Guía de Usuario de de usuario CONTROLAR-GAS...Achilles Group. S.L..Teléfono: +57 1 7477723 Ext....

Achilles Group. S.L. .Teléfono: +57 1 7477723 Ext. 2155

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Guía de Usuario de

Módulo CONTROLAR

(Prevención de Riesgos Laborales)

Departamento de Atención al Usuario:

Teléfono: +57 1 7477723 Ext. 2155

Correo: [email protected]

01/12/2015




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Índice

1. INTRODUCCIÓN: EN QUÉ CONSISTE EL MÓDULO CONTROLAR ......................................................... 3

2. ¿CÓMO FUNCIONA EL MÓDULO CONTROLAR? ..................................................................................... 3

3. GUÍA RÁPIDA DE UTILIZACIÓN DEL MÓDULO CONTROLAR ............................................................... 3

3.1. Módulo de búsqueda CONTROLAR ................................................................................................... 4

3.2. Detalle principal de un Contratista ................................................................................................... 7

3.3 Documentación general del contratista .......................................................................................... 8

3.4 Detalle de un CONTRATO ..................................................................................................................... 9

3.5 Información/documentación de contrato ..................................................................................... 10

3.6 Información/documentación del PERSONAL ................................................................................ 13

4. ¿QUÉ OCURRE CON LAS SUBCONTRATAS? ........................................................................................... 17

5. BIBLIOTECA CONTROLAR........................................................................................................................... 18

6. ALTA CONTRATOS CONTROLAR (SOLO PARA USUARIOS CON ESTE PERFIL ................................ 19

7. CONFIGURACIÓN DE SEMÁFOROS DE CONTRATOS ........................................................................... 21

8. CIERRE DE CONTRATOS CONTROLAR ..................................................................................................... 23

9. INFORMES ESPECÍFICOS CONTROLAR .................................................................................................... 24

10. GESTIÓN DE INCIDENCIAS. HERRAMIENTA DE ATENCIÓN AL CLIENTE .......................................... 25

ANEXO I – DOCUMENTACIÓN A APORTAR POR NEGOCIOS...................................................................... 33




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1. Introducción: En qué consiste el Módulo CONTROLAR

Controlar tiene como objetivo dar apoyo en la gestión de información y documentación generada en la actividad de control de contratistas y subcontratistas por parte de nuestros clientes, actividad derivada no sólo de la buena práctica empresarial sino de las distintas exigencias legales vigentes. Para ello, se procede a la recopilación y validación sistemática de la documentación administrativa, legal y de prevención de riesgos de los Contratistas y Subcontratistas, a través de un Equipo Especializado de ACHILLES.

Para ello el contratista tiene que enviar toda la información y documentación necesaria para el cumplimiento de la normativa de prevención de riesgos laborales y los requisitos del Grupo GAS NATURAL FENOSA (en adelante GNF) sobre la gestión de los recursos asociados a los

contratos vigentes.

A través de www.reprobd.com puede acceder a toda la información y documentación de los contratistas/subcontratistas objeto de Controlar.

ACHILLES procesará, validará y analizará, toda la documentación recibida y la pondrá a disposición de GNF, para que pueda ser consultada en cualquier momento.

2. ¿Cómo funciona el Módulo Controlar?

El punto de partida del Controlar es el momento en el que GNF adjudica un contrato a un Contratista y lo considera sometido a CONTROLAR. ACHILLES recibirá el alta del contrato con los datos básicos del mismo (datos de la empresa, descripción del contrato, persona de contacto, etc), y el Departamento de Controlar de ACHILLES se pondrá en contacto con el

Contratista, donde le explicará los pasos a seguir para completar el proceso de Controlar.

3. Guía rápida de utilización del módulo Controlar

La Búsqueda CONTROLAR es la herramienta utilizada para recuperar y mostrar la información disponible de todos aquellos Contratistas/Subcontratistas que tienen contratos sometidos a

Controlar. El acceso a la información será a través de www.reprobd.com con usuario y contraseña. Accediendo al Menú Principal, podrá entrar en CONTROLAR.

http://www.reprobd.com/





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3.1. Módulo de búsqueda CONTROLAR

Módulo de Búsqueda general para la consulta de datos Empresas, contratos, trabajadores. Nota: En una próxima versión también se podrá buscar vehículos y herramientas.

La herramienta dispone de múltiples criterios de búsqueda que utilizados de forma individual o conjunta, permiten recuperar la información deseada. Dichos criterios de búsqueda actúan como ‘filtros’ para acotar una parte del conjunto total de los Proveedores afectados por CONTROLAR.

En esta pantalla encontrará varias secciones de búsqueda (Contratistas, contratos, centros de trabajo, Negocio GNF, etc) con distintos criterios utilizables en cada una. Cada sección ofrecerá una lista resultado distinta.

Se puede buscar por varios criterios a la vez, de tal forma que el sistema hace una búsqueda lógica de empresas contratistas que cumplan todos los criterios introducidos. Si combina

criterios de varias secciones el resultado corresponderá a la más restrictiva de aquellas que utilice.

Introduzca alguno de los datos que sepa del Contratista o contrato.

Si no conoce el nombre completo, puede introducir las primeras letras del nombre.

Igualmente si no conoce el número de contrato puede introducir los primeros caracteres de éste. Se ha establecido una codificación de trabajos/contratos específica para Controlar que permite identificar unívocamente a cada contrato/trabajo, aunque varíe el código de pedido anualmente. La codificación de trabajo/contrato para Controlar está formada por:

Código de la Adjudicación + código del Centro de Costes GNF + código SAP del proveedor.




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Los datos de código de adjudicación y código SAP del proveedor figuran en el documento SAP del pedido (ejemplo: 11602314M1-97030159-300560)

Si lo que desea es ver el listado de todos los Contratistas, no introduzca ningún criterio de

búsqueda.

