GESTSoftware contable unoIOND

Introduccin

18CATALOGOS DEL SISTEMA

17CATALOGOS DEL SISTEMA

Introduccin

Objetivos del Mdulo

El objetivo general de este mdulo es permitir a los usuarios definir libremente las diferentes estructuras y catlogos de la aplicacin, los cuales son bsicos para la operacin del sistema.

Este mdulo est orientado tanto a las reas operativas, es decir a la actualizacin de las tablas y catlogos, por ejemplo de partes de inventarios, precios, clientes, vendedores, etc., como a las reas administrativas y gerenciales de la empresa las cuales se sirven de estos en la conformacin y ordenamiento de la informacin de la gestin. Esta informacin es presentada en consultas y reportes de diversa ndole, que facilitan el seguimiento de la operacin y la oportuna toma de decisiones.

Como objetivos particulares se pretende que al final de ste mdulo, los usuarios estn en capacidad de hacer las siguientes operaciones:

Actualizacin de empresas, centros de utilidad, monedas y tablas de retencin

Definicin y actualizacin de bodegas y grupos de bodegas

Definicin y actualizacin de Grupos de Inventarios, caractersticas y aranceles

Actualizacin de partes de inventario, extensiones y descripciones tcnicas

Actualizacin de referencias alternas, partes equivalentes y lneas

Actualizacin de destinos asociados, destinos y firmas

Actualizacin de maquinas y productos

Actualizacin de tipos de documentos y consecutivos

Definicin y actualizacin de conceptos de Inventarios

Actualizacin de vendedores y rutas

Actualizacin de zonas, sub zonas y sectores

Actualizacin de beneficiarios y sucursales

Actualizacin de aos, lapsos y fechas

Men Monitor

En el siguiente formato de pantalla se puede visualizar la ubicacin de los diferentes programas que conforman el mdulo de Catlogos del Sistema.

La explicacin detallada de cada uno de ellos, su aplicacin y operacin en todos los elementos que los conforman, son la razn de ser de los captulos que se presentan a continuacin:El usuario puede desplazarse a travs de estos, con las teclas de movimiento del cursos (Flechas), o seleccionando directamente el nmero o letra de la opcin.Consideraciones iniciales sobre los catlogos bsicos del CMUNO:

El xito que posteriormente se tenga en el aprovechamiento operativo y gerencial de los diferentes informes del sistema comercial y la generacin de la interfase contable, depende de gran parte de los catlogos que se definen.

Es de vital importancia analizar en cada empresa el alcance que se quiera dar a la aplicacin del CM-UNO, lo que hace necesaria la participacin de gran nmero de personas y estamentos, directivos y operativos, con el fin de tener en cuenta las necesidades de informacin de cada rea.

En la estructuracin de los catlogos, es necesario tener en cuenta los siguientes aspectos:

Consideraciones contables de acuerdo con el tipo de empresa en el que se implementar el sistema:

-Formas de liquidar el Iva y la retencin en la fuente, tanto como en compras como en ventas.

-Analizar la factibilidad de generar todos los comprobantes contables (ventas, costo de ventas, compras), de acuerdo con la combinacin de los catlogos de empresas, bodegas, grupos, destinos y conceptos.

Visin gerencial desde los diferentes puntos de vista que brinda el sistema para garantizar que la informacin estadstica cumpla con las necesidades de la empresa. Por ejemplo: anlisis de ventas por familias, lneas, vendedor, actividad del cliente, etc.

El siguiente ejemplo permite ilustrar el concepto y definicin de los trminos que hemos venido empleando en la creacin de catlogos:

LUIS PEREZ AUDITOR 123 LTDA

CAMPO CAMPO CAMPO CAMPO REGISTRO 1

1 2 3 N..

PEPE LOPEZ SECRETARIO ABC LTDA.

ARCHIVO CAMPO CAMPO CAMPO CAMPO REGISTRO 2

1 2 3 N..

CARLOS PINTO GERENTE XYZ LTDA

CAMPO CAMPO CAMPO CAMPO REGISTRO 3

1 2 3 N..

Catlogo (archivo):

Es el conjunto de todos los registros de informacin.

Registro:

Es la informacin correspondiente a cada una de las empresas (fila), incluyendo nombre funcionario, cargo, nombre de la empresa.

Campo:

Es cada uno de los componentes de cada registro, como es el caso de nombre, funcionario, cargo y nombre de empresa.

Las opciones de manejo de los registros y campos que componen cada catlogo son:

Actualizacin:

Consiste en ingresar nuevos registros y modificar retirar los existentes.

Consulta:

Es visualizar el contenido de los registros y campos de un catlogo.

Listado:

Consiste en generar a una impresora el contenido de los registros y campos de un catlogo en forma de un reporte.

Interaccin con los catlogos posteriormente a la fase de implementacin del sistema:

No es posible empezar a reportar transacciones si los catlogos no han sido previamente creados; de ah su nombre: Catlogos Bsicos del Sistema. Una vez se ha iniciado el reporte de transacciones, la utilizacin de estos es espordica, slo se recurre a ellos cuando surgen adiciones o modificaciones a algunos de los catlogos previamente definidos y aprobados. Situaciones como inclusin de nuevos tems de inventario, nuevos centros de costos, nuevos tipos de documentos, etc. obligan a actualizar nuevamente estos procesos. En algunas opciones esta actualizacin de nuevos registros se hace directamente desde el programa en que est citando.

Tal es el caso que se presenta cuando se est haciendo una factura y se detecta que el cliente es nuevo, el sistema permite crear un nuevo registro (cliente) sin necesidad de salirse del programa.

Catlogo de Empresas

El objetivo de este programa es permitir al usuario definir y/o actualizar los cdigos de empresas o entes econmicos a los que se les va a llevar el control de la informacin comercial (Inventarios, compras, ventas, cuentas por cobrar, produccin). Se define en el sistema con un cdigo de dos caracteres, una descripcin y complementariamente los datos bsicos de direccin.

La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu:

Qu pasa cuando se tienen varias empresas en el mismo directorio?

CM-UNO no tiene restriccin en cuanto al nmero de empresas que se puedan manejar en el mismo directorio. Cuando se presenta esta situacin, lo que ocurre es que la totalidad de los catlogos son compartidos por las empresas all definidas.

Al ingresar por la opcin 1 de Actualizacin de Empresas el usuario deber diligenciar los siguientes campos:

Explicacin de los campos del catlogo de empresas

Cdigo de la Empresa:

Cdigo alfanumrico de dos dgitos que identificar a la empresa en el momento de capturar, consultar o listar la informacin.

Nombre y/o Razn Social:

Nombre del establecimiento tal como figura en la tarjeta del Nit o como se encuentra registrado en la cmara de comercio. Esta ser la identificacin de la empresa en los diferentes informes del sistema.

Nit:

Nmero de identificacin tributaria.

Representante Legal:

Campo de 40 posiciones en el que se indica el nombre del representante legal de la empresa.

Direccin 1 y Direccin 2:

Campos de 40 posiciones, cuya utilizacin es para describir la direccin de la empresa, por ejemplo:

Direccin 1: Avenida 4 Norte # 34-89

Direccin 2: Cali Valle

Telfono:

Campo alfanumrico de 15 posiciones. Ejemplo: 6654894 - 99.

Fax:

Campo alfanumrico de 15 posiciones.

Apartado Areo:

Campo alfanumrico de 15 posiciones.

Liquida retencin en ventas:

Indicador de una posicin que define el estado de la empresa de acuerdo a su situacin tributaria as:

0=Si, se liquida y contabiliza la retencin en la factura de venta

1= Autoretenedor, la empresa es autoretenedora

2=No, no se liquida ni contabiliza la retencin en la factura de venta

9=No aplica, no se maneja este concepto.

Retenedor de IVA:


0=No, la empresa no es retenedora de IVA

1=Si, la empresa es retenedora de IVA.

Nivel de Autorizacin:

Valor numrico entre 01 y 99, que es comparado con el nivel de autorizacin del usuario. Se utiliza para restringir el acceso controlando que el nivel del usuario sea igual o mayor a este.

Nota:Se recomienda que este catlogo sea igual al definido en la aplicacin CGUNO.

Actualiza Centros de Utilidad

Este catlogo se utiliza para identificar las transacciones de cada uno de los puntos de venta, sucursales, agencias, etc. del negocio. Permite hacer el control de los consecutivos de los documentos.

Es recomendable que este catlogo sea concordante con el definido en CG-UNO.


Se debe ingresar por la opcin de men Actualizacin de Centros de Utilidad:

Al escoger la opcin [04]= Actualizacin [I]= Ingresos, se deben diligenciar los siguientes campos:

Explicacin de los campos del catlogo de centros de utilidad

Centro de Utilidad:

Cdigo alfanumrico de dos posiciones que identificar el centro de utilidad.

Descripcin:

Campo alfanumrico de 40 posiciones para el nombre de centro de utilidad.

Liquida ICA:


0=No, la empresa en este centro de utilidad no liquida el impuesto de ICA

1=Si, la empresa en este centro de utilidad Si liquida el impuesto de ICA

2=Si y Autoretenedor, la empresa en este centro de utilidad si liquida el impuesto de ICA

y adems es autoretenedora del mismo.

Actualiza Tipos de Monedas

Este catlogo es opcional para las empresas que por razn de sus actividades de comercio internacional necesitan realizar transacciones de compra y venta en moneda extranjera.


Al seleccionar la opcin de men Actualizacin, [I]= Ingreso, se deben informar los siguientes campos:

Explicacin de los campos del catlogo de monedas extranjeras

Moneda extranjera:

Cdigo alfanumrico de una posicin, que identificar a la moneda.

Descripcin:

Campo alfanumrico de 40 posiciones, que contiene la descripcin o nombre de la moneda

ltima tasa de cambio:

Valor en pesos al momento de crear este catlogo. Esta tasa se puede cambiar en el momento de hacer una Orden de Compra o Factura de Venta.

Actualiza Tipos de Retefuente

La mayora de los productos que se compra o venden generan impuestos de retencin en la fuente, variando en su porcentaje, base y el tipo de retencin: por renta, por Iva, por Ica y retenciones o aportes a gremios. El objetivo de este catlogo es permitirle al usuario crear tantas tablas de impuestos como se requieran considerando cada una de las variables mencionadas. Estos catlogos se asocian posteriormente a los catlogos de grupos de productos, donde se hace una clasificacin por tipo de producto, asocindolos por sus caractersticas comunes, una de las cuales es el tipo de retenciones que generen.


