Curso de Dirección de

Proyectos

IntroducciónIntroducción

¿Qué es un Proyecto?

Un Proyecto es un conjunto de trabajos interrelacionados entre sí, que van encaminados a

alcanzar un objetivo o meta específica, con unas fechas de inicio y fin, y unos recursos finitos

Un Proyecto es un conjunto de trabajos interrelacionados entre sí, que van encaminados a

alcanzar un objetivo o meta específica, con unas fechas de inicio y fin, y unos recursos finitos

Tiempo

Dinero

€

Recursos

Objetivo

¿Qué es un Proyecto?

“Los Proyectos – con un principio y un final y un cliente y unos resultados que se puedan entregar- es lo que hacen las empresas de servicios profesionales”

Tom Peters50 claves para la dirección de proyectos(1999)

“Los Proyectos – con un principio y un final y un cliente y unos resultados que se puedan entregar- es lo que hacen las empresas de servicios profesionales”

Tom Peters50 claves para la dirección de proyectos(1999)

¿Qué es un Proyecto?

Un Proyecto es un esfuerzo temporal para crear un procucto o servicio único.

Temporal quiere decir que tiene un inicio y un final definidos

Único quiere decir que el producto o servicio es distingible y singular

Un proyecto es: Ejecutado por personas Restingido a unos recursos limitados Planificado, ejecutado y controlado

PMI Standards CommitteeA GUIDE TO THE PROJECT MANAGEMENT BODY OF KNOWLEDGE(1996)

¿Qué es un Proyecto?Ante una necesidad de actuar, podemos adoptar un enfoque de “vamos haciendo” o plantear las actividades en formato de ProyectoAnte una necesidad de actuar, podemos adoptar un enfoque de “vamos haciendo” o plantear las actividades en formato de Proyecto

Estos dos enfoques requieren sistemas de gestión habilidades y filosofías diferentesEstos dos enfoques requieren sistemas de gestión habilidades y filosofías diferentes

OPERACIONESPROYECTO

Esfuerzo temporal limitado Producto Servicio único

Esfuerzo temporal limitado Producto Servicio único

En curso permanente mismo servicio/ producto una y otra

vez

En curso permanente mismo servicio/ producto una y otra

vez

¿Qué es un Proyecto?Placido Domingo..etc. Departamento de

Compras...etc.

Una actuación Un Trabajo

Un acto de pasión desatada Esperar a que de la hora

Asombroso Rutinario

Una pieza maestra Burocrático

Agotador Adormecedor

Aventurado A lo seguro

Con principio y final Sin puntos ni comas

Una experiencia que hace madurar

Un día más viejo

Con carácter Despersonalizado

Aventurado Predecible

... ....

¿Qué es un Proyecto?Apasionante…pero arriesgado: El índice de fracaso de los Proyectos es

alto.Apasionante…pero arriesgado: El índice de fracaso de los Proyectos es

alto.

El Colorario de Callaham a las Leyes de Murphy: “Murphy era un optimista”El Colorario de Callaham a las Leyes de Murphy: “Murphy era un optimista”

LOS PROYECTOS Y LAS LEYES DE MURPHY

LA PRIMERA LEY : Todo proyecto resulta siempre más

complejo que lo originalmente planteado.

LA SEGUNDA LEY: Todo proyecto resulta siempre más caro

que lo originalmente planteado.

LA TERCERA LEY: Todo proyecto se demora siempre más

tiempo que lo originalmente planteado.

LA CUARTA LEY: Si algo puede fallar, fallará

inevitablemente

LA PRIMERA LEY : Todo proyecto resulta siempre más

complejo que lo originalmente planteado.

LA SEGUNDA LEY: Todo proyecto resulta siempre más caro

que lo originalmente planteado.

LA TERCERA LEY: Todo proyecto se demora siempre más

tiempo que lo originalmente planteado.

