CLASE 9

Ing. JESSICA CALDERN TVARA

GERENCIA DE PROYECTOS

GESTIN DE ADQUISICIONES DEL PROYECTO

1. Planificar las compras y adquisiciones: determinar qucomprar o adquirir, cundo y cmo hacerlo.

2. Planificar la contratacin: documentar los requisitos delos productos, servicios y resultados, e identificar a losposibles vendedores.

3. Solicitar respuestas de vendedores: obtenerinformacin, presupuestos, licitaciones, ofertas opropuestas, segn corresponda.

4. Seleccin de vendedores: revisar ofertas, elegir entreposibles vendedores y negociar un contrato por escritocon cada vendedor.

5. Administracin del contrato: gestionar el contrato,revisar y documentar el rendimiento del vendedor,gestionar cambios relacionados con el contrato.

6. Cierre del contrato: completar y aprobar el contrato.

EL CONTRATO

Un contrato es un acuerdo vinculante para las partes donde el

vendedor se obliga a proveer los productos, servicios o

resultados especificados, y el comprador se obliga a

proporcionar dinero u otra contraprestacin vlida.

Un contrato es un vnculo legal sujeto a la resolucin en los

juzgados. Incluye trminos y condiciones .

Segn el rea de aplicacin, el contrato puede denominarse

acuerdo, contrato u orden de compra.

Las organizaciones cuentan con polticas y procedimientos

documentados que definen especficamente quin puede

firmar y administrar dichos acuerdos en nombre de la

organizacin.

Seleccin de vendedores

Cierre del contrato

Solicitar respuestas de los vendedores

Planificar la contratacin

Planificar las compras y adquisiciones

Gestin de lasAdquisiciones

Administracin del contrato

PLANIFICAR LAS COMPRAS Y ADQUISICIONES

Identifica las necesidades del proyecto que pueden satisfacerse comprando o adquiriendo los productos, servicios o resultados fuera de la organizacin del proyecto. Implica qu y cunto adquirir, y cmo y cundo hacerlo.

Tambin incluye la consideracin de posibles vendedores, sobre todo si el comprador desea ejercer algn tipo de influencia o control sobre las decisiones de contratacin.

La planificacin puede influir en el cronograma del proyecto y est integrado con el desarrollo del cronograma, la estimacin de recursos de las actividades y las decisiones de fabricacin propia o compra.

PLANIFICAR LAS COMPRAS Y ADQUISICIONES: TIPOS DE CONTRATOS

Contratos de precio fijo o suma global: Por un producto o

servicio especfico que debe ser entregado en una fecha

especfica por un precio determinado.

Contrato de costos reembolsables:

Costos ms honorarios (CPF) o costo ms el porcentaje del

costo (CPPC).

Costo ms honorarios fijos (CPFF).

Costo ms honorarios con incentivos (CPIF)

Contrato por tiempo y materiales (T&M): hbrido de

acuerdo contractual, contiene aspectos tanto de contratos

de costos reembolsables como de los contratos de precio

fijo.

PLAN DE GESTIN DE LAS ADQUISICIONES

Tipos de contratos a ser utilizados.

Documentos de adquisicin estandarizados.

Gestin de mltiples proveedores.

Restricciones y asunciones que podran afectar a las compras y adquisiciones planificadas.

Determinar las fechas planificadas en cada contrato para los productos entregables del contrato.

Identificacin de garantas de cumplimiento o de contratos de seguros para mitigar algunas formas de riesgos del proyecto.

Determinacin de la forma y el formato que se usarn en el enunciado del trabajo del contrato.

Mtricas de adquisiciones que se usarn para gestionar contratos y evaluar proveedores.

PLANIFICAR LA CONTRATACIN: DOCUMENTOS DE LA ADQUISICIN.

Se utilizan para pedir propuestas de los potenciales vendedores.

Los trminos licitacin, oferta o presupuesto se usan cuando la

decisin de seleccin del vendedor se basa en el precio,

mientras que el trmino propuesta se usa cuando las

habilidades o enfoques tcnicos son ms importantes. Sin

embargo, los trminos se pueden utilizar indistintamente.

Los nombres ms comunes de los tipos de adquisicin son:

invitacin a licitacin, solicitud de propuesta, solicitud de

presupuesto, aviso de oferta, invitacin a la negociacin y

respuesta inicial del contratista.

CRITERIOS DE EVALUACIN

Se usan para calificar o puntuar las propuestas.

Entendimiento de la necesidad.

Costo total.

Capacidad tcnica.

Enfoque de gestin.

Enfoque tcnico.

Capacidad financiera.

Capacidad e inters de produccin.

Tamao y tipo de negocio.

Referencias.

Derechos de propiedad intelectual.

Derechos de propiedad exclusiva.

SOLICITAR RESPUESTAS DE VENDEDORES

1. Lista de vendedores calificados: lista de los vendedores a quienes se les solicit que presenten una propuesta o presupuesto.

