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GOBIERNO DE DATOS Proyecto Nuevo Modelo de Compras
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GOBIERNO DE DATOS
Proyecto Nuevo Modelo de Compras
Versión 2.0 Fecha 20-03-2012
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Tabla de contenido PROYECTO NUEVO MODELO DE COMPRAS ..................................................................................................... 1
1. Introducción .............................................................................................................................................. 4
2. Responsables ............................................................................................................................................. 5
3. Creación de usuarios ................................................................................................................................. 6
3.1. DEFINE NECESIDAD DE NUEVO USUARIO ................................................................................................ 7
3.2. COMPLETA FORMULARIO DE CREACIÓN DE USUARIO ............................................................................. 7
3.3. EVALÚA Y DEFINE ................................................................................................................................. 8
3.4. CREACIÓN DE USUARIO .......................................................................................................................... 8
3.5. ASIGNA PERFILES ADQ - UE - SCD ...................................................................................................... 8
4. Creación Ítems .......................................................................................................................................... 9
4.1. DETECTA ÍTEM INEXISTENTE .................................................................................................................. 9
4.2. COMPLETA FORMULARIO CREACIÓN ÍTEM ............................................................................................. 9
4.3. VERIFICA SI EXISTE ............................................................................................................................... 9
4.4. EVALÚA LÓGICA DE CREACIÓN ............................................................................................................ 10
4.5. CREA ÍTEM ........................................................................................................................................... 10
5. Ingreso de Proveedores ........................................................................................................................... 11
5.1. DETECTA PROVEEDOR NO REGISTRADO ............................................................................................. 11
5.2. SOLICITA A PROVEEDOR ANTECEDENTES SEGÚN POLÍTICAS................................................................. 11
5.3. GENERA NUEVO PROVEEDOR ............................................................................................................... 11
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Tabla de Figuras
Figura 3.1. Proceso para la creación de usuarios ................................................................................................ 6
Figura 3.2. Formulario creación de usuarios ...................................................................................................... 7
Figura 4.1. Proceso para la creación de ítems .................................................................................................... 9
Figura 4.2. Formulario Solicitud Creación de ítem. ........................................................................................... 9
Figura 5.1. Proceso para la creación de Proveedores ....................................................................................... 11
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1. Introducción
Este documento tiene por objeto definir las instancias de administración en la creación de
usuarios, ítems y personas (naturales y jurídicas).
Para la configuración de un usuario es necesario intervenir dos módulos de seguridad, uno
de ellos se encuentra incorporado en Seguridad de Ultragestión y el otro en Seguridad
ADQ-SCD-UE.
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2. Responsables
El encargado de la Seguridad Ultragestión es el Contador General y en su reemplazo será
el Sub-Contador.
El encargado de la creación de personas (naturales y jurídicas) es el Contador General y/o
el Sub-Contador.
El encargado de Seguridad ADQ-UE-SCD es el Jefe de Abastecimiento y en su reemplazo
será el Comprador Sénior que se defina.
El responsable de la creación y configuración de un ítem es el Jefe de Compras y este
puede delegar a quien estime conveniente, del equipo de compras de Santiago.
El encargado de la creación y configuración de un pañol es el encargado de Seguridad
ADQ-UE-SCD
El responsable de la administración de proveedores es el Jefe de Abastecimiento, quién
puede delegar la realización de esta tarea en el comprador Senior que designe.
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3. Creación de usuarios
Figura 3.1. Proceso para la creación de usuarios
Para crear un nuevo usuario tanto para Modulo Seguridad Ultragestión y Seguridad ADQ-
UE-SCD, se debe considerar la función que realizará el usuario dentro del sistema. De
acuerdo a esta información se le asignará uno de los siguientes perfiles:
1. Autorizador Financiero
2. Autorizador Operativo
3. Comprador
4. Pareo documentos SCD
5. Evaluador Proceso de Negociación
6. Generador de Pedidos
7. Generador de Solicitudes de Consumo
8. Recepción de Documentos
9. Recepción de Bienes y Servicios
10. Generador OC directa
11. Consumos con Solicitud
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Existe la posibilidad de que un usuario pueda tener más de un perfil, esto debe ser
debidamente autorizado por el gerente de Administración en conjunto con el subgerente del
área, esta autorización debe ser por escrito ya sea en un documento formal o por mail.
En el caso de los Gerentes y Sub-Gerentes, estos serán creados por su sola nominación con
acceso a los Grupos de sus áreas de gestión y con montos de aprobación de acuerdo a los
señalados en manual autorización vigente. El administrador Seguridad Ultragestión debe
confirmar la nueva nominación y la asignación de los perfiles correspondientes.
