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Glosario De Términos Comunes En Organización De Eventos

EventosMillonarios.com | Página 1



Introducción

Si vas a convertirte en un organizador de eventos profesional, debes familiarizarte con

la terminología y la jerga de la industria de los eventos especiales.

Es muy importante que conozcas este “lenguaje” específico para poder moverte con

naturalidad y libertad en tus tareas diarias en el mundo de los eventos, con la suficiente

confianza que te brinda saber exactamente de lo que estás hablando, ya sea con tus

clientes, tus proveedores de servicios o tus colegas.

Te recomiendo que le eches un vistazo a toda la lista de términos (sin necesariamente

leer las definiciones, a menos que alguna palabra llame especialmente tu atención)

para tener una idea de los términos más usados en la industria, y que regreses al

glosario siempre que necesites buscar el significado de una palabra que has leído o

escuchado pero no sabes qué significa, o cuando quieras obtener una descripción clara

y precisa de una palabra o expresión que ya conoces pero que te gustaría entender

mejor.



Término Definición

Área de foyer

Es un área designada para el registro y la bienvenida a los asistentes del evento. Generalmente se localiza en la entrada del evento o en una de las orillas del salón.

A la carte

Es un término en francés que significa “a la carta” e indica que cada artículo disponible en el menú tiene un precio individual. Por esta razón este tipo de menú se excluye de grandes eventos, ya que el costo en muchas ocasiones puede sobrepasar el presupuesto.

A&B

Es un acrónimo en inglés para definir “Hospedaje y Desayuno” (Accommodation & Breakfast). Varios lugares donde se organizan eventos usan este acrónimo para indicar que en la misma locación hay servicio de hospedaje y desayuno.

A/V

Es el término en inglés usado para indicar materiales o equipos audiovisuales que se utilizarán durante el evento. Por ejemplo: monitores de televisión, proyectores, subwoofers de audio, etc.

Acto de Dios

Sucesos de gran escala (naturales o accidentales) que están fuera del control de cualquier persona y que pueden influir en el desarrollo del evento. Estos sucesos incluyen huracanes, inundaciones, terremotos, una muerte inesperada, etc. Este término se usa como cláusula en los contratos de eventos para indicar que en caso de que suceda un “acto de dios” ninguna de las partes estará legalmente obligada a continuar con el evento planeado.

Agenda

Es la lista de participantes que expondrán una presentación en el escenario (durante una conferencia), así como el horario y tiempo estimado de cada presentación. La agenda se entrega a los asistentes de una conferencia como parte de su registro al evento.

Agente

El “agente” es la empresa encargada y responsable de manejar y operar un evento. Dirigido por el cliente, un agente actúa como una agencia de servicios completos (los que se requieren para la organización y ejecución de un evento).

Alimento en restaurant

Se refiere a la inclusión de uno o más alimentos durante un evento que se llevará a cabo en el restaurant del hotel.

Alimentos y Bebidas

El espacio dentro del salón de eventos asignado a la empresa o individuos que estarán a cargo de proveer de alimentos y bebidas a los asistentes del evento. En ingés se usan las siglas F&B, que significan Food and beverage.

Altura de techo Indica la medida exacta del piso al techo en un salón de conferencias o eventos.



Amenidades

Pequeños regalos o artículos de uso frecuente que ofrece un hotel para la comodidad de sus huéspedes. Las amenidades más comunes son jabones, shampoo, artículos para escritura (libreta y bolígrafo), artículos para lustrar el calzado, etc.

Aperitivo Un pequeño platillo o bebida usada para incitar el apetito del comensal, que se entrega previo a una cena de gala (mientras se sienta a los invitados).

Apuntador láser

Instrumento que proyecta una pequeña luz roja, verde o azul. Sirve para señalar puntos importantes sobre una pantalla de proyección durante una presentación.

Área de no fumadores

Área designada donde está estrictamente prohibido fumar.

Área de registro Área asignada dentro de un salón u hotel (usualmente a la entrada) para que los asistentes del evento se registren antes de entrar.

Asientos de 8 horas

Es un tipo de sillas o sillones que permiten a una persona estar sentada cómodamente durante largos períodos de tiempo (usualmente durante varias horas seguidas).

Asistencia

Indica el número total de individuos que asistieron a un evento o conferencia. También toma en cuenta a la persona acompañante del asistente (pareja, socio, invitado). En caso de eventos pagos, el acompañante usualmente paga una cuota menor al registrarse.