Si desea diferenciar entre contratos en curso o cerrados, utilice las opciones para ello. Puede incluso diferenciar entre contratos en Cierre Provisional (cuyo cierre ha sido comunicado por el Contratista), en Garantía (cuyo cierre se ha realizado pero requiere un período de garantía con recursos del Contratista en instalaciones de GNF) y en Cierre Definitivo (cuyo cierre ha sido confirmado por GNF).

Se puede seleccionar ‘Prevención’ para obtener un listado de contratos con documentación asociada de trabajadores.

Se puede seleccionar ‘Vehículos’ para obtener un listado de contratos con documentación asociada de vehículos. Nota: Esta sección no está habilitada en esta primera versión.

Se puede seleccionar ‘Maquinaría’ para obtener un listado de contratos con documentación asociada de maquinarías. Nota: Esta sección no está habilitada en esta primera versión.

Se puede seleccionar ‘Herramientas’ para obtener un listado de contratos con documentación asociada de herramientas. Nota: Esta sección no está habilitada en esta primera versión.

ESTADO DE LOS CONTRATOS en curso

Alta en CONTROLAR (S1)-Corresponde al estado de alta del contrato en el servicio CONTROLAR. Recoge únicamente los datos básicos del contrato facilitados por GNF.

Cuestionario habilitado (S2)-Corresponde al estado de un contrato en el que ACHILLES

ha contactado con el Contratista y le ha facilitado las instrucciones, el usuario y la contraseña para iniciar la cumplimentación del cuestionario online.

Cuestionario recibido (S3)- Corresponde al estado de un contrato en el que ACHILLES ha recibido información/documentación del Contratista una vez que éste ha cumplimentado el cuestionario online.

Si desea ver un listado con todos los contratos, incluya un ‘%’ en el número de contrato, todos los contratistas, incluya un ‘%’ en el nombre, etc.

Pulse siempre el botón Buscar para ver el resultado de la búsqueda o teniendo el cursor sobre cualquier caja de texto pulse la tecla Intro.




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LISTADO DE CONTRATISTAS / SUBCONTRATISTAS

Si no introducimos ningún criterio de búsqueda obtendremos un listado con todos los contratistas / subcontratistas.

De cada contratista / subcontratista podrá consultar:

- Número RePro - Número Interno

- Nombre - Contratos en curso

Puede acceder al detalle de cada contratista / subcontratista, haciendo doble click en el número RePro.

En la parte izquierda puede acceder: - ‘Volver’, para volver a la pantalla principal de búsqueda.

- ‘Exportar a Excel’, para generar un documento en Excel con los datos mostrados en la pantalla.

- ‘PDF’, para generar un documento en pdf con los datos mostrados en la pantalla.

LISTADO DE CONTRATOS

Si introducimos ‘%’ en el campo “Nº contrato” obtendremos un listado con todos los contratos.

De cada contrato podrá consultar:

- Número Contrato - Descripción

- Nombre del contratista - Estado del contrato, en relación a 6 indicadores/semáforos documentales.




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Por cada contrato aparece un semáforo (verde, amarillo o rojo) en el siguiente campo:

- “Indicador General Negocio”. Semáforo global que recoge de forma conjunta el resto

de semáforos, en función o no de la entrega de toda la documentación correspondiente. - “Documentación General” Información/documentación legal/administrativa general

del Contratista.

- “Documentación del Contrato”: Información/documentación de Prevención de Riesgos Laborales asociada al contrato.

- “Documentación de Trabajadores”: Información/documentación de Prevención de Riesgos Laborales asociada a todos los trabajadores del contrato.

- “Documentación de Vehículos”: Información/documentación asociada a todos los vehículos del contrato.

- “Documentación de Maquinaría”: Información/documentación asociada a toda la maquinaría del contrato.

- “Documentación de Herramientas”: Información/documentación asociada a todas las herramientas del contrato.

Nota: No se indicará semáforo en vehículos, maquinaria y herramientas debido a que en esta versión no se incluyen.

Puede acceder al detalle de cada contrato, haciendo doble click en el número de contrato.

En la parte izquierda puede acceder: - ‘Volver’, para volver a la pantalla principal de búsqueda

- ‘Exportar a Excel’, para generar un documento en Excel con los datos mostrados en la pantalla

- ‘PDF’, para generar un documento en pdf con los datos mostrados en la pantalla

3.2. Detalle principal de un Contratista

Al dar doble “ click” sobre un contratista, accederá a los datos generales. En esta pantalla, se encuentra información de la empresa relativa a los contratos de la compañía y se puede acceder a la información específica de cada uno de ellos. Dentro de cada contratista se puede acceder a la documentación general de empresa, del personal, de la maquinaría y de las

herramientas del Contratista.




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En la parte izquierda puede acceder al:

o ‘Detalle del contratista / subcontratista’: haciendo doble clic accederá a la documentación general de empresa, o al listado de personal

o ‘Contratos’: Desplegable con el listado de los contratos del contratista. o ‘Volver lista’, para volver al listado de contratistas que están en Controlar GNF.

o ‘PDF’, para generar un documento en pdf con los datos mostrados en la pantalla.

Para volver a los distintos criterios de búsqueda, puede pinchar en el logotipo “Controlar” arriba a la izquierda.

Para cada contrato aparece un semáforo (verde, amarillo o rojo) en los siguientes campos:

o “Documentación General del Contratista”: Indica la entrega y/o caducidad

de la documentación general a nivel de empresa. o “Documentación del Contrato”: Información/documentación de Prevención

de Riesgos Laborales asociada al contrato. o “Documentación de Recursos”: Información/documentación de Prevención

de Riesgos Laborales asociada a los trabajadores (vehículos, maquinaria y herramientas en una segunda versión).

3.3 Documentación general del contratista

En esta sección puede ver la documentación general del contratista a nivel de empresa. Pantalla en la que se encuentra información de la empresa relativa a:

Paz y Salvo de obligaciones Laborales

Certificado de Existencia y Representación Legal

Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial

Plan Estratégico de Seguridad Vial

Responsable de Seguridad y Salud

Reporte periódico de Siniestralidad

Certificación de Afiliación al Sistema de la Seguridad Social

La documentación que haya sido aportada por el contratista se muestra mediante un icono

para descargarla en formato pdf.




