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CALENDARIO DE DOCUMENTACIÓN DEL SIE PRIMER SEMESTRE- AÑO ACADÉMICO 2011-2012

INFORMACIÓN DE CONTACTO

Service Desk:

Tel. (787) 773-3076, para levantar una boleta de servicio

correos electrónicos: [email protected] / [email protected]

Secretaría Auxiliar de Planificación:

Tel. (787) 773- 3649, 4068

correo electrónico: [email protected]

Fecha de Actualización: 14.07.11

GOBIERNO DE PUERTO RICO

DEPARTAMENTO DE EDUCACIÓN

mailto:[email protected]



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ESPECIFICACIONES Y CAMBIOS EN EL NUEVO CALENDARIO DE DOCUMENTACIÓN DEL SIE PRIMER SEMESTRE AÑO ACADÉMICO 2011-2012

El Calendario de Documentación del SIE es una herramienta de trabajo desarrollada con el objetivo de ayudar al personal del Departamento de Educación en el proceso de recopilación de datos del estudiante a través del Sistema de Información Estudiantil (SIE). En esencia, el calendario propone las actividades de recopilación de datos requeridas para el semestre académico y sus periodos/fechas límites. En adición, el calendario incluye algunas sugerencias a considerar al momento de entrar la información en el SIE.

Con el propósito de hacer más práctico su uso, el Calendario de Documentación del SIE para el Año Académico 2011-2012 contempla varios cambios en su estructura. Estos cambios proponen la distribución del documento en cuatro partes a saber:

1. Tabla de Tiempo [pág. 3]: diagrama en el cual se presenta de manera resumida los periodos/fechas límites más importantes para la entrada de datos,

2. Calendario Anotado [págs. 4-11]: esta parte del calendario contiene los meses naturales, las fechas específicas, las actividades requeridas y algunas de la sugerencias a considerar al momento de entrar la información en el SIE,

3. Tabla de Datos de Recopilación Continua [págs. 12-14]: esta tabla contiene los datos que se recopilarán continuamente durante todo el semestre,

4. Guías del Usuario del SIE [pág. 15 en adelante]: estas son las Guías Rápidas a las que hace alusión el calendario para el proceso de entrada de datos al SIE. Las mismas están adjuntas al documento.

Durante diferentes instancias del transcurso del semestre, la División de Estadísticas producirá informes de progreso para que los Estadísticos informen a las escuelas el estatus en la entrada de datos y ofrezcan asistencia en la entrada de los mismos. Esto servirá como punto de cotejo para las escuelas, de forma que el proceso de datos se lleve a cabo de manera más efectiva, completa y a tiempo.

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D L K M J V S D L K M J V S D L K M J V S D L K M J V S D L K M J V S D L K M J V S D L K M J V S D L K M J V S D L K M J V S D L K M J V S D L K M J V S D L K M J V S D L K M J V S D L K M J V S D L K M J V S D L K M J V S D L K M J V S D L K M J V S D L K M J V S D L K M J V S D L K M J V S D L K M J V S

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Informe de Progreso Académico (10 semanas)

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Informe de Progreso Académico (20 semanas)

Nota: Este diagrama muestra, de manera resumida, los periodos comprendidos para la entrada de los datos y sus fechas límites. i Fecha de Inicio

Para los detalles de cada actividad, haga referencia al Calendario Anotado del SIE. # Fecha Límite

Entrar los datos de los Estudiantes en Programas Ocupacionales

Entrar los Datos del Programa School Choice

Identificar los Estudiantes Inmigrantes y LSP (Limitaciones Lingüísticas en Español)

Entrar datos de movimiento de matrícula, relacionados con transferencia (T), rematriculados (R) y bajas (B)

Entrar y/o actualizar, el ingreso anual familiar del estudiante y la cantidad miembros de la familia; Fecha de corte Estudio Socioeconómico

Entrar datos de Autorización Divulgación Información de Estudiantes a Reclutadores Militares

Identificar Incidentes de Disciplina

Matrícula M1T o M2 para estudiantes que llegan a la escuela del 29 de agosto en adelante

