Gsi t12 (erp-¦s)

ERP: situación actual y tendencias

Gonzalo Grau

ÍNDICE

•T1 El Sistema de Información de la empresa

•T2 Componentes del Sistema de Información

•T3 El SI soporte a la Planificación, act. y control

•T4 El SI como soporte a las decisiones

•T5 Sistemas de Información Interorganizativos

•T6 Planificación y diseño del SI

•T7 Planificación estratégica y Ventajas Competitivas

•T8 Implantación del plan de TI y cambio organizativo

•T9 Seguridad, aseguramiento calidad y auditoría

•T10 ERP. Situación actual y tendencias

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3

ERP: actualidad y tendencias

Índice

1. Introducción

2. Selección ERP

3. Gestión proyecto implantación

4. Papel empresa consultora externa

5. Tendencia

4


Introducción

1. Introducción Definición

Características generales

Análisis tipos de necesidades Implantación

1. Introducción

5


Definición ERP

Sistema de Planificación de Recursos y Gestión de la Información que, de una forma

estructurada, satisface la demanda de necesidades de la Gestión Empresarial

E

R

P

nterprise

esource

lanning

Programa de software integrado que permite a las empresas evaluar, controlar y gestionar más fácilmente un negocio / organización en todos sus ámbitos

1. Introducción

6


Proceso de Puesta en Marcha

Planificación de Sistemas

Soporte de Sistemas

Implantación de Sistemas

Diseño de Sistemas

Análisis de Sistemas

¿Qué necesitamos?

¿Qué problemas aparecen en el

funcionamiento?

¿Qué características debe tener el programa?

¿Qué opción elegimos?

¿Cómo se implanta el programa?

1. Introducción

7


Contenido ERP

Módulos básicos / elementales

Módulos adicionales / opcionales Necesidades concretas de la organización

Módulos a medida

Tecnología cliente / servidor (escalable)

Base de datos propia / estandarizada

1. Introducción

8


Módulos administrativo-financieros Módulos de Gestión Operativa

Contabilidad General Contratos

Tesorería Servicios

Clientes / ventas Producción

Proveedores / compras Proyectos

Existencias / almacenes Recursos

Activos fijos Nóminas

RR HH

9


Áreas funcionales

Sales Force Automation

Manufacturing

Distribution

Product Data Management

Repair Maintenance Overhaul

Accounting

original ERP

Synchronization

1. Introducción

10


ERP típico

11


Niveles ERP

Tipos programas Características empresa Características consultora

ERP máximo

nivel

Empresa de gran tamaño y

envergadura

Empresas muy

especializadas, con gran

cantidad de recursos (t y h)

ERP nivel medio Empresas de cierta envergadura

Pymes con necesidades específica

Empresas especializadas,

con recursos más limitados

Otros programas Empresas tamaño medio

Empresas tamaño pequeño con

necesidades muy estándares

Elegir programa estándar

Recursos muy limitados

1. Introducción

12


ERP v.s. sw “a medida”

Sw “a medida” ERP estándar

Elevados costes económicos implantación Costes fijos de implantación (depende tamaño empresa)

Crear manuales y documentación soporte Existencia manuales, actualización constante

Mantenimiento y desarrollo a cargo pocas personas

Mantenimiento a cargo empresas extern.

Diseño depende tecnologías a utilizar Diseño estándar, indepentiente de la tecnología

Desarrollo depende cambios en necesidades de usuarios / departamentos

Cubre en su mayoría las necesidades de los usuarios

Freno a la modificación / actualización SI Sistemas de Información totalmente accesibles a los usuarios

Es posible que no exista un sw único Sistema integrado y completo, aunque vinculable a sw externo

1. Introducción

13


Situación actual / futura ERP

Actual/Pasado Existen empresas que desarrollan sw de tipo ERP Existen empresas que desarrollan SGBD Existen empresas que desarrollan S.Op. Existen empresas que implantan ERP como servicio