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En cada documento se muestra indicador (verde, amarillo o rojo) que muestra la entrega y/o caducidad de los documentos.

3.4 Detalle de un CONTRATO

Al hacer doble click en cada uno de los contratos asociados, el contratista accederá al detalle del contrato. En esta sección puede encontrar información relativa a los detalles del contrato

seleccionado, como son el tipo de contrato, la duración, el objeto del mismo, etc.

En caso de existir subcontratas, se puede consultar el árbol de subcontratación.

Haciendo click en el nombre del Contratista se vuelve al detalle del mismo.

En el apartado “Indicadores” aparece un semáforo (verde, amarillo o rojo) en los campos “Indicador General por Negocio”, “Documentación General del Contratista”, “Documentación

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del Contrato” y “Documentación de Recursos” (que indica el estado de la documentación en cada uno de esos aspectos).

En el bloque de la izquierda podrá consultar:

‘Detalle del contrato’: Información/documentación asociada al contrato. Los documentos se dividen en:

a) Documentación de contrato: Se puede acceder a la documentación de contrato

establecida

b) Personal: Se puede acceder a la base de datos de trabajadores asociados al contrato.

‘Volver lista’, para volver al listado de contratistas en Controlar GNF.

‘PDF’, para generar un documento en pdf con los datos mostrados en la pantalla.

Para volver a los distintos criterios de búsqueda, puede pinchar en el icono “Controlar”.

3.5 Información/documentación de contrato

Desde aquí puede acceder a los documentos del contrato seleccionado.

Se muestran los semáforos (verde, amarillo o rojo) en los campos “Indicador general por Negocio”, “Documentación del Contrato” y “Documentación de Recursos”.

La documentación de PRL del contrato tiene inicialmente una configuración de documentación obligatoria u opcional definida para cada negocio que podrá ser modificada en la configuración de semáforos (apartado 7ª). La relación establecida:




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DOCUMENTACION OBLIGATORIA (común todo contrato):

Panorama de Riesgos Supervisores de Seguridad Registro Único de Contratación del Consejo Colombiano de Seguridad (RUC)

DOCUMENTACIÓN OPCIONAL (por contrato y/o negocio)

Autorización subcontratación (formato CAE F-04): este documento formará parte de la documentación de contrato del subcontratista.

Solicitud de subcontratación (formato CAE F-04): este documento formará parte de la documentación de contrato del subcontratista.

Coordinadores de trabajos en altura Actas de Reunión

Los documentos que haya aportado el contratista se indicará fecha del documento y link al mismo en formato pdf.

Los documentos indicados como obligatorios son los que configuran el semáforo y se muestran en la parte superior de la pantalla. Los documentos opcionales se muestran en la parte inferior de la pantalla. Desplazando el cursor por encima del semáforo se visualiza la documentación pendiente. Para convertir semáforos opcionales en obligatorios y viceversa ver apartado 7º de la guía.

Los criterios para los semáforos en este bloque son:

- Si alguno de los documentos obligatorio (común todo contrato) u opcional que haya sido requerido obligatorio no ha sido entregado, el semáforo estará en ROJO.

- Fechas de caducidad de la documentación según Anexo I.

Desplazando el cursor sobre el semáforo de “Documentación de contrato”, se visualiza la documentación pendiente.




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Listado de Personal de la empresa o del contrato.

Dependiendo de la selección que haya realizado, accederá a un listado que corresponderá a la base de datos completa de trabajadores del Contratista, o a los asignados concretamente a un contrato.

De cada trabajador podrá consultar: - NIF (nº de cedula de ciudadanía) - Nombre y apellidos - Categoría - Estado en el contrato: Alta o baja en el mismo

Puede acceder al detalle de cada trabajador, haciendo doble click en el NIF (nº de cedula de ciudadanía).

Por cada trabajador aparece un semáforo (verde, amarillo o rojo) en los siguientes campos:

- “Documentación General del Contratista”: Indica la entrega y/o caducidad de los documentos aportados en este apartado

- “Documentación del Contrato”: Información/documentación de Prevención de Riesgos Laborales asociada al contrato al que está adscrito el trabajador.

- “Documentación del Trabajador”: Información/documentación de Prevención de Riesgos Laborales asociada a cada trabajador.

En la parte izquierda puede acceder: - Desplegable con los contratos que tenga dado de alta el contratista

- ‘Detalle del contrato’: haciendo doble clic accederá a la documentación general de prevención o al listado de personal, asociados al contrato que hay seleccionado en el desplegable.

- ‘Volver lista’, para volver al listado de contratistas que están en Controlar GNF - ‘PDF’, para generar un documento en pdf con los datos mostrados en la pantalla - ‘Detalles Personal Excel’, para generar una tabla Excel con los datos del personal

- ‘Generar carnets’, para generar un carnet con el detalle del/de los trabajador/es seleccionado/s




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3.6 Información/documentación del PERSONAL

Desde la tabla general de trabajadores se puede acceder al detalle de cada uno de los mismos,

haciendo doble click en el NIF.

Puede volver directamente a la información específica del contrato, haciendo doble click sobre el número del contrato.

Se muestran los semáforos (verde, amarillo o rojo) en los campos “Documentación General del Contratista”, “Documentación del Contrato” y “Documentación del Trabajador”.

En el detalle del trabajador, accederá a los datos relativos a la prevención de riesgos del trabajador. En cada uno de los apartados, aparecerá u “sí” o un “no”, en función de lo que haya indicado el contratista en el cuestionario online.

Los “SI” que estén en azul, están validados por el equipo de ACHILLES y el documento se encuentra escaneado. Pinchando en el “si” se puede obtener el documento. Los “SI” que están en rojo, están en proceso de validación o aún no se ha recibido el soporte documental que los acredite.