Se debe ingresar por la opcin de men Actualizacin de Tipos de Retefuente, el sistema despliega el siguiente formato de pantalla:

Explicacin de los campos del catlogo de retefuentes

Tipo de retefuente:

Campo numrico de 1 posicin predeterminada. Define a que tipo de retencin ser aplicado el catlogo que se est creando. Los valores posibles son:

1=Renta, se refiere a la retencin en la fuente por Renta

2=IVA, se refiere a la retencin en la fuente por IVA

3=ICA, se refiere a la retencin en la fuente por ICA

4=Gremios, Se refiere a los aportes o retenciones para gremios

Cdigo de Retefuente:

Campo alfanumrico de dos posiciones. Define el cdigo del catlogo a crear con el cual ser identificado posteriormente.

Descripcin:

Campo alfanumrico de cuarenta posiciones. Se utiliza para el nombre que corresponde al catlogo.

Tasa Retefuente:

Campo numrico de dos enteros y dos decimales. Se utiliza para definir el valor en porcentaje del catlogo de retencin que se est creando.

Base Mnima para :

Campo numrico de nueve enteros y dos decimales. Se utiliza para definir el valor de la base mnima de retencin para el catlogo.

Interfase de Ventas:

Cuenta a Debitar:

Campo numrico de 8 posiciones. Se debe digitar aqu el cdigo de cuenta que corresponda al cdigo de cuenta donde se desea contabilizar.

Cuenta a Acreditar:


Interfase de Compras:

Cuenta a Acreditar:


Actualizacin de Bodegas

Al ser la bodega uno de los catlogos que ms incidencia tiene en el manejo operativo de los mdulos de compras, inventarios, ventas y produccin, es de vital importancia tener en cuenta los siguientes criterios:

-Toda transaccin de entrada salida de productos, se hace sobre una bodega.

-En una bodega se controla el inventario de forma fsica. En los sistemas de control de inventarios igualmente se definen bodegas para registrar la totalidad de las operaciones de entrada y salida para garantizar el cuadre de saldos entre el inventario fsico y el terico del sistema.

-En el anlisis que se realice para definir las estructuras y catlogos, se debe estudiar bien las relaciones que se den entre la bodega, grupo de inventarios, tems, tipo de transacciones y cuentas contables. El objetivo de esto es definir una estructura que garantice el suministro de informacin para la contabilidad de la empresa.

-Si dos o ms empresas comparten los inventarios en una sola bodega, el sistema puede conocer la existencia de la bodega, mas no discriminar los saldos por cada empresa debido a que en este caso las existencias son compartidas por todas las empresas. Por lo tanto, se recomienda crear una bodega por cada empresa, con el fin de poder hacer sta discriminacin de inventarios.


Ejemplos de definicin de bodegas, por tipos de empresas

COMERCIAL 01BODEGA PRINCIPAL

02PUNTO DE VENTA MEDELLIN

03PUNTO DE VENTA BOGOTA

AGRICOLA 01BODEGA DE INSUMOS

02HACIENDA SAN JOSE

03HACIENDA LOS ALMENDROS

CONSTRUCTORA 01BODEGA PRINCIPAL

02OBRA MELENDEZ

03OBRA SAN JOAQUIN

Al escoger la opcin [1]= Actualizacin, [I]= Ingreso, se deben diligenciar los siguientes campos:

Explicacin de los campos del catlogo de bodegas

Cdigo de Bodega:

Campo alfanumrico de dos posiciones. Identificar la bodega en las diferentes transacciones e informes del sistema.

Descripcin 1:

Campo alfanumrico de treinta posiciones. Se utiliza para escribir el nombre de la bodega.

Descripcin 2:

Campo alfanumrico de treinta posiciones. Se utiliza complementariamente al campo anterior.

Empresa asociada:

Campo alfanumrico de dos posiciones. Se utiliza para registrar el cdigo de la empresa a la cual pertenece la bodega. Si se desea que la bodega permita registrar transacciones del mismo inventario por mas de una empresa, este campo se debe dejar en blanco.

Centro de utilidad Asociado:

Campo alfanumrico de dos posiciones. Identifica el cdigo de sucursal, agencia o punto de venta al cual pertenece la bodega.

Nivel de Autorizacin:

Campo numrico de dos posiciones. Se define aqu un valor entre 01 y 99. Se utiliza para restringir el acceso cuando el nivel del usuario es menor a este.

Inventario slo en cantidades:

Campo de una posicin con 2 posibilidades (0=No, 1=Si). Se utiliza 0=No cuando se desea controlar el inventario en cantidades y costos. Se utiliza 1=Si cuando solo se desea controlar el inventario en cantidades sin costos.

Actualiza en lnea existencias:

Campo de una posicin con 2 posibilidades (0=No, 1=Si). Se utiliza 0=No cuando no se desea controlar existencias y saldos de inventario. Se utiliza 1=Si cuando se desea que cada transaccin que se realice actualice en lnea las existencias y se tenga informacin detallada de los saldos de inventarios.

Beneficiario:

Campo alfanumrico de 9 posiciones. Se valida con el catlogo de beneficiarios. Se utiliza para asociar un beneficiario en particular a la bodega, de tal forma que la contabilizacin va interfase y registro de transacciones, solo se harn a nombre del tercero asignado.

Actualiza Grupos de bodegas

El objetivo es poder asociar bodegas comunes en diferentes lugares fsicos, de tal forma que se pueda conocer la informacin asociada en forma consolidada. Por ejemplo asociar en un grupo todas las bodegas de materias primas del pas, permitir conocer el total de existencias y costos por cada tem, en forma consolidada de todo el pas. En los diferentes programas de reportes del sistema se permite la opcin de generar informacin de una bodega, de todas las bodegas o de un grupo de bodegas en particular.


Se debe accesar el programa Actualiza Encabezado. En este programa se crean los cdigos y descripcin de los grupos de bodegas que se deseen.

Se debe accesar el programa Actualiza Detalle. En este programa se hace la asociacin de las bodegas a cada grupo de bodegas previamente creado en la opcin anterior. Una bodega se puede asociar a varios grupos de bodegas.

Explicacin de los campos de los catlogos de grupos de bodegas

Grupo de Bodegas:

Campo alfanumrico de dos posiciones. Se utiliza para definir el cdigo del grupo de bodegas con el cual se identificar en el sistema.

Descripcin:

Campo alfanumrico de cuarenta posiciones. Se utiliza para escribir el nombre o titulo que identificar al grupo de bodegas.

Cdigo de Bodega:

Campo alfanumrico de dos posiciones. Se valida con el catlogo de bodegas. Se utiliza para asignar el cdigo de bodega al grupo de bodegas.

Actualizacin de Grupos

El objetivo principal es el permitir asociar o agrupar los diferentes tems o partes de inventarios por sus caractersticas comunes, por ejemplo familias de productos, procedencia, tipo de inventario, tipo de producto, etc., de tal manera que se pueda resumir, consolidar y organizar la informacin para los diferentes reportes, estadsticos y anlisis de los inventarios.

En el siguiente grfico se ilustran algunas de las posibilidades de utilizacin de los grupos en los diferentes reportes del sistema. Se recomienda que el primer nivel sea la cuenta contable ya definida en el P.U.C.

Anlisis de la Informacin Partiendo de Grupos

Inventarios:

Compras:

Ventas: Listados para toma de

Listado de la historia

Listas de precios por

inventario fsico por grupo.

de compras (fuentes) por grupo. grupo.

Consulta de transacciones

Listados de requisiciones

Generacin de listas

por agrupacin.

hechas por grupo.

de precios por grupo.

Listados de existencia por

Listado de ordenes de compra

Listados de ordenes de

grupo, discriminando o

por grupo.

ventas por grupo.

consolidando bodegas.

Facturacin por grupo.

Balance de inventario

Resmenes y mrgenes

por bodega o consolidadamente por grupo

de ventas por grupo.

Interfase contable consolidando

por agrupacin.

Ajustes por inflacin.

Consideraciones de tipo contable y estadstico a tener en cuenta en la estructuracin del catlogo de grupos

XX Nivel 1

XX.XX Nivel 2

XX.XX.XX Nivel 3

XX.XX.XX.XX. Nivel 4

XX.XX.XX.XX.XX Nivel 5

1.La codificacin de los grupos de inventarios est diseada para ser manejada por un cdigo, que como mximo puede llegar a tener 10 dgitos estructurados en 5 niveles de dos dgitos cada uno:

2.En la definicin de la codificacin es muy importante la participacin de todos los estamentos administrativos y contables de la empresa, de tal manera que se llegue a una estructura que cumplan con las necesidades de informacin de todas las reas involucradas.

3.Para los casos de empresas en los que este catlogo va a tener una doble funcin de acumulacin de informacin tanto contable como estadstico, es necesario subordinar el anlisis estadstico, al aprovechar los primeros niveles para efectos de acumulacin en las cuentas contables; y los niveles siguientes sean utilizados para detalles de tipo estadstico.


Al escoger la opcin [1]= Actualizacin, [I]= Ingreso, se deben diligenciar los siguientes campos:

Explicacin de los campos del catlogo de grupos

Cdigo de grupo:

Cdigo alfanumrico de 10 posiciones, estructurado en 5 niveles de dos campos cada uno. Se utiliza para crear un cdigo normalmente numrico y estructurado para clasificar los diferentes tipos y/o familias de inventarios que tiene una empresa.

Descripcin:

Campo alfanumrico de 40 posiciones. Se utiliza para escribir el nombre del grupo que se esta creando.

Clase de Grupo:

Campo alfanumrico de una posicin con dos posibles valores (T= Titulo, D= Detalle). Se utiliza T= Titulo para definir que el grupo que se esta creando es padre, es decir que tendr asociados subgrupos o clasificaciones adicionales. Se utiliza D= Detalle para definir que el grupo que se esta creando es el ltimo nivel de detalle dentro de la estructura de grupos. Ejemplo:

01 Inventario de repuestos

Ttulo

01.01 Repuestos para automvilesTtulo

01.01.01 Tornillos

Detalle

01.01.02 Agarraderas

Detalle

Cdigos de retencin en la fuente:

Cdigo de rtefte renta:

Campo alfanumrico de dos posiciones. Se valida con el catlogo de tipos de retenciones. Se debe digitar aqu el cdigo de retencin por renta que corresponda al tipo de grupo que se esta creando.