Asistentes

Los individuos listados a participar en una conferencia o evento. Este término también toma en cuenta prensa, exhibidores, ponentes e invitados.

Atuendo de negocios

Implica el código de vestimenta utilizada por el staff. Traje o blazer con camisa y corbata para hombres; vestido o traje sastre para mujeres. También se incluye entre estos, trajes típicos nacionales informales.

Auditorio

Un tipo de salón de eventos especializado para conferencias, conciertos y otros eventos que requieran de ponentes y audiencia. Normalmente son del estilo de un teatro, donde los asientos para los asistentes son fijos y sin mesas.

B&B Es un acrónimo en inglés que describe un lugar de hospedaje de hotel en el que sólo se incluye cama y desayuno (Bed & Breakfast).

Base de datos Consiste en un archivo con toda la información disponible acerca de los asistentes, participantes, expositores y empresas involucradas en el evento.

Beamer Es un término en inglés para describir un proyector de luz del tipo LCD. Es parte del equipo audiovisual comúnmente utilizado en eventos.



Break

Termino en inglés que se usa para indicar un receso que divide el evento en dos o más partes. Este receso se usa para que los asistentes puedan descansar, así como para que los organizadores puedan llevar a cabo preparativos especiales. Usualmente se sirve café y galletas o canapés con bebidas para deleitar a los asistentes.

Buffet de tenedor

Variedad de alimentos servidos a modo de buffet que pueden ser consumidos sólo con un tenedor (sin cuchillo). Se hace para acelerar el consumo de alimentos cuando se cuenta con un horario de evento muy específico.

Búsqueda de locaciones

Es el acto de buscar opciones de lugares para llevar a cabo un evento.

Cabina de traducción

Cabina o mesa asignada al individuo o individuos que participarán en una junta o conferencia como traductores simultáneos.

Cálculo y manejo de riesgo

Es el cálculo de la probabilidad de daño o pérdida, y el costo de ese daño o pérdida, de una persona que asiste a un evento. Este cálculo intenta predecir todas las posibles ocurrencias.

Cambio de salón

Es el tiempo que lleva transformar un salón de eventos de una función específica a otro estilo con funciones y requerimientos diferentes. Consiste en muchas ocasiones en derrumbar o construir nuevos muros o abrir puertas en muros existentes.

Cambio de salón

El mismo término se utiliza para describir la cantidad de tiempo necesaria para reacomodar el mobiliario de un salón de eventos para cumplir con necesidades o requerimientos específicos.

Canapés

Variedad de aperitivos fríos o calientes que se sirven antes de un banquete o cena de gala y que son lo suficientemente pequeños y secos como para consumirse usando las manos.

Capacidad máxima

Indica el cupo máximo de personas que son permitidas en un área específica.

Cash bar (bar de efectivo)

Un tipo de bar privado que requiere que los invitados paguen individualmente por su consumo de bebidas.

Cena de gala

Cena elegante que usualmente incluye discursos, agradecimientos y/o premiaciones. Este tipo de cena es comúnmente utilizada para cerrar un evento de varios días.

Centro de conferencias

Salón dedicado exclusivamente a conferencias. Su decoración, ambientación y equipamiento son específicos para facilitar esta actividad.

Centro de negocios

Lugares asignados y equipados (en hoteles o lugares de conferencias) para trabajo de oficina. Esto les brinda a los asistentes de un evento la comodidad de atender sus negocios de forma remota.

Charter Uso de una forma de transporte (terrestre, aérea o marítima) de forma personal.

Check-in Indica el procedimiento formal de registro de huéspedes al llegar al



hotel.

Check-out Indica la salida de los huéspedes del hotel.

Cláusula de cancelación

Una cláusula específica dentro del contrato que indica las penalizaciones a pagar en caso de que cualquiera de las dos partes cancele el evento previo a su ejecución.

Cliente La persona, empresa, firma o corporativo para quien se organizará un evento.

Código de atuendo o vestimenta

Requerimiento mínimo de vestimenta para asistir a un evento específico. Hay eventos formales, informales, formal campestre, “de noche”, etc.

Celíaco Es una condición médica en la que debido a una intolerancia o alergia, el comensal requiere que le sirvan comida libre de gluten.

