Guía metodológica para la gestión de información ...
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Universidad de La Salle Universidad de La Salle Ciencia Unisalle Ciencia Unisalle Maestría en Ingeniería Facultad de Ingeniería 1-2015 Guía metodológica para la gestión de información, aplicable a Guía metodológica para la gestión de información, aplicable a estaciones de bombeo de crudo en Colombia, basado en los estaciones de bombeo de crudo en Colombia, basado en los lineamientos del PMI lineamientos del PMI José Leonardo Ávila Ávila Universidad de La Salle, Bogotá Follow this and additional works at: https://ciencia.lasalle.edu.co/maest_ingenieria Part of the Engineering Commons Citación recomendada Citación recomendada Ávila Ávila, J. L. (2015). Guía metodológica para la gestión de información, aplicable a estaciones de bombeo de crudo en Colombia, basado en los lineamientos del PMI. Retrieved from https://ciencia.lasalle.edu.co/maest_ingenieria/13 This Tesis de maestría is brought to you for free and open access by the Facultad de Ingeniería at Ciencia Unisalle. It has been accepted for inclusion in Maestría en Ingeniería by an authorized administrator of Ciencia Unisalle. For more information, please contact [email protected].
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Universidad de La Salle Universidad de La Salle
Ciencia Unisalle Ciencia Unisalle
Maestría en Ingeniería Facultad de Ingeniería
1-2015
Guía metodológica para la gestión de información, aplicable a Guía metodológica para la gestión de información, aplicable a
estaciones de bombeo de crudo en Colombia, basado en los estaciones de bombeo de crudo en Colombia, basado en los
lineamientos del PMI lineamientos del PMI
José Leonardo Ávila Ávila Universidad de La Salle, Bogotá
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Citación recomendada Citación recomendada Ávila Ávila, J. L. (2015). Guía metodológica para la gestión de información, aplicable a estaciones de bombeo de crudo en Colombia, basado en los lineamientos del PMI. Retrieved from https://ciencia.lasalle.edu.co/maest_ingenieria/13
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GUÍA METODOLÓGICA PARA LA GESTIÓN DE INFORMACIÓN, APLICABLE A ESTACIONES DE BOMBEO
DE CRUDO EN COLOMBIA, BASADO EN LOS LINEAMIENTOS DEL PMI.
JOSÉ LEONARDO ÁVILA ÁVILA
UNIVERSIDAD DE LA SALLE FACULTAD DE INGENIERÍA MAESTRÍA EN INGENIERÍA
BOGOTA D. C. 2015
GUÍA METODOLÓGICA PARA LA GESTIÓN DE INFORMACIÓN, APLICABLE A ESTACIONES DE BOMBEO
DE CRUDO EN COLOMBIA, BASADO EN LOS LINEAMIENTOS DEL PMI.
JOSÉ LEONARDO ÁVILA ÁVILA
Trabajo de grado para optar al título de Magister en Ingeniería Director: Ing. Hernando Josué Peña Villamil.
UNIVERSIDAD DE LA SALLE FACULTAD DE INGENIERÍA MAESTRÍA EN INGENIERÍA
BOGOTA D.C 2015
Nota de aceptación:
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Firma del presidente del jurado
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Firma del jurado
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Firma del jurado
Bogotá, agosto de 2015
Quiero dedicar este trabajo a mi Familia, Nemesio, Ligia y Andrea por el apoyo
constante en mis proyectos académicos y personales; a mi sobrina Isabella por la
motivación que me impulsa cada día a ser mejor; a mi novia Marcela por su valiosa e
incondicional compañía y a Gustavo Cerati por la inspiración.
En memoria de mi abuelita Amelia.
AGRADECIMIENTOS El autor expresa sus agradecimientos a:
LANCHEROS, Diana, MSc Docente de la Universidad de La Salle. Asesora
metodológica.
CORREA, Ramón, Ingeniero de Sistemas y asesor, por su colaboración y
orientación.
RAMIREZ, Gustavo, Ingeniero Eléctrico, Director de Postgrados en Ingeniería, por
su orientación e indicaciones a seguir durante el desarrollo de esta investigación.
CAMARGO, Sonia, Ingeniera de Alimentos, Asistente Académica Posgrados
Facultad de Ingeniería Postgrados, por su valiosa colaboración durante todo el
posgrado.
ANGARITA, Julio César, Coordinador Planta Araguaney de Ecopetrol durante el
periodo comprendido entre mayo de 2010 y julio de 2011.
CASTRO, Elías, Director de Operaciones Planta Araguaney de Ecopetrol durante
el periodo comprendido entre mayo de 2010 y julio de 2011.
LUNA, Juan Pablo, Director de Mantenimiento Planta Araguaney de Ecopetrol
durante el periodo comprendido entre mayo de 2010 y julio de 2011.
GARCIA, Hernán, Operador Planta Araguaney de Ecopetrol durante 20 años y
auxiliar de la gerencia técnica durante el periodo comprendido entre septiembre de
2010 y marzo de 2011 para el proyecto SCADA-Crudos.
AWAD, Luz Nayibe, Asistente de la Gerencia de Proyectos de SNC Lavalin, por
toda su ayuda durante mi estancia en SNC Lavalin.
NIÑO, Diana, Coordinadora de Documentos de SNC Lavalin, por su apoyo en lo
referente a control de documentos.
LUNA, Juan Pablo, Director de Mantenimiento Planta Araguaney de Ecopetrol
durante el periodo comprendido entre mayo de 2010 y julio de 2011.
GARAY, Diego, Proyectista de mecánica y tubería de SNC Lavalin, por su
colaboración y sentido de responsabilidad.
MADROÑERO, Elizabeth, Ingeniera Industrial y Auditora de Calidad en Redes
Eléctricas S.A. por su apoyo incondicional.
GONZALEZ, Edgar, Director del Departamento de Pequeñas Centrales
Hidroeléctricas de Electro Hidráulica S.A. por su interés y apoyo en mis proyectos
académicos.
CONTENIDO Pág.
GLOSARIO ........................................................................................................................... 1 1. RESUMEN EJECUTIVO ............................................................................................. 2
1.1 PALABRAS CLAVES .......................................................................................... 2 2. ABSTRACT ................................................................................................................... 3
2.1 KEYWORDS ......................................................................................................... 3 3. INTRODUCCIÓN ......................................................................................................... 4 4. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ...................................................................... 6 5. OBJETIVOS .................................................................................................................. 7
5.1 OBJETIVO GENERAL ........................................................................................ 7 5.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS .............................................................................. 7
6. ALCANCE Y DELIMITACIÓN DEL TEMA ............................................................... 8 7. JUSTIFICACIÓN .......................................................................................................... 9 8. ANTECEDENTES ...................................................................................................... 10
8.1 CREACIÓN DE ECOPETROL ......................................................................... 10 8.2 CREACIÓN DE LA AGENCIA NACIONAL DE HIDROCARBUROS – AHN 11 8.3 PROYECTOS EN EL SECTOR DE HIDROCARBUROS ........................... 11 8.4 MANEJO DE INFORMACIÓN ......................................................................... 12
9. MARCO TEÓRICO .................................................................................................... 14 10. METODOLOGÍA .................................................................................................... 18
10.1 ENFOQUE DE LA INVESTIGACIÓN ............................................................. 18 10.2 TIPO DE INVESTIGACIÓN .............................................................................. 19 10.3 FUENTES DE INFORMACIÓN ....................................................................... 19
10.3.1 Fuentes Primarias .................................................................................... 20 10.3.2 Fuentes Secundarias ............................................................................... 20
10.4 POBLACIÓN Y MUESTRA .............................................................................. 20 11. PROBLEMAS CAUSADOS POR INADECUADA GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN .................................................................................................................. 21
11.1 PROBLEMAS EN LA RECOPILACIÓN DE LA INFORMACIÓN ............... 21 11.1.1 Escasa capacidad de recopilación. ....................................................... 22
11.1.2 Fallas en los filtros de recopilación. ...................................................... 22 11.2 PROBLEMAS EN EL ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN ........................... 22
11.2.1 Información innecesaria. ......................................................................... 22 11.2.2 Información incompleta. .......................................................................... 22 11.2.3 Información incoherente. ........................................................................ 23 11.2.4 Errónea comprensión de la información. .............................................. 23 11.2.5 Falencias en la clasificación de la información. .................................. 23
11.3 PROBLEMAS EN EL ALMACENAMIENTO DE LA INFORMACIÓN ........ 23 11.3.1 Difícil acceso. ............................................................................................ 23 11.3.2 Deterioro y desactualización. ................................................................. 24 11.3.3 Violación e inseguridad. .......................................................................... 24
11.4 PROBLEMAS EN LA ENTREGA DE LA INFORMACIÓN .......................... 24 11.4.1 Malinterpretación por parte del receptor. ............................................. 24 11.4.2 Entregar la información al destinatario equivocado. .......................... 24 11.4.3 Pérdida de confidencialidad. .................................................................. 24
12. ANÁLISIS DEL IMPACTO GENERADO POR LA INADECUADA GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN ..................................................................................................... 26
12.1 IMPACTO DE LOS PROBLEMAS EN LA RECOPILACIÓN DE LA INFORMACIÓN .............................................................................................................. 26 12.2 IMPACTO DE LOS PROBLEMAS EN EL ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN .............................................................................................................. 27 12.3 IMPACTO DE LOS PROBLEMAS EN EL ALMACENAMIENTO DE LA INFORMACIÓN .............................................................................................................. 28 12.4 IMPACTO DE LOS PROBLEMAS EN LA ENTREGA DE LA INFORMACIÓN .............................................................................................................. 29
13. ESTRATEGIA PARA LA GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN ......................... 30
13.1 PLANEAR LA GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES ............................. 30 13.1.1 Tecnologías de comunicación. .............................................................. 30 13.1.2 Modelos de comunicación. ..................................................................... 32 13.1.3 Métodos de comunicación. ..................................................................... 33
13.2 GESTIONAR LAS COMUNICACIONES ........................................................ 34 13.3 CONTROLAR LAS COMUNICACIONES ...................................................... 35 13.4 ACCIONES CORRECTIVAS EN LAS ETAPAS DE GESTIÓN DE INFORMACIÓN .............................................................................................................. 36
14. DISEÑO DE GUÍA METODOLÓGICA PARA LA GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN EN PROYECTOS ................................................................................. 39
14.1 FORMATO DEL DOCUMENTO DE GUÍA METODOLÓGICA ................... 40 14.1.1 Medio Magnético ...................................................................................... 40 14.1.2 Medio Físico .............................................................................................. 40
14.2 ESTRUCTURA DEL DOCUMENTO DE GUÍA METODOLÓGICA ........... 40 14.2.1 Encabezado .............................................................................................. 41
14.2.2 Listado de Preguntas ............................................................................... 41 14.2.2.1 Preguntas para la etapa de recopilación de información. .............. 41 14.2.2.2 Preguntas para la etapa de análisis de información. ...................... 42 14.2.2.3 Preguntas para la etapa de almacenamiento de información. ...... 43 14.2.2.4 Preguntas para la etapa de entrega de información. ..................... 44 14.2.2.5 Pregunta General. ................................................................................ 45
14.2.3 Observaciones Generales ...................................................................... 45 15. VALIDACIÓN DE LA GUÍA METODOLÓGICA ................................................. 46
15.1 ANÁLISIS DE RESULTADOS ......................................................................... 48 16. CONCLUSIONES .................................................................................................. 60 17. RECOMENDACIONES ......................................................................................... 61 18. BIBLIOGRAFÍA ...................................................................................................... 63
18.1 REVISTAS .......................................................................................................... 64 18.2 CIBERGRAFÍA ................................................................................................... 64
19. ANEXOS ................................................................................................................. 65
INDICE DE TABLAS
Pág.
Tabla 1. Impacto de los problemas en la recopilación de la información……………………………..26
Tabla 2. Impacto de los problemas en el análisis de la información …………………..…………..….27
Tabla 3. Impacto de los problemas en el almacenamiento de la información……………………..…28
Tabla 4. Impacto de los problemas en la entrega de la información ……………………………...…..29
Tabla 5. Listado de expertos seleccionados para validación de la guía..………………………...…..47
INDICE DE FIGURAS
Pág.
Figura 1. Fases del Trabajo de Investigación…………..………………………….…………………….19
Figura 2. Ruta de Flujo de la Administración de la Información…………………...….……………….21
Figura 3. Modelo de Comunicación Básica………….……………………………….……….………….33
Figura 4. Juicio de expertos pregunta No. 1……….……………………………….……….……………49
Figura 5. Juicio de expertos pregunta No. 2……….……………………………….……….……………50
Figura 6. Juicio de expertos pregunta No. 3……….……………………………….……….……………51
Figura 7. Juicio de expertos pregunta No. 4……….……………………………….……….……………52
Figura 8. Juicio de expertos pregunta No. 5……….……………………………….……….……………53
Figura 9. Juicio de expertos pregunta No. 6……….……………………………….……….……………54
Figura 10. Juicio de expertos pregunta No. 7……….……………………………….……….………….55
Figura 11. Juicio de expertos pregunta No. 8……….……………………………….……….………….56
Figura 12. Juicio de expertos pregunta No. 9……….……………………………….……….………….57
Figura 13. Juicio de expertos pregunta No. 10…….……………………………….……….…………...58
Figura 14. Aspectos a favor y en contra para la implementación de la guía…….……….…………..59
1
GLOSARIO
GESTIÓN: Conjunto de trámites que se llevan a cabo para resolver un asunto.