Cdigo de rtefte IVA:

Campo alfanumrico de dos posiciones. Se valida con el catlogo de tipos de retenciones. Se debe digitar aqu el cdigo de retencin por IVA que corresponda al tipo de grupo que se esta creando.

Cdigo de rtefte ICA:

Campo alfanumrico de dos posiciones. Se valida con el catlogo de tipos de retenciones. Se debe digitar aqu el cdigo de retencin por ICA que corresponda a la empresa y tipo de grupo que se esta creando.

Cdigo de rtefte Gremios:

Campo alfanumrico de dos posiciones. Se valida con el catlogo de tipos de retenciones. Cuando existan aportes a gremios se debe digitar aqu el cdigo de retencin por gremios que corresponda.

Ejemplos de estructuracin del catlogo de grupos.

Caso simple en donde no se ramifica cada agrupacin, simplemente se establecen los grandes niveles de totalizacin.

Al igual que en el catlogo de bodegas, cuando se definen las agrupaciones en una empresa manufacturera se deben crear agrupaciones independientes para materia prima, producto en proceso y producto terminado.

Caso tpico de definicin en una empresa dedicada a la distribucin de productos rancho y licores.

96/10/17SISTEMA COMERCIAL INTEGRADO

PAG:1

CM01033CATLOGO DE GRUPOS

GRUPODESCRIPCIONCLASE NIVEL

01.VINOST1

01.01. VINOS GRAJALESD2

01.02. VINOS SAN MIGUELD2

01.03. VINOS FRANCESESD2

02.BRANDYT1

02.01. BRANDY GRAJALESD2

02.02. BRANDY GERALCOD2

02.03. BRANDY INTERNACIONESD2

02.04. BRANDY OTRAS MARCASD2

02.05. RON VIEJO DE CALDASD2

03.WHISKYT1

03.01. WHISKY ATLAS COMERCIALD2

03.02. WHISKY GERALCOD2

03.03. WHISKY INTERNACIONESD2

03.04. WHISKY MERCANTIL LICORISTAD2

03.05. WHISKY LA CAVAD2

20.LNEA DESECHABLEST1

20.01.01. DE CASINO Y RESTAURANTET2

20.01.02 VASOSD3

20.01.03 PLATOSD3

20.01.04. TAPASD3

20.01.05. LNEA ESTELARD3

21.LNEAS POPULARES COLOMBINAT1

21.01 DULCERIAT2

21.01.01 CARAMELOSD3

21.01.02 IMPERIALD3

21.01.03 DULCE EXPORTACIOND3

21.01.04. DULCELANDIAD3

21.01.05. LNEA DE FRUTASD3

21.01.06 SPLENDIDD3

21.01.07 KINGD3

21.01.08 CHUPITOSD3

21.01.09 DUROS ENVUELTOSD3

21.01.10. RELLENOS ENVUELTOSD3

21.01.11. HALLOWEEND3

21.02 GALLETERIAT2

21.02.01 DE SAL D3

21.02.02 SURTIDAD3

21.02.03 MARISAD3

21.02.04. GALLETAS CARNAVALD3

21.03 CIGARRILLOST2

21.03.01 CIGARRILLOSD3

21.04 CONSERVAST2

21.04.01 DULCESD3

21.04.02 MERMELADAS Y JUGOSD3

21.04.03 CONDIMENTOSD3

21.04.04. PROVENZAD3

21.04.05. REFRESCOSD3

21.04.06 DURAZNOSD3

21.04.07 PERASD3

21.04.08 COCTEL DE FRUTASD3

Nota: Obsrvese que no se llega a definir productos especficos. Como se ver en el numeral 2.12 , cuando se crea cada tem de inventario se asocia a cada uno de los niveles de detalle de esta agrupacin.

Actualizacin de Caractersticas

El objetivo central de este catlogo es permitirle al usuario establecer una alternativa de anlisis estadstico de informacin generada en los mdulos del sistema. Es importante tener en cuenta que esta alternativa es totalmente independiente y complementaria a los anlisis con base en las agrupaciones de inventario, prueba de ello son las opciones que ya vienen predefinidas en los mens del sistema, en los que paralelamente se ofrecen anlisis por grupo y caracterstica.

Anlisis de la Informacin Partiendo de Caractersticas

Inventarios:

Compras:

Ventas: Listados para toma de

Listado de la historia

Listas de precios por

inventario fsico por caracterstica de compras (fuentes) por caracterstica. caracterstica

Consulta de transacciones

Listados de requisiciones

Listados de ordenes de

por caracterstica.

hechas por caracterstica.

ventas por caracterstica

Listados de existencia por

Listado de ordenes de compra

Listado de facturacin

caracterstica, discriminando o por caracterstica

por caracterstica.

consolidando bodegas.

Resmenes y mrgenes

Balance de inventario

de ventas por

por bodega o consolidadamente

caracterstica.

partiendo de las caractersticas.

Ejemplos de definicin de catlogos de caractersticas dependiendo del tipo de empresa Marcas: para facilitar el proceso de compras y anlisis de ventas.

Proveedores: para facilitar el proceso de compras y anlisis de ventas.

Unidades de medida: Para anlisis del comportamiento de ventas de acuerdo con un aspecto determinado del producto.

Ejemplo: En una empresa fabricante de calzado colocar las medidas de los tacones.

Sabores para empresas productoras de alimentos, con el fin de sacar estadsticas de ventas.

Productos genricos. Por ejemplo en una pasteurizadora todos los que contengan leche.

- Grupos padre, para utilizarlos en los conteos fsicos de acuerdo con el primer nivel del catlogo de grupos.

Consideraciones para definir el catlogo de caractersticas

-Se debe crear como mnimo una caracterstica. Si en el caso particular de la implementacin se ha determinado la no utilizacin de este catlogo, se recomienda crear la siguiente:

Cdigo

Descripcin

S/C

SIN CARACTERISTICA

-A diferencia del catlogo de grupos de inventario, la codificacin de las caractersticas es totalmente secuencial, es decir, no admite niveles en su estructuracin.

-Este catlogo tiene un fin netamente de anlisis estadstico y por lo tanto para nada influye en los procesos de interfase contable.

-Como se ver en la creacin de un tem de inventario, es obligatorio establecer una asociacin entre el cdigo de la nueva parte y una componente del catlogo de caractersticas. De esta manera se garantiza que el usuario al estar utilizando el cdigo de parte durante todos los procesos, aproveche automticamente esta relacin para realizar los anlisis de tipo estadstico.


Al ingresar al programa Actualizacin de caractersticas se despliega el siguiente formato de pantalla:

Explicacin de los campos del catlogo de caractersticas:

Cdigo:

Campo alfanumrico de 4 posiciones no estructurado.

Descripcin:

Campo alfanumrico de 40 posiciones. Se utiliza para digitar el nombre de la caracterstica.

Actualizacin de Aranceles

En el momento de crear un producto cuya procedencia sea Importado, el sistema solicita el cdigo de posicin arancelaria al cual se va a asociar, con el fin de permitir posteriormente hacer la liquidacin de aranceles a travs de una nota de sobrecostos de la importacin.


Se debe ingresar por el programa Actualizacin de aranceles y diligenciar los siguientes campos:

Explicacin de los campos del catlogo de Aranceles:

Posicin Arancelaria:

Cdigo alfanumrico de 14 posiciones. Se utiliza para digitar el cdigo de posicin arancelaria definido por el gobierno para determinado tipo de artculos.

Descripcin:

Campo alfanumrico de 40 posiciones. Se utiliza para el nombre genrico de la posicin arancelaria.

Porcentaje de arancel:

Valor definido en 2 enteros y 2 decimales. Se utiliza para registrar la tasa asignada a la posicin arancelaria.

Actualizacin de Partes de Inventarios

En este catlogo se define formalmente cada parte de inventario y la relacin que va a tener con los restantes catlogos del sistema. El siguiente diagrama muestra esta relacin y permite visualizar el grado de aprovechamiento de las facilidades que brinda el sistema.


Diagrama de operacin para definir la plataforma de manejo de las partes en CM-UNO

El siguiente diagrama tiene el propsito de orientar a los usuarios del sistema comercial CM-UNO, en la definicin de prioridades para la realizacin de las operaciones de carcter obligatorio y opcional que implica el aprovechamiento pleno de las facilidades que brinda el sistema.

si

no

si

no

si

no

si

no

si Al escoger la opcin [1], CM-UNO pide al usuario que escoja la forma de actualizacin del catlogo: Ingreso, M = Modificacin, R = Retiro.

Si el usuario escoge la opcin de ingreso, entra a una secuencia de 4 pantallas de captura que son:

Pantalla 1:

Pantalla 2:

Pantalla 3:

Pantalla 4:

Explicacin de los campos del catlogo de Partes:

Pantalla 1 - Datos Bsicos de la Parte:

Cdigo de parte:

Campo numrico de 5 posiciones asignado automticamente por el sistema. Su control e incrementos efecta en los parmetros del sistema.

Referencia Principal:

Campo alfanumrico de 15 posiciones. Cuando se utilizan extensiones se reduce a 12 y 3 para extensiones. Es nico, es decir, no pueden existir dos referencias principales repetidas. Este puede ser el cdigo que ya se tena asignado antes de usar CM-UNO o la referencia del fabricante. Tambin existe la posibilidad de utilizar el mismo cdigo de parte asignado por el sistema en el campo anterior.

Fecha de Ingreso:

En formato numrico ao/mes/da. Es asignada por el sistema.

Partes de No_Stock:

Identifica si la parte es de No Stock y tiene los siguientes posibles valores:

O= No: Identifica que la parte que se est creando es un tem de inventario el cual tiene su propia descripcin, unidad, existencias y costos.

1=Si: Identifica que la parte que se est creando es un tem comodn el cual no tiene descripcin propia, ni unidad y sus existencias y costos son nicos para todos los usos que tenga.

