Describe los procesos relacionados con la generacin, recogida, distribucin, almacenamiento y destino final de la informacin del proyecto en tiempo y forma. Se compone de los procesos de direccin de proyectos Planificacin de las Comunicaciones, Distribucin de la Informacin, Informar el Rendimiento y Gestionar a los Interesados.

Es el rea de Conocimiento que incluye todos los procesos necesarios para asegurar la generacin, recuperacin, distribucin, almacenamiento, recuperacin y destino final de la informacin del proyecto en tiempos y en forma.

Los procesos de Gestin de las Comunicaciones del Proyecto incluyen lo siguiente:Planificacin de las Comunicaciones: Distribucin de la Informacin:Informar el Rendimiento:Gestionar a los Interesados:

Este proceso determina las necesidades de informacin y comunicacin de los interesados; por ejemplo, quin necesita qu informacin, cundo la necesitar, cmo le ser suministrada y por quin. Identificar las necesidades de informacin de los interesados y determinar una forma adecuada de satisfacer esas necesidades es un factor importante para el xito del proyecto.

Entradas

.2 Activos de los Procesos de la Organizacin las lecciones aprendidas y la informacin histrica son de particular importancia. Las lecciones aprendidas y la informacin histrica pueden proporcionar decisiones y resultados basados en proyectos similares anteriores respecto a cuestiones de las comunicaciones. 3 Enunciado del Alcance del Proyecto El enunciado del alcance del proyecto (Seccin 5.2.3.1) proporciona una base documentada para futuras decisiones sobre el proyecto y para confirmar un conocimiento comn del alcance del proyecto entre los interesados. El anlisis de los interesados se completa como parte del proceso Definicin del Alcance. .4 Plan de Gestin del Proyecto El plan de gestin del proyecto (Seccin 4.3) proporciona informacin sobre los antecedentes del proyecto, incluidas las fechas y las restricciones que pueden ser relevantes para la Planificacin de las Comunicaciones. Restricciones. Las restricciones son factores que pueden limitar las opciones del equipo de direccin del proyecto. Algunos ejemplos de restricciones pueden ser que los miembros del equipo se encuentren en distintas ubicaciones geogrficas, incompatibilidad de las versiones del software de comunicacin o capacidades tcnicas de comunicacin limitadas. Asunciones. Las asunciones especficas que afectan a la Planificacin de las Comunicaciones dependern del proyecto en particular.

Herramientas y Tcnicas

1 Anlisis de Requisitos de Comunicaciones El anlisis de los requisitos de comunicaciones da como resultado la suma de las necesidades de informacin de los interesados en el proyecto. Estos requisitos se definen combinando el tipo y formato de la informacin necesaria con un anlisis del valor de esa informacin. Los recursos del proyecto se utilizan slo para comunicar informacin que contribuya al xito, o cuando una falta de comunicacin pueda llevar al fracaso. Esto no significa que no deban compartirse las malas noticias, sino que el objetivo es evitar abrumar a los interesados con informacin intrascendente.

La informacin que se requiere normalmente para determinar los requisitos de comunicaciones del proyecto incluye:

Organigramas Relaciones entre las responsabilidades de la organizacin del proyecto y los interesados Disciplinas, departamentos y especialidades involucradas en el proyecto Logstica de cuntas personas estarn involucradas en el proyecto y en qu ubicaciones Necesidades de informacin interna (por ejemplo, comunicaciones entre las organizaciones) Necesidades de informacin externa (por ejemplo, comunicaciones con los medios o los contratistas) Informacin sobre los interesados.

2 Tecnologa de las Comunicaciones Las metodologas usadas para transmitir informacin entre los interesados en el proyecto pueden variar significativamente. Por ejemplo, un equipo de direccin del proyecto puede incluir como mtodos de comunicacin desde conversaciones breves hasta reuniones prolongadas, o desde simples documentos escritos hasta material (por ejemplo, cronogramas y bases de datos) al que se pueda acceder en lnea.

Entre los factores de tecnologa de las comunicaciones que pueden afectar al proyecto se incluyen:

La urgencia de la necesidad de informacin. La disponibilidad de la tecnologa. El personal previsto para el proyecto. La duracin del proyecto. El entorno del proyecto.

