnica para el fortalecimiento de las capacidades de los gobiernos locales. Si bien este Programa no es el nico factor determinante para el logro de los objetivos arriba mencionados, es de suma relevancia ya que apunta a brindar los conocimientos especficos que requieren los funcionarios y funcionarias de los gobiernos locales para cumplir las metas del PI y en general para desarrollar sus funciones de manera articulada con las Entidades Rectoras.

En este contexto, ante la necesidad de que los gobiernos locales alcancen las metas del Plan de Incentivos; y habiendo identificado los requerimientos de asistencia tcnica de las mismas y reflexionado sobre la experiencia de asistencia tcnica ya desarrollada hasta la fecha por las entidades pblicas responsables de meta, se han elaborado algunas recomendaciones para el desarrollo de una adecuada asistencia tcnica, por parte de las entidades pblicas responsables de meta, las cuales forman parte del presente documento denominado Gua para la asistencia tcnica para el cumplimiento de metas.

La principal expectativa con el Programa de Asistencia Tcnica a los Gobiernos Locales es generar fortalezas, mejoras y sinergias en la capacidad de gestin a partir de un trabajo coordinado y articulado entre los gobiernos locales y las entidades pblicas responsables de meta.

Direccin General de Presupuesto PblicoMinisterio de Economa y Finanzas

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Parte 1: Marco orientador sobre el Plan de Incentivos a la Mejora de la Gestin y Modernizacin Municipal (PI)

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PARTE1Marco orientador sobre el Plan de

Incentivos a la Mejora de la Gestin y Modernizacin Municipal

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1.1 Qu es el Plan de Incentivos?

El Plan de Incentivos a la Mejora de la Gestin y Modernizacin Municipal (PI) es un instrumento del Presupuesto por Resultados (PpR) que viene siendo impulsado por el Ministerio de Economa y Finanzas (MEF). Fue creado mediante Ley N 29332 y modificado mediante Decreto de Urgencia N 119-2009. La Ley de Presupuesto del Sector Pblico de cada ao establece el monto asignado para el PI.

El PI, se define como una transferencia condicionada de recursos que est orientada a promover las condiciones necesarias que contribuyan con el crecimiento y desarrollo sostenible de la economa local. Se espera lograr ello incentivando a los gobiernos locales a la mejora continua y sostenible de su gestin local, mediante la transferencia de recursos adicionales a sus presupuestos institucionales de apertura (PIA) si se acredita el cumplimiento de ciertas metas establecidas. Dichas metas son formuladas por las entidades pblicas del nivel nacional interesadas en impulsar ciertos resultados que requieren de una articulacin de esfuerzos entre el nivel nacional y local para su consecucin.

De esta forma, el PI busca contribuir al logro de seis objetivos que son:

Incrementar los niveles de recaudacin de los tributos municipales, fortaleciendo la estabilidad y eficiencia en la percepcin de los mismos.

Mejorar la ejecucin de proyectos de inversin, considerando los lineamientos de poltica de mejora en la calidad del gasto.

Reducir la desnutricin crnica infantil.

Mejorar la provisin de servicios pblicos.

Prevenir riesgos de desastres.

Simplificar trmites generando condiciones favorables para el clima de negocios.

1 2 3 4 5

6 El PI est diseado para que participen todos los gobiernos locales sin necesidad de postular o de presentar algn formulario o requisito previo. Los gobiernos locales se incorporan automticamente al acreditar el cumplimiento de la meta o las metas en los plazos establecidos.

12

Las metas que se plantean en el PI varan en funcin de las carencias, necesidades y potencialidades de cada tipo de gobierno local, reconociendo as sus diferencias. El PI considera la siguiente clasificacin:

Clasificacin de Gobiernos Locales para el ao 2014N de Gobiernos

Locales

Ciudades Principales Tipo A 40

Ciudades Principales Tipo B 209

Ciudades No Principales con 500 o ms viviendas urbanas 556

Ciudades No Principales con menos de 500 viviendas urbanas 1037

Total 1842

NOTA: Esta cifra puede variar ao a ao.

De esta manera, las entidades pblicas del nivel nacional proponentes de meta presentan potenciales metas para el PI, definen al tipo de gobierno local al que se dirige la meta, as como los procedimientos para su cumplimiento (al 31 de julio y al 31 de diciembre de cada ao). Luego de ello, la Direccin General de Presupuesto Pblico del Ministerio de Economa y Finanzas (DGPP-MEF) verifica que las metas potenciales cumplan con los Contenidos mnimos de las propuestas de metas a ser presentadas en el PI, y con ello, establece las metas que son incorporadas en el PI anualmente y se aprueban a travs de un Decreto Supremo.

1.2 Qu beneficios genera el uso del instrumento Plan de Incentivos?

El PI constituye un instrumento til para acelerar resultados a nivel local a travs del fortalecimiento de la articulacin entre la entidad pblica del nivel nacional responsable de meta y los gobiernos locales sobre los que se aplica la meta.

Es all donde el PI se convierte en un espacio para concentrar esfuerzos en temas prioritarios para el pas y alinear las polticas pblicas locales con las polticas y objetivos nacionales. Todo ello aporta a la modernizacin de los gobiernos locales, la cual redundar en mejoras en la provisin de servicios al ciudadano, que es el objetivo que persigue el Presupuesto por Resultados.

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1.3 Qu actores intervienen en el Plan de Incentivos?

Congreso de laRepblica

GobiernosLocales

Actores que intervienen

en el PI

Entidades nacionales

responsables de meta

DGPP-MEF

1.4 Cul es el ciclo del Plan de Incentivos?

La operatividad del PI consta de 3 grandes momentos: Diseo, Implementacin y Retroalimentacin. A continuacin, se dar mayor detalle de los mismos.

Diseo anual de propuesta del PI

Implementacin de las accciones referidas al cumplimiento de meta

Retroalimentacin a las acciones realizadas en el

marco del PI

1.4.1 Diseo anual de la propuesta del Plan de Incentivos

Esta primera etapa es fundamental para asegurar que las propuestas de metas que formarn parte del PI de cada ao se encuentren bien planteadas, as como para asegurar que las entidades pblicas proponentes de meta puedan asumir las acciones de asistencia tcnica y evaluacin del cumplimiento de meta que corresponden.

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Las principales acciones que se desarrollan en este momento son:

Diseo y establecimiento

de metas

Elaboracin de instructivo

Aprobacin (D.S.) y definicin de

montos mximos por GL

a. Diseo y establecimiento de metas

Esta actividad se inicia con la realizacin del Taller de difusin de las pautas para la presentacin de propuestas de metas para el PI del siguiente ao por parte de la DGPP-MEF dirigido a las entidades pblicas proponentes de meta.

MES

En el mes de junio de cada ao.

De esta manera, se realizan las siguientes acciones:

Coordinacin y asesora. La DGPP-MEF y la entidad pblica proponente de meta sostendrn reuniones a travs de las cuales la DGPP-MEF les brinda asesora en el diseo y presentacin de las propuestas de meta, as como plantea mejoras a los documentos presentados por la entidad pblica proponente de meta.

MES Entre los meses de julio y octubre de cada ao.

Elaboracin de Propuesta de Meta. La entidad pblica proponente de meta se avoca a disear y presentar una propuesta formal de meta ante la DGPP-MEF, tomando como referencia el documento Pautas para la presentacin de propuestas de metas que todos los aos publica la DGPP-MEF. La propuesta de meta deber presentarse mediante un oficio suscrito por la Alta Direccin de la entidad pblica proponente de meta (Viceministros, funcionarios o funcionarias con cargos similares) y dirigido al Viceministro de Hacienda del MEF.