2= Concesin: Identifica que la parte que se est creando es un tem de inventario en concesin. El sistema a ste tipo de partes no les controlar existencias ni costos, su uso es restringido para permitir solamente efectuar registros de ventas.

Nota: Para el manejo de las partes No_Stock, se recomienda una agrupacin de inventario independiente.

Descripcin:

Campo alfanumrico de 40 posiciones. Se utiliza para digitar el nombre completo de la parte o tem del inventario. Esta debe ser clara, comprensible y homognea para todos los usos en la empresa

Descripcin Abreviada:

Campo alfanumrico de 20 posiciones. Se utiliza para digitar el nombre abreviado del producto para ser desplegado en algunas consultas y reportes donde no es factible incluir la descripcin completa.

Clasificacin A/B/C/D/X:

Campo alfanumrico de 1 carcter previamente definido con valores de A, B, C, D o X. Este campo se utiliza para definir los tipos de inventario en los anlisis de rotacin de partes. El indicador X significa inactivo el cual trae como consecuencia que la parte no se pueda volver a usar en el inventario

Necesita Extensin:

Campo con dos posibles valores:

0=No: Indica que la parte no va a manejar cdigos de extensiones para tallas, colores o sabores.

1=Si: Indica que la parte va a manejar cdigos de extensiones para tener un control de existencias, costos y estadsticas por tallas, colores o sabores.

Control por Lote:

Campo con tres posibles valores:

0=No: Indica que la parte de inventarios es normal por lo que no requiere tener control de nmeros de lotes o seriales.

1=Lote de Produccin: Indica que la parte de inventarios que se est creando va a tener control de existencias y fecha de vencimiento por cada lote econmico de produccin. Por ejemplo para productos qumicos, medicamentos, etc.

2= Serial: Indica que la parte de inventarios que se est creando va a tener control de existencias asociado a nmeros de seriales. Por ejemplo para celulares, electrodomsticos, motocicletas, etc.

Grupo:

Campo alfanumrico de 10 posiciones estructuradas. Se debe digitar aqu el cdigo de grupo al cual se va a asociar la parte de inventarios que se est creando. Con la tecla de funcin F2 se puede consultar y seleccionar el grupo deseado.

Caracterstica:

Campo alfanumrico de 4 posiciones. Se debe digitar aqu el cdigo de caracterstica al cual se va a asociar la parte de inventarios que se est creando. Con la tecla de funcin F2 se puede consultar y seleccionar la caracterstica deseada.

Unidad de Inventario:

Campo alfanumrico de 6. Se utiliza para digitar la unidad mnima unidad para el manejo en inventarios.

Costo estndar por Unidad de Inventario:

Campo numrico de 9 enteros y 2 decimales. Se utiliza para registrar el costo estndar unitario de la parte. Este campo permite la valoracin de reportes, interfases contables y simulaciones de requerimientos de produccin en trminos de costo estndar.

Costo corriente por Unidad de Inventario:

Campo numrico de 9 enteros y 2 decimales. Se utiliza para registrar el costo corriente unitario de la parte. Este campo se utiliza para hacer simulacin de costos de produccin.

Unidad Adicional:

Campo alfanumrico de 6 posiciones. Esta unidad es de uso frecuente en aquellas empresas donde se tiene la necesidad de controlar los inventarios en dos unidades no homogneas entre si, las cuales estn directamente relacionadas pero no tienen un factor fijo de conversin entre ellas. Por ejemplo en una empresa Avcola, la unidad de Inventario es Kilo y la unidad de medida adicional es Pollo (o unidad).

Peso x Unidad:

Campo numrico de 6 enteros y 5 decimales. Se utiliza para definir el peso en kilos de la unidad de inventario de la parte. Es de gran utilidad para generar reportes y documentos (ejemplo remisiones) en los cuales se requiere conocer el peso total de las transacciones o informacin de inventarios.

Volumen x Unidad:

Campo numrico de 6 enteros y 5 decimales. Se utiliza para definir el volumen normalmente en DCM3 de la unidad de inventario de la parte. Es de gran utilidad para generar reportes y documentos (ejemplo remisiones) en los cuales se requiere conocer el volumen total de las transacciones o informacin de inventarios.

Observacin:

Campo alfanumrico de 20 posiciones. Se utiliza cuando es necesario dejar huella o algn comentario especial sobre la parte que se est creando.

Procedencia:

Campo alfanumrico de 1 posicin con 4 valores predefinidos:

I= Importado: Indica que la parte es importada directamente por la empresa.

N= Compra Nacional: Identifica que la parte es comprada en el territorio nacional, sin importar su procedencia original.

M= Manufacturado: Identifica que la parte es manufacturada por el propio usuario. Este indicador es obligatorio para poder utilizar el mdulo de Ordenes de Produccin.

O= Otros: Indica que la parte no corresponde a ninguna de las tres clasificaciones anteriores.

Pantalla 2 - Informacin para la Compra y/o Manufactura:

Cantidad Mnima a Ordenar:

Campo numrico de 7 enteros y 2 decimales. Se utiliza para definir la cantidad o tamao mnimo a comprar o producir de la parte.

Incrementos Mnimos:

Campo numrico de 7 enteros y 2 decimales. Se utiliza para definir la cantidad o tamao de incrementos que se desea tener para comprar o producir la parte. Por ejemplo cuando la unidad de compra o produccin es por bulto, la cantidad mnima a producir o comprar es el equivalente a unidades del bulto.

Perodo de Cubrimiento:

Campo numrico de 3 posiciones. Se utiliza para definir el perodo de cubrimiento en das de inventario de la parte.

Tiempo de Reposicin:

Campo numrico de 3 posiciones. Se utiliza para definir el nmero de das que se requieren entre el momento de ordenar y recibir (Compras o Produccin) la parte.

Unidad de Orden:

Campo alfanumrico de 6 posiciones. Se utiliza para digitar la unidad de compra o de produccin. Puede ser la misma unidad de inventario, pero en el evento en que sea diferente a esta, se debe informar adems el factor de conversin entre ambas.

Factor de Conversin:

Campo numrico de 6 enteros y 5 decimales. Se utiliza para digitar la cantidad en unidades de inventario que comprende una unidad de orden.

Tamao promedio del lote:

Campo numrico de 7 enteros y 2 decimales. Se utiliza para definir el tamao promedio del lote de Compra o Produccin de la parte.

Porcentaje de Desperdicio:

Campo numrico de 2 enteros y 2 decimales. Se utiliza para informar el porcentaje de desperdicio de la parte en los procesos de produccin.

IVA Por Compra:

Campo numrico de 1 posicin con 3 posibles valores:

0= No se liquida: Identifica que la parte no esta sujeta a este gravamen.

1= Se liquida y no afecta el costo del inventario: Identifica que la parte tiene el gravamen citado pero ste no se suma al costo del inventario, sino que por el contrario se contabiliza en una cuenta de IVA deducible por compras.

2= Se liquida y afecta el costo del inventario: Identifica que la parte tiene el gravamen citado y ste forma parte del costo del inventario, es decir que la contabilizacin se hace en la misma cuenta de inventarios como un mayor valor.

Tasa del IVA:

Campo numrico de 2 posiciones. Se utiliza para digitar el porcentaje de IVA con el cual esta gravado la parte en la compra.

Incorporado en el precio de compra:

Campo numrico de una posicin con 2 posibles valores:

0= No: Indica que la parte es gravada pero que este valor no est incluido en el precio de compra.

1= Si: Indica que la parte es gravada y que en el valor del precio de compra est incluido el impuesto.

Informacin para la venta:

Parte vendible:

Campo numrico de una posicin con 2 posibles valores:

0= No: Indica que la parte no es vendible. Por ejemplo las materias primas. Cuando se selecciona este indicador termina la captura de la parte.

1= Si: Indica que la parte es vendible. Cuando se selecciona este campo se deben diligenciar los siguientes referentes al precio de venta.

Tasa del IVA:

Campo numrico de 2 posiciones. Se utiliza para digitar el porcentaje de IVA con el cual esta gravado la parte en la venta.

Sobreprecio por Unidad:

Campo numrico de 9 enteros 2 decimales. Se utiliza para el valor de los impuestos al consumo en aquellas partes que lo requieran. Por ejemplo para los licores y cigarrillos cuando la empresa es Importadora o Productora del bien.

Detalle:

Campo alfanumrico de 20 posiciones. Se utiliza complementariamente al campo anterior, para definir el nombre del sobreprecio. Por ejemplo Impoconsumos

Unidad de Presentacin:

Campo alfanumrico de 6 posiciones. Se utiliza para la unidad de venta. Puede ser la misma de inventario, pero en el evento que sea diferente se debe informar el factor de conversin. Esta nunca pude ser menor a la unidad de inventario.

Numero de Unidad de Inventario por Unidad de Presentacin:

Campo numrico de 4 posiciones. Se utiliza para definir la cantidad de unidades de inventario por cada unidad de presentacin.

Precio Base por Unidad:

Campo numrico de 9 enteros y 2 decimales. Se utiliza para definir el precio base necesario para recalcular los precios de venta por unidad de presentacin. Es informativo.

Descuento:

Campo numrico de 2 enteros y 2 decimales. Se utiliza para registrar un porcentaje de descuento que se desee considerar en el precio base por unidad de presentacin. Es informativo.

Precio Base por Unidad:

Campo numrico de 9 enteros y 2 decimales. Se utiliza para definir el precio base necesario para recalcular los precios de venta por unidad de inventario. Es informativo.

Descuento:

Campo numrico de 2 enteros y 2 decimales. Se utiliza para registrar un porcentaje de descuento que se desee considerar en el precio base por unidad de inventario. Es informativo.

Precio por Unidad Lista 1 a 6:

Campo numrico de 9 enteros y 2 decimales. Se utiliza para registrar el valor del precio de venta para la lista 1 por unidad de empaque.

Precio por Unidad Lista 1 a 6:

Campo numrico de 9 enteros y 2 decimales. Se utiliza para registrar el valor del precio de venta para la lista 1 por unidad de inventario.

IVA Incluido:

Campo numrico con 2 posibles valores:

1= Si: Indica que el valor registrado en la lista de precios tiene el valor del impuesto incluido.

2= No: Indica que el valor registrado en la lista de precios no tiene incluido el IVA, este en caso de existir se liquidar como un porcentaje sobre el precio registrado.

