GOOGLE DRIVE

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Índice del curso

1. Introducción ........................................................................................................................................ 3

1.1 INTRODUCCIÓN ............................................................................................................................... 3 1.2 ¿QUÉ ES GOOGLE DRIVE? ................................................................................................................. 3

2. Registro en instalación en Pc ............................................................................................................... 5

2.1 REGISTRARSE EN GOOGLE DRIVE ...................................................................................................... 5 2.2 iNSTALAR LA APLICACIÓN DE GOOGLE DRIVE EN TU PC ......................................................................... 8

3. Subir, editar y borrar documentos ...................................................................................................... 12

3.1 SUBIR UN DOCUMENTO ................................................................................................................... 12 3.2 EDITAR UN DOCUMENTO ................................................................................................................. 14 3.3 BORRAR UN DOCUMENTO ............................................................................................................... 17

4. Compartiendo archivos....................................................................................................................... 18

4.1 COMPARTIR Y COLABORAR ............................................................................................................. 18

5. Google Drive en otros dispositivos ..................................................................................................... 25

5.1 DESCARGAR E INSTALAR PARA DISPOSITIVOS MÓVILES ................................................................. 25

6. Otras plataformas similares ............................................................................................................... 32

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1. Introducción

1.1 INTRODUCCIÓN

¿Te gustaría que tus documentos queden almacenados en un servidor de Google

para que estén disponibles desde cualquier dispositivo? De esta forma no

necesitarías un medio de almacenamiento portátil (memoria USB, disco duro, CD,

etc.) para transportarlos.

¿Te imaginas compartir tus documentos con compañeros para que puedan trabajar

en ellos? ¿Qué te parece configurar tu documento para que automáticamente te

informe cuando un colaborador realice algún cambio? Incluso podrás crear reglas

para ser notificado sobre cambios en lugares específicos del documento.

¿Imaginas hacer todo esto y mucho más? Ahora, con Google Drive puedes hacerlo

de manera muy fácil.

La forma de hacerlo es a través de Google Drive.

1.2 ¿QUÉ ES GOOGLE DRIVE?

Google Drive es una herramienta gratuita basada en Web para crear, subir y

compartir documentos online con la posibilidad de colaborar en grupo.

Google Drive permite:

Crear, editar y subir documentos:

Se pueden cargar tus documentos, hojas de cálculo y/o presentaciones

existentes o crear otros nuevos desde cero y descargar los que estén

online. Incluso se puede utilizar Google Drive para crear un formulario

online para recoger datos de los demás.

Google Drive es una herramienta gratuita basada en Web para crear, subir y compartir documentos online con la posibilidad de colaborar en grupo.

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Acceder y editar desde cualquier parte:

Los documentos se almacenan online de forma segura. Así que se puede

acceder a ellos en cualquier momento, desde cualquier lugar.

Compartir los cambios en tiempo real:

Se puede invitar a otros usuarios a visualizar tus documentos y realizar

modificaciones conjuntamente y de forma simultánea. Mantener un

registro de quién hizo cambios a un documento y cuándo, y volver a

cualquier versión. Publicar documentos online para todo el mundo, como

páginas Web o documentos publicados en tu blog.

Las principales ventajas de Google Drive son:

Los documentos se almacenan online: esto permite acceder a ellos

desde cualquier ordenador, tablet, smartphone… con conexión a Internet,

y compartirlos con quienes quieras, permitiendo su edición o llegar a

publicarlos para que todo el mundo pueda verlos.

La gran cantidad de formatos que soporta: documentos de Word,

Open office, .rtf, HTML, .txt o texto plano... presentaciones en .ppt y .pps

y hojas de cálculo en .xls, .csv…Y .pdf.

Su precio: Google Drive es una herramienta gratuita.

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2. Registro en instalación en Pc

2.1 REGISTRARSE EN GOOGLE DRIVE

Es muy sencillo empezar a utilizar Google Drive, debes entrar en la página

https://drive.google.com/ o en cualquiera de los enlaces a Drive que puedes

encontrar en los servicios de Google.

Para poder utilizar Google Drive necesitas ser usuario registrado de Google. Debes

tener una cuenta Google (una cuenta de correo Gmail) o asociar la vuestra propia

con Google.

Si no tienes cuenta Google, puedes obtener una totalmente gratuita siguiendo los

pasos que se explicarán a continuación.

En primer lugar, haremos click en la parte inferior de la pantalla donde pone “crear

cuenta”.