Salidas

.1 Plan de Gestin de las Comunicaciones El plan de gestin de las comunicaciones proporciona:

Requisitos de comunicaciones de los interesados Informacin que debe ser comunicada, incluidos formato, contenido y nivel de detalle Persona responsable de comunicar la informacin Persona o grupos que recibirn la informacin Mtodos o tecnologas usadas para transmitir la informacin, como memorandos, correo electrnico y / o comunicados de prensa Frecuencia de la comunicacin, por ejemplo, semanal Proceso de escalamiento, identificando los plazos y la cadena de mando (nombres) para el escalamiento de polmicas que no puedan resolverse a un nivel inferior del personal Mtodo para actualizar y refinar el plan de gestin de las comunicaciones a medida que el proyecto avanza y se desarrolla Glosario de terminologa comn.

El plan de gestin de las comunicaciones tambin puede incluir pautas para reuniones sobre el estado del proyecto, Entre los atributos de un plan de gestin de las comunicaciones se pueden incluir:

Elemento de comunicaciones. La informacin que ser distribuida a los interesados. Finalidad. Motivo de la distribucin de dicha informacin. Frecuencia. Cada cunto tiempo se distribuir la informacin. Fechas de inicio / finalizacin. Plazo para la distribucin de la informacin. Formato / medio. El diseo de la informacin y el mtodo de transmisin. Responsabilidad. El miembro del equipo encargado de la distribucin de la informacin.

La Distribucin de la Informacin implica poner la informacin necesaria a disposicin de los interesados en el proyecto de manera oportuna. La distribucin de la informacin incluye implementar el plan de gestin de las comunicaciones, as como responder a las solicitudes inesperadas de informacin.

Herramientas y Tcnicas

.1 Habilidades de Comunicacin Las habilidades de comunicacin son parte de las habilidades de direccin general y se usan para intercambiar informacin. Como parte del proceso de comunicacin, el emisor es responsable de hacer que la informacin sea clara y completa para que el receptor pueda recibirla correctamente, y de confirmar que se ha entendido apropiadamente. El receptor es responsable de asegurarse de que la informacin sea recibida en su totalidad y entendida correctamente. La comunicacin tiene muchas dimensiones: Escrita y oral, escuchar y hablar Formal (informes, instrucciones) e informal (memorandos, conversaciones ad hoc)

.2 Sistemas de Recopilacin y Recuperacin de Informacin La informacin puede recopilarse y recuperarse a travs de una gran variedad de medios, entre los que se incluyen los sistemas manuales de archivo, las bases de datos electrnicas, el software de gestin de proyectos y los sistemas que permiten el acceso a documentacin tcnica como planos de ingeniera, especificaciones de diseo y planes de prueba

.3 Mtodos de Distribucin de la Informacin

La Distribucin de la Informacin consiste en recopilar, compartir y distribuir informacin a los interesados en el proyecto de manera oportuna durante todo el ciclo de vida del proyecto. La informacin del proyecto puede distribuirse mediante una gran variedad de mtodos, entre los que se incluyen: Reuniones del proyecto, distribucin de documentos impresos, sistemas manuales de archivo y bases de datos electrnicas de acceso compartido Herramientas de comunicacin y conferencias electrnicas, como correo electrnico, fax, correo de voz, telfono, videoconferencias y conferencias por Internet, y publicacin en Internet. Herramientas electrnicas para la direccin de proyectos, tales como interfaces web con software de programacin y de direccin de proyectos, software de soporte para reuniones y oficinas virtuales, portales y herramientas colaborativas de gestin del trabajo

.4 Proceso de Lecciones Aprendidas Una sesin de lecciones aprendidas se centra en identificar los xitos y los fracasos del proyecto, e incluye recomendaciones para mejorar el rendimiento futuro de los proyectos. Durante el ciclo de vida del proyecto, el equipo del proyecto y los interesados clave identifican las lecciones aprendidas respecto a los aspectos tcnicos, de direccin y de procesos del proyecto. Las lecciones aprendidas se compilan, formalizan y almacenan durante todo el proyecto. Algunos resultados especficos que pueden obtenerse de las lecciones aprendidas incluyen: Actualizacin de la base de conocimientos de lecciones aprendidas Entrada al sistema de gestin del conocimiento Actualizacin de polticas, procedimientos y procesos corporativos Mejora de las habilidades de negocio Mejoras generales de productos y servicios Actualizaciones del plan de gestin de riesgos.