MES Hasta inicios del mes de septiembre de cada ao.

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Revisin y establecimiento de las propuestas de meta. La DGPP-MEF revisa, analiza y evala cada una de las propuestas de meta recibidas por parte de las entidades pblicas proponentes de meta. Se considerarn las propuestas de meta que cumplan con todo lo requerido en el anexo Contenidos mnimos de las propuestas de metas a ser presentada en el PI establecidos por la DGPP-MEF. Luego de ello, la DGPP-MEF procede a establecer las metas que sern incorporadas en la propuesta anual del PI, la ponderacin de las mismas, as como el borrador de Decreto Supremo.

MES Entre los meses de septiembre y noviembre de cada ao.

b. Elaboracin del Instructivo

Una vez realizada la seleccin de las metas que sern incorporadas en la propuesta anual de PI, la DGPP-MEF solicitar a la entidad pblica proponente de meta que inicie la elaboracin del instructivo que da pautas para el cumplimiento de la meta.

Las principales acciones que se llevan a cabo son:

Envo de pautas para la elaboracin de instructivos. La DGPP-MEF proporciona las pautas para la elaboracin de instructivos a las entidades pblicas responsables de meta.

Coordinacin y asesora. La DGPP-MEF asesora y orienta a las entidades pblicas proponentes de meta en la elaboracin del contenido del instructivo, el cual detalla los pasos que deben cumplir los gobiernos locales para lograr el cumplimiento de la meta.

Revisin de instructivos. La DGPP-MEF revisa las propuestas iniciales de instructivos y brinda retroalimentacin sobre las mismas. En caso de ser necesario, se podr solicitar a la entidad pblica proponente de meta realizar ajustes a sus propuestas.

Recepcin de propuestas finales de instructivos. Las entidades pblicas proponentes de meta enviarn la propuesta final del instructivo a la DGPP-MEF para su posterior aprobacin.

c. Elaboracin de Decreto Supremo y definicin de montos mximos

Para culminar la etapa de diseo, la DGPP-MEF elabora el Decreto Supremo denominado Aprueban los procedimientos para el cumplimiento de metas y la asignacin de los recursos del Plan de Incentivos a la Mejora de la Gestin y Modernizacin Municipal para cada ao.

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Luego de la publicacin del Decreto Supremo, la DGPP- MEF aprueba los Instructivos mediante Resolucin Directoral, y posteriormente los montos mximos que puede recibir cada gobierno local de los recursos del PI, mediante Resolucin Ministerial.

MES Entre los meses de diciembre y marzo del ao siguiente.

1.4.2 Implementacin de las actividades referidas al cumplimiento de las metas

Este momento se inicia una vez publicado el Decreto Supremo que aprueba la propuesta del Plan de Incentivos para el ao fiscal.

Las principales acciones que se llevan a cabo son:

a. Asistencia tcnica

La entidad pblica responsable de meta debe planificar, implementar y retroalimentar la asistencia tcnica que brindar a los gobiernos locales para dar cumplimiento a las metas establecidas en el PI.

El tema de asistencia tcnica ser presentado con mayor detalle en la Parte 2 de la presente gua.

b. Evaluacin y emisin de resultados del cumplimiento de metas

El proceso de evaluacin y emisin de resultados tiene por objeto determinar si los gobiernos locales cumplieron de forma completa, idnea y oportuna las metas aplicables a su clasificacin.

MESAl da siguiente de vencida la fecha lmite para el cumplimiento de metas (31 de julio o 31 de diciembre) hasta la fecha que se determine en el Decreto Supremo.

Este proceso conlleva la realizacin de las siguientes acciones:

Evaluacin del cumplimiento de la meta por parte de cada gobierno local. La entidad pblica responsable de meta debe evaluar el cumplimiento de cada meta, de acuerdo a los indicadores y criterios previamente establecidos en el Instructivo. De esta manera, la entidad pblica responsable de meta elabora el Informe de resultados obtenidos a partir del cumplimiento de las metas PI y lo remite a la DGPP-MEF.

Emisin de Resolucin Directoral. La DGPP- MEF revisa, consolida y publica mediante una Resolucin Directoral los resultados alcanzados por cada gobierno local, de acuerdo a los informes sobre cumplimiento de metas emitidos por las entidades pblicas responsables de meta.

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Formulacin de reclamos u observaciones por parte de los gobiernos locales. Publicada la Resolucin Directoral, los gobiernos locales cuentan con un plazo que es comunicado oportunamente por la DGPP-MEF para hacer llegar, de ser el caso, sus reclamos y observaciones a los resultados de cumplimiento de meta, debidamente sustentados. Los reclamos u observaciones de los gobiernos locales son presentados a la DGPP-MEF para luego ser trasladados a la entidad pblica responsable de meta para su revisin.

Solo se podr acreditar que se cumpli la meta en los plazos y forma establecida en el instructivo, y que existi algn error u omisin en la evaluacin. No cabe regularizar, subsanar o completar informacin.

Revisin de documentos sustentatorios sobre reclamos y observaciones. Las entidades pblicas responsables de meta tienen un plazo que es comunicado por la DGPP-MEF, para analizar la documentacin remitida por los gobiernos locales y, de ser el caso, enviar informacin a la DGPP-MEF sustentando un cambio en el resultado obtenido por un gobierno local en cuanto a su meta. Este cambio debe ser formalizado a travs de un oficio dirigido a la DGPP-MEF.

Emisin de Resolucin Directoral complementaria. Una vez recibidos los resultados de la revisin de reclamos y observaciones por parte de las entidades pblicas responsables de meta, la DGPP-MEF procede a elaborar y luego aprobar una Resolucin Directoral complementaria donde se muestren los cambios en los niveles de cumplimiento de la meta.

c. Transferencias de recursos a los gobiernos locales

A partir de los resultados obtenidos en la evaluacin y aprobados por Resolucin Directoral de la DGPP-MEF, se emite un Decreto Supremo que autoriza la transferencia de recursos a favor de los gobiernos locales que han cumplido las metas.

Los recursos del PI no asignados por incumplimiento de metas son distribuidos de manera adicional entre aquellos gobiernos locales que cumplieron el 100% de sus metas evaluadas en ese ao. A ello se le denomina Bono Adicional.

Cada ao se realizan dos transferencias por concepto del PI, una transferencia a partir del mes de abril por el cumplimiento de las metas establecidas para el 31 de diciembre del ao anterior, y otra transferencia a partir del mes de octubre por el cumplimiento de las metas establecidas para el 31 de julio del ao en curso. El el bono adicional se transfiere conjuntamente con esta segunda transferencia.

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1.4.3 Retroalimentacin de las acciones realizadas en el marco del Plan de Incentivos

En este ltimo momento, se busca que las entidades pblicas responsables de meta, la DGPP-MEF y los gobiernos locales, en tanto actores del PI, puedan analizar los resultados obtenidos y plantear sugerencias de mejora, precisiones y soluciones a problemas que surgieron en el cumplimiento de las metas, con el fin de mejorar el funcionamiento del instrumento PI.

De esta manera, se espera que la entidad pblica responsable de meta elabore y enve a la DGPP-MEF un informe que presente un balance que permita establecer los aspectos positivos, las lecciones aprendidas y sugerencias de mejora que puedan ser introducidas en el siguiente ciclo del PI.

MES Despus de la publicacin de los resultados del cumplimiento de meta de cada semestre.

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PARTE2Asistencia Tcnica en el marco del Plan de Incentivos a la Mejora de la Gestin y Modernizacin Municipal

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2.1 Qu se entiende por asistencia tcnica?

