Gmail. Configura a tu gusto tu correo electrónico.
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Google correo web Gmail
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Presentación para el curso de verano de Grial-USAL. Gmail. http://goo.gl/k0xCv Configura a tu gusto tu correo electrónico Gmail, sus múltiples posibilidades y no deseches ninguno que sea de tu interés, todos al alcance de una búsqueda.
Transcript of Gmail. Configura a tu gusto tu correo electrónico.
Google correo webGmail
Gmail
Herramientas Web 2.0: Google y más.Curso de verano-USAL
Una gestión correcta de nuestro correo electrónico puede suponer una importante aumento de
productividad.
Método para trabajar con estas transparencias: debes seguir una lectura secuencial de las transparencias salvo que se indique (ejecute) lo contrario o se muestre un enlace a seguir (texto en azul) que sea de tu interés.
Es importante que según vayas realizando la lectura compruebes, en la aplicación, Google, cada una de las “situaciones” descritas en las transparencias, ejecútalas si es posible.(trabaja con dos ventanas abiertas simultáneamente, Google xxx y el ppt).
Es posible que cada cierto tiempo se te pida que realices un ejercicio concreto, que aunque no es objeto de control es recomendable seguir pues ayudará en tu aprendizaje.
Si tienes alguna duda que te impide seguir, y no puede esperar su resolución por un método asincrónico, no dudes en contactar mediante
Skype o similar.
Recuerda
• Los enlaces, texto en azul subrayado, te llevan a espacios donde ampliar la información de las presentaciones.
El correo infinito
Enlace a la información sobre Gmail de Google.
Enlace a soporte técnico sobre Gmail.
Mi correo Gmail:
Crear una cuenta Gmail
Pulsa en el enlace del título de esta página.
Aunque es una ventana muy similar a la de
creación de una cuenta en Google.
Se debe determinar el nombre de la cuenta de correo y comprobar su
disponibilidad. También te solicita que determines
una pregunta y respuesta de seguridad. Verifica la
palabra «deforme». Concluye aceptando.
Diferéncialo de la cuenta Google
Pulsa en el enlace del título de esta página.
Aunque es una ventana muy similar también te
solicita que determines la aceptación de Google
Docs.
• Finalmente, si todo el proceso ha ido bien verás algo como esto, y en tu cuenta de correo inicial te enviarán un mensaje que debes guardar pues te adjuntan un código de verificación que puede ser de utilidad
Pulsa en este enlace y
solamente debes rellenar tus datos en la ventana que
te muestran, el nombre de
usuario, que es la cuenta de Gmail y
la contraseña
ESPECIFICACIÓN DE LOS ELEMENTOS BÁSICOS DE LA «INTERFACE» DE GMAIL
Google como es común presenta una interface básica bastante «limpia».
Menú principal, con diferentes
tipos de mensajes.
Ventana de contactos, aparecen con los que mantienes una relación más estrecha (envías mensajes), pulsando en contactos
se abre una ventana con todos.
Relación de mensajes según el menú seleccionado, recibidos, leídos, destacadas, chats, etc.. Muestra
remitente, asunto y pequeño texto introductorio con fecha, hora y adjuntos.
La organización mediante etiquetas es uno de los aspectos destacable de Gmail
Aspecto que presenta la ventana principal de Gmail, no es muy diferente a cualquier correo web, menú con las
diferentes carpetas del correo, publicidad no intrusiva. Su comprensión es bastante intuitiva y sencilla.
Ventana para la búsqueda dentro del propio correo.
Pulsa aquí para ir al buscador
avanzado de la siguiente imagen o para crear un filtro
Archivar, marcar como «spam» y
eliminar un mensaje.
Añadir contactos (invitar al chat), tamaño de la lista o mostrar todos, no sólo con los que más te relacionas, se despliega la
ventana con los contactos.
Menú desplegable con diferentes opciones, crear, asignar etiquetas, añadir, eliminar
estrella (marca), marcar, desmarcar como leído, mover a, etc.
Navegación entre páginas de
mensajes.
ACLARACIONES IMPORTANTES PARA UN ADECUADO FUNCIONAMIENTO
Marcar como Spam• Es conveniente que todos los mensajes que consideres que son
correo basura y que no has solicitado los marques como spam antes de eliminarlos.
• De ese modo ayudarás a Google a identificarlos y mejorar sus filtros contra el correo basura.
• También es interesante entrar en la carpeta spam y comprobar si se ha colado algún correo que no lo es. Lo señalamos pulsando no es spam.
Eliminar• Cuando finalmente decides eliminar un
mensaje, este permanecerá en la carpeta papelera durante 30 días durante los cuales es posible recuperarlo pulsando en mover a … recibidos.
Eliminar vs Archivar
• Aunque la capacidad de Gmail te permite guardar todo, si verdaderamente un correo no lo necesitas lo correcto es eliminarlo.
• Si no estás seguro, una manera de mantener el orden en la carpeta recibidos es archivar los correos en lugar de eliminarlos.
Archivar los mensajes
• Tener una etiqueta/carpeta de recibidos medianamente ordenada pasa por archivar los mensaje.
• Cuando archivamos los mensajes lo que hacemos es sacarlos de la etiqueta/carpeta recibidos, no suprimirlos. Una vez leídos los podemos archivar.
• Siempre que quieras buscarlos los encontrarás en la etiqueta/carpeta todos.
Archivar los mensajes
En la carpeta todos, aquellos mensajes que todavía permanecen en la etiqueta/carpeta recibidos aparecen con una etiqueta identificadora.
Por lo tanto, recordad que cuando archivamos un mensaje no lo eliminamos, lo quitamos de recibidos.
Aparecerá en las búsquedas, en las etiquetas asociadas y en la carpeta todos. Se puede recuperar sin ningún problema seleccionando el
mensaje y pulsando en el botón mover a recibidos.
CÓMO BUSCAR CORREOS EN GMAIL
Todas los correos al alcance del buscador de Google. Esta es una de las grandes virtudes de Gmail para quien tiene que gestionar grandes cantidades de correos.
