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Guía de organización de archivos de gestión
Información General
Administración Documental
Equipo integrado de profesionales con vocación y experiencia en el área de gestión documental que propone y desarrolla instru-mentos y lineamientos de normalización archivística necesarios para gestionar la información a través de prestación de servicios documentales a la Comunidad Uniandina y la sociedad, permi-tiendo así la construcción de la memoria institucional.
Garantizar la conformación y preservación de la memoria institucional, siguiendo estándares y buenas prácticas nacionales e internacionales, que aseguren el acceso a la información.
Ser garante en la construcción de la memoria Uniandina, a través de la prestación de servicios transversales de gestión documental que apoyen a la Universidad en la difusión de su legado.
Misión
Visión4
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administraciondocumental.uniandes.edu.co@MemoriaUniandes
Definimos lineamientos basados en buenas prácticas internacionales en gestión documental
Conformamos fondos y colecciones para la investigación
Preservamos la Memoria Documental de la Universidad
Asesoramos en la gestión de la información en soporte físico y electrónico
SomosMemoriaUniandes
fotografía
Guía de organización de archivos de gestión
Las comunicaciones, decisiones y acciones institucionales.
EVIDENCIAN
Los Documentos...
¿Qué es una serie documental?
¿Qué es una subserie documental?
¿Cómo identifico las series y subseries documentales?
Un conjunto de documentos que se producen de forma continua en las actividades realizadas por las personas y dan testimonio de la razón de ser de la Universidad.
Esta guía tiene como objetivo apoyar los procesos de organización y conservación de documentos en los archivos de gestión de la Universidad en formato físico y electrónico, a través de la identificación de las series y sub series documentales propias de cada unidad y la aplicación de la(s) Tabla(s) de Retención Documental que corresponda(n).
Identificar las series documentales que usted produce en el ejercicio de sus funciones es indispensable para su clasificación, descripción y organización. Para conocer las Series y Subseries que maneja siga los siguientes pasos.
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En la siguiente tabla remítase a la columna Asuntos o subseries e identifique el asunto al que corresponden los documentos a organizar.
Ubique en la columna SERIES el nombre de la serie documental que agrupa el asunto.
Haga clic en el nombre de la Serie para conocer los pasos a seguir en la organización de la documentación
Como complemento de la Guía, se sugiere consultar la TRD correspondiente en: https://administraciondocumental.uniandes.edu.co/
Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie y se jerarquizan e identifican en forma separada del conjunto de la serie, debido a los tipos documentales que varían de acuerdo a cada asunto.
HISTORIA ACADÉMICA
GESTIÓN JURÍDICA
GESTIÓN DE PROYECTOS
Historia académica de pregrado
Contratos civiles
Contratos de egresosContratos de ingresos
Proyecto de consultoríaPropuestas de investigación y consultoría
Proyecto de Investigación
Historia académica de posgrado
Ejemplos :
Serie
Subserie
¿Qué es una TRD?Un conjunto de documentos que se producen de forma continua en las actividades realizadas por las personas y dan testimonio de la razón de ser de la Universidad.
Guía de organizaciónGuía de organización
Presupuesto de unidades
Requerimientos a presupuesto
Programa académico no conduncente a título
Informe generación y control fichas de inscripción
GESTIÓN DE GOBIERNO
GESTIÓN ADMINISTRACIÓN
GESTIÓN DE PROYECTOS
EGRESOS
GESTIÓNJURÍDICA
EVALUACIONES
HISTORIAACADÉMICA
PRESUPUESTOS
EDICIÓN DE CONTENIDOS
DIVULGACIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE CONTENIDOS
HISTORIALABORAL
Contenidos
Publicaciones
Contenidos
Programas Académicos noConducentes a
Título
Gestión deContenido
PROGRAMAS ACADÉMICOS
GestiónHumana
Hoja de vida
Tabla de Series Documentales
ASUNTOS O SUBSERIES SERIES
Actas (consejo, facultades y unidades).
Informes de gestión de la unidad
Evaluaciones de los cursos
Evaluaciones de profesores
Contratos civiles
Contratos de egresos
Contratos de ingresos
Proyecto de Investigación
Proyecto de consultoría
Propuestas de investigación y consultoría
Historia académica de pregrado
Historia académica de posgrado
Gestión de Gobierno
ProgramasAcadémicos
Conducentes aTítulo
Gestión de proyectos
GestiónFinanciera
GestiónJurídica
TRD
ASUNTOS O SUBSERIES SERIES TRD
-Facturas-Comprobantes de pago-Radicados-Ordenes de compra
Oficina de Relaciones Externas
Relaciones Académicas
En caso de no encontrar el asunto a organizar remítase a las guías específicas:
Guía de organización Guía de organización
Lo que se hace, cómo se hace y por qué se hace.
REGISTRANSeries Documentales
fotografía
Los Documentos...
Series Documentales Series Documentales
Gestión de gobierno
Disposición
Responsables
Serie que refleja deliberaciones, decisiones y acuerdos generados por comités u órganos de gobierno, y que se materializan en acciones especifícas en un determinado momento.
Valores administrativos, legales, científicos, históricos y sociales que aportan al conocimiento y construción de la memoria institucional.
Finalizado el año vigente de su producción, se conservará en el archivo de gestión un (1) año más y se procederá a su transferencia al archivo central.
Las unidades responsables de transferir al archivo central la serie documental son: -Secretaria General-Unidades académicas y administrativas
Ordenación
Rotulación
Conformar un expediente (carpeta) por año.
Anexar los documentos que hacen parte integral del acta, como anexos.
Ordenar numérica o cronológicamente en forma ascendente cada expediente, de acuerdo con el consecutivo del acta o la fecha de producción.
Identificar cada expediente con el código de la serie_nombre del expediente_fechas extremas
Ejemplo:
44-501.1-E1_Actas Departamento de Química_2010 - 2013
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Series Documentales Series Documentales
Gestión Administración - informes
Disposición
Responsables
Subseries que reflejan las actuaciones, transformación y construcción de las unidades y dependencias de la Universidad.
Valores administrativos e históricos que aportan información para la construcción de la memoria institucional.
Concluido el año de producción, se conservará en el archivo de gestión un (1) año más y se procederá a su transferencia al archivo central.
Las unidades responsables de transferir al archivo central la serie documental son: -Unidades académicas y administrativas
Ordenación
Rotulación
Conformar un expediente (carpeta) por informe.
Clasificar los expedientes por tema (informes de gestión, informes finacieros etc).
Ordenar cronológicamente en forma ascendente cada agrupación, de acuerdo con la fecha de producción del informe.
Identificar cada expediente con el código de la serie_nombre del expediente_fechas extremas
Ejemplo:
27-1704-G1_Informe del Área Mensual Departamento de Química_2017
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Series Documentales Series Documentales
Gestión de proyectos
Disposición
Responsables
Serie que es testimonio de una de las principales funciones de la Universidad “la producción de conocimiento”. Evidencia el posicionamiento y crecimiento de la investigación, su calidad y el aporte científico a la sociedad.Incluye las subseries: Proyectos de investigación, Proyectos de consultoría y Propuestas de investigación y consultoría. Para las tres subseries aplica el siguiente procedimiento.
Valores primarios de tipo administrativo, contable, legal y técnico. Valores secundarios de carácter científico y cultura.
Transferir del archivo de gestión al archivo central pasados tres (3) años despúes de finalizado el proyecto.
Las unidades responsables de transferir al archivo central la serie documental son: -Facultades y Departamentos-Centros de investigación-Vicerrectoría de Investigaciones
Ordenación
Rotulación
Conformar un expediente por cada proyecto en una unidad de almacenamiento independiente (carpeta o folder).
Clasificar los documentos de cada expediente, en los siguentes grupos:
Documentos de inicio
Documentos de ejecución
Documentos de liquidación y cierre
Ordenar los tipos documentales en forma cronológica ascendente, en cada una de sus divisiones de acuerdo con el acta de iniciación del proyecto, en caso de no encontrarse tomar la fecha del contrato.
Ordenar los expedientes (carpetas) en forma cronológica ascendente. En caso de encontrar varios expedientes con la misma fecha, estos se ordenarán alfabéticamente.
Identificar cada expediente con el código de la serie_nombre del expediente_fechas extremas
Ejemplo:
02-802.1-G1_Desarrollo y aplicación de un modelo de priorización_2012
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Series Documentales Series Documentales
Egresos - Gestión de cuentas por pagar
Disposición
Responsables
Subserie testimonio del cumplimiento de obligaciones monetarias que la Universidad adquiere con proveedores y prestadores de servicios en general, y que son necesarias para su buen funcionamiento.
Valores primarios de tipo administrativo, contable y legal.
Para realizar la consulta de la subserie, las unidades y/o dependencias deben dirigirse directamente al Archivo Finaciero, quienes solventarán estos requerimientos.
Las unidades responsables de transferir al archivo central la subserie documental son: -Dirección Financiera
Terminado el año fiscal, se conservará en el archivo de gestión un (1) año más, posteriormente la Oficina de Tesorería transferirá los documentos al archivo central.Pasado el tiempo de permanencia en archivo de gestión las unidades académicas y administrativas que no son responsables del proceso procederán a eliminar la documentación.
