Google Calendar

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Tabla de contenido

Tabla de contenido .................................................................................... 2

Introducción ........................................................................................... 3

¿Qué es Google Calendar? ....................................................................... 3

Acceder y crear una cuenta de Google Calendar ......................................... 4

Creación de eventos .............................................................................. 11

Envío de invitaciones ............................................................................. 24

Administración de varios calendarios........................................................ 31

Compartir calendarios ............................................................................ 40

Otros tipos de calendarios online ............................................................. 54

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Introducción

¿Qué te parece poder anotar en una agenda tus acontecimientos más relevantes y poder compart irlos con quien te interese? ¿Te gustaría poder crear varios calendarios para tus diferentes act ividades: Trabajo, deportes...? ¿Y si pudieras compart ir tus calendarios con tus amigos o con el resto del mundo mostrando solo la información que deseas que vean? ¿Imaginas hacer todo esto en tu ordenador? Ahora, con la agenda y calendario electrónico Google Calendar puedes hacerlo de una manera muy fácil. La forma de hacerlo es a través de Google Calendar.

¿Qué es Google Calendar?

Google Calendar es una agenda y calendario electrónico desarrollado por Google. Permite sincronizarlo con los contactos de Gmail para poder invitarlos y compart ir eventos. Aunque los usuarios no están obligados a tener una cuenta de Gmail, sí deben disponer de una cuenta Google para poder usar el softw are. Entre sus funcionalidades más importantes destacan las siguientes: - Agregar eventos al calendario - Visualización del calendario por día, semana, mes o agenda - Envío de invitaciones a cualquier persona de tus eventos del calendario - Recordatorios de eventos importantes - Creación de múlt iples calendarios - Mostrar y ocultar calendarios - Cambiar el color de los calendarios y sus eventos - Compart ir calendarios con otros usuarios de Google - Acceso a los calendarios sin estar conectado a Google Calendar

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Acceder y crear una cuenta de Google Calendar

Para poder ut ilizar Google Calendar necesitas ser usuario registrado de Google, tener una cuenta Google (por ejemplo una cuenta de correo Gmail). Si no t ienes una cuenta Google, puedes obtener una totalmente gratuita siguiendo los pasos que se explican en el vídeo. Una vez obtenida tu cuenta Google, es muy sencillo empezar a ut ilizar Google Calendar: debes entrar en la página ht tp://w w w .google.com/calendar o en cualquiera de los enlaces a Calendar que puedes encontrar en los servicios de Google.

Para entrar en Google Calendar se debe acceder a la página principal de Google con el navegador que se ut ilice Se pulsa en el vínculo " Más"

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Y a continuación en " Calendar"

Para entrar en Google Calendar, se debe tener una cuenta de Google Si no dispones de una, debes crearla pulsando en " Crear una cuenta"

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Se completan todos los datos solicitados Google te indicará el nivel de seguridad de la contraseña elegida Se vuelve a introducir la contraseña para confirmar que no hay errores t ipográficos La acción “ Habilitar Historial w eb” está act ivada por defecto y la hemos desactivado porque no es el objet ivo de este curso

Y se completan todos los datos solicitados para empezar a ut ilizar Google Calendar

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Como la ubicación es correcta, se selecciona la zona horaria del país

Se introduce la palabra de verif icación y se pulsa en " Acepto. Crear mi cuenta."

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Ahora vas a verif icar la dirección de correo electrónico que ha sido enviada a tu email para f inalizar el proceso de alta. Para ello entra en w w w .kzgunea.net

Se pulsa en la opción apropiada para acceder al correo electrónico

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Se completan el nombre de usuario y la contraseña y se pulsa en el botón " Inicio de sesión"

Se abre el mensaje de Google

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Se pulsa en el enlace para act ivar la cuenta y verif icar la dirección de correo electrónico

Y para acceder a Google Calendar se pulsa en " Haga clic aquí para continuar."

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Sabrás que estás identif icado en Google Calendar porque la dirección de correo electrónico aparecerá en la zona superior de la página ¡Enhorabuena! ya sabes cómo acceder a Google Calendar

Creación de eventos

Un evento se ref iere a cualquier acontecimiento, circunstancia, suceso o caso posible que puedes crear en Google Calendar. Los eventos se almacenan online, lo que signif ica que el calendario puede ser visto desde diferentes lugares. Ofrece una gran variedad de vistas, como por ejemplo, semanal, mensual y agenda. Los usuarios pueden agregar rápidamente eventos al calendario escribiendo frases en lenguaje natural, tal como " Cena con José a las 9 p.m." . Los usuarios pueden añadir también recordatorios de los eventos mediante el correo electrónico o una ventana emergente en Google Calendar. Y si no es posible encontrar un evento t ienes la posibilidad de buscarlo con el buscador.