¿Cómo buscar en Gmail?
Si en algo es especialmente interesante Gmail es en la posibilidad de que los casi 8 “gigas” de almacenamiento te permitan no desechar ni uno sólo de los correos recibidos y enviados durante mucho tiempo.
Pero, precisamente, para que eso sea útil también debemos acostumbrarnos a utilizar su medio de búsqueda del modo más eficiente
Aspecto que presenta la ventana principal de Gmail, no es muy diferente a cualquier correo web, menú con las diferentes carpetas
del correo, publicidad no intrusiva. Su comprensión es bastante intuitiva y sencilla
Ventana para la búsqueda dentro del
propio correo.
Recordamos, al pulsar en este enlace de
opciones de búsqueda se nos
muestra el buscador avanzado que
presentamos en la transparencia
siguiente.
Aunque las búsquedas a través de la combinación de sintaxis avanzadas es más completa estás ventanas nos servirán de sobra para realizar búsquedas muy completas y
refinadas. Sin embargo, no nos permite encontrar mensajes con copia y copia oculta, buscar
mensajes con archivos de formatos determinados, la delimitación de fechas es menos versátil.
En cambio, permite buscar entre correos enviados para lo que no existe un operador sintáctico.
Opciones avanzadas de las búsquedas dentro de los correos de
Gmail.
Cuadro que se despliega al pulsar en el enlace opciones de búsqueda, de
la ventana de búsqueda de Gmail, mostrado en la transparencia anterior.
Para ocultar esta ventana pulsa en
este enlace
Fecha: delimita las búsquedas de los
mensajes por periodos.
De: Nos busca los mensajes de
un correo determinado
Para: Nos busca los mensajes enviados a un
correo determinado
Buscar: Delimitamos el lugar concreto donde buscar
Para buscar mensajes con archivos adjuntos debes de marcar esta
casilla
Contiene, no contiene: Nos busca los mensajes enviados a un
correo determinado
Sintaxis avanzada de búsqueda
La información que sigue puede ser necesaria para quienes quieran profundizar y refinarse en las búsquedas de Gmail. Por lo tanto es opcional.
La inmensa mayoría podremos funcionar con el buscador avanzado que acabamos de ver.
Para buscar debes de introducir en la ventana de búsqueda la sintaxis tal como está definida en las siguientes páginas.
¿Cómo buscar en Gmail? Sintaxis From:[email protected] en este caso nos buscará todos los
mensajes enviados desde esa dirección
To:[email protected] nos busca todos los mensajes que precisamente hemos enviado nosotros a esa dirección
Subject:xxx aquí buscará mensajes que en “asunto” tengan precisamente la palabra “xxx”
Label:xxx busca los mensajes a los cuales les hemos puesto la etiqueta “xxx”, aunque este modo de búsqueda es más cómodo a través de la propia interface de Gmail
Has:attachment nos busca mensajes con archivos adjuntos
¿Cómo buscar en Gmail? Sintaxis Filename:xxx.pdf busca los mensajes con el archivo
adjunto cuyo nombre sea “xxx” y formato pdf. En el supuesto de que sólo establezcamos el formato del archivo, nos buscará todos los mensajes con archivos adjuntos de ese formato
In: inbox, trash, spam, anywhere. Las búsquedas no consideran trash (papelera) y spam (no deseado) si no van precedidas de in. Sent (enviado) no existe, se pueden buscar con las ventanas del buscador avanzado
Is: read, unread, starred nos busca los mensajes leídos, no leídos y mensajes destacados (señalados con la estrella) respectivamente
Tanto en el supuesto de in: como is:, parece mucho más razonable utilizar los enlaces respectivos que nos ofrece el propio Gmail en su “interface” y búsqueda avanzada
¿Cómo buscar en Gmail? Sintaxis
Cc:[email protected] nos busca correos a esa dirección como copia.
Bcc:[email protected] nos busca correos a esa dirección como copia oculta, obviamente no funciona con los que hemos recibido.
Before/after:2006/11/21 nos busca los mensajes enviados y recibidos antes o después respectivamente de la fecha especificada, que debe adoptar el formato señalado.
¿Cómo buscar en Gmail? Sintaxis Subject: “xxx ddd rrr” si la búsqueda la encerramos entre
comillas , se buscarán las palabras en el mismo orden en que están escritas
Sss or xxx es el operador booleano que buscará los resultados que contengan las palabras o frases separadas
- el operador negación nos excluye de la búsqueda los resultados la palabra o el operador especificados después del signo
( ) el paréntesis exige que los resultados de la búsqueda deben contener todas esas palabras
En general se pueden combinar en las búsquedas los distintos operadores
PANEL DE CONFIGURACIÓN DE GMAIL
Es el espacio donde establecemos parámetros permanentes de funcionamiento de nuestro correo Gmail. Intentaremos hacer un recorrido por los que consideramos más importantes entre la infinidad de las posibilidades.
Panel de configuración de Gmail.
Recordamos, para configurar los
parámetros de actuación de Gmail, debemos de pulsar en este enlace,
configuración. Está ubicado arriba a la derecha de la ventana
de Gmail.
Panel de configuración
Estas son las diferentes pestañas que nos han
de interesar para configurar Gmail.En este caso nos
centraremos en general, pulsamos y…
Panel de configuración: generalLa mayoría de las
posibilidades de esta ventana son bastante intuitivas.
Insertar una imagen en el contacto, no en el correo.
Junto a cada opción tenemos un enlace para obtener «más información».
¿Quién no ha querido alguna vez evitar un envío que acaba
de mandar?
Las estrellas es otro forma de clasificar para buscar
correos agrupados. También sirve para destacar correos y
recordar.
Panel de configuración: https y atajos de teclado
Si eres de los que prefieren el teclado, activa esta opción y
apréndete los atajos de teclado en «más información».
