1. GUA TCNICA GTCCOLOMBIANA1852009-09-30DOCUMENTACIN ORGANIZACIONALE: ORGANIZATIONAL DOUMENTATIONCORRESPONDENCIA:DESCRIPTORES: documentacin; especificacin;documentos; protocolosorganizacionales; documentosorganizacionales; estilo y presentacin -documentos;generacin dedocumentacin.I.C.S.: 01.140.20Editada por el Instituto Colombiano de Normas Tcnicas y Certificacin (ICONTEC)Apartado 14237 Bogot, D.C. - Tel. (571) 6078888 - Fax (571) 2221435Prohibida su reproduccin Editada 2009-09-30

2. PRLOGOEl Instituto Colombiano de Normas Tcnicas y Certificacin, ICONTEC, es el organismonacional de normalizacin, segn el Decreto 2269 de 1993.ICONTEC es una entidad de carcter privado, sin nimo de lucro, cuya Misin es fundamentalpara brindar soporte y desarrollo al productor y proteccin al consumidor. Colabora con elsector gubernamental y apoya al sector privado del pas, para lograr ventajas competitivas enlos mercados interno y externo.La representacin de todos los sectores involucrados en el proceso de Normalizacin Tcnicaest garantizada por los Comits Tcnicos y el perodo de Consulta Pblica, este ltimocaracterizado por la participacin del pblico en general.La GTC 185 fue ratificada por el Consejo Directivo de 2009-09-30.Esta gua est sujeta a ser actualizada permanentemente con el objeto de que responda entodo momento a las necesidades y exigencias actuales.A continuacin se relacionan las empresas que colaboraron en el estudio de esta gua a travsde su participacin en el Comit Tcnico 188 Documentacin comercial.ARCHIVO GENERAL DE LA NACININAPCADES LIDERANDOCENDAPSENA - MEDELLNCESDE SIKA COLOMBIA S.A.FUNDACIN UNIVERSIDAD DEL REAUNIVERSIDAD COLEGIO MAYOR DEANDINACUNDINAMARCAFUNDACIN UNIVERSITARIA UNIVERSIDAD EANPANAMERICANAUNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIAGRUPO RECORDARAdems de las anteriores, en Consulta Pblica el Proyecto se puso a consideracin de lassiguientes empresas:A&L ASESORA E. IDEAAHA INSTITUTO PARA EL DESARROLLO DEALCALDA DE GUADALUPE ANTIOQUIA, IDEAARCHIVO HISTRICO DE ANTIOQUIALITO LTDA.COLEGIO"NIDYAQUINTERODE POLITCNICO GRANCOLOMBIANOTURBAY" SENACONTRATISTA MUNICIPIO SABANETATRADUCMPUTOCORPORACIN PARA EL DESARROLLOUNIBNDE LA CIENCIA Y LA TECNOLOGA UNIVERSIDAD CATLICA DE COLOMBIA-CODECITEC- UNIVERSIDAD DE LA SALLEDURESPO S.A.UNIVERSIDAD EAFITEPM UNIVERSIDAD SERGIO ARBOLEDAESAP 3. ICONTEC cuenta con un Centro de Informacin que pone a disposicin de los interesadosnormas internacionales, regionales y nacionales y otros documentos relacionados.DIRECCIN DE NORMALIZACIN 4. GUA TCNICA COLOMBIANA GTC 185CONTENIDO Pgina0.INTRODUCCIN ..........................................................................................................11.OBJETO .......................................................................................................................12.REFERENCIAS NORMATIVAS ...................................................................................23.TRMINOS Y DEFINICIONES .....................................................................................24.ASPECTOS GENERALES PARA LAS COMUNICACIONES .....................................64.1 ZONAS..........................................................................................................................64.2 MRGENES .................................................................................................................74.3 ESTILOS.......................................................................................................................74.4 FUENTE........................................................................................................................84.5 ELEMENTOS ESENCIALES DE LA DOCUMENTACIN ORGANIZACIONAL.........85.CARTAS .....................................................................................................................115.1 CARACTERSTICAS DE REDACCIN Y PRESENTACIN ....................................115.2 UTILIZACIN DE LA CARTA ....................................................................................115.3 CLASES DE CARTAS U OFICIOS ............................................................................125.4 PARTES DE LA CARTA ............................................................................................126.MEMORANDOS .........................................................................................................226.1 CARACTERSTICAS DE REDACCIN Y PRESENTACIN ....................................226.2 UTILIZACIN DEL MEMORANDO............................................................................22 5. GUA TCNICA COLOMBIANA GTC 185 Pgina6.3PARTES......................................................................................................................237. CIRCULARES.............................................................................................................297.1CARACTERSTICAS DE REDACCIN Y PRESENTACIN ....................................297.2CLASES DE CIRCULARES .......................................................................................297.3PARTES......................................................................................................................298. ACTAS........................................................................................................................368.1CARACTERSTICAS DE REDACCIN Y PRESENTACIN ....................................368.2UTILIZACIN DE LAS ACTAS..................................................................................368.3CLASES DE ACTAS ..................................................................................................368.4PARTES......................................................................................................................379. INFORMES .................................................................................................................459.1CARACTERSTICAS DE LA REDACCIN Y LA PRESENTACIN ........................459.2UTILIZACIN DEL INFORME....................................................................................459.3CLASES DE INFORMES............................................................................................4610.CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS ..........................................................................6110.1 CERTIFICADOS .........................................................................................................6110.2 CONSTANCIAS..........................................................................................................6110.3 CARACTERSTICAS DE REDACCIN Y PRESENTACIN ....................................6110.4 PARTES......................................................................................................................6211.HOJA DE VIDA CORPORATIVA ...............................................................................6611.1 CARACTERSTICAS DE REDACCIN Y PRESENTACIN ....................................66 6. GUA TCNICA COLOMBIANAGTC 185Pgina11.2PARTES DE LA HOJA DE VIDA CORPORATIVA....................................................6612. SOBRES COMERCIALES .........................................................................................6712.1CARACTERSTICAS DE LA PRESENTACIN ........................................................6712.2CLASES DE SOBRES ...............................................................................................6812.3UTILIZACIN .............................................................................................................6812.4MODELOS ..................................................................................................................6812.5ZONAS........................................................................................................................6912.6PARTES......................................................................................................................6912.7EJEMPLOS.................................................................................................................7013. MENSAJES ELECTRNICOS...................................................................................7313.1CARACTERSTICAS DE LA REDACCIN Y LA PRESENTACIN ........................7313.2PARTES......................................................................................................................7313.3RECOMENDACIONES...............................................................................................7414. TARJETAS PROTOCOLARIAS.................................................................................7514.1CARACTERSTICAS DE LA REDACCIN Y LA PRESENTACIN ........................76ANEXOSANEXO A (Informativo) ..........................................................................................................79ANEXO B (Informativo)SOPORTES, TINTAS, MEDIOS DE ALMACENAMIENTO, DIFUSINY CONSERVACIN ...............................................................................................................86ANEXO C (Informativo)BIBLIOGRAFA......................................................................................................................88 7. GUA TCNICA COLOMBIANA GTC 185 PginaFIGURASFigura 1. Esquema zonas disponibles de carta estilo bloque extremo...........................16Figura 2. Ejemplo de distribucin de carta estilo bloque extremo ..................................17Figura 3. Esquema de carta estilo bloque..........................................................................18Figura 4. Ejemplo de distribucin de carta estilo bloque .................................................19Figura 5. Esquema de carta estilo semibloque con sangra ............................................20Figura 6. Ejemplo de distribucin de carta estilo semibloque con sangra....................21Figura 7. Esquema de zonas disponibles para modelo de memorandoestilo bloque extremo...........................................................................................................25Figura 8. Ejemplo de distribucin de memorando bloque extremo ................................26Figura 9. Esquema de memorando estilo bloque..............................................................27Figura 10. Ejemplo de distribucin de memorando estilo bloque ...................................28Figura 11. Esquema de zonas disponibles para circular estilo bloque extremo............32Figura 12. Ejemplo de distribucin de circular bloque extremo ......................................33Figura 13. Esquema circular estilo bloque.........................................................................34Figura 14. Ejemplo circular estilo bloque...........................................................................35Figura 15. Esquema distribucin acta ................................................................................42Figura 16. Ejemplo de acta administrativa .........................................................................43Figura 17. Esquema (pginas 1 y 3) de resumen ejecutivo ..............................................50Figura 18. Ejemplo de distribucin de resumen ejecutivo ...............................................52Figura 19. Esquema de informe