GLOSARIO DE TERMINOLOGÍA ARCHIVÍSTICA

ABREVIATURA: Representación de las palabras en la escritura con una o varias de sus letras. ABSTRACT: Voz inglesa. Extracto - Resumen. ACÁPITE: (Del lat. a capĭte, desde el principio). (1) Encabezamiento, título de un capítulo o de una parte independiente de un escrito. (2) Texto breve, posterior al título, que aclara el contenido del artículo que encabeza.

ACCESIBILIDAD: (1) Que se pueda accesar a los documentos y a la información que contienen con rapidez y facilidad. (2) Al hablar de accesibilidad Web se está haciendo referencia a un diseño Web que va a permitir que estas personas puedan percibir, entender, navegar e interactuar con la Web, aportando a su vez contenidos. La accesibilidad Web también beneficia a otras personas, incluyendo personas de edad avanzada que han visto mermadas sus habilidad a consecuencia de la edad. Guía Breve de Accesibilidad Web ACCESO RESTRINGIDO: Limitación en la consulta de ciertos documentos, que por su confidencialidad, antigüedad o gran valor, no se ponen al servicio de cualquier persona sino sólo de los estudiosos que prueban la seriedad de su investigación o están debidamente acreditados por una universidad u otra entidad. ACERVO DOCUMENTAL: Conjunto de documentos

que se custodian en una institución. ACIDEZ DEL PAPEL: Fenómeno que se produce cuando los documentos se encuentran en el depósito a merced de altas temperaturas, con incidencia de la luz solar o artificial lo que hace que el papel pierda la humedad propia por lo

que se reseca, se quiebra y se torna amarillento.

http://www.museosantelmo.com/ ACTIVIDADES FACILITATIVAS: Son las actividades administrativas y de apoyo que realizan las instituciones para cumplir con sus objetivos. A estas actividades también se les llama actividades administrativas. ACTUARIO Funcionario auxiliar judicial que da fe en los autos judiciales y/o procesales ACORDEÓN: Conjunto de carpetas con índices alfabéticos o numéricos o registradores en los que se ordenan Documentos para clasificación o archivo.

ADMINISTRACION: Ciencia social compuesta de principios, técnica y prácticas y cuya aplicación a conjuntos humanos permite establecer sistemas racionales de esfuerzo cooperativo, a través de los cuales se pueden alcanzar propósitos comunes que individualmente no es fácil lograr. ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS: Conjunto de principios, métodos y procedimientos orientados a lograr una eficiente organización y funcionamiento de los Archivos. Es función archivística la gestión de documentos desde su creación hasta la eliminación o conservación permanente de acuerdo a su ciclo vital. ADVERACION Antiguamente se refería a una Certificación o a un Documento en que se certificaba algo. AGRUPACIONES Se aplica particularmente a una reunión de personas que se asocian con un propósito o por características comunes. Alternando con asociación y sociedad, forma parte muchas veces del nombre propio de esas asociaciones. // ARTIFICIALES. Están compuestas por las denominadas colecciones documentales y secciones ficticias, teniéndolas en cuenta para esta clasificación en cuanto a que son agrupaciones documentales que, con cierta frecuencia, se encuentran en los archivos. // DOCUMENTALES. Los documentos se reúnen en agrupaciones naturales, atendiendo a su formación original, y artificiales, atendiendo a situaciones subjetivas. Entre las primeras: el fondo, la sección, la serie, la unidad archivística. Entre las segundas: las denominadas secciones ficticias y las colecciones. // NATURALES. Son las que se dan escalonadamente, en atención a su origen. AGRUPAR Formar un grupo o grupos con ciertas cosas. Es la operación de clasificar y ordenar Documentos escritos o cualquier otro material de acuerdo con el sistema implantado. ALA: Asociación Latinoamericana de Archivos. Creada en Lima el 6 de abril de 1973, es una entidad de carácter profesional y cultural, sin ánimo de lucro,

que busca servir como ente promotor del desarrollo archivístico de los paises de lengua española y portuguesa de América Latina, España y Portugal.

ALBALÁ: Antiguamente, cualquier documento público o privado. (1) Cédula real en que se realizaba la concesión de una merced u ordenanza. (2) Documento público o privado en que se hacía constar algo.

Fragmento de la Real Cédula fechada en Barcelona a 28 de mayo de 1493, autorizando al Almirante Cristóbal Colon para nombrar persona que en su ausencia pueda expedir cartas y provisiones en nombre y con el sello de los Reyes ÁLBUM: (1) Conjunto de hojas encuadernadas, generalmente con pastas decoradas, destinado a coleccionar fotografías, sellos y también autógrafos, composiciones breves, etc. (2) Libro en blanco cuyas hojas se llenan con versos, sentencias, piezas de música, fotografías, firmas, retratos, etc. del latín álbum, blanco, por la capa de albayalde con que cubrían la tabla en que se escribían con tinta negra. (3). Entre los antiguos Romanos, anales de los pontífices y de los pretores, en los que anotaban día por día los principales sucesos del año. Dejaron de llevarse hacia el año 633 de Roma, tabla enyesada, en las que se escribían las disposiciones oficiales. ALCABALA (1) Antiguamente t tributo del tanto por ciento que se pagaba al fisco. (2) Impuesto de circulación que se exigía por el precio de los bienes muebles y raíces vendidos y permutados. ALCALINIDAD DEL PAPEL: Fenómeno que se produce cuando el documento se encuentra en el depósito a merced de bajas temperaturas, y de malas condiciones del local (goteras, derrames de agua) por lo que el documento

absorbe humedad por lo que se debilita, pulveriza y aparecen bacterias y

hongos. ALEGATO (1) Documento o discurso en que se expone razonadamente un argumento. (2) Documento que presenta el abogado de cualquiera de las partes, fundamentando las razones, pruebas y hechos en que se funda el derecho cuyo reconocimiento pretende. ALFABÉTICA Es aquella ordenación por la cual se orientan los documentos siguiendo el abecedario de las iniciales de las terminologías escogidas como representativas de su información. ALFARDA (1) Cierto adorno que usaban antiguamente las mujeres. (2) Antiguamente impuesto que pagaban los moros y judíos en los reinos cristianos. (3) Antiguamente canon que se pagaba por el aprovechamiento del agua de riego. ALMACENAMIENTO: Reunión de documentos en un núcleo determinado que corresponde al previo ordenamiento sistemático. AMPLIAR: Reproducir una imagen, en mayor tamaño que la original. ANALES: (1) Relación ordenada de los hechos o acontecimientos, año por año. (2) Publicación periódica que contiene actas, documentos históricos, y piezas diversas relativas a determinada materia o a un acontecimiento, generalmente de carácter científico. ANALIZAR; Estudiar o examinar algo, separando o considerando por separado sus partes. Hacer un examen de algo. ANAQUEL: Tabla horizontal que se encuentra entre los parales verticales

de una estantería donde se colocan los documentos de archivo. ANTEDATA: Fecha falsa o anterior a la verdadera, que se encuentra en un documento. APLICACIÓN: Programa utilizado para realizar un determinado tipo de trabajo. En Conservación de los documentos.

APODERADO Se aplica al que tiene poderes de otra persona para representarla. Es la persona que, mediante autorización otorgada por una persona (física o jurídica) ante escribano o notario público, actúa en nombre de otra, dentro de las facultades especificadas en el poder, que es el documento que habilita para tal fin, propiamente dicho. Los actos ejercidos por el apoderado dentro de sus atribuciones obligan al mandante como si fuesen ejecutados por el mismo. ÁRBOL: (1) Diagrama que sirve para mostrar o exponer determinados

procesos administrativos. technet.microsoft.com ÁRBOL genealógico: Cuadro descriptivo, desarrollado generalmente en forma semejante a un árbol, de la ascendencia o descendencia de una persona. // Genealogía de alguien.

ARCHIVAR: (1) Guardar documentos en un archivo. Por extensión, dar por terminado un expediente o asunto o dejar de ocuparse de él. (2)Acción de colocar ordenadamente en un expediente, previa su glosa, los Documentos que lo forman. Guarda de expedientes en los archivadores. ARCHIVADOR: (1) Muebles metálicos o de madera de una o más gavetas

para archivar documentos. (2) Persona que archiva. Modelos de archivadores

ARCHIVALIA: (1) Documentación que ha sido producida en función de las actividades de una entidad, la cual ha perdido vigencia administrativa, y se conserva para fines de investigación histórica-cultural. (2)Término adoptado de las escuelas europeas, como conjuntos de materiales de consulta de un archivo. Si bien es cierto que algunos identifican como equivalentes los conceptos de archivo y archivalía, hoy se advierte una señalada tendencia a separarlos como distintos. El archivo es la institución que tiene por objeto conservar debidamente clasificados, los Documentos y papeles que constituyen su fondo y la archivalía, en cambio comprende toda la documentación producida y recibida por el archivo (escritos, cartas, dibujos, mapas planos, películas, discos.) desplazando asi los valores aportados por la Diplomática. (3) Patrimonio documental. ARCHIVERO Es la persona que tiene a cargo un archivo o sirve como técnico en él. ARCHIVISTA: Profesional que tiene a su cargo un archivo o sirve como técnico en él. ARCHIVISTICA: Técnicas aplicadas o que tratan de los archivos, de las colecciones y Documentos que ahí se conservan ARCHIVO: Son las entidades o secciones de entidades que reúnen, conservan, clasifican, ordenan, describen, seleccionan, administran y facilitan los documentos textuales, gráficos, audiovisuales y legibles por máquina, producidos por los individuos y las instituciones como resultado de sus actividades y que son utilizados por parte de la Administración y para la investigación. ARCHIVO ADMINISTRATIVO: Archivo vigente, activo, que guarda con carácter temporal los documentos que se encuentran al servicio exclusivo de la institución a la cual pertenecen. Llamados récords por los ingleses y registratur por los alemanes, archivos que, a su vez, pueden ser archivos corrientes o en formación y archivos de depósito; ARCHIVO CENTRAL: (1) Archivo que pertenece a una entidad y que conserva, organiza y facilita los documentos de esa entidad. (2) Archivo administrativo que pertenece a los órganos de gobierno y organismos de la administración central del Estado e instituciones en que se justifique por las dimensiones de su aparato administrativo. Es fuente de completamiento del Archivo Nacional. ARCHIVO ECLESIASTICO: El que conserva los documentos producidos por la Iglesia ARCHIVO FINAL: Archivo que conserva en forma permanente la documentación de valor científico-cultural, que constituye el patrimonio documental de la Nación.