Las intervenciones articuladas y el trabajo intergubernamental se soportan en procesos de desarrollo, adaptacin y utilizacin del conocimiento institucional y fortalecimiento de las capacidades tcnicas de los funcionarios y funcionarias.

En ese sentido, la asistencia tcnica en el marco del PI se plantea como una importante herramienta de gestin orientada a aportar al fortalecimiento de capacidades tcnicas y el desarrollo de habilidades de los funcionarios y funcionarias de los gobiernos locales, que impulsen una mayor articulacin de las acciones del nivel nacional y local para la obtencin de los resultados que espera la ciudadana.

Por ello, y en el marco del PI, es de suma relevancia contar con procesos de asistencia tcnica slidos que no slo aseguren el cumplimiento de metas y objetivos del PI sino que puedan aportar a la construccin del conocimiento que genere cambios de comportamiento en la organizacin, con el fin de responder a los retos y la demanda que la ciudadana espera de las organizaciones pblicas.

En esa misma lnea, en el marco del PI, se entiende por Asistencia Tcnica (AT):

A la asesora tcnica (conocimiento tcnico y experiencia prctica) y soporte que brindar la entidad pblica responsable de meta a los gobiernos locales para promover el cumplimiento de las metas establecidas en el PI.

De esta manera, los contenidos de la asistencia tcnica sern flexibles a fin de responder a las necesidades, prioridades y peculiaridades de cada meta del PI y cada tipo de gobierno local al que la meta est dirigida.

2.2 Quines son los actores y sus responsabilidades durante el proceso de asistencia tcnica?

Una efectiva asistencia tcnica requiere necesariamente de un trabajo colaborativo y articulado entre los actores que intervienen en el PI. Para que ello suceda, es importante tener claramente identificados a los actores y definidas sus responsabilidades durante el proceso de AT, tal y como se detalla a continuacin.

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GobiernosLocales

Entidad pblicaresponsable de

meta

DGPP-MEF

2.2.1 Entidad pblica responsable de meta

Sus principales responsabilidades son:

Definir, organizar e implementar el equipo tcnico a cargo de la AT, el cual se har responsable de brindar la asistencia tcnica a los gobiernos locales. Es importante que el equipo tcnico a cargo de la AT cuente con el conocimiento tcnico y la informacin suficiente sobre los temas vinculados a la meta a cumplir por parte de los gobiernos locales. Asimismo, es recomendable que este equipo se conforme una vez aprobadas las metas del PI, de tal forma que puedan irse preparando para el proceso de AT a ser implementado antes de la fecha lmite para el cumplimiento de meta. Este equipo coordinar permanentemente con la DGPP-MEF.

La entidad pblica responsable de meta definir si conforma un equipo tcnico a cargo de la AT de todas sus metas o por cada meta.

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Definir, organizar e implementar un plan de AT para cada meta incluida en el PI, el cual deber reflejar la estrategia que adoptar la entidad pblica responsable de meta para implementar los compromisos de AT asumidos al momento de presentar la meta, establecer el cronograma para el desarrollo de los mismos y definir quines sern los responsables de cada una de las acciones al interior de la entidad pblica responsable de meta.

Mantener informado al equipo de DGPP-MEF durante todo el proceso de AT (i.e. planificacin de los compromisos de AT, desarrollo de las acciones de AT a travs de las modalidades de materiales educativos, asesora y capacitacin), con el fin de poder acompaarlos, en la medida de lo posible, en algunos espacios de este proceso.

Disear metodolgicamente e implementar las tres modalidades de AT (materiales educativos, asesora y capacitacin).

Identificar y asegurar los recursos financieros para brindar la AT a los gobiernos locales a los cuales est dirigida su meta.

2.2.2 DGPP - MEF

Sus principales responsabilidades son:

Establecer las pautas que orienten a las entidades pblicas responsables de meta para asegurar el desarrollo adecuado de un proceso de AT para el cumplimiento de la meta dirigido a los gobiernos locales.

Asesorar, en la medida de lo posible, a las entidades pblicas responsables de meta durante todo el proceso de AT.

Coordinar la programacin de las acciones de AT para el cumplimiento de las metas del PI con las entidades pblicas responsables de meta, con la finalidad de que estas sean oportunas para apoyar el cumplimiento de las metas, y asegurar que no se crucen entre s.

Dar opinin sobre la estrategia que adoptar la entidad pblica responsable de meta para implementar los compromisos de AT asumidos al momento de presentar la meta, la cual es establecida en su plan de AT.

Participar, en la medida de lo posible, en las acciones de AT que realicen las entidades pblicas responsables de meta.

Hacer seguimiento al correcto desarrollo del proceso de asistencia tcnica brindado por la entidad pblica responsable de meta a los gobiernos locales, de acuerdo a los parmetros establecidos en el respectivo Instructivo y plan de AT.

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Canalizar las consultas pertinentes que reciban de los gobiernos locales hacia las entidades pblicas responsables de meta.

Difundir entre las entidades pblicas responsables de meta, buenas prcticas en procesos de AT implementados por otras entidades que podran ser replicados.

2.2.3 Gobiernos locales

Sus principales responsabilidades son:

Designar a un funcionario que desempee el rol del Coordinador PI, quien ser el interlocutor:

Rol del Coordinador PI

Hacia adentro del gobierno local: con la alta direccin y las reas tcnicas responsables de metas.

Hacia fuera del gobierno local: con las entidades pblicas responsables de meta, y la DGPP-MEF durante todo el ciclo de PI, el cual incluye el proceso de AT.

Poner a disposicin de la alta direccin y los funcionarios y funcionarias del gobierno local la informacin sobre el PI que les permita comprender su ciclo, as como la importancia de poder designar a un equipo que se responsabilice del cumplimiento de las metas.

Definir, organizar e implementar el equipo de trabajo del PI en cada gobierno local, el cual es liderado por el Coordinador PI y est conformado por los funcionarios y funcionarias vinculados con el cumplimiento de las metas. Este equipo debe contar con toda la informacin que se provee durante el ciclo del PI, ya que ser su responsabilidad analizar a detalle el Instructivo as como la informacin que le sea entregada por las entidades pblicas responsables de meta para el cumplimiento de la misma.

El equipo tcnico del gobierno local para el PI deber participar de las acciones de asistencia tcnica que organicen las entidades pblicas responsables de meta y la DGPP-MEF. Principalmente debe asegurarse de contar con los materiales educativos que se provee para el cumplimiento de la meta, y participar en la capacitacin que brinda la entidad pblica responsable de meta.

Retroalimentar a la entidad pblica responsable de meta, as como a la DGPP-MEF en cuanto a los aprendizajes y otros aspectos que surjan durante el proceso de AT.

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2.3 Cul es el proceso de Asistencia Tcnica?

El proceso de asistencia tcnica est conformado por los siguientes momentos:

Planificacin de los compromisos de AT

asumidos

Desarrollo de las acciones de AT

Retroalimentacin sobre la AT

Planificacin de los compromisos de AT asumidos. La entidad pblica responsable de meta elabora un Plan de AT en el cual se detalla la programacin de los compromisos de asistencia tcnica a ser desarrollados para el cumplimiento de la meta, de acuerdo a lo presentado a la DGPP-MEF en el proceso de diseo de la propuesta anual del PI (en el anexo Contenidos mnimos de las propuestas de metas a ser presentadas al PI).

Desarrollo de las acciones de AT. La entidad pblica responsable de meta lleva a cabo un conjunto de acciones de asistencia tcnica dirigida a los gobiernos locales para propiciar el cumplimiento de las metas del PI.