Entrar Asistencia Diaria y Ausencias con código de ausencia, según aplique

Actualizar el Calendario de la Escuela en el SIE

Identificar Incidentes con Armas de Fuego

Identificar Impedimento Primario del Estudiante

DICIEMBRE

TABLA DE TIEMPO Y FECHAS LÍMITES (RESUMEN DEL CALENDARIO DEL SIE- PRIMER SEMESTRE 2011-2012)

Matricular estudiantes nuevos, e Identificar al estudiante de 10mo, 11mo y 12mo grado que está repitiendo o haya repetido el grado

Entrega de Parámetro en formato oficial al estadístico

Identificar estudiantes con matrícula M1 en SIE

AGOSTO SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE

Matricular estudiantes que estuvieron en la escuela el año anterior

Entrar datos de raza y etnia del estudiante

Liberar estudiantes que no se presentaron a la escuela

Entrar datos para la organización escolar

Entrar datos estudiantes que viven en residenciales públicos; encargados en fuerzas armadas; encargados trabajando en propiedades federales

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CALENDARIO ANOTADO PRIMER SEMESTRE AÑO ACADÉMICO 2011-2012

Mes Escolar

Fecha Actividad Requerida Observaciones

1 de agosto en adelante 1 al 26 de agosto 1 al 26 de agosto

Matricular estudiantes NUEVOS, e Identificar al estudiante de 10mo, 11mo y 12mo grado que está repitiendo o haya repetido el grado

Entrega de Parámetro de matrícula M1 Periodo válido para que un estudiante se considere matrícula M1

Utilice las guías:

Buscar un Estudiante Actualizar Direcciones Física y Postal de Estudiantes Añadir encargado Añadir Información de Miembro Familiar Matrícula de Estudiante (Calidad de Datos) Guía para la recopilación de datos de etnia y raza del estudiante Año Académico 2011-2012 Identificación de Estudiante que Están Repitiendo el Décimo Grado, Undécimo Grado y

Duodécimo Grado Identificar si el estudiante está matriculado en la escuela primaria con un SÍ (ADA). Las escuelas vocacionales de área identificarán a sus estudiantes con NO en este campo.

Escuelas que tengan proyectos especiales con estudiantes matriculados de otras escuelas primarias, identificarán a estos estudiantes con un NO.

La escuela utilizará el grado PK solamente si el ofrecimiento de este grado es académico y no deberá utilizarse para matricular a los estudiantes de educación especial salón contenido.

Las escuelas con Proyectos Especiales, deberán solicitar la activación del grado PE mediante una

comunicación del director regional a la Secretaría Auxiliar de Planificación en la que certifique que la escuela llevará a cabo ese ofrecimiento.

El dato de los estudiantes repitiendo el grado es utilizado como parte del requerimiento del Programa Federal Título 1 del indicador adicional para la determinación del AYP de las escuelas superiores.

Todas las escuelas, incluyendo aquellas que comparten estudiantes (escuelas de conteo

repetido), matricularán a los estudiantes en el SIE y completarán el parámetro oficial. La fecha límite para la entrega del parámetro en el formato oficial al estadístico del distrito

es el viernes, 16 de septiembre de 2011. No se aceptarán enmiendas posteriores a esta fecha.

Coteje y valide que todo estudiante que estuvo matriculado a la fecha de corte del 26 de agosto

de 2011 inclusive, tiene entrado el código de matrícula de M1. La fecha límite para identificar estos estudiantes como M1 en el SIE es el viernes, 16 de

septiembre de 2011. No se aceptarán Parámetros ni enmiendas posteriores a esta fecha.

Los códigos de traslado (T) y de bajas (B) estarán disponibles a partir del 19 de septiembre de 2011.