Generar informe: puede generar un informe con el detalle por trabajador. Este informe indicará para cada uno de los parámetros, si el contratista ha argumentado positiva o negativamente en el cuestionario online, sobre los mismos. En el caso de indicar un si y el equipo de ACHILLES validado la información aportada, aparecerá un check verde, en caso contrario, aparecerá una “cruz roja”. En este informe se incluirá la foto del trabajador, en caso que la haya aportado.

La información y/o documentación que se recoge de cada trabajador está estructurada en

tres bloques:




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Documentación Básica

CERTIFICADO FORMACIÓN (formato CAE F-03): Indica si el trabajador ha recibido la formación en materia preventiva, centrada específicamente en su puesto de trabajo.

APTITUD MÉDICA: Se indica con APTO / NO APTO el resultado del reconocimiento médico. Además, se especifica la fecha del último certificado de aptitud médica del trabajador.

ENTREGA EPI´S: Indica si se han proporcionado a los trabajadores los Equipos de Protección Individual adecuados para el desempeño de sus funciones, en el caso de ser necesario su uso. Además, se especifica la fecha de la última entrega de EPI’s.

RECIBÍ INFORMACIÓN DE RIESGOS DE GNF (formato CAE F-05): Acredita si se ha comunicado al trabajador la información y las instrucciones entregadas por GNF al

contratista. Certificación afiliación al sistema de seguridad social: Certifica que el trabajador se

encuentra al corriente del pago de sus obligaciones con la Seguridad Social.


- Si alguno de estos cuatro documentos no se ha aportado por el contratista, o se ha declarado un “NO” en el cuestionario online, el semáforo del trabajador aparecerá en

ROJO. - Si el trabajador no figura en el Certificado de afiliación al sistema de la Seguridad

Social del mes en curso o de los dos meses anteriores, el semáforo del trabajador aparecerá en ROJO.

- Fechas de caducidad de los documentos según Anexo I. NOTA IMPORTANTE: Para los casos en los que todos los trabajadores asociados al contrato se encuentren en estado de baja, el semáforo general de trabajadores se indicará de color gris.

Desplazando el cursor por encima del semáforo se visualiza la documentación pendiente.

Documentación Específica

Procedimientos de trabajos en altura y rescate en alturas

Procedimientos relacionados con la manipulación de equipos y circuitos eléctricos.

Primeros auxilios RCP

Preparación ante emergencias

Seguridad vial

Trabajos con tuberías presurizadas

Espacios confinados

Sustancias radioactivas

Taller de Sensibilización


- Si se alega cualquiera de los conceptos en el cuestionario online y no se ha aportado

por el contratista documentación justificativa, el semáforo del trabajador aparecerá en ROJO.




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Homologaciones (solo se visualiza las específicas de cada negocio)

Certificado CONTE T1

Certificado CONTE T5

Certificado trabajos de línea viva

Homologación trabajos en línea viva

Certificado reinducción en trabajos de línea viva

Acreditación de experiencia en mantenimiento o construcción de líneas de media tensión

Matricula profesional

Certificado trabajo seguro en alturas básico

Certificado trabajo seguro en alturas avanzado

Certificado trabajo seguro en alturas coordinador

Autorización para realizar trabajos en redes eléctricas aéreas

Certificación de competencia en técnicas de poda

Autorización para realizar trabajos de soldaduras de redes de polietileno

Autorización para realizar trabajos de soldaduras de redes de acero

Certificado de capacitación o de competencia laboral Nivel II Ensayos No destructivos

Autorización para realizar inspecciones de redes internas de gas

Certificación Superintendencia de Vigilancia

Carnet de Secretaría de Salud


- Si se alega cualquiera de los conceptos en el cuestionario online y no se ha aportado

por el contratista documentación justificativa, el semáforo del trabajador aparecerá en

ROJO. - Fechas de caducidad de los documentos según Anexo I.

NOTA IMPORTANTE: Los usuarios de GNF podrán modificar el semáforo del trabajador si la documentación específica u homologaciones consideraran que NO es la correcta. En ese caso deberá incluir justificación en el campo de comentarios para información a Achilles y a la empresa contratista.




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El indicador permanecerá bloqueado independiente del aporte documental del contratista. El usuario de GNF deberá desbloquearlo para que haga el recálculo ordinario en función del aporte documental. El trabajador bloqueado aparecerá identificado.

NOTA IMPORTANTE: Los usuarios de GNF dispondrán de una guía específica en el apartado de biblioteca donde se detallará de forma más extensa.




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4. ¿Qué ocurre con las subcontratas?

En caso de que existan subcontratistas, el flujo y procedimiento establecido es el que se adjunta.

Contratista /

Subcontratista

Solicitud de

subcontratación

Aporte de

documentación

solicitada

Inicio de Trabajos

Solicitud de

documentación (1)

Revisión

Documentación

aportada

No

Doc

Ok?

Informa a Contratista

de documentación

pdte

Carga de autorización

firmada por Negocio.

Inicio seguimiento

documental de

subcontratista autorizado

Si

Informa a negocio de

subcontratista en regla para

su autorización (2)

Unidad de

Negocio

Revisión de

petición

Autorización de

subcontratación

Informa a contratista,

Compras y gestor

documental de

solicitud autorizada

Deben diferenciarse las dos fases:

1. SOLICITUD DE SUBCONTRATACION. GNF remite solicitud cumplimentada que recibe del contratista (formato CAE F-04), a Achilles, al objeto de que proceda a la apertura de la misma en CONTROLAR para solicitar la documentación General de Empresa y de contrato de la subcontrata.

2. AUTORIZACION DE LA SUBCONTRATACION. Una vez ha sido aportada la documentación de Empresa y contrato de la subcontrata y es correcta, Achilles remite comunicación al responsable del contrato de GNF debe remitir solicitud de la empresa contratista firmada en el aparatado de autorización a Achilles para su archivo (formato CA F-04).

NOTAS IMPORTANTES: - Se emitirán comunicaciones semanales automáticas a GNF informando del estado de la

solicitud de la subcontratación. - Finalizados 30 días desde la solicitud de subcontratación, sin que la subcontrata haya

aportado la documentación que se le solicita, se cerrara de forma automática dicha solicitud y contrato.

