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FORMATO PARA DOCUMENTACIÓN DE PRÁCTICAS GOBERNACION DEL HUILA

GOBIERNO EN LÍNEA TERRITORIAL

© Derechos Reservados

(Huila, Octubre - 2011)

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Título: Formato para documentación de prácticas Gobierno en línea

Territorial

Fecha elaboración 2011-10-24:

Fecha de modificación: 2011-12-16

Sumario: Documento que presenta la buena práctica de Gobierno en línea implementada por la Gobernación de Amazonas

Palabras Claves: Gobierno En Línea, Diagnóstico, Fases, Criterios, sitio web, medios electrónicos, Estado, Ciudadano.

Formato: doc Lenguaje: Español

Dependencia: Departamento de sistemas

Versión: 2 Estado: Aprobado

Categoría de la entidad: 3

Autor (es):

Gobernación del Huila

Nombres:

Emma Constanza Sastoque M. Luz Stella Cárdenas Calderón

Delegado territorial UGC Angie Roa Beltrán

Revisó: Coordinador Territorial UGC Mapi Galindo Cortés

Aprobó: Entidad Interventora

Nombre de la Práctica Huila en línea para la interacción ciudadana

Nombre Institución Operadora Territorial:

Universidad la Gran Colombia

Equipo Operador que documentó la Práctica:

Gerente: Edmundo Flórez

Nombres:

Edmundo Flórez

Asesor: Tulia Irene Pachón Maldonado, Jaime Basabe

Tulia Irene Pachón Maldonado, Jaime Basabe

Coordinador: Mapi Galindo Cortes Mapi Galindo Cortés

Delegado: Angie Roa Beltrán Angie Roa Beltrán

CCOONNTTRROOLL DDEE CCAAMMBBIIOOSS

VERSIÓN FECHA RESPONSABLE DESCRIPCIÓN

2 2011-12-16 Región3 – CENTRO

SUR

Ajuste del documento, con base en lineamientos descritos por la entidad interventora

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FORMATO PARA DOCUMENTACIÓN DE PRÁCTICAS

GOBIERNO EN LÍNEA TERRITORIAL

A. Criterios de preselección de práctica

Criterio Cumplimiento (si/no)

Innovación: en la práctica se plantean soluciones innovadoras para problemas tradicionales

SI

Sostenibilidad: la práctica se enmarca en una serie de condiciones administrativas, técnicas y financieras que permiten asegurar su sostenibilidad en el tiempo

SI

Replicabilidad y transferencia: la práctica es susceptible de replicar en otras entidades territoriales a través de procesos de transferencia del conocimiento

SI

Participación: en la formulación, implementación o evaluación de la práctica se contó con la participación de actores externos a la gobernación

SI

Concreta: atiende un problema determinado y es más práctica que teórica SI

Sistemática: está enmarcada en un plan estratégico de la entidad y plantea opciones de escalamiento y mejoramiento continuo

SI

Evaluable: la práctica se plasma en productos o resultados reales y tangibles, puede ser valorada por medio de indicadores

SI

B. Información General Nombre del Municipio (No aplica en el caso de las gobernaciones)

Nombre del Departamento

Departamento del Huila

Nombre del Alcalde/Gobernador

Luis Jorge Pajarito Sánchez

Nombre del Líder de Gobierno en línea y Cargo

Luz Stella Cárdenas (Coordinadora Grupo de Tecnología, Conectividad y Comunicaciones – delegada Líder GEL)

Categoría del Municipio o Departamento

tres (3)

Dirección de la Entidad

Carrera 4 Calle 8 esquina

Número Telefónico

(57 + 8) 8671300, Línea gratuita 018000968716

Correo Electrónico

contactenos@huila.gov.co

Nombre de la buena práctica

Huila en línea para la interacción ciudadana

URL de la práctica

http://www.huila.gov.co/

Usuario de prueba para acceder a la práctica (cuando aplique)

No aplica

Año de inicio de la buena práctica

2011

Fecha de diligenciamiento

2011-10-24

Nombre del Delegado

Angie Roa Beltrán

Nombre del Coordinador Territorial

Mapi Galindo Cortes

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C. Persona de contacto responsable de la práctica

