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PROCES O GESTIÓN CONTABLE – CAUSACIÓN Y CIERRE CONTABLE CÓDIGO GCGU0 2 GUÍA GUÍA FACTURACIÓN ELECTRÓNICA PROVEEDORES VERSIÓ N 1 GUÍA PARA RECEPCIÓN Y TRAMITE DE FACTURA ELECTRÓNICA BOGOTÁ D.C. 2018 ELABORÓ: Profesional Subdirección Financiera - Grupo Contabilidad Profesional Oficina Asesora de REVISÓ: Coordinador Grupo Contabilidad APROBÓ: Secretaria General 1

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GESTIÓN CONTABLE – CAUSACIÓN Y CIERRE

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1

GUÍA PARA RECEPCIÓN Y TRAMITE DE FACTURA ELECTRÓNICA

BOGOTÁ D.C.2018

ELABORÓ:

Profesional Subdirección Financiera - Grupo Contabilidad

Profesional Oficina Asesora de Planeación

REVISÓ:

Coordinador Grupo

Contabilidad

Jefe Oficina Asesora de

Planeación

APROBÓ:

Secretaria General

FECHA:03/09/2018

FECHA: 03/09/2018

FECHA: 03/09/2018

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TABLA DE CONTENIDO

OBJETIVO............................................................................................................................3

ALCANCE.............................................................................................................................3

ÁMBITO DE APLICACIÓN....................................................................................................3

DEFINICIONES.....................................................................................................................4

ROLES Y RESPONSABILIDADES.......................................................................................5

LINEAMIENTOS PARA LA RECEPCION Y RADICACION DE CUENTAS POR PAGAR...6

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OBJETIVO

Establecer los requisitos y pasos a seguir por parte de los contratistas y supervisores, respecto a las cuentas con facturación en medio electrónico.

ALCANCE

Inicia con la recepción de las facturas electrónicas que han sido previamente cargadas a la plataforma de la DIAN y que se han radicado en la Superintendencia Nacional de Salud, hasta su revisión y aprobación como cuenta por pagar con los respectivos soportes documentales, en la Coordinación de Contabilidad.

ÁMBITO DE APLICACIÓN

Los lineamientos expuestos en la guía se circunscriben a los contratistas, proveedores y supervisores de la Superintendencia Nacional de Salud.

DEFINICIONES

Contrato: Contrato es un término con origen en el vocablo latino contractus que nombra al convenio o pacto, ya sea oral o escrito, entre partes que aceptan ciertas obligaciones y derechos sobre una materia determinada. El documento que refleja las condiciones de este acuerdo también recibe el nombre de contrato. El contrato, en definitiva, es un acuerdo de voluntades que se manifiesta en común entre dos o más personas (físicas o jurídicas). Sus cláusulas regulan las relaciones entre los firmantes en una determinada materia.

Objeto contractual: El objeto de los contratos son las obligaciones que el crea (ejm. obligaciones del comprador y del vendedor) y que esas obligaciones a su vez tienen por objeto prestaciones (sea de dar cosas, de hacer o de no hacer); además que todo contrato es un acto jurídico.

Factura: es un documento mercantil que refleja toda la información de una operación de compraventa. La información fundamental que aparece en una factura debe reflejar la entrega de un producto o la provisión de un servicio, junto a la fecha de devengo, además de indicar la cantidad a pagar en relación a existencias, bienes de una empresa para su venta o uso ordinario de la explotación, o bien para su transformación o incorporación al proceso productivo, además de indicar el tipo de Impuesto sobre el Valor Agregado (IVA) que se debe aplicar.

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Factura Electrónica: Según la definición de la DIAN la factura electrónica es un documento que soporta transacciones de venta bienes y/o servicios y que operativamente tiene lugar a través de sistemas computacionales y/o soluciones informáticas permitiendo el cumplimiento de las características y condiciones en relación con la expedición, recibo, rechazo y conservación.