Ordenación
Rotulación
Las unidades y dependencias, con excepción de la Oficinas de Tesorería y Contabilidad, podrá omitir de su rotulación la información correspondiente al rango del consecutivo almacenado en el expediente.
Conformar un expediente por año en una unidad de almacenamiento independiente (carpeta o folder).
Ordenar los tipos documentales en forma numérica ascendente, de acuerdo con el consecutivo del comprobante de radicación.
Ordenar los expedientes en forma numérica ascendente, de acuerdo con el consecutivo. (la carpeta 1 corresponde a los consecutivos 001-050. la carpeta 2 corresponde a los consecutivos 051-073 etc.)
Identificar cada expediente con el código de la serie_nombre del expediente_fechas extremas
Ejemplo:
25.1503.1-E1_Gestión De Cuentas Por Pagar_2012
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Series Documentales Series Documentales
Presupuesto - Presupuesto oficial
Disposición
Responsables
Subserie testimonio de la proyecciones y ejecuciones monetarias formuladas por la Universidad para su funcionamiento y el logro de objetivos en un periodo de tiempo específico.
Valores primarios de tipo administrativo, financieros y legal. Valor histórico que permite la reconstrucción de la memoria institucional.
A partir del cierre presupuestal se conservará en archivos de gestión durante dos (2) años, posteriormente la Oficina Presupuesto transferirá los documentos al archivo central. Pasado el tiempo de permanencia en archivo de gestión las unidades académicas y administrativas que no son responsables del proceso procederán a eliminar la documentación.
Las unidades responsables de transferir al archivo central la serie documental son: -Dirección Financiera
Ordenación
Rotulación
Conformar un expediente por año en una unidad de almacenamiento independiente (carpeta o Folder).
Ordenar los tipos documentales en forma cronológica ascendente.
Ordenar los expedientes (carpetas) en forma cronológica ascendente de acuerdo con el año de producción.
Identificar cada expediente con el código de la serie_nombre del expediente_fechas extremas
Ejemplo:
25-1502.1-E1_Presupuesto Oficial_2012
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Series Documentales Series Documentales
Presupuesto - Requerimientos a presupuesto
Disposición
Responsables
Subserie testimonio de los ajustes realizados a las proyecciones monetarias formuladas por la Universidad para su funcionamiento y el logro de objetivos en un período de tiempo.
Valores primarios de tipo administrativo, financieros y legal.
Terminado el año fiscal se conservará en archivo de gestión durante un (1) año más. Posteriormente la Oficina de Presupuesto procedetá a realizar la transparencia al archivo central.Pasado el tiempo de permanencia en archivo de gestión las uniadades académicas y administrativas que no son respondables del proceso procederán a eliminar la documentación.
Las unidades responsables de transferir al archivo central la serie documental son: -Oficina de Presupuesto-Tesorería
Ordenación
Rotulación
Las unidades y/o dependencias diferentes a las Oficinas de Presupuesto que no son responsables del proceso, conformarán un expediente por año en el que incluirán la información correspondiente a las subseries Presupuesto Oficial y Requerimientos a presupuesto, de modo que en la misma carpeta física o electrónica se conserve toda la información del proceso.
Conformar un expediente por cada año, en una unidad de almacenamiento independiente (carpeta o Folder).
Ordenar los tipos documentales en forma cronológica ascendente.
Ordenar los expedientes (carpetas) en forma cronológica ascendente.
Identificar cada expediente con el código de la serie_nombre del expediente_fechas extremas
Ejemplo:
25-1502.1-G1_Requerimientos a Presupuestos_2012
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Series Documentales Series Documentales
Gestión Jurídica
Disposición
Responsables
Serie testimonio de los procesos de contratación que realiza la Universidad en los cuales se regulariza y ejecuta la compra y prestación de bienes y servicios para el buen funcionamiento de la misma.
Valores primarios de tipo administrativo, legal y financiero de importancia, por su carácter probatorio en materia disciplinaria y penal.
Transferir del archivo de gestión al archivo central tres (3) años después de finalizado el contrato.
Las unidades responsables de transferir al archivo central la serie documental son: -Contrato civiles: Dirección Jurídica-Contrato de egresos: Unidades y/o dependecias-Contrato de ingresos: Dirección Jurídica
Ordenación
Subserie Contrato Civiles
Rotulación
Conformar un expediente por cada persona en una unidad de almacenamiento independiente (carpeta o folder).
Ordenar los tipos documentales en forma cronológica ascendente.
Ordenar los expedientes (carpetas) en forma alfabética de acuerdo con los apellidos y nombres completos de la persona contratada.
Identificar cada expediente con el código de la serie_número de identificación_nombre del expediente_fechas extremas
Ejemplo:
28-1801.1-G1_11500205_ROZO PARADO ROSA CATALINA_2015
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Series Documentales Series Documentales
Ordenación
Subserie Contrato de egresos
Rotulación
Conformar un expediente por cada contrato en una unidad de almacenamiento independiente (carpeta o folder).
Ordenar los tipos documentales en forma cronológica ascendente.
Ordenar los expedientes (carpetas) en forma cronológica ascendente.
Identificar cada expediente con el código de la serie_número de identificación_nombre del expediente_fechas extremas
Ejemplo:
28-1801.1-G2_20124580_CAMARA DE COMERCIO BOGOTA_2013
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Ordenación
Subserie Contrato de ingresos
Rotulación
Conformar un expediente por cada contrato en una unidad de almacenamiento independiente (carpeta o folder).
Ordenar los tipos documentales en forma cronológica ascendente.
Ordenar los expedientes (carpetas) en forma numérica de acuerdo con el código del contrato.
Identificar cada expediente con el código de la serie_número de identificación_nombre del expediente_fechas extremas
Ejemplo:
28-1801.1-G3_880691619_CEMEX S.A_2015
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Series Documentales Series Documentales
Historia Académica
Disposición
Responsables
Valores primarios de tipo administrativo, legal y valores secundarios.
Transferir del archivo de gestión al archivo central pasados tres (3) años después de que el estudiante:
Culmine sus estudiosSe retire y no regrese en ese lapso de tiempoCumpla el periodo de suspensión y no regrese en ese lapso de tiempo
Las unidades responsables de transferir al archivo central la serie documental son:
-Facultades y departamentos-Dirección de Admisiones y Registro
Ordenación
Rotulación
Conformar un expediente para cada estudiante en una unidad de almacenamiento independiente (carpeta).
Clasificar los documentos de cada expediente en los siguientes grupos:
Documentos de admisiónDocumentos de desarrolloDocumentos de salida
Ordenar cada grupo de acuerdo con la estructura mencionada en la TRD.
Ordenar los expedientes alfabéticamente según los apellidos y nombres (completos) del estudiante.
Identificar cada expediente con el código de la serie_número de identificación_nombre del expediente_fechas extremas
Ejemplo:
01-703.1-G1_200512015_BERNAL CABRERA PAULA SANDRA_2010-10
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Serie que representa la relación entre la Universidad y el estudiante, dentro de la función principal de la Universidad que es formar ciudadanos profesionales. Contiene toda la información relacionada con la trayectoria académica de cada estudiante.
Series Documentales Series Documentales
Evaluaciones - Evaluaciones de los cursos
Disposición
Responsables
Valores primarios de tipo administrativo y secundarios de carácter histórico que permiten la construcción de la memoria institucional.
Terminado el año producción se conservará en el archivo de gestión un (1) año más, posteriormente la Dirección de Admisiones y Registros transferirá los documentos al archivo central.
Pasado el tiempo de permanencia en archivo de gestión las unidades académicas y administrativas que no son responsables del proceso procederán a eliminar la documentación.
La unidad responsable de transferir al archivo central la serie documental es:
-Dirección de Admisiones y Registros
Ordenación
Rotulación
Conformar una carpeta por cada semestre y/o año en una unidad de almacenamiento independiente.
Ordenar los documentos dentro de la carpeta en forma alfabética de la A - Z, de acuerdo con el título del curso.
Ordenar la carpeta cronológicamente.
Identificar cada expediente con el código de la serie_número de identificación_nombre del expediente_fechas extremas
Ejemplo:
01-702.1-E1_IMEC 1401_MECANICA I_2010-10
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Subserie testimonio de los procesos de formación que realiza la Universidad, permite el análisis de información relevante para reconducir situaciones y alcanzar objetivos en cuanto a la calidad educativa.
Series Documentales Series Documentales
Gestión de Contenidos-Edición de contenidos
Disposición
Responsables
Esta serie constituye los proyectos multimedia que combinan todo tipo de soporte y formatos.
Valores primarios de tipo legal, administrativo y financiero.
Se conservan los documentos en el archivo de gestión (2) años a partir del año calendario de la primera publicación, luego se transfieren al archivo central por (48) años.