Columna

Se refiere a los pilares que sostienen el techo en un salón de eventos o conferencias. Se toman en cuenta como elementos a decorar así como para la visibilidad del escenario durante el proceso de acomodo de mesas en el local.

Comida buffet de trabajo

Es un buffet de alimentos secos, en porciones que se pueden comer con las manos (incluidos canapés) de manera que los asistentes de un evento pueden consumirlas mientras llevan a cabo tareas o mientras escuchan las conferencias de un evento.

Comida Halal Es un tipo de comida en la que la carne proviene de un animal cuya muerte fue realizada de acuerdo a las leyes islámicas.

Comisión Es un pago hecho a un individuo u organización por facilitar negocios entre un cliente y la empresa organizadora de eventos.

Compensación Un tipo de reembolso al cliente que entra en juego cuando hay una pérdida o una pequeña falla dentro de lo estipulado en el contrato.

Complementario Servicios o artículos que se le brindan al asistente del evento sin ningún costo adicional.

Conserje

Nombre del puesto que recibe una persona dedicada a atender a los huéspedes o invitados y proveerles información y asistencia en contratación de servicios.

Conferencia Web

Es una conferencia que se lleva a cabo vía internet. En este caso no se usa un proyector para mostrar al expositor, sino monitores individuales de computadora para cada participante.

Conferencista motivacional

Persona dedicada a dar conferencias cuyo fin es incitar a la audiencia a ver el futuro bajo una luz más optimista, incrementar la moral de un grupo o hacer sentir bien al grupo.

Confirmación Una afirmación por parte del cliente, ya sea verbal o escrita, que indica al organizador de eventos que el evento tiene luz verde para su ejecución.

Consola central Es la mesa que se sitúa en el evento (cerca del escenario) y que se utiliza como centro de operaciones para controlar todo el equipo de audio y video.



Contrato

Es el nombre de un grupo de documentos legales que detallan las condiciones y responsabilidades tanto del salón de eventos o de la empresa organizadora de eventos como del cliente mismo. El contrato necesita ser firmado por ambas partes previo a la planeación y producción del evento.

Costo por habitación

Un tipo de tarifa de habitación de hotel que se cobra sin importar el número de huéspedes que se vayan a alojar en ella.

Cuarto complementario

Un cuarto de hotel que se ofrece al huésped sin costo adicional.

Cuartos adjuntos Indica cuando en un hotel dos o más cuartos tienen puertas contiguas que los unen. Son ideales para familias grandes que van a asistir a un evento.

Cuestionario

Serie de preguntas por escrito que se harán al cliente para recabar información acerca de sus necesidades y gustos para el evento. En base a este documento se realiza la propuesta.

Cuota de registro

En eventos pagos, es la cantidad de dinero que paga quien asiste al evento al momento de registrarse. La cuota de registro varía dependiendo de diferentes factores como lo son: cuánto tiempo antes se realizó el registro previo al evento, el tipo de membresía, el nivel de involucramiento en el evento, etc.

Cuota de renta de salón

Es la cuota para rentar un salón de eventos o juntas. No incluye costos de alimentos, bebidas, equipo, etc.

Cuota no reembolsable

Cuota o costo que es cobrado al cliente y que no tiene cláusula para su reembolso. Por ejemplo: boletos de avión o tren, compras por adelantado de alimentos, etc.

Data protection act

Ley específica del Reino Unido que dicta las responsabilidades de la empresa o individuo que maneja los datos personales de las personas que asistirán a un evento.

DB&B (Dinner, Bed & Breakfast)

Indica la disponibilidad de cena, hospedaje y desayuno en un sitio específico. Usualmente se refiere a un hotel dentro o cerca del lugar donde se desarrollará el evento.

De consumo Indica la cantidad detallada de alimentos y bebidas (número de botellas) que fueron consumidas por los invitados de un evento.

Departamento de limpieza (Housekeeping)

Staff dedicado a la limpieza y mantenimiento del salón de eventos de un hotel. En muchas ocasiones, este mismo departamento ofrece servicios de lavandería a los huéspedes.

Depósito Fracción del costo total del evento que se paga por adelantado para reservar el evento.

Depósito Adelantado

El dinero utilizado para reservar con anticipación un cuarto de hotel, un salón de eventos o incluso un servicio que se utilizará durante el evento.