La entidad pblica responsable de meta contar con el apoyo de la DGPP-MEF durante todo el proceso de asistencia tcnica a travs de:

Acompaamiento y coordinacin permanente para facilitar la ejecucin de la AT para el cumplimiento de meta.

Monitoreo a la adecuada ejecucin de la AT. Orientacin ante cualquier duda que les surja.

Retroalimentacin de AT. La DGPP-MEF y la entidad pblica responsable de meta podrn establecer un mecanismo para recibir retroalimentacin de los gobiernos locales, con el fin de identificar lecciones aprendidas y proponer mejoras que puedan incorporarse en el siguiente proceso de AT.

Como parte de los aprendizajes generados en los ltimos aos de implementacin del PI, se recomienda tener en cuenta los siguientes aspectos que aseguren un buen proceso de asistencia tcnica:

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Conocer el estado situacional de la gestin institucional (diagnstico general) de cada tipo de gobierno local sobre el que recae la meta, identificando las reas y temticas que podran convertirse en cuellos de botella para el cumplimiento de la meta.

Disear el plan de AT con su respectivo cronograma para cada meta, que permita asegurar el fortalecimiento de las capacidades de gestin de los gobiernos locales, apoyndose para ello en propuestas didcticas (asesoras, capacitaciones, documentos orientadores, etc) y, cuando sea el caso, propuestas tecnolgicas sencillas y prcticas, que puedan ser incorporadas en el trabajo cotidiano de esos gobiernos.

Prever la capacidad tcnica y operativa de la entidad pblica responsable de meta para brindar la asistencia tcnica de acuerdo al tipo de gobierno local al que est dirigida la meta. Por ejemplo, si la meta refiere a gobiernos locales de ciudades principales tipo A se dirigir a 40 gobiernos locales, frente a que si se dirige a gobiernos locales no consideradas ciudades principales con 500 o ms viviendas urbanas, se trabajar con 556 gobiernos locales, lo cual implica un despliegue mayor de recursos humanos y financieros (ver Anexo N 1. Nmero de gobiernos locales segn clasificacin para el ao 2014).

Considerar que cuando se introduce una nueva meta en el PI, la entidad pblica responsable de meta deber prever que los gobiernos locales puedan necesitar mayor asistencia tcnica, por lo que ser necesario prever un proceso de AT ms intenso.

2.4 Cmo planificar la asistencia tcnica?

Al momento de presentar una propuesta de meta, la entidad pblica proponente de meta precisa cules sern los compromisos de asistencia tcnica que asumira a fin de acompaar a los gobiernos locales en las acciones para el cumplimiento de las metas (Ver documento Pautas para la presentacin de propuestas de metas de la DGPP-MEF).

En ese sentido, una vez aprobada la meta, se recomienda que la entidad pblica responsable de meta elabore su Plan de AT, el cual detallar la forma en que se brindar la asistencia tcnica a los gobiernos locales para el cumplimiento de la meta.

Es importante que la entidad pblica responsable de meta asegure el financiamiento para implementar todas las acciones de asistencia tcnica dirigida a los gobiernos locales para el cumplimiento de meta.

El plan de AT debe considerar los siguientes aspectos:

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a. Conformacin del equipo tcnico a cargo de la AT

La implementacin del proceso de AT requiere de un trabajo coordinado de un equipo de tcnicos

de la entidad pblica responsable de meta. En la medida de lo posible, se sugiere que la entidad

pblica responsable de meta asigne a uno o ms funcionarios o funcionarias (dependiendo

del tipo de gobierno local al que se dirige la meta), la responsabilidad de definir, organizar e

implementar el plan de AT para el cumplimiento de meta mediante un memorndum interno. Ello

no implica necesariamente que el o los funcionarios o funcionarias slo ejerzan exclusivamente

estas responsabilidades, pero s pretende asegurar que un equipo tcnico de la entidad pblica

responsable de meta asuma la AT a cabalidad.

A su vez este equipo tcnico, dependiendo de la estrategia de AT por la que haya optado la

entidad pblica responsable de meta, podra apoyarse en otros funcionarios, funcionarias y/o

consultores externos para la implementacin de las acciones de AT (en particular en los casos de

asesoras y capacitaciones que probablemente requieran de un despliegue mayor de personal

para atender a todos los gobiernos locales correspondientes).

La definicin del nmero de funcionarios y funcionarias que conformen el equipo tcnico responsable de la AT depender del tipo de gobierno local al que se dirige la meta.

El equipo tcnico a cargo de la AT realizar los siguientes encargos:

Coordinacin del equipo. Un funcionario o funcionaria debe ejercer como coordinador del equipo tcnico a cargo de la AT. De esta manera, el coordinador gestionar al equipo

tcnico para cumplir adecuadamente con el proceso de AT establecido para cada meta

del PI y ser responsable de brindar e informar sobre los avances en el cumplimiento del

plan de AT en la entidad pblica responsable de meta.

Acciones vinculadas a los materiales educativos. Se debe disear y desarrollar los materiales educativos que son necesarios para asegurar el cumplimiento de la meta por

parte de los gobiernos locales.

Acciones vinculadas a la asesora. Se debe disear e implementar la asesora presencial y a distancia sobre el cumplimiento de meta a los gobiernos locales.

Acciones vinculadas a la capacitacin. Se debe disear e implementar la capacitacin para el cumplimiento de meta a los funcionarios y funcionarias de los gobiernos locales.

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b. Identificacin de las necesidades de los gobiernos locales

La entidad pblica responsable de meta debe recopilar informacin que le permita conocer la brecha de conocimiento existente y vinculado a la temtica que se aborda a travs de la meta del PI. De esta manera, se podr identificar cules son los temas que deben abordarse en las acciones de asistencia tcnica, y cul es el nfasis que debern tener los materiales educativos, la asesora y la capacitacin a ser desarrollados.

c. Definicin y programacin de las modalidades de AT

Con la identificacin de la brecha de conocimiento que debe ser abordada en cada tipo de gobierno local al cual se dirige la meta, el equipo tcnico a cargo de la AT se encargar de establecer la estrategia que adoptarn para implementar los compromisos de AT asumidos al momento de presentar la meta, y con ello definir las modalidades de AT que sern utilizadas (referidas a la asesora, materiales educativos y capacitacin), as como elaborar un cronograma de implementacin de la AT para cada meta, el cual ser coordinado con la DGPP-MEF.

2.5. Cmo implementar las acciones de asistencia tcnica?

En el marco del PI, la implementacin de las acciones de asistencia tcnica que la entidad pblica responsable de meta debe brindar a los gobiernos locales para el cumplimiento de meta se puede dar a travs de tres modalidades de AT:

Materiales educativos

Asesora

Capacitacin

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La asistencia tcnica es entendida como un proceso planificado y articulado que combina las tres modalidades de AT para asegurar que los gobiernos locales cuenten con los conocimientos y herramientas que requieren para el cumplimiento de las metas del PI.

Materiales educativos

Capacitacin

Asesora

Aprobacin de metas(Decreto supremo)

Lnea de tiempo

Fecha lmite para el cumplimiento de meta

2.5.1 Materiales educativos

Se define material educativo como aquel instrumento comunicacional en el proceso enseanza-aprendizaje con el objetivo de ampliar contenidos, facilitar la puesta en prcticas y fomentar el intercambio de experiencias.