corto ................................................................................58Figura 20. Esquemas informes administrativos corto y extenso ....................................59Figura 21. Ejemplo de portada, de libre distribucin, sin aglomerar ..............................60Figura 22. Distribucin de constancia estilo bloque extremo..........................................64 8. GUA TCNICA COLOMBIANA GTC 185 PginaFigura 23. Distribucin de certificado en estilo bloque ....................................................65Figura 24. Distribucin de zonas en el sobre ....................................................................69Figura 25. Ejemplo de distribucin de los datos del sobre en tercios ............................73Figura 26. Ejemplo de correo electrnico ..........................................................................75Figura 27. Ejemplo de tarjeta de invitacin........................................................................77Figura 28. Ejemplo de tarjeta de felicitacin......................................................................78 9. GUA TCNICA COLOMBIANAGTC 185DOCUMENTACIN ORGANIZACIONAL0.INTRODUCCINEsta gua tcnica colombiana (GTC) tiene como propsito brindar herramientas que faciliten lagestin documental en las organizaciones, con el fin de simplificar y organizar la presentacin yel manejo de las comunicaciones impresas y electrnicas. A su vez, busca contribuir con ladisminucin del tiempo y los costos, con buena calidad.El documento se plantea como una gua, lo cual permite su adaptacin a las necesidades ycaractersticas internas de las organizaciones.La gua tiene como base las normas NTC 3393, NTC 3234, NTC 3397, NTC 3394, NTC 3588,NTC 3369, NTC 3235 y NTC 4176, las cuales pierden vigencia con la publicacin del presentedocumento normativo.NOTAEl contenido de esta gua se presenta segn los requisitos de la norma interna de ICONTEC I-NN-01Reglas de estructura y redaccin de normas tcnicas colombianas, guas tcnicas colombianas y demsdocumentos normativos. Por esta razn, no se cie a las recomendaciones planteadas para los documentosorganizacionales en esta GTC.1.OBJETOEsta gua presenta recomendaciones para elaborar los diferentes tipos de documentosgenerados en las organizaciones, con el propsito de proyectar una adecuada imagencorporativa.Tiene en cuenta los aspectos generales de las comunicaciones y presenta un orden para laspartes de cada tipo de documento, con base en el estilo y la presentacin que demandan losprotocolos organizacionales y que se establecen en los manuales de procedimientos de cadaorganizacin, para la produccin de documentos.Esta GTC est dirigida a empresarios, directivos, instructores, asistentes administrativos,secretarios y todas aquellas personas involucradas en la generacin de documentos, parafacilitar su elaboracin y presentacin. 1 de 88 10. GUA TCNICA COLOMBIANAGTC 1852. REFERENCIAS NORMATIVASLos siguientes documentos normativos referenciados son indispensables para la aplicacin deeste documento normativo. Para referencias fechadas, se aplica nicamente la edicin citada.Para referencias no fechadas, se aplica la ltima edicin del documento normativo referenciado(incluida cualquier correccin).NTC 1001, Papel, formatos.NTC 1075, Documentacin. Gua para la numeracin de divisiones y subdivisiones endocumentos escritos.NTC 1486, Documentacin. Presentacin de tesis, trabajos de grado y otros trabajos deinvestigacin.NTC 4436, Informacin y documentacin. Papel para documentos de archivo. Requisitos parala permanencia y durabilidad.NTC 5613, Referencias bibliogrficas. Contenido forma y estructura.3. TRMINOS Y DEFINICIONESPara los propsitos de este documento normativo se aplican los siguientes trminos ydefiniciones.3.1 Abreviatura. Representacin de una palabra o grupo de palabras, obtenida por eliminacinde algunas de las letras, slabas finales o centrales de su escritura completa, y que siempre secierra con un punto.3.2 Acrnimo. Vocablo conformado por diferentes letras iniciales y no iniciales de una raznsocial.EJEMPLO CAFAM: Caja de Compensacin Familiar.3.3 Acta. Documento escrito que contiene lo sucedido, tratado y acordado en una reunin osituacin especfica.3.4 Anexo. Documento o elemento que se adjunta a la comunicacin o al informe; sirve paracomplementar y aclarar.3.5 Asunto. Sntesis del contenido de la comunicacin.3.6 Bibliografa. Relacin alfabtica de fuentes documentales sobre una materia o asuntodeterminado, registrados en cualquier soporte fsico, consultadas por el investigador parasustentar sus escritos.3.7 Captulo. Divisin que se hace en los libros y en cualquier otro escrito para organizar yfacilitar la comprensin del texto.3.8 Cargo. Nombre de la posicin que ocupa la persona responsable de expedir el documento.3.9 Carta. Comunicacin escrita que se utiliza en las relaciones entre organizaciones ypersonas naturales; igualmente, en las relaciones entre las organizaciones y sus empleados.En algunas entidades se denomina oficio.2 11. GUA TCNICA COLOMBIANAGTC 1853.10 Certificado. Documento de carcter probatorio, pblico o privado, que asegura laveracidad y la legalidad de un hecho o acto solemne.3.11 Circular. Comunicacin escrita de inters comn, con el mismo contenido o texto, dirigidaa un grupo especfico de personas tanto interna como externamente.3.12 Cita. Pasaje, prrafo o proposicin que proviene de alguien diferente al autor del informe,para apoyar o corroborar la propia idea o para compararla.3.13 Cdigo. Sistema convencional que identifica el departamento, el rea o la seccin queproduce el documento con sus respectivas series. ste responde al sistema de clasificacindocumental establecido en la entidad. Hace referencia a la identificacin numrica, alfabtica,alfanumrica y otros, de la dependencia en la organizacin, seguida de la serie documental, encaso de que exista.NOTAAntes llamado tambin nmero, referencia o consecutivo.3.14 Conclusiones. Juicio crtico y razonado del anlisis sobre los resultados del informe,presentados de manera directa, clara, concisa y lgica.3.15 Constancia. Documento de carcter probatorio, que no requiere solemnidad.3.16 Contenido. En esta pgina se enuncian los ttulos de primero, segundo, tercer y cuartonivel y la relacin de los materiales complementarios del trabajo, en el mismo orden en queaparecen y los nmeros de las pginas donde se encuentran.3.17 Convocatoria. Acuerdo de fecha, hora y lugar para la siguiente reunin.3.18 Copia. Fiel reproduccin del documento.3.19 Cubierta. Parte exterior que cubre las hojas internas; suele reproducir los datos de laportada.3.20 Desarrollo. Descripcin de los asuntos tratados en una reunin.3.21 Despedida. Palabra o frase de cortesa con la cual se finaliza una comunicacin.3.22 Destinatario. Persona a quien va dirigida la comunicacin.3.23 Encabezado. Ttulo de la comunicacin que se realiza. Lnea de identificacin para indicarla continuidad del documento.3.24 Encabezamiento. Conjunto de palabras con que se inicia un documento, segn el tipo decomunicacin. Palabras fijas que sirven de gua para establecer el inicio de un documento.3.25 Espacio. Distancia horizontal de la escritura, entre palabras o cifras, o ambas.3.26 Esquema. Representacin grfica y simblica de la distribucin que deben tener lostextos de los documentos.3.27 Estilo. Distribucin de las diferentes lneas que conforman la comunicacin.3.28 Experiencia. Prctica que proporciona conocimiento, habilidad o competencia para haceralgo. 3 12. GUA TCNICA COLOMBIANAGTC 1853.29 Figura. Grficos, dibujos, planos, fotografas, mapas, diagramas o esquemas.3.30 Foliar. Accin de numerar las hojas.3.31 Folio. Hoja.3.32 Fuente o tipo de letra. Tamao de los caracteres utilizados en la edicin de undocumento.3.33 Fuente bibliogrfica. Lista de fuentes consultadas que estn relacionadas con el tema.3.34 Glosario. Lista alfabtica de trminos con sus definiciones y explicaciones, necesariaspara la comprensin del documento.3.35 Ilustracin. Representacin de un objeto. Tabla, figura u otro material grfico queaparece en el cuerpo del documento para ampliar, complementar y ejemplificar el texto.3.36 ndice. Lista opcional pormenorizada y especializada de los diversos trminos precisos(geogrficos, onomsticos, autores, temas y otros) que se incluyen en el documento, parafacilitar su ubicacin en el texto.3.37 Informe. Documento que describe o da a conocer datos precisos sobre el estado decualquier actividad, estudio o proyecto, relativo a un caso concreto para conocer resultados deprocesos administrativos.3.38 Interlnea. Distancia vertical entre dos renglones.3.39 Interlnea libre. Rengln sin escritura.3.40 Introduccin. Escrito, como prembulo, que expone brevemente el contenido, el alcancey objetivos del informe extenso.3.41 Lneas especiales. Lnea de anexos, copia e identificacin del transcriptor.NOTA No estn presentes en todos los documentos organizacionales.3.42 Logotipo. Smbolo que identifica a la organizacin. Proyecta la imagen corporativa y hacefcil la identificacin de la entidad que genera o produce la comunicacin.3.43 Mrgenes. Distancia que queda en blanco en cada uno de los cuatro lados de una pginaimpresa.3.44 Material complementario. Parte agregada o anexa a una obra que la complementadirecta o indirectamente; separada fsicamente del documento que contiene la parte principalde la misma y que, con frecuencia, es de naturaleza diferente de sta, por ejemplo: mapas,folletos, disquetes, casetes, videos, discos compactos, libros de respuesta, diapositivas, planosentre otros.3.45 Membrete. Inscripcin impresa del conjunto de datos que identifican a una personanatural o jurdica.3.46 Memorando. Comunicacin escrita que se emplea en las organizaciones para tratarasuntos internos.3.47 Mensaje electrnico. Comunicacin escrita, a travs de la Internet.4 13. GUA TCNICA COLOMBIANAGTC 1853.48 Modelo. Esquema de distribucin de zonas que le permite a la organizacin ladiagramacin de su papelera.3.49 Nota de pie de pgina. Aclaracin del autor del informe para ampliar o completar unaidea expresada en el texto.3.50 Nivel. Ubicacin, dentro de la jerarqua, de los elementos temticos que conforman undocumento. Tambin se refiere a cada uno de los numerales que forman parte del documento.3.51 Objetivo. Describe la finalidad del informe corto.3.52 Orden del da. Relacin de temas que se han de tratar en una reunin.3.53 Pgina. Cara de una hoja. Lo escrito o impreso en una cara del papel.3.54 Paginar. Accin de numerar pginas.3.55 Portada. Primera pgina del informe; contiene los datos requeridos para la identificacindel documento.3.56 Radicacin. Procedimiento por medio del cual las entidades asignan un nmeroconsecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha yhora de recibo o de envo, con el propsito de oficializar el trmite y cumplir con los trminos devencimiento que establezca la ley. Estos trminos se empiezan a contar a partir del dasiguiente de radicado el documento.3.57 Razn social. Nombre que identifica a una organizacin.3.58 Recomendacin. Formulacin concisa de acciones necesarias, como resultado directo delas conclusiones que se consideran alcanzadas.3.59 Redactor. Persona que genera y plasma ideas en una comunicacin.3.59 Referencia bibliogrfica. Conjunto de datos suficientemente precisos