Modelo de operación de la Factura Electrónica: El modelo de facturación fue adoptado en el país a través del Decreto 2242 de 2015, compilado en el Decreto Único Reglamentario 1625 de 2016, y su objetivo principal es la masificación en el uso de la factura electrónica en Colombia, y, para ello, facilita la interoperabilidad entre quienes facturan de forma electrónica y quienes adquieren bienes que son facturados por ese medio.

Plazos para Facturar Electrónicamente: El parágrafo transitorio segundo de la Ley 1819 de 2016, establece que los obligados a declarar y pagar IVA y el impuesto al consumo deberán expedir factura electrónica a partir del 1 de enero del año 2019.

Quiénes facturan electrónicamente: Los obligados a facturar seleccionados por la DIAN y los que voluntariamente decidan adoptar el modelo.

Documentos que pueden ser emitidos electrónicamente: Los documentos que pueden ser emitidos electrónicamente, relacionados con la facturación son: Facturas; Notas Crédito; Notas Débito y Acuse de Recibido.

Seguridad Social: El sistema de Seguridad Social en Colombia está reglamentado primordialmente por la Ley 100 de 1993 expedida por el Congreso de Colombia, la cual se divide en cuatro secciones que se refieren a los componentes principales del Sistema: Sistema General de Pensiones; Sistema General de Seguridad Social en Salud; Sistema General de Riesgos laborales y servicios sociales complementarios.

Supervisor del contrato: La supervisión consiste en el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable, y jurídico que, sobre el cumplimiento del objeto del contrato, es ejercida por el funcionario delegado para tal fin.

Certificación de parafiscales: Documento que expide el Revisor Fiscal o representante Legal de una compañía, para acreditar que la entidad se encuentra al día en los pagos de parafiscales, a la seguridad social, y puedan de esa forma efectuar contratos con Entidades Estatales (artículo 50 ley 789 de dic 27 de 2002; Orientación profesional 008 de Sept.30 de 2003 del Consejo Técnico de la Contaduría Pública).

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ROLES Y RESPONSABILIDADES

Contratista: persona natural o jurídica que presta servicios al contratante a través de un contrato de prestación de servicios profesionales o materiales.

Supervisores de Contrato: Es el funcionario al que se le delega el seguimiento y aprobación de la ejecución contractual entre la entidad o contratante y el contratista.

Grupo de Contabilidad: Área autorizada para la recepción, revisión, devolución de las cuentas por pagar, aplicación de las obligaciones en el SIIF y traslado al Grupo de Tesorería para su respectivo pago.

Grupo Tesorería: Área autorizada para recibir las cuentas por pagar aprobadas y cargadas en el SIIF y realizar el respectivo pago. Responsable del archivo de cuentas.

LINEAMIENTOS PARA LA RECEPCIÓN Y RADICACIÓN DE CUENTAS CON FACTURA ELECTRÓNICA PROVEEDORES

1. RADICACION

El proveedor de servicios o de bienes, enviará al correo electrónico [email protected] (administrado por el Grupo de Correspondencia) la factura electrónica luego de haberla registrado en la plataforma de la DIAN.

Puede anexar copia de la certificación de pago de seguridad social y parafiscales (obligación que se emana del artículo 50 de la Ley 789 de 2002) y el informe de actividades, si hay lugar a ello y copia del RUT y RIT si es la primera factura. Esta información también la puede entregar directamente al supervisor.

El proveedor debe informar en su correo remisorio el número de contrato, nombre de supervisor y dependencia.

El grupo de correspondencia, recepciona y radica en el Sistema de Correspondencia la factura con sus anexos, y los enviará a la dependencia competente.

Dicha Dependencia en la revisión diaria del correo asignará o reportará las facturas al Supervisor del Contrato para su revisión, aprobación y certificación.

2. APROBACIÓN Y CERTIFICACIÓN POR PARTE DEL SUPERVISOR

El supervisor del contrato verificará en la factura electrónica, lo siguiente:

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Que se estén cobrando los bienes o servicios acorde a lo establecido en el contrato.

Apellidos y nombres o razón social y NIT del vendedor o de quien presta el servicio.

Razón social y NIT del adquirente de los bienes o servicios (Supersalud), junto con la discriminación del IVA facturado.