GUÍA: Libro de consulta donde se puede encontrar una serie de datos e
informaciones acerca de un servicio y que enseñan o dirigen a las personas en su
conducta o actitud para hacer o lograr algo.
INFORMACIÓN: Conjunto organizado de datos procesados, que constituyen un
mensaje que cambia el estado de conocimiento del sujeto o sistema que recibe
dicho mensaje.
METODOLOGÍA: Conjunto de procedimientos que determinan una investigación
de tipo científico o marcan el rumbo de una exposición doctrinal.
PMI: Siglas para identificar el Project Management Institute, la cual es una
organización internacional sin ánimo de lucro que asocia a profesionales
relacionados con la Gestión de Proyectos.
PROCEDIMIENTO: Forma especificada de llevar a cabo una actividad o un
proceso.
PROCESO: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan
entre sí para obtener un producto o resultado.
REPROCESO: Acción tomada sobre un producto no conforme para que cumpla
con los requisitos. Al contrario que el proceso, la reparación puede afectar o
cambiar las partes del producto no conforme.
TRAZABILIDAD: Capacidad para seguir la historia, la aplicación o la localización
de todo aquello que está bajo consideración.
2
1. RESUMEN EJECUTIVO En el desarrollo de proyectos que implican mejoras, adecuaciones, normalización
e instalación de facilidades para las estaciones de bombeo de crudo de una
empresa de hidrocarburos (petrolera), los ejecutores se están viendo obligados a
realizar reprocesos que son generados por el mal manejo de la información
existente. Muchas veces la falta de comunicación es el mayor causante de estos
problemas, sin embargo no es el único error.
Por medio de la creación de una guía metodológica para la gestión de la
información, se pretende reducir en gran parte los reprocesos generados a partir
del inadecuado manejo de la información durante la ejecución de proyectos dentro
de las estaciones de bombeo de crudo.
Para la elaboración de esta guía, primero se identificarán los principales
problemas encontrados a partir de la inadecuada gestión de la información durante
la ejecución de proyectos, posteriormente se analizará su impacto para proceder a
establecer una estrategia que conlleve a la elaboración de una guía metodológica
que facilite y optimice la gestión de información en los proyectos. La estrategia
está basada mayormente en los lineamientos del PMI, pero también se tuvieron en
cuenta los resultados de otras investigaciones y la propia experiencia del autor.
Finalmente, se realizará un cuestionario con el objeto de validar la guía
metodológica propuesta mediante juicio de expertos.
Con la aplicación de la guía propuesta, se espera mejorar la gestión de la
información en los proyectos, contrarrestando los problemas que actualmente se
presentan y por ende poder reducir los tiempos de ejecución, obtener trazabilidad
de proyectos, optimizar recursos y centralizar la información de cada proyecto.
1.1 PALABRAS CLAVES
Guía Metodológica, Planificación, Comunicación, Información, Trazabilidad,
Estaciones de Bombeo de Crudo.
3
2. ABSTRACT In the development of projects involving facilities improvements, adjustments and
normalization for crude pumping stations, a company of hydrocarbons (oil
enterprises), implementers are being forced to perform rework that are generated
by the mishandling of the existing information. Sometimes the lack of
communication is the major cause of these problems, however is not the only one.
Through the creation of a methodological guide for information management, it is
possible to reduce that rework generated by inadequate handling of information
during projects execution within the oil pumping stations.
For preparation of this guide, main problems encountered from inadequate
information management during project implementation will be identified, then the
impact will be analyzed to proceed to establish a strategy that may lead to the
development of a methodological guide in order to facilitate and optimize
information management in projects. The strategy is based largely on PMI
guidelines, the results of other studies and the author's experience. Finally, the
guide will be validated by experts.
With the application of the proposed guide, it is expected to improve information
management in projects, countering the problems currently present and thus to
reduce execution times, obtain traceability from projects, optimize resources and
centralize information on each project.
2.1 KEYWORDS Methodological Guide, Planning, Communication, Information, Traceability, Oil
Enterprises.
4
3. INTRODUCCIÓN Dentro de la gran cantidad de proyectos que se desarrollan en el sector de
hidrocarburos, día tras día se evidencian fallas en la gestión de información que
conllevan a problemas más graves y que a su vez impiden un óptimo desarrollo de
los proyectos.
Aunque existen diferentes herramientas y técnicas para mejorar la gestión de
información en los proyectos, la experiencia nos indica que no están siendo
utilizadas o en su defecto no se les está dando un uso apropiado.
El objeto de esta Tesis de Grado es el de diseñar una guía metodológica para la
gestión de la información en estaciones de bombeo de crudo en Colombia, basado
en los lineamientos del PMI e incluyendo otras herramientas, que puedan facilitar
su entendimiento y su uso. Para ello, se deberán cumplir los objetivos específicos
en su orden planteado.
1. Se determinarán los problemas más críticos causados por la inadecuada
gestión de la información durante la ejecución de proyectos dentro de las
estaciones de bombeo en Colombia.
2. Se analizará el impacto generado por una inadecuada gestión de
información en los proyectos ejecutados en estaciones de bombeo de crudo
de Colombia.
3. Se establecerá la estrategia para la gestión de la información en proyectos
ejecutados y por ejecutar en las estaciones de bombeo de crudo.
4. Se diseñará un documento que sirva como guía metodológica para gestión
de información, de acuerdo con las características identificadas.
5. Se buscará la validación de la guía de gestión de información planteada,
mediante juicio de expertos.
5
Para la elaboración de este trabajo de grado, se tuvo en cuenta la propia
experiencia del autor durante más de un año de trabajo (entre mayo de 2010 y
julio de 2011) como gestor técnico en la Planta Araguaney de Ecopetrol para el
Contrato 5204207 "INGENIERÍA, PROCURA Y CONSTRUCCIÓN (EPC) PARA
LA AUTOMATIZACIÓN DE LAS ESTACIONES DEL GRUPO 1 Y GRUPO 2
ASOCIADAS AL PROYECTO 'OPTIMIZACIÓN DE LA INFRAESTRUCTURA
PARA LA OPERACIÓN CENTRALIZADA DE ESTACIONES GOT. SCADA
CRUDOS' VIGENCIA 2008-2011"; al igual que otras experiencias en proyectos
ejecutados en plantas de bombeo de crudo. De igual forma, se tuvieron en cuenta
los testimonios de trabajadores del sector de hidrocarburos, así como las
conclusiones y resultados de otros trabajos de investigación que se encuentran
referenciados en la bibliografía.
6
4. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA Las empresas de hidrocarburos en Colombia no están gestionando
adecuadamente la información de los proyectos que se ejecutan en estaciones de
bombeo de crudo, generando confusión, reprocesos y pérdida de trazabilidad. La
información requerida no se encuentra disponible dentro de las estaciones, lo que
causa atrasos durante las primeras fases de los proyectos.
Los atrasos generados se convierten en costos adicionales al proyecto que por lo
general no están presupuestados, adicionalmente la mala imagen de las empresas
ejecutoras y el impedimento para iniciar nuevos proyectos.
Lo que en principio pareciera ser un problema insignificante, llega a tomar grandes
dimensiones si no se le presta la atención necesaria.
Debido a los problemas mencionados, surge entonces el interrogante:
¿Cómo se puede optimizar la gestión de la información en los proyectos que se
ejecutan en estaciones de bombeo de crudo en Colombia?; que es realmente la
pregunta que se intenta resolver al final de esta tesis de grado.
7
5. OBJETIVOS
5.1 OBJETIVO GENERAL
Diseñar una guía metodológica para la gestión de la información en estaciones de bombeo de crudo en Colombia, siguiendo los lineamientos del PMI.
5.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS
1. Determinar los principales problemas causados por la inadecuada gestión de la información durante la ejecución de proyectos dentro de las estaciones de bombeo de crudo en Colombia.
2. Analizar el impacto generado por una inadecuada gestión de información en los proyectos ejecutados en estaciones de bombeo de crudo de Colombia.
3. Establecer la estrategia para la gestión de la información basados en los lineamientos del PMI.
4. Diseñar una guía metodológica para la gestión de información de acuerdo con las características identificadas.
5. Validar, mediante juicio de expertos, la guía metodológica planteada para gestión de información.
8
6. ALCANCE Y DELIMITACIÓN DEL TEMA Este trabajo de grado se enfoca dentro del marco de los proyectos que se
desarrollan en estaciones de bombeo de crudo en Colombia y se ha tomado como
modelo la planta Araguaney de Ecopetrol ubicada en el departamento de
Casanare.
El desarrollo de la tesis de grado estará compuesto por las fases de identificación,
análisis de la información, diseño, documentación y validación de una guía para la
gestión de la información en proyectos que se desarrollen en estaciones de
bombeo de crudo en Colombia.
El diseño de la guía metodológica está basado mayormente en los lineamientos
del PMI, pero también se tendrán en cuenta los resultados y conclusiones de otras
investigaciones que sean aplicables, así como la experiencia propia del
investigador (Ginzburg, 1989).
9
7. JUSTIFICACIÓN La organización y disposición final de la información técnica de exploración y
producción de hidrocarburos es fundamental para la toma de decisiones donde se
adelanten proyectos de investigación e inversión en exploración de hidrocarburos.
(Gonzalez Rodriguez, 2007)
El no tener la información técnica organizada, clasificada, estandarizada y a
disposición de los usuarios finales trae un aumento en el costo de manejo de este
tipo de información. La falta de un inventario de la información técnica dentro de
las compañías no permite el acceso fácil para la consulta de la misma. (Gonzalez
Rodriguez, 2007)
El adecuado manejo de recursos, la priorización de actividades cuando se trabajan
procesos en paralelo, la optimización de tiempo, materiales, herramientas, equipos
y personal, son tan importantes como el proyecto mismo, no solo en la industria
petrolera sino en cualquier tipo de proyecto en cualquier parte del mundo.
De acuerdo con (Merchán Rojas, 2013) en Colombia, las compañías del sector
petrolero necesitan aplicar conceptos de gerencia en sus procesos de gestión de
la información apoyados en metodologías y estándares de calidad para optimizar
costos, tiempos y dinero.
En las estaciones de bombeo de las Empresas del sector de hidrocarburos, el
manejo adecuado de la información puede hacer la diferencia entre un proyecto
exitoso o no.
10
8. ANTECEDENTES La presencia de petróleo en Colombia, se remonta a la época de la conquista,
cuando el fundador de la ciudad de Bogotá, Gonzalo Jiménez de Quesada, reportó
el hallazgo de crudo en los afloramientos de crudo del Valle del Magdalena medio,
terreno que hoy se conoce como el campo de la Cira Infantas en inmediaciones de
la ciudad de Barrancabermeja en el departamento de Santander.
En el año 1909 se construye la primera refinería en Colombia “Cartagena Oil
Refining Co.” para procesar crudo importado, con una capacidad de 400 barriles
por día1.
8.1 CREACIÓN DE ECOPETROL
En Colombia, los recursos minerales, tanto del suelo como del subsuelo, son
propiedad del Estado y no del dueño del terreno, por lo tanto, solo el Estado puede
autorizar contratos de explotación de recursos minerales por medio de
concesiones.
Al término de los contratos de concesión, todos los bienes e instalaciones del
concesionario revertían al Estado; los gastos e inversiones eran por cuenta del
concesionario y en contraprestación el país recibía una regalía correspondiente a
un porcentaje de la producción.
Como consecuencia de esta reversión, el gobierno colombiano creó el 25 de
agosto de 1951 la Empresa Colombiana de Petróleos ECOPETROL, para hacerse
cargo de estas instalaciones.
A partir de 1970 todos los contratos firmados por ECOPETROL sobre áreas
asignadas al Ministerio de Minas y Petróleos (hoy Ministerio de Minas y Energía),
eran contratos de asociación amparados por la ley 20 de 1969. El porcentaje de
1 ASOCIACIÓN LATINOAMERICANA DE LA INDUSTRIA DEL PETRÓLEO, Historia del Petróleo en Colombia.
11
las regalías aumentó y estas condiciones llevaron a resultados positivos. Sin
embargo, a comienzos de la década del 90 comienza un declive con bajos niveles
de producción, ausencia de nuevos descubrimientos y desestimulación de la
inversión.