- En el caso de que la Unidad Responsable del contrato de GNF aporte directamente la autorización de la subcontratación (sin pasar previamente por la solicitud de subcontratación), se eliminarán los pasos anteriores.




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5. Biblioteca CONTROLAR

La Biblioteca CONTROLAR funciona como un repositorio de documentación en el que los usuarios de GNF autorizados pueden añadir documentos, crear carpetas y añadir documentos a esas carpetas. Del mismo modo también permitirá eliminarlos o hacer consultas en el historia de descarga de documentación para comprobar las empresas que han utilizado los documentos aportados. Igualmente, para consulta de la documentación pueden acceder a la Biblioteca CONTROLAR tanto los usuarios de GNF autorizados como los contratistas / subcontratistas desde el apartado correspondiente en el portal del proveedor.




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6. Alta contratos CONTROLAR (solo para usuarios con este perfil)

Este módulo se debe utilizar para dar de alta contratos en CONTROLAR para los usuarios GNF

autorizados.

Una vez que se accede se dispone de una pantalla de presentación con los contratos vigentes, a los que se puede acceder para editarlos, y de un botón para dar de alta un nuevo contrato.

Pinchando en “Nuevo contrato” se abre una pantalla para incorporar los datos del contrato




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Introduciendo el CIF del contratista y pinchando en “Verificar datos del contratista” se rellenan automáticamente los datos del contratista.

Una vez finalizada la introducción de datos, pulsar “Aceptar” para dar de alta el contrato. Si no se ha cumplimentado alguno de los campos obligatorios, aparecerá junto al campo un asterisco

de color rojo “*”.

Los campos de cumplimentación obligatoria son:

DATOS DEL CONTRATISTA

CIF Nombre (se rellena automáticamente al introducir el CIF y pinchar en “Verificar datos

del contratista”) Dirección (se rellena automáticamente al introducir el CIF y pinchar en “Verificar datos

del contratista”) Localidad (se rellena automáticamente al introducir el CIF y pinchar en “Verificar datos

del contratista”)

Provincia (se rellena automáticamente al introducir el CIF y pinchar en “Verificar datos del contratista”)

Persona de contacto

Teléfono de contacto Email

DATOS DEL CONTRATO

Nº de Contrato Descripción Departamento Unidad de Negocio GNF Afectado por PRL

Afectado por maquinaria (Estará marcado automáticamente como NO)

Afectado por Vehículos (Estará marcado automáticamente como NO)




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7. Configuración de semáforos de contratos

A través de esta funcionalidad se pueden configurar los semáforos para un contrato concreto o

para todos los contratos convirtiéndolos en obligatorios u opcionales.

Se accede pulsando sobre “Conf. Semáforos Contratos”

En la pantalla de búsqueda aparece un listado con los contratos en vigor, y un cuadro para

realizar búsquedas por número de contrato.

De cada contrato se muestra: - Columna para seleccionar el contrato - Número Contrato - Descripción




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- Nº RePro - Nombre del contratista - Criterios establecidos

Pasando el puntero del ratón sobre el icono de “Criterios establecidos” se abre una ventana donde se muestran los criterios de semáforos del contrato.

Una vez seleccionado el contrato o contratos sobre los que se desea establecer criterios de semáforos, se pulsa en “Establecer criterios”.

Se puede establecer que el semáforo se vea afectado por:

Panorama de Riesgos Supervisores de Seguridad Registro Único de Contratación del Consejo Colombiano de Seguridad (RUC)

DOCUMENTACIÓN OPCIONAL (por contrato y/o negocio)

Autorización subcontratación (formato CAE F-04): este documento formará parte de la documentación de contrato del subcontratista.

Solicitud de subcontratación (formato CAE F-04): este documento formará parte de la documentación de contrato del subcontratista.

Coordinadores de trabajos en altura

Actas de Reunión

Una vez seleccionados los nuevos criterios, pulsar en “Aceptar” para que comiencen a estar operativos. Estos nuevos criterios serán los que configuren el semáforo de contrato.

Para deshabilitar un criterio, simplemente se debe pinchar sobre su casilla para que quede desmarcado, y posteriormente pulsar en ”Aceptar” para que deje de estar operativo.




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8. Cierre de contratos CONTROLAR

Todos los contratos dados de alta en CONTROLAR llevarán asociada una fecha de fin prevista.

Una semana anterior a la fecha de fin prevista, el que figura como Responsable del Contrato de GNF recibirá una comunicación en la que se le informará del próximo vencimiento del contrato. El responsable de GNF deberá proceder sobre la misma comunicación a: - Cerrar el contrato, si los trabajos ya han finalizado

- Modificar la fecha de fin, si los trabajos no han finalizado y se debe prorrogar. En este último caso deberán indicar la nueva fecha de fin prevista.




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Pulsando el botón de Acceso podrá ejecutar las opciones indicadas

anteriormente:

Caso de no realizar ninguna acción, el responsable del contrato recibirá varias comunicaciones

(recordatorios) durante un mes posterior a la fecha de fin. Llegada esa fecha de un mes posterior a la fecha de fin y el responsable del contrato de GNF no haber realizado ninguna acción sobre el mismo (cierre o modificación de la fecha) se procederá al cierre automático del sistema y pasará ha estado S12. En este caso se dejara de solicitar la información/ documentación al Contratista para ese contrato.

Si el responsable del contrato decide cerrar el mismo con una fecha anterior a la existente en el sistema, podrá hacerlo notificándolo al buzón [email protected] .

Nota importante: caso de requerir activar nuevamente un contrato cerrado, el usuario deberá

remitir una solicitud al buzón [email protected] para volver a su activación.