Es una forma más segura para enviar y recibir correo, encriptado
y autenticado.Te puede suponer alguna
dificultad y lentitud.
Panel de configuración: firma y respuestas automáticas
Firmar los correos. Lo veremos en detalle.
¿Quién no ha deseado tener una secretaria para que
gestione el correo en vacaciones?, esto es algo parecido, sólo parecido.
Crear un mensaje de respuesta automática.
Activa las funciones avanzadas. Es necesario para adjuntar más de un
archivo a la vez.
Panel de configuración: fragmentos de texto e imágenes de contactos
Lo veremos en detalle
De este modo puedes ver un principio de texto en cada
mensaje y obtener una idea de su contenido. Hay otros medios
mejores de visualizar el contenido sin abrir el mensaje,
lo veremos en Labs.
No olvides nunca guardar los cambios.
CUENTAS E IMPORTACIÓN
También, dentro de las configuraciones del correo, una de las etiquetas más importantes es esta, sobre todo para importar contactos y correos, agrupar tus cuentas de correo y enviar los mensajes como un remitente determinado de entre todas las cuentas. La información de esta sección puede resultar un poco confusa para los recién iniciados, no tengáis ningún reparo en consultarnos.
Más información
En este caso nos centraremos en cuentas
e importación, y …
CUENTAS E IMPORTACIÓN: IMPORTAR CORREOS Y CONTACTOS DE TUS CUENTAS PARA PASARTE A GMAIL
Importar los mensajes y los contactos de la antigua cuenta de correo es absolutamente necesario para que el cambio no sea tedioso.
Importar correos y contactos
…en primer lugar pulsamos en importar correos y contactos para que se abra la siguiente ventana
Introducimos el correo y después la contraseña de
acceso. Pulsamos continuar.
Importar correos y contactos
Introducidos correctamente los datos
podemos elegir que queremos importar, contactos, correos,
correo nuevo y, además, ponerle una etiqueta. En este caso de una cuenta
de Hotmail. No todos los proveedores de correo son compatibles pulsa en este enlace para comprobar el tuyo
.
Pulsamos en comenzar importación. (es posible que
esta operación se tome su tiempo)
GESTIONA EL CORREO DE TODAS TUS CUENTAS DE MANERA UNIFICADA EN GMAIL.
Hoy en día resulta extraño no tener que manejarse con más de una cuenta de correo diferente, casi como mínimo la de trabajo y la personal. Puede ser de gran ayuda centralizarlas todas en Gmail y gestionar todo desde una única «interface». En configuraciones, en la etiqueta cuentas e importación lo podemos hacer.
Panel de configuración: cuentas.Recibir mensajes de otras cuentas (propias):
…en añadir cuenta de correo electrónico
POP3, pulsamos para ir agregando las cuentas
de donde queremos que nos remitan los
mensajes a nuestro Gmail. Podemos
establecer un total de cinco.
Pulsamos en el botón …
Recibir mensajes de otras cuentas propias.
Rellenamos con la cuenta de correo y pulsamos paso
siguiente.
Rellenamos los datos que nos solicita, nombre de usuario y
contraseña (Gmail necesita acceder a la cuenta para recuperar los mensajes), el servidor POP,
activamos lo que nos interese del resto. Léete el enlace de “más información”. Finalmente pulsa
añadir cuenta.
Recibir mensajes de otras cuentas propias.
Opciones: Dejar una copia de los mensajes recuperados
en el servidorPara recuperar mensajes de correo electrónic
o, utiliza siempre una conexión SSL (conexión segura)
Etiquetar los mensajes entrantesArchivar mensajes entrantes
Para recibir mensajes de otras cuentas propias. Google necesita verificar que eres el «propietario» de la cuenta
Une vez añadida la nueva cuenta de la que vamos a recibir mensajes, tendrás que permitir que Gmail verifique que
eres el propietario pulsando en el botón enviar verificación.
Recibir mensajes de otras cuentas propias. Google necesita verificar que eres el «propietario» de la cuenta. Y para ello te envía un correo.
Puedes confirmar la propiedad utilizando este
enlace. O copiando el código de confirmación
numérico que te proporciona en la
ventana que se mostró en el proceso y que reproducimos en la
página siguiente. Si todo va bien te informa del
éxito del proceso.
Recibir mensajes de otras cuentas propias. Google necesita verificar que eres el «propietario» de la cuenta. Mediante el código en esta ventana.
Un modo alternativo de verificar la propiedad del correo es mediante la
introducción en el recuadro blanco del código que te enviaron por correo y …
pulsar verificar.
Recibir mensajes de otras cuentas propias. Finalizado el proceso verás tu cuenta añadida y además te preguntará si quieres usarla para enviar.
Vemos como se ha añaden las cuentas aquí y…
… nos muestra una ventana para que optemos por la posibilidad de enviar correos como si fueran desde esa cuenta. Pulsa en Sí, deseo poder
enviar mensajes como.
Recibir mensajes de otras cuentas propias. Personalizar la cuenta donde se reciben las respuestas independientemente de la de envío.
También puedes optar a que todas las respuestas a los mensajes que envíes mediante esta cuenta, si son respondidos, vayan a una
determinada cuenta de correo que tú establezcas. Obviamente, otra cuenta alternativa a la del envío, no tiene sentido configurar que sea la
misma con la que enviaste el correo.
Recibir mensajes de otras cuentas propias. Otra alternativa para gestionar todas las cuentas desde Gmail es redireccionar el correo de tus otras cuentas a tu cuenta Gmail.
Si nuestros otros correos lo permiten podemos centralizar
todos nuestros correos en Gmail redireccionándolos a ella, en lugar de lo presentado hasta
ahora.
Pero en este caso lo que tenemos que configurar es el
cliente de correo de origen no la cuenta de Gmail, en el ejemplo propuesto el correo de la UOC.