8.2 CREACIÓN DE LA AGENCIA NACIONAL DE HIDROCARBUROS – AHN
Debido al declive de la industria petrolera presentado en la década del 90, el
gobierno crea mediante el Decreto 1760 de 2003, la Agencia Nacional de
Hidrocarburos – AHN. Con este decreto, Ecopetrol se transforma en una empresa
comercial del Estado dedicada exclusivamente a actividades integradas de la
industria petrolera (exploración, perforación, producción, transporte, refinación y
comercialización), permitiéndole competir en igualdad de condiciones con otras
empresas del sector. Mientras que la AHN, asumiría el rol de entidad
administradora y reguladora de los recursos de hidrocarburos del país.
Se generaron nuevas formas de contratos, menos rígidos, lo que atrajo
nuevamente a los inversionistas. Se reactivó la economía del sector petrolero. Los
contratos siguen estándares internacionales en cuanto a administración y
seguimiento.
8.3 PROYECTOS EN EL SECTOR DE HIDROCARBUROS
El resurgimiento del sector petrolero en Colombia ha propiciado la generación de
muchos proyectos de distinta índole, asociados a todas las áreas de la industria
petrolera (REVISTA DINERO, 2013).
Muchos de estos proyectos, tienen en común la construcción de facilidades de tipo
civil, mecánico, eléctrico de instrumentación y control de procesos, para optimizar
recursos, reducir pérdidas e incrementar ganancias basados en el aumento de la
producción de barriles de crudo.
Estas facilidades se construyen mayormente en las plantas de bombeo existentes
12
(ya sea de crudo o de productos refinados), con el fin de evitar la construcción de
nuevas plantas. Se aprovecha también la base instalada y se procede de acuerdo
con los procedimientos de la Empresa dueña de la planta de bombeo
(ECOPETROL, 2005).
Debido al dinamismo que presenta el sector, las estaciones de bombeo cambian
prácticamente cada día, nuevos proyectos se desarrollan inclusive con obras en
paralelo, lo que exige mayor atención y una adecuada gestión de la información
(ECOPETROL, 2009).
8.4 MANEJO DE INFORMACIÓN
En la década del 80, ECOPETROL, organizó todos los medios magnéticos de
exploración y producción de hidrocarburo del país en la Cintoteca “Nelson
Rodríguez Pinilla”, en Facatativá.
Después, en los años 90, ECOPETROL, le sumó a la información que tenía en la
Cintoteca, secciones sísmicas, registros eléctricos, historias de pozo, informes
técnicos, imágenes de satélite, entre otros. Para esto reestructuró las bodegas de
almacenamiento y amplió sus instalaciones. (Gonzalez Rodriguez, 2007)
A finales de los años 90, ECOPETROL vio la necesidad de digitalizar la
información técnica para poderla tener en línea y sacarle mayor provecho, lo que
terminó en un gran sistema de información que actualmente se conoce como EPIS
(Servicio de Información de Exploración y Producción). El EPIS es el Banco de
Información Petrolera de Colombia que está encargado de administrar la
información técnica de exploración y producción del país, siendo la única fuente
oficial. (Gonzalez Rodriguez, 2007)
La información técnica presenta inconsistencias como estandarización de nombre
en áreas, programas sísmicos, líneas, pozos, etc., lo que no permite la
interrelación entre los diferentes tipos de estudio y por tal motivo se necesitan más
recursos económicos, de tiempo, máquina y hombre, para procesar la información
13
y obtener un resultado con el cual se pueda tomar una decisión. (Gonzalez
Rodriguez, 2007)
Por otra parte, existen normas de petróleos vigentes que datan desde 1961 y no
responden a las nuevas condiciones y exigencias del manejo de información y el
uso de nuevas tecnologías. (Mendieta Gonzalez, 2007)
14
9. MARCO TEÓRICO Todo proyecto de ingeniería conlleva la realización de una serie de actividades
para su desarrollo.
La distribución en el tiempo de dichas actividades y la consideración de los
recursos necesarios son las funciones a desarrollar en la planificación de
proyectos.
El objetivo de la planificación de proyectos es obtener una distribución de las
actividades en el tiempo y una utilización de los recursos que minimice el costo del
proyecto cumpliendo con las condiciones exigidas de: plazo de ejecución,
tecnología a utilizar, recursos disponibles y nivel máximo de ocupación de dichos
recursos, entre otros.
Por tanto, la planificación de proyectos es la suma de una programación de
actividades y una gestión de recursos para obtener un objetivo de costo
cumpliendo con las condiciones exigidas por el cliente. (Fuentes y Fuentes, 2007)
La programación de actividades debe aportar al gerente del proyecto un
calendario de ejecución del proyecto donde se refleje la fecha de inicio y
finalización de las distintas actividades en que se ha descompuesto el proyecto.
Para poder definir dicho calendario se hace necesario conocer la duración de cada
actividad y su orden, así como la fecha de inicio del proyecto. (Cuéllar Azuero,
2010)
Dentro de este marco, son de vital importancia los sistemas de información que se
tengan; pues de ellos dependerá el entendimiento de los objetivos del proyecto por
parte de sus ejecutores. Podemos entender un sistema de información como un
conjunto de elementos dirigidos al manejo y administración de datos e
información, organizados y listos para su posterior uso, que se generan para suplir
una necesidad o alcanzar un objetivo. (Mendieta Gonzalez, 2007)
15
La información de un proyecto puede ir desde los entregables del proyecto,
pasando por los activos de los procesos de la organización, los factores
ambientales de la empresa, registros, actas y otros documentos que dependiendo
de su forma y contenido pueden adquirir una relevancia significante.
De aquí la importancia que se le debe dar al manejo de la información en los
proyectos. Si se tiene una adecuada gestión de la información, se tiene una
ventaja extra que puede dirigir el proyecto en la dirección correcta.
La base de esta tesis se apoya sobre modelos de planificación estratégica en
proyectos, entonces encontramos algunas definiciones de proyecto de acuerdo
con varios autores: (Miranda, 2006) define proyecto como“… Proceso único que
consta de un conjunto de actividades coordinadas y controladas, con fechas de
comienzo y terminación, que se emprende para suministrar un producto que
cumpla requisitos específicos, dentro de restricciones de tiempo, costos y
recursos…”, (Project Management Institute, Inc, 2013) “…un esfuerzo temporal
que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único…”, cada
proyecto es único, así existan elementos repetitivos, un proyecto dentro del
proceso de planeación estratégica, constituye un instrumento importante ya que
permite alcanzar crecimiento y desarrollo dentro de la organización.
En la década del 80 el concepto de modelo de gestión adquiere importancia dentro
de los conceptos de administración y se define como “…una forma sistemática y
racional para la toma de decisiones propias de la organización…” (Tobar, 1997),
sin embargo, el mismo Tobar ofrece otra definición “…se trata de la unidad mínima
(irreductible) que contiene los elementos de identidad de la organización…”, todas
las definiciones mencionadas son complementadas con la que entrega el
PMBOK® (Quinta Edición)2, “… aplicación de conocimientos, habilidades,
herramientas y técnicas a las actividades del proyecto para cumplir con los
requisitos del mismo (Project Management Institute, Inc, 2013) y se pueden
2 A Guide to the PROJECT MANAGEMENT BODY OF KNOWLEDGE (PMBOK® GUIDE) Fifth Edition
16
distinguir los procesos de inicio, planificación, ejecución, control y cierre.
De acuerdo con el PMBOK® durante la etapa de planeación de proyectos
intervienen todas las áreas de conocimiento:
- Gestión de la Integración del proyecto.
- Gestión del Alcance del proyecto.
- Gestión del Tiempo del proyecto.
- Gestión del Costo.
- Gestión de la Calidad del proyecto.
- Gestión de los Recursos Humanos del proyecto.
- Gestión de las Comunicaciones del proyecto.
- Gestión de los Riesgos del proyecto.
- Gestión de las Adquisiciones del proyecto.
- Gestión de los Interesados del proyecto.
Otro de los conceptos importantes por desarrollar es el de la planeación
estratégica “…Es una herramienta que permite a las organizaciones prepararse
para enfrentar las situaciones que se presentan en el futuro, ayudando con ello a
orientar sus esfuerzos hacia metas realistas de desempeño…” (Fuentes y
Fuentes, 2007).
Pero lo más importante de la planeación estratégica es que “… se convierte en el
principal factor que guía las inversiones en los proyectos…” (Project Management
Institute, Inc, 2013) y tiene como objetivo “…modelar y remodelar los negocios y
productos del proyecto, de manera que se combinen para generar desarrollo y
beneficios cualitativos y cuantitativos que se puedan trasladar en utilidades
satisfactorias para la compañía...” (Cuéllar Azuero, 2010)
“…La priorización de los proyectos es utilizada en la planeación estratégica, para
asignar recursos limitados de la organización a los proyectos del portafolio que
contribuyen a la estrategia del negocio...” (Cuéllar Azuero, 2010)
17
De acuerdo con (Cuéllar Azuero, 2010) para priorizar proyectos se deben tener en
cuenta las siguientes actividades:
• Clasificación de los proyectos
• Selección de criterios con los que serán evaluados los proyectos
• Recepción de los proyectos candidatos
• Evaluación de las propuestas para generar el portafolio de proyectos
18
10. METODOLOGÍA 10.1 ENFOQUE DE LA INVESTIGACIÓN
La investigación está enfocada en obtener una guía metodológica para la gestión
de la información que sea aplicable a proyectos que se desarrollen en plantas de
bombeo de crudo en Colombia.
Para ello, se especifican cinco fases de trabajo, las cuales se detallan a
continuación:
FASE 1. IDENTIFICACIÓN DE PROBLEMAS: Se identificarán los principales
problemas causados por la inadecuada gestión de la información durante la
ejecución de proyectos dentro de las estaciones de bombeo de crudo en
Colombia.
FASE 2. ANÁLISIS DE IMPACTOS: Una vez identificados los problemas, se
analizará el impacto que estos generan.
FASE 3. ESTABLECER ESTRATEGIA: Se establecerá la estrategia para el diseño
de la guía metodológica para gestión de información, basados en los lineamientos
del PMBOK®.
FASE 4. DISEÑO DE LA GUÍA METODOLÓGICA: Cuando se tengan las
características identificadas y se haya establecido la estrategia, se procede con el
diseño de la guía metodológica para gestión de la información.
FASE 5. VALIDACIÓN DE LA GUÍA: Una vez lista la guía metodológica, ésta
deberá ser validada mediante juicio de expertos.
19
Figura 1. Fases del Trabajo de investigación
Fuente: Adaptación propia.
10.2 TIPO DE INVESTIGACIÓN
De acuerdo con el nivel de medición y el análisis de información empleados, la
investigación es de tipo descriptiva y cualitativa.
10.3 FUENTES DE INFORMACIÓN
Para el diseño de la guía metodológica para la gestión de información en
proyectos, se recopilará toda la información necesaria con la que se pueda
consolidar la elaboración del documento. Se recurrirá a casos de éxito de
empresas que forman parte de la industria petrolera en Colombia, para analizar los
resultados y verificar la aplicación de procedimientos o estrategias del mismo
estilo. De igual forma, se tendrán en cuenta los documentos de lecciones
aprendidas que puedan aplicar.
FASE 2
Análisis de Impactos
FASE 1
Identificación de Problemas
FASE 3
Establecer Estrategia
FASE 4
Diseño Guía Metodológica
FASE 5
Validación de la Guía
20
10.3.1 Fuentes Primarias
Dentro de estas fuentes estará la información recopilada de las lecciones
aprendidas de tipo administrativo que fuesen publicadas y almacenadas por las
empresas que desarrollan proyectos en el sector de hidrocarburos.
Adicionalmente, también forman parte de estas fuentes, los testimonios y
experiencia propias y ajenas de personal que ha desarrollado proyectos en
estaciones de bombeo de crudo en Colombia y eventualmente, en otras partes del
mundo. La información también se recopilará mediante entrevistas y encuestas
participativas tanto del personal operativo como administrativo de las diferentes
compañías que trabajan en proyectos de ingeniería en el sector petrolero.
10.3.2 Fuentes Secundarias
Fuentes y consultas de casos de éxito, ejemplos de proyectos en cooperación y
análisis de resultados y conclusiones de otros trabajos de investigación,
documentación bibliográfica que aplique al caso.
10.4 POBLACIÓN Y MUESTRA
Como población se toman las empresas que ejecutan proyectos de ingeniería en
estaciones de bombeo de crudo en Colombia; las mismas estaciones o plantas de
bombeo de crudo y los procedimientos que manejan para la gestión de
información.
Como muestra se han tomado tres estaciones de bombeo de la Vicepresidencia
de Transportes de Ecopetrol, estas son: Araguaney, Monterrey y Porvenir, que a
su vez forman parte del Oleoducto Central de los Llanos Orientales, y que
representan un 8% de las estaciones de bombeo de crudo en Colombia.
21
11. PROBLEMAS CAUSADOS POR INADECUADA GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN
Se debe tener en cuenta que la información es un activo para cualquier proyecto y
como tal debe ser administrada.
En la ruta de flujo de la administración de la información, se encuentran distintas
etapas desde que ésta se produce, hasta su recepción final.