En la medida que amerite, el equipo tcnico a cargo de la AT dispondr el desarrollo de materiales educativos referidos al cumplimiento de meta, tales como:

30

Documento informativo. Es un documento diseado para orientar, motivar y facilitar al lector el entendimiento y aplicacin de ciertos conocimientos de cara en este caso al cumplimiento de las metas del PI. Principalmente ofrece orientaciones tcnicas sobre cmo cumplir la meta del PI de forma ms detallada a lo indicado en el Instructivo.

Manual. Es un documento tcnico que contiene un conjunto de instrucciones sustanciales que permite orientar el desarrollo y la implementacin de actividades, funciones y procesos vinculados a un tema en este caso- abordado a travs de las metas del PI.

Videos tutoriales. Videos orientadores sobre pasos a seguir y/o pautas de cmo realizar ciertos procedimientos. Muchas veces se usan tambin para medios de instruccin en cuanto al uso de aplicativos informticos que tengan que usar los gobiernos locales para el cumplimiento de la meta.

Aplicativos informticos. Son herramientas multimedia que favorecen el ingreso y gestin de la informacin- en este caso- relacionada al cumplimiento de una meta.

Otros que se consideren pertinentes.

Es importante prever que los gobiernos locales a los cuales se dirige la meta cuenten con acceso a internet que les permita hacer uso de los aplicativos informticos que se han desarrollado para el cumplimiento de meta.

Para aquellas zonas donde no se cuente con internet se recomienda permitir que se trabaje con archivos que se puedan descargar, para ser trabajados sin conexin y luego volver a cargarlos al aplicativo, por ejemplo haciendo uso de una cabina pblica de internet en su localidad o en la localidad ms cercana.

Para el desarrollo de los materiales, se llevarn a cabo las siguientes acciones:

31

a. Diseo metodolgico del material educativo. El equipo tcnico a cargo de la AT, a partir del plan de AT, propone y disea los materiales educativos que le permita a los funcionarios y funcionarias de los gobiernos locales un mejor entendimiento de cmo llevar a cabo las actividades previstas para el cumplimiento de la meta.

b. Desarrollo de material educativo. Esta accin consiste en el desarrollo de contenidos y la adecuacin pedaggica del material en funcin al objetivo que persigue y al pblico al que se orienta.

c. Envo de propuesta de material educativo a la DGPP-MEF. En el caso de los materiales educativos previsto como parte integrante del instructivo para el cumplimiento de la meta, la DGPP-MEF deber revisarlo y aportar comentarios sobre los mismos. Ello con el objeto de asegurar que estos cumplan con los criterios acordados en el Instructivo, de tal forma que apoyen adecuadamente el cumplimiento de la meta.

Las entidades pblicas responsables de meta, de estimarlo necesario, podran desarrollar materiales complementarios a los que se mencionen en el instructivo, para asegurar un mayor cumplimiento de la meta planteada. Todo el apoyo que los gobiernos locales puedan recibir de las entidades pblicas responsables de meta ser valioso.

d. Validacin del material educativo. Dependiendo de la complejidad del material, es recomendable que la entidad pblica responsable de meta pueda prever un espacio de validacin del material con una muestra de gobiernos locales, que asegure su adecuado entendimiento y el logro de los objetivos para el cual fue desarrollado.

e. Diseo e impresin del material educativo. Luego de incorporar los aportes a los materiales educativos de la DGPP-MEF (y de ser el caso, de una muestra de gobiernos locales), el equipo tcnico a cargo de la AT cuenta con el diseo final del material y procede a gestionar su reproduccin. Para ello es importante considerar el nmero de gobiernos locales y funcionarios que participarn en los diversos espacios de asistencia tcnica previstos.

f. Difusin del material educativo. La distribucin y difusin del material educativo desarrollado para el cumplimiento de las metas del PI se realiza principalmente en la capacitacin dirigida a los gobiernos locales que deben lograr la meta. Asimismo, el material educativo podr ser enviado mediante mensajera a cada gobierno local, as como publicar la versin digital de estos (de preferencia en PDF) en la pgina web institucional.

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Es importante que en el programa de la capacitacin se destine un espacio de tiempo para presentar el material educativo, describir su contenido y explicar el modo de uso.

Caso

La meta denominada Realizar acciones de monitoreo al mantenimiento preventivo en los locales escolares de la jurisdiccin (Meta 2014) tiene como objetivo que los gobiernos locales supervisen que los recursos transferidos a las instituciones educativas sean utilizados adecuadamente.

Considerando que la meta est enfocada en las municipalidades clasificadas como ciudades no principales con 500 o ms viviendas urbanas, y ciudades no principales con menos de 500 viviendas urbanas, el Ministerio de Educacin (MINEDU) desarroll un aplicativo informtico en lnea que permite a los gobiernos locales consultar sobre las instituciones educativas de su jurisdiccin, la persona responsable de recibir los fondos (en la mayora de veces, se trata de los Directores de la Institucin Educativa), el monto transferido para este encargo, as como si este monto ha sido retirado del Banco de la Nacin por el responsable. Ello permite al gobierno local llevar adelante un adecuado plan de monitoreo y lograr el cumplimiento de la meta.

Adicionalmente, al finalizar la ronda de capacitaciones previstas en el marco de la meta PI, el MINEDU sistematiz las preguntas ms recurrentes en las diferentes sesiones de capacitacin realizadas y desarroll el documento Preguntas Frecuentes, el cual est publicado en la pgina web del MINEDU y el MEF para su consulta por parte de otros gobiernos locales.

2.5.2 Asesora

La asesora se concibe como un proceso en el que el equipo tcnico a cargo de la AT da asistencia experta, apoyo mediante la sugerencia y opinin especializada, intercambia conocimientos y orienta tcnicamente a los gobiernos locales que la solicitan en los temas vinculados al cumplimiento de la meta del PI.

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MESLa asesora para el cumplimiento de meta es permanente durante el periodo en el que la entidad pblica responsable de meta forma parte del PI.

La asesora se caracteriza por:

Responde a las consultas especficas formuladas por los gobiernos locales durante la implementacin de las acciones que les permitirn dar cumplimiento a la meta.

Se basa en la experiencia tcnica, as como en los lineamientos de poltica y enfoques propios de la entidad pblica responsable de meta.

Esta modalidad de asistencia tcnica, en tanto se basa en un proceso de ida y vuelta e individualizado con cada gobierno local, permitir no solamente identificar y validar iniciativas y conocimientos que son necesarios para cumplir la meta sino que adems consolidar espacios de relacin laboral y de confianza entre los equipos de la entidad pblica responsable de meta y los gobiernos locales.

Las soluciones a los problemas que se presenten en el cumplimiento de la meta del PI se construyen a partir de la interaccin entre el equipo tcnico a cargo de la AT y los gobiernos locales a los que se les brinda la AT. El equipo tcnico a cargo de la AT compartir y aportar estrategias, instrumentos y metodologas que podrn ayudar a identificar los caminos para favorecer el cumplimiento de la meta. No obstante, ser el gobierno local quien decida luego de la asesora qu medidas implementar de acuerdo a la pertinencia que le vea a las mismas.

La asesora se puede implementar a travs de distintos canales de comunicacin. La seleccin de los mismos depender de las caractersticas de los gobiernos locales a los que se dirige la meta, as como la capacidad tcnica y logstica con la que cuenta la entidad pblica responsable de la meta.

El equipo a cargo de la AT puede proveer los siguientes tipos de asesora:

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Asesora presencial: En el marco del PI, es aquella asesora que se brinda directamente en las oficinas de la entidad pblica responsable de meta.

Asesora a distancia: En el marco del PI, es aquella asesora que se brinda de manera remota y a travs de un medio de comunicacin tal como el correo electrnico, telfono, redes sociales, comunicaciones escritas.