LA CUARTA LEY: Si algo puede fallar, fallará

inevitablemente

MetodologíasLa gestión de proyectos requiere el conocimiento de una rigurosa metodología para realizar una aplicación poco rigurosa de la mismaLa gestión de proyectos requiere el conocimiento de una rigurosa metodología para realizar una aplicación poco rigurosa de la misma

ISO 9000:2000

Objetivo

TiempoTiempo

DineroDinero

RecursosRecursosEnergiaEnergia

EspacioEspacio

Provisiones

Provisiones

Comunicación

Comunicación

CalidadCalidad

RiesgosRiesgos

MetodologíasReferenciasReferencias

Las principales referencias de la gestión formal de proyectos son las asociaciones:

PMI (Project Management Institute)IPMA (International Project Management Association)

Y la metodología:PRINCE2 (Projects in Controlled Environments)

IPMA se constituyó en 1965, PMI lo hizo en 1969, y PRINCE2 se comenzó a desarrollar en 1989

Las principales referencias de la gestión formal de proyectos son las asociaciones:

PMI (Project Management Institute)IPMA (International Project Management Association)

Y la metodología:PRINCE2 (Projects in Controlled Environments)

IPMA se constituyó en 1965, PMI lo hizo en 1969, y PRINCE2 se comenzó a desarrollar en 1989

PMI e IPMA son organizaciones que han ido desarrollando estándares, métodos y modelos de certificación profesional (www.pmi.org – www.ipma.ch).

Siguiendo un camino inverso, PRINCE2 no nace como asociación, sino como metodología alrededor de la cual se ha formado un grupo de desarrollo.

PMI e IPMA son organizaciones que han ido desarrollando estándares, métodos y modelos de certificación profesional (www.pmi.org – www.ipma.ch).

Siguiendo un camino inverso, PRINCE2 no nace como asociación, sino como metodología alrededor de la cual se ha formado un grupo de desarrollo.

Áreas de ConocimientoDesde un punto de vista conceptual, la gestión de proyectos se distribuye en las siguientes áreas de conocimiento :

Gestión de la integración

Desarrollo del plan de proyecto Ejecución del plan de proyecto Control integrado del cambio

Gestión del alcance

InicioPlanificación del alcanceDefinición del alcanceVerificación del alcanceControl de cambio del alcance

Gestión del tiempo

Definición de la actividadSecuencia de la actividadEstimación de tiemposDesarrollo de la agendaControl de la agenda

Gestión de costes

Plan de recursosEstimación de costesPresupuestoControl de costes

Gestión de la calidad

Plan de calidadAseguramiento de la calidadControl de calidad

Gestión de los recursos humanos

Plan de organizaciónIncorporación de personasDesarrollo del equipo

Gestión de la comunicación

Plan de comunicacionesDistribución de la informaciónInformes de eficienciaCierre administrativo

Gestión de riesgos

Plan de riesgosIdentificación de riesgosAnálisis cuantitativo de riesgosAnálisis cualitativo de riesgosPlan de exposición de riesgosMonitorización y control de ries.

Gestión de compras

Plan de necesidadesPlan de comprasComprasSelección de proveedoresContratación administrativaCierre de contrato

Fuente: PMBOK

Ciclo de vida de los ProyectosLos Proyectos empiezan mucho antes de aparezca la

necesidad de gestionar su implementaciónLos Proyectos empiezan mucho antes de aparezca la

necesidad de gestionar su implementación

DesarrolloFormalizaciónConceptualizacion

SE CONSTRUYE

UNA HISTORIA

SE CONSTRUYE

UNA HISTORIA

Gestión del Conocimiento

Alineación dePersonas

SE CONSTRUYE UNA

PROPUESTA

SE CONSTRUYE UNA

PROPUESTA

SE CONSTRUYE UN PRODUCTO/SERVICIOSE CONSTRUYE UN

PRODUCTO/SERVICIO

Ciclo de vida de los Proyectos

Conceptualización» Considerar el entorno y sus influencias. El problema es concreto, el entorno complejo. Es esencial contextualizar el Proyecto

»Analizar la Situación actual del cliente, el grado de madurez de la organización para afrontar el proyecto, aspectos culturales, iniciativas previas relacionadas…

»Entender y pactar claramente cuales son los objetivos implícitos y explícitos del proyecto (Qué queremos conseguir con su implantación?)

»Un problema se puede abordar desde diferentes perspectivas. Cual es la nuestra?. Con qué enfoque abordamos el proyecto?