ordenados, loscuales facilitan la identificacin de una fuente documental o parte de ella.3.60 Registro. Procedimiento por medio del cual las entidades ingresan en sus sistemas decorrespondencia, todas las comunicaciones producidas o recibidas, registrando datos talescomo: nombre de la persona, entidad remitente o destinataria, nombre o cdigo de la(s)dependencia(s) competente(s), nmero de radicacin, nombre del funcionario responsable deltrmite, anexos y tiempo de respuesta (si lo amerita), entre otros.3.61 Remitente. Nombre, apellidos y cargo del firmante.3.62 Rengln. Serie de palabras o caracteres escritos en sentido horizontal.3.63 Resumen ejecutivo. Exposicin sucinta de un tema que debe quedar por escrito. Informebreve que se limita a precisar el desarrollo de acciones ejecutivas.3.64 Rbrica. Rasgo o rasgos de figura determinada, que cada persona escribe como parte dela firma, despus de su nombre o ttulo.3.65 Saludo. Frase de cortesa con la cual se inicia la comunicacin.5 14. GUA TCNICA COLOMBIANA GTC 1853.66 Sigla. Abreviatura conformada por las letras iniciales de cada palabra de una razn social.3.67 Sobre. Cubierta que guarda y protege un documento, para su entrega o envo.3.68 Soporte. Medio fsico para registrar informacin escrita, sonora, visual, electromagntica;este material puede ser papel, metal, pergamino, madera, filme, cinta magntica, disco ptico,entre otros.3.69 Subdivisin. Cada parte en que se fracciona un captulo. Corresponde a temas ysubtemas.3.70 Tablas. Serie de nmeros, valores, unidades y datos relacionados entre s, presentadosen columnas para facilitar su interpretacin. Representa informacin cuantitativa en columnas.3.71 Tabulado. Espacio determinado para escribir datos en columnas.3.72 Tercio. Cada una de las tres partes en que se visualiza el sobre.3.73 Texto. En las comunicaciones organizacionales, es el contenido del mensaje.3.74 Ttulo. Palabra o frase con la cual el autor denomina e identifica un documento o cadauno de los temas, divisiones o subdivisiones de un escrito o una publicacin y que a menudo(aunque no necesariamente) lo distingue de otro documento.3.75 Transcriptor. Persona responsable de elaborar, digitar o transcribir la comunicacin.3.76 Vieta. Smbolo que se coloca para separar series o prrafos que no estn numerados enun trabajo escrito.3.77 Zona. Espacio predeterminado para ubicacin de un conjunto de datos impresos oescritos.4.ASPECTOS GENERALES PARA LAS COMUNICACIONESEn caso de ser necesario, todos los documentos que se presentan en esta gua puedenimprimirse por ambas caras de la hoja.NOTACon el fin de usar papel adecuado para la conservacin y archivo de este documento, vanse laNTC 4436, el Artculo 9 del Acuerdo 060 del Archivo General de la Nacin (AGN) y el Anexo B informativo de estanorma.4.1 ZONAS4.1.1 Zona 1Espacio destinado para el membrete que incluye: razn social, sigla o acrnimo, logotipo encaso de tenerlo y el Nmero de Identificacin Tributaria (NIT). Se recomienda usar lassiguientes medidas: 14 cm. horizontales, desde el borde izquierdo de la hoja y entre 3 cm y4 cm verticales desde el borde superior.4.1.2 Zona 2Espacio destinado para la impresin de direccin, apartado, correo electrnico, sitio web, fax,telfono, lugar de origen y pas. Se recomienda usar las siguientes medidas: entre 1,5 cm y 2 cmdesde el borde inferior de la hoja y centrado.6 15. GUA TCNICA COLOMBIANA GTC 1854.1.3 Zona 3Espacio superior derecho destinado al registro y radicacin del documento; es complementariade la zona 1.4.2 MRGENESSe recomiendan los siguientes mrgenes.Superior entre 3 cm y 4 cmInferior entre 2 cm y 3 cmLateral izquierdo entre 3 cm y 4 cmLateral derecho entre 2 cm y 3 cmSi el documento se va a imprimir por ambas caras de la hoja, se recomienda que los mrgeneslaterales sean simtricos a 3 cm.NOTAEn computador se trabaja con pginas paralelas, convirtindose el margen izquierdo en interno y elderecho en externo.Cuando se usa papel sin membrete, se recomienda dejar un margen superior de entre 3 cm y4 cm, que corresponde al encabezado (del procesador de texto o computador). Este espacio espara la razn social de la organizacin a la cual pertenece el documento que se va a generar.As mismo, para el margen inferior se dejan entre 2 cm y 3 cm, desde el borde inferior de lahoja. Este espacio es el pie de pgina (dado tambin por el procesador de texto o computador)y se utiliza para los datos de la zona 2. En el mismo sentido, en cuanto a los mrgeneslaterales se recomienda que a la izquierda se dejen entre 3 cm y 4 cm y a la derecha entre2 cm y 3 cm, dependiendo del tamao de encabezado y pie de pgina.4.3 ESTILOSPara efectos de la distribucin del contenido de la comunicacin, se tienen tres estilos comoalternativas: bloque extremo, bloque y semibloque.4.3.1 Bloque extremoTodas las lneas parten del margen izquierdo.4.3.2 BloqueLas lneas de cdigo, lugar de origen, fecha de elaboracin, firma y cargo se escriben partiendodel centro del escrito hacia el margen derecho.4.3.3 SemibloqueConservando la distribucin del estilo bloque, el primer rengln de cada prrafo tiene unasangra de 5 espacios a 10 espacios.NOTAEstos estilos se utilizan de acuerdo con los establecidos en los procesadores de palabra. 7 16. GUA TCNICA COLOMBIANA GTC 1854.4 FUENTESe recomienda que toda comunicacin se escriba en una fuente clara, agradable a la vista dellector. La fuente debera ser homognea, con el fin de no presentar inconvenientes para sulectura, impresin, digitalizacin y microfilmacin.Los tamaos que se recomiendan estn entre los 10 y 12, utilizados en los procesadores detexto.Se sugiere no utilizar negrilla.4.5 ELEMENTOS ESENCIALES DE LA DOCUMENTACIN ORGANIZACIONAL4.5.1 Identificacin de pginas subsiguientesEl encabezado y el nmero de pgina correspondiente son datos que permiten identificar eldocumento a partir de la segunda pgina. Se recomienda ubicarlos en la parte superiorizquierda, a cero o una interlnea libre de la zona 1, debidamente justificados y para continuarcon el texto se dejan una o dos interlneas libres.4.5.2 CdigoSe recomienda escribirlo a 3 cm 4 cm del borde superior, dejando de cero a una interlnealibre cuando el papel tiene el logotipo o membrete, segn el estilo. Vase el numeral 3.13.4.5.3 Lugar de origen y fecha de elaboracinSe aconseja escribir estos datos a una o dos interlneas libres del cdigo y en forma completaen orden de: nombre del lugar de origen, da, mes (en minscula) y ao (sin separarlo conpunto), segn el estilo.4.5.4 Datos del destinatarioA partir del lugar de origen y la fecha de elaboracin, se recomienda dejar de dos a tresinterlneas libres, segn la extensin de la comunicacin. Estos datos pueden ocupar variaslneas, segn el tipo de documento.4.5.4.1 Denominacin o ttulo acadmicoSe recomienda utilizar mayscula inicial. Para escribir los nombres de las denominaciones ottulos acadmicos, vase el Anexo A (Informativo).4.5.4.2 Nombre del destinatarioSe sugiere escribirlo con mayscula fija; de preferencia se escriben los dos apellidos.4.5.4.3 CargoSe aconseja escribirlo con mayscula inicial. Los nombres de cargos muy extensos se puedendistribuir en dos lneas para guardar proporcin visual con los otros datos.8 17. GUA TCNICA COLOMBIANAGTC 1854.5.5 AsuntoSe escribe la palabra asunto, con mayscula inicial seguida de dos puntos, sin negrilla y sinsubrayar. Se recomienda escribirla a dos interlneas libres, a partir del ltimo dato deldestinatario. Constituye la sntesis del tema del documento. Es aconsejable expresarlo en unmximo de cuatro palabras. Se omiten artculos, conjunciones o preposiciones sin que seafecte el sentido. nicamente en el caso del memorando, se recomienda escribir la palabraasunto en mayscula sostenida, seguida de dos puntos.4.5.6 Cuerpo o textoEs importante redactar el cuerpo del documento en forma clara, breve, directa, sencilla ycorts.4.5.7 Datos del remitenteEl nombre del remitente se debera escribir en mayscula fija; de preferencia se escriben losdos apellidos. Se recomienda no utilizar negrilla.4.5.8 Lneas especialesSi se requieren las lneas especiales, se recomienda escribirlas a dos interlneas libres de losdatos del remitente, en la misma fuente y con un tamao de letra menor al utilizado en el texto.El bloque de anexos y copias se ubica a interlineado sencillo, sin abreviar y alineado. El bloquecorrespondiente a redactor y transcriptor se deja a una interlnea libre del anterior y tambinalineado.4.5.8.1 AnexosSe detallan en el texto y al final de la comunicacin, a dos interlneas libres del remitente. Lapalabra anexo, o anexos, segn el caso, se escribe con mayscula inicial, seguida de dospuntos (:). A un espacio se enuncia la cantidad; entre parntesis se relaciona el nmero dehojas, folios y el tipo de anexo, escritos en forma continua horizontalmente y separados porcoma (,).EJEMPLO 1 Anexo: uno (15 folios).EJEMPLO 2 Anexos: dos (ocho folios y un CD-ROM).EJEMPLO 3 Anexos: tres (10 folios, un cheque y un folleto).EJEMPLO 4 Anexos: ocho (cuatro en 22 folios, un disco compacto, un disquete, una bolsa con afiches y unvideo didctico).EJEMPLO 5 Anexos: cuatro (una invitacin en un folio, dos actas en 10 folios y un informe en 10 folios).4.5.8.2 CopiaLa palabra copia se escribe con mayscula inicial, sin abreviar y seguida de dos puntos (:). Seubica a dos interlneas libres del cargo del firmante o a interlineado sencillo de anexos, si loshay, contra el margen izquierdo. A un espacio se relacionan los destinatarios alineados as:tratamiento de cortesa o ttulo, cargo y organizacin. Si se dirige a un funcionario de la mismaentidad, se omite el nombre de la organizacin. Todo ello sin abreviar. 