A continuacin, se describen las acciones a realizar en cada una de ellas:

a. Asesora presencial

El equipo tcnico a cargo de la AT debe atender a los funcionarios de los gobiernos locales que visiten sus oficinas para obtener asesora vinculada al cumplimiento de meta.

Para asegurar que la asesora presencial sea exitosa se sugiere:

Proponer el diseo metodolgico de la asesora presencial, lo cual implica delinear el procedimiento que el equipo tcnico a cargo de la AT deber seguir para atender las demandas de asesora referidas al cumplimiento de la meta por parte de los gobiernos locales.

Una vez coordinada la visita de los funcionarios y funcionarias de los gobiernos locales, se debe definir una agenda de temas a tratar para que el equipo tcnico a cargo de la AT pueda contar con los especialistas tcnicos y la informacin idnea para brindar una adecuada asesora.

El gobierno local debe solicitar con la debida anticipacin una asesora presencial del equipo tcnico a cargo de la AT sobre el cumplimiento de meta.

Tanto los funcionarios del gobierno local como el equipo tcnico a cargo de la AT deben de disponer de tiempo razonable para abordar todos los puntos de la agenda y que no sean distrados por otras actividades.

Asegurar que se cuenta con el espacio fsico y las herramientas de comunicacin idneas para realizar la reunin.

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Documentar, en lo posible, la visita para poder identificar preguntas / dudas recurrentes y aprendizajes que puedan ser luego compartidos con otros gobiernos locales.

b. Asesora a distancia

El equipo tcnico a cargo de la AT debe atender todas las comunicaciones que los funcionarios de los gobiernos locales hacen llegar con respecto a las acciones para el cumplimiento de las metas del PI.

Correos electrnicos

Llamadas telefnicas Oficios

Redes sociales

De igual forma que en la asesora presencial, en lo posible, se debe identificar preguntas/dudas recurrentes que puedan ser luego sistematizadas y difundidas para un mejor entendimiento por parte de otros gobiernos locales. En ese sentido, se recomienda sistematizar y consolidar una lista de Preguntas Frecuentes dirigida a gobiernos locales vinculada a cada meta.

Los principales temas en los que los gobiernos locales solicitan asesora suelen estar relacionados con:

Cmo deben cumplir la meta?

Cmo pueden solucionar algunas dificultades que se les est presentado para cumplir la meta?

Cules son los plazos para el cumplimiento de la meta?

Cmo debe ser presentada la informacin: correo, mesa de partes, va web?

Dnde pueden obtener mayor detalle sobre la meta o la poltica pblica en la que se enmarca?

Otros aspectos referidos a la temtica a la que est referida la meta.

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Como parte de los aprendizajes generados en los ltimos aos de implementacin del PI, se recomienda:

Designar una o ms personas a cargo de responder las consultas que se reciban a travs de los correos electrnicos y va telefnica.

Asegurarse que los funcionarios designados para brindar la asesora presencial y a distancia tengan la solvencia para orientar en la temtica relacionada a la meta, as como sobre el procedimiento para el cumplimiento de la misma establecido en el instructivo.

Crear un correo que sea exclusivo para recibir consultas y enviar informacin referente a la meta del PI (i.e. meta##@institucion.gob.pe).

Organizar y sistematizar la informacin (dudas, consultas, respuestas) ms importante y recurrente durante el proceso de asesora presencial y a distancia de manera que se vaya construyendo una lista de Preguntas Frecuentes que pueda ser luego difundida entre todos los gobiernos locales a los que se dirige la meta.

Caso

La meta denominada Registro de Informacin en el Sistema INFObras (Meta 2013 y 2014) tiene como objetivo que los gobiernos locales registren la informacin de obras por contrata y administracin directa en el sistema INFObras.

Para brindar la asesora para el cumplimiento de meta, la Contralora General de la Repblica ha puesto a disposicin de los gobiernos locales un correo electrnico y una lnea telefnica a los cuales ha asignado responsables que logran dar respuesta inmediata (no ms de 24 horas) a los gobiernos locales. Para las municipalidades de ciudades principales Tipo A y B han designado dos (2) funcionarios y, para las Municipalidades de ciudades no principales con 500 o ms viviendas urbanas se ha designado un funcionario ms.

2.5.3 Capacitacin

La capacitacin es definida como un proceso continuo de enseanza y aprendizaje que busca generar o mejorar las competencias (conocimientos, habilidades y actitudes) de las personas para realizar adecuadamente sus funciones, contribuyendo con ello a incrementar el desempeo de las mismas en las actividades en la organizacin.

En el marco del PI, las capacitaciones que llevar a cabo el equipo tcnico a cargo de la AT pueden ser capacitaciones informativas o formativas, de acuerdo al tipo de gobierno local al que est dirigida la meta y al grado de complejidad de la meta.

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Capacitacin informativa: proceso de enseanza-aprendizaje que expone la informacin bsica de un tema para difundir y reforzar el conocimiento que se tiene sobre este.

Suelen ser sesiones de corta duracin.

Capacitacin formativa: proceso de enseanza-aprendizaje que profundiza el conocimiento en un tema y genera mejoras en la actitud y habilidades de sus participantes.

Suelen ser sesiones de larga duracin.

Asimismo, las capacitaciones podrn abarcar desde sesiones cortas y puntuales como talleres de capacitacin hasta sesiones ms largas como cursos de especializacin o diplomados.

Necesariamente debe realizarse por lo menos una capacitacin por cada meta del PI, cuyo principal objetivo es informar sobre las acciones que el gobierno local deber realizar para acreditar el cumplimiento de la meta.

El equipo tcnico a cargo de la AT debe coordinar con la DGPP-MEF la programacin y el contenido de las capacitaciones, toda vez que ste ltimo concentra la programacin de todas las capacitaciones que se realizan en el marco del PI. De esta manera, la DGPP-MEF podr identificar rpidamente si la capacitacin planificada se cruza con capacitaciones de otras entidades pblicas responsables de meta para el mismo tipo de gobiernos locales en lo referido a las fechas y ante lo cual se comunica a las entidades y se apoya en el proceso de coordinacin para reprogramar las fechas de las capacitaciones. Asimismo, la DGPP-MEF promover la coordinacin entre las entidades pblicas responsables de meta para planificar actividades conjuntas cuando se trata del mismo tipo de gobiernos locales.

MES

La capacitacin debe haberse brindado a los gobiernos locales antes de la fecha lmite para el cumplimiento de meta, de acuerdo a lo requerido en el Instructivo.

La capacitacin involucra el siguiente conjunto de acciones:

38

Preparacin

Realizacin de la capacitacin

Lecciones aprendidas

a. Preparacin de la capacitacin

El equipo tcnico a cargo de la AT debe iniciar la preparacin de la capacitacin para el cumplimiento de meta que ofrecer a los gobiernos locales, lo cual implica:

La capacitacin para el cumplimiento de meta necesariamente ser presencial, aun cuando pueda ser complementada con sesiones de capacitacin virtual.

Definir el programa y la metodologa de la capacitacin. La definicin del programa (Ver Anexo N 2. Modelo de programa de capacitacin) y la metodologa de la capacitacin debe considerar los siguientes aspectos: i) a qu tipo de gobiernos locales se va a capacitar, ii) el grado de complejidad de la meta. La capacitacin puede utilizar una o varias de las siguientes metodologas recomendadas:

Sesin expositiva. Basada principalmente en una pauta predeterminada de capacitacin establecida por el expositor, donde utilizando una presentacin multimedia, se va planteando el conjunto de conceptos normativos y tcnicos, as como soluciones prcticas vinculadas al cumplimiento de la meta. Generalmente se organizan sesiones de por lo menos 4 horas.