Descuento Promocional:

Campo numrico de 2 posiciones. Se utiliza para registrar un porcentaje de descuento promocional, que ocasionalmente se desee de tal forma que el sistema lo considere y liquida automticamente al momento de registrar una transaccin de venta. Este campo se puede blanquear a ceros con la tecla de funcin F4.

Referencia Alterna:

Campo alfanumrico de 15 posiciones. Se utiliza para registrar las referencias o cdigos adicionales con los cuales se desea identificar a la parte. Por ejemplo la referencia de los proveedores.

Aspectos de inters para lograr un mejor aprovechamiento del catlogo de partes.

Por el Men de Mantenimiento del sistema, programa es posible condicionar el funcionamiento del sistema en la siguiente forma:

- Definir el campo de captura, en el sentido de si es por cdigo o por referencia principal.

- Nmero de parte inicial y los incrementos que da al crear cada parte.

-Vale la pena recalcar sobre la importancia de utilizar el indicador de no-stock adecuadamente, debido a que un cdigo de parte que tenga este indicador con el valor = 1 Si es no-stock , para efectos prcticos ser una especie de olla en la que los productos entran y se consumen inmediatamente. Por ello cuando se utiliza equivocadamente este indicador va a ser imposible disminuir los movimientos de inventarios para un producto normal.

-Los campos de perodo de cubrimiento, tiempo de reposicin y clasificacin a/b/c, es posible recalcularlos con base en informacin histrica, opcin de parmetros de control.

-.Para mayor flexibilidad en los procesos de facturacin, se puede utilizar tanto unidad de presentacin como la de inventario.

-.Por la opcin de mantenimiento del sistema, se encuentra disponible el proceso de cambio automtico de una parte por otra, as como tambin el de un beneficiario por otro.

-.En la creacin de una parte, la nica posibilidad de informar costo es cuando se utiliza el costo estndar. Para los restantes casos donde se utiliza costo promedio o ltimo costo, el CM-UNO lo lleva automticamente a medida que se hacen transacciones de saldos iniciales, compras y ventas.

Para el caso de necesitar alterar el costo de un producto, la nica posibilidad es hacer una nota ya sea por la opcin de otros movimientos de inventario en mdulo 2 o por notas de compras o ventas.

-.En cuanto al manejo de productos perecederos, se debe organizar la bodega de acuerdo con las fechas de vencimiento de los lotes.

Las medidas de dimetros y longitudes, por ser un rango infinito, deben ir dentro de la descripcin del producto, y no como una extensin.

CM-UNO brinda una alternativa de gran utilidad en el manejo de listas en el manejo de listas de precios llamadas listas extendidas. Estas reemplazan las indicadas en la captura del cdigo de parte. Este tipo de listas de precios brinda las siguientes facilidades funcionales:

Infinito nmero de listas para un mismo cdigo de parte, independientemente de las 6 listas que presentan el manejo tradicional.

Definicin del rango de tiempo en el cual tendr vigencia. Esto permite ir preparando anticipadamente listas de precios para aquellas empresas con altos volmenes de trabajo en los que no es posible estar modificando el catlogo de parte en jornada de trabajo normal, caso tpico en cadenas de almacenes con punto de venta P.O.S.

Actualizacin de Extensiones

El objetivo de este catlogo es permitir a los usuarios que requieren tener un control de partes de inventario con tallas, colores o sabores, crear las referencias y descripciones complementarias para identificar cada una de las partes/ extensiones de la empresa.


Al ingresar por el programa Actualizacin de Extensiones se deben diligenciar los siguientes campos:

Explicacin de los campos del catlogo de extensiones:

Cdigo de Parte:

Campo numrico de 5 posiciones. Corresponde al cdigo de parte creado previamente en el men anterior en el cual se activo el indicador para el manejo de extensiones. Con la tecla de funcin F2 se puede consultar y seleccionar la parte deseada.

Extensin:

Campo alfanumrico de 3 posiciones. Se utiliza para digitar el cdigo de la extensin que se desea crear. Por ejemplo un mnemnico que identifique a la extensin. BLA de Blanco.

Referencia:

Campo alfanumrico de 12 posiciones ms 3 de la extensin. Esta ltima es colocada automticamente por el sistema el cual agrega a la referencia principal definida en el catlogo de partes, el cdigo de extensin digitado.

Fecha de Ingreso:

Campo en formato de AA/MM/DD asignado automticamente por el sistema y correspondiente a la fecha de creacin de la extensin.

Descripcin:

Campo alfanumrico de 40 posiciones. El sistema trae automticamente la descripcin de la parte. El usuario debe agregar al final de esta, la descripcin de la extensin de tal forma que complete la descripcin de la parte / extensin.

Los dems campos son iguales a los explicados en el capitulo 2.14.4 del catlogo de partes. El usuario puede modificar los campos que requiera de tal forma que los acondicione a la extensin que est creando.

Listados del Catlogo de PartesCM-UNO brinda cuatro alternativas para obtener listados de las partes creadas en el sistema.

Alternativa 1:

Listado de todas las partes ordenadas por cdigo, referencia principal o alfabticamente.

Alternativa 2:

Listado por grupos, de acuerdo con la asociacin establecida en el momento de la creacin del tem de inventario.

Alternativa 3:

Listado por caractersticas, de acuerdo con la asociacin establecida en el momento de la creacin del tem de inventario.

Alternativa 4:

Listado por posicin arancelaria para las partes que son importadas.

Para el caso de necesitar obtener un listado de acuerdo con la alternativa 1, el siguiente es el procedimiento a seguir:

La ruta de acceso a los programas que obtienen los listados de partes es:

Al escoger la opcin 4, Listado se debe informar el ordenamiento que va a tener el reporte de acuerdo con las siguientes opciones:

En este momento se tiene la posibilidad de aprovechar o no las relaciones complementarias hechas sobre el catlogo de partes.

Tiene sentido dar 1, en la discriminacin de extensiones por partes, siempre y cuando se haya determinado la utilizacin de tallas o colores.

Igualmente, tiene sentido utilizar la discriminacin de referencias alternas siempre y cuando se hayan realizado las asociaciones correspondientes

Dependiendo del valor del campo A/B/C/D/X, empleado en la creacin de los cdigos de las partes, y cuyo valor X es utilizado para indicar partes inactivas, se tiene la opcin de sacar el listado incluyendo o excluyendo estas partes inactivas.

Por ltimo, el usuario debe informar el dispositivo sobre el que se generar el listado.

Para el caso de haber escogido la opcin a disco, seguidamente se informa el nombre del archivo bajo el cual se generar el archivo.

Actualiza Descripciones Tcnicas

Cuando no son suficientes los 40 caracteres del campo de descripcin durante la creacin bsica de una parte, se tiene la opcin del CATLOGO DE DESCRIPCIONES TCNICAS, que permite extender la descripcin dada inicialmente por medio de varias lneas adicionales. Es utilizado frecuentemente en las partes de inventarios de productos qumicos en los cuales es necesario precisar las variables tcnicas del producto.

Ejemplo de utilizacin del catlogo de descripciones tcnicas

Un producto que se describi en su creacin bsica como: "Archivador vertical ref. 1456". A travs de este catlogo se pueden precisar ms las especificaciones del producto, por medio de la facilidad que da de incluir tantas lneas como especificaciones sean necesarias para describirlo completamente.

Lnea 1:Material Madera

Lnea 2:Dimensin 80 X 14 X 30

Lnea 3:Color Caoba

Posteriormente en los parmetros adicionales se tiene la opcin de incluir estas descripciones en cada uno de los diferentes formatos de documentos generados en los mdulos de inventarios, compras y ventas.


Al ingresar por la opcin de men definida en el programa Actualizacin de descripciones tcnicas se debe diligenciar los siguientes campos:

Explicacin de los campos del catlogo de Descripciones Tcnicas:

Parte:

Campo alfanumrico de 5 posiciones. Corresponde al cdigo de parte creado en el programa de captura de partes, asignado por el sistema. Con la tecla de funcin F2 se pude consultar y seleccionar la parte a la cual se desea agregar descripciones tcnicas.

Cdigo de Lnea:

Campo numrico de 2 posiciones. Se utiliza para definir el nmero de lnea posterior a la descripcin en la cual se desea adicionar informacin.

Descripcin:

Campo alfanumrico de 40 posiciones. Se utiliza para digitar la descripcin tcnica de cada lnea adicional capturada.

Actualizacin de Referencias Alternas

El objetivo de este catlogo es permitir al usuario agregar a un cdigo de parte diferentes codificaciones que garanticen su ubicacin y captura en los registros de transacciones.


Al ingresar al programa de Actualizacin de referencias alternas se deben diligenciar los siguientes campos:

Explicacin de los campos del catlogo de Referencias Alternas

Referencia alterna:

Campo alfanumrico de 15 posiciones. Se utiliza para registrar el cdigo de referencia que se desea asociar.

Cdigo de parte:

Campo alfanumrico de 5 posiciones. Corresponde al cdigo de la parta a la cual se desea asociar la nueva referencia alterna.

Actualizacin de Referencias Equivalentes

El objetivo de este programa es permitir al usuario hacer equivalencias entre referencias o partes de inventario, que pueden ser sustitutas o equivalentes entre si.


Al ingresar al programa Actualizacin de referencias equivalentes se deben diligenciar los siguientes campos:

Explicacin de los campos del catlogo de Referencias Equivalentes

Cdigo de parte:

Campo alfanumrico de 5 posiciones. Se utiliza para registrar el cdigo de parte al cual se desea asociar una referencia equivalente.

Cdigo equivalente:

Campo alfanumrico de 5 posiciones. Corresponde al cdigo de la parte que se desea asociar como equivalente.

Las referencias as creadas sern equivalentes entre si.

Actualizacin de Lneas

Este catlogo permite al usuario asociar diversas partes bajo un mismo cdigo de lnea, con la ventaja de que una parte puede estar asociada a varias lneas a la vez. Es una manera de agrupar las partes de inventario en un catlogo no estructurado y de libre asociacin.


El catlogo de lneas tiene dos componentes, por lo que su creacin se debe hacer en dos fases.

Fase1: Ingresar por el programa de Actualizacin de Lneas y diligenciar los siguientes campos:

Explicacin de los campos del catlogo de Lneas:

Cdigo de Lnea:

Campo alfanumrico de 8 posiciones. Se utiliza para registrar el cdigo con el cual se identificar la lnea a crear.