Desayuno continental

Consiste en alimentos matutinos que no son pesados para el estómago. Generalmente incluye pan, cereales, frutas, huevo, jugos y bebidas calientes.



Desayuno inglés completo

Es el típico desayuno del Reino Unido y consiste en té, jugos, pan tostado y comida caliente como huevos fritos, tocino, salchichas, frijoles, champiñones y tomátes.

Descorche

Es una cuota que se paga con la finalidad de que el cliente pueda introducir al salón de eventos las bebidas alcohólicas de su elección comprándolas individualmente.

Empresa de banquetes

Proveedor dedicado exclusivamente a proveer servicios de alimentos y bebidas para todo tipo de eventos.

Empresa de A/V

Una empresa dedicada a la renta de equipo audiovisiual como proyectores, monitores de video, grandes pantallas para proyección, equipo de sonido, parlantes, micrófonos, etc. En resumen, todo el equipo audiovisual necesario para un evento.

Empresa de manejo de destinos (DMC – Destination management company)

Empresa dedicada a manejar proveedores en un destino específico (léase ciudad). Al organizar un evento remotamente, las corporaciones contactan primero a un DMC para recibir recomendaciones de proveedores de todo tipo, necesarias para que su evento funcione en todos los ámbitos. Un DMC maneja proveedores de transportación, alojamiento, eventos, alimentos, entretenimiento, etc.

Entrada tardía garantizada

Sistema que garantiza que el hotel respete una reservación a pesar de que el huésped no pueda llegar a la hora programada de entrada. Este servicio se obtiene mediante un pago adelantado por tarjeta de crédito.

Entradas y Salidas de Grupos

Es la compilación de información existente acerca de las horas de llegada y de salida programadas de uno o más grupos de personas que asistirán a un evento. Esto permite programar para mayor eficiencia entradas/salidas de un hotel, horarios de comida para grupos grandes, etc.

Entretenimiento Actividades específicas creadas para divertir a la audiencia. Pueden ser shows, conciertos, teatro y otras variedades escénicas.

Entretenimiento para después de la cena

Actividades o presentaciones especiales para amenizar el evento en el espacio de tiempo después de que los asistentes han consumido alimentos.

Equipo de producción

El grupo de personas que trabajan en conjunto para producir un evento, incluyendo: técnicos, choferes de camión, ayudantes de escenario y cualquier otra persona adicional al staff base que esté involucrada en el evento.

Evento Se refiere a la totalidad de actividades con una meta definida por la cual se lleva a cabo la conferencia, junta, reunión, fiesta, celebración, gala, cóctel, etc.



Eventos verdes

Es una modalidad de evento en que se utilizan estrategias considerando la conservación del medio ambiente. Algunas de estas estrategias incluyen: programar ponencias remotas (vía satélite o internet) para evitar las emisiones de carbono de los aviones; hacer énfasis a los asistentes en reciclar el mayor número de cosas durante el evento; usar materiales reciclados o reciclables para la ejecución del evento; etc.

Exhibición o Exposición (Expo)

Evento en el cual uno o varios proveedores tienen la oportunidad de ofrecer y demostrar sus productos y servicios. La mayoría de estos eventos son gratuitos o de muy bajo costo para el invitado ya que la mayor parte de los gastos son cubiertos por los expositores.

Expositor

Se refiere tanto a la empresa que exhibe sus productos o servicios en un stand de la exposición, como al staff asignado a manejar el stand donde se exhiben dichos productos o servicios.

Factura Lista de validez fiscal en la que se incluye un desglose de todos los productos o servicios por los que pagará el cliente para el evento.

Factura Pro-Forma

Un tipo de factura emitida por proveedores que es necesario pagar previo a la ejecución del evento.

Folletería (Handouts)

Consiste en materiales (impresos o electrónicos) que brindan información valiosa y útil, y que son entregados a los asistentes previo al evento.

Formulario de registro

Documento en el que se plasmará por escrito el registro de una persona al evento. Contiene los datos de la persona, la fecha, hora y lugar del evento y otros datos pertinentes.

Foro (Forum)

Indica el espacio de tiempo de break entre sesiones de una conferencia o evento en el que los participantes tienen la oportunidad de conversar y convivir entre ellos. Es un tiempo importante para los participantes ya que muchos utilizan este corto período para hacer contactos y negocios para sus empresas.