Presentacin de casos prcticos. Este tipo de capacitacin implica una preseleccin de ejemplos (casos) que permitan relevar los aspectos positivos y negativos de iniciativas antes implementadas, con el fin de revisar y discutir, de manera grupal, el cmo asegurar el cumplimiento de la meta.

Sesin Prctica. Provee de la posibilidad de un ejercicio guiado del uso de un aplicativo informtico o formatos pre-establecidos para el cumplimiento de la meta.

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Complementariamente se pueden usar videos para motivar, llamar a la reflexin o explicar de manera visual- los temas que se consideran importantes de posicionar sobre el cumplimiento de meta.

Para organizar el contenido de la capacitacin, se sugiere que el equipo tcnico a cargo de la AT desarrolle un programa detallado de la capacitacin para poder tener claramente establecido los temas, tiempos y responsables por cada una de las secuencias de la capacitacin (Ver Anexo N3. Modelo de programa detallado de capacitacin).

Definir el perfil y/o funcionario o funcionaria del gobierno local a ser invitados. El equipo tcnico a cargo de la AT debe definir el perfil que, en la medida de lo posible, debe cumplir el funcionario o funcionaria del gobierno local que participe en la capacitacin. Es importante invitar necesariamente al especialista tcnico del gobierno local que implementar las acciones que asegurarn el cumplimiento de la meta.

Definir el expositor y el material educativo que utilizar. Se debe asegurar la designacin de los especialistas del equipo tcnico de la AT que dictarn la capacitacin para que exista el tiempo suficiente para desarrollar, revisar y ajustar la propuesta final de exposicin y herramientas que requerir el expositor para asegurar el resultado esperado con la capacitacin.

El equipo tcnico a cargo de la AT debe revisar los formatos de presentacin y materiales de capacitacin con anticipacin de manera que se asegure que cumplen con los objetivos del taller y evitar enviar mensajes contradictorios o entreguen informacin innecesaria que termine confundiendo a los participantes.

Proponer fechas para la capacitacin. Este aspecto es muy importante debido a que influye en todo el proceso logstico de la capacitacin. Se debe coordinar con la DGPP-MEF la programacin de las fechas.

Definir las sedes descentralizadas y estimar la cantidad de participantes. Se debe identificar las ciudades donde se realizarn las capacitaciones de manera descentralizada, definir qu gobiernos locales sern invitados as como el nmero de funcionarios. Ello para tomar acciones en cuanto a la infraestructura que se requerir (dimensiones y capacidad del local), la cantidad de material a entregar, as como aspectos logsticos (se detallan a continuacin) entre otros que aseguren la correcta implementacin de la capacitacin.

40

Para definir las dimensiones y capacidad del local para realizar la capacitacin se debe tener en cuenta la distribucin de la sala: Tipo escuela (con sillas y mesas) o Tipo auditorio (slo sillas).

Definir y gestionar los requerimientos logsticos (sala, equipos, traslados, entre otros). La capacitacin requiere haberse previsto varios aspectos logsticos, por lo que se propone una lista de chequeo que puede ser utilizada por el equipo tcnico a cargo de la AT para hacer seguimiento a estos requerimientos (Ver Anexo N 4. Lista de chequeo de requerimientos logsticos). Entre los principales aspectos logsticos a tomar en cuenta se encuentran:

Transporte (pasaje) y viticos para los especialistas del equipo tcnico a cargo de la AT que van a dictar el taller.

Impresin y envo de los materiales para el taller a las sedes establecidas con la debida anticipacin.

Alquiler de un local para capacitacin en muchos casos la primera opcin es el prstamo del ambiente por parte de alguna entidad en el mbito local.

Coffee break.

Alquiler de equipos de apoyo que se requieran para el taller.

Computadora para las exposiciones y trabajos que se realicen.

Salida de audio para proyectar videos.

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Proyector.

Ecran grande.

Micrfonos inalmbricos.

Equipo de sonido.

Mesa de registro de participantes.

Mesa de expositores.

Otros (Acceso a internet, Pizarra + plumones, Puntero laser + presentador).

MES

El equipo tcnico a cargo de la AT debe llegar al lugar donde se realizar la capacitacin con un da de anticipacin a la fecha prevista para la misma., y as asegurarse que se dispone con todos los requerimientos logsticos.

Coordinar el envo oportuno de los materiales educativos. Los materiales educativos desarrollados oportunamente por el equipo tcnico a cargo de la AT deben ser distribuidos en los talleres de capacitacin para favorecer el cumplimiento de las metas del PI por parte de los gobiernos locales.

MES

Los materiales educativos deben estar disponibles en la sede de la capacitacin con dos de anticipacin a la fecha prevista para la misma.

Asegurar la asistencia de los funcionarios y funcionarias invitados. Una vez enviados los oficios con la convocatoria a la capacitacin, se debe realizar el seguimiento a la confirmacin de la participacin de los funcionarios y funcionarias invitados. Asimismo, se sugiere hacer recordatorios va la pgina web de la entidad pblica responsable de meta, as como envo de correos o realizacin de llamadas a los coordinadores PI.

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MES

Los oficios y correos de invitacin a la capacitacin deben llegar a los gobiernos locales con dos semanas de anticipacin a la fecha de la misma.

b. Realizacin de la capacitacin

La realizacin de la capacitacin implica la participacin activa del equipo tcnico a cargo de la AT, de la DGPP-MEF y de los gobiernos locales.

Se ha identificado que algunas entidades pblicas responsables de meta que tienen oficinas descentralizadas realizan sus acciones de asesora, as como la capacitacin a travs de los funcionarios de estas oficinas. En ese sentido, se sugiere que el equipo tcnico a cargo de la AT se asegure de fortalecer capacidades en sus equipos descentralizados y hacer seguimiento para que la asistencia tcnica se brinde de manera idnea para el cumplimiento de la meta.

Como parte de los aprendizajes generados en los ltimos aos de implementacin del PI, se recomienda:

Antes del inicio de la capacitacin:

El equipo tcnico a cargo de la AT debe estar al menos con una hora de anticipacin al inicio de la capacitacin para verificar todos los temas logsticos y que todo se encuentre dispuesto correctamente.

Al inicio de la capacitacin:

Se debe asegurar el contar al menos con una persona para el registro de asistencia y la entrega de materiales de la capacitacin.

Se debe contar con un registro de asistencia (Ver Anexo N 5. Modelo de registro de asistencia) que facilite luego la identificacin de funcionarios de los gobiernos locales que participaron en la capacitacin para poder hacerle seguimiento.

Los participantes deben firmar una sola lista para facilitar la sistematizacin posterior.

Se deben considerar espacios para que los gobiernos locales puedan hacer consultas y el equipo tcnico a cargo de la AT pueda absolverlas. Para ello, se sugiere definir la manera en que se realizar el proceso de consultas:

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Las consultas se podrn realizar durante la exposicin, en donde los funcionarios de los gobiernos locales podrn levantar la mano y hacer su consulta; o

Las consultas solo se podrn realizar al final de la exposicin, en donde los funcionarios de los gobiernos locales podrn levantar la mano y hacer su consulta; o

Al final de la exposicin, con preguntas escritas.

El optar por una de estas tres alternativas depender mucho del estilo del expositor, as como la experiencia que se tenga para responder las consultas.

Durante la capacitacin:

Se debe contar con una persona de apoyo para recibir las consultas o alcanzar el micrfono a los participantes que desean formular consultas.

Se debe asegurar que el equipo tcnico a cargo de la AT cuente con una persona que pueda ir tomando nota de las preguntas y respuestas que se realicen para su posterior sistematizacin.