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Una vez dentro de Google Calendar podemos dist inguir:

- El área de trabajo - El bloque " Mis calendarios" , que muestra los diferentes calendarios que

tenemos - Y el bloque " Otros calendarios" donde se pueden añadir calendarios de

otros usuarios de Google Calendar

Dentro del área de trabajo del calendario se pueden dist inguir diferentes vistas Vista del calendario por Día

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Por Semana

Por Mes

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De cuatro días

O por Agenda, donde se muestran solo los días de los eventos

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El más común es por Semana Existen tres lugares desde donde crear un evento nuevo en el calendario. Sólo veremos el últ imo de ellos puesto que los otros son iguales Desde el hipervínculo " Crear evento"

Desde el bloque " Mis calendarios" desplegando la lista de opciones y pulsando en " Crear evento en este calendario"

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O pulsando en el lugar del calendario correspondiente al día y la hora del evento que se desea crear

Una vez pulsado, aparecerá un bocadillo donde se debe escribir el nombre que se le quiere dar al evento Y si se desea configurar el evento, se pulsa en " Editar detalles del evento"

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A continuación se deben completar los datos del evento

Si se desea repetir el evento, se pulsa en la lista desplegable correspondiente al apartado " Se repite" Y se elige la opción adecuada que te interese

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Se indica el lugar donde se va a producir el evento

Y se añade una descripción para tener más información del evento

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Una vez completados los datos, podemos recibir un recordatorio del evento Podemos recibir el recordatorio mediante un aviso al correo electrónico antes del t iempo que se marque a su derecha

Y mediante un aviso mostrando una ventana emergente en Google Calendar antes del t iempo que se marque a su derecha

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Además se puede marcar la opción de " Disponible" u " Ocupado" para realizar el evento Y la privacidad del evento que por defecto es la predeterminada del calendario Si se selecciona la opción " Predeterminado" , la configuración de privacidad del evento se regirá por la misma configuración de privacidad que t iene el calendario Si se selecciona la opción " Privado" , te asegurarás de que sólo tú podrás ver el evento y la información detallada sobre el mismo Si se selecciona la opción " Público" , hará que los detalles del evento estén disponibles para aquellos que tengan acceso a tu calendario

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Para f inalizar la creación del evento, se pulsa en el botón " Guardar (S)"

Se puede comprobar que el evento ha sido creado con éxito

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En el caso de no encontrar un evento en el calendario, Google Calendar proporciona un buscador de eventos Se escribe el nombre del evento en el cuadro de texto y se pulsa en el botón " Buscar en Mis calendarios"

Se puede comprobar que Google Calendar ha encontrado el evento y muestra su fecha y lugar correspondiente Para regresar al calendario se pulsa en " Volver a Calendario"

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Google Calendar también ofrece la posibilidad de imprimir o guardar el calendario o la agenda Para ello se selecciona la vista que se desea imprimir o guardar y se pulsa en " Imprimir"

En el caso de querer imprimir el calendario, se pulsa en el botón " Imprimir" Y si se desea guardar el calendario en formato .pdf se pulsa en el botón " Guardar como..."

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¡Enhorabuena! ya sabes crear eventos nuevos en el calendario

Envío de invitaciones

Google Calendar ofrece la posibilidad de enviar invitaciones a otra gente añadiendo sus direcciones de correo electrónico en la sección " Invitados del evento" . Los invitados podrán responder a tus invitaciones por correo electrónico tanto si ut ilizan o no Google Calendar. Además puedes realizar un seguimiento de las respuestas o comentarios que añaden las personas invitadas.

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Para invitar a cualquier persona a un evento de tu calendario se debe estar identif icado en Google Calendar Posteriormente se identif ica el evento al que se desea invitar y se pulsa en su nombre

Antes de crear la invitación, se pueden configurar las acciones que pueden realizar los invitados sobre el evento Y a continuación se pulsa en el vínculo " Añadir invitados"

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Se añaden las direcciones de correo electrónico de las personas a las que se desea invitar Se pulsa en el botón " Guardar (S)"

Y se pulsa en el botón " Enviar" para remit ir la invitación a la dirección de correo electrónico del invitado

Automáticamente el invitado recibe este correo electrónico donde puede confirmar si asist irá al evento