ARCHIVO DE GESTION: (1) Es aquel que reúne documentación en trámite o sometida a continua utilización y consulta administrativa. (2) Son los archivos de las divisiones, departamentos o secciones de los poderes Legislativo, Judicial, Ejecutivo, Consejo de Gobierno, instituciones descentralizadas, municipalidades, empresas del Estado y otros entes públicos y privados. ARCHIVO HISTÓRICO: El que conserva la documentación de valor permanente. ARCHIVO INTERMEDIO: Ente de descongestionamiento de los documentos que produce la administración y se constituye en una institución intermedia entre los archivos administrativos y el archivo final. ARCHIVO NOTARIAL: Archivos que surgen como resultado de las actividades de los Notarios. También se les conoce como Archivos de Protocolos. ARCHIVOLOGÍA La ciencia que estudia la naturaleza y la teoría, la planificación y la terminología de los archivos, así como su formación, los principios de su conservación y organización y los medios de su utilización. ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS: Son archivos administrativos, los archivos de gestión y los archivos centrales de las instituciones. ARCHIVO PARTICULAR: Son aquellos archivos que conservan un conjunto de documentos producidos o pertenecientes a personas naturales. ARCHIVOS PRIVADOS: Son los archivos que custodian documentos producidos por organizaciones de carácter privado. ARCHIVOS PUBLICOS: Son los archivos formados en las instituciones del Estado. ARMONIAL: Libro donde están catalogados y registrados los escudos de armas de la administración, nación, provincia o familia. ASESORIA: Lineamientos que se dan a los Archivos pertenecientes al sistema, en cuanto a la conservación, organización y facilitación de sus documentos. ASUNTO: Tema, motivo, argumento, materia, cuestión, negocio o persona de que trata un expediente o Documento. ASIENTO: (1) Relativo a entrada descriptiva de los documentos. (2) Inscripciones que se hacen en las cubiertas de los expedientes o documentos, engomados, o cintas y cédulas de catálogos, con datos acerca del asunto o material de que tratan los Documentos, así como su clasificación. (3) Relativo al registro escrito de una operación, referencia o hecho, en un documento, que, generalmente, está revestido de determinadas formalidades especificadas por una ley u otras disposiciones dictadas por autoridad competente

ATADO: (1) Documentos atados. Paquete conteniendo Documentos. (2) Colección de Documentos que forman parte de un expediente. ATESTADO: Documento oficial en el que una autoridad da fe de algún hecho o en el que se relata algo. ATRIL: Mueble en forma de plano inclinado que sirve para poner los documentos y que permite leerlos con mayor comodidad. Puede ser de

madera, metal o acrílico. Atril con iluminación AUDIOVISUAL: (1) Relativo a la vista y al oído conjuntamente. (2) Relativo a los métodos de información, comunicación y enseñanza que utilizan la representación de imágenes, películas y registros sonoros. AUTENTICAR: Legitimar o legalizar; una firma o un documento. Es el procedimiento por el cual se valida un acto celebrado en otra jurisdicción, o en otro país (legalizar), o mediante el que se da fuerza aprobatoria a un instrumento privado en juicio. AUTENTIFICACIÓN DE FIRMA: Procedimiento notarial por el cual se da fe de la autenticidad de la firma; se utiliza particularmente para efectos de la tramitación. AUTOGRAFO-A Aplicase al escrito de mano de su propio autor. AUTOMATIZACION DE ARCHIVOS: Consiste en la utilización de equipos y sistemas automáticos para procesar la información contenida en los documentos o bien sus auxiliares e instrumentos descriptivos. AUTORÍA: Atributo de calidad de autor de una obra o escrito. AUTOS: Proceso de alguna causa o pleito, o el conjunto de piezas de que la causa o pleito se compone, esto es, la reunión o conjunto de la demanda, emplazamiento, traslado, contestación, alegación, instrumentos probatorios, demás pruebas, sentencias, recursos, y demás trámites que forman el juicio. AUXILIAR DESCRIPTIVO: Es el documento resultante de los análisis documentales y representará los distintos aspectos para la evaluación de Documentos, el cual nos conducirá a una selección adecuada. AVAL: Refiérase a Garantía. Firma puesta al pie de un documento de crédito para comprometerse a su pago en caso de no hacerlo el obligado a ello. // Documento en que se expresa una garantía.

BACK UP Anglicismo informático para denominar copia de seguridad de documentos informáticos o digitales BASE DE DATOS: Colección de información organizada y presentada para

servir un propósito específico. http://msdn2.microsoft.com/eses/library/ms171971(VS.80).aspx BLANQUEAR:Parte del proceso de restauración de documentos cuyo soporte es el papel, y en el que se lo trata con productos químicos para eliminar manchas y el color amarillento que adquiere el papel con el paso del tiempo.

BOLETA: Designan distintos casos de papeles pequeños con algo escrito, generalmente con un número, que dan cierto derecho o información a la persona en cuyo poder están o le prestan algún servicio BULA: (1) Documento pontificio expedido por la cancillería apostólica relativo a materia de fe, concesión de gracias y privilegios autorizados con el sello de su nombre u otro parecido estampado con tinta roja. (2) Originariamente, bola que acompañaba al sello de ciertos documentos. Por extensión, el sello mismo. El

mismo documento. http://es.wikipedia.org/wiki/Bula CAJA: Se utiliza para guardar documentos, con la finalidad de conservarlos en buen estado físico.

CANTIDAD: Se refiere al número de unidades o de folios que conforman la sección o serie y pieza documental respectivamente y el número de metros lineales que ocupan en la estantería. Forma parte de los caracteres externos de la documentación. CAPACIDAD DE ALMACENAMIENTO Indicativo de la cantidad de documentos que pueden almacenarse en un depósito, se expresa en metros lineales o cúbicos CARACTERES EXTERNOS E INTERNOS: Atributos de los documentos que permitirán organizarlos adecuadamente. CARACTERES EXTERNOS: Los que se refieren a la materialidad del documento y pueden distinguirse: 1) clase y tipo, 2) formato (volúmenes, unidades archivables, sistemas de ordenación, 3) forma (original, copias) y cantidad. CARACTERES INTERNOS: Son aquellos que corresponden a: 1) entidad productora, 2) origen funcional (funciones, actividad y trámite), 3) fecha y lugar de producción (data crónica y tópica) y 4) contenido (fechas, personas, lugares, cosas, fenómenos). CARATULA: Cubierta de papel o de cartulina que protege a un documento.

CARTOGRÁFICO: Relacionado con los mapas o cartas geográficas o con la cartografía. Arte de trazar mapas. CARTOGRAMA: Mapa simplificado, generalmente deformado, que ilustra un fenómeno referente a producción, consumo, escalas diversas. Cartograma de población/superficie mundial

Fuente: Mark Newman CARTULARIO: En algunos archivos, libro becerro. Libro registro en que se inscribían las cartas, títulos, actas de donación, de venta, etc., relativo a un monasterio o capítulo. Cartulario de papel del siglo XVI cumplimentado por Doménico Ranaldi,

ARCHIVO SECRETO VATICANO http://asv.vatican.va/es/visit/p_nob/doc_cart_AdrianoIV.htm CARPETA: Forro de cartulina que se utiliza para proteger un documento y darle unidad (separándolo de otros).

CASSETTE: Cinta magnética compacta que se utiliza en los equipos de grabación de audio (sonido) y video.

CATALOGO: (1) Instrumento que describe en forma individualizada y pormenorizada, las piezas o unidades archivísticas de un conjunto documental, incluyendo caracteres internos y externos de los documentos. (2) .- Instrumento de consulta en el que, con la finalidad de informar sobre una materia u objeto específico, se describen unidades documentales seleccionadas de uno o varios fondos y relacionadas por su autor en razón de una afinidad temática, cronológica, paleográfica o formal, o por criterio subjetivo establecido de antemano. CATALOGO EXPOSCIÓN:

CATEGORÍA DEL FONDO: Rango del fondo determinado por su valor informativo y científico histórico, su plenitud, el lugar e importancia de la institución o persona formadora del mismo. (Véase categoría documental) CATEGORIA DOCUMENTAL Se refiere a la jerarquía de las unidades de descripción en el cuadro de clasificación del fondo. Coincide con los niveles de organización de la entidad productora CÉDULA: (1) Documento. Papel o pergamino destinado a extenderlo. (2) Ficha de catálogo. // PERSONAL Documento que, hace unos lustros, se obtenía anualmente mediante el pago de un impuesto y servía para acreditar la personalidad. // DE PREEMINENCIAS Certificación que se daba a los funcionarios que, habiendo servido durante mucho tiempo un empleo, tenían que dejarlo por enfermedad o por otra causa justa. // REAL Despacho firmado por el rey concediendo alguna merced o dictando una disposición concerniente a la persona a quien se entregaba. Despacho del rey, en que se concedía una gracia o se tomaba alguna providencia. // Pedazo de papel o pergamino escrito en él alguna cosa. Documento en que se reconoce alguna deuda u otras obligaciones.