Dependencia

Departamento de sistemas

Nombre del responsable

Luz Stella Cárdenas Calderón

Cargo del responsable

Coordinadora Grupo de Tecnología, Conectividad y Comunicaciones

Teléfono y celular del responsable

8671300 Ext.1608

Dirección del responsable

Carrera 4 Calle 8 esquina

Correo electrónico del responsable

sgeneral@gobhuila.gov.co

D. Descripción de la práctica

Categorización: describir si se hace referencia a la fase de Información, Interacción o Transacción

La práctica descrita hace referencia a la fase de transacción

Relación con los objetivos de Gobierno en línea: describir la relación de la práctica con los objetivos de la Estrategia de Gobierno en línea

La práctica está relacionada directamente con el objetivo de construcción de un Gobierno local más eficiente, más transparente y participativo y que preste mejores servicios a los ciudadanos y a las empresas, mediante el aprovechamiento de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TIC).

Relación con los objetivos del plan estratégico de la entidad

La entidad está fortaleciendo el proceso participativo de la comunidad con la administración local, mediante la actualización ágil y oportuna de la página web. Asimismo busca crear cultura en la utilización de las tecnologías de la información y las comunicaciones en la población del Departamento, mediante socializaciones y capacitaciones abiertas, para finalmente llegar a la utilización de los trámites y servicios implementados en la página web de la entidad.

Actores internos involucrados (ej. Dependencias, funcionarios): describir el rol de los actores que participaron o incidieron en la formulación e implementación de la iniciativa

Dependencias: A través de la Secretaria General y de Gobierno, se logró la implementación de la práctica.

Funcionarios: La secretaría de gobierno Emma Constanza Sastoque Meñaca, gestora de la iniciativa; la coordinadora del Grupo

de Tecnología, Conectividad y Comunicaciones Luz Stella Cárdenas y de la administradora de la página web Clara Charry.

Actores externos involucrados (Ej. Empresa privada, ONG, ciudadanía, Organismos de cooperación): describir los actores que directa o indirectamente participaron en la formulación e implementación de la práctica.

Todo el sector comercial, la comunidad y los diferentes usuarios potenciales de los trámites y servicios implementados por la Gobernación del Huila en la página web institucional.

Gestión de recursos: describir los recursos humanos, físicos y financieros que se tuvieron a disposición para el desarrollo de la práctica

La administración departamental dispuso de los siguientes recursos: Humanos: Departamento de sistemas Físicos: Oficina y equipos de Computo. Financieros: No se destinaron recursos monetarios.

Resumen de la práctica

Desde la Gobernación lo primero que se hizo fue un proceso de planificación de la infraestructura informática y de telecomunicaciones, así como la adquisición de computadores y servidores, una red de corredores digitales, un canal dedicado de 10 megas y la implementación de seis corredores digitales en Garzón, Pitalito, San Agustín, La Plata, Palermo y Neiva. Esto permite la aplicación de Herramientas de interacción y transacción, donde las personas participan para adquirir información, pertenecer a la página de la gobernación como miembro, pertenecer a un grupo de opinión, obtener información por los diferentes mecanismos de participación en línea y virtuales que existen; además la utilización de trámites y servicios en línea a través de las herramientas de transacción implementadas en la página web de la Gobernación www.huila.gov.co; así mismo, se busca que mediante la socialización a la comunidad de toda esta plataforma tecnológica, reflejada en las diferentes fases de la Estrategia de Gobierno en Línea, se incremente la demanda en la utilización de estos trámites y servicios.

Problema de origen: describir el problema que existía y que dio origen a la solución que se presenta en la práctica. Incluir las causas y efectos que se identificaron relacionados con el problema. Incluir los grupos sociales que se veían afectados por el problema.

La página web de la entidad es muy plana y con información desactualizada; esto hace que la comunidad no encuentre un verdadero

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motivo para ingresar a la página, ya que siempre encuentra la misma información. En este sentido, la realización de los trámites y/o servicios por parte de la comunidad del departamento del Huila tienen que hacerla de manera presencial, ocasionando una pérdida de tiempo y de dinero por el desplazamiento.