Salidas

.1 Activos de los Procesos de la Organizacin (Actualizaciones) Documentacin sobre lecciones aprendidas. La documentacin incluye las causas de las polmicas, Las lecciones aprendidas se documentan a fin de que pasen a formar parte de la base de datos histrica tanto de este proyecto como de la organizacin ejecutante. Registros del proyecto. Los registros del proyecto pueden incluir correspondencia, memorandos y documentos que lo describen. Informes del proyecto. Los informes del proyecto formales e informales detallan el estado del proyecto, e incluyen las lecciones aprendidas, los registros de polmicas, los informes de cierre del proyecto y las salidas de otras reas de Conocimiento. Presentaciones del proyecto. El equipo del proyecto suministra informacin por medios formales o informales a todos y cada uno de los interesados en el proyecto. Retroalimentacin de los interesados. La informacin que se recibe de los interesados en relacin con las operaciones del proyecto puede ser distribuida y usada para modificar o mejorar el rendimiento futuro del proyecto. Notificaciones a los interesados. Se puede suministrar informacin a los interesados acerca de las polmicas resueltas, los cambios aprobados y el estado general del proyecto.

.2 Cambios Solicitados Los cambios en el proceso Distribucin de la Informacin deberan provocar cambios en el plan de gestin del proyecto y en el plan de gestin de las comunicaciones. Los cambios solicitados (adiciones, modificaciones, revisiones) en el plan de gestin del proyecto y sus planes subsidiarios se revisan.

Este proceso implica la recogida de todos los datos de la lnea base y la distribucin de la informacin sobre el rendimiento a los interesados. El proceso Informar el Rendimiento generalmente debe proporcionar informacin sobre el alcance, el cronograma, los costes y la calidad.

Entradas .1 Informacin sobre el Rendimiento del Trabajo La informacin sobre el rendimiento del trabajo en cuanto al estado de terminacin de los productos entregables y sobre lo que se ha logrado se recopila como parte de la ejecucin del proyecto y se suministra al proceso Informar el Rendimiento. La recogida de la informacin sobre el rendimiento del trabajo se trata con ms detalle en el proceso Dirigir y Gestionar la Ejecucin del Proyecto..2 Mediciones del Rendimiento .3 Conclusin Proyectada .4 Mediciones de Control de Calidad .5 Plan de Gestin del Proyecto 6 Solicitudes de Cambio Aprobadas son cambios solicitados para ampliar o reducir el alcance del proyecto..7 Productos Entregables Los productos entregables son cualquier producto, resultado o capacidad de prestar un servicio nico y verificable, que debe producirse para completar un proceso, una fase o un proyecto.

Herramientas y Tcnicas

.1 Herramientas de Presentacin de Informacin Se pueden usar paquetes de software que incluyen informes tabulares, anlisis de hojas de clculo, presentaciones o capacidades grficas para crear imgenes con calidad de presentacin de los datos de rendimiento del proyecto. .2 Recogida y Compilacin de la Informacin sobre el Rendimiento La informacin puede recopilarse y compilarse a travs de una gran variedad de medios, entre los que se incluyen los sistemas manuales de archivo, las bases de datos electrnicas, el software de gestin de proyectos y los sistemas que permiten el acceso a documentacin tcnica como diseos de ingeniera, especificaciones de diseo y planes de prueba, para producir proyecciones, as como informes de rendimiento, estado y progreso. .3 Reuniones de Revisin del Estado de la Situacin Las reuniones de revisin del estado de la situacin son eventos programados regularmente para intercambiar informacin sobre el proyecto. En la mayora de los proyectos, las reuniones de revisin del estado de la situacin se celebrarn con diversas frecuencias y a distintos niveles. Por ejemplo, el equipo de direccin del proyecto puede reunirse semanalmente por su cuenta y mensualmente con el cliente. .4 Sistemas de Informe de Tiempo Los sistemas de informe de tiempo registran y proporcionan el tiempo invertido en el proyecto. .5 Sistemas de Informe de Costes Los sistemas de informe de costes registran y proporcionan el coste invertido en el proyecto.