Gafete Es una credencial, etiqueta o elemento distintivo que se entrega a los asistentes de un evento con la finalidad de identificación.

Get-in Es la hora específica de entrada del staff y equipo organizador del evento al salón para comenzar los arreglos e instalaciones necesarias previas al evento.

Hotel de Aeropuerto

Término utilizado para describir un hotel localizado cerca de un aeropuerto. Este tipo de hoteles son utilizados principalmente para viajes de negocios y, por ende, varios de estos hoteles cuentan con salones para eventos de buena calidad.

Incentivo Forma de recompensa que da una empresa a un empleado para premiar productividad y estimular el trabajo.

Incidentales (Gastos)

Lista de gastos como servicios de larga distancia, internet, room service, etc. que son agregados a la cuenta o factura final del huésped.



In-house

Término en inglés para describir los servicios o productos que puede proveer el salón de eventos o la empresa organizadora de eventos y que no necesitan ser contratados externamente.

Inspección de locaciones

El proceso de escrutinio del lugar después de que ha sido elegido para la realización del evento y antes de confirmar y pagar su reserva. Durante este proceso una persona asignada por la empresa organizadora de eventos acompaña al cliente en el recorrido del lugar.

IVA Impuesto fiscal que se carga al valor agregado.

Junior Suite

Es una pequeña habitación de hotel aledaña a la suite principal (unida o dividida por puerta) con baño propio y que ofrece un sofá-cama o una o dos camas matrimoniales. Es de menor costo y puede ser alquilada junta o separada de la suite principal.

Keynote Discurso inicial de una presentación o serie de conferencias que apunta al tema general del que se hablará y que es diseñado para motivar a la audiencia.

Keynote speaker Persona designada a dar el discurso inicial de una presentación o serie de conferencias.

Kosher Comida preparada de acuerdo a las leyes culinarias de la fe judía.

LCD Una pantalla o monitor que utiliza el sistema Liquid Crystal Display.

Lead-Time Tiempo que transcurre entre la preparación y el inicio del evento.

Atril

Mesa, escritorio o estante sobre el escenario que utiliza el presentador para sostener documentos y otros materiales que utilizará durante su presentación.

Lista de cuartos

Es una lista en la que se incluyen los nombres de todos los huéspedes que se hospedan en un hotel y que participarán en un evento. La lista también incluye información como día y hora de entrada y salida de cada uno de ellos y otras necesidades exclusivas de cada huésped.

Lista de espera

Expresión que se usa para describir cuando una locación donde el cliente quiere realizar su evento está reservada temporalmente por alguien más. Es entonces que se pone el nombre del cliente en una lista de espera para confirmar una reservación en caso de que la primera persona cancele su evento o lo mueva de locación o fecha.

Llamada de conferencia

Sistema que permite a varios usuarios comunicarse simultáneamente por vía telefónica y conversar o escuchar una presentación.

Lobby

Área de entrada a un edificio donde se realizará un evento. Esta área se utiliza para fines del evento como recibidor, lugar de registro, para montar exhibiciones o incluso para servir alimentos o aperitivos.

Locación Es el lugar donde se llevará a cabo un evento, junta o conferencia.

Locaciones inusuales

Es el término que se usa para describir lugares para eventos que no son de uso común. Entre ellos se encuentran: museos, castillos, residencias y hasta minas de carbón.



Maestro de ceremonias

Persona que sirve de enlace entre el lugar, el cliente y los invitados. Ayuda a llevar el orden, las reglas y las regulaciones de un evento –llama a los invitados a cenar, a sentarse, anuncia las conferencias, etc.–

Maître d' / Maître d' Hôtel

Término en francés que significa “maestro de”. Su función es estar a cargo del área de alimentos y bebidas así como de la satisfacción de los huéspedes de un hotel o salón de eventos.

Manejo de eventos completo y en sitio

Es el servicio que provee la empresa organizadora de eventos durante el curso de cualquier evento. Durante el evento el staff profesional designado por la empresa asistirá al cliente para que su evento sea ejecutado de una manera profesional y sin eventualidades.

MIA Sigla que describe la Asociación de Industria de Reuniones (Meeting Industry Association)

Micrófono de cuello (Lavalier)

Es un tipo de micrófono que se utiliza alrededor del cuello o en la solapa de un traje, camisa o vestido. Es de tamaño pequeño por lo cual es discreto y casi invisible para la mayor parte de la audiencia. En su versión inalámbrica, es el micrófono más cómodo que existe.