CENSO: (1) Padrón o lista que los censores romanos hacían de las personas y haciendas. (2) Padrón o lista de la población o riqueza de una nación o pueblo. Contribución o tributo que entre los antiguos romanos se pagaba por cabeza, en reconocimiento de vasallaje y sujeción... Por extensión Pensión que anualmente pagaban algunas iglesias a su prelado por razón de superioridad u otras causas. (3) Registro general de ciudadanos con derecho de sufragio activo. CENSO-GUÍA: Documento de control que recoge la mayor cantidad de datos de los fondos documentales, sus locales y del personal de archivos. CERTIFICADO: Documento público o privado que afirma, asegura o da por cierta determinada cosa. Los primeros deben ser otorgados por las autoridades en forma de acta pública. CESE: (1) Formalidad oficial con que se declara. el cese. Diligencia o escrito con que se hace constar. (2) Nota que se pone en las listas de los que gozan sueldos de la hacienda pública o Documento que se expide para que desde aquel día se supriman el pago de alguna designación. CICLO: (1) Período de tiempo que se considera completo desde cierto punto de vista. (2) Serie de acciones, acontecimientos o fenómenos que se suceden hasta uno desde el cual vuelven a repetirse en el mismo orden. (3) Espacio de tiempo o serie de años, transcurridos los cuales se recomienza el cómputo. // DOCUMENTAL Es la estructura física del documento. (soporte.) // VITAL DE LOS DOCUMENTOS Tiempo de vida que tienen los Documentos, desde el momento de su gestación hasta el expurgo o selección que determina su conservación permanente. Es el proceso del documento que estudia desde el momento de gestación pasando por el nacimiento, el crecimiento y la muerte hasta su conservación permanente o no .Es tópico, obligado de todos los autores de temas archivísticos. En general, las edades de los documentos de archivo se miden o por la cantidad de uso o por el progresivo descrecimiento del valor de los documentos. // VITAL DE LOS DOCUMENTOS POR LA VIGENCIA El C.V.D. por la vigencia se basa en las edades de los documentos o fuerza que tiene un documento para ordenar o prohibir (si es dispositivo), para probar y dar fe (si es testimonial), para informar (si es noticioso). Una de sus ventajas es poder establecer la fecha exacta (día, mes, año), en que se inicia y concluye cada edad o momento del Ciclo Vital, otra es la utilidad para saber ubicar los documentos en relación al usuario. En el planteo del Ciclo Vital basado en la cantidad de uso o actividad se dividen las edades en: primera o activa, segunda o semiactiva y tercera o inactiva. A su vez a estas edades le corresponden dos momentos a la primera y la segunda y una fase a la tercera. CINTA: Película de celuloide que contiene imágenes

CINTA MAGNETICA: Película flexible con revestimiento ferromagnético que sirve para la grabación magnética. CLASE AUDIOVISUAL: Es aquella clase en la cual se encuentran los documentos audiovisuales, tales como fotos, filmes, diapositivas. cassettes, y otros de su misma naturaleza. CLASE DOCUMENTAL: Es el medio o soporte por el cual se transmite el mensaje. Podemos distinguir por su clase los documentos textuales, gráficos, audiovisuales y legibles por máquina CLASE GRAFICA: Es aquella clase documental en la cual se encuentran los mapas, planos y croquis. CLASE TEXTUAL: Es aquella clase en la cual se encuentran los documentos textuales tanto manuscritos como mecanografiados. CLASIFICACION: Dividir un fondo documental en secciones, subsecciones y series, de acuerdo con su procedencia o su origen, tomando en cuenta la estructura orgánica de la institución. CLASIFICACION POR ACCIONES: Es el sistema de clasificación donde los elementos primordiales a tomar en cuenta son las actividades sustantivas y facilitativas. CLASIFICACION POR ASUNTOS O MATERIAS: Es el sistema de clasificación donde el elemento primordial será el asunto al que obedece el contenido sustantivo del documento. CLASIFICACION POR ESTRUCTURA ORGANICA: Es aquel sistema en el cual los documentos son agrupados tal y como fueron producidos, reflejando claramente la organización de las instituciones, con todos sus departamentos, secciones o unidades administrativas, respetando así el principio de procedencia. CLASIFICAR: Acción de separar o dividir un conjunto de elementos, estableciendo clases, categorías o grupos CODIFICACIÓN: Número que se asigna a los documentos para identificarlos y localizarlos en los depósitos. CÓDIGO: Signos convencionales a los que se les asigna una determinada materia o asunto y que se utilizan para la clasificación, identificación y localización de documentos. Se estructura en base a letras, números o la combinación de ambos. De esta manera se tiene una identificación alfabética, numérica o alfa-numérica

CÓDIGO DE BARRAS: Serie de datos numéricos o alfanuméricos codificados en forma de líneas o barras finas y gruesas, que sirve para identificar un producto o un objeto. El código se descifra utilizando un lápiz luminoso de fibra óptica para la lectura. En las bibliotecas automatizadas, se suelen equipar con códigos de barras los documentos y los carnets de los lectores COLA: Solución gelatinosa que se emplea como adhesivo y en la preparación de una superficie -soporte para imprimir y pintar. Translúcida y pegajosa, se hace generalmente cociendo raeduras de pieles, huesos, tendones y cartílagos, de piel, de bovinos, de conejo, de pergamino -cordero-, y de peces -esturión-). También hay colas de origen vegetal como la goma arábiga y almidones que se emplean principalmente en la restauración de textiles y papeles. COLECCION: Reunión artificial de documentos formada por un individuo, familia o institución.

http://www.sorli-ediciones.com/tabulamericae.htm COMPETENCIA: Se refiere a las atribuciones de las entidades y sus unidades administrativas. Importantes de conocer para la clasificación de un fondo documental. COMUNICACIONES: Concepto histórico de carácter alusivo, característico de la fase de los documentos semiactivos no epistolares dentro del proceso administrativo CONFIDENCIAL: Documentos que no pueden ser divulgados a todos los usuarios (por motivos políticos, morales, de seguridad, etc.). CONSERVACION: El mantenimiento de los documentos en buenas condiciones físicas, a fin de que puedan cumplir las funciones para las que fueron creados. CONSERVACIÓN DE ARCHIVOS: Conjunto de medidas adoptadas para garantizar la integridad física de los documentos que se albergan CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS: Conjunto de medidas tomadas para garantizar el buen estado de los documentos. CONSERVACIÓN PREVENTIVA: (1) Cualquier acción tendiente a disminuir el posible deterioro de un objeto. (2) Conjunto de acciones de la conservación o cuidado de las colecciones dirigidas a evitar al máximo que las condiciones medioambientales y de riesgo que puedan causar daño al objeto. Ej.: Reducir la luminosidad en una exposición de documentos.

CONSERVACIÓN CURATIVA: Conjunto de acciones tendientes a corregir el deterioro físico o químico de los fondos y colecciones. CONSULTA: Acción de buscar la información contenida en los documentos. CONSULTA DE DOCUMENTOS: Derecho de los ciudadanos (y usuarios específicos) a consultar los documentos emitidos o custodiados por la entidad dentro del marco de ley y sus disposiciones administrativas CONTENIDO SUSTANTIVO: Es el asunto o tema central de la información contenida en el documento. COPÍA: (1) Todo documento que no es original, sino réplica del mismo. (2) reprografía puntual de un documento COPIA AUTENTICA: Es aquella copia que se autentica legalmente, también se conoce como copia certificada. COPIA AUTENTICADA: Es la copia (xerografiada) de un documento y refrendada por un funcionario competente para revestirla de ciertas formalidades establecidas por la legislación vigente y que le confieren la fuerza jurídica del original (Véase copia auténtica) COPIA DE SEGURIDAD: Reproducción en microformas de los documentos de valor especial, por si estos se perdiera o dañaran. CORCHETE: Signo que se usa en la trascripción de documentos [ ]. CORRESPONDENCIA: Tipo documental. Intercambio escrito de cartas, que pueden ser internas o externas. CUADRO DE CLASIFICACION: Conjunto de normas o procedimientos integrados por un manual sobre la clasificación de un fondo documental. Se elabora por cada unidad orgánica (sección). Sirve para: Determinar las funciones y actividades de la unidad orgánica.

o Establecer un esquema de acuerdo a la estructura orgánica. o Determinar las series priorizando el asunto que trata. o Codificar la sección y la serie en forma correlativa

Programa de Control de Documentos (PCD) .- Es un documento de gestión archivística que establece las series documentales que produce y recibe una entidad pública precisando el número de años que deben conservarse y los períodos de retención en cada nivel de archivo.

Ejemplo de un cuadro de clasificación Archivo Nacional CURSOGRAMA: Representación gráfica e icónica simplificada que refleja la trayectoria de una actividad, con el fin de facilitar el conocimiento de la tramitación. CUSTODIA: Responsabilidad jurídica (temporaria o definitiva) del cuidado, protección y conservación de documentos de los cuales no se conserva la propiedad CUSTODIAR: Guardar y cuidar un bien documental. DATA: Es la que nos permite colocamos en un espacio y en un tiempo (La sigla s/d significa sin data). DATA CRONICA: Refiérase al elemento intrínseco de un documento que permite la identificación temporal de su producción (día, mes y/o año) DATA TÓPICA: Elemento intrínseco de un documento que permite la identificación del local o entidad productora DERECHO A PRIVACIDAD: Derecho que asegura a los individuos la reserva de información de naturaleza privada y/o personal, contenida en los documentos. DEPOSITO: Local destinado para conservar y mantener en buen estado físico los fondos y colecciones documentales. DEPÓSITO DE ARCHIVO: Local especialmente equipado y destinado para la conservación de los documentos de archivo. DEPURACIÓN DE DOCUMENTOS: Destrucción del documento al cumplirse los plazos de conservación y carecer éste de significación histórica. DESCRIPCION: La parte de la tarea archivística que engloba las diversas actividades desplegadas por el archivista para elaborar los instrumentos que facilitan el acceso a los fondos.

DESCRIPCIÓN archivística: Representación de los documentos de archivo mediante elementos que permiten la identificación localización y control de los mismos DESCRIPCION documental: Proceso que consiste en elaborar instrumentos auxiliares descriptivos que permitan conocer, localizar y controlar las series documentales. El inventario, es una herramienta descriptiva necesaria en toda transferencia documental donde se registran las series documentales producidas y recibidas por cada unidad orgánica en cumplimiento de sus funciones. DESCRIPTOR: Palabra clave que sirve para ordenar y localizar documentación e información. DESINFECCIÓN: Tratamiento químico que se hace a los documentos para destruir los gérmenes nocivos, evitando su desarrollo. DESGLOSAR: Extraer documentos de una unidad documental múltiple DESTRUCCION: Eliminación material de los documentos sin que medie una selección previa. DETERIORO: Alteración o degradación de las propiedades físicas, químicas y/o mecánicas de un material, causada por envejecimiento natural u otros factores. DIAPOSITIVA: Fotografía positiva que se encuentra en un marco que sirve para protegerla. DIGITALIZACION: Técnica que permite la reproducción de información que se encuentra guardada de manera analógica (Soportes: papel, video, casettes, cinta, película, microfilm y otros) en una que sólo puede leerse o interpretarse por computador DIPLOMA: Título Imperial o Real, autorizado con el sello y las armas de un soberano. DIPLOMATICA: Ciencia que tiene por objeto el análisis y estudio de los documentos y sus características, tanto internas como externas, para definir su autenticidad. DISCOS OPTICOS: Soportes o medios de almacenamiento que son o pueden ser grabados mediante óptica digital o magneto-óptica digital. Son discos

ópticos los CDs., Dvd, los Blu-ray, HD-DVD, etc.

