GPN6 BPMGestor de Procesos de Negocio

“Una herramienta para automatizar rápidamente procesos de negocio”

“Procesos estándar como soluciones o procesos a medida de sus necesidades”

Contenidos

• Qué es un proceso• Calidad, productividad, eficiencia• GPN6 Soluciones• GPN6 Componentes• GPN6 en directo

QUÉ ES UN PROCESOEl enfoque y la visión de GPN6

Qué es un proceso de negocio

• Proceso de negocio

«Conjunto de actividades, que se realizan de forma coordinada y que

están encaminadas a obtener un resultado.»

Definir un proceso • Proceso de negocio

Es una serie de actividades que se pueden definir por un conjunto de

• EstadosEstán contenidos entre uno inicial y otro final. En cada estado pueden realizarse

• OperacionesLas operaciones están predefinidas. Las realizan uno o varios

• RolesSon personas que tienen asignada una determinada función el el proceso. Una operación especial es la

• Transición entre estadosPara la que deben cumplirse una serie de reglas y en la que pueden realizarse acciones o enviarse avisos

Ejemplos

Gestionar un proceso de selección de personal

Emitir una reclamación a una instancia

Llevar a cabo un proceso de formación

Gestionar una campaña de marketing

Gestionar la elaboración de presupuestos

Registrarse en una web para poder operar desde la misma

CALIDAD, PRODUCTIVIDIDAD Y EFICIENCIAEl enfoque y la visión de GPN6

VALOR NEGOCIO

Definir los procesos es un paso importante hacia la

Calidad

Automatizar los procesos es un avance importante

en la Productividad

Monitorizar los procesos mejora la Eficiencia

Implementar rápidamente cambios: imprescindible para la

Competitividad

GPN6Normalizar, organizar y

automatizar procesos de negocio.

Claves de la necesidad• El trabajo en las empresas se

basa en los procesos– Los procesos, en muchas

ocasiones, no están descritos, están en la cabeza de las personas que los ejecutan y cada una de ellas los interpreta de forma diferente

– Cuando la persona abandona la organización se pierde conocimiento

Definir los procesos es un paso importante hacia la Calidad

CALIDAD PRODUCTIVIDAD

EFICIENCIA COMPETITIVIDAD

GPN6

Claves de la necesidad• Automatizar procesos es

productivo– Cuando un proceso se

automatiza un porcentaje importante de las tareas (evaluación de reglas, cambios de estatus, envío de alertas) las realiza el propio sistema

– El sistema ayuda a los usuarios en la gestión y realización de sus tareas pendientes

Automatizar los procesos es un avance importante en la productividad

CALIDAD PRODUCTIVIDAD

EFICIENCIA COMPETITIVIDAD

GPN6

Claves de la necesidad• El control y la medición

ayudan a evaluar– Un proceso normalizado es

susceptible de ser medido– Podemos definir indicadores

sobre las métricas de un proceso

– Los indicadores nos dan información sobre la eficiencia de un proceso

– Conociendo que va mal podemos actuar para corregirlo

Monitorizar los procesos mejora la eficiencia

CALIDAD PRODUCTIVIDAD

EFICIENCIA COMPETITIVIDAD

GPN6

Claves de la necesidad• Las organizaciones

innovadoras necesitan reorganizar sus procesos para mejorarlos– Cada vez es más necesario

modificar la forma de trabajar para poder sobrevivir

– Es necesario permiten implementar cambios en los procesos sin grandes y costosos desarrollos

Implementar rápidamente cambios es imprescindible para la competitividad

CALIDAD PRODUCTIVIDAD

EFICIENCIA COMPETITIVIDAD

GPN6

Propuesta de valor Aleph SoftwareGPN6, una herramienta BPM para la

Automatización de Procesos de Negocio.

Normalizar, organizar y automatizar procesos de negocio.

CALIDAD PRODUCTIVIDAD

EFICIENCIA COMPETITIVIDAD

GPN6

SOLUCIONES CON GPN6Soluciones estándar y soluciones a medida

Propuesta de valor GPN6

• GPN6 es una suite BPM que dispone de herramientas de Modelado, Ejecución de Procesos y Monitorización, y que permite  operar desde un entorno WEB, PDA, TABLET.