Networking Indica la interacción cara a cara de personas, empresas u organizaciones. Usualmente esta actividad ocurre durante los “breaks” de un evento.

No transferible Cuando un boleto o servicio, una vez pagado por una persona, no puede ser transferido a otra diferente.

No-show

Este término se utiliza para describir la ausencia de un huésped de hotel o de un invitado al evento que no avisó con anterioridad que no llegaría a la hora o día estipulados.

Nouvelle Cuisine

Este término francés indica un nuevo tipo de comida francesa, fresca, ligera y en menores cantidades que la cocina francesa tradicional.

Números mínimos garantizados

Indica el número de personas mínimas que proyecta el cliente que asistirán a un evento. En ocasiones se usa este número como base para cobrar por alimentos y bebidas por adelantado o para calcular un anticipo.

Oficina en sitio Cuarto o área separada que se utiliza como oficina temporal por los organizadores del evento.

Opción vegetariana

Es una opción de alimentos que se puede incluir en el menú del evento en caso de que vayan a asistir personas vegetarianas.

Organizador de eventos en sitio

Es un empleado de un salón de eventos o de un hotel dedicado a la organización de eventos. Esta persona sólo maneja eventos para ese salón u hotel.

Overhead projector (OHP)

Proyector de imágenes o video que se posiciona en el techo del salón de conferencias o eventos (sobre las cabezas). Tiene como ventaja que las imágenes proyectadas no son interrumpidas por sombras o interrupciones del haz de luz.



Paquete de registro

Serie de documentos informativos que se entregan a una persona después de registrarse a un evento. Usualmente incluye su gafete, agenda del evento, mapas y otra información pertinente.

Paquete o Kit de conferencias

Es el nombre dado a la bolsa, carpeta, sobre o folder en que se guardan los documentos pertinentes a la conferencia o evento y que son entregados a los asistentes –usualmente al momento del registro–.

Pieza de centro El salón de banquetes es embellecido mediante el uso de una pieza de centro (usualmente un arreglo floral, frutal o de hielo).

Pista de baile Sección del piso del salón usualmente cubierta de madera designada para que los invitados bailen.

Plan de tiempos críticos

Son tareas específicas asignadas a cada individuo involucrado en el desarrollo del evento, que se necesitan realizar en horarios estrictos para la correcta ejecución de ese evento.

Plano de la exposición

Es un documento que muestra el espacio del salón de eventos designado para la exposición. También muestra en detalle el espacio que puede ocupar cada stand, el área designada para alimentos, el área de registro, las entradas y salidas al salón, etc.

Plano del salón

Plano estilo arquitectónico del salón de eventos en que se indican elementos de relevancia para un evento: entradas y salidas, tomas eléctricas, escenarios fijos, columnas o pilares, ventanas, etc.

Podium / Podio

Pequeño mueble (usualmente de madera) que se coloca en el escenario con el fin de facilitar la presentación o discurso. Normalmente el podio tiene un micrófono y un área para que el conferencista coloque sus documentos o notas. El podio también es utilizado por el maestro de ceremonias para dirigirse a los invitados.

Precio de grupo El precio especial o descuento que se hace cuando un grupo de personas que asistirán a un evento requerirán un servicio o producto al mismo tiempo.

Pre-registro Facilidad de registrarse con mucha antelación a un evento pago–usualmente con un considerable descuento para el asistente–.

Primera opción

Es considerado por la empresa organizadora de eventos como el lugar más adecuado para llevar a cabo el evento de acuerdo a las necesidades específicas del mismo. La empresa organizadora de eventos propone al cliente dos o más opciones (sugerencias) acerca de dónde realizar el evento, y la decisión final al respecto recae en el cliente.

Primeros auxilios

Preparación especial para asistir a una persona herida o enferma antes de que reciba atención médica especializada. Este término también se utiliza para describir un área asignada a brindar este tipo de atención dentro del edificio donde se encuentra el salón de eventos.

Programa de parejas

Programa de actividades planificadas para las parejas o esposas de los asistentes a un evento. Pueden ser actividades de tipo social o educativas.



Programa operacional

Documento elaborado para el cliente por la empresa de eventos en el cual se indican paso a paso las etapas de preparativos que seguirá la empresa para preparar el evento.