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Además el mensaje contiene: el t ítulo, la descripción, la fecha y el lugar donde será el evento El nombre del calendario y quienes están invitados al evento dist inguiendo al organizador

Al pulsar en " Sí" se abre esta página en una ventana emergente

El invitado al evento, puede añadir un comentario desde el cuadro de texto " Añadir una nota" Y se pulsa en el botón " Enviar respuesta" para, en este caso, confirmar la invitación

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Como se puede comprobar los invitados pueden visualizar a todos los part icipantes invitados, sus nombres o direcciones de correo electrónico y los comentarios Una vez enviada la respuesta del invitado, recibirás en tu correo electrónico la confirmación de asistencia. Se comprueba entrando en w w w .kzgunea.net

Se abre el mensaje nuevo del invitado

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Y se puede comprobar que el invitado ha aceptado la invitación al evento y que ha dejado una nota

Para ver la aceptación y la nota del invitado al evento desde Google Calendar, se pulsa en el nombre del evento

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Efect ivamente el invitado f igura como que asist irá al evento, al recibir su aceptación y su nota de confirmación Para regresar al calendario se pulsa en el vínculo " Volver a Calendario"

¡Felicidades! ya sabes cómo enviar invitaciones de tus eventos desde Google Calendar

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Administración de varios calendarios

Con Google Calendar puedes configurar varios calendarios para tus diferentes act ividades. Por ejemplo, podrías crear uno específ ico para los part idos y entrenamientos de tu equipo de fútbol, otro para los cumpleaños de todos tus amigos y familiares y otro para apuntar todas las reuniones y tareas de trabajo. Puedes mostrar u ocultar eventos de dist intos calendarios. También podrás personalizar la vista y cambiar el color de los eventos de dist intos calendarios para obtener el aspecto deseado. Y además, podrás acceder a cualquiera de los calendarios sin estar conectado a Google Calendar de forma pública y privada.

Para crear nuevos calendarios es necesario estar identif icado en Google Calendar Se pulsa en el vínculo " Crear" del bloque " Mis calendarios"

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Y a continuación se completan los datos solicitados

En el apartado " Ubicación" es recomendable especif icar una ubicación general donde se van a producir los eventos de este calendario

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Para la zona horaria del calendario se elige la del país

Y en concreto " (GMT+ 01:00) Madrid"

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Finalmente se pulsa en el botón " Crear calendario"

Una vez creados varios calendarios con sus correspondientes eventos, se pueden mostrar u ocultar los eventos de los calendarios que se deseen Para ello, dentro del bloque " Mis calendarios" , se pulsa en el nombre del calendario que se desee ocultar

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Se puede comprobar que han desaparecido los eventos correspondientes al calendario " Cumpleaños"

Para volver a mostrar los eventos del calendario “ Cumpleaños” se pulsa de nuevo en el calendario " Cumpleaños" del bloque " Mis calendarios" Otra de las opciones que se puede realizar en los calendarios es la de cambiar su color para dist inguir los eventos de cada uno de ellos Para ello, se pulsa en el icono de la lista desplegable del calendario cuyo color se desea cambiar

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Y se pulsa en el color deseado para cambiarlo

Se puede comprobar que el calendario " Futbol" y su evento correspondiente han cambiado de color Además de cambiar los colores, se pueden mostrar o ocultar los propios calendarios de la lista del bloque " Mis calendarios" Para ello, se pulsa en " Configuración" del bloque " Mis calendarios"

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Y se pulsa en la casilla de verif icación del calendario que se desea ocultar totalmente

Al desactivar la casilla de verif icación del calendario “ Cumpleaños” , se puede detectar en el bloque " Mis calendarios" que ha desaparecido Para que vuelva a aparecer se act iva de nuevo la casilla de verif icación correspondiente

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También se pueden borrar los calendarios de forma definit iva junto con todos los eventos de los mismos, pulsando en la " S" de suprimir correspondiente al calendario que se desee borrar

Aparece un cuadro de diálogo informativo preguntando si se está seguro de borrar el calendario seleccionado Para borrarlo se pulsa en el botón " Suprimir"

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Se puede comprobar que el calendario " Trabajo" ha desaparecido por completo de Google Calendar Y para regresar al calendario, se pulsa en el vínculo " Volver a Calendario"

¡Enhorabuena! ya sabes cómo configurar varios calendarios en Google Calendar

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Compartir calendarios

Además de administrar varios calendarios, Google Calendar te da la posibilidad de compart ir un calendario completo que te resultará út il si formas parte de un grupo que comparte eventos, como un equipo de fútbol. También puedes publicar tus calendarios para que otros usuarios puedan buscarlos o decidir con quién compart irlos y qué información deseas que vean. Los calendarios pueden compart irse con las personas que tú determines. Por otro lado, puedes acceder a cualquiera de tus calendarios sin tener que acceder a Google Calendar e identif icarte, con una simple dirección Web que se te asigna de forma pública o privada.