9 18. GUA TCNICA COLOMBIANAGTC 185EJEMPLO 1En lnea separada:Copia: Seor Julio Montoya, Gerente AMS Seor Carlos Salazar Gmez, Gerente Nacional, Textiles S.A. Doctor Bernardo Murcia Vlez, Jefe de Aseguramiento de la Calidad, COPAVEJEMPLO 2Para dependencias:Copia: Gerencia Gestin Humana Direccin FinancieraEJEMPLO 3Para cdigos de las dependencias:Copia: 1010 1030 100EJEMPLO 4En lnea seguida:Copia: Seores Juan Daz Prez, Director Tcnico; Jairo Ruiz Cano, Director de Talento Humano; Csar Arenas, Jefe de ProduccinSe recomienda no enunciar las copias fijas para la serie documental y el consecutivo, por sernormas internas de la correspondencia de las organizaciones.4.5.8.3 Identificacin del transcriptor, redactor y otros participantes en la elaboracin delas comunicacionesA dos interlneas libres del remitente o a una interlnea libre de anexos y copias se escribe elnombre y el apellido de las personas que participaron en la redaccin, trascripcin y demsactividades relacionadas con la elaboracin de la comunicacin, todo debidamente alineados.Cuando sea necesario se debe aclarar el papel desempeado por cada uno de losparticipantes.Si la persona que firma es la misma que redacta y transcribe o dems actividades, no serequiere su identificacin.EJEMPLORedactor: Juan Carlos Lpez Mendieta Transcriptor: Anglica Mara Duque Duque4.5.9Nmero de copiasEl nmero de copias de las comunicaciones internas o externas obedece a los lineamientos ypolticas establecidos en la organizacin, con base en las necesidades y bajo los principios deeconoma, eficiencia y eficacia establecidos por sta.4.5.10 SoportesPara ms informacin sobre la multiplicidad de soportes, vase el Anexo B (Informativo).4.5.11 RecomendacionesEs importante que las comunicaciones no presenten errores tcnicos, ortogrficos,gramaticales ni de puntuacin. La presentacin de originales y copias debe ser impecable, sinborrones ni repisados.10 19. GUA TCNICA COLOMBIANA GTC 1855. CARTASLa expedicin de cartas u oficios est a cargo de funcionarios o empleados autorizadosmediante acto administrativo o en el cumplimiento de sus funciones. Vase Acuerdo 060 delAGN, de octubre de 2001.Se recomienda elaborar las cartas u oficios externos en formato carta, oficio o A4, con logo,membrete y pie de pgina. Estos elementos deberan estar preferiblemente en todas lashojas. Para las cartas u oficios internos, se recomienda que slo la primera hoja vaya con ellogo, membrete y pie de pgina, las dems con el logo. Vase Acuerdo 060 del AGN, deoctubre de 2001.Cuando existan anexos en una carta u oficio, se recomienda hacer su identificacin,descripcin o aclaracin dentro del texto. Vase el numeral 4.5.8.1.5.1CARACTERSTICAS DE REDACCIN Y PRESENTACINLa carta u oficio tiene como objetivos fundamentales informar y persuadir a su destinatario,para ello se recomienda tener en cuenta:-tratar un solo tema por comunicacin;-redactar en forma clara, precisa, concreta y concisa;-usar tratamiento respetuoso y corts;-redactar en primera persona del plural y usar el tratamiento de usted en singular o plural;-emplear estilo gramatical natural, sencillo y continuo;-utilizar los formatos normalizados en los manuales de cada organizacin, y-distribuir el texto de acuerdo con su extensin.5.2UTILIZACIN DE LA CARTADe acuerdo con sus objetivos, la carta u oficio tienen los siguientes usos:-informar sobre un hecho, expresar necesidades o hacer solicitudes;-regular o aclarar una situacin;-tramitar, desarrollar o agilizar un asunto;-dar respuesta a una comunicacin recibida;-reiterar una informacin, un requerimiento o solicitud urgente;-solicitar detalles sobre un asunto determinado;-impugnar o corregir una situacin;-confirmar eventos ocurridos o pendientes;11 20. GUA TCNICA COLOMBIANAGTC 185- solicitar o remitir informacin, documentos u objetos;- ofrecer agradecimientos, excusas o condolencias;- felicitar, invitar o convocar, y- hacer llamados de atencin, entre otros.5.3 CLASES DE CARTAS U OFICIOSIndependientemente del estilo y segn su contenido, existen varias clases, entre las cuales sedestacan:- organizacionales: se producen en el desarrollo de las actividades de la organizacin;- oficiales: se producen en las oficinas pblicas y organizaciones del Estado, y- personales: se producen entre quienes se conocen, en ellas se permite utilizar unlenguaje informal.5.4 PARTES DE LA CARTA5.4.1 CdigoVase el numeral 4.5.2.5.4.2 Lugar de origen y fecha de elaboracinVase el numeral 4.5.3.5.4.3 DestinatarioA partir del lugar de origen y la fecha de elaboracin, se recomienda dejar de dos a tresinterlneas libres, segn la extensin de la comunicacin. Estos datos pueden ocupar variaslneas, de acuerdo con el tipo de documento.Es importante que los datos del destinatario se dirijan en forma personalizada, es decir, a unfuncionario especfico. Si no es posible obtener el nombre, se enva a la dependencia u oficinaresponsable.Est conformado por los siguientes componentes:5.4.3.1 Denominacin o ttulo acadmicoSe escribe en la primera interlnea libre. Vase el Anexo A (Informativo).5.4.3.2 Nombre del destinatarioSe ubica en la segunda interlnea libre.5.4.3.3 CargoSe ubica en la tercera interlnea libre.12 21. GUA TCNICA COLOMBIANAGTC 1855.4.3.4 OrganizacinSe escribe en la interlnea libre siguiente al cargo, con la denominacin ms ampliamenteconocida, es decir, razn social, sigla o acrnimo.En caso de nombre completo, la escritura se efecta con mayscula inicial o sostenida, deacuerdo con el registro efectuado ante la entidad competente y respetando las denominacionesLtda., S.A. y otras que pueda contener la razn social.Las siglas y acrnimos se escriben en mayscula sostenida, a menos que la organizacin lohaya registrado de manera diferente.5.4.3.5 DireccinDe acuerdo con el medio a travs del cual se realice el envo de la comunicacin, en esteespacio se escribe la direccin de nomenclatura, el apartado, el fax o el correo electrnico. Nose utilizan abreviaturas.Para designar el nmero en la direccin se recomienda dejar tres espacios entre la designacinprincipal y la nomenclatura. Cuando la direccin contiene informacin complementaria comobloque, interior, apartamento, entre otros, para su designacin se recomienda escribir lapalabra completa.5.4.3.6 Nombre del lugar de origenSe identifica el lugar de origen, como ciudad, municipio u otros, por su nombre y se escribe eldepartamento separado por una coma. Aunque el destino de la carta sea el lugar de origen dela misma, es necesario escribir el nombre del lugar de origen. No se utilizan los trminos Laciudad o Presente.5.4.3.7 PasSi la carta va dirigida al exterior, se escribe el nombre del pas en la misma interlnea libre dellugar de origen (ciudad o municipio) o en la interlnea libre siguiente, dependiendo de laextensin de los datos.Slo cuando se utiliza el sobre con ventanilla, tanto el nombre del lugar de origen como elnombre del pas se escriben en mayscula sostenida.EJEMPLO 1Doctor GUILLERMO GARCA SNCHEZ Director de Talento Humano Universidad de Desarrollo Tecnolgico Calle 57 43-19 Armenia, QuindoEJEMPLO 2Ingeniera BEATRIZ HELENA CAICEDO VLEZ Gerenta de Produccin Qumica Nacional Ltda. Carrera 26 63-32 Santiago de Cali, Valle del Cauca 13 22. GUA TCNICA COLOMBIANA GTC 185EJEMPLO 3 SeorMICHEL MAURIACPrsident-Directeur GnralAMSDE26 Avenue de Verdun33089 Bordeaux-CedexFranciaEJEMPLO 4 SeorANDRS URRESTA RADirector AdministrativoLa Nacional de SegurosCasilla 1289Quito, EcuadorEJEMPLO 5 IngenieroJORGE SNCHEZCoordinador de InformticaDow Chemical ColombiaFax (5) 315 48 90Barranquilla, Atlntico5.4.4 AsuntoSe recomienda escribirlo de dos a tres interlneas libres de los datos del destinatario. Paraefectos de esta seccin, se recomienda tener en cuenta los lineamientos del numeral 4.5.5.5.4.5 SaludoComo saludo independiente, se escribe a una o dos interlneas libres despus del asunto. Si sedesea utilizar los saludos ms usuales, vase el Anexo A (Informativo).5.4.6 TextoComienza a una o dos interlneas libres del asunto o del saludo independiente, cuando lo hay.Se escribe a interlineado sencillo; a una interlnea libre entre prrafos y para efectos deredaccin y presentacin vase el numeral 5.1.5.4.7 DespedidaSe escribe a una o dos interlneas libres del texto. Para utilizar las despedidas ms usuales,vase el Anexo A (Informativo).5.4.8 Remitente y firmas responsablesLos datos del remitente estn conformados por el nombre y el cargo. El nombre se sita decuatro a cinco interlneas libres de la despedida en mayscula sostenida y el cargo se escribeen la lnea siguiente con mayscula inicial sin centrar.La firma debe ubicarse en la parte superior del nombre del remitente. Estos elementos seubican de acuerdo con el estilo elegido. 14 23. GUA TCNICA COLOMBIANA GTC 1855.4.9 Lneas especialesVase el numeral 4.5.8.5.4.9.1 AnexosVase el numeral 4.5.8.1.5.4.9.2 CopiasVase el numeral 4.5.8.2.5.4.9.3 Identificacin del transcriptorVase el numeral 4.5.8.3.5.4.10 Pginas subsiguientesPara su presentacin vase el numeral 4.5.1. Se recomienda utilizar el encabezado como losque se presentan en el ejemplo.EJEMPLOMargen izquierdoMargen derechoIngeniero Luis Castaeda LondooCartagena, 17 de agosto de 20052Seora Claudia B. de Montoya 05-08-172Doctor Carlos Alberto Sandoval 41225 2 15 24. GUA TCNICA COLOMBIANA GTC 185 Mximo 14 cm Entre3 cm y 4 cmZONA 1ZONA 30 a 1 interlnea libreCdigo1 a 2 interlneas libresLugar y fecha de elaboracin1 a 3 interlneas libresDatos del destinatario2 interlneas libresAsunto:1 a 2 interlneas libresSaludo:Entre Entre 3 cm y 4 cm1 a 2 interlneas libres 2 cm y 3 cmTexto:1 interlnea libre 1 a 2 interlneas libresDespedida:4 a 5 interlneas libresRemitenteCargo2 interlneas libresAnexos: (opcional)Copia: (opcional)1 interlnea libreTranscriptor:1 a 2 interlneas libres Entre ZONA 2 1,5 cm y 2,0 cmFigura 1. Esquema zonas disponibles de carta estilo bloque extremo 16 25. GUA TCNICA COLOMBIANAGTC 185MUNDIACTUALIZACIN COLOMBIANA CNI - 8 - 012 Bogot D.C., 11 de febrero de 2009 Seor GERMN CANO MORA Jefe Departamento Recursos Humanos Capacitacin Empresarial S.A. Transversal 36 45 - 80 Bogot D.C. Asunto: Modelo partes mensaje comercial Cordial saludo, seor Cano:EntreEntre 3 cm y 4 cm Este modelo de carta escrita en estilo bloque extremo es uno de los ms2 cm y 3 cm usados en la comunicacin organizacional. Es necesario que el contenido transmita la idea en forma: clara, precisa, coherente, concisa y ordenada para cumplir con los objetivos de informar y persuadir. Se sugiere que el texto no tenga ms de tres prrafos en cartas de un solo folio. Se adjunta literatura de la Real Academia Espaola. Al observar este modelo, identificar las partes fundamentales y opcionales que se requieren para la comunicacin efectiva. Hasta prxima oportunidad. MARIA FERNANDA GMEZ LARA Orientadora Recursos Humanos Anexo: uno (13 folios) Copias: Sistemas, Contabilidad Redactor: Anglica Duque Transcriptor: Maria LizarazoCalle 34 98 - 07, Bogot D.C. mundi@hotmail.comPBX 890 89 76 - telfono 412 32 65 Figura 2. Ejemplo de distribucin de carta estilo bloque extremo17 26. GUA TCNICA COLOMBIANAGTC 185Entre 3 cm y 4 cm0 a 1 interlnea libre Cdigo1 a 2 interlneas libres Lugar y fecha de elaboracin2 a 3 interlneas libres Datos del destinatario2 interlneas libres Asunto:1 a 2 interlneas libresEntreSaludo: Entre 3 cm y 4 cm2 cm y 3 cm1 a 2 interlneas libres Texto:1 interlnea libre1 a 2 interlneas libres Despedida:4 a 5 interlneas libres Remitente Cargo2 interlneas libres Anexos: (opcional) Copia: (opcional) 1 interlnea libre Transcriptor: Entre2 cm y 3 cm Figura 3. Esquema de carta estilo bloque 18 27. GUA TCNICA COLOMBIANA GTC 185MUNDIACTUALIZACIN COLOMBIANADC - 4 - 015Bogot D.C., 11 de abril de 2009 Seora NIDIA GONZLEZ MORA Coordinadora rea Bienestar Capacitacin Empresarial S.A. Calle 34 45 - 80 Bogot D.C. Asunto: Modelo estilo bloque Cordial saludo, seora Nidia:Entre Entre 3 cm y 4 cm 2 cm y 3 cm El estilo bloque consuiste en que las lneas del cgido, la fecha, la firma y el cargo se ubican partiendo del centro del escrito hacia el margen derecho. Los datos del destinatario, el asunto, el saludo, el texto de la carta, la despedida y las lneas especiales se ubican contra el margen izquierdo. Agradecemos la aplicacin de la gua.MARA FERNANDA GMEZ LARAOrientadora de Capacitacin Anexos: uno (un folio) Copia: Recursos Educativos Transcriptor: Anglica Duque GmezCalle 34 98 - 07, Bogot D.C. mundi@hotmail.comPBX 890 89 76 - telfono 412 32 65 Figura 4. Ejemplo de distribucin de carta estilo bloque 19 28. GUA TCNICA COLOMBIANA GTC 185Entre 3 cm y 4 cm0 a 1 interlnea libre Cdigo1 a 2 interlneas libres Lugar y fecha de elaboracin2 a 3 interlneas libres Datos del destinatario2 interlneas libres Asunto:1 a 2 interlneas libres Entre Saludo: Entre3 cm y 4 cm 2 cm y 3 cm1 a 2 interlneas libres Texto: Sangra de 5 espacios1 interlnea libre Texto con sangra:1 a 2 interlneas libres Despedida:4 a 5 interlneas libres Remitente Cargo2 interlneas libres Anexos: (opcional) Copia: (opcional) 1 interlnea libre Transcriptor: Entre2 cm y 3 cmFigura 5. Esquema de carta estilo semibloque con sangra 20 29. GUA TCNICA COLOMBIANAGTC 185MUNDIACTUALIZACIN COLOMBIANA DA - 5 - 007 Santiago de Cali, 11 de mayo de 2009 Licenciado GERMN DUQUE MUOZ Coordinador Acadmico Desarrollo Talento Humano Actualizacin Empresarial S.A. Bogot D.C. Asunto: Estilo semibloque Respetado licenciado Duque:Entre Entre 3 cm y 4 cm Como usted puede observar, este estilo se asemeja al estilo bloque. 