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Mes Escolar


1 al 29 de agosto 1 al 26 de agosto 1 de agosto al 28 de octubre 1 de agosto al 14 de octubre 1 de agosto en adelante

Liberar estudiantes que el 26 de agosto de 2011, NUNCA se presentaron a la escuela Matricular y actualizar la información de estudiantes que estuvieron matriculados el año anterior Entrar datos de raza y etnia del estudiante Entrar datos para la organización escolar

Actualizar Calendario de la escuela en SIE

Para cada uno de los estudiantes entrará lo siguiente en el SIE: Un NO en el campo de ADA La fecha del 7 de agosto de 2011 en Fecha de Matrícula La fecha del 7 de agosto de 2011 en Fecha de Fin de Matrícula

El códigos de movimiento de matrícula que corresponda Utilice como referencia las guías: Buscar un Estudiante y Matrícula de Estudiante (Calidad de

Datos) La mayoría de los estudiantes que estuvieron matriculados el año anterior, estarán pre-

matriculados en el SIE del 2011-2012; si estos estudiantes estuvieron presentes y matriculados el 26 de agosto de 2011, la escuela le asignará el código de M1 y un SÍ en el ADA. Las escuelas vocacionales de área identificarán a sus estudiantes con un NO en este campo.

Asegúrese que todo estudiante duplicado tenga el código de Matrícula Duplicada. La fecha límite para finalizar la matrícula y actualización de la información de estudiantes

que estuvieron matriculados el año anterior es el viernes, 16 de septiembre de 2011.

Utilice la guía rápida para la Recopilación de datos de Etnia y Raza del Estudiante, Año Académico

2011-2012. Utilice las siguientes guías:

Asignar estudiantes a un Salón Hogar Añadir Cursos a la Escuela Crear secciones Asignar secciones a Estudiantes Crear Programas de Clases para un Estudiante Crear Grupos

La entrada de estos datos es requerida para la entrada de notas de los estudiantes, el portal de

padres y los programas de clases de los maestros y los estudiantes.

Todo estudiante que esté matriculado debe tener su programa de clases creado en el SIE no más tarde del 14 de Octubre de 2011

Utilice las siguientes guías: Guía Reinicializar Días de Ciclo en Calendario Guía Calcular días lectivos Calendario Escolar Guía editar días lectivos en Calendario Escolar

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Mes Escolar


1 de agosto al 30 de septiembre 8 de agosto en adelante (continuo durante TODO el semestre) 8 de agosto en adelante 8 de agosto al 14 de octubre 8 de agosto en adelante (continuo durante TODO el semestre)

Identificar a los estudiantes que participen del Programa School Choice Entrar asistencia diaria y ausencia con código de ausencia, según aplique Entrar y/o actualizar, el ingreso anual familiar del estudiante y cantidad miembros de la familia Entrar en el campo de Autorización divulgación información de estudiantes a reclutadores militares, la respuesta de los estudiantes o de los encargados

Entrar datos de los posibles estudiantes LSP (Limitaciones Lingüísticas en Español)

Utilice la guía Estudiante participante del Progama School Choice Utilice la guía Registro de Asistencia

La asistencia se entrará diariamente La ausencia y el código de razón de ausencia se entrarán inmediatamente que ocurran las mismas. Esto aplica a los maestros que atienden grupos de Salón Hogar. Utilizar el Anejo 3 del memorando del Estudio Socioeconómico de las Escuelas y la Guía de

Consulta Rápida - Estudio Socioeconómico del Estudiante- Año Académico 2011 – 2012 Asegúrese que todo estudiante que se matricule en la escuela, tenga entrado los datos

socioeconómicos, independientemente de que el estudiante sea M1 o no. El nivel de pobreza de los estudiantes se utiliza en la determinación del AYP, por lo cual es

importante que todos los estudiantes tengan entrados estos datos. La fecha límite para finalizar la entrada y/o la actualización de los datos socioeconómicos de

los estudiantes con matrícula M1 es el jueves, 10 de noviembre de 2011.

Estos datos son requeridos solamente para escuelas con grados 10, 11 y 12. Utilice la guía Autorización para Divulgar Información Personal de los Estudiantes a los

Reclutadores a los Militares. Asegúrese que entró la opción que fue seleccionada por el estudiante o sus encargados. Utilice el Cuestionario sobre el idioma usado en el hogar. Asegúrese de que el lenguaje del estudiante está correctamente identificado y entrar toda la

información relacionada a las tres preguntas del “Home Language Survey”, 1. Idioma hablado por el estudiante en la escuela, 2. Idioma hablado por el estudiante en el hogar y 3. Idioma hablado por los padres.