Objetivo general y objetivos específicos de la práctica

Objetivo general: - Documentar la experiencia que algunas entidades territoriales han tenido en la implementación de la Estrategia de Gobierno En Línea, resaltando temas como: punto de partida, acciones y/o actividades adelantadas, resultados obtenidos (cuantitativos y cualitativos), lecciones aprendidas (logros, dificultades y aspectos a tener en cuenta). Documentar el proceso de socialización de la comunidad para el uso del sitio web municipal como una herramienta de comunicación entre la ciudadanía y el Estado local. Objetivos específicos:

Promover la participación de la comunidad a la implementación de la Estrategia de Gobierno en Línea Territorial y las herramientas de interacción y la visitación de la página Web de la Gobernación.

Motivar a la comunidad y servidores públicos hacer uso de las herramientas de interacción y abrir más canales que mejoren el servicio al ciudadano a través de la página web de la Gobernación.

Generar espacios en los medios de comunicación para la apropiación de cada servicio que presta la entidad territorial.

Llamar la atención de diferentes sectores de la población para que se apropien de las herramientas tecnológicas en busca de favorecer sus intereses como ciudadanos y municipios, ante la Gobernación.

Generar un proceso de retroalimentación con los sectores sociales, solucionando sus preguntas, atendiendo sus

inquietudes, escuchando las opiniones y teniendo en cuenta las críticas respecto a la implementación de Gobierno en

Línea Territorial.

Incentivar a los diferentes Aliados Estratégicos de la Estrategia de Gobierno en Línea para que se vinculen como agentes activos en la construcción de lo público.

Actores beneficiados

La población en General Acciones adelantadas en el marco de la práctica

1. En colaboración con el comité GEL y Antitrámites, se establecieron parámetros para asegurar que la estrategia pueda tener continuidad, esto se logro sensibilizando acerca de la actualización de la información y las responsabilidades que recaen directamente sobre cada uno de los secretarios de despacho.

2. Campaña de convocatoria a diferentes sectores de la sociedad para que hagan uso de los servicios implementados en la página web de la Gobernación Del Huila.

3. Vincular a todos los funcionarios de la Gobernación del Huila en la implementación de la Estrategia de Gobierno en Línea, a

través de charlas que sensibilizaran a los asistentes y crearan apropiación al modelo interactivo ciudadano-Gobernación.

Herramientas habilitas y usadas para el desarrollo de la práctica

1. Un proceso de planificación de la infraestructura informática y de telecomunicaciones 2. La adquisición de computadores y servidores 3. Un canal dedicado de 10 megas 4. La implementación de seis corredores digitales en Garzón, Pitalito, San Agustín, La Plata, Palermo y Neiva. 5. Los comunicados que se enviaron a cada dependencia. 6. La página web de la Gobernación del Huila, se utilizó como mecanismo para verificar la cantidad de visitantes a la misma y a su

vez, para aplicar las herramientas de interacción y así tomar como eje central la población del departamento del Huila y motivarlos a como adquirir los certificados de antecedentes judiciales y disciplinarios a través de este medio.

7. Las Encuestas en línea, los medios de comunicación externos fueron utilizados para promover el uso y generar más apropiación en los habitantes de la región; además de ser una fuente para aplicar las herramientas de interacción como primer paso en la consolidación que se viene adelantando a través de la implementación de la Estrategia de Gobierno en Línea Territorial.

Resultados obtenidos: describir los resultados cualitativos y cuantitativos que se obtuvieron con el desarrollo de la práctica

De manera cualitativa se considera que se obtuvo una respuesta positiva por parte de la ciudadanía en general interesada en la utilización de los trámites y servicios implementados en la página web de la entidad. En los resultados cuantitativos no se tiene información en virtud a que no se levantaron listados de asistencia en las capacitaciones y/o socialización de las diferentes herramientas de interacción, aunque se realizaron reuniones en colegios, gremio de comerciantes e institucional.