ENTRE LAS CUENTAS DE CORREO QUE GESTIONAS EN GMAIL ESCOGE LA QUE USAS COMO REMITENTE EN TUS ENVÍOS
En correlación al anterior epígrafe también podemos establecer y/o escoger la cuenta de correo que figura como nuestra cuenta remitente. Podemos establecer una por defecto y/o escoger otra distinta cuando enviamos el correo.
Permitir que la cuenta de donde recibes los mensajes pueda aparecer para escogerla como de envío de otros mensajes: Añadida la cuenta (visto en el anterior
punto), podrás personalizar la dirección del campo "De:". Te permitirá redactar mensajes en Gmail que se mostrarán como si hubieran sido enviados desde tu otra cuenta (añadida) en lugar de Gmail.
Ya has pulsado “Sí, deseo poder enviar mensajes como” para personalizar la dirección del campo "De:“ (transparencia 49)
Enviar mensajes como: quieres que los envíos que haces desde tu cuenta Gmail aparenten ser enviados desde otra.
«Personalizar» el envío: te permitirá redactar mensajes en Gmail que
se mostrarán como si hubieran sido enviados desde otra cuenta si la añades al efecto.
Enviar mensajes como: Enviar desde Gmail “personalizado”
En primer lugar puedes determinar que los correos que recibes sean respondidos desde la misma dirección donde se reciben o siempre responder los mensajes con la dirección de correo predeterminada. También podemos escoger la cuenta de envío en el momento de enviar el mensaje desde la ventana de redactar el correo.
Aquí determinas cuál es la cuenta predeterminada.
Enviar mensajes como, inciso: Enviar el Gmail “personalizado” desde el mismo mensaje.
Como señalamos en la anterior, también podemos escoger la cuenta de envío en el momento de enviar el mensaje. Pulsando en el menú desplegable se nos presentan las cinco opciones de cuenta posibles donde debemos escoger. El mensaje se enviará como si partiera de esa cuenta.
Cuando envío: me permite cambiar la cuenta aquí.
Enviar mensajes como, inciso: Enviar el Gmail “personalizado” desde el mismo mensaje.
Cuando respondo o reenvío: me permite cambiar la cuenta aquí.
Enviar mensajes como: Enviar desde Gmail “personalizado”
Enviar mensaje como, te permite añadir, a tu cuenta Gmail, otras direcciones de correo de tal modo que al enviar un mensaje puedes optar porque la dirección que aparece como de envío sea alguna de las que has añadido aquí. Gestionas varias cuentas desde una única de Gmail, un máximo de cinco.
Asegúrate de que puedes acceder a la cuenta que te gustaría agregar. Necesitarás acceder a la cuenta antes de que Gmail te permita enviar desde la misma. Obviamente
necesita cerciorarse de que es una cuenta de tu gestión.
Enviar mensajes como: Enviar desde Gmail “personalizado”, veamos cómo establecerlo
Pulsa en el botón enviar correo desde otra dirección y se mostrarán las siguientes ventanas …
Enviar mensajes como: establecer la nueva cuenta
En el campo Nombre, introduce tu nombre completo.
En el campo Dirección de correo electrónico, introduce la dirección de correo electrónico desde la que te gustaría enviar.
Como ya hemos indicado puedes optar por que las respuestas a esos mensajes te lleguen al correo que tú especifiques.
Enviar mensajes como: escoger el camino de envío
Lo normal es que optemos por la primera opción.
Esta segunda opción es un poco más compleja y es posible que necesite datos que no poseáis o no os esté permitida.
Tenéis más información en este enlace.
Enviar mensajes como: verificar las cuentas de correo
Como ya hemos señalado en situaciones anteriores, similares, se necesita verificar la cuenta por parte de Gmail.
Deberás ir a tu correo para confirmar, mediante el enlace o el código enviado, que eres el propietario del correo.
Enviar mensajes como: es la misma mecánica de verificación ya señalada.
Tenemos un código de verificación
Y el segundo medio para confirmar que eres el propietario del correo mediante el enlace.
Enviar mensajes como: verificar con códigoIntroducimos el código y verificamos.
Ya tenemos la cuenta nueva para poder “enviar desde ella”. La podemos poner como predeterminada o escogerla al enviar. Como hemos señalado, podemos optar a responder siempre desde la predeterminada o desde donde recibimos el mensaje.
Enviar mensajes como: Enviar desde Gmail “personalizado”
Nota: aunque envíes un mensaje con una dirección distinta en el campo "De:", tu dirección de Gmail se incluirá en el campo remitente de la cabecera del mensaje, a fin de evitar que éste se marque como spam.
Los “programas” de correo electrónico no muestran el campo "remitente", aunque algunas versiones de Microsoft Outlook pueden mostrar "De [email protected] en nombre de direcció[email protected]".
EDITA LAS CUENTAS DE CORREO QUE GESTIONAS EN GMAIL.
Hemos visto como integrar cuentas y establecerlas para remitir y contestar mensaje, en este pequeño epígrafe sólo se muestra como editar para realizar algún cambio en sus datos.
Editar las direcciones del correo de las cuentas, tanto de envío como de recibo
Al pulsar en editar información se despliega la ventana adjunta que nos permite determinar el
nombre que se mostrará en los mensajes y el correo en que
recibirá la respuesta sobre ese mismo mensaje.
REENVÍO Y CORREO POP/IMAP
En estrecha relación con los epígrafes anteriores y con la gestión eficiente de nuestro correo nos puede resultar de interés conseguir que todos o algunos de nuestros correos recibidos se envíen a otra cuenta de correo. Que determinados correos se almacenen es soportes digitales bajo nuestro control, nuestro PC, nuestros servidores, para después volcarlo en copias de seguridad, por ejemplo.
Panel de configuración: Reenvío y correo POP/IMAP
Habilita la posibilidad de enviar una copia de cada correo que entre en tu cuenta Gmail a la
cuenta de correo que tú determines.
Panel de configuración: Reenvío y correo POP/IMAP. Indicar la dirección
Al pulsar en enviar una copia del correo entrante a se abre esta
ventana y establecemos la dirección de correo donde queremos que envíe los
mensajes.