Figura 2. Ruta de Flujo de la Administración de la Información
Fuente: (Tobar, 1997)
En cada una de estas etapas, podemos encontrar fallas o problemas, que a la
postre impedirán que la información tenga el destino deseado.
En este capítulo, se mostrarán los principales problemas que se generan por
causa de una inadecuada gestión de la información en las diferentes etapas.
Para ello, se han clasificado los problemas de acuerdo con cada etapa de la ruta
de flujo de administración de la información antes de llegar a la toma de decisión
(problemas en la recopilación, en el análisis, en el almacenamiento y en la
entrega).
11.1 PROBLEMAS EN LA RECOPILACIÓN DE LA INFORMACIÓN
La primera etapa en la ruta de flujo de la administración de la información es la
recopilación.
Es el primer punto de recepción de la información, en donde se acumula gran
cantidad de datos que si no nos sirven ahora, nos podrían servir después.
En esta etapa no hay ningún tipo de filtro que clasifique lo recopilado, solo se
absorbe y recepciona todo lo que llega.
22
11.1.1 Escasa capacidad de recopilación.
Uno de los límites en la etapa de recopilación, es precisamente la capacidad para
recolectar información. Muchas veces es tanta la información que se tiene que no
hay cabida para más, quedándose sin recopilar información que podría ser
importante y que probablemente no se vuelva a presentar.
Este problema es equivalente a tener una mala memoria.
11.1.2 Fallas en los filtros de recopilación.
Algunas veces, la captación de información puede venir con filtros incorporados,
que si bien facilitan la búsqueda, no están exentos a fallos y predisponen el
sistema de recopilación de información. Los filtros no son recomendables en esta
etapa.
11.2 PROBLEMAS EN EL ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN
La segunda etapa en la ruta de flujo de la administración de la información,
corresponde al análisis de la información, que consiste en saber interpretar la
información recopilada para comprenderla y sacar utilidad de la misma.
11.2.1 Información innecesaria.
No siempre toda la información que se produce es necesaria; muchas veces se
debe desechar gran cantidad de información, debido a que no es de utilidad. El
análisis de información debe suministrar un filtro para evitar una acumulación de
datos que no se requieren, información superficial o banal. Pero se debe tener
especial cuidado en lo que se filtra, puesto que algo que sea insignificante para
nosotros, puede ser útil para otros.
11.2.2 Información incompleta.
En esta etapa, se puede diferenciar si la información recopilada es suficiente o
está incompleta. Es importante el manejo que se le dé a la información incompleta,
pues tiende a desecharse, cuando lo correcto sería encontrar el complemento
23
para que pase a ser una información útil.
11.2.3 Información incoherente.
El análisis de la información posibilita extraer lo que sirve y desechar lo que no
sirve para la siguiente etapa que es el almacenamiento. Algunas veces se
encuentran datos que no van a lugar y que pueden perturbar o distorsionar el resto
de la información.
11.2.4 Errónea comprensión de la información.
Al analizar la información, es importante comprender su significado, su propósito,
de dónde viene y para dónde va, a quienes sirve y a quienes no
independientemente de a quien vaya dirigida, encontrarle un sentido para después
poderla clasificar y de esta forma facilitar tanto su almacenamiento como su
entrega. Una mala o nula comprensión, da lugar a la malinterpretación, y perjudica
el objeto inicial de la información.
11.2.5 Falencias en la clasificación de la información.
Al final del análisis de la información, se puede clasificar ésta, dependiendo del
tipo de información encontrado. Una falla en la clasificación, puede alterar el
rumbo de la información o inclusive su propósito.
11.3 PROBLEMAS EN EL ALMACENAMIENTO DE LA INFORMACIÓN
La tercera etapa en la ruta de administración de la información es el
almacenamiento de la información, en donde se guarda o archiva lo extractado en
la fase de análisis y se deja a disposición de la entrega.
11.3.1 Difícil acceso.
Muchas veces al almacenar la información, se dificulta el acceso a la misma, ya
sea por cuestiones de seguridad, desorganización, pérdida o robo. Es claro que no
todos puedan acceder a la información almacenada, pero cuando se puede
generalmente se encuentran con este problema.
24
11.3.2 Deterioro y desactualización.
Cuando la información se mantiene mucho tiempo almacenada, corre el riesgo del
deterioro físico de los documentos, así como la desactualización de los datos que
contiene. Hay que actualizarla de acuerdo con los avances de la tecnología en
cuestiones de almacenamiento y archivística. De igual forma, se debe revisar
periódicamente la información almacenada, para distinguir si ha perdido vigencia.
11.3.3 Violación e inseguridad.
Un tema importante es el de la seguridad en la información almacenada. La
descarga de virus por medios magnéticos, el robo físico de documentos, la
alteración malintencionada de la información, entre otros, son problemas a los que
se ve enfrentada la información.
11.4 PROBLEMAS EN LA ENTREGA DE LA INFORMACIÓN
La cuarta y última etapa en la ruta de administración de la información es la
entrega de la información, en donde ésta llega a su destino para ser primordial en
la toma de decisiones.
11.4.1 Malinterpretación por parte del receptor.
Se debe tener especial cuidado en la forma como se entrega la información,
puesto que puede ser malinterpretada por parte del receptor y se perdería el
trabajo hecho en las anteriores etapas.
11.4.2 Entregar la información al destinatario equivocado.
También se presentan casos en los que la información no llega al destino deseado
sino que es entregada a otro destinatario. Este tipo de error hace que se corte la
ruta de administración de la información creando vacíos, adicional al riesgo de una
mala utilización de la información por parte del destinatario erróneo.
11.4.3 Pérdida de confidencialidad.
Hay información que por su naturaleza es de tipo confidencial, sin embargo el
25
accionar imprudente por parte de quien entrega la información, puede provocar la
pérdida de confidencialidad. La información debe ser manejada con especial
cuidado no solo por quien la recibe, sino también por quien la entrega.
26
12. ANÁLISIS DEL IMPACTO GENERADO POR LA INADECUADA GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN
En este capítulo, se analizarán los impactos generados por los problemas
causados por la inadecuada gestión de la información.
Los impactos afectan directamente los proyectos y su normal desarrollo.
12.1 IMPACTO DE LOS PROBLEMAS EN LA RECOPILACIÓN DE LA INFORMACIÓN
Tabla 1. Impacto de los problemas en la recopilación de la información
1. ESCASA CAPACIDAD DE RECOPILACIÓN Consecuencia Relevancia3 Fases que afecta Al no tener suficiente capacidad de recopilación de información, se puede quedar por fuera información útil y necesaria para el desarrollo de los proyectos. Se presentan vacíos de información que dificultan su entendimiento. Se genera desconfianza en los métodos de recopilación de información. Se pierde competitividad. Se pierde delimitación al proyecto y a la vez disminuyen las posibilidades de ampliar el alcance del proyecto.
MEDIA
Inicio y planeación del proyecto
2. FALLAS EN LOS FILTROS DE RECOPILACIÓN Consecuencia Relevancia Fases que afecta Las fallas en los filtros de recopilación pueden generar una mala captación de la información. De igual forma se puede crear un efecto contraproducente al desechar información que a la postre pudiera ser útil. Los filtros en esta etapa, predisponen la recopilación de la información ya que tienden a ser selectivos cuando deberían ser totalmente receptivos.
BAJA
Planeación, Ejecución, Seguimiento y cierre del proyecto
Fuente: Adaptación propia
3 Para medir la relevancia del impacto, se tuvo en cuenta la frecuencia e incidencia de cada problema en proyectos desarrollados en la estación de bombeo de crudo de Araguaney perteneciente a Ecopetrol durante el periodo comprendido entre mayo de 2010 y julio de 2011, de acuerdo con la percepción del Coordinador de planta, las dependencias de Operación y Mantenimiento, así como la experiencia del investigador.
27
12.2 IMPACTO DE LOS PROBLEMAS EN EL ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN
Tabla 2. Impacto de los problemas en el análisis de la información
1. INFORMACIÓN INNECESARIA Consecuencia Relevancia Fases que afecta La información innecesaria perturba la que es necesaria y puede distorsionarla. Impacta también en el tiempo en que demora su análisis. Se debe tener especial cuidado en lo que se filtra, puesto que algo que sea insignificante para nosotros, puede ser útil para otros.
MEDIA
Inicio, Planeación, Ejecución, Seguimiento y Cierre del proyecto
2. INFORMACIÓN INCOMPLETA Consecuencia Relevancia Fases que afecta La búsqueda del complemento de la información incompleta impacta en el tiempo. Dependiendo del grado de insuficiencia de la información y su importancia, su impacto puede variar. Al estar incompleta la información, el análisis de ésta puede llegar a ser inútil.
ALTA
Planeación, Ejecución, Seguimiento y Cierre del proyecto
3. INFORMACIÓN INCOHERENTE Consecuencia Relevancia Fases que afecta
Similar a la información innecesaria, la información incoherente podría estar desfasada, pudiendo servir en otras condiciones. La búsqueda del contexto para este tipo de información impacta también en el tiempo, llegando a ser tiempo perdido si no se le encuentra un contexto o un destinatario adecuado. Puede generar confusión mientras esté presente.
MEDIA
Ejecución y Seguimiento del proyecto
4. ERRÓNEA COMPRENSIÓN DE LA INFORMACIÓN Consecuencia Relevancia Fases que afecta Una mala o nula comprensión de la información, da lugar a la malinterpretación, y perjudica el objeto inicial de la información. Impacta directamente todas las fases del proyecto. Afecta las siguientes etapas de la ruta de administración de la información.
ALTA
Inicio, Planeación, Ejecución, Seguimiento y cierre del proyecto
5. FALENCIAS EN LA CLASIFICACIÓN DE LA INFORMACIÓN
28
Consecuencia Relevancia Fases que afecta Puede alterar el rumbo de la información o inclusive su propósito. Dificulta la posterior búsqueda o almacenamiento de la información. Podría permitir accidentalmente el acceso a información confidencial.
MEDIA
Planeación, Ejecución y Seguimiento del proyecto
Fuente: Adaptación propia
12.3 IMPACTO DE LOS PROBLEMAS EN EL ALMACENAMIENTO DE LA INFORMACIÓN
Tabla 3. Impacto de los problemas en el almacenamiento de la información
1. DIFICIL ACCESO Consecuencia Relevancia Fases que afecta Impacta en el tiempo de búsqueda de la información y lo que conlleva trabajar sin la información requerida. No hay estandarización de formatos y el hecho que la información no esté en un formato de fácil acceso, genera demoras mientras se consigue un medio por el cual se pueda acceder a la información. La información debería estar ubicada en los sitios donde se necesita y donde se pueda trabajar con ella, el impacto en costos y en tiempo es alto cuando se tiene que buscar la información en diferentes sitios o cuando no se tiene a la mano.
ALTA
Inicio, Planeación, Ejecución y Seguimiento del proyecto
2. DETERIORO Y DESACTUALIZACIÓN Consecuencia Relevancia Fases que afecta Impacta en la ejecución de muchos proyectos, donde la planeación se ha realizado con bastante anticipación y se ha perdido la vigencia de la información. Tanto el deterioro como la desactualización pueden transformar en inservible y obsoleta la información almacenada. Impacta también en los costos que conlleva una actualización, más aún cuando ésta se realiza periódicamente.
ALTA
Planeación, Ejecución, Seguimiento y Cierre del proyecto
3. VIOLACIÓN E INSEGURIDAD Consecuencia Relevancia Fases que afecta Los sistemas de almacenamiento de información son propensos a robo y violación. Lo que genera un impacto en los costos por seguridad. Cuando la información es alterada, se afectan los
MEDIA
Planeación y Ejecución del proyecto
29
demás proyectos que trabajan con la misma información y se corre el riesgo de trabajar con información errada. De igual forma, se impacta en el tiempo de los proyectos, puesto que se tiene que recopilar, analizar y almacenar nuevamente la información que fue alterada o robada.
Fuente: Adaptación propia
12.4 IMPACTO DE LOS PROBLEMAS EN LA ENTREGA DE LA INFORMACIÓN
Tabla 4. Impacto de los problemas en la entrega de la información
1. MALINTERPRETACIÓN POR PARTE DEL RECEPTOR Consecuencia Relevancia Fases que afecta La información entregada debe ser lo suficientemente clara como para evitar malinterpretaciones por parte del receptor. Una mala interpretación de la información puede tener un fuerte impacto en el desarrollo de los proyectos. La mala interpretación impacta en el presupuesto del proyecto. Una interpretación errónea de la información impacta también el tiempo, los costos y los recursos del proyecto. Puede generar un mal ambiente laboral.
ALTA
Inicio, Planeación y Ejecución del proyecto
2. ENTREGAR LA INFORMACIÓN AL DESTINATARIO EQUIVOCADO Consecuencia Relevancia Fases que afecta Mala utilización de la información al no ser usada para los fines que fue entregada. Ausencia de información en el destinatario que la requiere, causa impacto en el tiempo. Posibilidad de perder definitivamente la información entregada al destinatario equivocado.
