Gestión documental y cuentas por pagar con Alfresco

“Gestión documental y

Workflow de cuentas por pagar”

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3 Situaciones frecuentes en el proceso de cuentas

por pagar

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1. Los aprobadores no liberan las facturas de

proveedores

• Riesgo: No contabilizar a tiempo iva recuperable

• Flujo de caja: Tesorería tiene poca visibilidad sobre facturas

pendiente de aprobar (facturas “cajoneadas” por los aprobadores)

• Demora en el proceso de aprobación , desconocimiento de las

aprobaciones pendientes y ubicación de la factura física

Solución

• Centralizar la recepción de facturas

• Digitalizar los documentos al momento de su recepción

• Habilitar la aprobación de cuentas por pagar vía sistema


2. Personal calificado utiliza gasta tiempo en digitar

facturas en sistema contable

• Alto costo operacional

• Sobre carga de trabajo en periodos de recepción de facturas

Solución

• Digitalización de facturación con software de reconocimientos

de texto

• Servicio de digitación externalizado


3. Las áreas de negocios tienen dificultades en acceder

a información de compras y pagos históricos

• Auditorías y controles internos requieren acceder a facturas y

otros comprobantes

• Necesidad de acceder a información histórica de compras

(cotizaciones, orden de compra, facturas, etc)

Solución

• Implementar un repositorio documental para almacenar la

documentación de los procesos de compras y pagos

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Solución: Automatización del proceso de

cuentas por pagar con tecnología de BPM


Modelo de la solución

Repositorio documental

+ BPM

Facturas Boletas honorario

Flujo de aprobación

Digitalización de documentos y otros antecedentes

Exportación de lotes de documentos digitalizados hacía repositorio documental

Consulta en línea de documentos a autorizar •Reportes

•Exportación de los pagos hacía el sistema contable

Otras cuentas por pagar

Recordatorios de documentos pendientes

de aprobar

Carta de rechazo / devolución

• Notificación de fecha y forma de pago


Uso de una herramienta de BPM para diseño del flujo de

pagos de la empresa y generar de formulario

electrónicos de solicitud / aprobación

El BPM permite implementar mejoras continuas en los procesos con mínimo

esfuerzo de adecuación en el sistema de apoyo que soporta el proceso.


Ejemplo de bandeja aprobaciones pendientes

Herramienta de búsqueda de documentos.

Imagen de la factura

digitalizada


Carpeta electrónica de compras

(histórico y vigente)

Datos de la factura

Notas de los aprobadores

Imagen de la factura


Servicio de digitalización y captura de datos de

cuentas por pagar

Pagina 11

Digitalización

Indexación o complementación de índices

Reordenamiento

Productividad: aprox 5.000 facturas por mes por operador

1

2

3

4

Preparación de documentos

Validación del proceso de carga

Liberación de Lotes en gestor documental y preingreso en sistema contable


Captura asistida de datos de cuentas por pagar

Proveemos un servicio remoto o presencial de indexación de los documentos de cuentas por

pagar recibidos. La aprobación de los pagos se realiza visualizando una imagen evitando de

esta manera la perdida de documentos originales.

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¿ Qué hacemos?

Ayudamos a nuestros clientes a optimizar el desempeño de sus capacidades a través de la correcta aplicación de la tecnología, maximizando el valor de las inversiones realizadas en información, procesos de negocio y TI, generando beneficios en sus resultados operacionales y estratégicos.

Management

Consulting

Creamos fuentes de ventajas competitivas a través de potenciar la Estrategia de Negocio, Procesos, Tecnologías de la Información y el Capital Humano de las organizaciones. Diseñamos las estrategias de negocio, gestionamos y optimizamos los procesos claves de la organización y fortalecemos las capacidades del Capital Humano. Nuestra misión es lograr que nuestros Clientes cumplan la suya.

Information

Management Obtenemos el máximo partido de las tecnologías de la información Ayudamos a nuestros clientes a administrar los procesos, la tecnología y las metodologías necesarias para que los líderes de las empresas respondan a preguntas de negocio, y tomen decisiones utilizando información relevante, consistente y oportuna.

Business

Solutions

Incorporamos tecnología de apoyo a los modelos organizacionales Ayudamos a las empresas a dar respuesta oportuna a las exigencias del mercado y a los requerimientos de sus clientes, logrando un significativo salto en la dimensión de sus negocios, con una mayor ventaja competitiva y liderazgo.

Technology

Projects

Ayudamos a nuestros clientes a potenciar sus cadenas de servicios con tecnología a su medida. Diseñamos e implementamos soluciones de software para que los procesos de negocios sean mas eficientes. Facilitamos el acceso a la información, agilizamos los procesos de toma de decisiones y controlamos los tiempos de ejecución de procesos.

Managed

Services

Gestionamos servicios o soluciones para nuestros clientes Gestionamos para nuestros clientes, servicios o soluciones de TI basadas en nuestro conocimiento profundo de gestión de servicios, aplicaciones y tecnologías, a través de niveles de servicios establecidos y claros que se incorporen a la cadena de servicio de nuestros clientes, y así apoyarlos en el cumplimiento de sus desafíos de negocio.

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Ubicación de nuestras oficinas

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