• Soluciones especificas– GPN6 Atención al cliente– GPN6 Atención al ciudadano– GPN6 Incidencias Urbanas

– GPN6 RRHH es una especialización BPM para el área de recursos humanos que cuenta con 50 procesos de negocio específicos para automatización del área RRHHGPN6

Movilidad

BPMRRHH

Utilización por áreas

Financiera

Administración

RRHH

Fabricación

Operaciones

Marketing y Ventas

• I+D• Diseño• Producción• Control calidad

• Selección• Incorporación• Formación• Administración• Desempeño• Riesgos Laborales • Relación canal ventas

• Campañas marketing• Generación de leads• Pre-cualificación• Preventas• Negociación y cierre

• Contratos• Alquileres• Calidad procesos

• Recepción• Compras• Ventas• Envíos• Devoluciones

• Planificación• Presupuestos• Reporting• Solicitud inversión• Auditoria

Valor para los actoresCon GPN6 los usuarios conocen los procesos en los

que participan, los expedientes que tienen vivos y las operaciones que deben realizar en cada expediente. Pueden coordinar las actividades suyas y las que implican a otros.

Con GPN6 los expertos de negocio diseñan procesos y analizan los resultados y pueden adaptar las políticas de gestión por aspectos tácticos o estratégicos.

Con GPN6 los responsables de TI pueden integrar sus sistemas actuales conectándolos con el BPM. Cuentan con una herramienta muy ágil para poner en marcha nuevos procesos o modificar los que existen.

Con GPN6, la empresa tiene procesos de negocio definidos, controlados, medibles y previsibles.

GPN6 COMPONENTES “Para modelar y automatizar rápidamente procesos”

Mejora continua

GPN6

Análisis Procesos

Modelado

Ejecución

Feedback

DepartamentosUsuarios NegocioUsuarios TI

Usuarios NegocioUsuarios TI

Usuarios Centros

Usuarios Negocio

FACTORES CLAVE GPN6

ORIENTACION A PROCESOSAGILIDAD

CALIDADPRODUCTIVIDADEFICIENCIACOMPETITIVIDAD

Claves de la solución

Diseño procesos

Modelo de organización•Usuarios•Centros•Roles

Modelo de Procesos de negocio•Procesos, estados, transiciones

•Documentos y formularios

Ejecución Expediente

sEjecutar procesos•Crear expedientes•Documentar expedientes•Cambiar de estado

Comunicar•Enviar avisos•Automatizar cambios•Recibir ordenes desde móvil

Monitorización Procesos

expedientes

Controlar los expedientes y su estado•Cuantos expedientes•En que estados•Tiempos previstos

Análisis rendimiento y cambios en el modelo•Replantear procesos•Reorganizar recursos

Diseñar

• Modelo de procesos• Qué procesos, qué requisitos, qué reglas de negocio

• Modelo de organización• Quiénes participan, con qué roles, qué

responsabilidades

Identificar necesidades de

proceso

• Documentar en GPN6 los procesos, los estados y las transiciones, las reglas de negocio

• Diseñar plantillas de documentos• Documentar en GPN6 el modelo de organización

Modelar Procesos

• Construir los formularios específicos• Programar reglas especificas• Prototipo para validación• Ajustes del modelo• Poner en producción

Construcción, prueba

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Operar

• Acceso de usuarios a sus expedientes• Ejecución de las operaciones previstas en cada

expediente por cada usuarioExpedientes

GPN6

• Gestión automatizada de transiciones entre estados• Gestión de comunicación de avisos a las personas y

usuarios que participan en un expedienteAutomatización de procesos

• Completar información asociada a los expedientes y que es empleada por los mismos

• Captura de datos desde otros sistemas

Mediante las aplicaciones corporativas

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Monitorizar

• Procesos vivosMonitor GPN6

• Informes e indicadores de procesos• Evaluar reasignaciones• Controlar la calidad operacional

Business Performance

• Revisar plantillas de procesos• Mejora procesos• Redefinir procesos de negocio

Analizar

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Algunas DefinicionesDefinición Descripción Ejemplo

Proceso de Negocio Conjunto de definiciones de un proceso de negocio a automatizar.

Alta de un empleado, Liquidación de un empleado, Adquisiciones

Estados Conjunto de pasos que definen un proceso.Siempre hay un estado de inicio y otro de finalización

Factura emitida pendiente de visar, liquidación autorizada.