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Se completan todos los datos solicitados y se aceptan las condiciones de servicio.

Finalmente para confirmar se pulsa en “Siguiente paso."

Ahora vas a verificar la dirección de correo electrónico que ha sido enviada a tu

email para finalizar el proceso de alta.

Se abre el mensaje de Google que tendremos en nuestra bandeja de entrada

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Se pulsa en el enlace para activar la cuenta y verificar la dirección de correo

electrónico

Para acceder a Google Drive se pulsa en "Haga clic aquí para continuar." La opción

de añadir el teléfono móvil a tu cuenta es opcional.

Sabrás que estás identificado/a en Google Drive, porque tu dirección de correo

electrónico aparecerá en la esquina superior derecha de la página.

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2.2 INSTALAR LA APLICACIÓN DE GOOGLE DRIVE EN TU PC

Existe la posibilidad de descargar e instalar la aplicación de Google Drive en nuestro

PC, para que el acceso al mismo sea más rápido y sin necesidad de entrar mediante

el explorador de Internet. Esto también nos dará la posibilidad de sincronizar

nuestros archivos del antiguo Google docs, con el nuevo Google Drive. Para ello,

tendríamos que hacer click sobre el botón “instala Google Drive para PC”.

A continuación nos saldrán las condiciones de servicio de la aplicación, para

continuar haremos click en “aceptar e instalar”.

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A continuación tendremos que ejecutar la descarga para que nos guíe durante

proceso de instalación. Para ello, haremos click en ejecutar.

Una vez instalado, nos saldrá un mensaje de bienvenida explicando brevemente el

funcionamiento de la aplicación.

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Tendremos que seleccionar la ubicación de la carpeta de Google Drive en nuestro

equipo. Tenemos también la opción de sincronizar los archivos de Google Docs (si

previamente utilizábamos esta herramienta). Para ello, simplemente habría que

marcar la opción de “sincronizar archivos de Google docs”. Una vez marcadas las

opciones que deseemos, haremos clic en “iniciar sincronización”.

Una vez se ha creado la carpeta en nuestro equipo, podremos verla en su

ubicación, y veremos también que dentro contiene los archivos que han sido

sincronizados.

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Para terminar este apartado cabe decir que cuando queramos introducir un

documento en nuestra carpeta de Google drive, lo podremos hace arrastrándolo o

copiándolo y pegándolo desde nuestro PC, o también vía Web como explicaremos a

continuación.

¡Enhorabuena! Ya sabes acceder y descargar la herramienta Google Drive.

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3. Subir, editar y borrar documentos

3.1 SUBIR UN DOCUMENTO

Google Drive permite subir archivos para trabajar con ellos online.

Se puede optar por dos opciones a la hora de subir un archivo:

- Abrir un archivo ubicado en una dirección de Internet: Puedes usar

un archivo de algún sitio de Internet, si conoces su dirección. Para hacerlo

debes escribir la URL o dirección del archivo.

- Subir un archivo de tu equipo.

Una vez hemos accedido a Google Drive, veremos en la parte izquierda de la

pantalla, en color rojo, un botón que pone crear, y justo a su derecha otro que sirve

para subir. Tendríamos que hacer click en el mismo.

Google Drive nos ofrece la opción de subir archivos o carpetas, seleccionaremos la

opción que mas nos interese en cada momento.

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Desde la ventana desplegable que nos sale, seleccionaremos el archivo deseado

que se encuentra en nuestro equipo.

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Una vez subido el archivo, el mismo aparecerá en la parte central de la pantalla. Se

nos mostrará su título, el/la Propietario/a y la fecha/hora de la última modificación

del documento.

3.2 EDITAR UN DOCUMENTO

Para editar un documento que previamente hemos cargado en Google Drive,

primero tendremos que abrir dicho documento. Pero hay que hacerlo de una

manera especial, no es suficiente con hacer click sobre el mismo, porque en ese

caso, se abrirá, pero desde el “Google Drive Viewer”, el cual nos permite ver el

contenido del documento, pero no modificarlo. Para poder editarlo, tendremos que

exportarlo a Google docs, en breves y sencillos pasos.

Primero, tendremos que hacer click con el botón derecho encima del nombre del

documento que queramos editar. En las opciones que se nos muestran,

seleccionaremos la de “exportar a Google docs”.