Se abre un proceso de verificación, ya conocido, de la
cuenta para determinar que eres el «propietario» de la cuenta.Gmail te envía un correo a tu cuenta para que verifiques.
Panel de configuración: Reenvío y correo POP/IMAP. Verificar
Es el mismo correo que hemos visto en otras ocasiones. Puedes
verificar mediante pulsar el enlace o mediante el código
numérico que te adjunta.
En definitiva le pregunta a [email protected]
si permite recibir correo de [email protected]
Panel de configuración: Reenvío y correo POP/IMAP. Configurar
Y, además, le decimos que guarde una copia en [email protected] de todos los mensajes que envíe a [email protected]
Marcamos que [email protected] envíe los
mensajes a [email protected]
Reenvío y correo POP
Esta es una opción que permite que los correos de tu Gmail sean «enviados» «a» y «desde» tu cliente de correo local. Por ejemplo, tu Outlook se convierte en el gestor de tu correo Gmail. Su configuración depende del cliente concreto. No entraremos en más detalles, pero si quieres instalarlo en el enlace superior tienes información detallada y si necesitas ayuda contáctanos y te intentaremos guiar. En la propia ventana te muestra enlaces a la ayuda detallada.
ETIQUETAS EN EL PANEL DE CONFIGURACIÓN
Las etiquetas además de en la ventana principal de Gmail se pueden editar y configurar en la pestaña «etiquetas» del panel de configuración.
Etiquetas: organizar mensajes
Pulsando en el panel de configuración, en etiquetas se muestra esta ventana.
Mediante la asignación de etiquetas (nombres) descriptivas podemos organizar todos nuestros mensajes. Podemos crear tantas cuantas deseemos.
Pulsando en el nombre nos permite cambiarlo.
Introduciendo el nombre aquí creamos la etiqueta.
Etiquetas: organizar mensajes
Aquí las eliminamos.
Al marcar mostrar la etiqueta aparecerá siempre en la margen izquierda de Gmail, justo encima de este texto.
ESTABLECER ETIQUETAS Y COLORES PARA CLASIFICAR EL CORREO RECIBIDO
Estamos acostumbrados a usar carpetas y subcarpetas para organizar la información pero en este caso Gmail utiliza como alternativa el uso de etiquetas semánticas y la posibilidad de asignar colores a esas etiquetas. Realmente no hay una gran diferencia con las carpetas, sin embargo, la fuerza visual de las clasificaciones con colores me parece más útil.
Presentación
Aquí se nos muestra la relación de etiquetas que tenemos creadas para la clasificación de nuestros
correos. Algunas, además, las hemos identificado con un
color.
Después podemos asociar cada mensaje a la etiqueta, bien manualmente, o bien
mediante un filtro automático.
En este caso, filtro, me clasifica todos los correos
que recibo de correos remitentes de la Universidad
de Burgos.Y en este todos los que
recibo a mi cuenta de correo de la Universidad de
Salamanca.
Mostrar la etiqueta y los correos
Para ver todos los correos archivados
bajo una misma etiqueta sólo hay
que pulsar en ella.
El buscador muestra todos los correos bajo esta
etiqueta.
Los correos se pueden archivar bajo más de una etiqueta. Esta es una de las ventajas que
veo sobre el sistema de carpetas.
Crear etiquetas
Las podemos hacer visibles o que permanezcan ocultas en el panel principal de Gamil. Tanto las etiquetas creadas como las
que aparecen por defecto.
Hay varios medios para crear etiquetas pero todos muy sencillos.
Pulsamos en configuración > etiquetas y se nos muestra el panel
para configurarlas y editarlas
Para crear, ponemos el nombre en el casillero y pulsamos crear. También, si pulsamos sobre una etiqueta existente, podremos modificarla como en «etiqueta de ejemplo» en la
imagen. Podemos ocultarlas y eliminarlas.
Actividad: eliminar etiquetas
• Una duda: ¿si eliminamos una etiqueta que pasará con los correos que tiene asociados?
• Compruébalo.
Crear etiquetas: en el panel principal de Gmail
Para crear una etiqueta sin salir del panel
principal.
Pulsamos en más, que se encuentra bajo las etiquetas, y se nos muestra una
ventana con el enlace crear etiqueta nueva.
Lo pulsamos y se abre una ventana donde introducir el nombre. Pulsamos aceptar y tenemos una nueva etiqueta creada
CREAR UN FILTRO
Los filtros son muy útiles para automatizar tareas de organización y administración de los correos. Por ejemplo, enviar directamente a la papelera los correos de un remitente concreto, o archivarlos en una etiqueta dada.
Crear un filtro
Como primer paso pulsa en crear un filtro y se muestra la ventana inferior
Crear un filtro: establecer el criterio de filtraje
Establece los criterios por los que se regirá el filtro, por ejemplo de: @ubu.es. En este caso el filtro trabajara con
todos los mensajes de correo que lleguen de ese remitente.
Pulsa en paso siguiente para continuar y establecer la acción que ejecutará le filtro
Crear un filtro: establecer lo que hará el filtro
Aquí te muestran las diferentes acciones posibles a ejecutar cuando se detecta el filtro, una vez marcada la opción pulsa
actualizar filtro … y este es el resultado
Actividad práctica
Crea una etiqueta que se llame Curso Verano Usal
Establece un filtro que haga que los correos que recibas de [email protected] y [email protected] directamente los etiquete con Curso de Verano Usal.
CREAR UNA FIRMA PERSONALIZADA, ESTÁNDAR Y AUTOMÁTICA AL FINAL DE LOS CORREOS QUE ENVIEMOS.
Firma personalizada y estandarizada para los correos web que enviamos.
En configuración, en la pestaña general y en el apartado firma encontramos una
ventana donde escribiremos toda la información que nos gustaría que se aportara
al final de cada correo que enviemos, por ejemplo, teléfono, dirección física, otros
correos, etc.Marcamos la casilla correspondiente y el
texto aparecerá al final de los correos que redactemos. Si no queremos que aparezca
en uno concreto, con eliminarlo del correo es suficiente.