Propuesta

Es un documento escrito que se entrega al cliente donde se detallan los servicios y costos que conlleva un evento de acuerdo a sus requerimientos y deseos expresados.

Proyección frontal

Método para proyectar imágenes o video en una pantalla. En este tipo de proyección el sistema (aparatos) de proyección se ubica a espaldas de la audiencia y emite la imagen en dirección a la pantalla que se localiza frente a la audiencia.

Proyección trasera

Es una técnica de proyección de video o imágenes en la que el proyector está escondido detrás de la pantalla. Esto además de brindar una ventaja estética, también brinda una ventaja funcional ya que agrega una distancia aproximada de tres metros al escenario.

Proyector LCD

Proyector de gran potencia que se utiliza en eventos para mostrar imágenes o videos sobre una superficie plana (usualmente una pantalla de proyección).

Q&A (Preguntas y respuestas)

Sesión interactiva de preguntas y respuestas que se lleva adelante después de una conferencia, junta o presentación.

Recepción de bienvenida

Pequeña reunión para celebrar el inicio de un evento. Usualmente se sirven cócteles y canapés.

Regalo de almohada

Un pequeño regalo o sorpresa (usualmente un pequeño chocolate) con el cual se sorprende a los huéspedes o invitados de un evento al regresar a sus habitaciones. En caso de que el cliente desee que el regalo sea específico, éste tendrá sólo un costo nominal por parte del hotel.

Registro en línea Sistema que permite al público registrarse a un evento por adelantado usando internet.

Registro Previo

Es un servicio que se ofrece para que los asistentes de un evento se registren con anticipación. Usualmente se ofrece algún descuento o tarifa preferencial por registrarse por adelantado usando correo, teléfono, internet o fax.

Registro temprano (Early-bird)

Es una forma de registrarse a un evento por anticipado con la finalidad de recabar fondos. Usualmente se ofrecen descuentos especiales para que los invitados se registren usando este método.

Remodelación

Se realiza para darle un nuevo look al salón de eventos. Se logra a través de una redecoración y afinando detalles para dejarlo lo más estéticamente atractivo posible (dentro del presupuesto).

Reservación de grupo

Cuando un grupo de personas que asistirán a un evento necesita reservar habitaciones de hotel durante el mismo número de días y con las mismas características y requerimientos. Los hoteles usualmente ofrecen descuentos para este tipo de reservaciones.



Retroalimentación

Se usa como herramienta para mejorar los servicios de manejo de eventos. Se toman en cuenta los pensamientos, opiniones y observaciones del cliente y de personas que asistan al evento.

Salida de emergencia

Puertas y rutas designadas para evacuar a gran velocidad un salón de eventos en caso de incendio, terremoto, amenaza de bomba, etc. La planeación de esta ruta es asistida y aprobada en muchas ocasiones por autoridades locales.

Salón de banquetes

Espacio aledaño al salón principal cuya única finalidad es servir la comida a los asistentes del evento.

Servicio de banquetes

El acto de proveer un servicio de alimentos y bebidas a distancia.

Sesiones Break-Out

Son sesiones de actividades que se organizan con la finalidad de discutir temas específicos. Normalmente se realizan formando pequeños grupos de asistentes al evento.

Set-Up de banquete

Indica el acomodo específico de mesas y sillas para facilitar el servir alimentos a los asistentes de un evento. Este es uno de los acomodos de mesas más comunes.

Set-Up de cabaret

Es otro acomodo de mesas en el que las sillas se acomodan de tal forma en que ningún comensal dé la espalda al escenario. Sin importar el tipo de mesas que se utilicen, esto se logra dejando un espacio de la mesa sin sillas para facilitar la visión de todos los comensales.

Set-Up de cuadrado

En este acomodo las mesas se posicionan formando un cuadrado (con un hueco al centro) y las sillas se acomodan en el perímetro exterior del cuadrado. Este tipo de set-up también se realiza sin las mesas.

Set-Up de cuarto

Es un acomodo de sillas, mesas y equipos adicionales (audio, video, iluminación) de acuerdo a requerimientos o sugerencias específicas del cliente.

Set-Up de herradura (en U)

Es el acomodo de sillas y/o mesas en forma de herradura para llevar a cabo juntas o conferencias.