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Como veremos, se nos abrirá una nueva ventana, con el editor de texto de Google

docs y nos permitirá la modificación de nuestro documento. Modificaremos lo que

queramos, y una vez terminado, para que también quede guardada esta nueva

versión del documento, tendremos que hacer click en la pestaña “archivo” Y entre

las opciones, seleccionar la de “crear una copia”.

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Después de realizar este paso, podremos cerrar la ventana del editor de texto de

Google docs, y al volver a Google drive, veremos como en nuestra unidad se

encuentran el archivo original (previo a la edición), y la copia del archivo (ya

editada).

Cabe señalar que si quisiéramos seguir editando el documento, no tendríamos que

hacer el paso de botón derecho y abrir en Google docs, porque la copia ya se trata

de un documento de Google docs, por tanto simplemente con hacer click sobre la

misma, ya nos abriría el documento en modo edición.

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3.3 BORRAR UN DOCUMENTO

Si queremos borrar un documento, tendríamos que marcar el mismo (mediante el

cuadradito que hay delante del nombre) y hacer click en el ícono de suprimir en la

parte superior de la pantalla, como vemos en la siguiente captura.

Otra opción seria la de hacer click con el botón derecho sobre el documento que

deseamos borrar y seleccionar la opción “eliminar”.

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4. Compartiendo archivos

4.1 COMPARTIR Y COLABORAR

Una de las mayores ventajas que ofrece Google Drive es poder compartir los

documentos con otros usuarios (con tus amigos, familiares o compañeros de

trabajo). Se puede hacer desde la lista de documentos o directamente desde el

documento.

Propietario: Es el creador del documento. Puede editar el documento y

eliminarlo, invitar a lectores y/o colaboradores, y cambiar algunos de sus

derechos sobre el documento. Ningún colaborador puede eliminar la

participación del propietario en el documento.

El propietario, puede elegir entre diversas opciones a la hora de compartir el

documento, esto hará que la persona invitada tenga más o menos derechos sobre

el documento. El primer paso para poder compartir un documento, será pulsar con

el botón derecho sobre el, o seleccionarlo y pulsar sobre la opción “mas”, y entre

las opciones que se nos muestran, pinchar sobre “compartir”, se nos ofrecerán tres

opciones, y daremos de nuevo a “compartir”. Se nos mostrara esto en pantalla:

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En primer lugar, podremos cambiar la configuración de privacidad. Como se puede

ver en la imagen, viene en “privado” por defecto. En ese modo de privacidad,

solamente tendrían acceso al documento las personas que se indicaran en el listado

que aparece en pantalla, en el caso de la imagen, solamente sería el propietario.

Tenemos opción de cambiar esta configuración haciendo click en “cambiar”, con lo

cual se nos mostrarán estas tres opciones posibles:

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Publico en la Web: Cualquier usuario de Internet, podría acceder a

nuestro documento.

Cualquier usuario/a que reciba el enlace: Cualquier usuario que

reciba el enlace donde esta alojado el documento, podría acceder al

mismo.

Podríamos seleccionar la opción que mas nos interese y hacer click en guardar.

Una vez guardada la configuración de privacidad, procederemos a compartir el

documento con la persona/s que queramos. Para ello, tendremos que escribir su

dirección de correo electrónico en el apartado “añadir personas”. En este punto,

tendremos que decidir el tipo de privilegios que le damos a cada persona. Por

defecto viene en “puede editar”, pero haciendo click sobre dicha opción, se nos

mostrarán los diferentes tipos de privilegios:

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Puede editar: Si seleccionamos esta opción, la persona invitada al

documento, podrá editar el mismo, no solamente leerlo. En principio,

también podría cambiar los permisos e invitar a personas, pero esto lo

podemos cambiar. Si hacemos click en la opción cambiar, donde pone “los

editores pueden añadir a personas y cambiar los permisos”, en la parte

inferior de la ventana, se nos darán estas dos opciones:

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En la primera de las opciones, los editores podrán añadir a personas y cambiar los

permisos del documento. En la segunda opción, solamente el propietario podrá

añadir o eliminar usuarios/as y cambiar los permisos del documento.

Puede comentar: La persona invitada, podrá consultar ese documento,

verlo, y también podrá añadir comentarios al mismo, pero en ningún caso

editarlo.

Puede ver: La persona invitada, solamente podrá ver ese documento, no

tendrá más derechos sobre el mismo que el de la simple consulta.

Para compartir el documento con una persona, escribiremos su dirección de correo

electrónico en el apartado correspondiente, como vemos en la siguiente captura, y

después de seleccionar la configuración deseada, pulsaremos “compartir y

guardar”.