Firma personalizada y estandarizada para los correos web que enviamos.
Es posible que nos interese poner, además de texto, una firma más compleja. En este
caso un botón de Skype, enlaces a mis sitios, información de herramientas donde pueden
mantener contacto conmigo.Para ello hemos utilizado una
herramienta llamada WiseStamp. En este caso concreto está instalada como
extensión de Chrome, el navegador de Google pero es posible utilizarla en Firefox,
Flock, etc.
Firma personalizada y estandarizada para los correos web que enviamos.
Al pulsar sobre el icono de la extensión se abre una pequeña ventana para editar las
firmas
Disponemos de un editor para confeccionar el texto e
imágenes. Es un editor HTML.
Nos permite agregar nuestro contacto en diversas redes
sociales y mensajería.
Permite tener una comercial y otra personal
ARCHIVOS ADJUNTOS EN GMAIL
Cada vez es menos probable que adjuntemos archivos «físicamente» a los correos pero sigue siendo una de las principales necesidades. Cierto es que cada vez tendemos más a compartir en Internet sin necesidad de enviar el archivo adjunto y enviando simplemente un enlace al archivo en la «nube» (es una forma de indicar que el archivo está en algún sitio de Internet y es accesible desde cualquier ordenador con acceso a Internet y que tenga los permisos para poder verlo)
Adjuntar archivos. Arrastrar el archivo
Tradicionalmente pulsamos en adjuntar archivo y se abre el navegador del PC para escoger uno y adjuntarle. Gmail nos ofrece la oportunidad de adjuntar archivos sencillamente cogiéndolos con el ratón (mantener
pulsado el botón izquierdo) y arrastrándolo sobre el enlace.
Adjuntar archivos. Adjuntar muchos archivos simultáneamente
Adjuntamos tres archivos simultáneamente y vemos en la imagen de la derecha la carga sucesiva de los mismos.
Adjuntar archivos. Ver los adjuntos sin descargarlos.
No siempre es necesario descargar los archivos adjuntos.
Gmail nos ofrece la posibilidad de verlos y decidir si los archivamos en nuestro PC. Al pulsar en ver el
documento se muestra en el navegador, en el visor de Google
Docs.
Adjuntar archivos. Vistas previas de documentos enlazados de G Docs.
Muestra vistas previas de documentos, hojas de cálculo y presentaciones directamente en
el correo electrónico cuando recibes cualquier enlace a un documento de Google Docs.
También ofrece una opción para abrir directamente en Google
Docs. Es una opción que debemos habilitar (activar) en
Configuración > labs
Adjuntar archivos. Encontrar archivos adjuntos en el buscador.
El buscador avanzado de Gmail nos permite encontrar correos con archivos adjuntos.
Pero también podemos usar los operadores avanzados.
has: attachment , si añadimos el formato pdf, por ejemplo, nos buscará ese tipo de archivos adjuntos.
Podemos buscar un archivo con un nombre concreto, has: nombreconcreto.pdf
O este mismo archivo de un compañero de trabajo concreto, from:compañeroconcretodetrabajo has:nombreconcreto.pdf
CREAR UNA PLANTILLA DE RESPUESTA DE CORREO EN GMAIL
En muchas ocasiones automatizar ciertos procesos en la gestión de nuestro correo electrónico puede suponer alcanzar cuotas mayores de eficiencia.
Crear una plantilla: configuración > labs
Pulsamos en configuración y escogemos la pestaña Labs.
Crear una plantilla: activar insertar imagen y respuestas prediseñadas
Habilitamos la inserción de imágenes. Significa que podremos incluir imágenes en los correos electrónicos que enviemos, en el texto, no como archivos
adjuntos. También podemos insertar imágenes arrastrándolas al texto del mensaje.
Habilitamos también respuestas prediseñadas. Y guardamos los cambios pulsando el botón al final de esta página de Labs.
Crear una plantilla: redactar la plantillaPulsamos en
redactar para poder editar la plantilla.
Ahora tenemos dos nuevos elementos,
el icono para introducir imágenes, lo que nos permitirá
poner un logo y respuestas
prediseñadas para almacenar y usar las
plantillas de respuestas creadas.
Crear una plantilla: redactar la plantillaAl pulsar el botón de imagen se abre esta ventana para añadir la imagen.
Escogemos el archivo de imagen de nuestro PC y lo subimos a la plantilla
Gmail que estamos creando.
Crear una plantilla: redactar la plantilla
Creada la plantilla la ponemos un nombre y la guardamos para
posterior uso.
Hemos colocado una imagen y
editado el texto que pretendemos
que siempre aparezca en la
plantilla
Crear una plantilla: redactar la plantilla
Siempre que queramos utilizar esta plantilla
desplegamos las respuestas
prediseñadas y escogemos la plantilla
sin necesidad de rehacer la base del mensaje cada vez.
Respuestas enlatadas Supón que te conviertes en famoso y
decides devolver a cada correo que te envían tus fans uno con tu imagen y una dedicatoria estándar, este es el método.
Si lo combinas con un filtro, perfecto.
CHAT
Mediante el Chat de Gmail nos ofrece integradas funcionalidades de chat y audio/vídeoconferencia.Últimamente se está hablando de Google Voice, de momento no disponible en España, pero veremos cómo evoluciona e influye en Google Talk.
Chat
En la izquierda de la ventana de Gmail encontramos la
ubicación del chat que te permitirá «chatear» con
cualquiera de los contactos de Gmail.
Si se muestra en verde tu contacto
está disponible para «chatear», sin conexión gris,
naranja ausente aunque conectado y
el rojo ocupado.
Chat
Para comenzar el chat pulsamos en este icono y se abre la ventana de
nuestra izquierda. No parece necesario explicar que se escribe en el espacio en blanco y se pulsa la tecla de «intro» para mandar el
mensaje de chat.