»Cómo vamos a hacerlo? Cual es nuestro plan? ... No es el plan de trabajo... Es la definición de una estrategia idónea y realista

» CONSTRUIR UNA HISTORIA

» Considerar el entorno y sus influencias. El problema es concreto, el entorno complejo. Es esencial contextualizar el Proyecto

»Analizar la Situación actual del cliente, el grado de madurez de la organización para afrontar el proyecto, aspectos culturales, iniciativas previas relacionadas…

»Entender y pactar claramente cuales son los objetivos implícitos y explícitos del proyecto (Qué queremos conseguir con su implantación?)

»Un problema se puede abordar desde diferentes perspectivas. Cual es la nuestra?. Con qué enfoque abordamos el proyecto?

»Cómo vamos a hacerlo? Cual es nuestro plan? ... No es el plan de trabajo... Es la definición de una estrategia idónea y realista

» CONSTRUIR UNA HISTORIA

Un clásico…

Ciclo de vida de los Proyectos

Formalización» Crear la Comunidad del Proyecto

(Colaboradores, Cliente, Partners...)

» Definir roles y responsablidades (a priori)

» Definir los flujos de comunicación y los órganos de seguimiento del Proyecto

» Decidir cómo se va a operar y cómo se va a medir

» Delimitar el Alcance: qué queda cubierto por el proyecto y qué no

» Definir el protocolo de gestión de cambios

» Definir un marco temporal y una planificación de tareas a alto nivel

» Valorar económicamente el Proyecto

» CONSTRUIR UNA OFERTA/CONTRATO

» Crear la Comunidad del Proyecto (Colaboradores, Cliente, Partners...)

» Definir roles y responsablidades (a priori)

» Definir los flujos de comunicación y los órganos de seguimiento del Proyecto

» Decidir cómo se va a operar y cómo se va a medir

» Delimitar el Alcance: qué queda cubierto por el proyecto y qué no

» Definir el protocolo de gestión de cambios

» Definir un marco temporal y una planificación de tareas a alto nivel

» Valorar económicamente el Proyecto

» CONSTRUIR UNA OFERTA/CONTRATO

Ciclo de vida de los Proyectos

Implementación

IniciaciónIniciación PlanificaciónPlanificación

ControlControl

CierreCierre

EjecuciónEjecución

Desde un punto de vista temporal, los proyectos se distribuyen en:

» Una fase de inicio, que acostumbra a formalizarse con la celebración de la reunión de kickoff

» A partir de ese momento, se inicia una iteración constante entre la ejecución del proyecto, el control del mismo y la planificación y re-planificación constante para adaptar el proyecto a la realidad operativa

» El cierre de un Proyecto, corresponde a las actividades que formalizan su entrega, aceptación por el cliente y traspaso a los equipos de mantenimiento u operación

Desde un punto de vista temporal, los proyectos se distribuyen en:

» Una fase de inicio, que acostumbra a formalizarse con la celebración de la reunión de kickoff

» A partir de ese momento, se inicia una iteración constante entre la ejecución del proyecto, el control del mismo y la planificación y re-planificación constante para adaptar el proyecto a la realidad operativa

» El cierre de un Proyecto, corresponde a las actividades que formalizan su entrega, aceptación por el cliente y traspaso a los equipos de mantenimiento u operación

» CONSTRUIR uN PRODUCTO O SERVICIO» CONSTRUIR uN PRODUCTO O SERVICIO

¿Qué veremos en el curso?

PROGRAMAPROGRAMA

1. Inicio2. Planificación3. Seguimiento y Control4. Cierre

1. Inicio2. Planificación3. Seguimiento y Control4. Cierre

Inicio

Niv

el d

e A

ctiv

idad

CierreControl

Planificación

Ejecución

Gestión Integral de Proyectos

¿Qué veremos en el curso?