MEDIA
Planeación, Ejecución, Seguimiento y Cierre del proyecto
3. PÉRDIDA DE CONFIDENCIALIDAD Consecuencia Relevancia Fases que afecta Mala imagen de quien desarrolla el proyecto. Robo o alteración de información. Especulaciones y malinterpretaciones.
MEDIA Planeación, Ejecución, Seguimiento y Cierre del proyecto
Fuente: Adaptación propia
30
13. ESTRATEGIA PARA LA GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN
Dado que la información en los proyectos fluye a través de la comunicación, se
han tomado como referencia algunos conceptos de gestión de comunicaciones del
PMBOK® (Quinta Edición), como base de la estrategia de la gestión de la
información.
13.1 PLANEAR LA GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES
El proceso de planificación de las comunicaciones determina las necesidades de
información y comunicación de los interesados y los requisitos y activos
organizacionales disponibles.
Identificar las necesidades de información de los interesados y determinar una
forma adecuada de satisfacer esas necesidades es un factor importante para el
éxito del proyecto.
Los métodos de almacenamiento, recuperación y disposición final de la
información del proyecto deben ser considerados y documentados debidamente;
por ejemplo, quién necesita qué información y quien está autorizado a acceder a
esa información, cuándo la necesitará, dónde y en qué formato debe ser
almacenada la información, cómo puede ser recuperada, qué consideraciones
interculturales de idioma o de zona horaria deben ser tenidas en cuenta. Si bien
todos los proyectos comparten la necesidad de comunicar información del
proyecto, las necesidades de información y los métodos de distribución varían
ampliamente.
El proceso debe ser revisado periódicamente a lo largo del proyecto y según sea
necesario para asegurar la continuación de la aplicabilidad.
13.1.1 Tecnologías de comunicación.
Los métodos utilizados para transferir información entre los interesados en el
31
proyecto pueden variar considerablemente. Por ejemplo, un equipo del proyecto
puede usar como métodos de comunicación técnicas que van desde
conversaciones breves hasta reuniones prolongadas, o desde simples
documentos escritos hasta material (p.ej., cronogramas y bases de datos) al que
se pueda acceder en línea.
Entre los factores que pueden afectar la elección de la tecnología de comunicación
del proyecto, se incluyen:
• La urgencia de la necesidad de información. Es necesario tener en
cuenta la urgencia, frecuencia y formato de la información a comunicar, ya
que pueden variar de un proyecto a otro y también dentro de las diferentes
etapas de un proyecto.
• La disponibilidad de la tecnología. Hay una necesidad de asegurar que la
tecnología que se requiere para facilitar la comunicación sea compatible,
disponible y accesible para todas las partes interesadas a lo largo de la vida
del proyecto.
• Facilidad de uso. Hay una necesidad de garantizar que la elección de las
tecnologías de comunicación es adecuada para los participantes del
proyecto y que se han previsto actividades de capacitación apropiadas.
• El entorno del proyecto. Hay una necesidad de determinar si el equipo se
reunirá y operará sobre una base cara a cara o en un entorno virtual; si van
a estar ubicados en una o varias zonas horarias; si van a utilizar varios
idiomas para la comunicación; y finalmente, si hay otros factores
ambientales del proyecto, tales como la cultura, las cuales puedan afectar
las comunicaciones.
• La sensibilidad y la confidencialidad de la información. Hay una
necesidad de determinar si la información que se comunica es sensible o
confidencial, y si deben tomarse o no, medidas de seguridad adicionales.
Adicionalmente, se debe tener en cuenta la forma más adecuada para
comunicar la información.
32
13.1.2 Modelos de comunicación.
Los modelos de comunicación utilizados para facilitar la comunicación y el
intercambio de información pueden variar de un proyecto a otro y también dentro
de las diferentes etapas de un mismo proyecto. La figura 3 muestra un modelo de
comunicación básica, que representa cómo la información se envía y se recibe
entre dos partes, definidas como el emisor y el receptor. Medium, es el medio de
tecnología e incluye el modo de comunicación mientras que el ruido incluye
cualquier interferencia o barreras que podrían poner en peligro la entrega del
mensaje.
Los componentes clave de este modelo incluyen:
• La codificación. Traducir pensamientos o ideas a un lenguaje que es
comprendido por otras personas.
• La transmisión del mensaje. La información es enviada por el remitente
usando un canal de comunicación (medio). La transmisión de este mensaje
puede verse comprometida por diversos factores (por ejemplo, la distancia,
tecnología poco común, infraestructura inadecuada, diferencia cultural, y
falta de información de fondo). Estos factores se denominan colectivamente
como ruido.
• La decodificación. Traducir nuevamente el mensaje en pensamientos o
ideas coherentes.
• El reconocimiento. Tras la recepción de un mensaje, el receptor puede
señalar (reconocer) la recepción del mensaje, pero esto no significa
necesariamente que haya comprendido el mensaje o que esté de acuerdo
con él.
• La retroalimentación / respuesta. Cuando el mensaje recibido ha sido
decodificado y comprendido, el receptor codifica pensamientos e ideas en
un mensaje y luego transmite este mensaje al remitente original.
33
Es preciso tener en cuenta los componentes del modelo de comunicación cuando
se debate sobre las comunicaciones del proyecto. En el marco del proceso de
comunicación, el emisor es responsable de que la información transmitida sea
clara y completa, de modo que el receptor pueda recibirla correctamente, y
confirmar que fue correctamente entendida. El receptor es responsable de
cerciorarse de que la información sea recibida en su totalidad, comprendida
correctamente y confirmada. Una falla en la comunicación puede ejercer un
impacto negativo en el proyecto.
Figura 3. Modelo de Comunicación Básica
Fuente: (Project Management Institute, Inc, 2013)
13.1.3 Métodos de comunicación.
Existen varios métodos de comunicación que se emplean para compartir la
información entre los interesados en el proyecto. De manera general, estos
métodos pueden clasificarse en:
• Comunicación interactiva. Entre dos o más partes que realizan un intercambio
de información de tipo multidireccional. Resulta la manera más eficiente de
asegurar entre todos los participantes una comprensión común acerca de temas
específicos, e incluye reuniones, llamadas telefónicas, videoconferencias, etc.
• Comunicación de tipo push (empujar). Enviada a receptores específicos que
necesitan conocer la información. Esto asegura la distribución de la información,
pero no garantiza que efectivamente haya llegado a la audiencia prevista ni que
34
haya sido comprendida. Este tipo de comunicación incluye las cartas, los
memorandos, los informes, los correos electrónicos, los faxes, los correos de voz,
los comunicados de prensa, etc.
• Comunicación de tipo pull (halar). Utilizada para grandes volúmenes de
información o para audiencias muy grandes, que requieren que los receptores
accedan al contenido de la comunicación según su propio criterio. Entre los
métodos, se incluyen los sitios intranet, el aprendizaje virtual, los servidores de
contenido, etc.
En función de los requisitos de comunicación, el director del proyecto decide qué
métodos de comunicación deben utilizarse dentro del proyecto, cómo y cuándo
hacerlo.
13.2 GESTIONAR LAS COMUNICACIONES
La Gestión de las Comunicaciones del Proyecto incluye los procesos requeridos
para garantizar que la generación, la recopilación, la distribución, el
almacenamiento, la recuperación y la disposición final de la información del
proyecto sean adecuados y oportunos. La principal ventaja de este proceso es que
permite un flujo de comunicaciones eficientes y eficaces entre los interesados en
el proyecto.
El proceso consiste en poner la información relevante a disposición de los
interesados del proyecto de acuerdo con el plan establecido. Este proceso se
ejecuta a lo largo de todo el ciclo de vida del proyecto y en todos los procesos de
dirección. La gestión eficaz de la información incluye, entre otras, las siguientes
técnicas:
• Modelos emisor-receptor. Ciclos de retroalimentación y barreras a la
comunicación.
• Elección del medio. Descripción precisa de las situaciones en las que es
35
preferible una comunicación escrita u oral, cuándo escribir un memorando informal
o un informe formal, y cuándo comunicarse cara a cara o por correo electrónico.
• Estilo de redacción. Voz pasiva o voz activa, estructura de las oraciones y
selección de palabras.
• Técnicas de gestión de reuniones. Preparar una agenda y abordar los
conflictos.
• Técnicas de presentación. Lenguaje corporal y diseño de soportes visuales.
• Técnicas de facilitación. Lograr el consenso y superar los obstáculos.
• Técnicas de escucha. Escuchar activamente (reconociendo, aclarando y
confirmando la comprensión) y eliminando las barreras que afectan negativamente
la comprensión.
Las políticas, procedimientos y directivas relativos a la gestión de la información,
así como, la información histórica y las lecciones aprendidas forman parte de los
activos de los procesos de la organización.
13.3 CONTROLAR LAS COMUNICACIONES
Es el proceso de seguimiento y control de las comunicaciones a través de todo el
ciclo de vida del proyecto para asegurar que se cumplan las necesidades de
información de los interesados en el proyecto. La principal ventaja de este proceso
es que asegura un flujo de información óptimo entre todos los participantes de la
comunicación, en cualquier momento en el tiempo.
El registro de asuntos importantes, se maneja actualmente con una bitácora en la
cual se describen sucesos que no hacen parte de la rutina diaria de los proyectos
en la estación.
En los activos de los procesos de la organización, están los formatos y los
procedimientos que utiliza la empresa dueña de la estación, se debe buscar el uso
36
de los mismos formatos por parte de todas las empresas contratistas.
Para controlar las comunicaciones, se utilizan las siguientes herramientas:
• Sistemas de Gestión de la información, que involucran todo lo relacionado
con el flujo de información, datos, reportes y software entre otros.
• Juicio de expertos, de hecho deben formar parte del listado de interesados,
ya que ayudan a la determinación y definición de muchos asuntos en los
cuales se puede presentar conflicto.
• Reuniones, como sesiones de trabajo productivas, en aras de mantener el
control de las comunicaciones de los proyectos dentro de la estación.
Los datos de desempeño de trabajo se obtienen actualmente a través de
evaluaciones de seguimiento y determinan el nivel de desempeño de los
trabajadores del proyecto. La información de desempeño de trabajo es útil para
determinar en qué se está fallando, qué está haciendo falta y en qué se puede
mejorar.
Las solicitudes de cambio conforman una de las salidas más importantes dentro
del control de las comunicaciones. Todo cambio debe quedar registrado puesto
que así se ha planificado.
13.4 ACCIONES CORRECTIVAS EN LAS ETAPAS DE GESTIÓN DE INFORMACIÓN
Durante la etapa de recopilación de información, se debe asegurar que los medios
de captación de información tengan la suficiente capacidad para recopilar toda la
información que se pueda. En lo posible, se deben eliminar los medios de filtración
en esta etapa.
En la etapa de análisis de la información, se tiene que mantener un buen sistema
de filtración para eliminar la información innecesaria. Tener un procedimiento para
buscar el complemento a la información incompleta, teniendo como premisa la
37
importancia o necesidad de tener esa información completa, el tiempo y los
recursos para su búsqueda. Buscar un medio de almacenamiento de la
información incoherente. Establecer métodos para la comprensión y de la
información. Establecer un procedimiento de clasificación dependiendo del tipo de
información.
Para la etapa de almacenamiento de la información, es necesario ampliar y
estandarizar métodos de acceso a la información que faciliten su consulta.
Actualizar periódicamente la información antigua y cuidar los medios físicos en los
que se presenta para evitar o retrasar su deterioro. Aumentar las medidas de
seguridad a la información, sin quitarle flexibilidad. Creando accesos restringidos
para la información confidencial o de tipo exclusivo. Fortalecer los formatos en los
que se presenta la información para evitar alteraciones o contagio de virus.
Por último, para la etapa de entrega de la información, hay que mejorar la
decodificación para que la entrega de la información no permita lugar a malas
interpretaciones. Ser claro cuando se entregue la información. Asegurarse que la
información es entregada al destinatario correcto. En caso de falla, buscar la forma
para que la información le llegue a quien corresponde. Ser prudentes a la hora de
entregar información. Mantener la confidencialidad cuando se requiera.
Es recomendable tener las habilidades de comunicación según el PMBOK®:
• escuchar de manera activa y eficaz
• formular preguntas, sondear ideas y situaciones para garantizar una mejor
comprensión
• educar para aumentar el conocimiento del equipo a fin de que sea más eficaz
• investigar para identificar o confirmar información
• identificar y gestionar expectativas
• persuadir a una persona u organización para llevar a cabo una acción
• negociar a fin de lograr acuerdos entre partes, que resulten mutuamente
aceptables
38
• resolver conflictos para prevenir impactos negativos
• resumir, recapitular e identificar las próximas etapas
39
14. DISEÑO DE GUÍA METODOLÓGICA PARA LA GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN EN PROYECTOS
En este capítulo se propone la elaboración de un documento que contenga una
secuencia lógica y ordenada para gestionar la información en los proyectos,
siguiendo la ruta de flujo de administración de información (Tobar, 1997) y
teniendo en cuenta los lineamientos del PMI (Project Management Institute, Inc,
2013) establecidos en la estrategia para la gestión de la información.