Al pasar el cursor sobre el nombre
se despliega esta ventana con las posibilidades de comunicación.
Chat: historial
Gmail nos guarda el historial de todos los «chat» y los podemos recuperar con una simple búsqueda. Podemos desactivar el archivo
de los «chats».Si quereís ver todos pulsa en la etiqueta «chats».
Ver el historial de “chat”Pulsando en “chat” vemos la relación de todas las conversaciones del historial de “chat” que han sido guardadas.
Con las conversaciones puedes hacer lo mismo que con los mensajes de Gmail, marcarles, aplicarles etiquetas, enviarles, etc. En las búsquedas se diferencia el “chat” por tener asociado el icono correspondiente.
Chat
El chat nos ofrece un buscador para poder encontrar rápidamente la
persona de nuestros contactos con la que queremos chatear.
Chat: buscar contactos
Dependiendo de la existencia de cámara, micro, y de cómo lo haya configurado el chat nos ofrece funcionalidades de
videoconferencia.
Chat: configurar el chat
En este espacio configuras el chat: guardar el historial y especialmente la configuración de videoconferencia.
Guardar chat de Gmail.(Más información)
Esta ventana se nos mostrará al pulsar en la pestaña “chat”. Dos puntos son los que nos han de ocupar la atención: historial de chat y añadir automáticamente los contactos sugeridos.
Guardar chat de Gmail.(Más información)
Podemos guardar o no los chat que hagamos con Gmail.
Al pulsar sobre uno de los contactos de la izquierda se muestra una ventana que nos permite “chatear”
Surge esta ventana en la parte inferior derecha de la ventana de Gmail, que en opciones nos permite evitar que otros guarden el chat, inhabilitar el registro.
Guardar chat de Gmail.(Más información)
Otra opción que nos interesa es la de permitir sólo a unas determinadas personas que te puedan localizar cuando estás conectado para “chatear”.
También podemos evitar a determinados contactos de modo específico aquí. Bloquear a …
Y, podemos bloquearlos en la ventana de contactos rápidos, en el lateral izquierdo de cualquier página
de Gmail. Selecciona la persona que deseas bloquear y en ¿Mostrar en Contactos rápidos?
selecciona Bloquear.
CONTACTOS
No puede existir un buen gestor de correo electrónico sin un buen gestor de contactos. Gestor de contactos cuya utilidad va más allá de la que aporta al correo electrónico de Google. El gestor de contactos de Google es también la base para compartir de otras muchas aplicaciones de Google.
Información sobre contactos
Mediante esta ventana puedes
buscar contactos concretos, también muestra grupos.
Nos ofrece un sistema para
importar y exportar contactos a través de archivos csv, valores separados
con comas.También imprimir.
Mediante estos botones editas los contactos,
los grupos, asignas
contactos a grupos, etc.
Estos botones te permiten añadir
contactos y grupos de contactos.
Al pulsar sobre contactos en la barra izquierda de Gmail te aparece en forma de lista la relación completa de los mismos, con una información sobre nombre,
(detalles) correo, etiqueta e información sobre él.
Aquí podemos eliminar grupos
Información sobre contactos
Puedes buscar por el nombre o los apellidos de una persona (o partes de ellos). Puedes buscar por dominio o nombre de usuario (o partes). Por ejemplo, si buscas “usal.es", obtendrás todos los contactos cuya cuenta de correo se
corresponda con la de la USAL.
Información sobre contactos
Al pulsar sobre un contacto concreto que hemos buscado te aparece su imagen e información personal, correo y grupo al que pertenece que puedes editar.
Aquí aparece toda la relación
de grupos.
Aquí los resultados encontrados en la
búsqueda. Selecciona el que se a de interés.
En este espacio aparece la información del contacto. Podemos ver su perfil en Google,
mostrar las conversaciones recientes con él, «chatear», utilizar directamente su correo y
editar su información y vincularle a un grupo. Por supuesto, eliminarle.
Información sobre contactosEditar información del contacto.
Y si lo que nos proponen no es suficiente podemos añadir nuevas secciones: seudónimo, mensajería
instantánea e incluso secciones personalizadas.
Fíjate en los menús desplegables y en el pequeño enlace de añadir.
Información personal, de trabajo y otra con posibilidad de añadir
múltiples campos y secciones muy variadas.
Información sobre contactosEditar información del grupo.
Si pulsas sobre cualquier grupo se despliega la lista completa de
contactos que pertenecen a ese grupo.
También puedes editar el nombre del grupo desde aquí.
Puedes marcar los contactos y eliminarlos del grupo.
EL LABORATORIO DE GMAIL
En «Labs» Gmail tenemos una gran cantidad de posibilidades para añadir funcionalidades extra a nuestros correos, desde crear plantillas como hemos visto hasta insertar imágenes o traducir mensajes. Aunque son opciones de prueba que pueden desaparecer si su aceptación no es buena.
Labs: ¿dónde está?
Lo encontramos pulsando
configuración y la pestaña labs.
Este es una posibilidad que debes de habilitar
pulsando cada uno de los que te interesen.
Labs: algunas interesantes, ver los correos sin abrirlos
Si habilitas esta opción verás los
correos sin abrirlos. Sólo pulsando
botón derecho del ratón sobre ellos.
Labs: algunas interesantes, gadgetsEsta opción te permite añadir
variados gadgets a Gmail mediante su
URL.
Al habilitarlo te aparece una nueva ventana en configuración que se llama gadgets y te permite
añadirlos mediante la URL. Haciendo una búsqueda en Google: Gmail gadgets encontrarás bastantes.
Labs: algunas interesantesAquí tenemos
algunos de los que hemos añadido,
Puedes añadir un gadget para tener Facebook en el lateral del correo, twitter (
http://www.twittergadget.com/gadget_gmail.xml),etc.
Labs: algunas interesantes
Así quedarían en la barra lateral de tu correo Gmail. Este gadget de
Twitter.