Futuro/Presente Pocas empresas que desarrollen sw tipo ERP,

SGBD, S.Op. Empresas instaladoras de TODO lo anterior, como

un paquete, con un valor añadido para el cliente

1. Introducción

14


Características generales sw ERP

Procesar transacciones generadas en cualquier departamento de la empresa

Papel clave en el control de resultados Informes para evaluar cumplimiento de planes Medida, seguimiento, información evolución

acontecimientos en la empresa Dar soporte a actividades básicas del negocio Dar respuesta a cambios en los procesos Permite solucionar gestión integral de todas las

áreas de una empresa Debe ofrecer alta adaptabilidad en la situación

específica de cada empresa

1. Introducción

15


Ventajas de la implantación ERP

Se dispone de una solución integrada Garantía actualización continua Permiten compartir las BD Trabajan en entornos cliente / servidor Agilizan procesos de trabajo al disponer de inf. rápida Disponibilidad / accesibilidad de datos Conectividad del sw Mejora calidad información ahorro Visualizar y gestionar el concepto empresa extendida Mejora gestión interna Compartir información mejorar conocimiento

1. Introducción

16


Analizar impactos ERP

en: Sistemas de trabajo / procesos de negocio Cultura de la empresa Planificación estratégica de la empresa Normas / procedimientos existentes Forma de obtener información Organigrama Relaciones con clientes, proveedores, etc.

1. Introducción

17


Aspectos necesarios éxito (I)

Evaluación previa / posterior de: Apoyo Dirección de la Empresa In/Formación usuarios / participación en implantación Estandarización procesos de negocio / aplicación Adaptar usuarios al programa Objetivos definidos previamente Objetivos alineados con estrategia de la empresa Traslado datos previos / plazo Plan de contingencias previo Recursos técnicos adecuados Experiencia de la consultora en producto / implantación

1. Introducción

18


Aspectos necesarios éxito (II)

Planificación previa al proceso implantación Jefe del proyecto / equipo implantación (de la empresa) Experiencia en SI / TI (responsable equipo) Conocer implantación real en empresa similar Software estable / bien desarrollado (estructurado) Escoger personal clave en la empresa para implantación No subestimar tiempos / recursos necesarios Software adecuado tamaño de la empresa Seguimiento posterior a la implantación

1. Introducción

19


Efectos implantación en las personas

Reducción / eliminación de tareas Reducción documentación en soporte papel Consistencia / integridad de la información Mejora calidad de la información Mejora disponibilidad / fiabilidad de la información Ayuda a la T.D. de los usuarios a cualquier nivel NO CUBRE EL 100% de las necesidades (adaptación)

1. Introducción

20


Evaluación necesidades (I)

Presupuesto Mantenimiento anual Coste actualizaciones futuras Existencia medios humanos / materiales funcionamiento Personal de la empresa especialista en SI / TIC Cambios en las funciones / sistemas actuales Hardware actual adecuado Perfil jefe del proyecto Impacto en trabajo usuarios Tiempo adicional personas implicadas Traslado de datos actuales (personas / tiempo)

Importacia:•Alta•Media•Baja

¿?

1. Introducción

21


Evaluación necesidades (II)

Necesidad ERP específico Programas / B.D. actuales a mantener Tiempo formación / pruebas + trabajo actual / nuevo Calidad datos antiguos a conservar / trasladar Cambio del sistema sin trabajo en paralelo Objetivos y mejoras nuevo sistema definidos Nivel seguridad datos Plazos / fecha de puesta en marcha Implantación ERP por módulos Coste actualización / nuevo hardware Coste personal adicional necesario puntual / permanente

¿?