El documento final, debe ser de fácil manejo, entendimiento y diligenciamiento,
puesto que se procura que cualquier persona que maneje información, esté en la
capacidad de tramitarlo.
En el capítulo 11 de esta tesis de grado se identificaron los principales problemas
causados por la inadecuada gestión de la información, mientras que en el capítulo
12 se analizó el impacto de estos problemas.
Se requiere disminuir el impacto de los problemas y una de las formas de lograrlo
es impidiendo que estos se generen. Mediante una serie de preguntas específicas,
se pretende verificar que se cumplen ciertos requisitos necesarios para asegurar
que la ruta de flujo de administración de la información no sea interrumpida en
ninguna de sus etapas.
Por otra parte, el documento final que sirve como guía metodológica debe
satisfacer los estándares del lugar donde se vaya a implementar (para el caso de
esta tesis de grado se trata de estaciones de bombeo de crudo en Colombia),
razón por la cual, la estrategia para la gestión de información establecida en el
capítulo 13, está basada en los lineamientos de la guía del PMBOK®4.
Teniendo en cuenta lo anterior, se procede a la elaboración del documento que
sirva como guía metodológica para gestión de información en proyectos. 4 La Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) es una norma reconocida en la profesión de la dirección de proyectos.
40
14.1 FORMATO DEL DOCUMENTO DE GUÍA METODOLÓGICA
14.1.1 Medio Magnético
Dado que el documento de guía metodológica, podrá ser uno de los activos de
proceso organizacionales, su diseño debe desarrollarse en un formato estándar y
de uso común, para este caso, se propone una hoja de cálculo en Excel.
14.1.2 Medio Físico
Puesto que un archivo magnético puede ser alterado fácilmente, se recomienda
que el formato de la guía metodológica sea impreso. Una vez impreso, el formato
puede ser reproducido en fotocopias la cantidad de veces que se requiera; de esta
manera se puede diligenciar directamente sobre el papel, ya que no siempre se
cuenta con un computador a disposición.
En el ANEXO 1, se encuentra un formato de la guía metodológica para la gestión
de información.
14.2 ESTRUCTURA DEL DOCUMENTO DE GUÍA METODOLÓGICA
El documento de guía metodológica para gestión de información que se propone,
tiene la estructura de una lista de chequeo, ya que permite que su diligenciamiento
sea más rápido. Básicamente, la estructura que se tiene es la siguiente:
• Título.
• Casilla para escribir la fecha de diligenciamiento del documento.
• Espacio para registrar el emisor de la información.
• Espacio para registrar el receptor de la información.
• Preguntas relacionadas con las etapas de la ruta de flujo de la gestión de la
información, con sus respectivas casillas de opciones de respuesta (si, no y
observaciones a cada pregunta).
• Pregunta general.
• Observaciones generales.
41
El documento se puede dividir en tres partes principales: encabezado, lista de
preguntas y observaciones generales.
14.2.1 Encabezado
En el encabezado se incluye el título o nombre del documento de guía
metodológica para la gestión de la información, también la fecha en que se
diligencia y quienes intervienen en el trámite de entrega y recibo de información.
Se podría incluir una casilla adicional para la persona que diligencia el formato,
pero muchas veces se trata del mismo emisor o receptor.
14.2.2 Listado de Preguntas
Puesto que la ruta de flujo de administración de la información está compuesta por
cuatro etapas, cada una de las etapas deberá estar involucrada en el documento.
El listado de preguntas se divide en cinco partes, la primera parte corresponde a
preguntas que se deben realizar durante la etapa de recopilación de información,
la segunda parte la conforman las preguntas a realizar en la etapa de análisis de
la información, la tercera parte hace referencia a las preguntas en la etapa de
almacenamiento de información, la cuarta parte está compuesta por preguntas
para la etapa de entrega de información y la quinta parte corresponde a una última
pregunta general.
Adicionalmente, las preguntas formuladas no deben ser abiertas para evitar
confusiones en el momento de su verificación; sin embargo, se ha dejado un
espacio después de cada pregunta, para que se puedan agregar observaciones
en tal caso que las haya.
14.2.2.1 Preguntas para la etapa de recopilación de información.
Para la formulación de las preguntas en la etapa de recopilación de información,
se tienen presentes los principales problemas ocasionados durante esta etapa:
42
- Escasa capacidad de recopilación.
- Fallas en los filtros de recopilación.
Por lo tanto, las preguntas formuladas deben estar enfocadas en contrarrestar
estos problemas, asegurando suficiente capacidad de recopilación y verificando el
buen estado de los filtros de recopilación, el número de fuentes de donde proviene
la información y la confiabilidad de las mismas.
Las once preguntas formuladas son:
• Está seguro que es toda la información disponible?
• Hace falta algo para complementar la información?
• La información proviene de más de una fuente?
• Son confiables todas las fuentes?
• Los sistemas captadores funcionan correctamente?
• Se pudo captar toda la información?
• Hay suficiente espacio de captación (memoria) para la recopilación de
información?
• Desearía tener más información?
• Hizo falta información por falta de espacio?
• Fue sencillo llegar a la información recopilada?
• La información se puede recopilar en más de un formato?
14.2.2.2 Preguntas para la etapa de análisis de información.
Para la formulación de preguntas en la etapa de análisis de información, se
tuvieron en cuenta los principales problemas presentados durante esta etapa:
- Información innecesaria.
- Información incompleta.
- Información incoherente.
43
- Errónea comprensión de la información.
- Falencias en la clasificación de la información
Por lo tanto, las preguntas formuladas deben estar enfocadas en contrarrestar
estos problemas, verificando cual información se necesita y cual no, asegurando
que la información esté completa o en su defecto que sea fácil de complementar,
encontrando coherencia en la información recibida, garantizando una correcta
comprensión y evitando fallas al momento de clasificar la información.
Las ocho preguntas formuladas son:
• Se ha filtrado correctamente la información?
• La información está completa?
• Si la información está incompleta, es fácil de completar?
• La información es coherente con lo que se quiere entregar?
• La información viene en más de un formato?
• La información se puede clasificar?
• La información se puede almacenar?
• La información se puede decodificar?
14.2.2.3 Preguntas para la etapa de almacenamiento de información.
Para la formulación de las preguntas en la etapa de almacenamiento de
información, deben considerarse los principales problemas ocasionados durante
esta etapa:
- Difícil acceso.
- Deterioro y desactualización.
- Violación e inseguridad.
Por lo tanto, las preguntas formuladas deben estar enfocadas en contrarrestar
44
estos problemas, facilitando el acceso a la información una vez esté almacenada,
monitoreando el estado de la información para evitar su deterioro o
desactualización y garantizando la seguridad de la información almacenada.
Las ocho preguntas formuladas son:
• La información almacenada es segura?
• La información almacenada es fácil de encontrar?
• La información está clasificada?
• La información es de fácil recuperación?
• La información es fácil de guardar?
• La información puede alterar otras informaciones almacenadas?
• La información requiere actualización?
• Una vez entregada la información, se puede seguir almacenando?
14.2.2.4 Preguntas para la etapa de entrega de información.
Para la formulación de las preguntas en la etapa de entrega de información, se
deben estimar los principales problemas presentados durante esta etapa:
- Malinterpretación por parte del receptor.
- Entregar la información al destinatario equivocado.
- Pérdida de confidencialidad.
Por lo tanto, las preguntas formuladas deben estar enfocadas en contrarrestar
estos problemas, corroborando una interpretación adecuada por parte del
receptor, asegurando que la información sea entregada al destinatario correcto,
guardando prudencia con la información confidencial.
Las nueve preguntas formuladas son:
• La información es comprensible para el receptor?
45
• Está seguro que se le entrega la información al destinatario correcto?
• La información se entrega a más de un destinatario?
• La información puede tener más de una interpretación?
• La información entregada puede ser manipulada para otros fines?
• La información es confidencial?
• Cuando es entregada la información, se libera la responsabilidad del
emisor?
• La información entregada es útil, verdadera y oportuna?
• La información es entregada en más de un formato?
14.2.2.5 Pregunta General.
Se formula una pregunta final con el objeto de verificar si la información
gestionada ha pasado por las cuatro etapas anteriores.
• Se han seguido correctamente las etapas de la ruta de flujo de la gestión de
la información?
14.2.3 Observaciones Generales
Así como al final de cada pregunta hay un espacio designado para escribir
observaciones, al final del documento se ha dejado un espacio para registrar
observaciones generales con relación a la información que se está gestionando.
46
15. VALIDACIÓN DE LA GUÍA METODOLÓGICA Para validar la guía metodológica propuesta, se elaboró un cuestionario de diez
(10) preguntas, dirigido a expertos en Administración de Información, Gestión de
Comunicaciones según el PMBOK®, así como a expertos en Gestión de
Proyectos del sector de hidrocarburos en Colombia:
1. Teniendo en cuenta el capítulo 10 del PMBOK® quinta edición: Gestión de
las Comunicaciones del Proyecto”: ¿Es viable implementar la guía
metodológica planteada en este trabajo de investigación en una estación
estándar de bombeo de crudo en Colombia?
2. El actual modelo de gestión de comunicaciones en una estación estándar
de bombeo de crudo en Colombia, presenta fallas, dado que se siguen
presentando los problemas mencionados dentro de este trabajo de
investigación. ¿Podrían corregirse estos problemas con la guía
metodológica propuesta?
3. ¿La guía metodológica planteada es de fácil entendimiento para el personal
de Operación y Mantenimiento de las estaciones de bombeo de crudo en
Colombia?
4. ¿La guía metodológica propuesta presenta suficientes aspectos positivos
que puedan ser determinantes en el momento de tomar la decisión de
implementarla por parte de los directivos de las empresas del sector de
petróleo y gas?
5. ¿La guía metodológica propuesta es aplicable a otros campos diferentes al
sector de hidrocarburos?
6. Teniendo en cuenta la normatividad colombiana, ¿Existe alguna falencia
que impida a la guía propuesta cumplir con las leyes colombianas?
47
7. ¿La guía propuesta podría traer algún impacto negativo en las personas y/o
comunidades que tengan algún vínculo con la estación de bombeo de crudo
donde se implemente?
8. Teniendo en cuenta el factor económico, ¿Es costosa la implementación de
la guía metodológica propuesta en una estación de bombeo de crudo
colombiana?
9. De acuerdo con normas y leyes internacionales, ¿La guía metodológica
propuesta podría aplicarse en otros países?
10. ¿Existen desventajas determinantes para la implementación de la guía
metodológica propuesta en las estaciones de bombeo de crudo en
Colombia? Si su respuesta es positiva, favor explicar cuáles.
En la siguiente tabla se relacionan los cargos y las empresas de las personas5 que
colaboraron con el diligenciamiento de la encuesta:
Tabla 5. Listado de expertos seleccionados para validación de la guía
Cargo Empresa Proyectista de Ingeniería SNC Lavalin
Auditora de Calidad Redes Eléctricas S.A. Directora de Control de Documentos SNC Lavalin
Operador Estación Araguaney Ecopetrol Director de Proyectos PCH Electro Hidráulica S.A.
Asistente de Gerencia de Proyectos SNC Lavalin Bibliotecaria Universidad de La Salle
Ingeniera de Proyectos Universidad de La Salle Profesor de Posgrados (PMP) Universidad de La Salle Profesor de Posgrados (PMP) Universidad de La Salle
Fuente: Adaptación propia
5 Los nombres de las personas han sido omitidos por razones de privacidad.
48
15.1 ANÁLISIS DE RESULTADOS
En este capítulo se analizan las respuestas que dieron 10 expertos a quienes se
les entregó el cuestionario y que cumplían con el perfil exigido. Dentro del grupo
de expertos seleccionados hay ingenieros con certificación PMI, directores y
gerentes de proyectos de ingeniería, coordinadores de documentos en empresas
de proyectos de ingeniería del sector de hidrocarburos, operarios de estaciones de
bombeo de crudo, ingenieros que han ejecutado proyectos en estaciones de
bombeo de crudo, ingenieros vinculados a empresas del sector de hidrocarburos y
expertos en archivística y documentación.
El cuestionario formula preguntas cerradas (de respuesta afirmativa o negativa), lo
que facilita tanto la respuesta de los expertos como el análisis final a cada una de
las preguntas; por consiguiente, se tiene mayor certeza de los resultados
obtenidos.
Cabe anotar, que los encuestados respondieron con base en su experticia y
conociendo la guía metodológica propuesta, la cual fue enseñada a cada uno de
los expertos, sin embargo, ellos desconocen el desarrollo del trabajo que conllevó
al diseño de la misma.