La unidad responsable de transferir al archivo central la serie documental es:
-Ediciones Uniandes
Ordenación
Rotulación
Cronológicamente. Los criterios de ordenación son los mismos para todos los documentos, con independencia de su materialidad porque son el resultado de la misma actividad.
Identificar cada expediente con el código de la serie_número de identificación_titulo del expediente_fechas extremas
Ejemplo:
02-803.1-E1_52598740_AL OTRO LADO DEL CUERPO-HILDERMAN CARDONA_2011
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Series Documentales Series Documentales
Gestión de Contenidos-Divulgación y distribución de contenidos
Disposición
Responsables
La divulgación de contenidos es un proceso de gestión que comercializa los contenidos que son producidos por Ediciones Uniandes.
Valores primarios de tipo legales, administrativos, financieros y valores secundarios.
Se conservan los documentos en el archivo de gestión (2) años a partir del año calendario de la primera publicación, luego se transfieren al archivo central por (48) años, pasado este tiempo pasarán a ser documentos de conservación permanente y se procederá a hacer tratamiento archivístico indicado.
Las unidades responsables de transferir al archivo central la serie documental son:
-Ediciones Uniandes
Ordenación
Rotulación
Cronológicamente. Los criterios de ordenación son los mismos para todos los documentos, con independencia de su materialidad porque son el resultado de la misma actividad.
Identificar cada expediente con el código de la serie_número de identificación_titulo del expediente_fechas extremas
Ejemplo:
02-803.1-E2_52598740_AL OTRO LADO DEL CUERPO-HILDERMAN CARDONA_2011
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Series Documentales Series Documentales
Programas Académicos no Conducentes a Título -Programa académico no conduncente a título
Disposición
Responsables
Esta serie es una agrupación misional de la Universidad, al dar testimonio del desarrollo de una de las principales funciones de la Universidad.
Valores primarios de tipo legal, administrativo, financiero y valores secundarios.
El tiempo de retención en el archivo de gestión después de finalizado el programa, será de (4) años. Cumplido ese tiempo se transfiere al archivo central.
La unidad responsable de transferir al archivo central la serie documental es:
-Educación Continuada.
Ordenación
Rotulación
Se conformarán por volúmenes y estos se ordenarán cronológicamente desde el primer documento producido y hasta el último en cada una de sus divisiones :
- Investigación- Promoción e inscripción- Ejecución- Identificación físico
Identificar cada expediente con el código de la serie_nombre del expediente_fechas extremas
Ejemplo:
03-904.1-E1_EDUCACIÓN EJECUTIVA DESARROLLO GERENCIA_2010
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Series Documentales Series Documentales
Programas Académicos no Conducentes a Título -Informe generación y control fichas de inscripción
Disposición
Responsables
Esta serie, es una agrupación misional de la Universidad, dado que son el testimonio del desarrollo de una de las principales funciones de la Universidad.
Valores primarios de tipo legal, administrativo, financiero y valores secundarios.
El tiempo de retención en el archivo de gestión serán (5) años en soporte papel. Cumplido ese tiempo se realizará proceso de digitalización para su conservación permanente en el archivo de gestión de la Dirección de Educación contínua.
Las unidades responsables de transferir al archivo central la serie documental son:
-Educación continuada.
Ordenación
Rotulación
Se conformarán por volúmenes y estos se ordenarán cronológicamente desde el primer documento producido y hasta el último en cada una de sus divisiones :
- Investigación- Promoción e inscripción- Ejecución- Identificación físico
Identificar cada expediente con el código de la serie_nombre del expediente_fechas extremas
Ejemplo:
03-904.1-E2_INFORME EDUCACIÓN EJECUTIVA _2010
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Series Documentales Series Documentales
Gestión Humana - Historias Laborales
Disposición
Responsables
Esta serie es garante del reconocimiento del derecho adquirido por el funcionario y sus herederos, garantizando la historia laboral que tuvo el empleado en la Universidad.
Valores primarios de tipo legal, administrativo, financiero y valores secundarios.
El tiempo de retención en archivo de gestión (3) años. Contando a partir del retiro del empleado. Luego los documentos serán transferidos al archivo central por (77) años.
La unidad responsable de transferir al archivo central la serie documental son:
-Dirección de Gestión humana y desarrollo organizacional.
Ordenación
Rotulación
Conformar un expediente para cada empleado en una unidad de almacenamiento independiente (carpeta).
Los expedientes deben ir ordenado de manera alfabetica por apellidos y nombres.
En cada expediente, la ordenación interna de documentos tendrá una ordenación:
-Contratación-Seguridad social/ Prestaciones sociales-Compensación y beneficios-Capacitación y desarrollo-Relaciones laborales-Vacaciones/ ausentismo
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Identificar cada expediente con el código de la serie_número de identificación_nombre del expediente_fechas extremas
Ejemplo:
22-1201.1-E1_1014255865_BERNAL CABRERA PAULA SANDRA_2009
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Series Documentales Series DocumentalesSeries Especificas Series Especificas
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Disposición
Responsables
Ordenación
Rotulación
1
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3Disposición
Responsables
Ordenación
Rotulación
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Subserie evidencia de propuestas para consecución de recursos, lista detallada de posibles donantes e investigación de prospectos
Valores primarios de tipo administrativo.
Los documentos estarán en el archivo de gestión por tres (3) años. Terminado este tiempo tendrán un proceso de selección conservando un 10% de aquellos documentos representativos para la Universidad.
La unidad responsable de transferir al archivo central la serie documental es:
-Dirección de Desarrollo
Conformar un expediente por año en una unidad de almacenamiento independiente (Carpeta).
Ordenar los tipos documentales en forma cronológica ascendente.
Ordenar los expedientes (carpetas) en forma cronológica ascendente de acuerdo con el año de producción.
Identificar cada expediente con el código de la serie_nombre del expediente_año
Ejemplo:
40-101.1-E1_Lista detallada de posibles donantes_2018
Consecución de recursos: Prospectos de donaciones
Series Documentales Series DocumentalesSeries Especificas Series Especificas
Disposición
Responsables
Ordenación
Rotulación
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3Disposición
Responsables
Ordenación
Rotulación
1
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3
Consecución de recursos: Donación persona jurídica
Valores primarios de tipo administrativo, legal, financiero y contable. Valores secundarios de tipos histórico.
Los documentos estarán en el archivo de gestión por dos (2) años. Terminado este tiempo los documentos pasarán al archivo central para su conservación permanente.
Las unidades responsables de transferir al archivo central la serie documental es:-Dirección de Desarrollo-Contabilidad-Tesorería-Dirección Jurídica
Conformar un expediente por año en una unidad de almacenamiento independiente (Carpeta).
Ordenar los tipos documentales en forma cronológica ascendente.
Ordenar los expedientes (carpetas) en forma cronológica ascendente de acuerdo con el año de producción.
Identificar cada expediente con el código de la serie_nombre del expediente_año
Ejemplo:
40-101.1-E2_Registros de donaciones_2018
Subserie que consta con la información de la persona jurídica donante y comprobantes de la transacción.
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Series Documentales Series DocumentalesSeries Especificas Series Especificas
Disposición
Responsables
Ordenación
Rotulación
1
2
3Disposición
Responsables
Ordenación
Rotulación
1
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3
Consecución de recursos: Donación persona natural
Subserie que consta con la información de la persona natural donante y comprobantes de la transacción.
Valores primarios de tipo administrativo, legal, financiero y contable. Valores secundarios de tipos histórico.
Los documentos estarán en el archivo de gestión por dos (2) años. Terminado este tiempo los documentos pasarán al archivo central para su conservación permanente.
Las unidades responsables de transferir al archivo central la serie documental es:-Dirección de Desarrollo-Contabilidad-Tesorería-Dirección Jurídica
Conformar un expediente por año en una unidad de almacenamiento independiente (Carpeta).
Ordenar los tipos documentales en forma cronológica ascendente.
Ordenar los expedientes (carpetas) en forma cronológica ascendente de acuerdo con el año de producción.
Identificar cada expediente con el código de la serie_nombre del expediente_año
Ejemplo:
40-101.1-E3_Registros de donaciones_2018
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Series Documentales Series DocumentalesSeries Especificas Series Especificas
Disposición
Responsables
Ordenación
Rotulación
1
2
3Disposición
Responsables
Ordenación
Rotulación
1
2
3
Consecución de recursos: Fondos designación de recursos
Subserie evidencia de convenios, reglamentos, actas, listados, documentos personales de los donantes y comprobantes de las transacciones.
Valores primarios de tipo administrativo, legal, financiero y contable. Valores secundarios de tipos histórico.
Los documentos estarán en el archivo de gestión por dos (2) años. Cumplido el tiempo de retención se conservarán permanentemente en el archivo central.
Las unidades responsables de transferir al archivo central la serie documental es:-Dirección de Desarrollo-Admisiones y registro-Contabilidad-Tesorería-Dirección de Gestión Humana
Conformar un expediente por año en una unidad de almacenamiento independiente (Carpeta).
Ordenar los tipos documentales en forma cronológica ascendente.
Ordenar los expedientes (carpetas) en forma cronológica ascendente de acuerdo con el año de producción.