DISPOSICION FINAL DE DOCUMENTOS: Decisión resultante de la valoración hecha en cualquier etapa del ciclo vital de los documentos, registrada en las tablas de retención y/o tablas de valoración documental, con miras a su conservación total, eliminación, selección y/o reproducción. DISPOSITIVO DE ALMACENAMIENTO DE DATOS: Los dispositivos o unidades de almacenamiento de datos son dispositivos que leen o escriben datos en medios o soportes de almacenamiento electrónico, realizan las operaciones de lectura o escritura de los medios o soportes donde se almacenan o guardan, lógica y físicamente, los archivos de un sistema informático, Entre ellos tenemos los siguientes: CD-DVD (ROM –RW), disco magneto-óptico, tarjetas de memoria, memorias flash

DISQUETE: Dispositivo de almacenamiento de datos es un disco magnético flexible de pequeña dimensión y cubierto de una protección.

DOCUMENTACION: Es el conjunto de documentos, que reunidos orgánicamente, tratan un tema y tienen un fin determinado. DOCUMENTO: (1) Cualquier cosa material que sea resultado del lenguaje oral o escrito, que dé testimonio de una época, una cultura o un acontecimiento, independientemente del soporte en que se encuentre. (2) Representación de la información sobre los objetos de la realidad objetiva y la actividad intelectual del hombre por medio de la escritura, la gráfica, la fotografía, la grabación u otro medio en cualquier portador. (3). - Escrito que sirve para justificar o acreditar algo. Desde el punto de vista jurídico el documento es un testimonio escrito, redactado de acuerdo con los requisitos que establece la ley y que tiene por fin un acto jurídico. DOCUMENTO ACTIVO: Aquel con valores primarios cuyo uso es frecuente. DOCUMENTO apócrifo: Documento del que se desconoce su origen productivo (quién lo escribió o rubricó)

DOCUMENTO DE ARCHIVO: Testimonio material, escrito, gráfico, audiovisual o legible (directo o por máquina), que posee información y que ha sido producido o recibido en función de las actividades de una entidad o particular. DOCUMENTO Electrónico: Documento producido, recibido o reunido por una persona física o jurídica de modo involuntario, natural y espontáneo en el transcurso, y como apoyo, de su actividad, de la que es testimonio, haciendo uso de la electrónica; que se conserva y transmite también mediante medios electrónicos en depósitos de conservación permanente, tras efectuar una selección a partir de la identificación y valoración de las series, con medidas de autentificación y de preservación adecuadas y con una organización respetuosa con su modo de producción (Principios Archivísticos), con el fin de garantizar su valor informativo, legal y cultural, así como de permitir su acceso y uso también mediante las tecnologías de la información. DOCUMENTO DE APOYO: Documento generado por la misma oficina o por otras oficinas o instituciones, que no hace parte de sus series documentales pero es de utilidad para el cumplimiento de sus funciones. DOCUMENTO DE VALOR ESPECIAL: Documento único por su significado jurídico, autográfico o por sus rasgos externos y cuyo valor permanente para la dirección del Estado, la defensa, las relaciones internacionales, las investigaciones científicas u otras actividades prioritarias para el país, lo convierte en un documento especialmente valioso. DOCUMENTO DE VALOR HISTÓRICO: 1) Aquel cuya singularidad lo convierte en patrimonio de la nación. 2) Documento único que por su significado jurídico o autográfico o por sus rasgos externos y su valor permanente para el Estado, la soberanía nacional, las relaciones internacionales o las actividades científicas, tecnológicas y culturales, se convierte en parte del patrimonio histórico. DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS: Los documentos administrativos se definen como el soporte material por el que se materializan los actos administrativos. Cumple por tanto dos funciones; por un lado es un instrumento de constatación que permite comprobar el desarrollo de una actuación administrativa y por otro es un instrumento de comunicación, ya que los documentos administrativos permiten la traslación del contenido de los actos a otros órganos o unidades de la Administración (notas interiores) o a terceros interesados, ya sean personas jurídicas públicas y privadas o personas jurídicas naturales DOCUMENTOS AUDIOVISUALES: Son aquella producciones que comprenden imágenes y sonidos integrados de manera relacionada -bajo un formato o sistema definido- e incorporados a un soporte específico y que: a-) su grabación, transmisión, percepción y legibilidad requiere generalmente de algún equipo tecnológico, b-) su contenido visual y/o sonoro tiene una duración lineal y c-) su propósito es la comunicación de ese contenido.

DOCUMENTOS especiales: Dícese de aquellos documentos compuestos por géneros documentales no textuales (Véase documentos audiovisuales)

De Registro visual (con o sin banda sonora), independientemente de su soporte físico, proceso de registro, sistema y/o formato técnico de grabación; por ejemplo películas, microfilms, diapositivas, cintas magnéticas, videogramas, laserdiscs, CD-Rom, a) realizados para difusión pública a través de la radio o la TV, por medio de proyección en pantalla o por cualquier otro medio, b) realizados para ser puestos a disposición de un destinatario de Registro sonoro, independientemente de su soporte físico y proceso de registro o sistema de grabación, por ejemplo cintas magnéticas, discos, bandas sonoras u otros.

DOCUMENTOS LEGIBLES POR MAQUINA: Documento cuya información sólo puede ser recuperada por dispositivo mecánico. DONACION: Entrada de documentos a un archivo como resultado de la sesión gratuita de su propiedad por personas físicas o jurídicas DOSSIER: Conjunto de documentos agrupados en razón de su afinidad temática sin que respondan a una norma de procedimiento. DUPLICADO: Segundo ejemplar o repetido literal del mismo, puede ser simple o autenticado DUPLICAR: Consiste en la reprografía (reproducción) de documentos. EDAD del DOCUMENTO: Archiveros como Pérotin, Dubosq, Wyffels y otros introdujeron un valor que puede denominarse intermedio, en los que no prevalecen los valores primario y secundario. PRIMERA EDAD: Corresponde con la circulación y tramitación de los asuntos iniciados. Los documentos forman parte de los archivos de gestión y son de uso frecuente. Aproximadamente se conservan no más allá de cinco años. SEGUNDA EDAD: Los documentos o el expediente referente a un asunto deben conservarse como objeto de consulta o antecedente, de manera poco frecuente. Es la fase de archivo intermedio, en el que el valor primario decrece en la misma proporción en que aumenta el valor secundario. Se conservan más allá de los cincuenta años. TERCERA EDAD: El documento adquiere valor permanente, de manera que su uso estará derivado de su valor cultural o de investigación. su conservación será definitiva. EDITAR: Publicación que se hace de un libro, folleto, periódico, revista, etc., por medio de la imprenta.

ELIMINACIÓN: Es la destrucción de los documentos que han perdido su valor administrativo, jurídico, legal, fiscal, contable y los cuales carecen de relevancia científica y tecnológica y que por ende no tienen valor histórico. ELIMINACION DOCUMENTAL: Actividad resultante de la disposición final señalada en las tablas de retención o de valoración documental para aquellos documentos que han perdido sus valores primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su información en otros soportes. ELIMINAR: Operación que se realiza con los documentos que no son necesarios para la Administración, y que no se conservarán permanentemente en un Archivo Final. EMPASTAR: Encuadernar los libros o documentos con materiales que permitan su durabilidad y que a la vez los protejan. ENAJENACIÓN Transmisión formal, voluntaria o no de la custodia o la propiedad de documentos o archivos. ENCUADERNAR: Unir los folios de un documento, en forma manual o mecánica para ponerles cubiertas que los protejan. ENTIDAD PRODUCTORA: Es el ente que produce el documento: puede ser de la Administración Pública, de la Privada, una familia o una persona. ESCRIBIENTE: Persona que se dedica a copiar o a poner en limpio lo que se le dicta. ESCRITURA: Sistema de signos utilizados para escribir. ESTANTE: Mueble de metal o madera con anaqueles donde se colocan los documentos, para su conservación. Pueden ser metálicos o de madera. ESTANTERIA: Son muebles de estructura metálica o de madera, donde se colocan los documentos. Su longitud y altura es variable de conformidad con e] loca] en donde se encuentran. ETICA ARCHIVISTICA: Se dedica a tratar los problemas de índole moral, planteados a los Archivistas en el ejercicio de su profesión. ETICA DEL TRABAJO: Actitud del empleado de considerar el trabajo como un interés central en su vida y una meta deseable de obtener en ella. ETIQUETA: Tarjeta de un tamaño dado, que se utiliza para rotular documentos, cajas, estantes y depósitos, donde se consignan los datos más importantes referentes al fondo documental y su colocación en el espacio físico. EVALUACION: Acción y efecto de valorar (valoración)

EXPOSICION DE DOCUMENTOS: Exposición temporal o permanente de documentos de archivo con fines culturales y educativos. EXPEDIENTE: (1) Conjunto total de los documentos relacionados con un mismo tema, asunto o persona. (2) Conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por una entidad productora en el tratamiento de una misma cuestión EXPURGO: Selección, análisis que se hace unidad por unidad para determinar cuáles documentos se eliminan y cuáles no. (2) Eliminación planificada de documentación, que carece de valor testimonial, histórico o cultural para ser conservadas. Normalmente esta eliminación suele corresponder a la segunda edad del documento (Archivo Intermedio) donde el documento ya perdió su utilidad administrativa. EXTRACTO: Descripción sintetizada que se hace del contenido de un documento. FACILITAR: Está en íntima relación con el acceso a los archivos y su utilización, surge en el momento en que los documentos son puestos al servicio de los usuarios. FACSIMIL: Reproducción o imitación perfecta de una firma o dibujo, de un

texto manuscrito o impreso. Facsímil del Acta de Independencia de Centro América. Archivo Nacional de Costa Rica. Colección: Provincial Independiente, Signatura; 1464. FASES DEL DOCUMENTO ARCHIVISTICO Los documentos atraviesan diversas fases, establecida en función de su ciclo vital. Este concepto desarrollado en los años 30 etapas viene a significar que la información documental tiene una vida similar a la de un organismo biológico, el cual nace, vive, y muere. FASE DE CREACIÓN: constituye la génesis del documento archivístico como resultado de las actividades y relaciones entre la Administración, las personas físicas o jurídicas.