Descripcin:

Campo alfanumrico de 40 posiciones. Se utiliza para registrar el nombre completo de la lnea a crear.

Actualizacin de Lneas por Parte

Este catlogo es complementario del anterior y conforma la Fase 2: Se debe ingresar por el programa de Actualizacin de Lneas por Parte y asociar una parte a las lneas que se requiera.


Al ingresar por la opcin A de Actualizacin de Lneas por Parte se debe diligenciar los siguientes campos:

Explicacin de los campos del catlogo de Lneas por Parte.

Cdigo de Parte:

Campo numrico de 5 posiciones. Corresponde al cdigo de la parte a la cual se desea asociar cdigos del catlogo de lneas.

Cdigo de Lnea:

Campo alfanumrico de 8 posiciones. Corresponde al cdigo de lnea que se desea asociar a la parte seleccionada.

Actualizacin de Destinos Asociados

Los catlogos de Destinos Asociados y Destinos son auxiliares transaccionales que permiten acumular informacin referente de los movimientos de inventarios, como por ejemplo los consumos. Su conformacin se hace en dos archivos, uno de encabezado donde se definen los diferentes tipos de destinos asociados, por ejemplo Centros de Costos, Obras, Maquinas, Vehculos, etc., y un registro de detalle donde se crea cada uno de los diferentes destinos, por ejemplo Administracin, Contabilidad, Produccin, Obra calle 5, Obra edificio XX, Maquina fresadora XXX, Torno Elctra, Vehculo NNN835, etc.

Conforme a lo anterior, los siguientes interrogantes encuentran respuesta en la aplicacin de los catlogos de destinos asociados y destinos.

Cules han sido los consumos en los diferentes captulos de la ejecucin de una obra?

Cules han sido los consumos por cada cultivo, suerte y labor en una empresa agroindustrial?

Cules han sido los consumos por cada divisin subdivisin y departamento en una empresa?

Fases para definir los catlogos de destinos asociados y destinos.

Fase1:Creacin del catlogo de destinos asociados nombre genrico mediante el cual se definir globalmente cada uno de los entornos a controlar. Ejemplo:

SISTEMA COMERCIAL INTEGRADO

CATLOGO DE DESTINOS ASOCIADOS

Cdigo Descripcin

CACENTRO ADMINISTRATIVO

CVCENTRO DE MERCADEO Y VENTAS

CPCENTRO DE PROMOCION

Fase 2: Creacin del catlogo de destinos: mediante el cual se especifican las componentes de cada uno de los destinos asociados, definidos en la fase 1,ejemplo:

Definicin de destinos para el destino asociado CA Centro administrativo


CM01066CATLOGO DE DESTINOSPAG.: 1

CA CENTRO ADMINISTRATIVO

CDIGO DESTINODESCRIPCIONMAQUINA CENTROCLASE

10. CENTROS DE ADMINISTRACION NOT

10.01.GERENCIA GENERALNOD

10.02.GERENCIA FIANANCIERANOT

10.02.01.GERENTE FINANCIERONOD

10.02.02CONTABILIDADNOD

10.02.03AUDITORIANOD

10.02.04COSTOSNOD

10.02.05TESORERIANOD

10.03GASTOS GENERALES ADMINISTRACIONNOD

Definicin de destinos para el destino asociado CV Centro de mercadeo y ventas



CA CENTRO DE MERCADEO Y VENTAS


20. CENTRO DE VENTAS NOT

20.01.MERCADEO NOT

20.01.01.GERENTE DE MERCADEONOD

20.01.02.PUBLICIDADNOD

20.01.03.MERCADERISTASNOD

20.02.VENTASNOT

20.02.01.GERENTE DE VENTAS INSTITUCIONALESNOD

20.02.02.GERENTE DE VENTAS CONSUMONOD

20.02.03.SUPERVISORESNOD

20.02.04.VENDEDORESNOD

20.02.05.BODEGASNOD

20.03.GASTOS GENERALES VENTANOD

Definicin de destinos para el destino asociado CP Centro de Produccin



CA CENTRO DE MERCADEO Y VENTAS


30. CENTROS DE PRODUCCIONNOT

30.01.CENTROS DE PRODUCCIONNOT

30.01.01.MEZCLADORANOD

30.01.02.PESANOD

30.01.03.DESCANSONOD

30.01.04.FORMADORANOD

30.01.05.CUARTO DE FERMENTACIONNOD

30.01.06.HORNOSNOD

30.01.07.CONVEYORNOD

30.01.08.TAJADORANOD

30.01.09.EMPACADORANOD

30.02.CENTROS DE SERVICIONOT

30.02.01.GERENTE DE PRODUCCIONNOD

30.02.02.SUPERVISORESNOD

30.02.03.ALMACNNOD

30.02.04.MANTENIMIENTONOD

30.03.GASTOS GENERALES MANTENIMIENTONOD

Notas:

Como se ver posteriormente, adems de la definicin de los destinos asociados y los destinos como tal, es necesario activar en el catlogo de conceptos un indicador para sealar que se requiere hacer un seguimiento por Destino Asociado..

En la definicin de los destinos asociados y destinos en el sistema Comercial CM-UNO, deber tenerse presente las estructuras de estos mismos catlogos en el sistema Contable CG-UNO con el fin de evitar problemas a la hora de ejecutar procesos de interfase contable.

Opcionalmente el sistema permite llevar un control ms all de los destinos, al poder expandir el control a nivel de mquinas y productos, por medio de la asociacin entre los catlogos de mquinas y productos con el de destino.

La ruta de acceso al programa de Actualizacin de destinos asociados es:

Al escoger la opcin [1]= Actualizacin, [I]= Ingresos, se deben informar los siguientes campos:

Explicacin de los campos del catlogo de Destinos Asociados:

Destino Asociado:

Campo alfanumrico de dos posiciones. Se utiliza para registrar el tipo de destino asociado a crear. Por ejemplo CC.

Descripcin:

Campo alfanumrico de 40 posiciones. Se utiliza para registrar el nombre del destino asociado. Por ejemplo Centros de Costos

Exige estructura:

Campo numrico con dos posibles valores:

1= Si: Implica que se va a utilizar un cdigo estructurado. El sistema permite estructurar en 4 niveles de 2 dgitos cada uno. XX.XX.XX.XX.

0= No: Implica que se va a utilizar un cdigo secuencial no estructurado de hasta 8 caracteres.

Actualizacin de Destinos

Este catlogo es complementario al de Destinos Asociados. En este programa el usuario podr crear los diferentes destinos de acuerdo a los parmetros definidos en el catlogo anterior.


Al ingresar por el programa de Actualizacin de destinos se deben diligenciar los siguientes campos:

Explicacin de los campos para crear el catlogo de Destinos:

Destino Asociado:

Campo alfanumrico de dos posiciones. Corresponde al cdigo del destino asociado creado previamente, al cual se le desea crear destinos (registros de detalle)

Cdigo Destino:

Cdigo alfanumrico de 8 caracteres, estructurable en 4 niveles de dos campos cada uno. Se utiliza para definir el cdigo con el cual se identificar el destino a crear.

Descripcin:

Campo alfanumrico de 40 posiciones. Se utiliza para registrar el nombre del destino que se est creando.

Clase de Destino:

Campo Alfanumrico con dos posibles valores:

T= Ttulo: Indica que el destino estructurado a crear va a tener subniveles o subdivisiones a cargo. En este caso este destino es considerado un destino padre y tendr la capacidad de acumular valores totales de los subniveles a su cargo.

D= Detalle: Indica que es el ltimo nivel o nivel de captura de informacin del destino estructurado a crear.

Centro de Utilidad:

Campo alfanumrico de dos posiciones. Corresponde al cdigo de Centro De Utilidad. Se utiliza en el evento en que se desea asociar exclusivamente un Destino a un centro de utilidad especfico. Esta asociacin es restrictiva e implica que solo se podr registrar transacciones en este destino por el centro de utilidad asignado. Si no se quiere tener este tipo de amarre, se debe digitar que es equivalente a que el destino aceptar transacciones para todos los centros de utilidad de la empresa.

Exige mquina:

Campo alfanumrico con dos posibles valores:

0= No: Indica que el destino a crear no requiere capturar informacin de consumos por destino / mquina.

1= Si: Indica que el destino a crear requiere capturar informacin de consumos por destino / mquina. Parta hacer uso de esta opcin se debe crear tambin el catlogo de mquinas.

Actualizacin de Firmas Autorizadas

Este catlogo esta enfocado a identificar a aquellas personas que al interior de la organizacin tienen la responsabilidad de autorizar y/o registrar transacciones. Estas firmas se exigen durante los diferentes procesos de gestin de documentos en los mdulos del sistema.


Al ingresar por el programa de Actualizacin de firmas se deben diligenciar los siguientes campos:

Explicacin de los campos del catlogo de firmas:

Cdigo de firma:

Cdigo alfanumrico de 4 posiciones. Se utiliza para registrar el cdigo normalmente en forma mnemnica de la firma o usuario.

Descripcin:

Campo alfanumrico de 40 posiciones. Se utiliza para registrar el nombre de la persona o usuario al cual se le esta creando la firma.

Destino:

Campo alfanumrico de 2 y 8 posiciones. Identifica al cdigo del destino, centro de costo o departamento, al cual se desea asociar el cdigo de firma. Este campo es informativo.

Actualizacin de Mquinas

El objetivo de este catlogo es poder brindar al usuario informacin estadstica en forma de resumen de transacciones, de los diferentes consumos efectuados con cargo a un Destino y particularmente a una Maquina.

En un esquema grfico de funcionamiento se puede plantear la relacin de la transaccin desde el momento de salir de la bodega, hasta el registro de la mquina:


Al ingresar por la opcin 1 de Actualiza Maquinas el usuario debe diligenciar los siguientes campos:

Explicacin de los campos del catlogo de mquinas:

Cdigo de mquinas:

Campo alfanumrico de 7 posiciones. Corresponde al cdigo con el cual se identificar la mquina en el sistema.

Descripcin:

Campo alfanumrico de 40 posiciones. Se utiliza para describir el nombre de la mquina.