Operaciones Actividades que se realizan en un estado y que conforman las tareas a llevar a cabo en un proceso.

Firmar, documentar, dictaminar, rellenar cuestionario, aprobar, comentar, riesgo

Rol Función que desempeñan un conjunto de empleados en un proceso de negocio.

Gerente de centro, gerente regional, administrativo de ventas, jefe de compras,

Transición Variación controlada de un expediente cuando cambia de estado y que desencadena unas acciones y unos avisos de comunicación.

Enviar a departamento asociado, enviar a contabilidad., pasar al estado de confirmar

Expediente Caso real de un expediente que responde a un flujo de trabajo concreto.

La liquidación del empleado Nº1234, Garantía gestionada, compra realizada

Usuario Usuarios del sistema que interviene en los procesos de negocio en un estado concreto del expediente. Un usuario puede asumir más de un rol.

Usuario al cargo del registro. Jefe de sección, Gerente, mecánico, entrevistador

Personas/empresas Personas externas, empresa externas o personal interno que participan en el proceso pero no intervienen en la operativa

Personal convocado a cursos, candidatos selección , empresas transportistas, externos

Ejemplos de Procesos

PROCESOS

Organización del Modelado

ORGANIZACION

PERSONAS

USUARIOS

Sustituciones

Región

CENTROROLES

GRUPOS DE USUARIOS

PROCESO

ESTADO

TRANSICION

Fases Documentos Riesgos Scores listas reglas avisos

Operaciones Roles Destinatarios Nombramientos

Reglas transición Acciones transición Avisos transición

PERSONAS/ EMPRESAS PAPEL que desempeñan

Directivos región

Directivos centro

Cuestionarios

ORGANIZACIÓNLos roles están relacionadosCon los procesos y con lasOperaciones y documentosQue se gestionan en cada Expediente.

Los centros están en relaciónCon los expedientes que se Encuentran en ejecución de Cada proceso.

La seguridad de quiénDesempeña un rol o quiénTiene autoridad para accederA un centro depende de los Grupos que configuran el rolO el centro y de los usuariosAsignados a cada grupo.

Los usuarios se identificanMediante el login del sistemaO mediante un login propioDe GPN6

Estructura OrgánicaEstructura Funcional

Modelo de organización

Región

CENTRO

ROLESDirectivos región

Directivos centro

Área

Departamento

Directivos Área

Directivos Departamento

Grupos de usuarios

Grupos de usuarios para

Roles

Grupos de usuarios para

Centros

Grupos de usuarios para

Directivos

usuarios

Internos Externos Sustituciones

sustituye

SeguridadA través de login se detecta Identifica el usuario y seObtiene a que gruposPertenece.

En función de los grupos aLos que pertenece se Determina que rolesDesempeña, lo que permiteIdentificar su responsabilidadEn cada proceso.

También se determina a que Centros tiene acceso a travésDe los grupos relacionados Con el centro.

Lo mismo ocurre con los Directivos.

Las sustituiones permiten Acceder al sistema en nombre De otro usuario para realizarSus funciones. Todo quedaGrabado.

Estructura OrgánicaEstructura FuncionalRegión

CENTRO

ROLESDirectivos región

Directivos centro

Área

Departamento

Directivos Área

Directivos Departamento

Grupos de usuarios

Grupos de usuarios para

Roles

Grupos de usuarios para

Centros

Grupos de usuarios para

Directivos

usuarios

Internos Externos Sustituciones

sustituyeusuarios

usuarios

usuarios

Modelo de organización

EN DIRECTO“Una demostración de las capacidades de modelado y ejecución”

Demostración Práctica

• Modelo de organización

• Modelo de procesos

Demostración GPN6

MODELADO

• Nuevo expediente• Gestión de un

expediente

Demostración GPN6

EXPEDIENTES

Roles

Centros

Procesos

Un proceso

Un estado. Operaciones permitidas

Transiciones entre estados

Ejemplos de pantallas de Personas/empresas

Procesos de un usuario

Expedientes de un proceso

Alta de un nuevo expediente

Operaciones en el estado

Adjuntar documento

Datos scores

Cambio de estado

GPN6 movilidad

Proceso y expedientes

Operaciones

Operaciones con scores

Muchas Gracias

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