FASE DE MANTENIMIENTO Y USO: Contempla el período en el que el documento archivístico aún presenta un valor administrativo, jurídico, informativo o legal FASE DE EXPURGO: En los casos en los que el documento archivístico pierde sus valores primarios y carece de sus valores secundarios (principalmente el valor histórico) se procede a su expurgo definitivo, quedando constancia de su existencia en los registros de transferencia de los distintos archivos o entidades por las que ha transcurrido durante su ciclo vital. FASCÍCULO: Término que se usa para designar un cuaderno. FECHA: Fecha de creación de un documento, que se expresa tomando en cuenta el año, mes y día. FECHAS EXTREMAS: La fecha más antigua y la más reciente dentro de un expediente, serie, o fondo documental. FICHA: Tarjeta de papel grueso, cuya forma es rectangular, donde se consignan los datos más importantes del contenido de un documento, cuyo objetivo es el de servir como instrumento de registro, control y búsqueda. Las fichas pueden ser de inventario, catálogo, índice. FICHERO: Mueble metálico o de madera con una o más gaveta,>, en las cuales se colocan ordenadamente las fichas descriptivas, que ayudan en el

proceso de registro, control y localización de la información. FIRMA: Corresponde al nombre y apellidos de una persona, que generalmente se pone con rúbrica para dar validez y autenticidad a un documento. FIRMA DIGITAL O ELECTRÓNICA Método criptográfico que asegura la identidad del remitente en mensajes y documentos. Bloque encriptado de datos que serán utilizados por los ordenadores y los agentes para verificar que la información adjunta ha sido ofrecida por una fuente específica confiable. Entidiendase entonces que La firma digital es parte de la transmisión de

mensajes telemáticos y la gestión de documentos electrónicos.

http://es.wikipedia.org/wiki/Firma_digital FLUJOGRAMA: Gráficos que indican el movimiento del trabajo, tales como el trámite de un formulario, la confección o transformación de un objeto o los pasos de un procedimiento. FOLIAR: (1) Poner el número a los folios de un documento. (2) Numerar consecutivamente los folios de un expediente por medio de sello foliador. FOLIO: Las hojas que componen un documento correspondiendo a cada folio dos páginas y se enuncian como folio frente y folio vuelto. FONDO: Conjunto de documentos o de series generadas por cada uno de los sujetos productores que conforman la estructura de un organismo en el ejercicio de sus competencias. FONDO DOCUMENTAL: Conjunto de documentos de archivos de toda naturaleza reunidos por una persona física o moral o una institución dentro del ejercicio de sus actividades. FONDO ABIERTO: Fondo de archivos susceptible de crecimiento por la transferencia documental. FONDO CERRADO: Fondo de archivo que no es susceptible de crecimiento, generalmente por tratarse de competencias que han desaparecido. FONDO DE SEGURIDAD: Conjunto de copias de los documentos de valor especial, generalmente en microformas, creado con la finalidad de conservar la información documental en caso de extravío o daños del documento. FOTOCOPIA: Fotografía especial obtenida directamente sobre el papel y empleada para reproducir páginas manuscritas o impresas. FORMA: Indica si el documento es original o copia y en este último caso, si es una copia mecanografiada, fotocopiada, microfilmada, etc. Forma parte de los caracteres externos de la documentación.

FORMATO: Es la configuración física del documento. Forma parte de los caracteres externos de la documentación. FORMULARIO Modelo de especies o tipos documentales conteniendo espacios para el registro de datos variables. FOTOGRAFIA: Prueba que se obtiene de la fijación y reproducción de objetos, personas y lugares, en una cámara fotográfica. FUENTE: Los resultados de la actividad humana, que por su destino o por su propia existencia, origen u otras circunstancias, son particularmente adecuadas para informar sobre hechos históricos y para comprobarlos. FUENTE PRIMARIA DE INFORMACION: Información original, no abreviada ni traducida. Se llama también “fuente de primera mano”. FUENTES DE INFORMACIÓN ARCHIVÍSTICA: La no publicada, restringida para su propio uso por quien la produjo (el autor o fuente). Sus documentos a veces se destruyen, o si se considera que su conservación es pertinente, quedan depositados en un archivo para su recopilación. Puede ser tanto un archivo privado como un archivo público: archivo de empresa, archivo institucional, archivo eclesiástico (archivo parroquial, archivo episcopal, Archivo Secreto Vaticano), archivo municipal, archivo provincial, archivo estatal, etc. FUENTES DE INVESTIGACIÓN ARCHIVÍSTICA: (Véase investigación archivística) FUMIGAR: Someter los materiales documentales y sus depósitos a los efectos de productos químicos que, bajo ciertas condiciones físicas, actúan contra los agentes biológicos que los deterioran. FUNCION ARCHIVISTICA: Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivístico que comprenden desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanente. GAVETA: Caja de metal o madera que forma parte de los archivadores y ficheros. GESTION: Origen o proceso de formación de los documentos cuando se encuentran en los archivos de gestión de las oficinas, secciones o departamentos de una institución, y su utilización es constante. GESTIÓN DOCUMENTAL: Ver Gestión de Documentos GESTIÓN de DOCUMENTOS: Se utiliza también, -pero inadecuadamente- como sinónimo el concepto de GESTIÓN DOCUMENTAL y se refiere al conjunto de principios, métodos y procedimientos orientados a lograr una eficiente organización y funcionamiento de los archivos.

GUIA: (1) Instrumento descriptivo que sirve para conocer en forma general la totalidad o parte de los documentos que se conservan en un archivo. (2) Instrumento de consulta que incluye el conjunto o parte de los fondos de uno o varios archivos. Las guías pueden ser: especializadas, temáticas, breves, de archivo, de fondo u otras. GUIA DIVISORIA: Especie de ficha de material resistente, con pestaña que sobresale y que se utiliza para hacer divisiones dentro de las gavetas de ficheros y archivadores tradicionales. HERALDICA: Disciplina auxiliar de la historia que estudia todo lo relativo a los escudos. HEURISTICA: Técnica auxiliar de la historia que permite descubrir, organizar y conservar las fuentes del conocimiento. HIGROMETRO: Instrumento para la medición del grado de humedad del aire en un local cerrado. HISTORIA ORAL: Conjunto de entrevistas orales provocadas o espontáneas, registrada sobre discos o bandas magnéticas para la reconstrucción de los acontecimientos. HUMEDAD: Cantidad de vapor de agua que se puede encontrar en los depósitos de archivo. La cual se expresa como humedad relativa y humedad absoluta. HUMEDAD RELATIVA: Es la relación entre la cantidad de vapor de agua contenida en un volumen dado de aire (p.e. en la presión atmosférica al nivel del mar) y la cantidad máxima de vapor (dosis de saturación) que puede existir a una cierta temperatura (expresada en grados Celsius o grados Fahrenheit). IDENTIFICACION DOCUMENTAL: Primera etapa de la labor archivística, que consiste en indagar, analizar y sistematizar las categorías administrativas y archivísticas que sustentan la estructura de un fondo. ILEGIBLE: Se refiere al documento original que no puede leerse. IMPRESCRIPTIBILIDAD: Atributo por el cual los archivos públicos, en razón de su inalienabilidad, pueden ser reivindicados por el estado que los produjo, sin limitación de tiempo. INALIENABILIDAD: Atributo de los archivos públicos que derivado de su relación con la soberanía del estado que los produjo, impide que sean cedidos a terceros. INDICE: (1) Instrumento descriptivo que se basa en un listado. Puede ser de materias, personas, asuntos y lugares donde se especifica su ubicación y localización. (2).- Instrumento de consulta que consiste en un listado de nombres, de materias, personas, lugares, ordenados alfabéticamente, y que

incluye los datos de localización de los documentos. Pueden ser: cronológico, temático, geográfico, onomástico, sistemático, topográfico. INEDITO: Se refiere a documentos que no han sido publicados. INFONOMÍA Refiérase a la gestión inteligente (informática) de la información. INFORMÁTICA: Tratamiento automático de la información por medio de operaciones mecánicas o electrónicas. INSPECCIÓN: Examinar, reconocer atentamente una cosa. INSTRUCTIVO: Obra para la consulta, donde se establecen normas archivísticas para la ejecución de actividades, dentro de la conservación, organización y facilitación de los documentos. INSTRUMENTO DE BÚSQUEDA INFORMATICA: Elemento integrante del aparato de búsqueda informática que facilita la recuperación de los documentos y de la información contenida en ellos. INSTRUMENTO DE CONTROL: Elemento que sirve para fiscalizar el funcionamiento y el servicio del Archivo: Registro de Investigadores, de préstamo, de consulta, calendarios de conservación, de transferencias y otros. INSTRUMENTO DE DESCRIPCION: Conjunto de elementos que confecciona el archivista, para conocer, controlar y facilitar los documentos. INSTRUMENTOS DE INFORMACION DE ARCHIVO: Producciones institucionales que facilitan la información sobre el Archivo: Censo de Archivo, Memorias anuales, Estadísticas y otros. INVENTARIO: 1) Instrumento que describe series documentales o cada unidad de instalación -cajas, volúmenes, legajos)-. (2) Instrumento de consulta que relaciona y puede describir todos y cada uno de los elementos- expedientes, legajos, libros- que forman un fondo o colección y que refleja la sistematización y localización de los mismos. Puede ser somero o analítico. INVESTIGADOR: Persona que consulta los archivos, generalmente dentro de una sala de lectura. JUICIO DE VALORACION: Análisis que se hace de los documentos para seleccionarlos. LAMINACIÓN: Procedimiento manual o mecánico de restauración por medio del cual un documento en soporte papel, luego de ser desacidificado se inserta entre dos hojas de poliéster y dos de papel neutro, que se adhieren al original. LECTOR: Equipo para realizar la lectura ampliada de los microfilmes.