Set-Up de herringbone (Espina de pescado o “en V”)

Acomodo de sillas en forma de “V” a 45º y separadas por un pasillo central.

Set-Up de sala de juntas

Es un acomodo en que se utilizan mesas rectangulares u ovaladas y se colocan sillas en ambos lados de la mesa así como en las cabeceras, simulando el acomodo de una sala de juntas en una empresa. Este acomodo es más común en eventos con fines de negocio que en eventos familiares o meramente sociales.

Set-Up de salón de clases

Acomodo de mesas y sillas apuntando hacia el escenario para facilitar la comunicación del orador.



Sobrevender

Actividad de las aerolíneas y hoteles en la que venden un mayor cupo de boletos o habitaciones de las permitidas por su capacidad. Lo hacen para compensar pérdidas en caso de que un viajero o huésped no se presente.

Sobrevendido

Término que se utiliza para indicar una venta realizada que está por encima del total de boletos permitidos para un evento, para un vuelo de avión o para habitaciones de un hotel.

Stand de exhibición

Es un área exclusiva, calculada y diseñada para ofrecer productos o servicios dentro de una expo. El tamaño del área designada para cada stand depende de varios factores como costo, número de expositores, tamaño del salón de eventos, etc.

Sugerencias del chef

Es cuando el chef selecciona y sugiere platillos y bebidas basados en la temporada o en los requerimientos específicos de un evento.

Tabla de funciones

Indica un artefacto en el que se anuncia la función o funciones que se llevarán a cabo dentro del salón de eventos para informar a los asistentes. La tabla de funciones puede también ser incluida en un programa impreso o proyectada en una pantalla al interior del salón de eventos.

Talleres (Workshop)

Un espacio adicional al salón principal del evento designado para llevar a cabo actividades con los asistentes al evento. Las actividades pueden ser de integración, relajantes o de entrenamiento para adquirir conocimiento o habilidad en un campo determinado.

Tarifa de 24 horas

Tarifa especial de algunos hoteles o salones grandes de conferencias que incluyen varias ventajas para el cliente que la contrata. Algunos de los servicios incluidos son: las 3 comidas, hospedaje, acceso a equipo de oficina, salas de proyección, café y galletas, canapés, etc. Es todo lo necesario para que un cliente pueda trabajar remotamente mientras asiste a un evento de varios días, por una tarifa única.

Técnico de A/V Un profesional en lo referente al montaje y uso de equipo audiovisual para el evento.

Teléfono de conferencia

El número telefónico que deben marcar los asistentes para una llamada de conferencia.

Tiempo de check-in

Especifica el tiempo desde que el huésped se registra en la recepción del hotel hasta que se le entrega la llave de su habitación.

Tiempo de check-out

Especifica el tiempo desde que el huésped sale finalmente de su habitación hasta que salda la cuenta en recepción del hotel.

Tiempo de partida La hora programada en que los invitados se retiran del evento.

Traductor o Intérprete

Individuo responsable de traducir (en tiempo real) de un idioma a otro para beneficio de una o más personas que asisten a un evento. Normalmente este servicio se utilizado para eventos de negocios que incluyen conferencias, juntas o exposiciones en escenario.

Uso exclusivo Indica un lugar que una persona o empresa pueden reservar para uso privado en el evento.



Valor agregado Un valor extra (no siempre aparente) que se recibe al contratar un servicio o pagar un producto.

Vegano Término que se usa para describir a una persona vegetariana.

Viaje de incentivo

Viajes pagados por una empresa para algunos empleados con la finalidad de incrementar la moral y la producción o para premiarlos por un buen desempeño.

Video-conferencia

Es un sistema de conferencias remotas vía satélite o internet en la que un conferencista puede hablar remotamente con una audiencia sin tener que estar presente físicamente en el evento.

Vino de la casa

Es un tipo de vino que prefiere el salón organizador de eventos, sin marca específica, que le generará el mayor margen de ganancia. Usualmente el vino de la casa es el más económico para el cliente.

VIP

Se dice de las personas de nivel gerencial y directivos de una empresa. Usualmente se usa el término para indicar que son personas que reciben un trato preferencial, descuentos y/o beneficios adicionales sin costo.

Vuelos regionales Es el número y destino de vuelos que salen y llegan del aeropuerto local y con destinos a ciudades dentro del mismo país.

Wi-Fi Servicio de internet inalámbrico.

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