Para compart ir un calendario de Google Calendar, se puede realizar desde dos lugares diferentes Desde el vínculo " Configuración" del bloque " Mis calendarios"

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Se pulsa en " Compart ir este calendario" del calendario que se desea compart ir

O desde el icono de la lista desplegable del propio calendario Se pulsa en la opción " Compart ir este calendario"

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Si se desea que cualquier persona tenga acceso a la información del calendario incluido los detalles de los eventos, se debe activar la casilla de verif icación " Hacer público este calendario" Y si además se selecciona " Compart ir únicamente mi información de libre/ocupado (ocultar detalles)" , los detalles de los eventos no aparecerán en los resultados de la búsqueda en la Web de Google, ni de la búsqueda de Google Calendar. Los demás sólo podrán ver la información de libre/ocupado

También se puede compart ir el calendario únicamente con determinadas personas configurando sus respectivos permisos

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Para ello, se escribe la dirección de correo electrónico de la persona con la que se quiere compart ir el calendario

Se abre la lista desplegable con todos los permisos que se le puede dar a la persona sobre el calendario Y se selecciona el que más interese, en este caso " Realizar cambios en eventos"

A continuación se pulsa en el botón " Añadir persona" y se pulsa en el botón " Guardar"

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Como se ha act ivado la casilla de verif icación " Hacer público este calendario" aparece un mensaje de advertencia indicando si se desea continuar Se pulsa en " Sí" para continuar

Para acceder al calendario a modo de consulta sin estar conectado a Google Calendar de una manera pública o privada, es necesaria una dirección Web que se te proporciona para poder entrar Con la dirección pública los demás pueden suscribirse a tu calendario, ver tus eventos y visualizar el calendario desde el navegador

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Y la dirección privada está diseñada para tu uso exclusivo. Toda la información del calendario está disponible a través de tus enlaces privados, así que no podrás compart ir esta dirección con nadie Para obtener la dirección Web, se pulsa en el icono de la lista desplegable del calendario correspondiente

Y se hace clic en " Configuración del calendario"

Se debe acceder a la parte f inal de los detalles del calendario

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Y se pulsa en el botón " HTML" del apartado " Dirección del calendario" para obtener la dirección Web pública del calendario

A continuación aparece la dirección Web pública que se puede ut ilizar para ver el calendario sin estar conectado a Google Calendar Se pulsa en la dirección para ver el calendario

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Este es el calendario que se ha elegido para visualizarlo desde una dirección Web pública

Para salir de él, se pulsa en el menú " Archivo" y se elige la opción " Cerrar"

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Para salir de la dirección pública del calendario se pulsa en el botón " Aceptar"

Y en el caso de querer obtener una dirección privada, se pulsa en " HTML" del apartado " Dirección privada"

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Para regresar al calendario se pulsa en el vínculo " Volver a Calendario"

De la misma forma que se pueden compart ir tus calendarios con otras personas, también se pueden agregar al bloque " Otros calendarios" calendarios de amigos o predefinidos por Google Calendar Para ello, se pulsa en el vínculo " Añadir"

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Y se hace clic en la primera opción de la lista

Desde el apartado " Explorar calendarios" se pueden añadir calendarios predefinidos por Google Calendar

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Desde el apartado " Calendarios de amigos" se pueden obtener los calendarios que hayan compart ido tus amigos contigo

Para ello, se añade la dirección de correo electrónico del amigo y se pulsa en el botón " Añadir"

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Automáticamente aparece el calendario del amigo en el bloque " Otros calendarios"

Desde el apartado "Añadir por URL" se pueden añadir direcciones públicas de calendarios de otros usuarios

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Y desde el apartado " Importar calendario" se puede importar información de eventos de MS Outlook Para regresar al calendario, se pulsa en el vínculo " Volver a Calendario"

Como se puede comprobar se ha obtenido el calendario que ha compart ido un amigo junto con sus eventos ¡Felicidades! ya sabes cómo compart ir calendarios con otras personas y con el resto del mundo configurando los permisos de las mismas

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Otros tipos de calendarios online

Otros t ipos de calendarios online son:

http://w w w .tungle.com/Home/

http://w w w .hipcal.com/

http://w w w .jif f lenow .com/

http://w w w .scheduly.com/