Así también aquellos usuarios que sean cambiados de funciones se deberán quitar todos sus
perfiles y privilegios de ADQ-SCD-UE y Ultragestión para asignar nuevamente de acuerdo
al presente procedimiento. Dicha comunicación debe ser efectuada por la jefatura directa
del usuario involucrado al administrador Seguridad Ultragestión y al administrador
Seguridad ADQ-SCD-UE al momento de ser perfeccionado el cambio.
3.1. Define necesidad de nuevo usuario El jefe inmediato verifica la necesidad de creación de un nuevo usuario.
3.2. Completa formulario de creación y modificación de usuario
El jefe inmediato debe completar el formulario de creación de usuarios en el cual se
especifican los datos necesarios para su creación, habiendo previamente definido
claramente el cargo a asignar.
Figura 3.2. Formulario creación o modificación de usuarios
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3.3. Evalúa y define La Gerencia y Sub Gerencia del Área solicitante evalúa la verdadera necesidad de la
creación del nuevo usuario y define y autoriza su creación comunicando al administrador
Seguridad de Ultragestión la determinación tomada.
3.4. Creación de usuario El administrador de Seguridad UltragestiónLG: Presenta el verifica si el usuario existe en
el sistema. Sólo en el caso que el usuario no exista en el sistema debe proceder a ingresarlo.
En caso de que el usuario ya se encuentre registrado en el sistema, debe proceder a
actualizar sus datos de acuerdo a lo especificado en el formulario de creación de usuarios y
agregar el perfil correspondiente a su cargo, cuidando que estos sean compatibles entre sí.
Una vez configurado el perfil en Seguridad Ultragestión, el administrador debe informar al
administrador de Seguridad ADQ-UE-SCD.
3.5. Asigna Perfiles ADQ - UE - SCD El administrador de Seguridad ADQ-UE-SCD agrega los perfiles particulares de la Base
STIN y configura ADQ-UE y SCD de acuerdo al requerimiento de perfiles, configura las
alarmas asignadas a la función, Centros de Costo, Auxiliares y Grupos asociados.
Una vez que la configuración haya sido exitosa debe comunicar al jefe directo del usuario
creado.
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4. Creación Ítems
Figura 4.1. Proceso para la creación de ítems
4.1. Detecta Ítem inexistente El Generador de Pedidos, o de OC (en los casos de compras especiales y urgencias), detecta
que uno o más Ítems no se encuentran creados en la Base de Datos de UE (STIN).
4.2. Completa formulario creación Ítem Una vez verificado que no se encuentra creado el o los Ítems, debe proceder a completar el
formulario " Creación de Ítems" y enviarlo vía correo electrónico al encargado de
Seguridad ADQ-UE-SCD.
Figura 4.2. Formulario Solicitud Creación de ítem.
4.3. Verifica si existe El encargado de Seguridad ADQ-UE-SCD verifica en la Base de Datos que efectivamente
el o los Ítems solicitados no se encuentren creados previamente.
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4.4. Evalúa lógica de creación El encargado de Seguridad ADQ-UE-SCD evalúa la lógica de creación de acuerdo a los
siguientes conceptos:
99-999-99-999999 Representa el rubro
99-999-99-999999 Representa la familia
99-999-99-999999 Representa la sub-familia
99-999-99-999999 Representa identificación ítem
4.5. Crea Ítem El encargado de Seguridad ADQ-UE-SCD crea el Ítem e informa por medio de correo
electrónico al Generador de Pedidos.
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5. Ingreso de Proveedores
Figura 5.1. Proceso para la creación de Proveedores
5.1. Detecta Proveedor no registrado El generador de cotizaciones u Orden de Compra directa al detectar un nuevo proveedor
debe solicitar evaluación correspondiente al Jefe de Abastecimiento.
5.2. Solicita a Proveedor antecedentes según políticas. El Jefe de Abastecimiento, de acuerdo a las políticas vigentes, autoriza o rechaza la
solicitud de incorporación del proveedor y comunica al administrador de Seguridad
Ultragestión.
5.3. Genera nuevo Proveedor El administrador de Seguridad Ultragestión genera el nuevo proveedor de acuerdo a los
antecedentes proporcionados por el Jefe de Abastecimiento.
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Validaciones y aprobaciones
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Charles Rogers Ricardo Redlich
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Eduardo Soto Patricio García
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Juan Pablo Bowen Elizabeth Gaete