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Actualmente la Gobernación del Huila cuenta con 1.200 usuarios registrados en la red social, una tasa de crecimiento de 100 usuarios registrados en forma mensual y se cuenta con 7.000.000 de visitantes en el portal y se establece que los tramites más utilizados por la comunidad son: Impuesto de Vehiculo; Certificado de retención; Apostillaje de certificado de estudios.

Mecanismos de monitoreo: en caso de existir describir los mecanismos y acciones de monitoreo relacionados con la solución planteada

El monitoreo para esta actividad, se establece dentro de la página web, como el conteo de visitas que se tiene por parte de la comunidad; así como el número de veces que se usa la herramienta transaccional para la realización de un trámite y/o servicio.

E. Análisis de la práctica Impacto en la mejora de condiciones de vida de los usuarios

La realización de esta actividad generó un impacto positivo en la comunidad, al momento del ingreso a la página de la entidad y de la utilización de los trámites y servicios ofrecidos en la página web de la entidad, ya que ellos veían que haciendo uso de esta herramienta tecnológica, desde la comodidad de su casa, ahorraban tiempo y dinero. Con base en lo anterior, se establece que los trámites más usados por la comunidad son: Impuesto de Vehiculo; Certificado de retención; Apostillaje de certificado de estudios. Por otra parte, teniendo una página web muy fortalecida hizo que trascendiera fronteras, tanto que en la actualidad nuestros mayores visitantes se encuentran en Venezuela, México, Perú, Argentina, Estados Unidos, y España.

Impacto en la mejora en los procesos de coordinación e integración entre dependencias o instituciones

La comunicación y la interacción tuvieron un crecimiento favorable en virtud a que en las instalaciones de la Gobernación todos cuentan con acceso al servicio, y con una intranet, de manera que pueden utilizar todas las herramientas de Interacción que ofrece la estrategia de Gobierno en Línea. Por otra parte, con el acompañamiento de la Estrategia de Gobierno en Línea en el Municipio de Gigante, se han implementado los trámites y/o servicios transversales, así; como también las herramientas de Interacción, con el objetivo de que la comunicación entre ciudadanos-Funcionarios sea más fluida y directa

Impacto en la mejora de la eficiencia y capacidad institucional

Con base en la capacidad institucional, se aumenta la información disponible en el sitio web de la Gobernación del Huila con temas puntuales de gran interés para la población local, así como un buen número de trámites y servicios a disposición de la comunidad.

Impacto en el uso y asignación de recursos por parte de la institución

Adquisición de computadores y servidores, un canal dedicado de 10 megas y la implementación de seis corredores digitales en

Garzón, Pitalito, San Agustín, La Plata, Palermo y Neiva; hacen de Huila en línea para la interacción ciudadana, la mejor alternativa en herramientas tecnológicas para la comunidad. Impacto en el cambio de conductas o comportamientos de los beneficiarios

Se evidencia un incremento significativo en el ingreso a la página web de la entidad por parte de la comunidad, se nota un cambio en la cultura de ellos específicamente en la utilización de las tecnologías de la información y las comunicaciones para acceder a los trámites y servicios que anteriormente les exigía el desplazamiento a la entidad.

Sostenibilidad: descripción de los factores administrativos, económicos, culturales, institucionales y de participación ciudadana que permiten promover la sostenibilidad de la práctica en el tiempo. Tener en cuenta como es la voluntad política y el compromiso de los directivos

La práctica descrita se realizó con funcionarios de la Gobernación, en cabeza de la Coordinadora del Grupo de Tecnología, Conectividad y Comunicaciones. Se realizaron actividades en colegios, gremio de comerciantes y comunidad en general; se realizaron actividades dentro de la institución, donde asistieron funcionarios de carrera administrativa, con el fin de dar sostenibilidad a la práctica; adicionalmente, el departamento del Huila cuenta con los aspectos administrativos e institucionales para poder contribuir con el propósito de adelantar el proyecto y que la ciudadanía pueda aceptar muy bien este cambio a nivel generacional.