2 cm y 3 cm En cuanto a la distribucin del cdigo, fecha, nombre del remitente y cargo se ubican desde el centro de la hoja hacia el margen derecho. La nica diferencia es que los prrafos llevan sangra de 5 a 10 espa- cios que dependen de la eleccin del remitente. Para el ejemplo se aplic una sangra de cinco espacios. Cordialmente, MARIA FERNANDA GMEZ LARA Directora Copia: Recursos Humanos Transcriptor: Andrea Forero GmezCalle 34 98 - 07, Bogot D.C. mundi@hotmail.comPBX 890 89 76 - telfono 412 32 65 Figura 6. Ejemplo de distribucin de carta estilo semibloque con sangra21 30. GUA TCNICA COLOMBIANA GTC 1856. MEMORANDOSSon comunicaciones escritas que se utilizan para trasmitir informacin, orientaciones y pautasentre las dependencias locales, regionales, nacionales e internacionales y las lneas decoordinacin jerrquica de la organizacin.6.1CARACTERSTICAS DE REDACCIN Y PRESENTACINSe recomienda tener en cuenta los siguientes aspectos:-utilizar los formatos normalizados en los manuales de cada organizacin;-redactar en forma clara, breve, directa, sencilla, corts y en modo impersonal o en primera persona del plural;-distribuir el texto de acuerdo con su extensin, y-tratar preferiblemente un solo tema por memorando.6.2UTILIZACIN DEL MEMORANDOEl memorando puede tener uno de los siguientes objetivos:-informar sobre un hecho en forma breve;-expresar necesidades;-hacer requerimientos;-regular o aclarar una situacin;-tramitar, desarrollar o agilizar un asunto;-dar respuesta a una comunicacin recibida;-reiterar informacin, requerimiento o solicitud urgente;-conocer detalles sobre un aspecto determinado;-impugnar o corregir una situacin;-confirmar eventos ocurridos o pendientes;-solicitar o remitir informacin, documentos u objetos;-felicitar, invitar o convocar a reuniones no protocolarias, y-hacer llamados de atencin, entre otros.22 31. GUA TCNICA COLOMBIANAGTC 1856.3 PARTES6.3.1 Encabezado6.3.1.1 Denominacin del documentoDe cero a una interlnea libre de la zona 1 o margen superior, se escribe la palabra memorandoen mayscula sostenida y centrada.6.3.1.2 CdigoVase el numeral 4.5.2.6.3.1.3 FechaVase el numeral 4.5.3.6.3.2 EncabezamientoEst conformado por las palabras para (es decir, destinatario), de (es decir, remitente) yasunto, todas escritas en mayscula sostenida, las cuales pueden ir impresas o digitadas a dosinterlneas libres y seguidas de dos puntos (:).Los datos del destinatario y remitente van alineados respecto a los dos espacios siguientes alos dos puntos de la palabra asunto.6.3.2.1 Destinatario y remitenteA dos o tres interlneas libres de la fecha de elaboracin y contra el margen izquierdo, se ubicala preposicin para en mayscula sostenida, seguida de dos puntos (:) y al frente se escribenlos datos del destinatario con mayscula inicial. A continuacin, a una interlnea libre se ubicala preposicin de, en mayscula sostenida, seguida de dos puntos (:) y al frente se escriben losdatos del remitente, con mayscula inicial.Para su escritura se utilizan las siguientes opciones:a)Primera opcin.Destinatario: denominacin o ttulo, nombre y cargo. Este ltimo separado por coma.Remitente: nombre y cargo separados por coma.En este caso se omite al final del texto el nombre mecanografiado o digitado delremitente y slo aparece su firma. No se traza raya alguna para delimitar la firma.EJEMPLO PARA: Doctora Alicia Garca Prez, Secretaria GeneralDE: Guillermo Castro Polanco, Director Seccionalb)Segunda opcinDestinatario: denominacin o ttulo, nombre y cargo. Este ltimo separado por coma.Remitente: cargo y dependencia o cargo solamente.23 32. GUA TCNICA COLOMBIANAGTC 185En este segundo caso, la firma del remitente aparece sobre el nombre mecanografiadoo digitado al final del texto, con mayscula inicial y conservando el estilo elegido.EJEMPLOPARA: Seora Clara Rodrguez Orozco, Secretaria General DE: Jefe Oficina Jurdicac)Tercera opcinDestinatario: cargo y dependencia o cargo solamente.Remitente: cargo y dependencia o cargo solamente.En esta opcin, la firma del remitente se escribe sobre el nombre mecanografiado odigitado al final del texto con mayscula inicial y conservando el estilo elegido.EJEMPLOPARA: Jefe Divisin Financiera DE: Jefe de Contabilidad6.3.2.2 AsuntoEsta palabra se escribe en mayscula sostenida a una interlnea libre de la preposicin de(remitente). Vase el numeral 4.5.5.6.3.3 TextoSe escribe de dos a tres interlneas libres del asunto, puesto que el saludo est incluido en elprimer prrafo, dejando una interlnea libre entre prrafos. Para efectos de presentacin yredaccin vase el numeral 5.1.6.3.4 DespedidaSe recomienda escribirla a una o dos interlneas libres del texto; su ubicacin vara segn elestilo elegido. Para utilizar las despedidas ms usuales, vase el Anexo A (Informativo).6.3.5 Remitente y firmas responsablesCuando se aplican las opciones segunda y tercera en el encabezamiento, se escribe el nombredel remitente de cuatro a cinco interlneas libres de la despedida, con mayscula sostenida.La firma se ubica en la parte superior del nombre del remitente; estos dos elementos seescriben de acuerdo con el estilo elegido. Cuando se aplica la primera opcin, slo deberaaparecer la firma del remitente.6.3.6 Lneas especialesVase el numeral 4.5.8. 24 33. GUA TCNICA COLOMBIANA GTC 185 CENTROCAP CIRCULAR 004DG - 1 - 059Bogot D.C., 11 de abril de 2009PARA COORDINADORES DE CAPACITACINASUNTO: Compendio actualizadoCordial saludo, seores coordinadores. Les comunicamos que la edicinactualizada sobre documentacin organizacional ser publicada en elpresente ao. As mismo, informamos que para obtener ejemplar original lo Entre Entrepueden adquirir en las oficinas de ICONTEC o en las librerias autorizadas.3 cm y 4 cm2 cm y 3 cmEl objetivo del Instituto Colombiano de Normas Tcnicas es presentarrecomendaciones para la elaboracin de diferentes tipos de documentosque se generan en las organizaciones y proyectar una adecuada imagencorporativa.Su actualizacin se hace periodicamente y se informa a nuestros usuarios,con el fin de evitar la adquisicin de: plagios, ejemplares sin actualizar oadulterados.Hasta nueva comunicacin.PEDRO VARGAS GMEZDirector GeneralTranscriptor: Martha Ramrez Siempre adelante en capacitacin empresarial Figura 7. Esquema de zonas disponibles para modelo de memorando estilo bloque extremo25 34. GUA TCNICA COLOMBIANA GTC 185 ECOPETROLEmpresa Colombiana de Petrleos S.A. MEMORANDO DC - 6 - 0156 Bogot D.C., 26 de octubre de 2009 PARA: Ingeniera Amalia Mora Rodrguez, Instructora DE: Mario Rojas Seplveda, Director Encargado ASUNTO: Informacin sobre memorando Con agrado la saludo e informo que el memorando es una comunicacin escrita que se utiliza para transcribir informacin, orientaciones y pautasEntreEntreentre las dependencias locales, regionales, nacionales e internacionales y 3 cm y 4 cm 2 cm y 3 cm las lneas de coordinacin jerrquica de una organizacin. Es aconsejable que se conserven las normas de cortesa y protocolo usadas en la comunicacin y se tengan en cuenta los parmetros anteriores. Atentamente, Firmante Copia: Coordinacin Instructores Transcriptor: Julia Lara Larrota La empresa de los colombianos Figura 8. Ejemplo de distribucin de memorando bloque extremo26 35. GUA TCNICA COLOMBIANAGTC 185Entre 3 cm y 4 cm 0 a 1 interlnea libreMEMORANDO 1 a 2 interlneas libres Cdigo 1 a 2 interlneas libres Lugar y fecha de elaboracin 2 a 3 interlneas libres PARA: 1 interlnea libre DE: 1 interlnea libre ASUNTO: 2 a 3 interlneas libresEntreTexto con saludo incluidoEntre 3 cm y 4 cm 2 cm y 3 cm 1 interlnea libre Texto1 a 2 interlneas libres Despedida: 4 a 5 interlneas libres Remitente 2 interlneas libres Anexos: (opcional) Copia: (opcional) 1 interlnea libre Transcriptor:Entre 2 cm y 3 cm Figura 9. Esquema de memorando estilo bloque27 36. GUA TCNICA COLOMBIANA GTC 185 ELECTRNICAS SAAVEDRA LTDA.MEMORANDO DG - 1 - 056 Santiago de Cali, 11 de mayo de 2009 PARA: Sandra Gonzlez Llorente, Jefa Unidad Capacitacin DE: Coordinador Nacional de Pasantas ASUNTO: Convocatoria reunin Tengo el gusto de saludarla y convocarla a la reunin que se llevar a cabo elEntreEntre viernes 20 de mayo a las 09:00 horas ren la oficina central, en la cual se 2 cm y 3 cm 3 cm y 4 cm efectuar la planeacin de capacitacin para el ltimo trimestre de 2009. Le agradezco diligencie el formato anexo para la presentacin de sugerencias, recomendaciones y planes de accin. Cordialmente, LUIS SOLER OLARTE (solo el nombre) Anexos: uno (un folio) Copia: Coordinadores regionales Transcriptor: Yenny Barrera LizcanoSiempre adelante en tecnologas Figura 10. Ejemplo de distribucin de memorando estilo bloque28 37. GUA TCNICA COLOMBIANAGTC 1857.CIRCULARESComunicaciones escritas de inters comn, con el mismo contenido o texto, dirigida a un grupoespecfico de personas tanto interna como externamente.7.1 CARACTERSTICAS DE REDACCIN Y PRESENTACINLa circular tiene como objetivo fundamental dar a conocer informacin de carcter general.La circular con carcter interno se utiliza para informar disposiciones, normas, lineamientos ypolticas y la circular externa para dar a conocer reglas de negocios, nuevos productos oservicios, entre otros.Se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:- tratar un solo tema;- iniciar y finalizar el texto con una frase de cortesa;- redactar en forma clara, precisa, concreta y concisa;- usar un tratamiento respetuoso y corts;- emplear un estilo gramatical natural, sencillo y continuo;- utilizar los formatos normalizados en el manual de procedimientos de cadaorganizacin, y- distribuir el texto de acuerdo con su extensin.7.2 CLASES DE CIRCULARES7.2.1 La circular general se dirige a un grupo especfico de personas.7.2.2 La carta circular est dirigida en forma personalizada.7.3 PARTES7.3.1 EncabezadoDe cero a una interlnea libre de la Zona 1 se escribe la palabra circular, en maysculasostenida y centrada, acompaada por el consecutivo que la identifica, si se requiere.7.3.2 CdigoSe recomienda escribirlo a una o dos interlneas libres del encabezado. Vase el numeral 4.5.2.7.3.3 Lugar de origen y fecha de elaboracinSe recomienda escribirlo a una o dos interlneas libres del cdigo. Vase el numeral 4.5.3.29 38. GUA TCNICA COLOMBIANAGTC 1857.3.4 Encabezamiento y destinatariosDe dos a tres interlneas libres de la fecha, se escribe la palabra para, en mayscula sostenida,seguida del grupo destinatario de la circular y su ubicacin, de acuerdo con el estilo utilizado.En el caso de la carta circular se utiliza la misma estructura para la elaboracin de la carta;nicamente cambian los datos del destinatario.La preposicin para no va seguida de dos puntos (:); en el caso de la carta circular, no sedebera utilizar.EJEMPLO 1 Estilo bloquePARA DIRECTORES Y SUBDIRECTORES REGIONALESEJEMPLO 2 Estilo