Se puede recoger las apreciaciones sobre la capacitacin de los funcionarios de los gobiernos locales a travs de un formato de evaluacin propuesto por el equipo tcnico a cargo de la AT.

Despus de la capacitacin:

Culminado cada taller, el equipo tcnico a cargo de la AT debe enviar el registro de asistencia escaneado y en un plazo no mayor a una semana de haber culminado sus talleres de capacitacin, deber enviar la sistematizacin de las preguntas y respuestas de la capacitacin a la DGPP-MEF.

c. Lecciones aprendidas de la capacitacin

Es importante que el equipo tcnico a cargo de la AT tenga un espacio de reflexin sobre que mejoras consideran importantes incorporar para siguientes capacitaciones. Estas mejoras pueden tratarse de temas que deben ser incorporados, temas que requieren ms detalle, casos que pudieran ser compartidos, as como mejoras en los aspectos logsticos.

Asimismo, es importante que la DGPP-MEF tambin pueda compartir sus recomendaciones sobre la capacitacin al equipo tcnico a cargo de la AT.

Como parte de los aprendizajes generados en los ltimos aos de implementacin del PI, se puede indicar que:

Se tiene evidencia que los gobiernos locales consideran que los talleres de capacitacin presenciales son los espacios de intercambio de conocimiento y experiencias ms valiosos y enriquecedores para obtener un claro entendimiento del como cumplir la meta, as como poder absolver las consultas y dudas que le surjan de manera inmediata.

Se sugiere la siguiente secuencia en la capacitacin:

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Una presentacin corta sobre el PI por parte de la DGPP-MEF.

Una presentacin corta sobre el contenido del instructivo para el cumplimiento de la meta por parte del equipo tcnico a cargo de la AT.

Capacitacin brindada por parte del equipo tcnico a cargo de la AT.

Caso

La meta denominada Padrn Nominal homologado y actualizado de nios y nias menores de 6 aos (Meta 2013 y 2014) tiene como objetivo que los gobiernos locales, en coordinacin con los establecimientos de salud de su jurisdiccin, mantengan actualizada la informacin de los menores que se atienden en dichos establecimientos, definiendo el lugar de residencia de cada menor, haciendo uso de un aplicativo en lnea.

La metodologa de la capacitacin contempl sesiones expositivas (tericas) y prcticas. Para estas ltimas, el Ministerio de Salud contrat ambientes con equipos de cmputo y acceso a internet para que todos los funcionarios de los gobiernos locales que participaban pudieran, mediante grupos de trabajo con horarios definidos, tener un ejercicio prctico sobre el uso del aplicativo en lnea del Padrn Nominal.

2.6 Cmo se retroalimenta el proceso de la asistencia tcnica?

La DGPP-MEF y la entidad pblica responsable de meta podrn disponer de un mecanismo que les permita recibir retroalimentacin de los gobiernos locales sobre la asistencia tcnica brindada para el cumplimiento de la meta del PI, con el objetivo de poder identificar lecciones aprendidas y proponer mejoras que puedan ser incorporadas en los siguientes procesos de asistencia tcnica.

Este mecanismo puede llevarse a cabo a travs de: i) un taller de trabajo con funcionarios de la DGPP-MEF, de la entidad pblica responsable de meta, as como de un grupo de gobiernos locales; ii) realizar una encuesta que permita recoger las apreciaciones, sugerencias y propuestas de mejoras sobre el proceso de AT de los gobiernos locales; iii) otro que sea pertinente.

45

Asimismo, la DGPP-MEF podr compartir con las entidades responsables de meta las buenas prcticas que han desarrollado otras entidades pblicas responsables de meta con el fin de seguir construyendo un mejor proceso de asistencia tcnica para el cumplimiento de las metas del PI.

46

47

ANEXOS

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49

Anexo N 1. Nmero de gobiernos locales por clasificacin para el ao 2014

N ReginCiudades principales Ciudades no principales

TOTALTipo A Tipo B

Con 500 o ms VU

Con menos de 500 VU

1 AMAZONAS 0 3 18 63 84

2 ANCASH 0 8 34 124 166

3 APURIMAC 0 5 15 60 80

4 AREQUIPA 1 18 32 58 109

5 AYACUCHO 0 5 40 70 115

6 CAJAMARCA 0 3 25 99 127

7 CALLAO 1 5 0 0 6

8 CUSCO 0 8 46 54 108

9 HUANCAVELICA 0 2 20 73 95

10 HUANUCO 0 5 22 50 77

11 ICA 0 23 8 12 43

12 JUNIN 0 19 44 60 123

13 LA LIBERTAD 1 17 22 43 83

14 LAMBAYEQUE 1 11 22 4 38

15 LIMA 35 24 35 77 171

16 LORETO 0 6 16 29 51

17 MADRE DE DIOS 0 1 5 5 11

18 MOQUEGUA 0 4 8 8 20

19 PASCO 0 3 17 9 29

20 PIURA 0 17 27 21 65

21 PUNO 0 5 49 55 109

22 SAN MARTIN 0 7 32 38 77

23 TACNA 1 5 4 17 27

24 TUMBES 0 2 9 2 13

25 UCAYALI 0 3 6 6 15

TOTAL 40 209 556 1037 1842

NOTA: Se debe tener en cuenta que el cuadro de clasificacin podr variar ao a ao. La lista de gobiernos locales se encontrar en el Anexo 1 del Decreto Supremo Aprueban los procedimientos para el cumplimiento de metas y la asignacin de los recursos del plan de incentivos a la mejora de la gestin y modernizacin municipal del ao.

50

Anexo N 2. Modelo de programa de capacitacin

(Logos)

Plan de Incentivos a la Mejora de la Gestin y Modernizacin Municipal

Entidad pblica responsable de meta: ________________________________________

Meta: ____________________________________________________________________

Lugar: ___________________________________________________________________

PROGRAMA

Hora Actividad

09:00 a.m. 09:30 a.m. Registro de Participantes

09:30 a.m. 09:40 a.m. Palabras de Bienvenida a cargo del equipo tcnico

09:40 a.m. 10:00 a.m. Presentacin sobre el PI

10:00 a.m. 11:30 a.m. Capacitacin. Parte I

11:30 a.m. 11:50 a.m. Coffee break

11:50 m. 13:50 p.m. Capacitacin. Parte II

13:50 p.m. 14:00 p.m. Intervenciones finales y cierre del taller

NOTA: El programa de la capacitacin se ajustar a la duracin que se establezca para la capacitacin.

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Anexo N 3. Modelo de programa detallado de capacitacin

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Anexo N 4. Lista de chequeo de requerimientos logsticos para la capacitacin

Tema DetalleEjecutado

Marcar

Logstica Convocatoria:Oficio circular enviado por courierOficio enviado al correo electrnico del coordinador PIPublicacin en web

Alquiler de sala

Mesa de registro

Mesa de expositores

Coffee break

Laptop

Proyector multimedia

Ecran grande

Micrfonos inalmbricos

Equipo de sonido

Presentador (c/remoto y puntero)

Acceso a internet

Pizarra acrlica con plumones

Equipo Tcnico

Expositor/moderador designado

Apoyo para registro de participantes

Facilitador

USB/CD con materiales de apoyo (ppt, videos, etc.)

Materiales Folders/carpetas

Blocks de notas

Lapiceros

Instructivos

Guas

Manuales

Ppt impreso

Envio de materiales a la sede de la capacitacin

Formatos para formular preguntas

53

Anexo N 5. Modelo de registro de asistenciaN

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