Replicabilidad: descripción de las condiciones mínimas que deben existir para implementar una estrategia o iniciativa de este tipo. Descripción de los actores que deben participar en la formulación e implementación de estas iniciativas.

El personal que se delegó por el departamento del Huila para formular y desarrollar esta práctica fue el más idóneo para describir el proyecto a los ciudadanos y a las personas interesadas en el tema. Todo esto quedó constatado mediante material fotográfico.

Lecciones aprendidas en términos de dificultades presentadas y afrontadas

Se determinó que l a dificultad más grande que existe en la implementación de la Estrategia de Gobierno en Línea Territorial y en la implementación de las herramientas de interacción y trámites y servicios, en la Gobernación del Huila es la implementación de una página web plana y con información desactualizada y ello contribuye a que exista una resistencia de sus habitantes al cambio tecnológico, debido a que no existe una cultura de apropiación a las tecnologías de la Información y las comunicaciones; sin embargo, la dificultad fue afrontada por los funcionarios de la gobernación del Huila con la implementación de esta práctica.

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Lecciones aprendidas en términos de las oportunidades aprovechadas para el desarrollo de la práctica

Es necesario que en las capacitaciones que se realicen más adelante, se estratifiquen mejor los grupos de sensibilización para determinar modelos de abordaje distintos y que puedan suplir los conocimientos ausentes en los asistentes.

Los colegios y la biblioteca y casa de la cultura son sectores en los que se podrían abrir más espacios para la capacitación y participación de los ciudadanos con la intención de vincularlos no solo a la Estrategia de Gobierno en Línea Territorial y la implementación de nuevos tramites y servicios a la comunidad, sino también al emprendimiento y el trabajo en equipo para que podamos lograr un estado más eficiente y participativo.

Lecciones aprendidas en términos del trabajo desarrollado con la ciudadanía: procesos de sensibilización, capacitación, espacios de participación

Se utilizaron espacios donde a la comunidad se les permitía interactuar con los encargados de la práctica.

Lecciones aprendidas en términos de los factores claves de éxito para implementación de la práctica

El factor clave del éxito para la implementación de la práctica fue la actitud de los funcionarios de la gobernación en cabeza del señor gobernador Luis Jorge Pajarito Sánchez, ya que mediante la apropiación de la actividad se tuvo una página fortalecida, dinámica e innovadora, por lo cual se obtuvo el primer puesto al portal de la Gobernación del Huila excelGel2011 Colombia por votación del público con 2028 votos. Premio que tuvo gran aceptación no solo en los funcionarios de la Entidad sino en la comunidad en general.

Lecciones aprendidas en términos de posibilidades de mejora a la solución planteada

Con base en la implementación de la práctica, se evidencia que desde la administración local, se pueden continuar implementando prácticas que permitan la mejora en la utilización por parte de la comunidad, de la información y de los trámites y servicios encontrados en la página web de la entidad.

F. Documentación de soporte Documentos de soporte que describen la práctica

Se puedo detectar que el acceso a Internet en la Gobernación del Huila la conectividad es excelente y rápido, pues existen corredores digitales y una red de internet con cobertura en diferentes municipios llamado Huila Digital, ya que el municipio cuenta con proveedor de servicio a Internet, existen negocios que permiten el acceso a internet por parte de sus ciudadanos.

Materiales de promoción usados en el marco de la iniciativa

Principalmente el primer puesto al portal de la Gobernación del Huila excelGel2011 Colombia

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ANEXOS

HERRAMIENTA DE INTERACCIÓN PÁGINA WEB

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La Gobernación del Huila

Invita a la Ciudadanía para que se Registren en la Página

http://www.ciudadanodigital.org.co/

y obtener el Certificado como Ciudadano Digital

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HERRAMIENTA DE TRANSACCION PÁGINA WEB

Tramites y servicios: Manejan tramites y servicios por dependencias y miden los tramites mas utilizados por la comunidad, entre los que se encuentran: Impuesto de Vehiculo Certificado de retención Apostillaje de certificado de estudios

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Primer puesto al portal de la Gobernación del Huila excelGel2011 Colombia por votación del público con 2028 votos