Labs: algunas interesantes, etiquetas anidadas
Este permite crear etiquetas anidadas. Muy interesante para
clasificar.
Labs: algunas interesantes, insertar imágenes
Este permite insertar imágenes
en el texto del correo. Lo mejor es que revises cada
una de las presentes y habilites las que creas que te pueden resultar útiles para optimizar tu trabajo.
Alternativa para insertar imágenes
Ahora permite insertar imágenes en el texto del mensaje, simplemente
arrastrándolas y soltándolas en el mismo, en este caso el logo de Grial.
No tenemos que tener activada la opción de la transparencia anterior. Te permite también redefinir su tamaño y
lista para enviar.
Alternativa para insertar imágenes
Y finalmente aparece la imagen en el texto del
mensaje con posibilidades para redimensionarla .
INSERTAR UNA INVITACIÓN DEL CALENDARIO GOOGLE
Uno de los modos de optimizar nuestro trabajo es integrar funciones y necesidades en un mismo espacio de trabajo. Esto es lo que conseguimos insertando invitaciones a eventos de Google Calendar directamente en nuestros correos.
Insertar invitación a un eventoAl pulsar en Insertar: invitación se muestra
esta ventana para confeccionar los datos
del evento.Finalmente pulsamos en el botón inferior insertar
invitación.
Insertar invitación a un eventoSe integra la invitación
en el mensaje y lo recibirán los destinatarios
del correo
Insertar invitación a un evento
En el correo recibido se destaca con un pequeño
icono.
Insertar invitación a un evento
Una vez abierto el correo veremos este
mensaje. A partir de aquí las diferentes opciones hacen referencia al
manejo y uso de Google Calendar.
CONTROLA SI EXISTE ACTIVIDAD SOSPECHOSA EN TU GMAIL
Al ser un correo web Gmail es posible utilizarlo desde cualquier PC, un cibercafé, la casa de un amigo. Hay que tratar de ser cuidadoso no permitiendo que se guarde ningún dato que pueda permitir a otro usuario acceder después con nuestra cuenta. Pero, de todos modos, Gmail nos ofrece herramientas para controlar ese acceso indeseable. Nos puede enviar un mensaje indicándonos que desde un determinado lugar se ha accedido a nuestra cuenta cuando se inician sesiones en escaso espacio de tiempo en lugares muy distantes. También podemos revisar la actividad nosotros mismos.
Controlar la actividad en tu cuenta Gmail
En la parte inferior de la página con los correos aparecen una serie de enlaces donde Gmail nos ofrece algunas utilidades. En este caso nos
centraremos en «información detallada»Con ella podemos controlar los últimos accesos a nuestra cuenta.
Controlar la actividad en tu cuenta Gmail
Puedes cerrar todas las sesiones que no se correspondan a la
tuya e inmediatamente te muestra un enlace
para cambiar la contraseña.
Aquí tienes una relación de los
accesos, hora y desde que dirección
IP se accede. En este caso yo sé, que desde las 13 que me conecté he accedido
a Gmail en cinco ocasiones con mi IP
(es dinámico).
Controlar la actividad en tu cuenta Gmail
Ten en cuenta que puedes tener otras sesiones abiertas, imagina que estás en el trabajo y has dejado conectado tu PC en casa, o
que accedes mediante el móvil.
OTROS ASPECTOS DE INTERÉS
Conversaciones• Gmail crea grupos de conversaciones que reúnen en lo que llaman vista de
conversación el mensaje original y toda la secuela de respuestas.• Facilita el seguimiento de una conversación y la posibilidad de revisar su
entorno.• Para ver todos los mensajes en una conversación pulsa en Mostrar todos,
(atención este enlace sólo aparece cuando hay una conversación, 2 o más)
Gmail en el móvil
Si estás interesado en gestionar tus correos Gmail
desde el móvil en este enlace
encontrarás cómo.También tienes acceso a otras
herramientas que Google ofrece para
tu móvil.
Crear un correo específico para registrarse en servicios, compras o simplemente en sitios donde tengas dudas de la seriedad de un lugar. Multidirecciones. Únicamente tienes que poner detrás del nombre de tu dirección de
correo Gmail un signo + y una cadena de caracteres con sentido para ti. Es una forma de etiquetar, pero con indudables ventajas.
Ej.: [email protected] Ej.: [email protected]
Mi correo es: [email protected]
Lo interesante: cuando te respondan a esos dos correos del ejemplo te llegarán a tu correo ([email protected]) sin considerar la cadena que hay detrás del + y lo podrás filtrar. (crear un filtro para que lo envíe directamente a la papelera)
BUZZ
Es una de las últimas aportaciones de Google al mundo de la redes sociales. Intentó aprovechar el gran potencial de Gmail para crear una red de modo «instantáneo» pero los resultados de momento no han sido lo esperado, tampoco parece ir muy bien Google Wave y ya se rumorea que pudiera estar preparando el lanzamiento de una red para competir con Facebook, etc.
No vamos a entrar a ver Buzz pero si alguien tiene interés, tanto en ella como en Google Wave nos lo puede comunicar y trataremos de ayudar.
Actividad práctica 1: autoevalúate Crea una etiqueta que se llame
UsalBusquedas2008-1.
Establece un filtro que haga que los correos que recibas de [email protected] y [email protected] directamente los etiquete con usalBusquedas2008-1.
Actividad práctica 2: autoevalúate
Añade tu dirección de correo antigua para que Gmail recoja/reciba los mensajes de esa cuenta.
Configúrala de tal modo que deje copia de los mensajes en la cuenta antigua, salvo que estés seguro de querer hacer lo contrario.
Nota Gmail es una herramienta con muchas
posibilidades, es posible que no hayamos tratado muchas cosas de interés o que no hayamos sabido explicarnos con claridad, sí es así, no dudes en comentárnoslo para intentar ayudarte.
Cuando nos comentáis nuestros fallos realmente nos estáis ayudando. Gracias.