Identificar cada expediente con el código de la serie_nombre del expediente_año
Ejemplo:
40-101.1-E4_Listados de Becarios_2018
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Series Documentales Series DocumentalesSeries Especificas Series Especificas
Disposición
Responsables
Ordenación
Rotulación
1
2
3Disposición
Responsables
Ordenación
Rotulación
1
2
3
Consecución de recursos: Campañas consecución de recursos
Subserie testimonio de la información relacionada con eventos y campañas para la consecución de recursos, así como cronograma de actividades, estadísticas, propuestas, entre otros.
Valores primarios de tipo administrativo, contable y técnico.
Los documentos estarán en el archivo de gestión por dos (2) años. Cumplido el tiempo de retención permanecerá cinco (5) años en el archivo central. Posteriormente se procede a realizar el tratamiento archivístico de microfilmación del 10% de aquellas campañas que sean representativas para la historia de Dirección de Desarrollo.
La unidad responsable de transferir al archivo central la serie documental es:
-Dirección de desarrollo
Conformar un expediente por año en una unidad de almacenamiento independiente (Carpeta).
Ordenar los tipos documentales en forma cronológica ascendente.
Ordenar los expedientes (carpetas) en forma cronológica ascendente de acuerdo con el año de producción.
Identificar cada expediente con el código de la serie_nombre del expediente_año
Ejemplo:
40-101.1-E5_Discursos de directivos_2018
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Series Documentales Series DocumentalesSeries Especificas Series Especificas
Disposición
Responsables
Ordenación
Rotulación
1
2
3Disposición
Responsables
Ordenación
Rotulación
1
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3
Vincular e inspirar a los egresados: Encuentros egre-sados
Subserie evidencia de la información relacionada con presupuestos, patrocinios y programas de los eventos realizados para vincular a los egresados.
Valores primarios de tipo administrativo, legal y contable.
Los documentos estarán en el archivo de gestión por dos (2) años. Cumplido el tiempo de retención permanecerá cinco (5) años en el archivo central. Posteriormente se procede a realizar el tratamiento archivístico de microfilmación del 10% de aquellas campañas que sean representativas para la historia de Dirección de Desarrollo.
La unidad responsable de transferir al archivo central la serie documental es:
-Dirección de desarrollo
Conformar un expediente por año en una unidad de almacenamiento independiente (Carpeta).
Ordenar los tipos documentales en forma cronológica ascendente.
Ordenar los expedientes (carpetas) en forma cronológica ascendente de acuerdo con el año de producción.
Identificar cada expediente con el código de la serie_nombre del expediente_año
Ejemplo:
40-102.1-E1_Lista posibles donantes_2018
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Series Documentales Series DocumentalesSeries Especificas Series Especificas
Disposición
Responsables
Ordenación
Rotulación
1
2
3Disposición
Responsables
Ordenación
Rotulación
1
2
3
Vincular e inspirar a los egresados: Red con egresa-dos
Valores primarios de tipo administrativo, legal y financiero. Valores secundarios de tipo histórico.
Los documentos estarán en el archivo de gestión por dos (2) años. Cumplido el tiempo de retención será transferido al archivo central para conservación permanente.
La unidad responsable de transferir al archivo central la serie documental es:
-Dirección de desarrollo
Conformar un expediente por año en una unidad de almacenamiento independiente (Carpeta).
Ordenar los tipos documentales en forma cronológica ascendente.
Ordenar los expedientes (carpetas) en forma cronológica ascendente de acuerdo con el año de producción.
Identificar cada expediente con el código de la serie_nombre del expediente_año
Ejemplo:
40-102.1-E2_Informes de reuniones_2018
Subserie evidencia de la información legal de la constitución de la red de egresados.
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Series Documentales Series DocumentalesSeries Especificas Series Especificas
Disposición
Responsables
Ordenación
Rotulación
1
2
3Disposición
Responsables
Ordenación
Rotulación
1
2
3
Vincular e inspirar a los egresados: Seguimiento a egresados
Subserie testimonio de los documentos generados del seguimiento a egresados, incluyendo faltas disciplinarias y comunicaciones.
Valores primarios de tipo administrativo
Los documentos estarán en el archivo de gestión por un (1) año. Cumplido el tiempo de retención será transferido al archivo central por dos (2) años finalizando con el proceso de selección del 10% de las comunicaciones representativas para la Universidad.
Las unidades responsables de transferir al archivo central la serie documental es:-Dirección de Desarrollo-Rectoría
Conformar un expediente por año en una unidad de almacenamiento independiente (Carpeta).
Ordenar los tipos documentales en forma cronológica ascendente.
Ordenar los expedientes (carpetas) en forma cronológica ascendente de acuerdo con el año de producción.
Identificar cada expediente con el código de la serie_nombre del expediente_año
Ejemplo:
40-102.1-E3_Comunicaciones egresados destacados_2018
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Series Documentales Series DocumentalesSeries Especificas Series Especificas
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Disposición
Responsables
Ordenación
Rotulación
1
2
3Disposición
Responsables
Ordenación
Rotulación
1
2
32
Gestión de relaciones interpersonales: Mediaciones interpersonales
Subserie testimonio de las solicitudes de información de problemáticas, respuestas, soluciones y acuerdos de compromiso generados en las relaciones interpersonales de la comunidad Uniandina.
Valores primarios de tipo administrativo.
Una vez cumplido el tiempo de retención de cinco (5) años en el archivo de gestión, se procederá a realizar el proceso de eliminación de la documentación.
La unidad productora es:
- Ombudsperson
Cada serie tendrá una carpeta electrónica, en ella reposarán los documentos en soporte electrónico.
El correo electrónico funcionará utilizando la misma estructura archivando los correos electrónicos generados dentro del proceso.
Identificar cada expediente con el código de la serie_nombre del expediente_año
Ejemplo:
29-1901.1-E1_mediaciones interpersonales_2018
Series Documentales Series DocumentalesSeries Especificas Series Especificas
Volver a tabla
Disposición
Responsables
Ordenación
Rotulación
1
2
3Disposición
Responsables
Ordenación
Rotulación
1
2
32
Gestión de relaciones interpersonales: Gestión de mejores prácticas
Subserie testimonio de las solicitudes de información de problemáticas, respuestas, soluciones y acuerdos de compromiso generados en las relaciones interpersonales de la comunidad Uniandina.
Valores primarios de tipo administrativo.
Una vez cumplido el tiempo de retención de dos (2) años en el archivo de gestión, se procederá a realizar el proceso de eliminación documental.
La unidad productora es:
- Ombudsperson
Cada serie tendrá una carpeta electrónica, en ella reposarán los documentos en soporte electrónico.
El correo electrónico funcionará utilizando la misma estructura archivando los correos electrónicos generados dentro del proceso.
Identificar cada expediente con el código de la serie_nombre del expediente_año
Ejemplo:
29-1901.1-E2_Gestión de mejores prácticas_2018
Series Documentales Series DocumentalesSeries Especificas Series Especificas
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Series Especificas
Casos de justicia individual: Casos justicia penal
Disposición
Responsables
Subserie testimonio de los procesos de justicia penal desarrollados por la Universidad.
Valores primarios de tipo administrativo, jurídico y legal.
De acuerdo a la directriz impartida por la dirección del Consultorio Jurídico los documentos de la subserie se conservarán en el soporte tradicional (papel) por el término de un (1) año, contados a partir del día siguiente a la fecha en que se firmó el acta de cierre del caso por parte del coordinador y/o asesor del área correspondiente.
Las unidades productoras son:
- Consultorio Jurídico- Juzgados
Ordenación
Rotulación
Conformar un expediente por año en una unidad de almacenamiento independiente (carpeta).
Ordenar los tipos documentales en forma cronológica ascendente.
Ordenar los expedientes (carpetas) en forma cronológica ascendente de acuerdo con el año de producción.
Identificar cada expediente con el código de la serie_nombre del expediente_año
Ejemplo:
01-703.3-E1_Casos de justicia penal_2018
1
2
3
Series Documentales Series DocumentalesSeries Especificas Series Especificas
Volver a tabla
Series Especificas
Casos de justicia individual: Casos justicia patrimonial
Disposición
Responsables
Subserie testimonio de los procesos de justicia patrimonial desarrollados por la Universidad.
Valores primarios de tipo administrativo, jurídico y legal.
De acuerdo a la directriz impartida por la dirección del Consultorio Jurídico los documentos de la subserie se conservarán en el soporte tradicional (papel) por el término de un (1) año, contados a partir del día siguiente a la fecha en que se firmó el acta de cierre del caso por parte del coordinador y/o asesor del área correspondiente.
Las unidades productoras son:
- Consultorio Jurídico- Juzgados
Ordenación
Rotulación
Conformar un expediente por año en una unidad de almacenamiento independiente (carpeta).
Clasificar los documentos de cada expediente en:Documentos relacionados con el proceso.Documentos académicos.
Ordenar los tipos documentales en forma cronológica ascendente, en cada una de sus divisiones.