9. Informes específicos Controlar

A través de esta herramienta podrá disponer de varios sobre el estado de los contratistas y su documentación en Controlar. Para acceder a éstos únicamente deberá seleccionar en la pantalla de inicio de www.reprobd.com el título referido a “informes específicos Controlar”. Una vez dentro podrá acceder a varios informes:

mailto:[email protected]

mailto:[email protected]




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Cuadro de mando General: Podrá apreciar junto a los datos de cada empresa, el

número de documentos que deberían presentar según requisitos definidos por Negocio para un determinado contrato, el número de documentos que se han sido aportados, el estado de los mismos (vencidos) junto con la indicación del semáforo.

Informe de seguimiento por departamento: En este informe aparecerán los datos de los contratistas y contratos pertenecientes a cada departamento de los correspondientes negocios junto con el estado en el que se encuentran los mismos indicando el detalle de la documentación necesaria para conseguir el estado óptimo.

Documentación validada y descartada diaria: Se apreciarán los datos de los

documentos aprobados y descartados para las contratas con contratos dentro del negocio seleccionado indicando en caso de descarte el motivo por el que se ha producido el mismo.

Informe de Usuarios: Se indicarán los datos de cada usuario de GNF junto con los

datos sobre los permisos a los que tendrá visualización o acceso.

Nota: Cada informe que se visualice en pantalla podrá ser exportado seleccionando el icono de exportación

10. Gestión de incidencias. Herramienta de atención al cliente

ACHILLES pone a disposición de todos los usuarios de CONTROLAR de GNF la herramienta de “Atención al Cliente”. El OBJETO del Módulo de Gestión de incidencias es establecer un procedimiento de comunicación al que dirigir todas las incidencias en el marco de CONTROLAR. Para ello los usuarios de GNF cuentan con una herramienta integrada en ReProbd.com que

permita crear incidencias y ver el seguimiento de las mismas.

a) Cómo crear una incidencia

El acceso a la herramienta para cada usuario se realizará a través de www.reprobd.com y se deberá seleccionar en el menú principal.





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Accediendo a Atención al Cliente, la primera pantalla será la de Búsqueda. A través de esta pantalla, el usuario podrá crear una nueva incidencia (“Abrir Ticket”).

El usuario deberá indicar :

Tipo de incidencia (CONTROLAR) Prioridad (alta, media, baja) Descripción (breve descripción)

A continuación el usuario deberá mandar Aceptar. Automáticamente el usuario recibirá

un correo electrónico en el que le indicará el nº de ticket para poder consultar su

estado en la herramienta. Una vez que Achilles recibe la incidencia y estima la fecha de solución, el usuario que ha creado la incidencia recibirá otro correo electrónico en el que le informará la fecha prevista de resolución y algunos comentarios al respecto. Resuelta la incidencia, de nuevo el usuario recibirá otro mail informándole del cierre provisional de la incidencia y el usuario deberá entrar en la herramienta y proceder a cerrarla definitivamente. En el caso de que transcurran 15 días desde el cierre provisional y este no haya sido cerrado, el ticket se cerrará automáticamente.




31

b) Cómo buscar/consultar una incidencia creada

Accediendo a Atención al Cliente, la primera pantalla será la de Búsqueda. A través de esta pantalla, el usuario podrá consultar las incidencias que ha solicitado a Achilles.

La búsqueda de podrá realizar por nº ticket, tipo (campaña, estudio, incidencia, mejora, nuevo proyecto), Estado (pendiente, en curso, finalizada), fecha de apertura, descripción. Si no selecciona nada y da a “Buscar” le saldrán todas las incidencias que ha realizado el usuario.

A continuación le saldrán el LISTADO DE INCIDENCIAS. Con el símbolo en verde

significará que está resuelta, en amarillo en curso, y sin nada que está pendiente de

gestionar por Achilles

Pinchando sobre una de ellas, podrá acceder al detalle de la misma, junto con toda la

información sobre comentarios y responsable de Achilles.

El usuario podrá exportar el listado de incidencias a un fichero Excel (“Exportar lista”).




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c) Cómo cerrar definitivamente una incidencia.

Accediendo al módulo de Gestión de Incidencias, la primera pantalla será la de Búsqueda. A través de esta pantalla, el usuario deberá seleccionar en el combo de estado “finalizado” y seleccionar el check-box de “Recuperar solo mis tickets”.

Una vez presionamos “Buscar” nos saldrá la lista de las incidencias con cierre provisional: estado “finalizado” y seleccionando una de ellas se nos habilitará la opción de “Cerrar ticket”

En el caso de que transcurran 15 naturales desde el cierre provisional y no se haya procedido a cerrar definitivamente, el módulo lo cerrará automáticamente.




33

ANEXO I – DOCUMENTACIÓN A APORTAR POR NEGOCIOS



. Website: www.Achilles.com 34

DOCUMENTACION EMPRESA

BÚSQUEDA SEMAFOROS

Nombre del documento

Tipo ¿Afecta al

semáforo el documento?

Caducidad Fecha aportada VERDE AMARILLO ROJO


Obligatorio SI Anual F. Emisión Doc. Entregado <= 12

mese N/A

Doc. Vencido > 12 meses/ Doc. No

entregado


Obligatorio SI Anual F. Emisión Doc. Entregado <= 12

mese N/A

Doc. Vencido > 12 meses/ Doc. No

entregado


Obligatorio SI Anual F. Emisión Doc. Entregado

<=12meses 3 meses después de la fecha de vencimiento

Doc. Vencido >15 meses/ Doc. No

entregado

Plan Estratégico de Seguridad vial

Opcional

NO ( tiene semáforo

individual pero no afecta al general)

Anual F. Emisión Doc. Entregado

<=12meses 3 meses después de la fecha de vencimiento

Doc. Vencido >15 meses/ Doc. No

entregado


Obligatorio SI Indefinido F. Emisión Doc. Entregado N/A Doc. No entregado

Reporte periódico de siniestralidad

Obligatorio

NO ( tiene semáforo

individual pero no afecta al general)

Trimestral Módulo de

siniestralidad Doc. entregado N/A Doc. No entregado




DOCUMENTACION CONTRATO

BÚSQUEDA SEMAFOROS

Nombre del documento

Tipo ¿Afecta al semáforo?