1. Introducción

Importacia:•Alta•Media•Baja

22


Fases

Planificación de Sistemas

Soporte de Sistemas

Implantación de Sistemas

Diseño de Sistemas

Análisis de Sistemas

Selección ERP

Implantación ERP

Puesta en marcha ERP

Cierre proyecto

1. Introducción

23


Selección ERP

2. Selección ERP Valoración situación actual

Búsqueda nuevo ERP

Ofertas proveedores sw Pruebas / demostraciones Valoración ofertas Formalización contrato Selección hw

2. Selección ERP

24


Informe necesidades

Detallar lo que se quiere cambiar Requisitos válidos sistema actual Requisitos nuevo sistema Funciones nuevas no implantadas actualmente Funciones actuales a mejorar Necesidades información de cada área de la empresa Comunicar necesidades a proveedores sw

2. Selección ERP

25


Selección proveedores

Capacidad realización trabajo de: análisis y consultoría Implantación / trabajo de campo Programación / adaptación del programa Resolución problemas implantación

Para: ERP estándar / sin cambios procesos de la empresa ERP casi estándar / cambios procesos de la empresa Adaptar ERP / cambios procesos de la empresa

2. Selección ERP

26


Búsqueda nuevo ERP

Consulta revistas / publicaciones especializadas Consulta a otras empresas del sector Contratar una consultora para la búsqueda Utilizar Internet para buscar proveedores de servicios

2. Selección ERP

27


Solicitud ofertas

Contenido

Proveedor

1

Proveedor

2

Proveedor

3

Proveedor

4

Carta de solicitud

Instrucciones para cumplimentar oferta

Información general de la empresa

Cuestionario de evaluación

Detalle de costes

Requisitos del programa

2. Selección ERP

4 ↔ 8 solicitudes

28


Pruebas / demostraciones

1. Reunión para conocer funcionamiento global del programa. Complejidad funcionamiento

2. Prueba con programa “demo” por parte de diversas personas de la empresa, probando todas las prestaciones

3. Reunión aclaratoria con proveedor para clarificar dudas

4. Visita a otras empresas que han implantado el sw

2. Selección ERP

29


Cuestionario a otras empresas

Plazos generales Capacidad respuesta proveedor en implantación Capacidad respuesta actual de la atención al cliente Plazos modificaciones / adaptaciones Nivel de apoyo prestado Experiencia proveedor en el sector Continuaría con el proveedor Capacidad técnica del proveedor Software fiable Coincidencia entre coste presupuestado y coste final

¿?

2. Selección ERP

30


Dossier oferta proveedor

Datos resumidos empresa proveedora ERP Datos empresa consultora implantadora Objetivos y alcance del proyecto Descripción propuesta ERP Descripción adaptaciones necesarias Descripción implantación Contenido y organización del proyecto Planificación global del proyecto Resumen condiciones económicas Detalle referencias de otras empresas Especificaciones técnicas módulos a adquirir

2. Selección ERP

31


Valoración ofertas (I)

2. Selección ERP

Costes Proveedor 1 Proveedor 2 Proveedor 3 Proveedor 4

Coste consultoría

Coste sw por módulos

Coste licencias

Otros costes implantación

Coste mantenimiento anual

Coste actualización anual

Coste total

32


Valoración ofertas (II)

Otras preguntas: Desviación coste real Coste nuevo hw Coste modificaciones del resto sw Adecuación ERP Experiencia proveedor en sector

Capacidad financiación proyecto

Metodología de implantación utilizada

Grado de confianza del proveedor

Plazos Soporte técnico Valoración opiniones de otras empresas

2. Selección ERP

33


Formalización contrato

Definir responsabilidades proveedor en la instalación Recoger en contrato todos los aspectos pactados Revisar contrato por asesor legal Revisar contrato por personal SI / TIC Definir necesidades hw y responsable Especificar todo tipo de costes Especificar condiciones de la garantía Especificar propiedad intelectual de las modificaciones

2. Selección ERP

34


Selección hw

Seguir especificaciones del fabricante de sw Prestaciones servidor / ordenadores usuarios Analizar posibilidad futuras ampliaciones Sistema abierto / sistema propietario Experiencia proveedor hw Verificar funcionamiento hw respecto ERP

2. Selección ERP

35


Gestión proyecto implantación

3. Gestión proyecto implantación ERP Herramientas gestión proyectos

Control gestión riesgos

Éxito en la implantación ERP Traspaso de datos

3. Gestión proyecto

36


Herramientas gestión proyectos

Documentar por escrito alcance proyecto Plan de trabajo detallado

Tiempo (duración) Responsable Plazo

Informes de situación Diario de problemas Reuniones del proyecto Detalle de cambios / modificaciones del proyecto

Responsable autorización

Documentos del proyecto


37


Control gestión riesgos proyecto

Control riesgo global del proyecto ¿qué pasa si no se alcanzan los objetivos?