Ordenar los expedientes (carpetas) en forma cronológica ascendente de acuerdo con el año de producción.
Identificar cada expediente con el código de la serie_nombre del expediente_año
Ejemplo:
01-703.3-E2_Casos justicia patrimonial_2018
1
2
3
4
Series Documentales Series DocumentalesSeries Especificas Series Especificas
Volver a tabla
Series Especificas
Casos de justicia individual: Casos justicia familia
Disposición
Responsables
Subserie testimonio de los procesos de justicia de familia desarrollados por la Universidad.
Valores primarios de tipo administrativo, jurídico y legal.
De acuerdo a la directriz impartida por la dirección del Consultorio Jurídico los documentos de la subserie se conservarán en el soporte tradicional (papel) por el término de un (1) año, contados a partir del día siguiente a la fecha en que se firmó el acta de cierre del caso por parte del coordinador y/o asesor del área correspondiente.
Las unidades productoras son:
- Consultorio Jurídico- Juzgados
Ordenación
Rotulación
Conformar un expediente por año en una unidad de almacenamiento independiente (carpeta).
Clasificar los documentos de cada expediente en:Documentos relacionados con el proceso.Documentos académicos.
Ordenar los tipos documentales en forma cronológica ascendente, en cada una de sus divisiones.
Ordenar los expedientes (carpetas) en forma cronológica ascendente de acuerdo con el año de producción.
Identificar cada expediente con el código de la serie_nombre del expediente_año
Ejemplo:
01-703.3-E3_Casos justicia familia_2018
1
2
3
4
Series Documentales Series DocumentalesSeries Especificas Series Especificas
Volver a tabla
Series Especificas
Casos de justicia individual: Casos justicia laboral
Disposición
Responsables
Subserie testimonio de los procesos de justicia laboral desarrollados por la Universidad.
Valores primarios de tipo administrativo, jurídico y legal.
De acuerdo a la directriz impartida por la dirección del consultorio jurídico los documentos de la subserie se conservarán en el soporte tradicional por el término de un (1) año, contados a partir del día siguiente a la fecha en que se firmó el acta de cierra del caso por parte del coordinador y/o asesor del área correspondiente.
Las unidades productoras son:
- Consultorio Jurídico- Juzgados
Ordenación
Rotulación
Conformar un expediente por año en una unidad de almacenamiento independiente (carpeta).
Clasificar los documentos de cada expediente en:Documentos relacionados con el proceso.Documentos académicos.
Ordenar los tipos documentales en forma cronológica ascendente, en cada una de sus divisiones.
Ordenar los expedientes (carpetas) en forma cronológica ascendente de acuerdo con el año de producción.
Identificar cada expediente con el código de la serie_nombre del expediente_año
Ejemplo:
01-703.3-E5_Casos justicia laboral_2018
1
2
3
4
Series Documentales Series DocumentalesSeries Especificas Series Especificas
Volver a tabla
Series Especificas
Casos de justicia individual: Casos justicia público
Disposición
Responsables
Subserie testimonio de los procesos de justicia pública desarrollados por la Universidad.
Valores primarios de tipo administrativo, jurídico y legal.
De acuerdo a la directriz impartida por la dirección del Consultorio Jurídico los documentos de la subserie se conservarán en el soporte tradicional (papel) por el término de un (1) año, contados a partir del día siguiente a la fecha en que se firmó el acta de cierre del caso por parte del coordinador y/o asesor del área correspondiente.
Las unidades productoras son:
- Consultorio Jurídico- Juzgados
Ordenación
Rotulación
Conformar un expediente por año en una unidad de almacenamiento independiente (carpeta).
Clasificar los documentos de cada expediente en:Documentos relacionados con el proceso.Documentos académicos.
Ordenar los tipos documentales en forma cronológica ascendente, en cada una de sus divisiones.
Ordenar los expedientes (carpetas) en forma cronológica ascendente de acuerdo con el año de producción.
Identificar cada expediente con el código de la serie_nombre del expediente_año
Ejemplo:
01-703.3-E5_Casos justicia pública_2018
1
2
3
4
Series Documentales Series DocumentalesSeries Especificas Series Especificas
Volver a tabla
Series Especificas
Consultas: Consultas jurídicas
Disposición
Responsables
Subserie evidencia de los procesos y concepto de consulta jurídica desarrolladas en la Universidad.
Valores primarios de tipo administrativo.
Una vez cumplido el tiempo de retención de dos (2) años en el archivo de gestión, se procede a realizar el proceso de eliminación documental.
La unidad productora es:
- Consultorio Jurídico
Ordenación
Rotulación
Conformar un expediente por año en una unidad de almacenamiento independiente (carpeta).
Ordenar los tipos documentales en forma cronológica ascendente.
Ordenar los expedientes (carpetas) en forma cronológica ascendente de acuerdo con el año de producción.
Identificar cada expediente con el código de la serie_nombre del expediente_año
Ejemplo:
01-706.2-E1_Consultas jurídicas_2018
1
2
3
Series Documentales Series DocumentalesSeries Especificas Series Especificas
Volver a tabla
Series Especificas
Trámites de Conciliación: Cursos de conciliación
Disposición
Responsables
Subserie testimonio de los cronogramas, talleres y evaluaciones desarrollados en los cursos de conciliación ofrecidos en la Universidad.
Valores primarios de tipo administrativo.
Una vez cumplido el tiempo de retención de tres (3) años en el archivo de gestión, se procede a realizar el proceso de eliminación documental.
La unidad productora es:
- Consultorio Jurídico
Ordenación
Rotulación
Conformar un expediente por año en una unidad de almacenamiento independiente (carpeta).
Ordenar los tipos documentales en forma cronológica ascendente.
Ordenar los expedientes (carpetas) en forma cronológica ascendente de acuerdo con el año de producción.
Identificar cada expediente con el código de la serie_nombre del expediente_año
Ejemplo:
01-706.3-E1_Cursos de conciliación_2018
1
2
3
Series Documentales Series DocumentalesSeries Especificas Series Especificas
Volver a tabla
Series Especificas
Trámites de Conciliación: Libro radicadorde actas de conciliación
Disposición
Responsables
Subserie evidencia del conjunto de actas de conciliación radicadas en el Consultorio Jurídico de la Universidad.
Valores primarios de tipo administrativo y legal.
Una vez cumplido el tiempo de retención de diez (10) años en el archivo de gestión, se procede a realizar el proceso de eliminación documental.
La unidad productora:
- Consultorio Jurídico
Ordenación
Rotulación
Conformar un expediente por año en una unidad de almacenamiento independiente (carpeta).
Ordenar los tipos documentales en forma cronológica ascendente.
Ordenar los expedientes (carpetas) en forma cronológica ascendente de acuerdo con el año de producción.
Identificar cada expediente con el código de la serie_nombre del expediente_año
Ejemplo:
01-706.3-E2_Libro de actas de conciliación_2018
1
2
3
Series Documentales Series DocumentalesSeries Especificas Series Especificas
Volver a tabla
Series Especificas
Trámites de Conciliación: Libro radicador de constancias de conciliación
Disposición
Responsables
Subserie evidencia del conjunto de constancias de conciliación radicadas en el consultorio jurídico de la Universidad.
Valores primarios de tipo administrativo y legal.
Una vez cumplido el tiempo de retención de diez (10) años en el archivo de gestión, se procede a realizar el proceso de eliminación documental.
La unidad productora es:
- Consultorio Jurídico
Ordenación
Rotulación
Conformar un expediente por año en una unidad de almacenamiento independiente (carpeta).
Ordenar los tipos documentales en forma cronológica ascendente.
Ordenar los expedientes (carpetas) en forma cronológica ascendente de acuerdo con el año de producción.
Identificar cada expediente con el código de la serie_nombre del expediente_año
Ejemplo:
01-706.3-E3_Libros de constancias de conciliación_2018
1
2
3
Series Documentales Series DocumentalesSeries Especificas Series Especificas
Volver a tabla
Series Especificas
Trámites de Conciliación: Trámites de conciliación con actas
Disposición
Responsables
Subserie testimonio de los trámites realizados por la Universidad referentes a la conciliación con actas.
Valores primarios de tipo administrativo y legal. Valores secundarios de tipo histórico.
Una vez cumplido el tiempo de retención de tres (3) años en el archivo de gestión se realiza la transferencia al archivo central.
La unidad responsable de transferir al archivo central la serie documental es:
- Consultorio Jurídico
Ordenación
Rotulación
Conformar un expediente por año en una unidad de almacenamiento independiente (carpeta).
Ordenar los tipos documentales en forma cronológica ascendente.
Ordenar los expedientes (carpetas) en forma cronológica ascendente de acuerdo con el año de producción.
Identificar cada expediente con el código de la serie_nombre del expediente_año
Ejemplo:
01-706.3-E4_Trámites de conciliación con actas_2018
1
2
3
Series Documentales Series DocumentalesSeries Especificas Series Especificas
Volver a tabla
Series Especificas
Trámites de Conciliación: Trámites de conciliación con constancias
Disposición
Responsables
Subserie testimonio de los trámites realizados por la universidad referentes a la conciliación con constancias.