Incluya el país de procedencia. Utilice la guía Cuestionario Sobre el Idioma Usado en el Hogar (Home Language Survey)

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Mes Escolar


8 de agosto en adelante (continuo durante TODO el semestre) 8 de agosto en adelante (continuo durante TODO el semestre) 29 de agosto en adelante (continuo durante TODO el semestre)

Identificar los estudiantes inmigrantes

Identificar el Impedimento Primario de los estudiantes

Matrícula M1T o M2 para estudiantes que llegan a la escuela del 29 de agosto en adelante

Este dato se recopila cada vez que se matricule un estudiante extranjero si cumple con la

definición de inmigrante, según Título III, la cual requiere del estudiante: 1. tener de tres (3) a veintiún años (21), 2. no haber nacido en EU, incluyendo Alaska, Hawaii, Puerto Rico y Washington, DC., 3. no haber estado matriculado por tres años en PR o EU ininterrumpidamente.

Utilice la guía Cuestionario Sobre el Idioma Usado en el Hogar (Home Language Survey)

Utilice la guía Identificar Estudiante de Educación Especial Previo a matricular al estudiante como M1T o M2, asegúrese que el estudiante no está matriculado

como M1 en otra escuela. Utilice la guía Buscar un Estudiante. No deberá matricularlo como estudiante nuevo. Si la escuela que matrícula al estudiante es la escuela primaria del estudiante, seleccionará el SI

en el ADA.

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Mes Escolar


1 de septiembre al 7 de octubre

16 de septiembre

19 de septiembre en adelante (continuo durante TODO el semestre) 19 de septiembre al 15 de noviembre 30 de septiembre CONTINUOS

Entrar datos estudiantes que viven en residenciales públicos, con encargados en fuerzas armadas o encargados trabajando en propiedades federales Identificar estudiantes matrícula M1 en SIE y entrega de Parámetro Entrar datos de movimiento de matrícula, relacionados con transferencia (T), rematriculados (R) y bajas (B)

Identificar los datos de los estudiantes en programas ocupacionales Identificar a los estudiantes que participen del Programa School Choice DATOS DE RECOPILACIÓN CONTINUA

Utilice las siguientes guías:

Identificación de familia Viviendo en Residenciales Público Identificación de Encargados en las Fuerzas Armadas Identificación de Encargados Trabajando en Propiedades Federales

Esta es la fecha límite para identificar los estudiantes con matrícula M1 en el SIE y entregar el Parámetro en su formato oficial al estadístico del distrito. No se aceptarán Parámetros ni enmiendas posteriores a esta fecha.

Utilice la guía de Dar de Baja un Estudiante. Asegúrese que la fecha de Código de T (traslado), de R (rematriculado) o de B (bajas),

corresponde al 29 de agosto de 2011 o posterior a esta fecha. Ningún código R, T o B podrá tener como fecha seleccionada del 8 al 26 de agosto de 2011,

inclusive. Todo estudiante que se identifique con un T, el R o la B, deberá mantener el ADA con un SI. Bajo

ningún concepto deberá cambiarse el ADA a un estudiante que sea T, el R o la B.

Utilice la guía Identificación de Estudiante Ocupacionales Aplica sólo para escuelas que tienen ofrecimientos ocupacionales. Esta es la fecha límite para identificar los estudiantes que participen del Programa School Choice

Los datos que se recopilarán durante todo el semestre se encuentran en la TABLA DE DATOS CUYA RECOPILACIÓN Y/O ACTUALIZACIÓN ES CONTINUA DURANTE TODO EL SEMESTRE

SE

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Mes Escolar


14 de octubre

14 al 19 de octubre

28 de octubre

CONTINUOS

Militares y Organización Escolar Publicar Informe de Progreso Académico de los Estudiantes, según la evaluación entrada en el SIE Entrar datos de raza y etnia del estudiante DATOS DE RECOPILACIÓN CONTINUA