Destino Asociado:

Cdigo alfanumrico de 2 posiciones. Corresponde al cdigo del destino asociado (centro de costos) al cual se desea asociar la mquina.

Destino:

Cdigo alfanumrico de 8 posiciones. Corresponde al cdigo de destino (departamento o seccin) al cual se desea asociar la mquina.

Actualizacin de Productos

El objetivo de este catlogo es brindar, de manera similar al catlogo de mquinas, la posibilidad de registrar en las transacciones de consumos de inventarios, adems del destino y la mquina, una referencia que puede ser asociada a un producto que se este elaborando. Por ejemplo cuando se fabrica una pieza cuya ruta de proceso es a travs de varios Centros de Costos y Mquinas, se desea conocer cuanto es el consumo por cada Centro de Costo y por cada Mquina, pero tambin se desea conocer el costo total de los insumos cargados a ese producto.

A partir de una necesidad como esta, se conforma un cdigo de producto (referencia) el cual puede ser capturado al momento de hacer un documento de movimientos de inventarios (por ejemplo consumos), de tal forma que se pueda generar un reporte por el total de las transacciones registradas en la referencia o producto mencionado. Es importante aclarar que este catlogo no tiene ninguna asociacin con el catlogo de partes de inventario.


Al ingresar por la opcin de "Actualizacin de Productos se deben diligenciar los siguientes campos:

Explicacin de los campos del catlogo de Productos:

Cdigo del producto:

Campo alfanumrico de 15 posiciones. Se utiliza para registrar el cdigo del producto a crear.

Descripcin:

Campo alfanumrico de 40 posiciones. Corresponde al nombre o descripcin del producto.

Actualizacin de Tipos de Documentos

Toda transaccin de compras, inventarios, ventas y produccin es generada y soportada por uno o varios documentos. El propsito de ste catlogo es brindar al usuario la posibilidad de crear y/o definir los diferentes tipos de documento que requiere manejar en la aplicacin:


Al ingresar por la opcin 1 de Actualiza Tipos de Documentos el usuario debe diligenciar los siguientes campos:

Explicacin de los campos del catlogo de tipos de documentos:

Tipo de documento:

Campo alfanumrico de dos posiciones. Se utiliza como mnemnico para identificar el documento que se est creando.

Descripcin:

Campo alfanumrico de 40 posiciones. Se utiliza para describir el nombre del documento que se est creando.

Control de Consecutivo:


0= Manual y automtico: Indica que el sistema va a sugerir y controlar el nmero consecutivo del documento, pero permite que el usuario digite uno diferente al emitido por el sistema. Se utiliza principalmente para los tipos de documentos externos, por ejemplo de Facturas de Proveedores.

1= Slo automtico: Indica que el sistema va a emitir y controlar la numeracin del documento. En este caso no se permite el ingreso o registro de nmeros.

Se maneja en:


1= Compras: Indica que el documento slo ser manejado en el mdulo de compras.

2= Inventarios: Indica que el documento slo ser manejado en el mdulo de Inventarios.

3= Produccin: Indica que el documento slo ser manejado en el mdulo de produccin.

4= ventas: Indica que el documento slo ser manejado en el mdulo de ventas.

5= Cuentas por Cobrar: Indica que el documento slo ser manejado en el mdulo de Caja y Cuentas por Cobrar.

6= Cuentas por Pagar: Indica que el documento slo ser manejado en la causacin de las Cuentas por Pagar.

Exige informacin de transportador:


0= No: Indica que el tipo de documento no va a solicitar al momento de generarse, informacin adicional y relativa a un despacho, para lo cual se requerira capturar informacin del vehculo y transportador.

1= Si: Indica que el documento va a solicitar al momento de ser generado la informacin del vehculo y transportador.

Actualizacin de Consecutivos de Documentos

En este catlogo el usuario define por cada empresa, centro de utilidad y tipo de documento, el nmero de consecutivo a partir del cual desea registrar sus documentos. Este puede ser inicializado a partir del nmero 0 directamente desde la captura de transacciones del mdulo de Generacin de Documentos.


Al ingresar al programa de Actualizacin de Consecutivos de Documentos se deben diligenciar los siguientes campos:

Explicacin de los campos del catlogo de consecutivos de documentos:

Cdigo de Empresa:

Campo alfanumrico de 2 posiciones. Corresponde al cdigo de la empresa al cual se le va a actualizar el consecutivo.

C.U.:

Campo alfanumrico de 2 posiciones. Corresponde al cdigo del Centro de Utilidad al cual se le va a actualizar el consecutivo.

Tipo de Documento:

Campo alfanumrico de 2 posiciones. Corresponde al cdigo del tipo de documento al cual se le va a actualizar el consecutivo.

Consecutivo:

Campo numrico de 5 posiciones. Se debe registrar aqu el ltimo nmero utilizado para el tipo de documento que se est actualizando. El sistema iniciar su conteo a partir del nmero siguiente al reportado. Por ejemplo si se reporta aqu el 00538, el sistema sugerir que el numero de documento prximo sea 00539.

Actualizacin de Resoluciones de Facturacin

El objetivo de ste catlogo es brindar al usuario la posibilidad de reportar y/o actualizar cada vez que sea necesario, por cada empresa, centro de utilidad y tipo de documento, la informacin correspondiente a la resolucin de facturacin exigida por la Dian.


Al ingresar por el programa de Actualizacin de Resolucin de Facturacin se deben diligenciar los siguientes campos:

Explicacin de los campos del catlogo de Resolucin de Facturacin:

Cdigo de Empresa:

Campo alfanumrico de 2 posiciones. Corresponde al cdigo de la empresa al cual se le va a reportar la resolucin de facturacin.

C.U.:

Campo alfanumrico de 2 posiciones. Corresponde al cdigo del Centro de Utilidad al cual se le va a reportar la resolucin de facturacin.

Tipo de Documento:

Campo alfanumrico de 2 posiciones. Corresponde al cdigo del tipo de documento al cual se le va a reportar la resolucin de facturacin.

Aprobacin Dian:

Nmero de documento inicial:

Campo numrico de 5 posiciones. Se debe registrar aqu el nmero inicial a partir del cual fue aprobada la resolucin de facturacin.

Nmero de documento final:

Campo numrico de 5 posiciones. Se debe registrar aqu el nmero final hasta el cual fue aprobada la resolucin de facturacin.

Nmero de Resolucin:

Campo numrico de 15 posiciones. Se debe registrar aqu el nmero del documento de resolucin en el cual consta la aprobacin que se est actualizando.

Fecha de Resolucin:

Campo numrico con formato AA/MM/DD. Se debe registrar aqu la fecha del documento de resolucin en el cual consta la aprobacin que se est actualizando.

Mensaje de precaucin en Documento:

Cuando nmero dcto mayor a:

Campo numrico de 5 posiciones. El objetivo de este campo es prever con la suficiente anticipacin el momento en que se debe solicitar una nueva resolucin de facturacin, debido a que la actual esta por vencerse. Quiere decir esto que si por ejemplo el nmero de documento inicial es 00001 y el nmero de documento final es 05000, la resolucin fue aprobada entre este rango de nmeros. El nmero que se registre en el campo de cuando nmero dcto mayor a: debe estar aproximadamente entre 04500, de tal forma que se prevea con 500 nmeros de anterioridad la caducidad o vencimiento de la resolucin y se proceda a solicitar una nueva.

Cuando el cliente tiene varios tipos de formato de factura, normalmente solicita una resolucin con varios prefijos. La recomendacin es que el prefijo corresponda a la combinacin que se obtiene entre el Centro de Utilidad + el Tipo de Documento, por ejemplo:

01FV00001 al 01FV05000 donde 01 es el centro de utilidad y FV el tipo de documento.

01FC00001 al 01FC05000 donde 01 es el centro de utilidad y FC el tipo de documento.

Cuando el cliente tiene varias sucursales donde se factura, normalmente solicita una resolucin con varios prefijos para utilizar el mismo tipo de documento. La recomendacin es que el prefijo corresponda a la combinacin que se obtiene entre el Centro de Utilidad + el Tipo de Documento, por ejemplo:



Cuando el cliente tiene varias sucursales donde se factura con modalidad de ventas POS, normalmente solicita una resolucin con varios prefijos para cada caja y punto de venta. La recomendacin es que el prefijo corresponda a la combinacin que se obtiene entre el Centro de Utilidad + el nmero de la Caja, por ejemplo:

0100100000001 al 0100100005000 donde 01 es el centro de utilidad y 001 el nmero de caja.

0100200000001 al 0100200005000 donde 01 es el centro de utilidad y 002 el nmero de caja.

Actualizacin de Conceptos de Inventario

Este catlogo le permite al usuario definir los diferentes tipos de transacciones de inventarios, compras, ventas, etc. en conceptos. El sistema guarda los registros de movimiento por cada tipo de transaccin o concepto, permitiendo al usuario obtener valiosa informacin estadstica y contable. As mismo el sistema restringe el uso de cada concepto al mdulo o programa respectivo. Quiere decir que se deben crear conceptos para cada tipo de transacciones, y por ende para cada mdulo.


Ejemplo de estructuracin del catlogo de conceptos.

Aspectos a tener en cuenta a la hora de definir los conceptos.

En CM-UNO el empleo de conceptos evitan al usuario digitar el cdigo de la cuenta contable en el momento de realizar cualquier transaccin. Esto es posible gracias a las equivalencias entre los catlogos de bodegas, agrupaciones de inventario y conceptos, etc.

El criterio para definir los conceptos que realmente se necesitan consiste en tener presente la direccin contable de cada transaccin comercial. Si dos conceptos tienen exactamente los mismo parmetros y van a la misma cuenta contable, uno de los dos sobra.

Se recomienda que los responsables de la contabilidad estn al tanto de la forma como se obtendrn los comprobantes contables desde las estructuras de los catlogos del sistema comercial CM-UNO.

Al ingresar a la opcin de Actualiza Conceptos el usuario deber reportar los siguientes campos:

Explicacin de los campos del Catlogo de Conceptos:

Cdigo del concepto:

Cdigo alfanumrico de 2 posiciones. Se utiliza para registrar el cdigo con el cual se identificar el concepto o tipo de transaccin en el sistema.

Descripcin:

Campo alfanumrico de 40 posiciones. Se utiliza para registrar el nombre o descripcin del tipo de transaccin del concepto.