Valores primarios de tipo administrativo y legal.
Una vez cumplido el tiempo de retención de tres (3) años en el archivo de gestión se realiza la transferencia al archivo central y se conservaran permanentemente.
La unidad responsable de transferir al archivo central la serie documental es:
- Consultorio Jurídico
Ordenación
Rotulación
Conformar un expediente por año en una unidad de almacenamiento independiente (carpeta).
Ordenar los tipos documentales en forma cronológica ascendente.
Ordenar los expedientes (carpetas) en forma cronológica ascendente de acuerdo con el año de producción.
Identificar cada expediente con el código de la serie_nombre del expediente_año
Ejemplo:
01-706.3-E5_Trámites de conciliación con constancias_2018
1
2
3
Series Documentales Series DocumentalesSeries Especificas Series Especificas
Volver a tabla
Series Especificas
Trámites de Conciliación: Trámites de conciliación con otro resultado
Disposición
Responsables
Subserie testimonio de los trámites realizados por la universidad referentes a la conciliación con otro resultado.
Valores primarios de tipo administrativo y legal.
Una vez cumplido el tiempo de retención de tres (3) años en el archivo de gestión se realiza la transferencia al archivo central.
La unidad responsable de transferir al archivo central la serie documental es:
- Consultorio jurídico
Ordenación
Rotulación
Conformar un expediente por año en una unidad de almacenamiento independiente (carpeta).
Ordenar los tipos documentales en forma cronológica ascendente.
Ordenar los expedientes (carpetas) en forma cronológica ascendente de acuerdo con el año de producción.
Identificar cada expediente con el código de la serie_nombre del expediente_año
Ejemplo:
01-706.3-E6_Trámites de conciliación con otro resultado_2018
1
2
3
Series Documentales Series DocumentalesSeries Especificas Series Especificas
Volver a tabla
Series Especificas
Proyectos Justicia Colectiva: Proyectos justicia país
Disposición
Responsables
Subserie testimonio de los documentos utilizados en los proyectos de justicia de tipo país.
Valores primarios de tipo administrativo y legal. Valores secundarios de tipo histórico e investigación.
Una vez cumplido el tiempo de retención, se conservarán permanentemente estos documentos en el archivo central.
La unidad responsable de transferir al archivo central la serie documental es:
- Consultorio Jurídico
Ordenación
Rotulación
Conformar un expediente por año en una unidad de almacenamiento independiente (carpeta).
Ordenar los tipos documentales en forma cronológica ascendente.
Ordenar los expedientes (carpetas) en forma cronológica ascendente de acuerdo con el año de producción.
Identificar cada expediente con el código de la serie_nombre del expediente_año
Ejemplo:
01-707.1-E1_Proyectos de justicia país_2018
1
2
3
Series Documentales Series DocumentalesSeries Especificas Series Especificas
Volver a tabla
Series Especificas
Proyectos Justicia Colectiva: Proyectos Justicia GDIP
Disposición
Responsables
Subserie testimonio de los documentos utilizados en los proyectos de justicia para grupos de derecho de interés público.
Valores primarios de tipo administrativo y legal. Valores secundarios de tipo histórico e investigación.
Una vez cumplido el tiempo de retención, se conservarán permanentemente estos documentos en el archivo central.
La unidad responsable de transferir al archivo central la serie documental es:
- Consultorio Jurídico
Ordenación
Rotulación
Conformar un expediente por año en una unidad de almacenamiento independiente (carpeta).
Ordenar los tipos documentales en forma cronológica ascendente.
Ordenar los expedientes (carpetas) en forma cronológica ascendente de acuerdo con el año de producción.
Identificar cada expediente con el código de la serie_nombre del expediente_año
Ejemplo:
01-707.1-E2_Proyectos de justicia GDIP_2018
1
2
3
Series Documentales Series DocumentalesSeries Especificas Series Especificas
Volver a tabla
Series Especificas
Proyectos Justicia Colectiva: Proyectos justicia global
Disposición
Responsables
Subserie testimonio de los documentos utilizados en los proyectos de justicia de tipo global.
Valores primarios de tipo administrativo y legal. Valores secundarios de tipo histórico e investigación.
Una vez cumplido el tiempo de retención, se conservarán permanentemente estos documentos en el archivo central.
La unidad responsable de transferir al archivo central la serie documental es:
- Consultorio Jurídico
Ordenación
Rotulación
Conformar un expediente por año en una unidad de almacenamiento independiente (carpeta).
Ordenar los tipos documentales en forma cronológica ascendente.
Ordenar los expedientes (carpetas) en forma cronológica ascendente de acuerdo con el año de producción.
Identificar cada expediente con el código de la serie_nombre del expediente_año
Ejemplo:
01-707.3-E1_Proyectos justicia global_2018
1
2
3
Series Documentales Series DocumentalesSeries Especificas Series Especificas
Volver a tabla
Series Especificas
Apoyo Financiero: Créditos educativos Uniandes
Disposición
Responsables
Subserie evidencia de los documentos administrativos necesarios para la asignación de créditos otorgados por la Universidad como apoyo financiero a los estudiantes.
Valores primarios de tipo administrativo y legal. Valores secundarios de tipo histórico.
Transferir del archivo de gestión al archivo central pasadostres (3) años después que el estudiante culmine su programa académico. Cumplido este tiempo se procede a realizar la transferencia al archivo central.
La unidad responsable de transferir al archivo central la serie documental es:
- Apoyo financiero
Ordenación
Rotulación
Conformar un expediente por año en una unidad de almacenamiento independiente (Carpeta).
Ordenar los tipos documentales en forma cronológica ascendente.
Ordenar los expedientes (carpetas) en forma cronológica ascendente de acuerdo con el año de producción.
Identificar cada expediente con el código de la serie_nombre del expediente_año
Ejemplo:
21-1101.1-E1_Créditos Educativos Uniandes_2018
1
2
3
Series Documentales Series DocumentalesSeries Especificas Series EspecificasSeries Especificas
Apoyo Financiero: Créditos educativos ICETEX
Disposición
Responsables
Subserie evidencia de los documentos administrativos necesarios para la asignación de créditos otorgados por el ICETEX como apoyo financiero a los estudiantes.
Valores primarios de tipo administrativo y legal. Valores secundarios de tipo histórico.
Transferir del archivo de gestión al archivo central pasadostres (3) años después que el estudiante culmine su programa académico. Cumplido este tiempo se procede a realizar la transferencia al archivo central.
La unidad responsable de transferir al archivo central la serie documental es:
- Apoyo financiero
Ordenación
Rotulación
Conformar un expediente por año en una unidad de almacenamiento independiente (Carpeta).
Ordenar los tipos documentales en forma cronológica ascendente.
Ordenar los expedientes (carpetas) en forma cronológica ascendente de acuerdo con el año de producción.
Identificar cada expediente con el código de la serie_nombre del expediente_año
Ejemplo:
21-1101.1-E2_Créditos Educativos ICETEX_2018
1
2
3
Volver a tabla
Series Documentales Series DocumentalesSeries Especificas Series EspecificasSeries Especificas
Apoyo Financiero: Reportes garantías ICETEX
Disposición
Responsables
Subserie evidencia de la relación de créditos educativos del ICETEX
Valores primarios de tipo administrativo y legal.
Una vez cumplido el tiempo de retención de dos (2) años en el archivo de gestión, se procede a realizar el proceso de eliminación documental.
La unidad productora es:
- Apoyo financiero
Ordenación
Rotulación
Conformar un expediente por año en una unidad de almacenamiento independiente (Carpeta).
Ordenar los tipos documentales en forma cronológica ascendente.
Ordenar los expedientes (carpetas) en forma cronológica ascendente de acuerdo con el año de producción.
Identificar cada expediente con el código de la serie_nombre del expediente_año
Ejemplo:
21-1101.1-E3_Reportes garantías ICETEX_2018
1
2
3
Volver a tabla
Series Documentales Series DocumentalesSeries Especificas Series EspecificasSeries Especificas
Apoyo Financiero: Becas por distinciones académicas
Disposición
Responsables
Subserie testimonio de los documentos administrativos necesarios para la asignación de becas otorgadas por distinciones académicas.
Valores primarios de tipo administrativo y legal. Valores secundarios de tipo histórico.
El tiempo de retención se empieza a contar en el archivo de gestión tres (3) años después que el estudiante culmine su programa académico. Cumplido este tiempo se procede realizará la transferencia al archivo central.
La unidad productora es:
- Apoyo financiero
Ordenación
Rotulación
Conformar un expediente por año en una unidad de almacenamiento independiente (Carpeta).
Ordenar los tipos documentales en forma cronológica ascendente.
Ordenar los expedientes (carpetas) en forma cronológica ascendente de acuerdo con el año de producción.