Esta es la fecha límite para indicar la respuesta del estudiante o el encargado para divulgar o no la información del estudiante a los reclutadores militares, y entrar los datos de la Organización Escolar. Esta es la fecha límite para publicar el Informe de Progreso Académico de las primeras 10 semanas de los Estudiantes. La fecha de comienzo de publicación será el 14 de octubre. Utilizar la guía Proceso para Someter o Publicar Evaluaciones. Esta es la fecha límite para indicar la raza y etnia del estudiante. Sin este dato NO es posible producir informes de notas generales para las escuelas. Los datos que se recopilarán durante todo el semestre se encuentran en la TABLA DE DATOS CUYA RECOPILACIÓN Y/O ACTUALIZACIÓN ES CONTINUA DURANTE TODO EL SEMESTRE

OC

TU

BR

E

de 14

Mes Escolar


10 de noviembre

15 de noviembre

CONTINUOS

Entrada y/o la actualización datos socioeconómicos de los estudiantes

Entrar los datos de los estudiantes en programas ocupacionales

DATOS DE RECOPILACIÓN CONTINUA

Esta es la fecha de corte para entrar los datos de los estudiantes que se utilizarán para realizar el Estudio Socioeconómicos de los estudiantes.

Esta es la fecha de corte para entrar los datos de los estudiantes en programas ocupacionales.

Los datos que se recopilarán durante todo el semestre se encuentran en la TABLA DE DATOS CUYA RECOPILACIÓN Y/O ACTUALIZACIÓN ES CONTINUA DURANTE TODO EL SEMESTRE

NO

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Mes Escolar


18 al 22 de diciembre

CONTINUOS

Publicar Informe de Progreso Académico de los Estudiantes, según la evaluación entrada en el SIE DATOS DE RECOPILACIÓN CONTINUA

Esta es la fecha límite para publicar el Informe de Progreso Académico de las primeras 20 semanas de los Estudiantes. La fecha de comienzo de publicación será el 18 de diciembre. Utilizar la guía Proceso para Someter o Publicar Evaluaciones. Los datos que se recopilarán durante todo el semestre se encuentran en la TABLA DE DATOS CUYA RECOPILACIÓN Y/O ACTUALIZACIÓN ES CONTINUA DURANTE TODO EL SEMESTRE

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TABLA DE DATOS CUYA RECOPILACIÓN Y/O ACTUALIZACIÓN ES CONTINUA DURANTE TODO EL SEMESTRE

Actividad Requerida Observaciones

Matricular estudiantes NUEVOS, e Identificar al estudiante de 10mo, 11mo y 12mo grado que está repitiendo o haya repetido el grado

Entrar datos de raza y etnia del estudiante Matricular y actualizar la información de estudiantes que estuvieron matriculados el año anterior Actualizar Calendario de la escuela en SIE Entrar asistencia diaria y ausencia con código de ausencia, según aplique

Utilice las guías:

Buscar un Estudiante Actualizar Direcciones Física y Postal de Estudiantes Añadir encargado Añadir Información de Miembro Familiar Matrícula de Estudiante (Calidad de Datos) Guía para la recopilación de datos de etnia y raza del estudiante Año Académico 2011-2012 Identificación de Estudiante que Están Repitiendo el Décimo Grado, Undécimo Grado y Duodécimo Grado

Utilice la guía rápida para la Recopilación de datos de Etnia y Raza del Estudiante, Año Académico 2011-2012. Utilice como referencia las guías: Buscar un Estudiante y Matrícula de Estudiante (Calidad de Datos) La mayoría de los estudiantes que estuvieron matriculados el año anterior, estarán pre-matriculados en el SIE del 2011-

2012; si estos estudiantes estuvieron presentes y matriculados el 26 de agosto de 2011, la escuela le asignará el código de M1 y un SÍ en el ADA. Las escuelas vocacionales de área identificarán a sus estudiantes con un NO en este campo.