LECTOR-IMPRESOR: Equipo para la lectura ampliada de microfilmes que permite obtener copias de los mismos. LEGAJO: Conjunto de documentos que por lo general se encuentran amarrados con un cordel o cinta. Unidad de instalación. LEGIBLE: Que se puede leer. LEGISLACION: Es el conjunto de leyes de un país. LEGISLACION ARCHIVISTICA: Cuerpo normativo que regula la actividad archivística. LISTA: Enumeración del fondo de archivos o series documentales que se utiliza como controlo para información. LISTA DE REMISION: Instrumento en el cual se describen en forma general, las unidades o series documentales que son transferidas de una oficina a un archivo, o de un archivo a otro. LOCAL: Se refiere al espacio que ocupa el archivo, tanto en su área administrativa como de depósito. LUGAR Y FECHA: Ubicación de los documentos en el tiempo y en el espacio. LUPA: Lente de aumento que se utiliza para la lectura de documentos con caracteres difíciles. MANUSCRITO: Documento escrito a mano. MAPA: Es la representación en papel de un terreno, construcción, servicios urbanos, extensión de agua. Forma parte de la clase documental gráfica. MAPOTECA: Mueble especial de madera o metal utilizado para conservar los mapas y planos. MARCA DE AGUA (Filigrana): Señal transparente del papel usada como elemento distintivo del fabricante. MATRIZ: Documento original o no que sirve de base la reprografía (reproducción) MEMBRETE: Nombre o título puesto en el margen superior izquierdo de una hoja, para identificarla. MÉTODO: (Del lat. methŏdus, y este del gr. μÉθοδος). 1. m. Modo de decir o hacer con orden. 2. m. Modo de obrar o proceder, hábito o costumbre que cada uno tiene y observa. 3. m. Obra que enseña los elementos de una ciencia o arte. 4. m. Fil. Procedimiento que se sigue en las ciencias para hallar la verdad y enseñarla.

METROS CUBICOS: Unidad de medida de longitud del sistema métrico utilizada en la archivística para medir la documentación que se encuentra apilada o amontonada. METROS LINEALES: Unidad de medida de longitud del sistema métrico utilizada en la archivística para medir la documentación que esta instalada en un estante de forma horizontal o vertical. MICROARCHIVO: Conjunto ordenado y codificado de los elementos materiales de soporte portadores de microformas grabadas, provistos de sistemas de índice medios de recuperación que permitan encontrar, examinar visualmente y reproducir en copias exactas los documentos almacenados como microformas. MICROFICHA: Ficha sobre un soporte transparente de dimensiones estandarizadas, donde se encuentran en un orden establecido cierto número de microcopias MICROFILME: Fotografía en película generalmente de 16 ó 35 milímetros, utilizada en reproducción fotográfica de documentos a escala reducida. MICROFILMACION DE COMPLEMENTO: Es aquella que se realiza para complementar la información que se encuentra en otros archivos, o bien, en otros lugares. MICROFILMACION DE REFERENCIA: Tiene como fin primordial proporcionar al administrador y al investigador copias exactas para llevar a cabo sus gestiones o sus trabajos de tipo científico-cultural. MICROFILMACION DE SEGURIDAD: Es aquella que se realiza con el objeto de proteger la información contenida en los documentos, en caso de que éstos sean destruidos por cualquier tipo de catástrofe. MICROFILMACION DE SUSTITUCION: Es la que se realiza con la finalidad de destruir los documentos después de microfilmados, con el objeto de economizar espacio. MICROFORMA: Término genérico que se utiliza para designar la reproducción obtenida por fotografía o por otros medios sobre un material transparente u opaco, en un tamaño tan reducido, que requiere equipos ópticos para su lectura. MUESTRA REPRESENTATIVA: Consiste en la selección de las piezas documentales que reflejan realmente el contenido completo de la información de acuerdo con el conjunto de los documentos. MUESTRA SESGADA: Consiste en la selección de ciertos elementos de la información dada por la totalidad de unos documentos que se consideran de valor permanente.

MUESTREO: Técnica estadística aplicada en la selección documental, con criterios cuantitativos y cualitativos. MINUTA: Borrador de un documento donde se expresan algunos datos esenciales, que permiten posteriormente elaborar una comunicación. NIVEL DE DESCRIPCIÓN: Representación del rango de organización de una unidad de descripción NEGATIVO: Fotografía original o copia fotográfica con tonalidades inversas. NORMALIZACION ARCHIVISTICA: Actividad colectiva encaminada a unificar criterios en la aplicación de la práctica archivística. NOMENCLATURA DE EXPEDIENTES: Listado sistematizado de los expedientes que se forman en el proceso de actividad de las instituciones y en el que se señalan los plazos de conservación aprobados, en un orden establecido. NOTA: Del Diccionario de la Real Academia se toman en cuanto a lo que puede resultar de interés para la materia Archivística las siguientes acepciones: 1. f. Marca o señal que se pone en algo para reconocerlo o para darlo a conocer. 2. f. Observación que se hace a un libro o escrito, que por lo regular se suele poner en los márgenes. 3. f. Advertencia, explicación, comentario o noticia de cualquier clase que en impresos o manuscritos va fuera del texto. 4. f. Reparo o censura desfavorable que se hace de las acciones y porte de alguien. 5. f. Apunte de algunas cosas o materias para extenderlas después o acordarse de ellas. Tomar nota. 6. f. Mensaje breve escrito que no tiene forma de carta. 7. f. Papel donde se comunica este mensaje. ... 12. f. Comunicación diplomática que dirigen, en nombre de sus respectivos Gobiernos, el Ministerio de Asuntos Exteriores a los representantes extranjeros, o estos a aquel. ... 14. f. Der. Especie de apuntamiento muy sucinto que se forma acerca de los recursos de casación civil por infracción de ley. ... ~ marginal. 1. f. Uno de los asientos que, en los registros públicos, acreditan circunstancias que atañen a la inscripción principal o al instrumento matriz. 2. f. La que se pone al margen de cualquier escrito. ... ~ oficiosa. 1. f. Noticia de los proyectos o acuerdos del gobierno u otras autoridades que se comunica antes de su publicación oficial. ... ~ verbal.

1. f. Comunicación diplomática, sin firma, sin autoridad obligatoria y sin los requisitos formales ordinarios, que por vía de simple observación o recuerdo se dirigen entre sí el ministro de Asuntos Exteriores y los representantes extranjeros. Concepto etimológico-histórico, derivado de “Dosere” y que hace referencia a la información documental fehaciente (verídica o testimonial). término considerado “tipo documental” para la época por ser la manera de identificar casos de información referencial. NUMERO: Cifra o símbolo que se asigna a los documentos, instrumentos, depósitos y estantería. NUMERO DE ORDEN: Número que se asigna a los instrumentos descriptivos y de esa manera poder controlar la cantidad total de documentos dentro de un fondo. OBITUARIO: (1) Libro parroquial en que se anotan las defunciones y entierros. (2) Registro de las funciones de aniversarios. OFICIO: Comunicación escrita que utilizan las instituciones gubernamentales o jurídicas para el trámite de sus asuntos ONOMÁSTICO: Sistema que se lleva únicamente cuando el archivo es constituido por expedientes cuyos encabezamientos corresponden a nombres de personas. ORDENACION: Unir los documentos de cada grupo, dándoles un orden cronológico, alfabético, numérico, según sean las necesidades que de los documentos tengan los usuarios. ORDENACION ALFABETICA: Es el sistema que utiliza la secuencia alfabética para ordenar los documentos. ORDENACIÓN DOCUMENTAL: Ubicación física de los documentos dentro de la respectiva clasificación y orden previamente definido y acordado ORDENACION CRONOLOGICA: Ordenación que se da a los documentos de acuerdo con las divisiones del tiempo (año, mes, día). ORDENACION GEOGRAFICA: Es el método de ordenación de documentos que se basa en la utilización de divisiones territoriales existentes. ORDENACION NUMERICA: Es aquel método de ordenación en el cual los documentos se agrupan utilizando la numeración progresiva consecutiva. ORDENACION ONOMASTICA: Es el método que se aplica a los nombres de personas y apellidos.

ORDENACION TOPOGRAFICA: Es el método de ordenación que trata de ir de lo general a lo específico: continentes, estados, provincias, regiones. ORDENAR: Es la disposición o colocación sistemática de las cosas de modo que cada una ocupe el lugar que le corresponde. ORDEN ORIGINAL: Concepto archivístico que consiste en respetar la organización que se dio a los documentos en su primera fase de formación. ORDENANZA: Disposición dictada por una autoridad para la reglamentación de algo. ORGANIGRAMA: Dibujo por medio del cual en cajas y líneas se muestra la división del trabajo en componentes, llámense estos divisiones, departamentos, unidades o puestos individuales. ORGANIZACION: Concepto que se emplea en muy diversas formas como: 1) sistema o patrón de cualquier conjunto de relaciones en cualquier tipo de entidad: 2) la empresa en sí misma; 3) la cooperación de dos o más personas; 4) la estructura intencional de papeles administrativos en una empresa formalmente organizada. ORGANIZACION DE ARCHIVOSD Conjunto de operaciones técnicas y administrativas cuya finalidad es la agrupación documental relacionada en forma jerárquica con criterios orgánicos o funcionales. ORGANIZACION DE DOCUMENTOS: Proceso archivístico que consiste en el desarrollo de un conjunto de acciones orientadas a identificar clasificar y ordenar los documentos de una entidad. ORGANIZACION DOCUMENTAL: Dco 1.) Es la forma como se disponen los documentos para su localización y recuperación inmediata de la información. 2.) La organización de documentos archivísticos, consiste en el desarrollo de un conjunto de acciones o procedimientos orientados a la clasificación, la ordenación y la signatura o codificación de los documentos, teniendo en cuenta los principios de procedencia y de orden original. ORGANIZAR: 1. tr. Establecer o reformar algo para lograr un fin, coordinando las personas y los medios adecuados. 2. tr. Poner algo en orden sujeto a reglas. 3. tr. Hacer, producir algo. ORIGENES FUNCIONALES: Se refiere a la función administrativa que genera los documentos, es decir, a la razón por la que se producen. ORIGINAL: Documento original es el hecho por la directa voluntad de los autores y conservado en la materia y formas genuinas, bajo las cuales fue primordialmente emitido. Es decir conserva los caracteres internos en que fue documentado. Ejemplar único.