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Una vez confirmado el cambio, veremos como la persona invitada, aparece en el

listado de los que tienen acceso a dicho documento, debajo del propietario. Como

vemos en la parte derecha de la dirección de dicha persona, podremos cambiar la

configuración de los privilegios que le damos en cualquier momento, haciendo click

sobre la configuración actual, “puede editar” en este caso, o bien, borrar de las

personas compartidas a esa persona, haciendo click sobre la “x” que aparece un

poquito más a la derecha.

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En todo momento podremos cambiar estas configuraciones desde el menú principal,

accediendo a la opción “compartir” de cualquier documento que tengamos alojado

en Google drive.

La persona que ha sido invitada, recibirá un correo similar a este en su buzón de

correo electrónico, con el enlace al documento al cual ha sido invitado/a:

Pinchando sobre el nombre del documento, se nos abrirá el mismo con los

privilegios que el propietario nos haya asignado.

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5. Google Drive en otros dispositivos

5.1 DESCARGAR E INSTALAR PARA DISPOSITIVOS MÓVILES

Como hemos comentado previamente, Google drive, aparte de en su versión Web,

también puede ser instalado en un equipo, sea PC, dispositivo móvil… Para ello,

tendremos que descargar e instalar la aplicación del mismo. Si la queremos instalar

en el PC, tendremos que seguir los pasos mencionados en el apartado “instalar la

aplicación Google Drive en tu PC”.

Cabe destacar que toda actualización de documentos y/o privilegios que hagamos

desde la versión Web, también se aplicara en la versión instalada y viceversa.

En un dispositivo móvil, tendríamos que descargarnos la aplicación vía el servicio de

aplicaciones del cual disponga nuestro móvil, ya sea Play store, App Store… Cabe

destacar que esta aplicación es gratuita en todas sus versiones.

Se nos descargaría la aplicación Google drive a nuestro dispositivo móvil, y de la

misma manera que la aplicación instalada en el PC, todo cambio que realizásemos

en nuestra unidad de Google Drive, también se vería reflejada en la aplicación

móvil.

Tenerlo en el móvil, o cualquier otro dispositivo portátil, nos permitirá poder

acceder, consultar o editar cualquier documento alojado en nuestra unidad de

Google drive, desde cualquier lugar, lo cual puede suponer una gran ventaja.

A continuación, se mostrará el proceso para descargar la aplicación de Google drive

para versión móvil, en un sistema Android, y descargando la misma desde “Play

store”.

Lo primero, será acceder a la aplicación “Play Store” en nuestro dispositivo móvil

con sistema operativo android (En otros sistemas operativos como el de Iphone,

cambiará el nombre de la aplicación, y evidentemente es necesario que el teléfono

se trate de un Smartphone”).

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A continuación, en el apartado para buscar, buscaremos las palabras “Google drive”

como vemos en la siguiente imagen, para encontrar y descargar la aplicación que

nos interesa.

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Nos encontrará la aplicación de Google drive sin mayor problema, por lo general

será la primera que aparece en la lista, pero si no fuese así, podemos detectarla por

su logotipo.

Seleccionaremos la aplicación correspondiente, y a continuación haremos click en

“descargar” y posteriormente en “aceptar y descargar.

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Una vez descargada la aplicación, la primera vez que accedamos a la misma

tendremos que aceptar las condiciones de servicio.

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Una vez dentro, la aplicación móvil de Google drive, tendrá esta interfaz:

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Mi Unidad: Dentro de esta opción aparecerán los documentos que tenga

alojados en mi unidad.

Compartido conmigo: Dentro de esta opción, aparecerán únicamente

los documentos que otros usuarios de Google drive hayan compartido

conmigo.

Destacado: Aquí aparecerán los documentos que previamente haya

marcado como destacados.

Reciente: Los documentos que se hayan añadido recientemente a mi

unidad de Google Drive.

Sin Conexión: Son documento que se alojan en la memoria local y

pueden ser consultados sin necesidad de estar conectados/as a Internet.

¡Enhorabuena! Con lo aprendido hasta ahora ya sabes como utilizar Google docs

tanto en su versión Web como en sus diferentes aplicaciones.

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6. Otras plataformas similares

Existen otras plataformas online. Las más destacadas son:

https://skydrive.live.com/

https://www.dropbox.com/

https://www.icloud.com/

https://www.box.com/

Esta última es simplemente para almacenar archivos, pero no dispone de editor o

creador de los mismos.