Asegúrese que todo estudiante duplicado tenga el código de Matrícula Duplicada. La fecha límite para finalizar la matrícula y actualización de la información de estudiantes que estuvieron

matriculados el año anterior es el viernes, 16 de septiembre de 2011. Utilice las siguientes guías:

Guía Reinicializar Días de Ciclo en Calendario Guía Calcular días lectivos Calendario Escolar Guía editar días lectivos en Calendario Escolar

Utilice la guía Registro de Asistencia La asistencia se entrará diariamente La ausencia y el código de razón de ausencia se entrarán inmediatamente que ocurran las mismas.

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Identificar los datos de los estudiantes en programas ocupacionales Matrícula M1T o M2 para estudiantes que llegan a la escuela del 29 de agosto en adelante Entrar y/o actualizar, el ingreso anual familiar del estudiante y cantidad miembros de la familia Entrar datos de movimiento de matrícula, relacionados con transferencia (T), rematriculados (R) y bajas (B) Identificar a los estudiantes que participen del Programa School Choice Identificar impedimento primario de los estudiantes

Utilice la guía Identificación de Estudiante Ocupacional Aplica sólo para escuelas de educación tecnológica o con ofrecimientos de educación tecnológica. Previo a matricular al estudiante como M1T o M2, asegúrese que el estudiante no está matriculado como M1 en

otra escuela. Utilice la guía Buscar un Estudiante. No deberá matricularlo como estudiante nuevo. Si la escuela que matrícula al estudiante es la escuela primaria del estudiante, seleccionará el SI en el ADA. Utilizar el Anejo 3 del memorando del Estudio Socioeconómico de las Escuelas y la Guía de Consulta Rápida - Estudio

Socioeconómico del Estudiante- Año Académico 2011 – 2012 Asegúrese que todo estudiante que se matricule en la escuela, tenga entrado los datos socioeconómicos,

independientemente de que el estudiante sea M1 o no. El nivel de pobreza de los estudiantes se utiliza en la determinación del AYP, por lo cual es importante que todos los

estudiantes tengan entrados estos datos. La fecha de corte para realizar el Estudio Socioeconómico de los estudiantes con matrícula M1 es el jueves, 10 de

noviembre de 2011. Utilice la guía de Dar de Baja un Estudiante. Asegúrese que la fecha de Código de T (traslado), de R (rematriculado) o de B (bajas), corresponde al 29 de

agosto de 2011 o posterior a esta fecha. Ningún código R, T o B podrá tener como fecha seleccionada del 8 al 26 de agosto de 2011, inclusive. Todo estudiante que se identifique con un T, el R o la B, deberá mantener el ADA con un SI. Bajo ningún concepto

deberá cambiarse el ADA a un estudiante que sea T, el R o la B. Utilice la guía Estudiante participante del Progama School Choice Utilice la guía Identificar Estudiante de Educación Especial

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Identificar Incidentes de Disciplina e Incidentes con armas de fuego Entrar datos de los posibles estudiantes LSP (Limitaciones Lingüísticas en Español) Identificar los estudiantes inmigrantes

Utilice las guías: Disciplina: Crear Nuevo Incidente con Participante Disciplina: Buscar/Ver un Incidente y las Acciones Tomadas Disciplina: Acciones Tomadas

Utilice el Cuestionario sobre el idioma usado en el hogar. Asegúrese de que el lenguaje del estudiante está correctamente identificado y entrar toda la información relacionada a las

tres preguntas del “Home Language Survey”, 1. Idioma hablado por el estudiante en la escuela, 2. Idioma hablado por el estudiante en el hogar y 3. Idioma hablado por los padres.

Incluya el país de procedencia. Utilice la guía Cuestionario Sobre el Idioma Usado en el Hogar (Home Language Survey) Este dato se recopila cada vez que se matricule un estudiante extranjero si cumple con la definición de inmigrante, según

Título III, la cual requiere del estudiante: 1. tener de tres (3) a veintiún años (21), 2. no haber nacido en EU, incluyendo Alaska, Hawaii, Puerto Rico y Washington, DC., 3. no haber estado matriculado por tres años en PR o EU ininterrumpidamente.

Utilice la guía Cuestionario Sobre el Idioma Usado en el Hogar (Home Language Survey)

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