ORIGINAL MULTIPLE: Un original puede no ser único es decir que del mismo negocio jurídico se hayan hecho varios ejemplares en un mismo acto cronológico y bajo las mismas formalidades. PALABRA CLAVE: Palabra o grupo de palabras extraídas directamente de uno o más documentos, para indicar su contenido y facilitar su recuperación. PALEOGRAFIA: Disciplina que estudia las escrituras manuscritas antiguas. Arte de leer la escritura y signos de los libros y documentos antiguos. PAPEL: Soporte fabricado a partir de fibras y que sirve para escribir. PARENTESIS: Signo ortográfico para encerrar palabras, frases u oraciones ( ). PATRIMONIO DOCUMENTAL ARCHIVISTICO: Conjunto de documentos archivísticos que, una vez agotado su valor inmediato o administrativo, son declarados de valor histórico permanente. PATRIMONIO NACIONAL: Conjunto de bienes materiales y espirituales, naturales y artificiales de una Nación, que perteneció a las generaciones anteriores y es dado a la generación actual como elemento de trabajo o materia prima que ha de ser conservado y enriquecido para transmitirlo a las generaciones posteriores. PELICULA: Cinta de soporte plástico tratada químicamente para hacer un material fotosensible. Los formatos más utilizados son los de 16 mm y 35 mm. PESTAÑA: Borde que se coloca a los documentos o a las fichas par anotar el asunto de que trata o los años que comprende. PIEZA DOCUMENTAL: (1) Documento suelto o individual que forma o no parte de una unidad. (2) Unidad mínima que reúne todas las características necesarias para ser considerada documento PLAZOS DE CONSERVACION: Plazo de conservación es el que se asigna a los documentos producidos en una institución o empresa, con la finalidad de cumplir con su vigencia administrativa y legal para luego transferir a otra etapa los que se deben conservar por períodos más amplios o bien de manera permanente. PORTADA: Primera plana de la cubierta o carpeta que se utiliza para la formación y protección de los documentos. PRESERVACION DOCUMENTAL: Condiciones que tienden a evitar el deterioro de los documentos. PRESCRIPCIÓN: Condición por la cual se extinguen los plazos para la adquisición o pérdida de derechos contenidos en los documentos.

PRESTAMO: Operación mediante la cual se facilita los documentos a los usuarios. PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL: Ordenación interna de un fondo documental manteniendo la estructura que tuvo durante su servicio activo -etapa de gestión-. PRINCIPIO DE PROCEDENCIA: Conservación de los documentos dentro del fondo documental al que naturalmente pertenece, lo que exige que los documentos se organicen, respetando la estructura orgánica del ente productor. PROCEDENCIA: Relación existente entre los documentos y las organizaciones o personas físicas o jurídicas que los han, producido, acumulado, conservado y utilizado en el desarrollo de sus competencias. PROCEDIMIENTO: Secuencia cronológica de las acciones requeridas, que detallan la forma exacta en la cual una actividad debe llevarse a cabo. PROCESO DE PLANEACION: Enfoque racional para la determinación y logro de un objetivo; evaluación de alternativas a la luz de las metas buscadas y conforme al ambiente de las premisas de planeación. PROTOCOLO: Libro o registro formal en el cual el notario da fe de las escrituras emitidas, mediante una transacción legal. PROYECTO DE DESCRIPCIÓN DE ARCHIVOS: Formulación de actividades en el tiempo, que contemplan los criterios y métodos a seguir en la selección y descripción de una determinada unidad archivística, con el fin de obtener instrumentos de consulta normalizados para la investigación con base en fuentes primarias. RECEPCIÓN DE LOS DOCUMENTOS: 1. -Ingreso de los documentos en los archivos. 2. - Ingreso de los documentos a los archivos históricos al vencer los plazos de conservación en los archivos administrativos, en correspondencia con los inventarios aprobados por las Comisiones de Control y Peritaje, y que se formaliza mediante un acta. REDES DE ARCHIVOS: Conjunto de centros archivísticos que comparten una serie de características análogas y están afincados en un espacio territorial determinado, al cual proporcionan el servicio de facilitadores de información. REGISTRO: Instrumento de control de los documentos que ingresan o salen de una oficina o institución y que contiene datos referentes a los documentos. REGLAS: Enunciados que indican lo que se debe hacer o no hacer, sin permitir discreción o flexibilidad. REGLAMENTO DE ARCHIVO: Instrumento que señala los lineamientos administrativos y técnicos que regulan la función archivística en una entidad.

REMISION: Envío o transferencia que se hace de los documentos, de un archivo a otro de acuerdo con plazos establecidos previamente. REPOSITORIO: Término que no se usa en nuestro medio como sinónimo de depósito. REPRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS: Obtención de copias de los documentos por diferentes métodos. REPROGRAFIA: Cualquier método que no fuera el de la copia a mano, para la reproducción de un documento, u otra imagen visual en una o más copias. RESTAURAR: Técnica que permite por medios manuales o mecánicos, devolver al documento, en la medida de lo posible, su estado inicial. RESTAURACIÓN DOCUMENTAL: Conjunto de procedimientos técnicos tendientes a devolver al papel sus condiciones primigenias. RESTRICCIÓN DE CONSULTA: Limitación del acceso a la información de ciertos documentos por su estado de conservación o por disposiciones jurídicas o jurídico administrativas que fijan la fecha de accesibilidad o las exclusiones de consultas; sea para protección de terceros o en función de protección de derechos individuales o de seguridad nacional. RETENCION DOCUMENTAL: Plazo que los documentos deben permanecer en el archivo de gestión o en el archivo central, tal como se consigna en la tabla de retención documental. REUNIR: Recoger la documentación dispersa. RÚBRICA: Rasgos de figura determinada que como parte de la firma pone cada cual, después de su nombre o título. SALA DE CONSULTA: Área de un archivo destinada al servicio de usuarios, también llamada Sala de Lectura. SALVOCONDUCTO: Documento expedido por una autoridad para que el que lo lleve pueda transitar sin riesgo por donde aquella es reconocida. SCANNER: (voz inglesa): escudriñador, explotador. Célula fotoeléctrica que se utiliza en el fotograbado electrónico y en el lector óptico. Su misión es interpretar un original - imagen fotográfica, dibujo, letra- y proporcionar la información a un computador. SECCION: Aquella unidad que está integrada por los papeles procedentes de una institución, o de división administrativa importante, con una organización, funciones y fines conocidos y delimitados.

SELECCIONAR: Es el acto mediante el cual se decide la eliminación de documentos de menor valor histórico-cultural, a fin de conservar mejor los de mayor valor. SELECCION documental: Proceso archivístico que consiste en identificar, analizar y evaluar todas las series documentales que genera y recibe una entidad para determinar sus períodos de retención, en base a los cuales se formulará el Programa de Control de Documentos SELECCION PIEZA POR PIEZA: Consiste en el análisis de las piezas documentales, que componen una serie, para determinar su eliminación o custodia permanente. SELECCION POR FECHA ABSOLUTA: Es aquel procedimiento que toma como base la conservación de todos los documentos, tanto originales como copias, de una fecha o época determinada. SELECCION POR FECHA RELATIVA: Es el procedimiento utilizado por la institución que produce los documentos, basado en criterios establecidos por la misma, para determinar la eliminación o custodia permanente de los documentos. SELECCION SERIE POR SERIE: Consiste en el análisis de una serie completa de documentos, para determinar su eliminación o custodia permanente. SELLAR: Poner sello de tinta o blanco a un documento para identificarlo. SERIE (Documental): (1) Conjunto de unidades documentales que forman parte de las secciones o subsecciones de un fondo y que se caracterizan por tener elementos semejantes entre sí, basados en el tipo documental. (2) Conjunto de documentos producidos por un mismo sujeto productor, en el desarrollo de una misma función y cuya actuación administrativa ha sido plasmada en un mismo tipo documental. (3) documentos producidos o recibidos de una oficina o unidad orgánica en cumplimiento en sus funciones, que tienen el mismo tipo documental o se refieren a un mismo asunto, y que son archivados, conservados, utilizados, valorados, transferidos o eliminados como unidad. SERVICIOS DE ARCHIVO: Proceso mediante el cual se pone a disposición de los usuarios los documentos de una entidad. SIGLA: Letra o letras que se usan como abreviatura de una palabra. SIGNATURA: 1. Número que se pone a los documentos para identificarlos y así facilitar su localización en el espacio físico. 2. La Signatura consiste en asignar símbolos particulares a los documentos para su identificación. Dichos símbolos reemplazan a los nombres o títulos, representándolos, lo que permite su inmediata localización