Panorama de riesgos. Obligatorio Sí Anual F. Emisión Doc. Entregado

<=12meses 3 Meses después del

vencimiento

Doc. Vencido > 15 meses o Doc. no

entregado

Supervisor de seguridad

Obligatorio Sí Anual F. Emisión Doc. Entregado


vencimiento


entregado


Opcional no Anual F. Emisión Doc. Entregado


vencimiento Doc. Vencido > 15

meses

Solicitud de Subcontratación

Opcional Obligatorio para subcontrata

indefinido No fecha Doc. Entregado N/A Doc. No entregado

Autorización de subcontratación

Opcional Obligatorio para subcontrata

Anual F. Emisión Doc. Entregado


vencimiento


entregado

Actas reunión Opcional No Anual F. Emisión Doc. Entregado


vencimiento


entregado

Registro Único de Contratación del Consejo Colombiano de Seguridad (RUC)

Obligatorio Sí Anual F. Emisión Doc. Entregado

<=12meses 1 Mes después de

vencimiento


entregado




DOCUMENTACION TRABAJADOR

BÚSQUEDA

SEMAFOROS

DOCUMENTACION BASICA

Tipo ¿Afecta al semáforo?


Certificación afiliación al sistema de seguridad social

Obligatorio si Trimestral F. Emisión Doc. Entregado <=3meses N/A Doc. No entregado/

Doc. > 3 meses

Recibí información de riesgos

Obligatorio Sí 2 años F. Emisión Doc. Entregado <24meses 1 mes después del

vencimiento Doc. No entregado/

Doc. > 25 meses

Aptitud médica Obligatorio Sí 2 años F. Emisión Doc. Entregado <24meses 1 mes después del


Doc. > 25 meses

Entrega de EPI´s Obligatorio Sí 2 años F. Emisión Doc. Entregado <24meses 1 mes después del


Doc. > 25 meses

Certificado empresarial de formación

Obligatorio Sí 2 años F. Emisión Doc. Entregado <24meses 1 mes después del


Doc. > 25 meses





BÚSQUEDA SEMAFOROS

FORMACION ESPECIFICA Tipo ¿Afecta al semáforo? Caducidad Fecha aportada VERDE AMARILLO ROJO


Opcional Sí, si indica que sí 2 años F. Emisión Doc. Entregado <24meses 1 mes después del


Doc. > 25 meses

Procedimientos relacionados con la

manipulación de equipos y circuitos

eléctricos.



Doc. > 25 meses

Primeros auxilios RCP Opcional Sí, si indica que sí 2 años F. Emisión Doc. Entregado <24meses 1 mes después del


Doc. > 25 meses

Preparación ante emergencias



Doc. > 25 meses

Seguridad vial Opcional Sí, si indica que sí 2 años F. Emisión Doc. Entregado <24meses 1 mes después del


Doc. > 25 meses

Trabajos con tuberías presurizadas



Doc. > 25 meses

Espacios confinados Opcional Sí, si indica que sí 2 años F. Emisión Doc. Entregado <24meses 1 mes después del


Doc. > 25 meses

Sustancias radioactivas Opcional Sí, si indica que sí 2 años F. Emisión Doc. Entregado <24meses 1 mes después del


Doc. > 25 meses

Taller de Sensibilización Opcional Sí, si indica que sí Indefinida F. Emisión Doc. Entregado N/A Doc. No entregado





BÚSQUEDA SEMAFOROS

HOMOLOGACIONES Tipo ¿Afecta al semáforo?


Certificado CONTE T1 Opcional Sí, si indica que sí Indefinida F. Emisión Doc. Entregado N/A Doc. No entregado

Certificado CONTE T5 Opcional Sí, si indica que sí Indefinida F. Emisión Doc. Entregado N/A Doc. No entregado

Certificado trabajos de línea viva

Opcional Sí, si indica que sí 1 año F. Emisión Doc. Entregado <12meses 3 meses después del


Doc. > 15 meses

Homologación trabajos en línea viva

Opcional Sí, si indica que sí 1 año F. Emisión Doc. Entregado <12meses 3 meses después del


Doc. > 15 meses

Certificado reinducción en trabajos de línea

viva Opcional Sí, si indica que sí 1 año F. Emisión Doc. Entregado <12meses

3 meses después del vencimiento

Doc. No entregado/ Doc. > 15 meses

Acreditación de experiencia en

mantenimiento o construcción de líneas

de media tensión

Opcional Sí, si indica que sí Indefinida F. Emisión Doc. Entregado N/A Doc. No entregado

Matricula profesional Opcional Sí, si indica que sí Indefinida F. Emisión Doc. Entregado N/A Doc. No entregado

Certificado trabajo seguro en alturas

básico Opcional Sí, si indica que sí 1 año F. Emisión Doc. Entregado <12meses







HOMOLOGACIONES Tipo ¿Afecta al semáforo?

Caducidad Fecha Búsqueda VERDE AMARILLO ROJO


avanzado Opcional Sí, si indica que sí 1 año F. Emisión

Doc. Entregado <12meses




coordinador Opcional Sí, si indica que sí 1 año F. Emisión




Autorización para realizar trabajos en

redes eléctricas aéreas Opcional Sí, si indica que sí 5 años F. Emisión





Opcional Sí, si indica que sí 3 años F. Emisión Doc. Entregado

<36meses 3 meses después del


Doc. > 39 meses

Autorización para realizar trabajos de

soldaduras de redes de polietileno

Opcional Sí, si indica que sí 1 año F. Emisión Doc. Entregado

<12meses 3 meses después del


Doc. > 15 meses

Autorización para realizar trabajos de

soldaduras de redes de acero

Opcional Sí, si indica que sí

Indefinida garantizando

continuidad en la actividad o

por cambio de la norma B31.8

API 1104

F. Emisión Doc. Entregado N/A Doc. No entregado





HOMOLOGACIONES Tipo ¿Afecta al

semáforo ? Caducidad Fecha Búsqueda VERDE AMARILLO ROJO

Certificado de capacitación o de

competencia laboral Nivel II Ensayos No

destructivos

Opcional Sí, si indica que sí 5 años F. Emisión Doc. Entregado <60meses 3 meses después del