Fecha de su expedición. Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados. Valor total de la operación. Calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas. (gran contribuyente, régimen

común o régimen simplificado). Numeración consecutiva de facturas de venta y resolución de autorización de

facturación, vigente.

Una vez recibida la factura y realizada la verificación del cumplimiento de los anteriores requisitos, el supervisor debe realizar la revisión de la factura electrónica en plataforma de la DIAN, de la siguiente manera:

Ingresar al siguiente Link:

Ruta: Muisca/ factura electrónica/ consulta de transacciones

Link:https://muisca.dian.gov.co/WebFacturaelectronica/paginas/VerificarFacturaElectronicaExterno.faces#

Encontrará una pantalla que le pedirá digitar los siguientes datos: Número de factura, NIT del proveedor y de la Supersalud. (Datos que aparecen en la factura)

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Ingrese en los espacios destinados la información solicitada:

Digitada la información solicitada, aparecerá un aviso que dice:” La factura consultada se encuentra registrada”.

Posteriormente el supervisor debe verificar que la descripción del servicio corresponda con el servicio o bien que está cobrando.

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Si la factura no está publicada o presenta alguna inconsistencia, el supervisor debe contactar al proveedor o contratista para que la corrija y la vuelva a enviar.

Se recomienda, que el supervisor revise previamente con el proveedor el cumplimiento de la actividades y el valor a cobrar, de esta manera cuando se cobre el servicio y/o el bien, disminuye la posibilidad de devolverla, o que la factura dura varios días en revisión del supervisor y se incumplan los plazos para pago y reconocimiento en el sistema SIIF Nación.

Efectuada esta labor de revisión y aprobación, el supervisor debe imprimir la factura y anexarla a la certificación de supervisión (Formato PCFT06 denominado Certificación de Supervisión para Pago), que se encuentra en el siguiente Link: https://www.supersalud.gov.co/es-co/superintendencia/sistema-integrado-de-gestion/subsistema-gestion-de-la-calidad#Default=%7B%22k%22%3A%22%22%7D#d4008dcf-9c81-4d04-905f-2d6193af8357=%7B%22k%22%3A%22certifica%22%7D#a4940e3c-5a39-4a12-bf6f-649b6a9dd220=%7B%22k%22%3A%22%22%7D#5e5eaa13-bbd0-4f49-80bc-42c62a958e8f=%7B%22k%22%3A%22%22%7D#c2310f0b-697f-4620-b5fc-b5ffb6aa7ee1=%7B%22k%22%3A%22%22%7D#0949801d-4c99-4d41-b3c4-c4ca0a3e9daf=%7B%22k%22%3A%22%22%7D#1fa70c57-d674-415e-af85-01c5171fc899=%7B%22k%22%3A%22%22%7D#d10daf86-ea19-4db2-8d36-417601ebee4a=%7B%22k%22%3A%22%22%7D

Para ir al Link oprime la tecla Ctrl y doble click con el mouse en link el cual lo lleva a la siguiente pantalla.

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En la parte final de esta pantalla digite en el buscador el código del formato PCFT06 Certificación de Supervisión de Pago.

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Hacer click en la lupa y podrá identificar el formato de certificación para pago a diligenciar.

El supervisor debe diligenciar cada una de las casillas con base en el contrato y registro presupuestal (información suministrada al momento de ser designado como supervisor de contrato).

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Finalmente, para aclarar inquietudes sobre el diligenciamiento y radicación de cuentas por pagar, puede acceder a la GUIA DE RECEPCION DE CUENTAS POR PAGAR GCGU01, o puede comunicarse con el Grupo de Contabilidad.

CONTROL DE CAMBIOSASPECTOS QUE CAMBIARON EN EL DOCUMENTO

DETALLES DE LOS CAMBIOS

EFECTUADOS

RESPONSABLE DE LA

SOLICITUD DEL CAMBIO

FECHA DEL CAMBIO

DD/MM/AAAA

VERSIÓN

Adopción del documento

Solicitud de creación mediante memorando NURC 3-2018-016316

Se aprueba mediante memorando NURC: 3-2018-016446

Secretaria General 04/10/2018 1

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