bloque extremoPARA COORDINADORES REAS DE SISTEMAS, LOGSTICA Y JURDICAEJEMPLO 3 Estilo bloque extremoPARA PROVEEDORES7.3.5 AsuntoSe escribe a dos interlneas libres de los datos del destinatario contra el margen izquierdo.7.3.6 SaludoSe incluye en el inicio del texto. Vase el Anexo A (Informativo).7.3.7 TextoSe inicia de dos a tres interlneas libres del asunto. Se escribe a interlineacin sencilla y cadaprrafo se separa del anterior con una interlnea libre. En circulares de uno o dos prrafos sepuede dejar interlineacin de uno y medio entre renglones y doble entre prrafos.7.3.8 DespedidaSe escribe de una a dos interlneas libres del texto. Vase el Anexo A (Informativo).7.3.9 Remitente y firmas responsablesVase el numeral 5.4.8.7.3.10 Lneas especialesVase el numeral 4.5.8.7.3.11 Identificacin de pginas subsiguientesEl encabezado se escribe de tres a cuatro centmetros del borde superior de la hoja en papelsin membrete o a dos interlneas libres del logotipo o razn social, con mayscula inicial. Estconstituido por la lnea de identificacin contra el margen izquierdo y el nmero de la pginacontra el margen derecho.30 39. GUA TCNICA COLOMBIANAGTC 185La lnea de identificacin debe contener el nmero de la circular, el cdigo o la fecha.El primer prrafo de las pginas subsiguientes se inicia de una a dos interlneas libres delencabezamiento. La ltima pgina debe contener como mnimo, el prrafo de cierre antes de ladespedida.Lnea de identificacin en el margen izquierdo y nmero de pgina en el margen derecho.EJEMPLO 1 Circular 040 Ccuta 12 de mayo de 20092EJEMPLO 2 DG-1-057231 40. GUA TCNICA COLOMBIANA GTC 185Entre 3 cm y 4 cm 0 a 1 interlnea libreCIRCULAR 1 a 2 interlneas libresCdigo 1 a 2 interlneas libresLugar y fecha de elaboracin 2 a 3 interlneas libresGRUPO DESTINATARIO 2 interlneas libresASUNTO:2 a 3 interlneas libresEntre Texto con saludo incluidoEntre 3 cm y 4 cm2 cm y 3 cm 1 interlnea libreTexto 1 a 2 interlneas libresDespedida: 4 a 5 interlneas libresNOMBRE DEL REMITENTECargo 2 interlneas libresAnexos: (opcional)1 interlnea libreTranscriptor:Entre 2 cm y 3 cmFigura 11. Esquema de zonas disponibles para circular estilo bloque extremo32 41. GUA TCNICA COLOMBIANAGTC 185 INDUSTRIAL MERCANTILCIRCULAR 041 DC - 6 - 0158Cartagena, 20 de septiembre de 2009 PARA TODO EL PERSONALASUNTO: Actualizacin historia laboralCon nuestro cordial saludo, les solicitamos diligenciar el formulario adjuntopara actualizar los datos personales y profesionales de todos nuestros EntreEntrefuncionarios. 2 cm y 3 cm 3 cm y 4 cm Es importante anexar fotocopia de diplomas y certificados de participacin en cursos, seminarios, diplomados y otros estudios. Esta informacin se debe entregar antes del primero de octubre, en las oficinas de la Direccin de Talento Humano. Muchas gracias por su positiva colaboracin. ISABEL CRISTINA MIRANDA ROS Directora Talento HumanoAnexos: uno (un folio)Transcriptor: Mnica Lpez MurciaCalle 34 23 - 14 - Fax 235 69 82 - www.merca@gmail.com Figura 12. Ejemplo de distribucin de circular bloque extremo 33 42. GUA TCNICA COLOMBIANAGTC 185Entre 3 cm y 4 cm 0 a 1 interlnea libreCIRCULAR 1 a 2 interlneas libres Cdigo 1 a 2 interlneas libres Ciudad de origen y fecha2 a 3 interlneas libres GRUPO DESTINATARIO 2 interlneas libres ASUNTO: 1 a 2 interlneas libres Texto con saludo incluidoEntre Entre 3 cm y 4 cm 1 interlnea libre2 cm y 3 cm Texto1 a 2 interlneas libres Despedida: 4 a 5 interlneas libres NOMBRE DEL REMITENTE Cargo 2 interlneas libres Anexos: (opcional) Copia: (opcional) 1 interlnea libre Transcriptor:Entre 2 cm y 3 cm Figura 13. Esquema circular estilo bloque34 43. GUA TCNICA COLOMBIANAGTC 185CENTROCAPCIRCULAR 004 DG - 1 - 059 Bogot D.C., 11 de abril de 2009 PARA COORDINADORES DE CAPACITACIN ASUNTO: Compendio actualizado Cordial saludo, seores coordinadores. Les comunicamos que la edicin actualizada sobre documentacin organizacional ser publicada en el presente ao. As mismo, informamos que para obtener ejemplar original lo EntreEntrepueden adquirir en las oficinas de ICONTEC o en las librerias autorizadas. 3 cm y 4 cm2 cm y 3 cm El objetivo del Instituto Colombiano de Normas Tcnicas es presentar recomendaciones para la elaboracin de diferentes tipos de documentos que se generan en las organizaciones y proyectar una adecuada imagen corporativa. Su actualizacin se hace periodicamente y se informa a nuestros usuarios, con el fin de evitar la adquisicin de: plagios, ejemplares sin actualizar o adulterados. Hasta nueva comunicacin. PEDRO VARGAS GMEZ Director General Transcriptor: Martha RamrezSiempre adelante en capacitacin empresarialFigura 14. Ejemplo circular estilo bloque 35 44. GUA TCNICA COLOMBIANA GTC 1858. ACTASLas actas expresan lo tratado en una reunin o situacin especfica. Son documentos queadquieren valor administrativo, legal, jurdico e histrico desde el momento de su creacin.De acuerdo con la importancia o caractersticas especficas del acta, cada organizacin debecumplir con lo ordenado en la legislacin vigente y en algunos casos se debe registrar opresentar ante la entidad competente; en este caso el acta se debe elaborar en papel conmembrete.8.1CARACTERSTICAS DE REDACCIN Y PRESENTACINToda acta debe llevar el nombre del grupo que se rene. Adems, se debe aclarar si elcarcter de la reunin es ordinario o extraordinario.Cada acta que se elabora debe expresar lo tratado en una reunin o situacin especfica, sindescribir detalles intrascendentes.Las actas se redactan en tiempo pasado, excepto las de descargo que deben redactarse entiempo presente. Ningn prrafo debe iniciarse con gerundio. Se recomienda no redactarlascon lenguaje telegrfico; tampoco deben presentar errores tcnicos, ortogrficos, gramaticalesni de puntuacin.Los prrafos deben ser concisos, claros y con nfasis en las decisiones tomadas. Sin embargo,por solicitud expresa de algn participante, se anotan las discrepancias o aclaracionesnecesarias.La presentacin de originales y copias debe ser impecable, sin borrones ni repisados.Cuando haya lugar a votaciones, se indica el nmero de votos emitidos a favor, en contra y enblanco. En caso de nombramientos, se registran los resultados y los nombres completos.Se indica el nombre de la persona que presenta una mocin y no es necesario anotar elnombre de quienes se adhieren a ella. Cuando sea necesario mencionar la intervencin de unode los asistentes, se hace con su nombre completo.8.2UTILIZACIN DE LAS ACTASLas actas se utilizan como registro de todo lo acontecido y acordado en una reunin o situacinespecfica.8.3CLASES DE ACTASExisten varias clases de actas entre las cuales se destacan:-actas de comits,-actas del concejo municipal,-actas de consejos,-actas de junta directiva,-actas de asambleas,36 45. GUA TCNICA COLOMBIANA GTC 185- actas de reuniones administrativas,- actas de levantamientos de cadveres,- actas de baja de inventarios,- actas de eliminacin de documentos,- actas de sociedades y- actas de entrega.8.4 PARTES8.4.1 TtuloEl ttulo est conformado por el nombre del grupo que se rene. Se ubica centrado a una o dosinterlneas libres del margen superior.EJEMPLOREUNIN ORDINARIA CONSEJO DE ADMINISTRACIN8.4.2 Denominacin del documento y nmeroA una o dos interlneas libres se ubica la palabra acta, en mayscula sostenida, centrada y acontinuacin el nmero consecutivo que le corresponda.EJEMPLOACTA 001NOTASe suprime el smbolo de nmero (#) o la abreviatura (No.)8.4.3 EncabezamientoEl encabezamiento est conformado por las palabras fecha, hora, lugar, asistentes, ausentes einvitados, cada una de ellas en mayscula sostenida. Los datos del encabezamiento vanalineados despus de dos espacios siguientes a los dos puntos de la palabra asistentes, enmayscula sostenida.8.4.3.1 Lugar de origen y fecha de la reuninContra el margen izquierdo, a dos o tres interlneas libres de la denominacin del documento,se escribe la palabra fecha, en mayscula sostenida y seguida de dos puntos (:). Al frente seanota la ciudad o municipio donde se ha realizado la reunin y la fecha. Vase el numeral 4.5.3.EJEMPLOFECHA: Bogot D.C., 15 de mayo de 2009NOTAEn caso de sociedades que registran sus actas ante una entidad competente, se indican: el lugar, la fechay la hora de la reunin, adems de la forma y antelacin de la convocatoria (vase el Artculo 431 del Cdigo deComercio).8.4.3.2 HoraContra el margen izquierdo, a una interlnea libre de la fecha se escribe la palabra hora, enmayscula sostenida y seguida de dos puntos (:). Al frente se escribe la hora de inicio y definalizacin de la reunin. 37 46. GUA TCNICA COLOMBIANAGTC 185EJEMPLO De las 09:00 horas a las 16:00 horas8.4.3.3 LugarContra el margen izquierdo, a una interlnea libre de la hora se escribe la palabra lugar, enmayscula sostenida y seguida de dos puntos (:). Al frente se escribe el sitio de la reunin.EJEMPLO 1 ICONTEC, Sala NevadosEJEMPLO 2 Hotel El Barn, Saln Diamante8.4.3.4 AsistentesContra el margen izquierdo, a una interlnea libre del lugar se escribe la palabra asistentes, enmayscula sostenida y seguida de dos puntos (:). Al frente, se escribe el ttulo o vocativoseguido de los nombres y apellidos completos con mayscula inicial, a interlineacin sencilla. Elcargo que desempea cada uno en la reunin se separa del nombre con coma (,) y se sigue elorden jerrquico establecido para la reunin. En caso de igual jerarqua, los nombres sepresentan en orden alfabtico por apellidos.EJEMPLO 1 ASISTENTES:Eduardo Casas Burgos, Presidente Mara Teresa Pea Beltrn, VicepresidentaEn reuniones o comits, integrados por personas de igual jerarqua y pertenecientes adiferentes organizaciones, se recomienda seguir el orden alfabtico por entidades.EJEMPLO 2 ASISTENTES:scar Javier Solano, ANDES LTDA. Jess Alberto Alczar Jimnez, Internacional S.A. Roco Betancourt Ruiz, Mundial de Vestidos S.A.En comits internos, en los que el cargo en la entidad cuenta para la reunin, el ordenalfabtico se aplica por dependencias. Si hay varias personas de una misma dependencia seescriben en orden jerrquico.EJEMPLO 3 ASISTENTES:Carlos Amaya Gamarra, Jefe de Divisin Administrativa Mara Campos Serrano, Jefa de Divisin FinancieraCuando sea extensa la informacin correspondiente a los asistentes, esta ltima se ubicar enel rengln siguiente alineada.Cuando varias personas tienen una misma denominacin de cargo dentro de la reunin, sepodrn enunciar con un subttulo comn a interlineado sencillo.EJEMPLO 4 ASISTENTES:Luis Felipe Avendao Garca, Presidente Sala Consejeros principales: Ernesto Alzate Garca Adela Martnez de Plata Consejeros suplentes: Martha Bermdez Martnez scar Cardona Vega 38 47. GUA TCNICA COLOMBIANA GTC 1858.4.3.5 RepresentacionesEn la lista de asistentes es necesario aclarar cuando una persona lleva la representacin deotra:a) En caso de reuniones de sociedades que registran sus actas en la entidad competente, se indica el nmero de derechos propios o ajenos representados y tratndose de sociedades por acciones, el nmero de acciones suscritas, para efectos de verificacin de qurum legal o estatutario.b) En reuniones o comits organizacionales internos, se aclara cundo una persona asiste por derecho propio y que adems lleva la representacin de otra. Dicha persona se anota dos veces: como asistente y como representante.c) En caso de sociedades mercantiles, es