Identificar cada expediente con el código de la serie_nombre del expediente_año
Ejemplo:
21-1101.1-E1_Becas por distinciones académicas_2018
1
2
3
Volver a tabla
Series Documentales Series DocumentalesSeries Especificas Series EspecificasSeries Especificas
Apoyo Financiero: Beca quiero estudiar escala
Disposición
Responsables
Subserie testimonio de los documentos administrativos necesarios para la asignación de becas quiero estudiar escala
Valores primarios de tipo administrativo y legal. Valores secundarios de tipo histórico.
El tiempo de retención se empieza a contar en el archivo de gestión tres (3) años después que el estudiante culmine su programa académico. Cumplido este tiempo se procede realizará la transferencia al archivo central.
La unidad responsable de transferir al archivo central la serie documental es:
- Apoyo financiero
Ordenación
Rotulación
Conformar un expediente por año en una unidad de almacenamiento independiente (Carpeta).
Ordenar los tipos documentales en forma cronológica ascendente.
Ordenar los expedientes (carpetas) en forma cronológica ascendente de acuerdo con el año de producción.
Identificar cada expediente con el código de la serie_nombre del expediente_año
Ejemplo:
21-1101.1-E1_Becas quiero estudiar escala_2018
1
2
3
Volver a tabla
Series Documentales Series DocumentalesSeries Especificas Series EspecificasSeries Especificas
Apoyo Financiero: Descuentos por hermanos
Disposición
Responsables
Subserie testimonio de los trámites de descuentos por hermanos vinculados en la Universidad.
Valores primarios de tipo administrativo y legal.
Una vez cumplido el tiempo de retención de tres (3) años en el archivo de gestión, se procede a realizar el proceso de eliminación documental.
La unidad responsable de transferir al archivo central la serie documental es:
- Apoyo financiero
Ordenación
Rotulación
Conformar un expediente por año en una unidad de almacenamiento independiente (Carpeta).
Ordenar los tipos documentales en forma cronológica ascendente.
Ordenar los expedientes (carpetas) en forma cronológica ascendente de acuerdo con el año de producción.
E Identificar cada expediente con el código de la serie_nombre del expediente_año
Ejemplo:
21-1101.1-E1_Descuento por hermanos_2018
1
2
3
Volver a tabla
Series Documentales Series DocumentalesSeries Especificas Series EspecificasSeries Especificas
Ingresos: Matrículas
Disposición
Responsables
Subserie evidencia de los antecedentes de procesos de matrículas en la Universidad.
Valores primarios de tipo administrativo, legal, financiero y contable.
Una vez cumplido el tiempo de retención de dos (2) años en el archivo de gestión, se procede a realizar el proceso de eliminación documental.
La unidad productora es:
- Tesorería
Ordenación
Rotulación
Conformar un expediente por año en una unidad de almacenamiento independiente (Carpeta).
Ordenar los tipos documentales en forma cronológica ascendente.
Ordenar los expedientes (carpetas) en forma cronológica ascendente de acuerdo con el año de producción.
E Identificar cada expediente con el código de la serie_nombre del expediente_año
Ejemplo:
25-1502.1-E1_Matrículas_2018
1
2
3
Volver a tabla
Series Documentales Series DocumentalesSeries Especificas Series EspecificasSeries Especificas
Ingresos: Facturación
Disposición
Responsables
Subserie evidencia de los documentos de soporte referentes a las facturas de venta y facturas por dominio de la Universidad.
Valores primarios de tipo administrativo, legal, financiero y contable.
Se conservan en el archivo de gestión por un (1) año. Cumplido este tiempo se enviarán al archivo central por nueve (9) años.
La unidad productora es:
- Tesorería
Ordenación
Rotulación
Conformar un expediente por año en una unidad de almacenamiento independiente (Carpeta).
Ordenar los tipos documentales en forma cronológica ascendente.
Ordenar los expedientes (carpetas) en forma cronológica ascendente de acuerdo con el año de producción.
Identificar cada expediente con el código de la serie_nombre del expediente_año
Ejemplo:
25-1502.1-E2_Facturación_2018
1
2
3
Volver a tabla
Series Documentales Series DocumentalesSeries Especificas Series EspecificasSeries Especificas
Gestión de Crédito y Cartera: Cobro por cartera
Disposición
Responsables
Subserie testimonio de los documentos administrativos utilizados para el cobro de cartera en la Universidad.
Valores primarios de tipo administrativo, legal, financiero y contable. Valores secundarios de tipo histórico.
Los documentos estarán en el archivo de gestión por tres (3) años. Cuando el tiempo se cumpla se enviará al archivo central la documentación establecida para su transferencia e integración a la historia académica del estudiante.
La unidad responsable de transferir al archivo central la serie documental es:
- Tesorería
Ordenación
Rotulación
Conformar un expediente por año en una unidad de almacenamiento independiente (Carpeta).
Ordenar los tipos documentales en forma cronológica ascendente.
Ordenar los expedientes (carpetas) en forma cronológica ascendente de acuerdo con el año de producción.
Identificar cada expediente con el código de la serie_nombre del expediente_año
Ejemplo:
25-1502.2-E1_Cobro de cartera_2018
1
2
3
Volver a tabla
Series Documentales Series DocumentalesSeries Especificas Series EspecificasSeries Especificas
Egresos: Gestión de cuentas por pagar
Disposición
Responsables
Subserie testimonio de los documentos administrativos utilizados para la gestión de cuentas por pagar en la Universidad.
Valores primarios de tipo administrativo, legal, financiero y contable.
Los documentos estarán en el archivo de gestión por un (1) año a partir del cierre del año contable, cumplido este tiempo se enviarán al archivo central por nueve (9) años.
La unidad responsable de transferir al archivo central la serie documental es:
- Contabilidad- Tesorería
Ordenación
Rotulación
Conformar un expediente por año en una unidad de almacenamiento independiente (Carpeta).
Ordenar los tipos documentales en forma cronológica ascendente.
Ordenar los expedientes (carpetas) en forma cronológica ascendente de acuerdo con el año de producción.
Identificar cada expediente con el código de la serie_nombre del expediente_año
Ejemplo:
25-1503.1-E1_Cuentas por pagar_2018
1
2
3
Volver a tabla
Series Documentales Series DocumentalesSeries Especificas Series EspecificasSeries Especificas
Egresos: Arqueos
Disposición
Responsables
Subserie testimonio de los reportes, formularios y facturas utilizadas en los arqueos de la Universidad.
Valores primarios de tipo administrativo, legal, financiero y contable.
La documentación estará dos (2) años en el archivo de gestión, cumplido este tiempo y se determine que han cumplido con su trámite y vigencia se procederá a realizar el proceso de eliminación documental.
La unidad productora es:
- Tesorería
Ordenación
Rotulación
Conformar un expediente por año en una unidad de almacenamiento independiente (Carpeta).
Ordenar los tipos documentales en forma cronológica ascendente.
Ordenar los expedientes (carpetas) en forma cronológica ascendente de acuerdo con el año de producción.
Identificar cada expediente con el código de la serie_nombre del expediente_año
Ejemplo:
25-1503.1-E2_Arqueos_2018
1
2
3
Volver a tabla
Series Documentales Series DocumentalesSeries Especificas Series EspecificasSeries Especificas
Gestión contable: Administración de datos maestros (proveedores)
Disposición
Responsables
Subserie testimonio de la gestión de los datos maestros de proveedores en la Universidad.
Valores primarios de tipo administrativo, legal y contable.
La documentación estará en el archivo de gestión por dos (2) años, cumplid este tiempo y se determine que han cumplido su trámite y vigencia se procederá a realizar el proceso de eliminación documental
La unidad productora es:
- Contabilidad
Ordenación
Rotulación
Conformar un expediente por año en una unidad de almacenamiento independiente (Carpeta).
Ordenar los tipos documentales en forma cronológica ascendente.
Ordenar los expedientes (carpetas) en forma cronológica ascendente de acuerdo con el año de producción.
Identificar cada expediente con el código de la serie_nombre del expediente_año
Ejemplo:
25-1505.1-E1_Datos maestros de proveedores_2018
1
2
3
Volver a tabla
Series Documentales Series DocumentalesSeries Especificas Series EspecificasSeries Especificas
Gestión contable: Registros contables
Disposición
Responsables
Subserie testimonio de los informes financieros de proyectos y de conciliación bancaria utilizados en la gestión contable de la Universidad.
Valores primarios de tipo administrativo, legal y contable. Valores secundarios de tipo histórico.
Los informes de conciliación bancaria estarán en el archivo de gestión por un (1) año; Cumplido este tiempo serán transferidos al archivo central en donde estarán por nueve (9) años. Los informes financieros de proyectos estarán en el archivo de gestión por un (3) año. Cumplido este tiempo serán transferidos al archivo central en donde estarán por nueve (7) años.
La unidad responsable de transferir al archivo central la serie documental es:
- Contabilidad
Ordenación
Rotulación
Conformar un expediente por año en una unidad de almacenamiento independiente (Carpeta).
Ordenar los tipos documentales en forma cronológica ascendente.
Ordenar los expedientes (carpetas) en forma cronológica ascendente de acuerdo con el año de producción.