Naturaleza:


1= Entrada: Indica que el concepto va a hacer un registro de Ingreso o Entrada en los inventarios.

2= Salida: Indica que el concepto va a hacer un registro de Egreso o Salida en los inventarios

3= Salida/Entrada. Indica que el concepto va a hacer dos registros, uno de Ingreso o Entrada y uno de Egreso o Salida del inventario. Se utiliza para transacciones de transferencias entre bodegas o procesos de transformacin.

Por este concepto se reportan transacciones que afectan:


1= Compras: Indica que el concepto slo se utilizara parar hacer registros de compras en el mdulo respectivo.

2= Ventas: Indica que el concepto slo se utilizara para hacer registros de ventas en los mdulos respectivos.

3= Solo inventarios: Indica que el concepto slo se utilizar para hacer registros de inventarios diferentes a compras y ventas. Cuando este indicador se utiliza, se debe diligenciar adems el siguiente:

Se ocasiona por:


1= Movimientos de o entre procesos, ensamble, corte: Indica que el concepto se utilizar para transacciones de inventarios correspondientes a registros de produccin por procesos y registros de ensamble o desensamble de productos (kits)

2= Prestamos o consignaciones otorgadas: Indica que el concepto se utilizar para transacciones de inventarios correspondientes a prestamos y consignaciones dadas. Este tipo de concepto no est habilitado en la aplicacin.

3= Prestamos o consignaciones recibidas: Indica que el concepto se utilizar para transacciones de inventarios correspondientes a prestamos y consignaciones recibidas. Este tipo de concepto no est habilitado en la aplicacin

4= Otros movimientos de inventarios: Indica que el concepto se utilizar para transacciones de inventarios diferentes a las 3anteriores.

Parmetros del Concepto:

Orden de Costeo:

Campo numrico de 2 posiciones. Se utiliza para procesos de recosteo de inventarios en los que se requiere dar un orden lgico secuencial de ocurrencia a las transacciones.

Afecta Consumo Promedio:


0= No: Indica que las transacciones que se registren no sern consideradas para los clculos de Consumo Promedio del Sistema. Por ejemplo para los conceptos de Compras, Ajustes de Inventarios, y dems conceptos que no implican consumos.

1= S: Indica que las transacciones que se registren sern consideradas para los clculos de Consumo Promedio del Sistema. Por ejemplo todos los conceptos que implican consumos o ventas.

Exige orden de produccin:


0= No: Indica que el concepto no se requiere para acumular informacin relativa al nmero de la orden de produccin o no se tienen ordenes de produccin.

1= Informativo: Indica que el concepto se requiere para acumular informacin inherente a consumos, devoluciones o entradas de una orden de produccin. Este campo ser slo informativo y se podr generar reportes de Resumen de Transacciones por nmero de Orden de Produccin. No valida la existencia previa del documento, es slo una referencia informativa.

2= Acumulado: Indica que el concepto se requiere para acumular informacin inherente a consumos, devoluciones o entradas de una orden de produccin. Este campo ser exigido para el mdulo de Explosin de Materiales y Ordenes de Produccin. Se podr generar reportes de Resumen de Transacciones, consultas, listados y anlisis de Ordenes de Produccin.

Exige destino:


0= No: Indica que el concepto no requiere capturar informacin adicional respecto al destino de la transaccin (Vehculos, Centros de Costos, Obras, etc.)

1= S: Indica que el concepto requiere capturar informacin adicional respecto al destino de la transaccin (Vehculos, Centros de Costos, Obras, etc.)

Destino Asociado:

Campo alfanumrico de 2 y 8 posiciones. Se utiliza para asociar exclusivamente un concepto a un tipo de destino asociado y/o destino. Si se desea hacer reporte de transacciones para varios destinos asociados y destinos, se puede dejar en blanco pulsando .

Exige Producto:


0= No: Indica que el concepto no solicitar cdigos de productos definidos en el catlogo de productos.

1= S: Indica que el concepto solicitar un cdigo de producto definido previamente en el catlogo de productos.

Parmetros para el manejo de inventarios:

Forma de Costeo:


1= Se Captura: Indica que las transacciones que se reporten por este concepto exigirn que se reporte el costo unitario o el costo total. Por ejemplo las transacciones de compras.

2= Se Calcula: Indica que las transacciones que se reporten por este concepto sern costeadas por el sistema por el mtodo de costo promedio. Por ejemplo las transacciones de consumos.

Exige Cantidad:


0= No: Indica que el concepto solo permitir hacer registros de transacciones en valores.

1= Si: Indica que el concepto slo permitir hacer registros de transacciones con cantidades y costos.

2= Solo Presentacin: Indica que el concepto slo permitir hacer registros de transacciones de cantidades en unidades de presentacin y costos.

Cuando en el indicador de Se ocasiona por se ha definido 1. Movimiento de o entre procesos, ensamble, corte, no se pregunta por los Parmetros para el manejo de Inventarios, sino que por el contrario se debe diligenciar el siguiente formato:

Unidad de Proceso:

Campo alfanumrico de 6 posiciones. El usuario puede definir libremente la unidad de costeo en la cual desea reportar su proceso. Por ejemplo Kilos, Unidades o Horas. Si no se requiere capturar Unidad de Proceso, se debe digitar la tecla de funcin para blanquear el campo.

Costo de Entradas por Unidad:

Campo numrico de 7 enteros y 2 decimales. Se utiliza para reportar el valor unitario por el tipo de unidad de proceso creado.

Cuando en el indicador de Se ocasiona por se ha definido 2 o 3 para Prestamos o Consignaciones, no se solicita informacin de parmetros para el manejo del inventario ni parmetros para liquidacin del costo de transformacin.

Actualizacin de Vendedores

El objetivo de este programa es permitir al usuario establecer la codificacin de vendedores que servirn para los siguientes anlisis de informacin:

Anlisis de cotizaciones por vendedor

Anlisis de facturacin y rdenes de ventas por:

Vendedor/ zona/ subzona

Vendedor/ zona/ subzona/ cliente

Vendedor/ zona/ subzona/ parte

Vendedor/ sector econmico.

Motivos de devolucin por:


Vendedor/ sector econmico

Anlisis de mrgenes de contribucin por:



Resmenes de venta por:




Al ingresar por la opcin 1 de Actualiza Vendedores se deben reportar los siguientes campos:

Explicacin de los campos del catlogo de vendedores:

Cdigo de vendedor:

Campo alfanumrico de 4 posiciones. Identificar el vendedor.

Descripcin:

Campo alfanumrico de 40 posiciones. Se usa para registrar el nombreel vendedor y/o razn social.

Clasificacin: A/B/C/D:

Campo alfanumrico de 4 posibles valores. Se usa para clasificar libremente a los diferentes tipos o categoras de vendedores.

Actualizacin de Rutas

El objetivo de este catlogo es permitir al usuario asociar a cada ruta que se defina un cdigo de vendedor para facilitar las operaciones de despacho, cuadre y generacin de informes de todo tipo por ruta.


Al ingresar por la opcin de Actualiza Rutas el usuario deber diligenciar los siguientes campos:

Actualizacin de Zonas y Sub Zonas

El objetivo de este programa es brindar una posibilidad de clasificacin para los beneficiarios definidos como Clientes. Normalmente se utiliza como un catlogo de zonas geogrficas. Se pueden generar informes estadsticos de ventas, Cuentas por Cobrar y Despachos entre otros a travs de l.

Es un catlogo estructurable a 2 niveles de dos caracteres cada uno. Un ejemplo de estructuracin de este catlogo es el siguiente:


Al ingresar por la opcin 1 de Actualiza Zonas se debe diligenciar los siguientes campos:

Explicacin de los campos del catlogo de Zonas / Subzonas

Cdigo de Zona / Subzona:

Campo alfanumrico de 4 posiciones, estructurado en 2 niveles cada uno de 2 caracteres. Se utiliza para registrar el cdigo que identificara la Zona o Subzona a crear.

Descripcin:

Campo alfanumrico de 40 posiciones. Se utiliza para registrar el nombre de la Zona o Subzona.

Clase:

Campo alfanumrico con 2 posibles valores:

T= Titulo: Identifica que se est creando una Zona y que sta va a tener subdivisiones o niveles para Subzonas.

D= Detalle: Identifica que se est creando una zona de un solo nivel, o una subzona.

Actualizacin de Sectores

El objetivo de este catalogo es brindar una herramienta de clasificacin por actividad econmica o comercial de los beneficiarios, de tal forma que se permita generar diferentes informes y estadsticos por ste catlogo, por ejemplo: estados de cuentas por Cobrar, ventas por sector, cumplimiento de cuotas de ventas, etc.


Al ingresar por el programa de Actualizacin de Sectores se deben diligenciar los siguientes campos:

Explicacin de los campos del catlogo de sectores:

Cdigo del sector:

Campo alfanumrico de 4 posiciones. Corresponde al cdigo que identificar al sector, normalmente mnemnico.

Descripcin:

Campo alfanumrico de 40 posiciones. Corresponde al nombre o definicin del sector que se est creando.

Actualizacin de Beneficiarios

El objetivo de ste catlogo es permitir al usuario definir y actualizar toda la informacin inherente a personas naturales y jurdicas con las cuales se generen transacciones, por ejemplo: empleados, clientes, proveedores, acreedores, etc. Este catlogo ser utilizado en la aplicacin en los mdulos de Compras, Ventas y algunas transacciones de inventarios.

Cuando un beneficiario, por ejemplo un cliente, tiene varias sucursales o puntos de venta, el sistema permite crear adiciones a ste catlogo. Estas son llamadas sucursales y se crean en el siguiente men.


Al escoger la opcin1 de Actualiza Beneficiarios el usuario deber diligenciar los siguientes formatos de pantalla:

Datos bsicos del Beneficiario:

Datos bsicos del proveedor:

Datos bsicos del beneficiario:

Cdigo del beneficiario:

Campo alfanumrico de 9 posiciones. Se utiliza para registrar el cdigo con el cual s identificar el beneficiario (persona natural o jurdica) en el sistema. Normalmente se utiliza el nmero de cdula o NIT, debido a que ste es nico y brinda la seguridad de no repetirse.

Fecha de Ingreso:

Campo numrico en formato

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