SIGNATURA Topográfica: Identificación convencional que señala la ubicación de una unidad de conservación en el depósito y mobiliario de un archivo. SIGNACIÓN: Procedimiento en la que se determina un CODIGO que identifique en forma precisa y breve las secciones (unidades orgánicas) y las series documentales. SISTEMA: Es un arreglo ordenado y comprensivo de hechos, principios, doctrinas o cosas similares, en un campo particular del conocimiento o del pensamiento. SISTEMA ARCHIVÍSTICO INSTITUCIONAL (SAI): Integra todos los archivos de una entidad, pública o privada, constituida como tal. Los tres elementos básicos que la constituyen y diferencian son: • La institución productora, como marco de producción y acumulación de la información • El fondo documental, como la suma de esa información. • La sistematización de la organización de ese fondo documental, para la puesta al servicio de los clientes internos y externos. SISTEMA DE ARCHIVOS: Conjunto de centros archivísticos de las diversas instituciones públicas y privadas (que lo deseen) de una región en concreto. Su incidencia se manifiesta en aquellos países que tienen una organización político-administrativa descentralizada. Dispondrá de sus propios preceptos legales y su regulación tiene repercusión únicamente en el ámbito regional que le corresponde. SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACION: Conjunto de estrategias y procesos de conservación que aseguran el mantenimiento adecuado de los documentos, garantizando su integridad física y funcional en cualquier etapa del ciclo vital. . SOPORTE: Material donde se encuentra la información escrita, audiovisual, gráfica, que puede ser papel, cinta, banda magnética u otro. Soporte físico tradicional: Epigráficos - Paleográficos. Soportes Epigráficos: Constituidos por materiales sólidos, en los cuales existen grabados y representaciones: Piedad, Arcilla, Metales, Madera Soportes Paleográficos: resultado de un proceso de transformación del material escriptoreo; Papiro, Pergamino, Papel, Quipus SUBFONDO: Subdivisión del fondo consistente en un conjunto de documentos relacionados entre sí que se corresponde con las subdivisiones administrativas de la institución u organismo de lo origina, y cuando esto no es posible, con agrupaciones geográficas, cronológicas, funcionales o similares de la propia documentación. Cuando el productor posee una estructura jerárquica compleja, cada subfondo tiene a su vez tantos subfondos subordinados como sean necesarios para reflejar los niveles de la estructura jerárquica de la unidad administrativa primaria subordinada SUBSECCION: Conjunto de documentos que forman parte de las secciones.

SUBSERIE: Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas de forma separada de ésta por su contenido y sus características específicas. TABELARIO: Tablillas enceradas utilizada por los antiguos romanos para escribir o para emitir el voto escrito. TABLA DE PLAZOS DE CONSERVACION: Listado de tipos documentales de una oficina o entidad, con especificación de su vigencia administrativa y legal y de su valor histórico para establecer los períodos de conservación de los documentos. TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL: Listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos. TABLA DE VALORACION DOCUMENTAL: Listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos. TALÓN: Documento que está, junto con su matriz, encuadernado con otros iguales en forma de cuadernillo, y que se separa de su matriz para entregarlo al interesado. TALONARIO: Se aplica al documento de forma de talón, que contiene libranzas, recibos u otros Documentos, que cuándo se cortan, debe quedar una parte encuadernada, para servir de comprobante. TAPA: Cada una de las cubiertas de un expediente encuadernado. TARJETA DE ALMACENAMIENTO DE DATO: Unidad de almacenamiento de datos de memoria no volátil que suele ser usadas en celulares, cámaras digitales, PDAs, reproductores portátiles, discos rígidos (disco rígido híbrido), etc. Pueden borrarse y reescribirse. Son una evolución de las memorias EEPROM que permiten que múltiples posiciones de memoria sean escritas o borradas en una misma operación mediante impulsos eléctricos. Por esta razón, este tipo de memorias funcionan a velocidades muy superiores cuando los sistemas emplean lectura y escritura al mismo tiempo en formatos mini y micro tarjetas MMC/SD MultiMediaCard / Secure Digital

TECNICA: Conjunto de procedimientos y recursos de que se sirve una ciencia o un arte.

TESAURO: (1) Instrumento para el control y recuperación de la información digital. Compilación de palabras y de frases que muestran sus sinónimos, relaciones jerárquicas y otras dependencias, cuya función es suministrar un vocabulario estandarizado para el almacenamiento y recuperación de la información (2) Instrumento terminológico que dota de coherencia al proceso de indización y recuperación de la información, al posibilitar que los significantes utilizados en la búsqueda coincidan con los que han representan a ese concepto ya indizado y almacenado. Es un lenguaje documental o vocabulario controlado dotado de relaciones que son las que le distinguen de otros instrumentos terminológicos y le proporcionan la categoría de lenguaje. TESTAMENTO: Documento dónde consta en forma legal la voluntad del testador. Serie de resoluciones que por su interés personal dicta una autoridad cuándo va a cesar en sus funciones. TESTIGO: Elemento que indica la ubicación de un documento cuando se retira de su lugar, en caso de salida para préstamo, consulta, conservación, reproducción o reubicación y que puede contener notas de referencias cruzadas. TIPO DOCUMENTAL: Unidad documental producida por un organismo en el desarrollo de una competencia concreta, regulada por una norma de procedimiento y cuyo formato, contenido informativo y soporte son homogéneos. TIPOLOGIA DOCUMENTAL: Estudio de las diferentes clases de documentos que pueden distinguirse según su origen y características diplomáticas. TOMO: Cada una de las partes, con foliación propia y generalmente encuadernadas separadamente, en que suelen dividirse los documentos de cierta extensión. TRAMITE: Se refiere a la utilización de un documento, que permite realizar una gestión. TRANSCRIBIR: Copia que se hace de un documento de archivos, siguiendo normas establecidas de trascripción. TRANSFERENCIA: (1) Es el paso de los documentos del archivo administrativo al archivo Histórico y tiene lugar después de un plazo más o menos largo, una vez concluida la vigencia administrativa y haber sido valorados y seleccionados, en el archivo central o en el intermediario, para conservación permanente y utilidad científica. (2) Es la operación por la cual la documentación que no se necesita en una oficina o archivo, se envía a otro archivo para que en él cumpla los cometidos que han sido asignadas a su función, de forma que su objetivo de proporcionar testimonio e información se cumpla esté donde sea, pues es el cometido del documento.

COORDINACIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN / http://www.issste.gob.mx/administracion/mensajes/lectura2.html TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES: Procedimiento habitual de ingresos de fondos en un archivo mediante traslado de las fracciones de series documentales, una vez que éstas han cumplido el plazo de permanencia fijado por las normas establecidas en la valoración para cada una de las etapas del ciclo vital de los documentos. TRATAMIENTO ARCHIVÍSTICO: Conjunto de operaciones realizadas en cada una de las fases que componen el proceso de control intelectual y material de los fondos a lo largo del ciclo vital de los documentos. UNIDAD ADMINISTRATIVA: Unidad técnico-operativa de una institución. UNIDAD DOCUMENTAL: (1) Conjunto de piezas comunes integradas físicamente para formar una unidad distinta de las demás. (2) Elemento indivisible de una serie documental que puede estar constituido por un solo documento o por varios que formen un expediente. UNIDAD DE CONSERVACION: Se refiere a las cajas que contienen varios documentos. También se conocen como sinónimos las unidades de instalación y unidades archivables. UNIDAD DE ALMACENAMIENTO FLASH: (Pendrive, USB flash drive). Pequeño dispositivo para el almacenamiento de información digital que utiliza generalmente memorias flash. Algunos modelos utilizan micro drives para el almacenamiento. Son muy útiles para el transporte personal de datos.

USUARIO: Se refiere a las personas que en general visitan un archivo, en busca de la información que contienen sus documentos.

VALOR ADMINISTRATIVO: Es el valía que tienen los documentos que están en plena vigencia administrativa. VALOR CIENTIFICO-CULTURAL: 1.) Es la valía que tienen los documentos textuales, manuscritos o impresos, gráficos, audiovisuales y legibles por máquina, que por su contenido, sirven como testimonio y reflejan el desarrollo de una cultura. (2.) Cualidad del documento que, por su contenido, testimonia, entre otras cosas, hechos, vivencias, tradiciones, costumbres, hábitos, valores, modos de vida o desarrollos económicos, sociales, políticos, religiosos o estéticos propios de una comunidad y útiles para el conocimiento de su identidad. VALOR CONTABLE: Utilidad o aptitud de los documentos que soportan el conjunto de cuentas y de registros de los ingresos, egresos y los movimientos económicos de una entidad pública o privada. VALOR FISCAL: Es el valor que presentan los documentos que tratan de entradas, salidas y controles de los dineros que se manejan en una institución. VALOR HISTORICO: Permite conocer la situación social, económica, política y cultural de una época o de una región. VALOR INFORMATIVO: Es el valor que presentan los documentos cuando sirven de instrumento de información para el usuario, la entidad productora y como fuente para la investigación política, económica, social, demográfica. VALOR INMEDIATO: Es el valor que tienen aquellos documentos que están siendo utilizados en forma constante, para llevar a cabo un trámite administrativo. VALOR JURIDICO: Cuando los documentos se utilizan para probar y salvaguardar los derechos de los gobiernos, de las instituciones y de los individuos en general. VALOR PERMANENTE O SECUNDARIO: Cualidad atribuida a aquellos documentos que, por su importancia histórica, científica y cultural, deben conservarse en un archivo. VALOR PRIMARIO: Son los valores que tienen los documentos cuando se encuentran en la dependencia originadora. Se subdivide en: valor administrativo, fiscal, legal, jurídico, probatorio e informativo. VALOR PROBATORIO: Cualidad por la cual un documento evidencia la existencia o la veracidad de un hecho. VALOR SECUNDARIO: También denominado histórico o permanente y se refiere al documento que una vez cumplido su periodo vital adquiere el valor acrecentado por el tiempo, y sirve como fuente para la investigación histórica y para la acción cultural

VALOR TECNICO: Atributo de los documentos producidos y recibidos por una institución en virtud de su aspecto misional. VALORACIÓN: 1) Es el desarrollo de un procedimiento documentado que permite la identificación, almacenamiento, acceso, recuperación, protección y destino final de los documentos. 2) Fase del tratamiento archivístico que consiste en analizar y determinar los valores primarios y secundarios de las series documentales, fijando los plazos de transferencia, acceso y conservación o eliminación total o parcial. VALORACIÓN DE DOCUMENTOS: Estudio de los documentos con el fin de determinar su conservación permanente o temporal, o su depuración sobre la base de principios científicamente argumentados VIGENCIA: Cualidad por la cual permanecen efectivos y válidos los cargos y disposiciones contenidos en los documentos. VOCABULARIO CONTROLADO: Lista uniformada de términos usados para garantizar la coincidencia de la información. VOLUMEN: Unidad de conservación que se refiere al conjunto de documentos con paginación y encuadernación propias.