Doc. > 63 meses

Autorización para realizar inspecciones de

redes internas de gas Opcional Sí, si indica que sí 5 años F. Emisión Doc. Entregado <60meses



Certificación Superintendencia de

Vigilancia Opcional Sí, si indica que sí 1 año F. Emisión Doc. Entregado <12meses



Carnet de Secretaría de Salud



Doc. > 25 meses




PARAMETRIZACIÓN POR NEGOCIO

DOCUMENTACION EMPRESA Negocio Electricidad Negocio Gas Negocio Recursos

Nombre del documento Tipo Semáforo Tipo Semáforo Tipo Semáforo

Co

mú

n t

od

a EM

PR

ESA

OB

LIG

ATO

RIO


Obligatorio Sí Obligatorio Sí Obligatorio Sí





Plan Estratégico de Seguridad vial (Para empresas con más de 10 vehículos)

Opcional No Opcional No Opcional No



Reporte periódico de siniestralidad (nivel empresa)

Obligatorio No Obligatorio No Obligatorio No





DOCUMENTACION CONTRATO Negocio Electricidad Negocio Gas Negocio Recursos


Co

mú

n C

on

trat

o

OB

LIG

ATO

RIO

Evaluación de riesgos y planificación preventiva de

los trabajos / Plan de seguridad

Obligatorio si Obligatorio si Obligatorio si

Supervisores de seguridad Obligatorio si Obligatorio si Obligatorio si

OP

CIO

NA

L


Opcional no Opcional no Opcional no

Solicitud de Subcontratación Opcional( sólo

para la subcontrata)

No Opcional( sólo para la

subcontrata) No

Opcional( sólo para la subcontrata)

No

Autorización de subcontratación

Opcional( sólo para la

subcontrata) No

Opcional( sólo para la subcontrata)

No Opcional( sólo para

la subcontrata) No

Actas reunión (contratas, subcontratas)

Opcional no Opcional no Opcional no

OB

LIG

ATO

RIO

Registro Único de Contratación del Consejo Colombiano de Seguridad





PARAMETRIZACIÓN POR NEGOCIO DOCUMENTACION TRABAJADOR Negocio Electricidad Negocio Gas Negocio Recursos

Formación Básica


Co

mú

n t

od

o t

rab

ajad

or

OB

LIG

ATO

RIO

Certificación afiliación al sistema de seguridad social


Recibí información de riesgos de GNF (empresario+trabajador)


Aptitud médica Obligatorio si Obligatorio si Obligatorio si

Entrega de EPI´s Obligatorio si Obligatorio si Obligatorio si

Certificado empresarial de formación Obligatorio si Obligatorio si Obligatorio si





DOCUMENTACION TRABAJADOR Negocio Electricidad Negocio Gas Negocio Recursos

Formación Específica


Co

mú

n t

od

o t

rab

ajad

or

OP

CIO

NA

L

Formación específica en procedimientos relacionados con la manipulación de equipos y circuitos eléctricos.

Opcional si marca si Opcional si marca si Opcional si marca si

Formación en primeros auxilios RCP


Formación en preparación ante emergencias


Formación seguridad vial Opcional si marca si Opcional si marca si Opcional si marca si

Formación en tuberías presurizadas


Formación en espacios confinados Opcional si marca si Opcional si marca si Opcional si marca si

Formación en sustancias radioactivas




Taller de Sensibilización Opcional si marca si Opcional si marca si Opcional si marca si






Homologaciones Nombre del documento Tipo Semáforo Tipo Semáforo Tipo Semáforo

Co

mú

n t

od

o t

rab

ajad

or

OP

CIO

NA

L

Certificado CONTE T1 Opcional si marca si N/A N/A Opcional si

Certificado CONTE T5 Opcional si marca si N/A N/A Opcional si

Certificado laboral o competencias para trabajos en línea viva

Opcional si marca si N/A N/A N/A N/A

Homologación anual por parte del asociado comercial para trabajos

en línea viva según Resolución 1348 de 2009.


Certificado anual de reinducción o capacitación en trabajos de línea

viva (Superior a 40 horas). Opcional si marca si N/A N/A N/A N/A

Acreditación de experiencia mínima de 2 años en

mantenimiento o construcción de líneas de media tensión.


Matricula profesional emitida por el Consejo Profesional Nacional de

Ingeniería Eléctrica, Mecánica y Afines o de la Asociación de

Ingenieros (ACIEM).


Certificado de capacitación o de competencia laboral de trabajo

seguro en alturas básico. Opcional si marca si N/A N/A N/A N/A

Certificado de capacitación o de competencia laboral de trabajo

seguro en alturas avanzado. Opcional si marca si Opcional si marca si Opcional si marca si






Homologaciones Nombre del documento Tipo Semáforo Tipo Semáforo Tipo Semáforo

Co

mú

n t

od

o t

rab

ajad

or

Certificado de capacitación o de competencia laboral de trabajo seguro en alturas coordinador.


OP

CIO

NA

L

Autorización o habilitación por parte del asociado comercial de sus trabajadores para realizar trabajos

en redes eléctricas aéreas.




Certificado de capacitación o de competencia laboral soldador de

tuberías de polietileno N/A N/A Opcional si marca si N/A N/A

Certificado de capacitación o de competencia laboral soldador de

tuberías de acero N/A N/A Opcional si marca si N/A N/A

Certificado de capacitación o de competencia laboral Nivel II

Ensayos No destructivos N/A N/A Opcional si marca si N/A N/A

Certificado de capacitación o de competencia laboral como

inspector de instalaciones de gas N/A N/A Opcional si marca si N/A N/A

Certificación Superintendencia de Vigilancia

Opcional si marca si Opcional si marca si N/A N/A

Carnet de Secretaría de Salud Opcional si marca si N/A N/A Opcional si marca si

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