Identificar cada expediente con el código de la serie_nombre del expediente_año
Ejemplo:
25-1505.1-E2_Registros contables_2018
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Series Documentales Series Documentales
Gestión Financiera y Tributaria: Libros oficiales
Disposición
Responsables
Subserie testimonio de los libros diario y libro mayor y balance necesarios en la gestión financiera de La Universidad.
Valores primarios de tipo administrativo, legal y contable. Valores secundarios de tipo histórico.
Se consevarán en el archivo de gestión por un (1) año a partir del cierre inmediatamente anterior año contable, cumplido este tiempo se enviarán al archivo central para su conservación por (9) años. Luego de cumplir este tiempo pasarán a ser documentos históricos que serán de conservación permanente mostrando todas las actuaciones financieras de la Universidad.
La unidad responsable de transferir al archivo central la serie documental es:
- Contabilidad
Ordenación
Rotulación
Conformar un expediente por año en una unidad de almacenamiento independiente (Carpeta).
Ordenar los tipos documentales en forma cronológica ascendente.
Ordenar los expedientes (carpetas) en forma cronológica ascendente de acuerdo con el año de producción.
Identificar cada expediente con el código de la serie_nombre del expediente_año
Ejemplo:
25-1505.2-E1_Libros oficiales_2018
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Series Documentales Series DocumentalesSeries Especificas Series EspecificasSeries Especificas
Gestión Financiera y Tributaria: Presentacionesa revisoría fiscal
Disposición
Responsables
Subserie evidencia de los estados financieros de la Universidad que se presentan a la revisoría fiscal.
Valores primarios de tipo administrativo, legal y contable. Valores secundarios de tipo histórico.
Se conservarán en el archivo de gestión por un (1) año a partir del cierre del año contable, cumpliendo con ese tiempo se enviarán al archivo central por nueve (9) años. Luego de cumplir este tiempo pasarán a ser documentos históricos que serán de conservación permanente mostrando todas las actuaciones financieras de la universidad.
La unidad responsable de transferir al archivo central la serie documental es:
- Contabilidad
Ordenación
Rotulación
Conformar un expediente por año en una unidad de almacenamiento independiente (Carpeta).
Ordenar los tipos documentales en forma cronológica ascendente.
Ordenar los expedientes (carpetas) en forma cronológica ascendente de acuerdo con el año de producción.
Identificar cada expediente con el código de la serie_nombre del expediente_año
Ejemplo:
25-1505.2-E2_Presentaciones a revisoría fiscal_2018
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Series Documentales Series DocumentalesSeries Especificas Series EspecificasSeries Especificas
Gestión Financiera y Tributaria: Reportes organismos de control-impuestos
Disposición
Responsables
Subserie testimonio de todos los documentos necesarios para realizar los reportes a organismos de control referentes a impuestos.
Valores primarios de tipo administrativo, legal, financiero y contable. Valores secundarios de tipo histórico.
La documentación estará en el archivo de gestión por dos (2) años contados a partir del primero de enero del año siguiente al de su elaboración, cumplido este tiempo se procederá a realizar el proceso de transferencia al archivo central conservando la documentación por tres (3) años.
La unidad responsable de transferir al archivo central la serie documental es:
- Contabilidad
Ordenación
Rotulación
Conformar un expediente por año en una unidad de almacenamiento independiente (Carpeta).
Ordenar los tipos documentales en forma cronológica ascendente.
Ordenar los expedientes (carpetas) en forma cronológica ascendente de acuerdo con el año de producción.
Identificar cada expediente con el código de la serie_nombre del expediente_año
Ejemplo:
25-1505.2-E3_Reportes a organismos de control_2018
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Series Documentales Series DocumentalesSeries Especificas Series EspecificasSeries Especificas
Convenios de Monitorías con Estudiantes
Disposición
Responsables
Serie testimonio de las cuentas de cobro de los convenios de monitoría a estudiantes por labor realizada.
Valores primarios de tipo administrativo, legal y contable. Valores secundarios de tipo histórico.
Los documentos estarán en el archivo de gestión por (3) años. Terminado este tiempo serán transferidos al archivo central haciendo parte integral de la historia académica del estudiante.
La unidad responsable de transferir al archivo central la serie documental es:
- Contabilidad
Ordenación
Rotulación
Conformar un expediente por año en una unidad de almacenamiento independiente (Carpeta).
Ordenar los tipos documentales en forma cronológica ascendente.
Ordenar los expedientes (carpetas) en forma cronológica ascendente de acuerdo con el año de producción.
Identificar cada expediente con el código de la serie_nombre del expediente_año
Ejemplo:
25-1505.3-E1_Convenios de monitorías con estudiantes_2018
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Conforman el patrimonio documental de la Universidad y del país
TIENEN VALOR
Los Documentos...Unidades de Almacenamiento
Unidad de Almacenamiento
Elementos que contienen un conjunto de documentos, de tal forma que garantice su preservación e identificación.
Las unidades de almacenamiento pueden ser adquiridas por medio de la Oficina de Compras de la Universidad y a través del catálogo de outsouring.
Referencia: caja de archivo X200Medidas:40 cm de fondo x 26cm de alto x 21cm de ancho.Características: cartón de alta resistencia calibre 930, con abertura de tapa frontal sin impresión, estilo nevera en direción a la izquierda. Sistema de ensamble a base de pliegues sin adhesivo o pegante, troqueladas.
Referencia: caja de archivo X300Medidas: 42 cm de fondo x 27cm de alto x 31cm de ancho, con tapa.Características: cartón de alta resistencia sin impresión, calibre 930, con tapa superior. Sistema de ensamble a base de pliegues sin adhesivo o pegante, troqueladas.
Unidades de almacenamiento
Cajas
Unidad de Almacenamiento
Referencia: folder de yute con aleta verticalinferior fija.Medidas:tamaño oficio, 34 cm de alto x 23.7 cm de ancho.Características: cartón de yute de 320 gramos sin impresión. Pliegues de expansión en el lomo, para una capacidad máxima de 200 folios.
Referencia: divifolder de cinco divisiones.Medidas:tamaño oficio, 34 cm de alto x 23.7 cm de ancho.Características: carpeta con fuelles en tela y divisiones. Gancho legajador por cada separador.permite el archivo de documentos en varios item de acuerdo con el numéro de separadores que posee.
En caso que requiera ganchos legajadores, se recomienda utilizar ganchos legajadores plásticos, que no causan deterioro al papel y evitan accidentes laborales.
Folders y Carpetas
Glosario
Para la planificación administración y toma de decisiones.
INFORMAN
Los Documentos...
Glosario Glosario
Archivo de Gestión Comprende toda la documentación que es sometida a una continua utilización y consulta administrativa por parte de las oficinas productoras y otras que la soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos.
Archivo centralLugar que agrupa los documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la Universidad, cuya consulta no es tan frecuente pero que sigue teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas.
Archivo históricoEs aquel que se transfieren desde el Archivo Central los documentos de archivo que tendrán una conservación permanente debido a su valor.
Ciclo vital del documento Etapas sucesivas por las que atreviesan los documentos desde su producción o recepción, hasta su dispocisión final.
Descarte Documental Destrucción de los documentos que hayan perdido su valor administrativo, legal o fescal t que no tengan valor histórico o que carezcan de relevancia para la ciencia y tecnología.
Disposición final Decisión resultante de la valoración hecha en cualquier etapa del ciclo vital de los documentos, registrada en las tablas de retención y/o tablas de valoración documental, con miras a su conservación total, eliminación, selección y/o reproducción.
ExpedienteUnidad documental compleja formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por una instancia productora en la resuloción de un mismo asunto.
Serie documentalConjunto de unidades documentales de estructura y contenidos homogéneos emanadas de un mismo órgano o sujero productor, como consecuencia del ejercisio de sus funciones específicas.
Subserie DocumentalConjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas de forma separada de ésta por su contenido y características específicas.
Tabla de retención documental Listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo de vida de los docu-mentos.
Tipos documentalesUnidad documental simple originada en una actividad administrativa, con diagramación, formato y contenido distintivos que sirven como elementos para clasificarla, describirla y asignarle categoría diplomática.
Transferecia documentalRemisión de los documentos del archivo de gestión al central, y de ñeste al histórico, de conformidad con las tablas de retención y de valoración documental vigentes.
Definiciones tomadas y adaptadas para la presente guía de:
Archivo General de la Nación. banco Terminológico. Disponible en : http: // banter.archivogeneral.gov.co/
vocab/index.php
COLOMBIA. Archivo General de la Nación - AGN- Ley 5894 (14 de-julio-2000). Ley General de Archivos.
Glosario
2018Jefatura de Administración
DocumentalDiseño
Laura Daniela Barragan SuárezFotografía
Universdidad de los Andes
Beneficios de gestionar los documentos institucionales
Garantizar la conservación de documentos que conforman la memoria de la Universidad por su valor histórico, legal, fiscal, entre otros.
Agilizar la búsqueda y consulta de la documentación.
Disminuir la producción de documentos y copias innecesarias reduciendo el consumo de papel.
Controlar el acceso y seguridad de los documentos según la información contenida.
Información General
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