Control gestión del cambio Resistencia al cambio por parte de la empresa Cambios dentro del proyecto

Control calidad del proyecto Medidas preventivas a priori (aseguramiento) Medidas a posteriori (control)


38


Éxito implantación ERP

La Dirección entiende alcance implantación ERP La Dirección participa y lidera el cambio La Dirección se implica en el ERP No considerar el proyecto como sólo informático Entender / conocer los procesos y sistemas actuales Comunicación eficaz en la selección / implantación Relación fluida entre Jefe y equipo del proyecto Formación usuarios en el nuevo sistema Planificación de la integración ERP con otras aplic. Control del proyecto Tener en cuenta los procesos clave de la empresa Priorizar necesidades frente a costes


39


Traspaso de datos

Analizar estructura datos a traspasar Identificar todos los campos que necesita el ERP Traspaso automático + carga manual nuevos datos Controla exactitud / totalidad traspaso Definir reversibilidad datos:

Bloquear sistema antiguo

Trabajar en paralelo

Plazos de los traspasos: Todos a la vez (o los más importantes)

Por módulos


BIG BANG

40


Papel empresa consultora externa

4. Papel empresa consultora externa Funciones empresa consultora externa

Plan de implantación: metodología

Datos organización proyecto Cuestionario calidad implantación ERP

4. Consultora externa

41


Tipos empresas


Implantación directa Consultoría Implantación indirecta

Fabricante sw

Implantadora ERP

Consultoras

+

implantadoras

42


Funciones principales

Preparación del proyecto Diseño del proyecto Realización del proyecto Preparación del programa Puesta en marcha


43


Plan de implantación

Selección sw propuesto Sistema de implantación Análisis funcional Confección requerimientos finales Diseño del programa Puesta en marcha / arranque ERP Soporte posterior


44


Datos organización proyecto (I)

Funciones equipo proyecto: Comité del proyecto

Aprobar contenido Aprobar presupuesto Dotar medios materiales / humanos Revisar situación proyecto Aprobación y control de cambios

Jefe del proyecto de la consultora Control y coordinación

Jefe del proyecto de la empresa Responsable operativo


45


Datos organización proyecto (II)

Equipo consultora: Jefe del proyecto

Consultor funcional

Consultor técnico Analistas Programadores

Equipo empresa: Dirección general Jefe del proyecto

Responsable de SI / TIC

Usuarios avanzados

Resto usuarios


46


Datos organización proyecto (III)

Recursos a aportar por la empresa: Servidor dedicado para desarrollo / explotación ERP Equipos de usuarios para trabajar con ERP Conexión a red local Espacio físico para el equipo de trabajo Acceso a comunicaciones externas Tiempo disponible componentes equipo trabajo empresa Participación usuarios en tareas programadas Dedicación exclusiva / prioritaria del Jefe del proyecto


47


Cuestionario calidad implantación

Presentación del producto Análisis requerimientos Demostraciones Alternativas de financiación Formación Soporte en la implantación Errores asumidos Capacidad de resolución de problemas Atención a usuarios Adecuación asesoramiento para valorar sw y hw


•Bien•Normal•A mejorar

48


Tendencias

5. Tendencias Posición actual en el SI de la empresa

Conexiones entorno

5. Tendencias

49


Posición dentro de los SI

datos conocimientoinformación

MIS MIS DSS, EIS DSS, EISEDPEDP DW, ESDW, ES

ERP

5. Tendencias

50


Conexiones entorno

5. Tendencias

ERP CRM

SIOproveedores

SIOclientes

Clientes

Proveedores

Evolución ERP

51


ERP

ERP + BI

+ CPM +GRCERP +

BI +CPM

CPM

: Corporate Perform

ance Managem

ent

GR

C: G

overnance, Risk m

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pliance

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