necesario tener en cuenta que si los socios concurren a travs de apoderado, debe escribirse el nombre de ste, y si el socio o accionista es una persona jurdica o un incapaz, se indica en qu calidad acta su representante. Para ms informacin, vase la Circular D-001/91 de la Superintendencia de Sociedades.EJEMPLO 1ASISTENTES: Mario Restrepo, Secretario Mario Restrepo en representacin de Alberto Gonzlez, VocalNOTA 1Cuando los asistentes pasan de 15 se elabora una lista aparte, que se incluye como primer anexo en elacta.EJEMPLO 2ASISTENTES: Lista adjunta (120 personas)NOTA 2Es opcional utilizar una tabla para listar los asistentes, siguiendo los parmetros establecidos.8.4.3.6 InvitadosA continuacin de la lista de asistentes, a una interlnea libre del ltimo nombre se escribe lapalabra invitados, si los hay, en mayscula sostenida, seguida de dos puntos (:) y contra elmargen izquierdo. Los nombres y apellidos completos se escriben con mayscula inicial, ainterlineacin sencilla y despus del tratamiento.EJEMPLOINVITADOS:Mara Jimena Snchez Lpez, observadora Josefina Vlez Meja, asistente administrativa8.4.3.7 AusentesContra el margen izquierdo, con mayscula sostenida y seguida de dos puntos (:) se escribe lapalabra ausentes, si los hay, a una interlnea libre del ltimo nombre. Es conveniente indicar sila ausencia es justificada o no.EJEMPLOAUSENTES: Pedro Noriega Rodrguez, Secretario (con excusa) Javier Surez Quintero, Delegado (sin excusa)8.4.4Orden del daContra el margen izquierdo, a dos interlneas libres del ltimo nombre y con maysculasostenida se escribe la frase orden del da, seguida de dos puntos (:). A una interlnea libre ycontra el margen izquierdo, se enumeran los temas motivo de la reunin, con mayscula inicial,identificndolos con nmeros arbigos, todos a interlineado sencillo.39 48. GUA TCNICA COLOMBIANA GTC 185Si el tema requiere de dos o ms renglones, el segundo y subsiguientes se escriben contra elmargen izquierdo a interlineacin sencilla. Entre tema y tema se dejan dos interlneas libres.8.4.5 DesarrolloContra el margen izquierdo, a una o dos interlneas libres del ltimo tema y con maysculasostenida se escribe la palabra desarrollo, seguida de dos puntos (:). A dos interlneas libres ycontra el margen izquierdo, se inicia el primer tema identificndolo con nmero arbigo.A una interlnea libre del ttulo del tema se inicia el desarrollo del texto correspondiente, escritoa interlineacin sencilla entre renglones y doble entre prrafos. Para escribir el numeral y temasiguiente se dejan dos interlneas libres, separando los prrafos de cada numeral con unainterlnea libre.La primera actividad debe ser la verificacin del qurum, teniendo en cuenta las disposicionesinternas de la organizacin.La segunda actividad debe ser la lectura, discusin y aprobacin del acta anterior, donde seindica si fue aprobada y se anotan las modificaciones que se presenten.De acuerdo con el orden del da planteado y aprobado para la reunin, se registran los temastratados, haciendo nfasis en las decisiones aprobadas.Generalmente, la ltima actividad corresponde a las proposiciones y varios.8.4.6 CompromisosSe recomienda implementar el uso de un instrumento de recordacin de actividades, tareas ocompromisos asumidos en la reunin, especificando nmero de acta, actividades, compromisoso tareas, responsable (s), fecha lmite de la realizacin y observaciones.8.4.7 ConvocatoriaSi se programa una nueva reunin, se escribe la palabra convocatoria en mayscula sostenida,a tres interlneas libres del ltimo rengln del texto contra el margen izquierdo y con maysculasostenida seguida de dos puntos (:). A continuacin, se escribe el lugar, la direccin, la fecha yla hora de la prxima reunin. En caso de cambio de sede, se indica el lugar.EJEMPLOCONVOCATORIA: La prxima reunin se realizar en la oficina de Barranquilla, Carrera 54 74-68,saln Diamante, el 17 de abril de 2010, a partir de las 09:00 horas.8.4.8 Firmas, nombres y cargosEl nombre completo de los firmantes responsables se escribe en mayscula sostenida o conmayscula inicial, de cuatro a cinco interlneas libres a partir de la ltima lnea del acta. El cargose escribe a interlineacin sencilla del nombre, con mayscula inicial y sin centrar.Los nombres y los cargos de los firmantes autorizados se reparten de manera que el de mayorjerarqua quede contra el margen izquierdo y el que le sigue, y en el mismo rengln hacia laderecha.EJEMPLOMANUEL CHACN CORREA JUAN CAMILO VLEZ CANOPresidente Secretario40 49. GUA TCNICA COLOMBIANAGTC 185En caso de varios firmantes, sus nombres se escriben de cuatro a cinco interlneas libres unodel otro, distribuidos por pares y en orden alfabtico de su primer apellido. Si el nmero defirmas es impar, la ltima se centra.En el caso de necesitar varias hojas para firmantes, se escribe la expresin "Pasan firmas",seguida de dos puntos (:), sobre el margen inferior y contra el margen derecho.8.4.9 Lneas especialesVase los numerales 4.5.8, 4.5.8.1 y 4.5.8.3.8.4.10 Pginas subsiguientesVase el numeral 4.5.1.Lnea de identificacin (Margen izquierdo) Nmero de pgina (Margen derecho)EJEMPLO 1Reunin de comit acadmico-Acta 0022EJEMPO 2Acta 040Montera, 12 de octubre de 2009 2EJEMPLO 3Acta 040 REUNIN EXTRAORDINARIABogot D.C., 12 de octubre de 2009241 50. GUA TCNICA COLOMBIANAGTC 185 Entre3 cm y 4 cm RAZN SOCIAL si el papel no tiene membrete1 a 2 interlneas libres TTULO Y CARCTER DE LA REUNIN1 a 2 interlneas libresDENOMINACIN DOCUMENTO Y NMERO2 a 3 interlneas libresFECHA: Lugar y fecha de la reunin1 interlnea libreHORA:1 interlnea libreLUGAR:1 interlnea libreASISTENTES: 1 interlnea libreINVITADOS:(si los hay) 1 interlnea libreAUSENTES:(si los hay)2 interlneas libresORDEN DEL DA EntreEntre3 cm y 4 cm2 cm y 3 cm1. (nmero y tema)2. (nmero y tema)DESARROLLO1. (nmero y tema)Texto correspondiente2. (nmero y tema)2 interlneas libresCONVOCATORIA (para nueva reunin) 4 a 5 interlneas libresNOMBRE Y APELLIDOS COMPLETOS NOMBRE Y APELLIDOS COMPLETOS(Cargo)(Cargo)2 interlneas libresAnexos: (opcional)1 interlnea libreTranscriptor:Entre 2 cm y 3 cmFigura 15. Esquema distribucin acta42 51. GUA TCNICA COLOMBIANAGTC 185 COOPERATIVA ASISTIMOSREUNIN ORDINARIA CONSEJO DIRECTIVOACTA 01FECHA: Ibagu, 20 de junio de 2009HORA: De las 17:00 a las 19:00 horasLUGAR: Sala de juntasASISTENTES: Julio Cubillos Gmez, PresidenteRal Benitez Flrez, VicepresidenteHernando Tobn Hoyos, TesoreroGraciela Urrea Jara, SecretariaVocales:Jorge Seplveda OspinaCarlos Meneses LujnINVITADOS:Santiago Londoo Escobar, Asesor EntreEntreAUSENTES: Carlos Garca Muoz, Vocal (sin excusa)3 cm y 4 cm2 cm y 3 cmORDEN DEL DA1. Verificacin del qurum2. Lectura y aprobacin del acta anterior3. Estudio y solicitudes de prstamo4. Proposiciones y variosDESARROLLO1. Verificacin del qurumEl presidente dio comienzo a la reunin al verificar que se contaba con elqurum reglamentario para deliberar.2. Lectura y aprobacin del acta anteriorLa secretaria ley el Acta 010 de la reunin del 2 de abril de 2009, la cualfue aprobada sin modificaciones. Contina... Figura 16. Ejemplo de acta administrativa 43 52. GUA TCNICA COLOMBIANA GTC 185 COOPERATIVA ASISTIMOSActa 011 2Reunin ordinaria Consejo de Administracin3. Estudio solicitudes de prstamosLa secretaria inform que slo haba una solicitud, la del socio JavierMartnez Meja, por quince mil pesos ($15.000).El socio Carlos Meneses Ruz solicit aclaraciones sobre el monto de losaportes y saldo a cargo del solicitante. Como se constat que s habacupo, se aprob el prstamo mencionado.4. Proposiciones y variosLa secretaria, Graciela Urrea Jara, ley la carta enviada por el seorAlberto Borda Sanclemente, en la cual solicita retiro de la cooperativa.Discutidos los motivos que aduce, se hallaron justos y por lo tanto fueaceptado dicho retiro.Se estudi la solicitud de ingreso del seor Rubn Gonzlez a la EntreEntrecooperativa, la cual fue aceptada por unanimidad.3 cm y 4 cm2 cm y 3 cmCONVOCATORIA. La prxima reunin se realizar en la sala de juntas, el27 de julio de 2009, a las 10:00 horas.JULIO CUBILLOS GMEZ GRACIELA URREA JARAPresidente SecretariaAnexos: dos (dos folios)Transcriptor: Carolina DuarteFigura 16. (Final) 44 53. GUA TCNICA COLOMBIANA GTC 1859. INFORMESLa expedicin de informes est a cargo de funcionarios o empleados autorizados, medianteacto administrativo o en el cumplimiento de sus funciones.Los informes se elaboran en papel con logosmbolo, de acuerdo con las normas internas de laorganizacin.NOTAEsta disposicin se debe tener en cuenta de acuerdo con las polticas de costos de cada organizacin.Si es necesario, se recomienda elaborar documento remisorio al presentar los informesadministrativos, ya sea que se enven por intranet o correo electrnico.Cuando existan anexos en un informe, se recomienda hacer su identificacin, descripcin oaclaracin dentro del texto (vase el numeral 4.5.8.1).9.1CARACTERSTICAS DE LA REDACCIN Y LA PRESENTACINEn los informes se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:-tratar un solo tema por informe;-redactar en forma clara, precisa, concreta y concisa;-usar tratamiento respetuoso y corts;-redactar en forma impersonal (se proyecta, se estudi);-utilizar los formatos normalizados, de acuerdo con los manuales de cada organizacin;-disponer el orden en que se van a describir y contar las actividades realizadas, y-elegir el lenguaje tcnico adecuado, as como el tono para presentar los hechos.En relacin con la numeracin de pginas para todos las clases de informe, se recomiendatener en cuenta lo establecido en el numeral 5.1.3 de la NTC 1486.9.2UTILIZACIN DEL INFORMEDe acuerdo con los objetivos del informe, se recomienda que el remitente tenga en cuenta lossiguientes usos:-regular o aclarar una situacin;-informar sobre un hecho, expresar necesidades o hacer requerimientos;-tramitar, desarrollar o agilizar un asunto;-reiterar una informacin, un requerimiento o solicitud urgente;-impugnar o corregir una situacin, y-presentar detalles sobre un aspecto determinado. 