Salidas .1 Informes de Rendimiento Los informes de rendimiento organizan y resumen la informacin recogida, y presentan los resultados de cualquier anlisis en comparacin con la lnea base para la medicin del rendimiento. Los informes deben proporcionar la informacin sobre el estado de la situacin y el progreso, y el nivel de detalle requeridos por los diversos interesados. .2 Proyecciones Las proyecciones se actualizan y se emiten nuevamente basndose en la informacin sobre el rendimiento del trabajo que se proporciona a medida que se ejecuta el proyecto..3 Cambios Solicitados El anlisis del rendimiento del proyecto a menudo genera cambios solicitados en algn aspecto del proyecto. Estos cambios solicitados se procesan y se realiza su disposicin a travs del proceso Control Integrado de Cambios ..4 Acciones Correctivas Recomendadas Las acciones correctivas recomendadas incluyen los cambios que alinean el rendimiento futuro esperado del proyecto con el plan de gestin del proyecto. .5 Activos de los Procesos de la Organizacin (Actualizaciones) La documentacin de las lecciones aprendidas incluye las causas de las polmicas, el razonamiento subyacente a la accin correctiva elegida, y otros tipos de lecciones aprendidas sobre el proceso Informar el Rendimiento.

La gestin de los interesados se refiere a gestionar las comunicaciones a fin de satisfacer las necesidades de los interesados en el proyecto y resolver polmicas con ellos.

Entradas

.1 Plan de Gestin de las Comunicaciones Los requisitos y las expectativas de los interesados permiten comprender las metas, los objetivos y el nivel de comunicacin de los interesados durante el proyecto. Las necesidades y expectativas se identifican, analizan y documentan en el plan de gestin de las comunicaciones..2 Activos de los Procesos de la Organizacin A medida que surjan polmicas del proyecto, el director del proyecto deber abordarlas y resolverlas con los correspondientes interesados en el proyecto.

Herramientas y Tcnicas

.1 Mtodos de Comunicacin Las reuniones cara a cara son el medio ms efectivo para comunicar y resolver polmicas con los interesados. Cuando las reuniones cara a cara no estn justificadas o no sea prctico tenerlas (como en proyectos internacionales), las llamadas telefnicas, el correo electrnico y otras herramientas electrnicas resultan tiles para intercambiar informacin y dialogar. .2 Registros de Polmicas Es una herramienta que puede usarse para documentar y supervisar la resolucin de polmicas. Normalmente, las polmicas no llegan a adquirir una importancia tal como para convertirse en un proyecto o actividad, pero generalmente se abordan a fin de mantener una relacin de trabajo buena y constructiva entre los distintos interesados, incluidos los miembros del equipo. Cada polmica se aclara y se enuncia de manera que pueda resolverse.

Salidas .1 Polmicas resueltas A medida que se identifiquen y resuelvan los requisitos de los interesados, el registro de polmicas documentar las inquietudes que hayan sido abordadas y cerradas. Algunos ejemplos son: Se aade ms personal al proyecto, cerrando de esta manera la polmica de que el proyecto no tiene suficientes habilidades necesarias Se ha dado una respuesta a las polmicas planteadas por los miembros del comit acerca de la viabilidad financiera del proyecto, permitiendo que el proyecto avance segn lo planificado. .2 Solicitudes de Cambio Aprobadas Las solicitudes de cambio aprobadas incluyen cambios en el estado de las polmicas de los interesados en el plan de gestin de personal. .3 Acciones Correctivas Aprobadas Las acciones correctivas aprobadas incluyen los cambios que alinean el rendimiento futuro esperado del proyecto con el plan de gestin del proyecto.

4 Activos de los Procesos de la Organizacin (Actualizaciones) La documentacin de las lecciones aprendidas incluye las causas de las polmicas, el razonamiento subyacente a la accin correctiva elegida y otros tipos de lecciones aprendidas sobre la gestin de los interesados. Las lecciones aprendidas se documentan a fin de que pasen a formar parte de la base de datos histrica tanto de este proyecto como de la organizacin ejecutante. .5 Plan de Gestin del Proyecto (Actualizaciones) El plan de gestin del proyecto se actualiza para reflejar los cambios realizados en el plan de las comunicaciones.