DETALLE DEL PROGRAMADETALLE DEL PROGRAMA

» Definición del Proyecto Introducción A MicroSoft Project

Creación de un proyecto

Incorporación de Información básica del proyecto

Definición de tareas (tipos, relaciones, agrupación,hitos…)

Definición de recursos(tipos, hoja de recursos, grupos)

Definición de Calendario (distintas vistas)

» Construcción de una tabla de Riesgos

» Preparación de la reunión de Kickoff Interlocutores clave

Esquema de la reunión

Material a compartir

» Definición del Proyecto Introducción A MicroSoft Project

Creación de un proyecto

Incorporación de Información básica del proyecto

Definición de tareas (tipos, relaciones, agrupación,hitos…)

Definición de recursos(tipos, hoja de recursos, grupos)

Definición de Calendario (distintas vistas)

» Construcción de una tabla de Riesgos

» Preparación de la reunión de Kickoff Interlocutores clave

Esquema de la reunión

Material a compartir

INICIO

OBJETIVO : PREPARACIÓN DE LA REUNION DE

KICKOFF

¿Qué veremos en el curso?

DETALLE DEL PROGRAMADETALLE DEL PROGRAMA

» Planificación del Proyecto con MicroSoft Project Asignar recursos a tareas e identificar sobreuso de recursos Compartir recursos en varios proyectos Obtener linea base Identificar Camino crítico Ver Gantt, Pert..

» Elaborar un Caso Práctico relacionado con el ámbito funcional de los alumnos

» Planificación del Proyecto con MicroSoft Project Asignar recursos a tareas e identificar sobreuso de recursos Compartir recursos en varios proyectos Obtener linea base Identificar Camino crítico Ver Gantt, Pert..

» Elaborar un Caso Práctico relacionado con el ámbito funcional de los alumnos

PLANIFICACIÓN

OBJETIVO: BUEN MANEJO DE LA HERRAMIENTA MICROSOFT PROJECT

¿Qué veremos en el curso?

DETALLE DEL PROGRAMADETALLE DEL PROGRAMA

EJECUCIÓN Y CONTROL

» Seguimiento del Proyecto con MSProject Por tarea, por % total, por proyecto Ver Gantt de seguimiento (sobre caso práctico realizado en bloque anterior) Comparar evolución con respecto a línea base Obtener informes (standares y personalizados)

» Seguimiento de la tabla de riesgos Financieros Técnicos De Calendario

» Cómo preparar una reunión de Seguimiento Interlocutores clave Esquema de la reunión Material a compartir

» Seguimiento del Proyecto con MSProject Por tarea, por % total, por proyecto Ver Gantt de seguimiento (sobre caso práctico realizado en bloque anterior) Comparar evolución con respecto a línea base Obtener informes (standares y personalizados)

» Seguimiento de la tabla de riesgos Financieros Técnicos De Calendario

» Cómo preparar una reunión de Seguimiento Interlocutores clave Esquema de la reunión Material a compartir

OBJETIVO: EVITAR DESVÍOS Y DOCUMENTAR EL AVANCE DEL

PROYECTO

¿Qué veremos en el curso?

DETALLE DEL PROGRAMADETALLE DEL PROGRAMA

CIERRE

OBJETIVO: ASEGURAR LA TRANSICIÓN A MANTENIMIENO Y LECCIONES

APRENDIDAS

» “EL PRIMER 90% DE UN PROYECTO SE TOMA EL 90% DEL TIEMPO…..EL ULTIMO 10% SE

TOMA EL OTRO 90% DEL TIEMPO” Richard Templar » Elaborar documentación de cierre y preparar la reunión de cierre con el cliente

» Elaborar documentación y preparar la reunión de traspaso a los equipos de mantenimiento

» Desasignar a los recursos

» Asegurar el cumplimiento de los periodos de garantía

» Gestión del conocimiento y explicitación de lecciones aprendidas

» “EL PRIMER 90% DE UN PROYECTO SE TOMA EL 90% DEL TIEMPO…..EL ULTIMO 10% SE

TOMA EL OTRO 90% DEL TIEMPO” Richard Templar » Elaborar documentación de cierre y preparar la reunión de cierre con el cliente

» Elaborar documentación y preparar la reunión de traspaso a los equipos de mantenimiento

» Desasignar a los recursos

» Asegurar el cumplimiento de los periodos de garantía

» Gestión del conocimiento y explicitación de lecciones aprendidas

Gracias…y buena Suerte

Curso de Dirección de Proyectos

Curso de Dirección de Proyectos

María Jesús Salido Rojomaria.salido@gmail.com