45 54. GUA TCNICA COLOMBIANAGTC 1859.3 CLASES DE INFORMESLos informes pueden ser:a)resumen ejecutivo, que tiene de una a tres pginas,b)informe corto, que consta de una a 10 pginas yc)informe extenso, de 11 pginas en adelante.Existen informes peridicos y espordicos, de acuerdo con los requerimientos de la entidad.Entre ellos tenemos: comerciales, tcnicos, de actividad, de gestin, de proyectos, deinvestigacin o financieros.9.3.1 Resumen ejecutivoEste tipo de informe breve se usa para:- informar sobre el desarrollo de un evento organizacional,- dejar constancia del procedimiento realizado durante la verificacin de asuntosadministrativos,- reportar eventos extraordinarios ocurridos durante una reunin,- dar a conocer diferentes aspectos sobre visitas administrativas o de verificacin,- presentar resumen de un proceso de evaluacin y certificacin,- elaborar resumen sobre el comportamiento inadecuado de un equipo (maquinaria),grupo de personas o de un individuo.Puede tener o no portada. En caso de no tenerla se remplaza por un encabezamiento.Se recomienda que el resumen incluya:- encabezamiento, conformado por razn social, dependencia, nmero o cdigo, ttulo,lugar de origen y fecha de elaboracin;- autora del resumen ejecutivo;- objetivos;- numerales o temas;- conclusiones y recomendaciones, y- firma.9.3.1.1 EncabezamientoEst compuesto por los elementos que se describen a continuacin.46 55. GUA TCNICA COLOMBIANAGTC 1859.3.1.1.1 Razn socialSlo se escribe cuando el papel o soporte no tiene membrete que identifique a la organizacin.En este caso se ubica dentro de los tres o cuatro centmetros del margen superior de la hoja,contra el margen izquierdo y en mayscula sostenida.EJEMPLO CENDAP LTDA.9.3.1.1.2 DependenciaCorresponde a la seccin, departamento o divisin donde se origina el resumen. Se escribedejando de cero a una interlnea libre del margen superior de la hoja (3 cm 4 cm), conmayscula inicial y sobre el margen izquierdo.9.3.1.1.3 CdigoCuando exista cdigo de la dependencia o codificacin especial de los informes (resmenesejecutivos), se escribe en la misma lnea de la dependencia. Vase el numeral 4.5.2.EJEMPLO Departamento de Capacitacin DC-0489.3.1.1.4 TtuloEs el tema sobre el cual trata el resumen ejecutivo. Se escribe a dos interlneas libres de ladependencia, con maysculas y centrado.EJEMPLO CAPACITACIN CON BASE EN NORMAS DE COMPETENCIA LABORAL9.3.1.1.5 Lugar de origen y fecha de elaboracinSe escribe contra el margen izquierdo, a 2 3 interlneas libres del ttulo, en maysculasostenida y seguida de dos puntos (:). Vase el numeral 4.5.3.9.3.1.2 Autora del resumen ejecutivoContra el margen izquierdo y en mayscula inicial, seguido de dos puntos, se escribe a dosinterlneas libres de la fecha, precedidos por las expresiones elaborado por, preparado por oresponsable.Los datos de la fecha de elaboracin y del responsable del resumen se tabulan a dos espaciosde la expresin ms larga.En caso de varios autores, se tiene en cuenta que si hay autor y coautor, aparecen en eseorden; si estn en igual condicin de autora, se relacionan por orden alfabtico de apellido.9.3.1.3 ObjetivoEl resumen ejecutivo puede tener uno o varios objetivos que describen, en forma breve, elpropsito de los mismos. Se pueden enunciar en un solo prrafo o presentarlos as:De dos a tres interlneas libres del ltimo responsable del resumen y sobre el margen izquierdo,se escribe la palabra objetivo(s) seguida de (:) y con mayscula sostenida. En caso de requerirms de un rengln, el segundo y los subsiguientes retornan contra el margen izquierdo.Cuando hay varios objetivos, se enumeran y enuncian a interlineacin sencilla, conservando latabulacin.47 56. GUA TCNICA COLOMBIANAGTC 185EJEMPLO 1OBJETIVO: Presentar informe sobre el proceso de evaluacin en la norma de Servicio al Cliente.EJEMPLO 2OBJETIVOS:1.Cumplir con requisito exigido para acta final de contratacin2.Elaborar informe o resumen que abarque el proceso completo de la capacitacin con base en competenciaslaborales.3.Presentar conclusiones sobre ...4.Hacer recomendaciones para ...9.3.1.4 Temas o numeralesEl resumen ejecutivo, generalmente, contiene uno o varios temas precisos y sucintos. Si esms de uno, se enumeran y enuncian. Se inician a dos interlneas libres despus del ltimorengln del prrafo anterior y despus del ttulo, se deja una interlnea libre para digitar el textocorrespondiente.EJEMPLO 1 (De captulo sin enumerar)SENSIBILIZACIN Y DESARROLLO DEL PROCESOComo parte esencial de la capacitacin fue necesario realizar la sensibilizacin de todos aquellospreseleccionados ...EJEMPLO 2 (De numeral y ttulo)1.SENSIBILIZACIN E INICIO DEL PROCESOLa sensibilizacin tuvo lugar el lunes 17 de marzo de 2009, de 8 a 11 de la maana. Asistieron 50 personas, de lascuales se seleccionaron 20. ...2.CAPACITACIN Y EVALUACINSe envi el programa y horarios respectivos, adems del plan de evaluaciones ...9.3.1.5 Pginas subsiguientesCuando se necesitan dos o ms hojas deben identificarse, de acuerdo con los numerales 4.5.1y 5.4.10.9.3.1.6 ConclusionesEs fundamental que las palabras conclusiones, recomendaciones, sugerencias o propuestas seescriban en maysculas sostenidas y contra el margen izquierdo, dos interlneas libres delltimo rengln del texto. La primera lnea de escritura se inicia a dos interlneas del ttulo.9.3.1.7 Nombres, cargos y firmasAl finalizar el cuerpo del resumen ejecutivo, el autor o autores lo deben firmar. El nombre seanota en mayscula sostenida, de cuatro a cinco interlneas libres del ltimo prrafo y acontinuacin se escribe el cargo. 48 57. GUA TCNICA COLOMBIANA GTC 185Si son necesarias varias firmas, stas se distribuyen a criterio de los autores, una debajo de laotra o por parejas; en el segundo caso, si el nmero de firmas es impar, la ltima se escribecentrada.9.3.1.8 RbricaSegn el tema tratado en el resumen ejecutivo y, por seguridad, el autor o autores puedenescribir su rbrica en cada una de las hojas del mismo, en la parte inferior al margen izquierdo.9.3.1.9 Lneas especiales y otros elementos esenciales para la documentacinorganizacionalVanse los numerales 4.5.8 al 4.5.11 de esta gua. Para las dems lneas especiales, se dejauna interlnea libre entre cada uno de los bloques. 49 58. GUA TCNICA COLOMBIANA GTC 185 Entre3 cm y 4 cm RAZN SOCIAL (si el papel no tiene membrete)0 a 1 interlnea libreDependencia y cdigo2 interlneas libres TTULO RESUMEN EJECUTIVO2 a 3 interlneas libresLugar y fecha de elaboracin 2 interlneas libresELABORADO POR: Nombres y apellidos de autor(es)2 a 3 interlneas libres1. TITULO1 interlnea libreTexto del primer ttulo: Entre Entre3 cm y 4 cm 2 cm y 3 cm2 interlneas libres2. TITULO1 interlnea libreTexto del segundo ttulo:2 interlneas libres3. TITULO 1 interlnea libreTexto del tercer ttulo: Entre2 cm y 3 cmContina...Figura 17. Esquema (pginas 1 y 3) de resumen ejecutivo 50 59. GUA TCNICA COLOMBIANAGTC 185 Resumen ejecutivo 3 2 interlneas libres 4. CONCLUSIONES 1 interlnea libre Texto1 interlnea libre Texto 2 interlneas libres 5. RECOMENDACIONES 1 interlnea libre TextoEntreEntre 3 cm y 4 cm 2 cm y 3 cm1 interlnea libre Texto4 a 5 interlneas libres NOMBRE Y FIRMA NOMBRE Y FIRMA CargoCargo 2 interlneas libres Anexos: (opcional) Copia: (opcional) 1 interlnea libre Transcriptor:Figura 17. Esquema de resumen ejecutivo (Pgina final) 51 60. GUA TCNICA COLOMBIANAGTC 185 CENDAP LTDA.Departamento de Capacitacin DC - 048 CAPACITACIN CON BASE EN NORMAS DE COMPETENCIALABORALFecha: Medelln, 30 septiembre de 2009ELABORADO POR: John Alberto Correa Zapata Juan Gonzalo Donado Perea1. OBJETIVOS1.1 Cumplir con requisito exigido para la terminacin del contrato comoFacilitador de Acompaamiento.1.2 Elaborar resumen sobre el proceso, desde su inicio hasta el final.1.3 Presentar conclusiones. Entre Entre1.4 Hacer las recomendaciones del caso.3 cm y 4 cm2 cm y 3 cm2. RESUMENDespus de firmar el contrato por prestacin de servicios comofacilitadores y siguiendo instrucciones del Director Ejecutivo de CENDAP,se desarrollaron las siguientes actividades: Julio 18 de 2009: Inicio del contrato, se concert reunin para el 22 de enero y confirmar las fechas de las capacitaciones en cada ciudad. Julio 22 de 2009: Reunin en Gestin Humana con el Psiclogo Juan Prez Ruiz para enviar convocatorias el 25 de enero reconfirmando fechas y horarios. Las capacitaciones se llevaran a cabo entre el 1 de julio y el 15 de agosto de 2009. Cada entidad facilitara las aulas requeridas, confirmando antes del primero de julio. Contina...Figura 18. Ejemplo de distribucin de resumen ejecutivo52 61. GUA TCNICA COLOMBIANAGTC 185CENDAP LTDA. Resumen ejecutivo DC - 0482 2.1 SENSIBILIZACIN E INICIO DEL PROCESO Para esta actividad se dedic el da 29 de junio, desde las 08:00 horas hasta las 18:00 horas y enviar las sensibilizaciones a travs de Internet. Se hizo el registro correspondiente de las personas inscritas, se atendieron las inquietudes de los responsables en cada ciudad para advertir que se trataba de capacitacin y evaluaciones escritas con el debido acompaamiento de los facilitadores. Durante el inicio y al final de la sensibilizacin se cont con la participacin de todos los responsables en cada ciudad, de varios inscritos a las capacitaciones y de otras personas interesadas. Cada grupo qued conformado entre 20 y 25 participantes, todos ellos debidamente registrados y quienes se encuentran laborando en las empresas y entidades afiliadas a CENDAP, con el cumplimiento de todos los requisitos. Se presentaron algunas deserciones por calamidad domstica. Se dej constancia en las actas respectivas. Vase anexo detallado de las ciudades en las cuales se dict la capacitacin: EntreEntre 3 cm y 4 cm2 cm y 3 cm Antioquia: Medelln, Itag, Sabaneta, Envigado Caldas:Manizales, Chinchin Risaralda: Pereira, Santa Rosa de Cabal Quindo: Armenia 2.2 DESARROLLO DEL PROCESO En la sensibilizacin se explic el diligenciamiento de los registros y las diferentes evidencias que deban tener para la primera visita en cada puesto de trabajo. El orden del proceso fue el siguiente: registro de inscripcin y reportes a CENDAP. Luego se hicieron las llamadas telefnicas para concertar, en cada ciudad, la fecha y hora de las capacitaciones sobre produccin documental (carta, circular y otros documentos organizacionales), adems de las tcnicas archivsticas para la organizacin de documentos segn normas de competencia laboral. Se procedi a la evaluacin escrita. Se hicieron las acciones correctivas en cada caso y se concert, con cada grupo, el plan de evaluacin definitivo. Se aplic el mismo procedimiento en el rea de archivstica para finalizar con la evaluacin sobre conocimientos. Todo se realiz entre el 29 de junio y 28 de julio de 2009. El 21 de julio de 2009 se solicit la auditora, la cual se programo para el 12 de agosto de 2009, a las 15:00 horas, en el aula mxima de CENDAP en esta ciudad. Figura 18. (Continuacin) 53 62. GUA TCNICA COLOMBIANAGTC 185 CENDAP LTDA. Resumen ejecutivo DC - 0483 3. CONCLUSIONES El proceso se inici segn fechas asignadas. Falt comunicacin entre los facilitadores y el coordinador para evitarlos inconvenientes que se presentaron. Hubo problemas con las ayudas audiovisuales, pero se corrigieron. La mayora de candidatos no toman el proceso en serio. Falta ms sensibilizacin para que tomen conciencia de que sonnormas para comprobar la competencia laboral de cada uno. 4. RECOMENDACIONES Aclarar cualquier duda antes de iniciar cada proceso y reafirmar EntreEntre procedimientos. 3 cm y 4 cm 2 cm y 3 cm Hacer reunin de retroalimentacin con el Coordinador y demsfacilitadores para intercambiar experiencias. Para economizar tiempo y dinero se requiere que los facilitadorestengan espacio y equipos adecuados; que todos le den msimportancia al proceso de capacitacin. JOHN ALBERTO CORREA ZAPATA JUAN DONADO PEREA Facilitador de AcompaamientoFacilitador de Acompaamiento Copia: Doctora Natalia Castao, Asistente de Direccin Anexos: cuatro (ocho folios) Redactor: Juan Gonzalo Donado Transcriptor: Julia Marcela Correa Figura 18. (Final) 54 63. GUA TCNICA COLOMBIANA GTC 1859.3.2 Informe cortoSe recomienda que este informe no tenga portada, sino encabezamiento (aunque el autorpuede utilizar cualquier elemento del informe extenso que estime conveniente). Se recomiendaque el resumen incluya elementos como:- encabezamiento: razn social, dependencia, cdigo, ttulo, ciudad o municipio de origeny fecha de elaboracin;- autora del informe corto;- objetivos;- captulo o captulos;- conclusiones y recomendaciones (opcional), y- firma.9.3.2.1 EncabezamientoEst compuesto por los elementos que se descr