Aunque no todos conocen la guía del PMBOK®, y algunos no han trabajado en
estaciones de bombeo de crudo, el aporte de cada uno desde su perspectiva, se
complementa con la opinión de los demás expertos.
En cuanto al cuestionario como tal, uno de los encuestados sugirió la inclusión de
notas al pie de página para contextualizar al lector sobre los temas desconocidos,
sugerencia que podrá ser tenida en cuenta dentro de un plan de mejoramiento y/o
actualización de la guía metodológica.
A continuación, el análisis a las respuestas de cada una de las preguntas.
49
A la pregunta No. 1: Teniendo en cuenta el capítulo 10 del PMBOK® quinta
edición: Gestión de las Comunicaciones del Proyecto”: ¿Es viable implementar la
guía metodológica planteada en este trabajo de investigación en una estación
estándar de bombeo de crudo en Colombia?
El 70% de los encuestados respondió SI, mientras que el 10% respondió NO,
quedando un 20% restante que no respondió.
Quienes no respondieron, indicaron que no conocían el documento del PMBOK®,
lo que les impedía responder a conciencia.
Por otra parte, uno de los encuestados precisó que además de ser viable, urge
consolidar mecanismos eficaces en dichos procesos.
Figura 4. Juicio de expertos pregunta No. 1
Fuente: Hoja de cálculo de Excel. Adaptación propia.
Si
No
N/R
50
A la pregunta No. 2: El actual modelo de gestión de comunicaciones en una
estación estándar de bombeo de crudo en Colombia, presenta fallas, dado que se
siguen presentando los problemas mencionados dentro de este trabajo de
investigación. ¿Podrían corregirse estos problemas con la guía metodológica
propuesta?
El 60% de los encuestados respondió SI, mientras que el 10% respondió NO. El
30% restante que no respondió.
Los que no respondieron, adujeron desconocer los problemas causados por el
inadecuado manejo de la información y que son recurrentes en estaciones de
bombeo de crudo. De igual forma, la información de la guía no permite
contextualizar al lector en la pregunta formulada.
Quienes conocen el sector de hidrocarburos, afirman que la guía plantea una
solución viable a los problemas recurrentes dentro del sector.
Figura 5. Juicio de expertos pregunta No. 2
Fuente: Hoja de cálculo de Excel. Adaptación propia.
Si
No
N/R
51
A la pregunta No. 3: ¿La guía metodológica planteada es de fácil entendimiento
para el personal de Operación y Mantenimiento de las estaciones de bombeo de
crudo en Colombia?
El 70% de los encuestados respondió SI y el 30% respondió NO.
Se aclara que en las estaciones de bombeo de crudo, están separados las
dependencias de Operación y Mantenimiento, siendo los primeros los encargados
de recibir el crudo proveniente de otras estaciones y de entregarlo por bombeo a
otras estaciones que lo requieran; mientras que los segundos están a cargo del
buen funcionamiento de la infraestructura (mecánica. eléctrica, de instrumentación
y civil) dispuesta para la recepción y entrega del crudo.
Uno de los encuestados enfatizó en que se debe tener en cuenta si todo el
personal de operación y mantenimiento tiene las mismas competencias, formación
académica y experiencia o hay sectores en Colombia en donde estén mejor
calificados.
Figura 6. Juicio de expertos pregunta No. 3
Fuente: Hoja de cálculo de Excel. Adaptación propia.
Si
No
52
A la pregunta No. 4: ¿La guía metodológica propuesta presenta suficientes
aspectos positivos que puedan ser determinantes en el momento de tomar la
decisión de implementarla por parte de los directivos de las empresas del sector
de petróleo y gas?
El 80% de los encuestados respondió SI, mientras que el 10% respondió NO. El
10% restante no respondió.
La mayoría de los expertos opina que la guía metodológica presenta suficientes
aspectos positivos para facilitar su implementación por parte de directivos de
empresas del sector de hidrocarburos.
Uno de los encuestados manifestó no entender la pregunta y por consiguiente no
respondió.
Figura 7. Juicio de expertos pregunta No. 4
Fuente: Hoja de cálculo de Excel. Adaptación propia.
Si
No
N/R
53
A la pregunta No. 5: ¿La guía metodológica propuesta es aplicable a otros campos
diferentes al sector de hidrocarburos?
El 80% de los encuestados respondió SI y el 20% respondió NO.
La pregunta fue respondida por todos los encuestados.
La gran mayoría piensa que la guía metodológica propuesta es aplicable en alto
grado a otros campos diferentes al sector de hidrocarburos, como por ejemplo en
proyectos de generación de energía eléctrica o también en proyectos de
infraestructura y construcción.
Figura 8. Juicio de expertos pregunta No. 5
Fuente: Hoja de cálculo de Excel. Adaptación propia.
Si
No
54
A la pregunta No. 6: Teniendo en cuenta la normatividad colombiana, ¿Existe
alguna falencia que impida a la guía propuesta cumplir con las leyes colombianas?
El 20% de los encuestados respondió SI, mientras que el 70% respondió NO. El
10% restante no respondió.
La mayoría de encuestados respondieron que no, incluso algunos considerando
que no tienen mucho conocimiento de la ley al respecto. Por este motivo, otros se
abstuvieron de opinar.
Cabe anotar que la guía metodológica se diseñó teniendo en cuenta los
lineamientos del PMI y su guía del PMBOK®.
Figura 9. Juicio de expertos pregunta No. 6
Fuente: Hoja de cálculo de Excel. Adaptación propia.
Si
No
N/R
55
A la pregunta No. 7: ¿La guía propuesta podría traer algún impacto negativo en las
personas y/o comunidades que tengan algún vínculo con la estación de bombeo
de crudo donde se implemente?
El 20% de los encuestados respondió SI, mientras que el 70% respondió NO. El
10% restante no respondió.
Aunque la mayoría considera que no habría impacto negativo en las personas y/o
comunidades aledañas a las estaciones de bombeo de crudo donde se
implemente la guía; hay un porcentaje de encuestados que piensa lo contrario,
probablemente, porque no están contextualizados con lo que representan las
comunidades externas que mantienen un vínculo con la estación de bombeo de
crudo con la que conviven.
Las comunidades aledañas, desempeñan el papel de interesados de cualquier
proyecto que se ejecute en las estaciones de bombeo de crudo y como tal deben
ser referenciados.
Figura 10. Juicio de expertos pregunta No. 7
Fuente: Hoja de cálculo de Excel. Adaptación propia.
Si
No
N/R
56
A la pregunta No. 8: Teniendo en cuenta el factor económico, ¿Es costosa la
implementación de la guía metodológica propuesta en una estación de bombeo de
crudo colombiana?
El 10% de los encuestados respondió SI y el 90% respondió NO.
La pregunta fue respondida por todos los encuestados.
La gran mayoría de los expertos, considera que los costos de la implementación
de la guía metodológica propuesta no deben ser muy altos; más aún, si se
comparan con los costos de otros sistemas más sofisticados de administración de
información.
Dado que la guía se presenta en un formato estándar para muchos, no representa
mayor inversión en su implementación dentro de la estación de bombeo de crudo.
Figura 11. Juicio de expertos pregunta No. 8
Fuente: Hoja de cálculo de Excel. Adaptación propia.
Si
No
57
A la pregunta No. 9: De acuerdo con normas y leyes internacionales, ¿La guía
metodológica propuesta podría aplicarse en otros países?
El 80% de los encuestados respondió SI, mientras que el 10% respondió NO. El
10% restante no respondió.
La gran mayoría piensa que la guía metodológica puede ser aplicable en otros
países, pues la normatividad es similar y se manejan estándares ISO.
Uno de los encuestados no respondió, puesto que no conoce las leyes
internacionales ni cuáles aplican al caso.
Cabe anotar, nuevamente, que la guía metodológica se diseñó teniendo en cuenta
los lineamientos del PMI y su guía del PMBOK®.
Figura 12. Juicio de expertos pregunta No. 9
Fuente: Hoja de cálculo de Excel. Adaptación propia.
Si
No
N/R
58
A la pregunta No. 10: ¿Existen desventajas determinantes para la implementación
de la guía metodológica propuesta en las estaciones de bombeo de crudo en
Colombia? Si su respuesta es positiva, favor explicar cuáles.
El 20% de los encuestados respondió SI, mientras que el 70% respondió NO. El
10% restante no respondió.
La mayoría de encuestados no ve desventajas determinantes en la
implementación de la guía. Sin embargo, un porcentaje menor afirma que puede
haber desventajas en cuanto a la deficiencia en la comunicación, adicionalmente,
señalan que al personal más antiguo se le dificulta la captación de la tecnología y
les disgusta cuando la empresa implementa nuevos métodos; a muchos le falta
tener sentido de pertenencia, otros son muy conformistas y otros se escudan en
los sindicatos y no realizarían el diligenciamiento de la guía con la responsabilidad
que se debería.
Figura 13. Juicio de expertos pregunta No. 10
Fuente: Hoja de cálculo de Excel. Adaptación propia.
Si
No
N/R
59
Finalmente, si resumimos las respuestas obtenidas del juicio de expertos y
agrupamos los aspectos a favor y en contra, inclusive teniendo en cuenta las
preguntas que no fueron respondidas, podemos observar una tendencia a la
viabilidad de la implementación de la guía propuesta.
Es decir, que de acuerdo con las opiniones de los expertos, la guía metodológica
para la gestión de información en estaciones de bombeo de crudo en Colombia es
viable para su implementación, puede corregir problemas que actualmente se
presentan en el manejo de información, es de fácil entendimiento para las
dependencias de Operación y Mantenimiento, presenta ventajas determinantes
para una toma de decisión en lo que respecta a su implementación, es aplicable
en otros campos diferentes al sector de hidrocarburos, no presenta impedimentos
para cumplir con la normatividad colombiana, no genera impacto negativo en las
comunidades aledañas a donde se vaya a implementar, su implementación no es
costosa, puede ser aplicable en otros países y no tiene desventajas determinantes
que impidan su implementación.
En resumen se obtuvo un 74% de favorabilidad para su implementación contra un
16% de aspectos no favorables. Adicionalmente, hay un 10% de incertidumbre
generado por las preguntas que no fueron contestadas.
La figura 14 ilustra en forma general el resultado del juicio de expertos.
Figura 14. Aspectos a favor y en contra para la implementación de la guía
Fuente: Hoja de cálculo de Excel. Adaptación propia.
Pro
Contra
N/R
60
16. CONCLUSIONES De acuerdo con los resultados obtenidos mediante juicio de expertos para la
validación la guía metodológica planteada, ésta cuenta con un 74% de
favorabilidad para ser implementada en proyectos que se ejecuten en estaciones
de bombeo de crudo en Colombia, lo cual es un indicador concluyente de que
sirve para ser aplicada tal y como fue estructurada.
Mediante la utilización de la guía metodológica propuesta, se pueden minimizar los
impactos de los problemas que se presentan durante las etapas de la ruta de flujo
de administración de la información.
La guía propuesta puede ser implementada en diferentes sectores diferentes al de
hidrocarburos. Adicionalmente, presenta una flexibilidad tal, que es posible
retroalimentarla y mejorarla continuamente, sin causar conflicto. Los cambios y
adaptaciones que se le realicen serán cambios de forma, más no de fondo, puesto
que el objeto de la guía será siempre el mismo.
La guía metodológica para gestión de información, presenta también ventajas
competitivas determinantes relacionadas con el costo de su implementación, ya
que no exige largas sesiones de entrenamiento, se presenta en un formato
amigable para el usuario, es de fácil entendimiento y su diligenciamiento no
requiere de mucho tiempo.
Los sistemas de gestión de la información, deben servir para mantener organizada
toda la información que se maneja en cada proyecto, para facilitar la realización de
seguimientos a la trazabilidad de los proyectos.
61
17. RECOMENDACIONES
Aunque la guía metodológica propuesta puede ser diligenciada por el emisor o por
el receptor de la información, se recomienda que quien la tramite sea una persona
dedicada a la gestión de la información del proyecto.
Se recomienda que la guía metodológica propuesta, sea implementada como un
activo de proceso organizacional y que pueda ser ajustada, de acuerdo con las
necesidades del proyecto.
Adicional a la guía metodológica, se deben seguir las buenas prácticas existentes
en las estaciones de bombeo de crudo para la gestión de la información, como por
ejemplo la bitácora de cada proyecto, en donde queden registrados los
acontecimientos más importantes del día a día de los proyectos.
Se recomienda implementar, dentro de las estaciones de bombeo de crudo, un
sitio físico para almacenar la información de los proyectos. Allí la información debe
estar correctamente clasificada, ser de fácil acceso para quien la cuida como para
quien la requiere. Adicional a lo anterior, también debe existir un centro de
información de respaldo, donde también se pueda encontrar la información que
hay en las estaciones de bombeo de crudo, o sea, donde se centralice toda la
información de los proyectos de todas las estaciones de bombeo de crudo. Estos
centros se deben actualizar periódicamente y su información, debe coincidir con la
que está en campo.