2. Paquete de documentos de la adquisicin: Bases o trminos de referencia sobre las cuales el vendedor prepara su oferta de productos o servicios.

3. Propuesta: documentos preparados por el vendedor donde describe su capacidad y disposicin para suministrar los productos, servicios o resultados solicitados descritos en la documentacin de adquisicin.

SELECCIN DE VENDEDORES

A las ofertas o propuestas recibidas se les aplica criterios de

evaluacin para seleccionar uno o ms vendedores calificados y

aceptables. Se pueden evaluar factores:

Precio o costo.

Las propuestas son divididas en propuestas tcnicas

(enfoque) y comerciales (precio), cada una se evala por

separado.

Pueden requerirse mltiples fuentes para productos,

servicios y resultados crticos, para mitigar los riesgos que

puedan asociarse a cronogramas de entrega y requisitos de

calidad.

SELECCIN DE VENDEDORES

1. Sistema de ponderacin: cuantificar la informacin.

2. Estimaciones independientes: se prepara una estimacin de cunto debera de costar el producto.

3. Sistema de seleccin: para proporcionar una clasificacin ponderada de mejor a peor, de todos los vendedores que han presentado una propuesta.

4. Negociacin del contrato: permite aclarar la estructura y requisitos del contrato.

5. Sistemas de calificacin de vendedores: para identificar el rendimiento histrico del vendedor.

6. Juicio de expertos: para evaluar las propuestas del vendedor.

7. Tcnicas de evaluacin de propuestas: pueden incluir componentes objetivos y subjetivos.

SELECCIN DE VENDEDORES: SALIDAS

1. Vendedor seleccionado: es el que se encuentra dentro de un

rango competitivo de acuerdo al resultado de la evaluacin

de la propuesta.

2. Contrato: se adjudica un contrato al vendedor seleccionado.

El contrato puede ser un documento complejo o una orden

de compra.

3. Plan de gestin del contrato: cubre las actividades de

administracin del contrato durante su vigencia.

4. Disponibilidad de Recursos: se documenta la cantidad y

disponibilidad de recurso y las fechas en que cada recurso

puede estar activo o inactivo.

ADMINISTRACIN DEL CONTRATO

Asegura que el rendimiento del vendedor cumplir con los requisitos contractuales y que el comprador actuar

conforme a los trminos del contrato.

El administrador del contrato pertenece al equipo del proyecto, pero para esta funcin, depende de un

supervisor de un departamento diferente.

Tambin involucra el seguimiento de los pagos al vendedor, lo cual asegura que los plazos de pago definidos

dentro del contrato se cumplan y que la compensacin del

vendedor se corresponda con su avance, segn lo

establecido en el contrato.

ADMINISTRACIN DEL CONTRATO

1. Documentacin del contrato: incluye el contrato con los

cronogramas de respaldo, los cambios del contrato

solicitados no aprobados y las solicitudes de cambio

aprobadas, Tambin incluye la documentacin tcnica

desarrollada por el vendedor, entregables, facturas.

2. Cambios solicitados: pueden incluir instrucciones

suministradas por el comprador, o acciones llevadas a cabo

por el vendedor, que la otra parte considere constructivo para

el contrato.

3. Acciones correctivas recomendadas: cualquier acto que deba

realizarse para hacer que el vendedor cumpla con los

trminos del contrato.

ADMINISTRACIN DEL CONTRATO

4. Activos de los procesos de la organizacin

(actualizaciones).

- Correspondencia.

- Cronogramas y solicitudes de pago.

- Documentacin de evaluacin del rendimiento del

vendedor.

5. Plan de gestin del proyecto (actualizaciones)

- Plan de gestin de las adquisiciones.

- Plan de gestin del contrato.

CIERRE DEL CONTRATO

Respalda al proceso Cerrar Proyecto, ya que incluye la

verificacin de que todo el trabajo y todos los productos

entregables han sido aceptables.

La finalizacin anticipada de un contrato es un caso especial de

cierre de contrato, y puede resultar de un acuerdo mutuo entre

las partes o del incumplimiento de una de las partes.

Los derechos y responsabilidades de las partes en caso de

finalizacin anticipada estn incluidas en una clusula de

finalizacin del contrato.

CIERRE DEL CONTRATO

1. Contratos Cerrados: el comprador le entrega al vendedor una

notificacin formal por escrito informndole que el contrato ha

sido completado. Usualmente, los requisitos para el cierre formal

del contrato estn definidos en los trminos del contrato.

2. Activos procesos de la organizacin (actualizaciones)

1. Archivos del contrato: se prepara un juego completo indexado

con la documentacin del proyecto, incluso el contrato

cerrado.

2. Aceptacin del ,producto entregable. Se entrega al vendedor

un escrito formal donde se indica que el producto ha sido

aceptado o rechazado.

3. Documentacin sobre lecciones aprendidas.