Es importante, tener dentro de la estación de bombeo de crudo, un organigrama
definido, en donde aparezcan las personas con las que se pueden tratar los temas
de interés particular; esto agiliza los tiempos de comunicación y hace más efectiva
la gestión de información. Existen mapas que indican los niveles jerárquicos para
efectuar las comunicaciones, las estructuras que se tienen y las relaciones entre
todo el personal que trabaja en la estación.
62
Las lecciones aprendidas de los proyectos anteriores o incluso de los que están en
desarrollo, son de gran ayuda al momento de tomar decisiones. Para el caso de la
gestión de información, estas lecciones deben ser registradas, divulgadas y
difundidas, no solo en las estaciones de bombeo de crudo en Colombia, sino
también en las plantas que forman parte del sector industrial.
Tal como lo recomienda el PMBOK®, se debe tener un plan de gestión de
comunicaciones, donde se describa como deben ser planeadas las
comunicaciones del proyecto. Una vez se tenga el plan de gestión de
comunicaciones, se debe actualizar con las respectivas retroalimentaciones.
Igualmente, se irán actualizando los documentos de los proyectos que apliquen y
los activos de los procesos de la organización, con el fin de desechar lo obsoleto y
mejorar lo usado.
Se recomienda el uso de herramientas que pueden utilizarse para distribuir la
información del proyecto, las cuales incluyen:
• Distribución de documentos impresos, sistemas manuales de archivo,
comunicados de prensa y bases de datos electrónicas de acceso
compartido;
• Herramientas electrónicas de comunicación y conferencias, tales como
correo electrónico, correo de voz, teléfono, videoconferencias y
conferencias por Internet, sitios Web y publicación en Internet;
• Herramientas electrónicas para la dirección de proyectos, como por ejemplo
interfaces Web con software de programación y de gestión de proyectos,
software de soporte para reuniones y oficinas virtuales, portales y
herramientas colaborativas de gestión del trabajo.
Se recomienda seguir el instructivo para diligenciamiento de la guía metodológica
para la gestión de información, expuesto en el ANEXO 2 y ANEXO 3 de este
trabajo de grado.
63
18. BIBLIOGRAFÍA ARDILA A, Víctor Cristóbal, Proyecto básico para obtener la factibilidad social de perforar un pozo exploratorio de petróleo en el bloque Villarica Norte. Bogotá, Universidad de La Salle, 2008
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64
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18.1 REVISTAS
REVISTA DINERO, Lo que estanca la inversión en petróleo, Bogotá, Octubre, 2013
18.2 CIBERGRAFÍA
ASOCIACIÓN LATINOAMERICANA DE LA INDUSTRIA DEL PETRÓLEO, Historia del Petróleo en Colombia, http://www.alip.org/docs/Historias/breve_historia_petrolera_colombia.pdf.pdf
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19. ANEXOS
ANEXO 1. FORMATO GUIA METODOLÓGICA PARA LA GESTIÓN DE
INFORMACIÓN.
ANEXO 2. INSTRUCTIVO DE DILIGENCIAMIENTO DE LA GUÍA
METODOLÓGICA PARA LA GESTIÓN DE INFORMACIÓN.
ANEXO 3. FORMA DE TRAMITACIÓN DE LA GUÍA METODOLÓGICA PARA LA
GESTIÓN DE INFORMACIÓN.
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GUÍA METODOLÓGICA PARA LA GESTIÓN DE LA INFORMACIÓNFECHA:QUIEN EMITE LA INFORMACIÓN? (EMISOR):___________________________________QUIEN RECIBE LA INFORMACIÓN? (RECEPTOR):___________________________________
SI NO OBSERVACIONES
Se han seguido correctamente las etapas de la ruta de flujo de la gestión de la información?
6. OBSERVACIONES GENERALES:
La información se entrega a más de un destinatario?
La información es entregada en más de un formato?
La información puede tener más de una interpretación?
5. PREGUNTA GENERAL
Está seguro que se le entrega la información al destinatario correcto?
La información entregada puede ser manipulada para otros fines?La información es confidencial?Cuando es entregada la información, se libera la responsabilidad del emisor?La información entregada es útil, verdadera y oportuna?
La información puede alterar otras informaciones almacenadas?
Una vez entregada la información, se puede seguir almacenando?
La información es comprensible para el receptor?4. ENTREGA DE LA INFORMACIÓN
La información requiere actualización?
La información almacenada es fácil de encontrar?La información está clasificada?La información es de fácil recuperación?La información es fácil de guardar?
Hay suficiente espacio de captación (memoria) para la recopilación de información?
La información se puede decodificar?
La información almacenada es segura?
2. ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN
3. ALMACENAMIENTO DE LA INFORMACIÓN
La información está completa?Si la información está incompleta, es fácil de completar?La información es coherente con lo que se quiere entregar?La información viene en más de un formato?La información se puede clasificar?La información se puede almacenar?
ETAPAS:
Se ha filtrado correctamente la información?
1. RECOPILACIÓN DE LA INFORMACIÓNEstá seguro que es toda la información disponible?Hace falta algo para complementar la información?
Son confiables todas las fuentes?
Fue sencillo llegar a la información recopilada?La información se puede recopilar en más de un formato?
Desearía tener más información?
Se pudo captar toda la información?
La información proviene de más de una fuente?
Hizo falta información por falta de espacio?
Los sistemas captadores funcionan correctamente?
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GUÍA METODOLÓGICA PARA LA GESTIÓN DE LA INFORMACIÓNFECHA:QUIEN EMITE LA INFORMACIÓN? (EMISOR):___________________________________QUIEN RECIBE LA INFORMACIÓN? (RECEPTOR):___________________________________
SI NO OBSERVACIONES
Se han seguido correctamente las etapas de la ruta de flujo de la gestión de la información?
6. OBSERVACIONES GENERALES:
La información se entrega a más de un destinatario?
La información es entregada en más de un formato?
La información puede tener más de una interpretación?
5. PREGUNTA GENERAL
Está seguro que se le entrega la información al destinatario correcto?
La información entregada puede ser manipulada para otros fines?La información es confidencial?Cuando es entregada la información, se libera la responsabilidad del emisor?La información entregada es útil, verdadera y oportuna?
La información puede alterar otras informaciones almacenadas?
Una vez entregada la información, se puede seguir almacenando?
La información es comprensible para el receptor?4. ENTREGA DE LA INFORMACIÓN
La información requiere actualización?
La información almacenada es fácil de encontrar?La información está clasificada?La información es de fácil recuperación?La información es fácil de guardar?
Hay suficiente espacio de captación (memoria) para la recopilación de información?
La información se puede decodificar?
La información almacenada es segura?
2. ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN
3. ALMACENAMIENTO DE LA INFORMACIÓN
La información está completa?Si la información está incompleta, es fácil de completar?La información es coherente con lo que se quiere entregar?La información viene en más de un formato?La información se puede clasificar?La información se puede almacenar?
ETAPAS:
Se ha filtrado correctamente la información?
1. RECOPILACIÓN DE LA INFORMACIÓNEstá seguro que es toda la información disponible?Hace falta algo para complementar la información?
Son confiables todas las fuentes?
Fue sencillo llegar a la información recopilada?La información se puede recopilar en más de un formato?
Desearía tener más información?
Se pudo captar toda la información?
La información proviene de más de una fuente?
Hizo falta información por falta de espacio?
Los sistemas captadores funcionan correctamente?
ENCABEZADO
LISTADO DE PREGUNTAS (Las preguntas tienen que ver con cada una de las etapas de la ruta de flujo de la administración de la información: RECOPILACIÓN, ANÁLISIS, ALMACENAMIENTO Y ENTREGA. Adicionalmente, se incluye una pregunta general)
OBSERVACIONES GENERALES
Título del documento. Espacio para escribir la fecha
en que se diligencia la guía.
Espacio para escribir el nombre de la(s) persona(s) que emite(n) la información
Espacio para escribir el nombre de la(s) persona(s) que recibe(n) la información
Casillas para marcar la opción de respuesta deseada para cada pregunta (SI/NO).
Casillas para anotar observaciones a cada pregunta. (opcional)
Espacio para anotar observaciones generales con referencia a la información que se está tramitando.
(opcional)
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FORMA DE TRAMITACIÓN DE LA GUÍA METODOLÓGICA PARA LA GESTIÓN DE INFORMACIÓN
GENERALIDADES:
La guía metodológica para la gestión de información es un documento con estructura de lista de chequeo que se diligencia con el objeto de minimizar el impacto causado por los problemas que se presentan durante la gestión de información en proyectos (para el caso de estudio, específicamente en estaciones de bombeo de crudo en Colombia).
A continuación se detalla un paso a paso para el correcto diligenciamiento de la guía metodológica y que puede servir como complemento del instructivo establecido (ANEXO No. 2).
PASO A PASO:
PASO No. 1:
FECHA: Se debe escribir la fecha en la que la guía es diligenciada (bien puede ser la fecha en la comienza a diligenciarse y en caso de que termine de diligenciarse otro día, esto se podrá indicar en las observaciones generales). Se recomienda que la fecha quede completa, es decir con el día, el mes y el año de diligenciamiento.
PASO No. 2:
QUIEN EMITE LA INFORMACIÓN? (EMISOR): Se debe referenciar el nombre de la persona o las personas que emiten o entregan la información. Se recomienda que en este registro se indique también el cargo y la empresa a la que pertenece(n) esta(s) persona(s). Es válido escribir solamente el nombre de la Empresa, cuando el trámite se realiza entre empresas y no hay una persona directamente responsable por la entrega o emisión de la información.
PASO No. 3:
QUIEN RECIBE LA INFORMACIÓN? (RECEPTOR): Se debe referenciar el nombre de la persona o las personas que reciben la información. Se recomienda que en este registro se indique también el cargo y la empresa a la que pertenece(n) esta(s) persona(s). Es válido escribir solamente el nombre de la Empresa, cuando el trámite se realiza entre empresas y no hay una persona directamente responsable por la recepción de la información.
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PASO No. 4:
LISTADO DE PREGUNTAS: Son preguntas relacionadas con cada una de las etapas de la ruta de flujo de la administración de la información (RECOPILACIÓN, ANÁLISIS, ALMACENAMIENTO y ENTREGA); al frente de cada pregunta hay dos casillas pegadas del mismo tamaño [SI] a la izquierda y [NO] a la derecha, para marcar la respuesta a cada pregunta (se recomienda marcar con una X). De igual forma, después de estas dos casillas hay otra más larga para escribir observaciones referentes a la pregunta que está siendo abordada (es decir, la pregunta que está sobre el mismo renglón), la anotación de observaciones es opcional, o sea que depende de quién responda la pregunta en cuestión.
Ejemplo:
Para la primera pregunta: Está seguro que es toda la información disponible?, si la respuesta es SI, se marca la casilla designada para [SI], si la respuesta es NO, se marca la casilla designada para [NO]. Si tiene observaciones con respecto a la pregunta, entonces las puede escribir en la casilla para observaciones, pero si no tiene observaciones con respecto a la pregunta, entonces no escribe nada en la casilla designada para observaciones.
De esta forma,
ETAPAS: SI NO OBSERVACIONES 1. RECOPILACIÓN DE LA INFORMACIÓN Está seguro que es toda la información disponible? X Hay fuentes sin consultar
En el ejemplo, se muestra que no se está seguro que es toda la información disponible en la etapa de recopilación de la información, y se argumenta en las observaciones que “Hay fuentes sin consultar”.
Las opciones de respuesta siempre van a ser las mismas (SI y NO), pero las observaciones pueden variar dependiendo de la pregunta y la etapa.
Al final del listado de preguntas, hay una pregunta general: Se han seguido correctamente las etapas de la ruta de flujo de la gestión de la información?. Se aplica el mismo método para responder que con las demás preguntas del listado.
Ejemplo:
En el ejemplo se muestra que efectivamente si se han seguido correctamente las etapas de la ruta de flujo de la gestión de la información. Por otra parte no hay observaciones.
Se han seguido correctamente las etapas de la ruta de flujo de la gestión de la información?5. PREGUNTA GENERAL
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PASO No. 5:
OBSERVACIONES GENERALES: Al final del documento (en la parte inferior), se ha dejado un espacio para incluir observaciones generales con respecto a la información tramitada. Estas observaciones también son opcionales, es decir que si las hay, se escriben en ese espacio, pero si no las hay entonces no es necesario escribir nada.
Ejemplo:
En el ejemplo se muestra que hay una observación general, la cual indica que: La información recibida llegó incompleta, se recibieron los Anexos No.1 y Anexos No. 3, queda pendiente la entrega del Anexo No. 2.
RECOMENDACIONES:
CHEQUEO GENERAL: Se recomienda que una vez diligenciada la guía metodológica, se realice una verificación de la misma, para confirmar que todos los pasos fueron seguidos correctamente.
6. OBSERVACIONES GENERALES:La información recibida llegó incompleta, se recibieron los Anexos No.1 y Anexos No. 3, queda pendiente la entrega del Anexo No. 2
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